Voldgiftsnævnets politik for anvendelse af AI Denne politik fastlægger de overordnede rammer for anvendelse af kunstig intelligens (AI) ved Voldgiftsnævnet med henblik på at sikre faglig kvalitet, beskytte personoplysninger og fortrolige oplysninger samt at understøtte effektiv og forsvarlig opgaveløsning.
Aktivitet Sproglig eller strukturel hjælp på fuldt anonymiserede og generelle tekster, som ikke kan henføres til konkrete personer, virksomheder mv. Generel research om offentligt tilgængelige emner, fx Alment Teknisk Fælleseje, Bygningsreglementer, standarddefinitioner, materialetyper, byggemetoder eller begreber. Forberedelse og idéudvikling, fx struktur eller formulering af neutrale tekstafsnit. Kvalitetssikring af egne formuleringer, fx læsbarhed, ensartethed og stavekontrol, som ikke kan henføres til konkrete personer, virksomheder mv. Sproglig redigering og formatering af dokumenter (erklæringer, beslutninger mv.) At indtaste, uploade eller dele sagsmateriale, fx skønstemaer, bilag, fotos, skrifter eller sagsnumre. At uploade lydfiler (kun til skriftligt referat og med parternes accept). At oversætte eller omformulere udkast, beslutninger og afgørelser At lade AI udarbejde faglige vurderinger, konklusioner eller svar i en konkret sag. At indsætte AI-genereret tekst direkte i skønserklæringer, beslutninger og afgørelser. At gemme, sende eller dele AI-dialoger, idet der er tale om fortrolige oplysninger.
Åben AI Lukket AI
Indholdsfortegnelse Indledning
3
Forskellen mellem åben & lukket AI
4
Databehandleraftale (DPA)
5
Retningslinjer for åben AI
6
Retningslinjer for lukket AI
7
Opmærksomhedspunkter
8
Procedure ved utilsigtet brug eller mistanke om brud
10
Oplysning til parterne
10
Dokumentation og audit trail
11
Litteraturliste
12
September 2026 / Side 2
Indledning Målgruppe Denne politik gælder for alle, der bistår i forbindelse med sagernes behandling ved Voldgiftsnævnet, herunder skønsmænd, tekniske sagkyndige og opmænd samt voldgiftsdommere.
Anvendelse af AI ved Voldgiftsnævnet AI kan anvendes som et arbejdsredskab for skønsmænd, eksempelvis til informationssøgning, strukturering af materiale og støtte i skriveprocessen, men må aldrig stå alene som grundlag for tekniske vurderinger eller konklusioner. Menneskeligt tilsyn er derfor afgørende for at undgå fejl og såkaldte hallucinationer, hvor AI genererer misvisende eller ukorrekte oplysninger. AI bør betragtes som et avanceret søge- og støtteværktøj frem for et facit, og resultater bør altid kvalitetssikres gennem faglig vurdering og brug af flere kilder og redskaber. Samtidig skal der udvises særlig opmærksomhed på fortrolighed, databehandleraftale (DPA) og risikoen for, brugen af højrisiko-AI-system kan medføre et udvidet ansvar efter EU’s AI-forordning. Det kan fra situation til situation gøres op med at beskrive brugen AI, herunder i hvilket omfang AI er anvendt. Brugeren har fortsat det fulde ansvar for erklæringens kvalitet og korrekthed.
Kontakt, ikrafttræden og versionering Spørgsmål til politikkens fortolkning eller anvendelse rettes til Voldgiftsnævnets sekretariat på voldgift@voldgift.dk. Politikken evalueres mindst én gang årligt, eller hyppigere ved væsentlige ændringer i retsgrundlaget — herunder ændringer i AI-forordningens anvendelsesområde, EU-Domstolens praksis vedrørende tredjelandsoverførsler, eller relevante udtalelser fra Datatilsynet og Det Europæiske Databeskyttelsesråd. Eventuelle fejl mv. vil naturligvis løbende blive tilpasset. Version 1 af 28. september 2026. Tidligere versioner arkiveres af Voldgiftsnævnet.
September 2026 / Side 3
Forskellen mellem åben & lukket AI Det afgørende er ikke, om AI-tjenesten er gratis eller betalt. Det afgørende er, om den anvendes med en databehandleraftale (DPA) og de nødvendige aftaler om databeskyttelse. AI-tjenester som ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude o.l. findes både i almindelige forbrugerversioner og i Enterprise-, Business- eller Teams-versioner med databehandleraftale. Bemærk, at den samme AI-tjeneste derfor kan være enten et åbent eller et lukket AI system afhængigt af licensform og aftalegrundlag.
