INFORMATION OCH KOMMUNIKATION 1
Denna bok Àr skriven utifrÄn de riktlinjer som ligger till grund för kursen Information och kommunikation 1.
Till boken finns ett antal övningsfiler som du kommer att anvÀnda, gör sÄ hÀr för att hÀmta dem:
1 Visa webbplatsen docendo.se.
2 Sök efter artikelnumret 1390 och klicka pÄ titeln Information och kommunikation 1.
3 Klicka pĂ„ filen 1390.zip under rubriken Ăvningsfiler för att hĂ€mta filen.
4 Kopiera eller extrahera filen till en egen mapp och placera den pÄ lÀmplig plats pÄ din dator.
Tillsammans med övningsfilerna finns en pdf-fil som innehÄller lösningsförslag till övningarna. Ofta finns det flera sÀtt att lösa en övning, i lösningsförslaget beskriver vi ett av de sÀtt som du kan vÀlja för att nÄ resultatet.
Copyright © Docendo AB
Det Àr förbjudet att kopiera bilder och text i denna bok genom att trycka, fotokopiera, skanna eller pÄ annat sÀtt mÄngfaldiga enligt upphovsrÀttslagen.
VÄra böcker och tillhörande produkter Àr noggrant kontrollerade, men det Àr ÀndÄ möjligt att fel kan förekomma. Förlaget tar inget ansvar för de skador dessa fel kan orsaka för konsumenten. Vi tar gÀrna emot förbÀttringsförslag.
Produkt- och producentnamnen som anvÀnds i boken Àr Àgarens varumÀrken eller registrerade varumÀrken.
Tryckt av Elanders
Utgiven 2024
ISBN: 978-91-7531-181-4
Artikelnummer: 1390
Författare: Eva Ansell
Omslag: Docendo
Bild pÄ omslaget: © Adobe Stock
1 INFORMATIONSSĂKNING
3 SOCIALA MEDIER
2 KOMMUNIKATION
4 FILHANTERING I WINDOWS
5
DOKUMENTHANTERING I OFFICE
7 LĂ NGA DOKUMENT
6
OCH FORMATERA
8 BILDER
9 PRESENTATIONER
10 LAYOUT
11 KALKYLER
Gruppera
Funktioner
15 LAGAR OCH SĂKERHET
Lagar och andra bestÀmmelser
12 DIAGRAM
Skapa
Redigera
Diagrammets
Diagramelement
13 REGISTER
Skapa
Redigera
Infoga
Sortera
Sortera
Sortera
14 E-POST
Starta
Svara och vidarebefordra e-postmeddelan
16 ARBETSMILJĂ
SAKREGISTER
1 Informationssökning
SĂKA INFORMATION
Att söka efter information pÄ internet Àr enkelt, du behöver bara en webblÀsare och en söktjÀnst. Men det finns flera faktorer som pÄverkar hur vÀl du lyckas med din informationssökning.
En bra sökteknik Àr viktig, tekniken kommer ocksÄ att pÄverka ditt sökresultat. Det kan till exempel vara att leta efter information pÄ flera olika webbplatser. Du kan hitta information via lÀnksamlingar och Àmnesdatabaser pÄ internet. Det finns Àven mycket information att hÀmta genom muntliga intervjuer och via bibliotek (tidningsartiklar, kurslitteratur med mera).
Det första och viktigaste steget i informationssökningsprocessen Àr att ta reda pÄ vad det Àr för typ av information du söker. Att lÀgga ner tid pÄ att förbereda en sökning ger ofta bÀttre resultat Àn att bara kasta sig in i letandet. Du kan ocksÄ bli en vassare informationssökare genom att göra instÀllningar i söktjÀnsten sÄ att den effektivt ringar in just det du söker.
Hur man bÀst tar till sig information varierar, eftersom vi fungerar pÄ olika sÀtt. För dig kanske det fungerar bÀst om du lyssnar, tittar pÄ filmer och bilder eller lÀser.
I det hÀr kapitlet kommer vi att titta pÄ hur du kan söka efter information via webblÀsaren och söktjÀnster samt ge tips pÄ olika sökmetoder.
Vad Àr internet?
Internet Àr ett globalt nÀtverk som bestÄr av ett antal mindre nÀtverk, det vill sÀga datorer över hela vÀrlden som Àr sammankopplade och som kan utbyta information med varandra. Idag hittar du det mesta pÄ internet, vilket gör att det Àr ett utmÀrkt stÀlle att börja pÄ nÀr du behöver söka efter information.
