PROCEDURA PER GESTIONEDEL SISTEMA DI SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING
REV. DEL MARZO 2026
Approvato con delibera del CDA
YAMAHA MOTOR EUROPE N.V.
SEDE SECONDARIA ITALIA
PROCEDURA PER LA GESTIONE DEL SISTEMA DI SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING
Rev. Data
00 13.12.2023
01 23.03.2026
modifica
Prima emissione, in conformità al D.lgs.24/2023
Adeguamento alle Linee Guida ANAC in materia di whistleblowingsuicanaliinternidi segnalazione del 26 novembre 2025; Adeguamento al D.lgs. 30 dicembre2025,n.211
(Documento aggiornato in conformità al D.lgs. n. 24/2023, alle Linee guida Anac del 12 luglio 2023 e del 26 novembre 2025, nonché alla Guida Operativa elaborata da Confindustria del 27 ottobre 2023)
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1. CONTESTO NORMATIVO E NATURA DELL'ISTITUTO
L'obiettivo perseguito dalla presente procedura è quello di regolamentare il processo di ricezione e gestione delle segnalazioni (c.d. whistleblowing) e di informare adeguatamente tutti i destinatari della disciplina dettata in materia, affinché ne sia assicurato il pieno rispetto.
La Legge 6 novembre 2012, n.190 (art. 1, comma 51) ha introdotto nell'ambito del D.Lgs. n. 165/2001 l'articolo 54-bis, rubricato “Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti”. In virtùditaleinterventoèstataprevistanelnostroordinamento una misura finalizzata a favorire l'emersione di fattispecie di illecito, nota nei paesi anglosassoni con il termine di whistleblowing.
In seguito, illegislatore è intervenuto con la Legge 30 novembre 2017, n.179 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni direati o irregolarità dicuisiano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”, regolamentando gli strumenti a tutela del dipendente segnalante illeciti e, al contempo, introducendo anche nel settore privato la disciplina relativa alla presentazione e gestione delle segnalazioni whistleblowing.
Successivamente, la materia ha subito importanti modifiche ad opera del Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, di recepimento della “Direttiva Whistleblowing", che ha introdotto una serie di obblighi per le imprese, allo scopo di fornire maggiori protezionia tutti i soggetti che segnalino violazioni dicui siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto dilavoro.
In ossequio alla disciplina sopra citata, le società sono chiamate al rispetto degli adempimenti previsti in materia di whistleblowing e devono attivare propri canali di segnalazione, che garantiscano la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché delcontenutodellasegnalazione edellarelativadocumentazione.
2. DEFINIZIONI
L'espressione "Whistleblower" indica il soggetto che in ambito aziendale segnala condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro; attraverso la segnalazione, quindi, il whistleblower contribuisce all’emersione di situazioni di degenerazione e di malfunzionamenti del sistema interno alla gestione societaria nonché alla prevenzione di rischi e di situazioni pregiudizievoli per laSocietà (v. par. 6).
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L'espressione “Segnalazione whistleblowing" indica le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove), di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.
L'espressione “Processo whistleblowing" indica l'insieme degli adempimenti relativi alla ricezione, analisi, trattamento e gestione delle segnalazioni whistleblowing disciplinato dalla presente Procedura whistleblowing.
L'espressione “Procedura whistleblowing" indica la procedura che disciplina le modalità attraverso cui effettuare una segnalazione whistleblowing e le azionipreviste a tutela dei segnalanti.
3. DESTINATARI
Destinatari della presente procedura sono:
• ivertici aziendali;
• i dipendenti;
• coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operano, a qualunque titolo, per YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia;
• i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti con contratto Iibero professionale, i collaboratori, i soci;
• chiunque, aqualunque titolo, sia inrelazione d'interessi con laSocietà, anche
• in assenza di un rapporto diIavoro o diqualsiasi altro rapporto giuridico con YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. — Sede Secondaria Italia (“Terzi”).
4. MODALITÀ DI RECEPIMENTO E FORMAZIONE
La presente procedura deve essere oggetto di ampia comunicazione, sia verso i dipendenti che verso icollaboratori, così da diventareun costante riferimento nelle attività aziendali dellaSocietà.
In particolare, ai fini dell'attuazione della procedura, devono essere effettuate adeguate sessioni formative ed informative nei confronti del personale
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Analoga informativa e pubblicità della procedura, anche secondo modalità differenziate, dev'essere altresì effettuata nei confronti dei collaboratori.
5. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
L'obiettivo perseguito dallapresente procedura èquello di:
➢ promuovere all'interno della Società la cultura della legalità, intendendo il Whistleblowing quale forma di collaborazione tra la Società ed i suoi collaboratori;
➢ incentivare le segnalazioni relative a condotte o comportamenti illeciti, dei quali i segnalanti siano venuti a conoscenza in ragione della propria attività lavorativa;
➢ fornire istruzioni semplici, chiare ed efficaci circa il contenuto, i destinatari e le modalità di trasmissione delle segnalazioni;
➢ fornire ai soggetti che compiono segnalazioni idonee tutele rispetto a misure discriminatorie, dirette od indirette, aventi effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati alla segnalazione. La presente procedura ha, altresì, Io scopo di disciplinare le modalità di accertamento della validità e fondatezza delle segnalazioni e, conseguentemente, di intraprendere le azioni correttive e disciplinari opportune a tutela della Società.
