PROCEDURE DE VALIDATION DE LA CONVENTION CONSTITUTIVE DU GROUPEMENT
Pourquoi cette procédure ? Le groupement d’intérêt public « Yvelines coopération internationale et développement » est régi par les articles 98 et suivants de la loi n°2011-525 du 17 mai 2011 relative à la simplification et à l’amélioration de la qualité du droit. Le groupement ne dispose pas à proprement parler de statuts, mais d’une convention constitutive qui doit être signée par toutes les parties. Chaque modification, par exemple en cas de nouvelles adhésions, entraîne l’obligation de faire se prononcer l’Assemblée générale du groupement sur cette modification, requiert ensuite la délibération en ce sens de chacun des membres, et demande enfin la validation du Préfet du département. L’Assemblée générale a modifié la convention constitutive le 14 octobre 2017 pour tenir compte des demandes de nouvelles adhésions adressées à YCID : 69 nouvelles candidatures ont été acceptées. Il revient désormais à tous les membres, anciens et nouveaux, de valider cette convention par délibération de l’organe compétent. Quel est l’organe compétent pour délibérer ? Il dépend à la fois du statut du membre et des délégations internes qui ont pu être votées entre les différentes instances. Pour les collectivités publiques, c’est l’Assemblée délibérante qui est concernée (Conseil municipal, départemental, syndical…) sauf si ce pouvoir a été délégué à une autre instance (Bureau, Commission permanente…). Pour les associations, il peut s’agir de l’Assemblée générale, du Conseil d’administration ou du Bureau, en fonction du niveau de compétences prévu par les statuts ou le règlement intérieur. Pour les entreprises, un raisonnement identique doit être suivi. Quand délibérer ? Toutes les délibérations devront être prises et transmises à YCID au plus tard le 1er avril 2018. Les délibérations non reçues à cette date ne seront pas prises en compte, et l’adhésion des retardataires sera repoussée à une date ultérieure (ils devront déposer une nouvelle candidature). En effet, le dossier qu’YCID doit transmettre à la Préfecture doit comprendre l’ensemble des délibérations : si une seule manque, toute la procédure est bloquée. Comment délibérer ? Vous trouverez sur notre site internet la convention constitutive modifiée en téléchargement (www.yvelines.fr/gipycid, rubrique « Organisation du GIP/Adhérer »). Des modèles de délibération sont joints à ce courrier. Le texte de la délibération sert principalement à approuver la convention constitutive, qui est le plus souvent annexée à la délibération (il n’est toutefois pas nécessaire de nous transmettre la convention constitutive avec votre délibération). Il est suggéré de saisir cette occasion pour également désigner vos représentants (titulaire et suppléant) si vous ne l’avez pas encore fait, et voter la cotisation qui sera à verser en 2018. Les représentants peuvent être membres de la structure ou non (par exemple, une commune peut désigner un représentant non membre du Conseil municipal ou de l’administration municipale).
Que renvoyer à YCID ? Vous devez nous renvoyer la délibération signée (sans la convention constitutive) et le cas échéant homologuée par l’organe de tutelle pour les collectivités publiques, la feuille de signature vérifiée et signée (avec le cachet le cas échéant) jointe à ce courrier, ainsi que la fiche relative à la désignation de vos représentants, avant le 1er avril 2018 à l’adresse suivante : YCID 3 rue de Fontenay 78000 VERSAILLES Vous ne devez pas joindre le règlement de votre cotisation. Celui-ci vous sera demandé ultérieurement, après approbation définitive de la nouvelle convention constitutive par le Préfet. Quel est le montant de ma cotisation ? Le barème de cotisations applicable à l’année 2018 est le suivant : Moins de 1 000 habitants Entre 1 001 et 10 000 habitants Entre 10 001 et 30 000 habitants Plus de 30 000 habitants Jusqu’à 9 salariés Entre 10 et 49 salariés Collège « secteur privé et Entre 50 et 499 salariés chambres consulaires » Plus de 499 salariés Associations, clubs, chambres Collège « associations de solidarité internationale » Associations et établissements de formation Collège « autres » Etablissements publics Collège « collectivités locales et groupements »
100€ 300€ 500€ 1 000€ 100€ 300€ 1 000€ 3 000€ 50€ 50€ 50€ 200€
Quelle est la suite ? A compter de la validation de la nouvelle convention constitutive par le Préfet des Yvelines, attendue au cours de l’été 2018, celle-ci entrera officiellement en vigueur. Vous recevrez alors une convocation pour la prochaine Assemblée générale qui se tiendra en octobre 2018. Pour rappel, la convocation à l’Assemblée générale s’effectue par courrier électronique. La personne qui recevra la convocation sera celle que vous aurez désignée dans votre délibération pour vous représenter à l’Assemblée générale (titulaire) : nous vous remercions de bien penser à nous communiquer ses coordonnées complètes (adresse postale, téléphone et courrier électronique). Il appartient au titulaire, en cas d’absence, de faire suivre la convocation à son suppléant. A défaut de désignation d’un représentant titulaire, nous adresserons la convocation à la personne désignée dans le bulletin d’adhésion, si vous nous avez laissé son adresse électronique.