WebblÀsare
pÄ webben 15 Optimera sökresultatet 20 AnvÀnda sökresultatet 22 KÀllkritik
KÀllor och hÀnvisningar 24
Skriva ut webbsida 25
InstÀllningar i Edge 26 Extra övningar 28
För att kunna visa en webbsida behöver du en webblÀsare. Det finns flera olika webblÀsare att vÀlja mellan, de flesta Àr gratis och fungerar pÄ ungefÀr samma sÀtt. I den hÀr boken anvÀnder vi Microsoft Edge som ingÄr i Windows. Andra webblÀsare Àr till exempel Google Chrome, Mozilla Firefox och Safari.
Webbsidor
NÀr du surfar pÄ internet gör du det genom att titta pÄ olika webbsidor. Webbsidorna Àr uppbyggda av HTML-koder. WebblÀsarna finns till för att ta emot dessa koder samt omtolka dem sÄ att de i stÀllet för koder kan visas som text, bild, film med mera.
Varje webbsida har en unik webbadress för att du ska kunna hitta till den. En webbadress kallas Àven URL (Uniform Resource Locator). NÀr man skriver ut en webbadress visas oftast bara företagets namn och toppdomÀnen, till exempel seb.se.
En webbadress Àr uppbyggd pÄ följande sÀtt:
Adressen inleds ibland med det protokoll som anvÀnds för att visa sidan. https:// innebÀr att sidan Àr sÀker.
MICROSOFT EDGE
TÀnk pÄ att mÄnga webbsidor förÀndras frÄn dag till dag. InnehÄllet pÄ webbsidorna som visas i denna bok ser antagligen annorlunda ut idag. Det kommer hela tiden nya webbplatser och andra försvinner.
HÀr fi nns företagets namn (detta Àr unikt för webbplatsen som du besöker).
https://www.seb.se
www stÄr för World Wide Web (ett nÀtverk av sidor pÄ internet som kan innehÄlla text, bilder och ljud). Efter adressen kommer toppdomÀnen som ofta visar i vilket land sidan fi nns. Svenska webbsidor har oftast .se, norska sidor har .no och .com Àr en internationell adress.
För att öppna Microsoft Edge klickar du pÄ ikonen Microsoft Edge pÄ Start-menyn. Visas ingen ikon kan du söka efter appen via knappen Sök (Search). Skriv Edge och nÀr sökresultatet visas klickar du pÄ Edge
Du kan Àven öppna appen direkt frÄn aktivitetsfÀltet lÀngst ner pÄ skrivbordet. Klicka pÄ knappen Microsoft Edge.
NÀr du har öppnat appen visas som standard startsidan. Du kan sjÀlv bestÀmma vad som ska visas nÀr du öppnar appen, till exempel en tom flik eller en specifik webbsida. LÀs mer i avsnittet InstÀllningar i Edge pÄ sidan 26.
Navigeringskontroller
FlikÄtgÀrdsmeny
FlikomrÄde
Adress- och sökfÀlt
InstÀllningar med mera SökfÀlt
Favoriter
2 Kommunikation
FörmÄgan att kommunicera Àr grundlÀggande för vÄr existens, för vÄra relationer och vÄrt sociala nÀtverkande. Vi kommunicerar genom att sÀnda tankar, Äsikter eller information frÄn ett stÀlle till ett annat med hjÀlp av tal-, skrift-, bild- eller kroppssprÄk.
Kommunikation Àr en dubbelriktad process, en handling som har som mÄl att nÄ en önskad reaktion frÄn nÄgon annan och den Àr ocksÄ en grundförutsÀttning för att vi ska kunna samarbeta.
Kommunikationsprocessen
Det finns ett flertal begrepp som beskriver kommunikationsprocessen:
SÀndare: Den som sÀnder ivÀg ett budskap.
Budskap: InnehÄllet i det som sÀnds. Ett budskap kan till exempel bestÄ av information, reklam, Äsikter och nyheter.
Kanal: Beskriver hur ett budskap sÀnds. Kanaler kan till exempel vara muntligt framförande, e-post, sociala medier, film, tv, reklam, papperstidningar och bruksanvisningar.
Mottagare: Den som tar emot ett budskap.