6. I SEGNALANTI
I segnalanti di cui al presente documento sono i soggetti definiti dal D.lgs. 24/2023. In particolare:
• i lavoratori subordinati di YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia;
• i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all'articolo 409 del Codice di procedura civile e all'articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso
YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia;
• Collaboratori, fornitori, subfornitori e dipendenti di questi, che operano con/per YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia;
• i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso
YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia;
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• i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso
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• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
• coloro che ancora non hanno un rapporto giuridico con YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia, in quanto non ancora instaurato (es. in fase di trattative o candidati a rapporti di lavoro), siano in periodo di prova, nonché coloro il cui rapporto con YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia sia cessato (es. ex dipendenti), sempreché le informazioni sulle violazioni siano state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, ovvero nel corso di precedente rapporto di lavoro.
7. LE SEGNALAZIONI
7.1. Oggetto della segnalazione
Le segnalazioni possono riguardare le situazioni in cui il segnalante agisca a tutela di un interesse non personale e che attengano a pericoli ovvero a rischi che coinvolgano la Società, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo di YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia.
Nello specifico, possono essere oggetto disegnalazione:
• Le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, della normativa dell’Unione europea indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 e delle disposizioni nazionali, relative ai seguenti settori:
a) appalti pubblici;
b) servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
c) sicurezza e conformità dei prodotti;
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d) sicurezza dei trasporti;
e) tutela dell'ambiente;
f) radioprotezione e sicurezza nucleare;
g) sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
h) salute pubblica;
i) protezione dei consumatori;
j) tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
• Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE, come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE (ad es. frodi, corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione);
• Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali. Sono ricomprese le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
• Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione europea nei settori indicati ai punti precedenti (sono comprese, ad esempio, le pratiche abusive definite dalla Corte di Giustizia deII’UE, tra le quali operare sul mercato in posizione dominante);
• Violazioni delle misure restrittive dell'Unione europea di cui al capo I-bis, del titolo I, del libro II del codice penale, nonché di cui all’art.
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12, comma 1-bis, del decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286, secondo quanto previsto dall’art. 7 del D.lgs. 211/2025.
Inun'ottica dipromozione della cultura aziendale di YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia, improntata aIl'etica, alla correttezza e alla legalità, possono altresì essere oggetto di segnalazione:
• Discriminazioni e molestie di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell'ambito del contesto lavorativo, anche qualora non direttamente coinvolto;
• Qualsiasi azione e comportamento che non sia conforme alle regole/procedure aziendali e aII’Ethic Code di YAMAHA MOTOR EUROPE N.V.- Sede Secondaria Italia.
Le condotte illecite segnalate, comunque, devono riguardare situazioni di cui il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza “in ragione del rapporto di lavoro” , dunque non soltanto quanto si è appreso in virtù delle proprie specifiche funzioni, ma anche notizie che siano state acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle proprie attività aziendali, seppure in modo casuale. Ad ognimodo, il segnalante deve avere fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano veritiere al momento della presentazione della segnalazione, la quale deve effettuarsi tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti, così da agevolare le verifiche.
La segnalazione non può, invece, riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale del segnalante. Quest'ultimo non deve, infatti, utilizzare l'istituto per scopi meramente personali, per rivendicazioni o ritorsioni, che, semmai, rientrano nella più generale disciplina del rapporto di lavoro/collaborazione o dei rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi, per le quali occorre riferirsi alle procedure di competenza delle strutture aziendali.
In particolare, sono espressamente escluse dall'ambito oggettivo della disciplina, quindi non sono oggetto di segnalazione whistleblowing:
• Le contestazioni, le rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale, che attengono esclusivamente ai rapporti individuali di lavoro della persona segnalante;
• Le segnalazioni diviolazione laddove giàdisciplinate in viaobbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali (a titolo esemplificativo, servizi
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finanziari, riciclaggio e terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell'ambiente, tutela dei consumatori);
• Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino neldirittoderivatopertinente dell’Unione europea.
Infine, non sono incluse tra le violazioni dicuialD.lgs. n. 24/2023 le mere irregolarità; tuttavia, esse possono costituire “elementi concreti” (indici sintomatici) tali da far ritenere ragionevolmente al whistleblower che potrebbe essere commessa una delle violazioni previste daldecreto.
7.2. Contenuto della segnalazione
La segnalazione deve essere il più possibile chiara, esaustiva e circostanziata e deve fornire tuttiglielementiutiliaconsentireledovuteverifiche edaccertamentia riscontro della fondatezza di quanto segnalato.
A tal fine, lasegnalazione deve contenere, preferibilmente, leseguenti informazioni:
a. le generalità del soggetto segnalante, con indicazione della qualifica o posizione professionale;
b. una chiara e dettagliata descrizione dei fatti, precisi e concordanti, oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;
C. le circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati i fatti oggetto della segnalazione;
d. le generalità, il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l'attività) o altri elementi che consentono di identificare il soggetto o i soggetti cui attribuire i fatti segnalati;
e. l'indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
f. l'indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati;
g. ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Sebbene siano preferibili le segnalazioni trasmesse in forma non anonima, sono ammesse anche le segnalazioni anonime e cioè prive di elementi che consentano di identificarne l'autore, purché siano adeguatamente dettagliate e circostanziate ed in grado di far emergere situazioni e fatti determinati. Esse sono prese in considerazione solo qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione e non appaiano prima facie irrilevanti, destituite di fondamento o di contenuto palesemente diffamatorio. Resta fermo il requisito
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della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
8. I CANALI DI SEGNALAZIONE
8.1. Canali di segnalazione interna
Ogni soggetto di cui al punto 6 che, durante l'attività lavorativa, rilevi un presunto illecito o inadempimento delle norme legislative, regolamentari, statutarie o contenute nelle procedure e nei protocolli aziendali, che possano danneggiare clienti, colleghi, altrisoggettiterzi o in generale ledere la reputazione o l'integrità della Società, lo può segnalaremediantel'apposito canaledisegnalazione.
YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia, in conformità a quanto indicato dalD.lgs, n. 24/2023, ha predisposto un canale disegnalazione interna che consente di effettuare segnalazioni whistleblowing, garantendo, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità del whistleblower, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché delcontenuto dellasegnalazione edellarelativadocumentazione.
Nello specifico, lesegnalazioni possono essere effettuate:
attraverso apposita piattaforma informatica, adottata da YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria ltalia, la quale consente l'invio in modalità informatica di segnalazioni ed è raggiungibile tramite il sito internet della Società al seguente link:
https://yamaha-italia.sibilus.io/
La presentazione di segnalazioni whistleblowing deve essere effettuata attraverso dispositivi personali delsegnalante1 epuò avvenire secondo le seguenti modalità:
a) in forma scritta, scegliendo se fornire i dati personali o se inviare la segnalazione in forma anonima, mediante compilazione di apposito formulario reso disponibile al segnalante tramite accesso alla Piattaforma. In questa ipotesi, è consentito altresì l'inserimento di file all'interno della “Sezione allegati”;
b) in forma orale, scegliendo se fornire i dati personali o se inviare la segnalazione in forma anonima2 , mediante il sistema di messaggistica
1 Difatti, l'utilizzo degli strumenti aziendali per presentare segnalazioni consentirebbe l'identificazione dell’IP del segnalante.
2 Ove il segnalante scelga di inviare la segnalazione in forma anonima, l'audio è omesso; il canale
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vocale con registrazione e trascrizione disponibile tramite accesso alla Piattaforma, previo necessario consenso del segnalante. Completata la registrazione vocale, è visibile la trascrizione originale del contenuto dell'audio, la quale dovrà essere dichiarata conforme e sottoscritta dal segnalante, oppure, ove difforme, rettificata nell'apposita sezione. In questa ultima ipotesi, YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia considera come segnalazione soltanto la trascrizione rettificata.
c) in presenza, mediante incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni. La richiesta di incontro può essere presentata accedendo alla Piattaforma e compilando apposito questionario. In questa ipotesi, il segnalante si impegna a fornire un proprio recapito affinché il Gestore possa comunicare la data e l'orario dell'incontro. In ogni caso, il Gestore si impegna a fissare l'incontro entro un termine ragionevole, contattando il soggetto interessato all'indirizzo fornito. Nel corso dell'incontro, il whistleblower descrive dettagliatamente il fatto oggetto della segnalazione, con indicazione chiara degli elementi di cui al par. 7.2; il Gestore stila un verbale, mediante compilazione del modulo Allegato A, il quale è sottoscritto anche dal segnalante, cui è consegnata una copia. Ilmedesimo verbale èpoicaricato anche sulla Piattaforma.
Al termine della procedura di segnalazione, al segnalante viene rilasciato automaticamente un codice di sedici cifre, denominato Codice della segnalazione, che identifica la sua comunicazione e che deve essere utilizzato per visionare all'interno della Piattaforma Io stato di avanzamento della segnalazione presentata. È quindi importante conservare questo codice, indispensabile per seguire la segnalazione e mantenere le interlocuzioni con il Gestore tramite la sezione della piattaforma “Trova segnalazione”, consentendo così un'efficace gestione del processo.
Gestione della segnalazione interna
La Società ha individuato nell’Avv. Fabrizio Salmi la figura deputata a ricevere e gestire le segnalazioni, idonea a ricoprire il ruolo in ragione delle sue competenze professionali e delle funzioni ricoperte. In qualità di soggetto esterno, possiede, infatti, i requisiti di autonomia, richiesti trasmette al gestore esclusivamente la trascrizione della voce del segnalante, garantendo la non riconoscibilità.