MÄlgrupp: Den grupp mottagare som budskapet Àr tÀnkt att riktas till. MÄlgruppen kan bestÄ av en grupp mÀnniskor som har ett visst intresse, en viss Älder, ingÄr i ett ensam- eller storfamiljshushÄll, har en speciell livsstil, inkomst med mera.
Feedback: Betyder att mottagaren ger nÄgon form av respons (reaktion) pÄ innehÄllet i ett budskap. SÀndaren kan anvÀnda feedback som ett verktyg för att undersöka om nÄgot viktigt i budskapet gÄtt förlorat pÄ vÀgen.
OLIKA TYPER AV KOMMUNIKATION
MÀnniskan har bÄde ett ickeverbalt och ett verbalt sprÄk. Det ickeverbala sprÄket handlar om relationer, kÀnslor, identitet och upplevelser. Budskapet överförs med hjÀlp av kroppssprÄk, beröring, ögonkontakt och röstnyanser. De flesta av oss föds med förmÄgor som gör att vi redan som spÀdbarn Àr mottagliga för att upptÀcka och utveckla det ickeverbala sprÄket.
Vi brukar knÀcka koden till det verbala (muntliga) sprÄket vid tvÄÄrsÄldern. Det hjÀlper oss att uttrycka abstrakta saker, saker som inte Àr direkt tydliga eller konkreta. Vi kan till exempel prata om saker som hÀnt förr, om saker som ska ske i framtiden, om sÄdant som sker lÄngt ifrÄn oss och sÄdant som sker inuti oss.
Olika typer av kommunikation 29
Muntlig presentation 33
Intern och extern kommunikation 38
Mötesteknik 41
Extra övningar 45
Ordet kommunikation anvĂ€nds för att beskriva all slags kommunikation: frĂ„n bil och kollektivtraïŹk, mediekommunikation till samspel i djurliv och mellan mĂ€nniskor. HĂ€r riktar vi fokus pĂ„ kommunikationen mellan mĂ€nniskor.
Ordet kommunikation kommer frÄn latinets communicare och betyder göra gemensamt.
Verbal kommunikation
En dialog kan beskrivas som ett dubbelriktat samtal mellan tvÄ eller fler deltagare. De som ingÄr i dialogen turas om att tala och att lyssna. Till dialogen hör Àven pauser.
Det finns mer informella samtal som inte Àr planerade i förvÀg, som till exempel vÄra vardagliga samtal med vÀnner och familj. I dessa samtal finns sÀllan nÄgon maktfördelning, utan alla har i princip lika mycket rÀtt att tala och uttrycka sina Äsikter.
Det finns Àven andra typer av samtal dÀr mÄlet med samtalen har ett sÀrskilt syfte. Dessa mer formella samtal har ofta bÄde uttalade och outtalade regler för vems tur det Àr att tala, i vilken ordning man ska tala, hur mycket man ska prata och vilka Àmne som det Àr okej att prata om. Det kan handla om kundsamtal, anstÀllningsintervjuer, samtal mellan chef och medarbetare och sÄ vidare.
Ickeverbal kommunikation
KroppssprÄk
För det mesta har vi bra kontroll pÄ vad vi sÀger, Ätminstone nÀr vi anvÀnder vÄrt verbala sprÄk. Vi har svÄrare att styra hur vi sÀger det, eftersom det oftast sker utanför vÄrt medvetande. Till exempel kan vÄrt röstlÀge, pauser och betoningar avslöja om vi Àr lugna eller stressade eller om vi kommer frÄn SkÄne eller Norrland. Det finns alltsÄ tvÄ nivÄer av ett budskap: vad som sÀgs och hur det sÀgs.
Forskning visar att kroppssprÄket har störst inflytande pÄ hur vi tolkar budskap som vi sÀnder till varandra. Först dÀrefter uppmÀrksammar vi rösten hos varandra. Minst betydelse har, förvÄnansvÀrt nog, innehÄllet och orden som anvÀnds.
Varje gÄng vi samspelar med andra mÀnniskor trÀnar vi upp förmÄgan att lÀsa av varandra, och att tolka de olika sprÄkens innebörder.
NÀr vi upplever att det verbala och ickeverbala sprÄket inte stÀmmer överens, blir det svÄrare för oss att tro pÄ vad orden berÀttar. Om vi, med orden blir varmt vÀlkomnade, men samtidigt mÀrker att budskapet kommer frÄn nÄgon som har ett spÀnt och tillbakahÄllet kroppssprÄk, dÄ lÀgger vi i de flesta fall mest vikt vid kroppssprÄkets signaler.