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dalla normativa, intesi come imparzialità e indipendenza, e si considera soggetto idoneo a garantire un livello adeguato di tutela della riservatezza ex D.lgs. 24/2023.
Egli gestisce in autonomia le segnalazioni ricevute, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna per la valutazione della segnalazione, inclusa l'eventuale audizione del segnalante o dei soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
Nello specifico, al ricevimento della segnalazione, il Gestore si impegna al fine di assicurare sia un'efficiente e tempestiva gestione della segnalazione stessa sia la tutela delle persone segnalanti.
Più precisamente, ilGestore ètenuto a:
• rilasciarealsegnalanteun avvisodiricevimento dellasegnalazione entro7giorni dalla data di ricezione;
• mantenere le interlocuzioni con il segnalante e, ove necessario, richiedere integrazioni;
• darecorretto seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornire riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi daII'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione3;
• in caso di richiesta di incontro da parte del soggetto segnalante, ad incontrare, nel minor tempo possibile ed entro i limiti dell'organizzazione aziendale,ilsoggetto medesimo.
In primo luogo, il Gestore effettua una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione, al fine di valutarne l'ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste.
Inparticolare, lasegnalazione può essere ritenutainammissibile per:
- mancanza deidati che costituiscono glielementi essenziali della segnalazione;
- manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni di cui alD.lgs. 24/2023;
- esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione;
- produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.
3 Si precisa che il “riscontro” può consistere nella comunicazione dell'archiviazione, nell’avvio di un'inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un'autorità competente per ulteriori indagini. Il riscontro può altresì avere carattere meramente interlocutorio; gli esiti saranno comunque comunicati tempestivamente al segnalante.
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Nel caso in cui la segnalazione risulti improcedibile o inammissibile, ilGestore può procedere all'archiviazionedella stessa, specificandonele ragioni.
Nel caso di ricezione di segnalazioni anonime, queste sono gestite quali segnalazioni ordinarie ove risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione. In ogni caso, il Gestore si impegna a registrare la segnalazione anonima e a conservare la documentazione ricevuta affinché, qualora il segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso siano garantite letutelepreviste per il whistleblower.
Una volta valutata l'ammissibilità della segnalazione, il Gestore avvia l'istruttoria internasullecondotte osuifattisegnalantipervalutare lasussistenza deglistessi.
Per Io svolgimento dell'istruttoria, il Gestore può avviare un dialogo con il whistleblower, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite le modalità sopra descritte o anche di persona.
Ove necessario, può avvalersi del supporto e della collaborazione delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, all'occorrenza, di consulenti esterni specializzati nell'ambito della segnalazione ricevuta, avendo comunque cura che non siacompromessa latuteladellariservatezza deisoggetticoinvolti.
A tal proposito, YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia ha istituito un Comitato composto da tre membri interni alla società, il quale, ove necessario, può essere coinvolto dal Gestore nei limiti delle funzioni ad esso conferite. Nello specifico, il Comitato può collaborare con il Gestore nel corso delle investigazioni poste in essere per l'accertamento dei fatti oggetto di segnalazione whistleblowing, con la finalità di approfondirne i contenuti e agevolare l'attività istruttoria del Gestore, ad esempio mediante il reperimento della documentazione necessaria o comunque espletando gli accertamenti di volta in volta espressamente demandati.
Il Comitato, ove coinvolto nell'esame della segnalazione, è soggetto agli stessi obblighi di riservatezza cui è sottoposto il Gestore, nonché alle connesse responsabilità.
Inoltre, i membri del Comitato hanno l'obbligo di astenersi da ogni accertamento, qualora sussistano conflittidi interesse (ad esempio, nelle ipotesi in cuiessisiano in qualche misura coinvolti nei fattioggetto disegnalazione).
I membri del Comitato hanno comunque un accesso limitato ai contenuti della segnalazione whistleblowing in relazione alla quale esercitano le attività demandate dal Gestore; l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra
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informazione da cui possa evincersi non possono, infatti, essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, fatte salve le eccezioni previste dalla legge
Unavolta completata l'attivitàdiaccertamento, ilGestore:
a. Qualoravengano ravvisati elementidiinfondatezza dellasegnalazione,può disporre l'archiviazione della segnalazione con adeguata motivazione delle ragioni;
b. In alternativa, dichiara fondata la segnalazione e coinvolge gli organi preposti internio enti/istruzioniesterne, ognuno secondo leproprie competenze. In ogni caso, gli sviluppi e gli esiti del procedimento sono comunicati tempestivamente al segnalante.
AI Gestore non compete alcuna valutazione in ordine alle responsabilità individuali e agli eventuali successivi provvedimenti o procedimenti conseguenti; infatti, qualora le indagini portino a ritenere necessaria una sanzione disciplinare nei confronti del segnalato,ilGestore informa lafunzione competente affinché valuti il provvedimento più adeguato, da applicare nel rispetto della disciplina sul diritto del lavoro e dei contratti collettivi di lavoro adottati dalla Società. Gliesiti dell'attività d'indagine sono altresì sottoposti al Legale Rappresentante, affinché valuti se avviare l'iter disciplinare.
Inoltre, in relazione allanatura della violazione accertata, oltre acondividere gliesiti con le funzioni, organi e strutture aziendali competenti, resta salva la facoltà di presentare denuncia all’Autorità Giudiziaria.
IlGestorerendiconta periodicamentelesegnalazioni ricevute, leeventuali irregolarità accertate ed i relativi provvedimenti assunti nelle proprie Relazioni annuali successivamente trasmesse al Legale Rappresentante.
Qualora la segnalazione sia presentata ad un soggetto incompetente4 , cioè diverso dal Gestore, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing o, comunque, tale volontà sia desumibile dalla segnalazione effettuata, la segnalazione sarà considerata “segnalazione whistleblowing” e deve essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Gestore, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
4 TrattasidellesegnalazionipresentateasoggettidiversidalGestore,mediantecanalidiversidalla Piattaforma informatica appositamente adottata da YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede SecondariaItalia
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Qualora, invece, la segnalazione sia inviata, oltre che al Gestore, anche a più soggetti esterni all’ente, occorre valutare se si sia in presenza di una divulgazione pubblica. Per avere una divulgazione pubblica il d.lgs. n. 24/2023 richiede (art. 2, co. 1, lett. f) che la comunicazione sia inviata a un “numero elevato” di soggetti esterni. In tal caso, pertanto, il Gestore richiede alla persona segnalante appositi chiarimenti in merito alle circostanze che hanno condotto alla diffusione delle informazioni per accertare se ricorra o meno una delle condizioni previste dall’art. 15 del menzionato decreto5
Per la trasmissione, YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia ha previsto all'interno della Piattaforma apposita sezione, denominata “Inoltra segnalazione”, tramite la quale il ricevente incompetente riporta il contenuto della segnalazione ricevuta, indicando, ove conosciuti, i riferimenti del segnalante; a quest'ultimo è poi inviato il “Codice di Segnalazione”, necessario per seguire Io stato della segnalazione stessa.
Inoltre, nello specifico caso in cui ricorra un'ipotesi di conflitto di interesse del Gestore, ovvero nei casi in cui il Gestore della segnalazione coincida con il segnalante, con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata alla segnalazione, la segnalazione può essere indirizzata direttamente all’Autorità Nazione Anticorruzione (ANAC), tramite il canale esterno da essa fornito.
8.2. Canali di segnalazione esterna
La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna all’ANAC - tramite l'apposito portale telematico o in forma scritta - se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) ilcanale di segnalazione interna non è attivo o è attivo ma non è conforme aquanto previsto dalla normativa inmateria;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessasegnalazione possadeterminare ilrischio diritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire unpericolo imminente opalese per ilpubblico interesse.
L'ANAC, attraverso personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione esterna, provvede a svolgere le seguenti attività:
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a) fornire a qualsiasi persona interessata informazioni sull'uso del canale di segnalazione esterna e del canale di segnalazione interna, nonché sulle misure di protezione;
b) dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione esterna entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salva esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l'ANAC ritenga che l'avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell'identità del segnalante;
c) mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest'ultima, senecessario, integrazioni;
d) darediligente seguito allesegnalazioni ricevute;
e) svolgere l'istruttoria necessaria e dare seguito allasegnalazione, anche mediante audizioni e acquisizioni di documenti;
f) dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza dell'avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento; g) comunicare al segnalante l'esito finale.
8.3. Divulgazione pubblica
Il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica, beneficiando delle tutele previste dalla normativa in materia, solo se ricorra una delle seguenti condizioni:
a) La persona segnalante ha effettuato una segnalazione interna cui non è stato dato riscontro nei termini previsti e una segnalazione esterna ad ANAC la quale, asua volta,nonhafornitoriscontro alsegnalante entroterminiragionevoli;
b) Lapersona segnalante hagiàeffettuato direttamente unasegnalazioneesterna ad ANACla quale, tuttavia, nonhadato riscontroalsegnalanteinmeritoalle misure previste o adottate per dare seguito allasegnalazione entro termini ragionevoli;
c) Lapersona segnalante hafondato motivo diritenere, ragionevolmente, sullabase di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare unpericolo imminenteopaleseperilpubblicointeresse;
d) La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto — come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore dellaviolazione o coinvolto nella violazione stessa.
9. RISERVATEZZA
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la riservatezza dell'identità del segnalante e delle informazioni ricevute, nonché di qualsiasi altro elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l'identità del segnalante. Difatti, le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati sulla base della normativa vigente.
L'identità del whistleblower viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni contesto successivo alla stessa, anche quando la segnalazione avvenga in forma orale.