KroppssprÄk innefattar:
⹠Gester. Gesterna Àr en del av kroppssprÄket som vi Àr bÀst pÄ att kunna kontrollera (Ätminstone till viss del). Vi anvÀnder fingrar, hÀnder, armar, axlar och sÄ vidare, för att förstÀrka det som vi vill uttrycka med ord.
âą Ăgonen. Ăgonen beskrivs ofta som sjĂ€lens spegel, och eftersom ögonen sĂ„ lĂ€tt förmĂ„r att spegla vĂ„rt sinnestillstĂ„nd Ă€r de ett mycket betydelsefullt verktyg nĂ€r vi kommunicerar.
Olika kulturer, sammanhang och situationer har olika regler för exempelvis hur lÀnge vi Àr bekvÀma vid att lÄta blicken dröja kvar nÀr vi ser in i varandras ögon.
⹠Ansiktet. Ansiktet bestÄr av flera muskler som lever sitt eget liv. Med hjÀlp av minspelet kan vi koda varandras kÀnslor, upplevelser och vÀrderingar.
⹠AvstÄnd/nÀrhet. Hur fysiskt nÀra vi vÀljer att vara varandra nÀr vi kommunicerar pÄverkas av vilken miljö vi befinner oss i och inte minst vad vi sjÀlva har med oss i bagaget (olika bakgrunder, erfarenheter och kulturella skillnader). Det hÀr tillsammans Àr avgörande för hur stort avstÄnd (frirum) och nÀrhet (intimitet) till andra mÀnniskor som vi kÀnner oss bekvÀma med.
Den största orsaken till att vi varierar mellan nÀrhet och avstÄnd beror pÄ vem vi kommunicerar med. AvstÄndet Àr naturligtvis olika beroende pÄ om vi kommunicerar med vÄra partners, nÀrmaste familjen, mÀnniskor som vi trÀffar vid formella tillstÀllningar eller i kön till kassan i mataffÀren.
⹠Kroppen. KroppshÄllningen och sÀttet som vi rör oss pÄ berÀttar bland annat om vi Àr öppna eller pÄ vÄr vakt, men Àven om vi Àr unga eller gamla.
⹠KlÀdsel och utsmyckning. Med vÄra klÀder och frisyrer sÀnder vi tydliga signaler till omgivningen om vilken identitet vi Àr mÄna om att uttrycka.
⹠Rösten. RöstlÀge, rytm, dialekt, andningstempo och pauseringar berÀttar om vÄra inre kÀnslor, vÄrt ursprung, vÄr ungefÀrliga Älder med mera. LÄgt tonfall uttrycker sjÀlvförtroende medan högt avslöjar att vi Àr spÀnda.
6 Skriva och formatera text
SKRIVA TEXT
NÀr du skriver text radbryts den automatiskt och nya sidor skapas vart efter de behövs. Varje gÄng du trycker pÄ Retur skapas ett nytt stycke. För att lÀttare kunna redigera dokumentet ska du aldrig trycka pÄ Retur bara för att byta rad. Varje stycke formateras för sig sÄ att det blir lÀtt att skilja olika rubriknivÄer frÄn brödtexten.
Visa dolda tecken
För att se hur mÄnga stycken det finns i texten kan du visa dolda tecken, tecken som inte skrivs ut, till exempel blanksteg och styckebrytningar.
Visa fliken Start och klicka pÄ Visa alla (Home, Show/Hide ¶) i gruppen Stycke (Paragraph) för att visa eller dölja dolda tecken.
NÀr du visar alla tecken visas varje blanksteg som en liten punkt, styckebrytningar visas med ett stycketecken, ¶, och radbrytningar visas med en liten böjd pil, , vilket du ser i sista stycket.
Vill du ha större mellanrum mellan vissa stycken kan du infoga flera styckebrytningar, genom att trycka pÄ Retur flera gÄnger. Vill du infoga en ny rad i stycket trycker du pÄ Skift+Retur för att skapa en radbrytning.
MARKERA TEXT
NÀr du redigerar ett dokument mÄste du först tala om för datorn vilken del av texten som ska förÀndras. Detta gör du genom att markera den bokstav, mening eller det textavsnitt som du vill pÄverka.