Nell'ambito delprocedimento penale, l'identità della persona segnalante ècoperta dal segretoneimodieneilimitiprevistidall'art. 329 c.p.p.
Nell'ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l'identità della persona segnalante nonpuòessererivelatafinoallachiusuradellafaseistruttoria.
Nell'ambito delprocedimento disciplinare, l'identità dellapersona segnalante nonpuò essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamentidistinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenzadell'identità della personasegnalante sia indispensabile perla difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso dellapersona segnalante alla rivelazione della propria identità (in caso contrario, resta ferma, sussistendone ipresupposti, la facoltàdiprocedere conladenunciaall’Autorità giudiziaria).
È comunque dato avviso al segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni dellarivelazione deidati riservati.
La segnalazione del whistleblower è sottratta al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell'ambito delle ipotesi di esclusione di cuiall'art. 24,comma 1, lett. a), della I. n. 241/90 s.m.i.
Inoltre, la riservatezza è garantita anche a soggetti diversi dal segnalante, quali il facilitatore che assiste il segnalante, la persona segnalata (c.d. persona coinvolta), nonché le persone menzionate nella segnalazione o nella divulgazione pubblica (es. persone indicate come testimoni).
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10. RESPONSABILITA’
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Nei confronti del segnalante non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione. Per misure discriminatorie o ritorsive s'intendono, a titolo esemplificativo, le azioni disciplinari ingiustificate, i demansionamenti senza giustificato motivo, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro disagevoli o intollerabili.
Tali forme di tutele operano nei confronti:
• delsegnalante, anche qualora lasegnalazione avvenga
a) quando il rapporto di lavoro non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali
b) durante il periodo diprova
c) successivamente allo scioglimento del rapporto di Iavoro se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso
• della persona che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (c.d. facilitatore);
• delle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• dei colleghi di lavoro del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica, che lavorano all'interno del suo medesimo contesto lavorativo e hanno un rapporto abituale e corrente con questa persona;
• dienti diproprietà del segnalante, denunciante o dichi effettua una divulgazione pubblica;
• di enti presso i quali il segnalante, denunciante o chi effettua una divulgazione pubblica lavorano;
• dienticheoperano nelmedesimo contesto lavorativo del segnalante, denunciante o di chi effettua una divulgazione pubblica;
Il soggetto che ritenga di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, il Gestore che, nel caso di riscontro positivo, segnala l'ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni o organi competenti.
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adottare gli opportuni provvedimenti e/o azioni nei confronti di chiunque ponga in essere atti ritorsivi o discriminazioni, dirette o indirette, nei confronti del segnalante permotivicollegatiallasegnalazione.
È, inoltre, istituito presso l'ANAC l'elenco degli enti delTerzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure disostegno.
Le tutele non sono garantite nei casi in cui sia accertata la responsabilità del segnalanteper ireatidicalunnia o diffamazione neicasidi dolo ocolpa grave. In tali ipotesi, la Società potrà procedere nei confronti del segnalante comminando al medesimo le sanzioni disciplinari, o le misure sanzionatorie, ritenute opportune.
Inoltre, nel caso in cui il segnalante sia corresponsabile del fatto oggetto della segnalazione se ne terrà conto ai fini della valutazione della proporzionalità e della sanzione da applicare nel caso specifico.
11. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
AI fine digarantire la tracciabilità dell'attività d'indagine relativa ad ognisegnalazione, la documentazione relativa alle segnalazioni deve essere archiviata sulla Piattaforma informatica adottata ovvero secondo altre modalità comunque idonee a garantire la riservatezza dei dati e dell'intero procedimento.
Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
12. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
I dati personali dei segnalanti, dei segnalati e di tutti i soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione della segnalazione, saranno trattati nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e, in ognicaso, in linea con leprevisioni del GDPR.
In particolare, YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia quale titolare del trattamento dei dati, garantisce che il medesimo sarà effettuato al solo fine didare attuazione alla presente procedura e, quindi, per la corretta gestione della segnalazione, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati con particolare riferimento alla riservatezza ed alla sicurezza dei dati.
Iltrattamento deidati,pertanto, avverrà:
- informando adeguatamente epreventivamente gliinteressati, per iltramite
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- delle informative privacy (art. 13 e art. 14 GDPR) rese disponibili sul sito web della Società, nella sezione dedicata al Whistleblowing, che costituiscono parte integrante e sostanziale della presente Procedura e nella quale sono indicate, tra l'altro: finalità emodalità deltrattamento dei dati personali, Titolare del trattamento dei dati personali, destinatari e categorie di destinatari ai quali i dati segnalati possono essere trasmessi nell'ambito della gestione della segnalazione, tempi e modi di conservazione dei dati, nonché diritti esercitabili dal segnalante con riferimento aipropridatipersonali; - coinvolgendo i soli dati personali strettamente necessari e pertinenti alle finalità per le quali sono raccolti. Pertanto, tutti i dati personali (di qualunque persona fisica) contenuti nella segnalazione o altrimenti raccolti in fasediistruttoria chenon risultassero necessari saranno cancellati oresianonimi; - adottando misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei datipersonali,inconformità con lanormativa vigente. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
13. DIFFUSIONE ED ATTUAZIONE DELLA PROCEDURA
YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia assicura la diffusione della presente Procedura a tutti i destinatari mediante la pubblicazione dello stesso sul sito internet aziendale e sull’intranet aziendale e tramite diffusione nelle bacheche aziendali. Gli aggiornamenti e le modifiche sostanziali apportate alla presente Procedura sono tempestivamente comunicati ai soggetti di cui sopra tramite i medesimi canali. La Società cura, altresì, le azioni necessarie all'attuazione della presente Procedura ed i rapporti con la società civile per la promozione e la cultura della legalità, anche attraverso specifici progetti di sensibilizzazione e comunicazione. In particolare, nel corso delle sessioni formative dedicate alla tematica delle segnalazioni whistleblowing, fornisce adeguata informativa circa le misure di sostegno offerte ai destinatari dagli Enti del Terzo Settore (ETS) iscritti nell’apposito Registro presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione e con le quali l’Autorità stipula convenzioni.
YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia assicura altresì la diffusione della presente Procedura anche ai propri fornitori, consulenti e collaboratori. L'attuazione della Procedura nei confronti dei consulenti esterni e dei fornitori può essere garantita, ove necessario, attraverso la previsione di specifiche clausole contrattuali.
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Prima della approvazione della presente Procedura, nonché dell’approvazione di ogni aggiornamento o modifica sostanziale della stessa, ne garantisce la condivisione con le rappresentanze o organizzazioni sindacali, fornendo loro un termine congruo entro il quale presentare le proprie osservazioni. Si precisa, in ogni caso, che il coinvolgimento dei sindacati, secondo il D.lgs. 24/2023, nonché secondo le Linee Guida ANAC in materia di whistleblowing sui canali interni di segnalazione del 26 novembre 2025, deve ritenersi di carattere meramente informativo.
14. SANZIONI
La presente Procedura costituisce a tutti gli effetti un regolamento aziendale, quale espressione del potere del datore di lavoro di impartire disposizioni per l’esecuzione e per la disciplina del lavoro e, in quanto disponibile in luogo accessibile a tutti, costituirà altresì codice disciplinare della Società.
In ottemperanza all’art. 21 c. 2 D.lgs. 24/2023, è prevista l’applicazione delle sanzioni di seguito previste, nei confronti di coloro che si siano resi responsabili dei seguenti illeciti:
1. Ritorsioni accertate ai danni del whistleblower;
2. Ostacolo o tentativo di ostacolo accertato alla segnalazione;
3. Violazione dell’obbligo di riservatezza;
4. Mancata istituzione di un canale di segnalazione;
5. Assenza o non conformità delle procedure per effettuare e gestire le segnalazioni;
6. Insolvenza delle attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute, da parte del gestore;
7. Condanna del whistleblower per diffamazione o calunnia. Il presente Disciplinare della Società, adottato in conformità alle vigenti previsioni di legge (tra cui R.D. 8 gennaio 1931, n. 148) e della contrattazione nazionale e territoriale di settore, è integrato sulla base delle previsioni di seguito esposte.
Pertanto, in caso di mancata osservanza della presente Procedura da parte dei destinatari della medesima, verranno adottate le sanzioni di seguito previste.
A titolo esemplificativo:
1. incorrerà nel provvedimento del richiamo verbale o ammonizione scritta il lavoratore che ponga in essere azioni od omissioni di lieve entità disattendendo la Procedura;
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2. potrà essere inflitto il provvedimento della multa al lavoratore che disattenda più volte la Procedura o adotti, nell’espletamento delle attività, un comportamento più volte non conforme alle prescrizioni della Procedura, prima ancora che dette mancanze siano state singolarmente accertate e contestate, dovendosi ravvisare in tali comportamenti la ripetuta disapplicazione delle prescrizioni comunicate dalla Società;
3. incorrerà nel provvedimento della sospensione dal servizio e dalla retribuzione il lavoratore che nel disattendere quanto previsto dalla Procedura o adottando un comportamento non conforme ad esso, compia atti che espongano la Società ad una situazione oggettiva di pericolo ovvero atti contrari all’interesse della Società che arrechino danno, dovendosi ravvisare in tali comportamenti la determinazione di un danno o di una situazione di pericolo per l’integrità dei beni della Società o il compimento di atti contrari ai suoi interessi parimenti derivanti dall’inosservanza delle prescrizioni comunicate dalla Società;
4. sarà inflitto il provvedimento del licenziamento con indennità sostitutiva del preavviso al lavoratore che adotti, nell’espletamento delle attività un comportamento non conforme alle prescrizioni della presente Procedura e che determini l’applicazione alla Società di una sanzione prevista dal D.lgs. n. 24/2023, dovendosi ravvisare in tale comportamento un danno notevole o una situazione di notevole pregiudizio;
5. potrà incorrere nel provvedimento del licenziamento senza preavviso il lavoratore che adotti, nell’espletamento delle attività, un comportamento palesemente in violazione alle prescrizioni della presente Procedura e tale da determinare la concreta applicazione a carico della Società di sanzioni, dovendosi ravvisare in tale comportamento il compimento di atti tali da far venir meno radicalmente la fiducia della Società nei suoi confronti, ovvero il verificarsi delle mancanze richiamate ai punti precedenti con la determinazione di un grave pregiudizio per la Società stessa.