Det vanligaste sÀttet att markera text Àr att dra med musen. Placera muspekaren dÀr du vill pÄbörja markeringen, tryck ner vÀnster musknapp och hÄll den nertryckt, dra dÀrefter över den text som ska markeras. NÀr texten Àr markerad slÀpper du musknappen. Du kan dÀrefter vÀlja önskat kommando för att pÄverka den markerade texten.
Ett ord markeras genom att du dubbelklickar pÄ det.
En mening markeras genom att du trycker pÄ Ctrl samtidigt som du klickar nÄgonstans i meningen.
HÄller du musknappen nertryckt och drar utökas markeringen.
En rad markeras nÀr du klickar till vÀnster om raden (muspekaren ska peka Ät höger).
Ett stycke markeras nÀr du dubbelklickar till vÀnster om raden (muspekaren ska peka Ät höger). Du kan ocksÄ trippelklicka var du vill i stycket.
Större textmÀngder markeras genom att du klickar i början av texten, hÄller Skift nertryckt och sedan klickar i slutet av texten.
Hela dokumentet markeras genom att du hÄller ner Ctrl samtidigt som du klickar till vÀnster om dokumentet. Du kan ocksÄ trippelklicka till vÀnster om dokumentet eller anvÀnda tangentkombinationen Ctrl+A
Splittrad markering
I Word finns Àven möjligheten att göra splittrade markeringar, det vill sÀga att markera flera omrÄden i ett dokument samtidigt. Markera först ett omrÄde i texten, hÄll sedan ner tangenten Ctrl och markera nÀsta omrÄde.
Markera med tangenter
Det gÄr Àven att markera text via tangentbordet. Du utgÄr frÄn den plats dÀr insÀttningspunkten för tillfÀllet befinner sig. HÄll ner Skift samtidigt som du trycker pÄ nÄgon av piltangenterna för att utöka markeringen med ett tecken/en rad. HÄller du Àven ner Ctrl utökas markeringen med ett ord/ ett stycke i taget.
Avmarkera text
Det Àr viktigt att veta att allt som Àr markerat kommer att pÄverkas av din nÀsta tangenttryckning. Avmarkera dÀrför alltid markerad text innan du arbetar vidare. Det gör du genom att klicka nÄgonstans i dokumentet.
Ăvning 44 â Markera och avmarkera text
Ăppna dokumentet Den lilla trĂ€dgĂ„rden som finns i övningsmappen.
Markera rubriken. Markera första raden i första stycket. Markera bÄde rubriken och första stycket. Markera hela det sista stycket. Avmarkera texten.
Markera meningen âI den lilla trĂ€dgĂ„rden Ă€r det nĂ€ra till allt som vĂ€xer.â. Markera hela dokumentet.
Markera ett ord i varje stycke (splittrad markering) och avmarkera slutligen texten.
StÀng dokumentet utan att spara nÄgra Àndringar.
INFORMATION OCH KOMMUNIKATION 1
Den hÀr boken riktar sig till dig som vill ha en bra grund att stÄ pÄ nÀr det gÀller att anvÀnda persondatorer och internet för att kommunicera pÄ olika sÀtt. Du fÄr grundlÀggande kunskaper i Microsoft Office och fÄr praktiskt arbeta med filhantering, skapa och formatera texter, skapa och infoga bilder, arbeta med layout och dokumentmallar, skapa presentationer, visa bildspel, utforma kalkyler, arbeta med register med mera.
I boken förklarar vi pÄ ett enkelt sÀtt hur du anvÀnder sociala medietjÀnster till att kommunicera, samarbeta och hantera information, sÄvÀl i yrkesliv som i privata sammanhang. Du fÄr vÀgledning i informationssökning pÄ internet och lÀr dig att vÀrdera kÀllor. I boken behandlas ocksÄ kommunikationsteori, mötesteknik, lagstiftning, datasÀkerhet och arbetsmiljö. Vi tittar Àven pÄ grunderna i e-posthantering och ger bland annat tips om sprÄkbruk, netikett samt hur du kan pÄbörja och avsluta mejlkonversationer pÄ engelska.
Boken Àr skriven utifrÄn de riktlinjer som ligger till grund för kursen Information och kommunikation 1.
VÄr serie Inspira Àr grund- och fördjupningsböcker dÀr du steg för steg fÄr lÀra dig viktiga funktioner i programmen. Teoridelar varvas med övningar och böckerna fungerar bÄde för lÀrarledd undervisning och sjÀlvstudier.