I soggetti cui pertanto il presente Disciplinare è diretto sono obbligati ad adempiere a tutte le obbligazioni e prescrizioni ivi contenute ed uniformare il proprio comportamento alla condotta ivi descritta.
La sanzione disciplinare, graduata in ragione della gravità della violazione, è applicata al Dipendente (incluso il dirigente), anche su segnalazione del Gestore, nel rispetto della vigente normativa di legge e di contratto.
Il tipo e l’entità di ciascuna delle sanzioni sopra richiamate deve tener conto dei principi di proporzionalità e di adeguatezza rispetto alla violazione contestata; tali sanzioni saranno quindi applicate in relazione:
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- all’intenzionalità del comportamento (in caso di dolo) o al grado di negligenza, imprudenza o imperizia con riguardo alla prevedibilità dell’evento (in caso di colpa);
- alla rilevanza degli obblighi violati;
- al comportamento complessivo del lavoratore, con particolare riguardo alla sussistenza o meno di precedenti disciplinari del medesimo, nei limiti consentiti dalla legge;
- al livello di responsabilità gerarchica e/o tecnica delle persone coinvolte nei fatti censurati;
- alle conseguenze reali o potenziali in capo alla Società;
- alle altre particolari circostanze che accompagnano la violazione disciplinare;
- alla effettiva commissione di un reato doloso o colposo come conseguenza della violazione della Procedura.
Ai fini dell’eventuale aggravamento (o attenuazione) della sanzione, sono inoltre considerati i seguenti elementi:
- professionalità, precedenti prestazioni lavorative, precedenti disciplinari, circostanze in cui è stato commesso il fatto;
- comportamento immediatamente susseguente al fatto, con particolare riferimento all’eventuale ravvedimento operoso;
- eventuale commissione di più violazioni nell’ambito della medesima condotta, nel qual caso sarà applicata la sanzione prevista per la violazione più grave;
- eventuale concorso di più soggetti nella commissione della violazione;
- eventuale recidiva del suo autore.
L’applicazione delle sanzioni indicate nei punti precedenti non pregiudica in ogni caso il diritto della Società di agire nei confronti del soggetto responsabile al fine di ottenere il risarcimento di tutti i danni patiti a causa o in conseguenza della condotta accertata.
L’applicazione da parte della Società delle sanzioni disciplinari avverrà nel rispetto delle procedure previste dall’articolo 7 della Legge 30 maggio 1970, n. 300 (c.d. Statuto dei Lavoratori) ed eventuali normative speciali: si tratta delle sanzioni previste dall’apparato sanzionatorio di cui al vigente CCNL di riferimento.
15. DISPOSIZIONI FINALI
Per tutto quanto non previsto nella presente Procedura, si rimanda ai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro applicati da YAMAHA MOTOR EUROPE N.V. Sede Secondaria Italia ed al Sistema Sanzionatorio interno alla Società.
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ALLEGATO A — MODULO DI SEGNALAZIONE
NOME E COGNOME DEL SEGNALANTE QUALIFICA
SEDE
TELEFONO/CELLULARE
INDIRIZZO E-MAIL
PERSONALE
DATA DELL'EVENTO
LUOGO DELL'EVENTO
EVENTUALI ALTRI SOGGETTI CHE
POSSANO RIFERIRE SUI
FATTI OGGETTO DELLA
SEGNALAZIONE
(indicare i dati anagrafici, se conosciuti, oppure, in caso contrario, ogni elemento idoneo all’identificazione) DICHIARAZIONE DA PARTE DEL SEGNALANTE DI EVENTUALI CONFLITTI DI INTERESSE
OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
DESCRIZIONE DEL FATTO E DELLA CONDOTTA
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AUTORE/I DELLA
CONDOTTA O FATTO SEGNALATO
(indicare i dati anagrafici, se conosciuti, oppure, in caso contrario, ogni elemento idoneo all'identificazione)
EVENTUALI
DOCUMENTI ALLEGATI
A SOSTEGNO DELLA
SEGNALAZIONE
Luogo edata
Il Segnalante dichiara di aver preso visione dell'informativa per il trattamento dei dati personali art. 13 REG. UE 2016/679 GDPR reso disponibile sul sito istituzionale nella sezione Whistleblowing, il consenso per la finalità di rivelazione dell'identità vi verrà chiesto successivamente, se necessario. In caso di richiesta consenso sarà consegnata l'informativa cartacea.
Firma