Åben AI Ved åben AI forstås generative AI-tjenester, der anvendes uden en gyldig databehandleraftale (DPA) med leverandøren, og hvor der ikke er etableret et dokumenteret retsgrundlag for behandling af person- eller fortrolige oplysninger. Typisk er der tale om gratis eller individuelle abonnementsversioner, hvor input og output kan indgå i leverandørens videre modeltræning, opbevares uden for EU/EØS eller tilgås af leverandørens medarbejdere uden kontraktuel fortrolighedsforpligtelse over for Voldgiftsnævnet.
Lukket AI Ved lukket AI forstås generative AI-tjenester, hvor følgende kumulative betingelser er opfyldt: (i) der foreligger en databehandleraftale (DPA), der opfylder kravene i GDPR art. 28, stk. 3, mellem den dataansvarlige (brugerens organisation) og leverandøren, (ii) databehandleraftalen er suppleret med en kontraktuel fortrolighedsforpligtelse, der dækker ikke-personhenførbare, men fortrolige oplysninger (forretningshemmeligheder, voldgiftsfortrolighed mv.), (iii) input og output anvendes ikke til træning, finjustering eller anden forbedring af leverandørens modeller, jf. GDPR art. 28, stk. 10, (iv) der foreligger et gyldigt grundlag for eventuelle tredjelandsoverførsler efter GDPR kapitel V, herunder Standard Contractual Clauses eller en gældende afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, (v) underdatabehandlere er dokumenteret, og væsentlige ændringer skal varsles, og (vi) leverandørens behandling er forenelig med EDPB's vejledning om AI-modeller, herunder Opinion 28/2024.
September 2026 / Side 4
Databehandleraftale (DPA) En databehandleraftale (DPA) regulerer, hvordan leverandøren må behandle oplysninger, ikke nødvendigvis hvor. Selv når en lukket AI-løsning er etableret med databehandleraftale (DPA), kan dele af databehandlingen ske uden for EU/EØS, typisk i USA*. Brugeren bør derfor som en del af vurderingen af, om en AI-løsning kan anvendes til konkret sagsmateriale, undersøge: Har vi en databehandleraftale (DPA)? Bliver mine data brugt til træning af AI? (Svaret skal være nej.) Kan data behandles uden for EU? Hvis ja, hvilket overførselsgrundlag anvendes? Er AI-behandlingen (inferensen) begrænset til EU, hvis vi har valgt en EU-løsning? Brugeren skal derfor huske at: Brug en virksomheds- eller enterprise-løsning – ikke en privat eller gratis konto. Kontrollér, at der er en databehandleraftale (DPA) mellem dig (eller din virksomhed) og AI-leverandøren. Undersøg, om data behandles i EU/EØS, herunder om både lagring og AI-behandlingen (inferensen) foregår i EU, hvis dette er et krav for den valgte løsning. Kontrollér, om leverandøren overfører data til tredjelande, og at der i givet fald er et gyldigt overførselsgrundlag (fx EU-US Data Privacy Framework eller Standard Contractual Clauses). Sørg for, at dine oplysninger ikke bruges til at træne AI-modellen, og at eventuel menneskelig gennemgang af dine data er slået fra eller sker under passende fortrolighed. Gennemgå leverandørens vilkår med jævne mellemrum, da databehandlingen og de juridiske rammer kan ændre sig.
Er du i tvivl om, hvorvidt en AI-løsning opfylder disse krav, bør du undlade at anvende den til fortroligt sagsmateriale. Disse forhold ændrer sig løbende, efterhånden som leverandørerne tilpasser deres infrastruktur, og efterhånden som det transatlantiske transferregime udvikler sig. Brugeren bør derfor genvurdere AI-løsningens lovlighed med passende mellemrum og ikke betragte en engangsgodkendelse som permanent.
*Hvor sker selve inferensen? Inferens er det øjeblik, hvor AI-modellen behandler input og genererer output. Selv leverandører, der tilbyder "EU data residency" eller "EU Data Boundary", har historisk kun garanteret, at data lagres i EU, mens selve modelkørslen kunne ske i USA. Det er først ved udgangen af 2025 og begyndelsen af 2026, at de største leverandører er begyndt at tilbyde reel inferens i EU, og hos flere leverandører er det stadig enten en tilkøbsfunktion, eller en indstilling, der skal aktiveres aktivt, eller en garanti, der kan tilsidesættes ved spidsbelastning ("flex routing", "burst capacity" og lignende).
September 2026 / Side 5
Retningslinjer for åben AI
Det er ikke tilladt at bruge åben AI til: At lade AI udarbejde faglige vurderinger, konklusioner eller svar i en konkret sag. At indsætte AI-genereret tekst direkte i skønserklæringer, beslutninger og afgørelser. At gemme, sende eller dele AI-dialoger, idet der er tale om fortrolige oplysninger. At indtaste, uploade eller dele sagsmateriale, fx skønstemaer, bilag, fotos, parternes navne, skrifter eller sagsnumre. At oversætte eller omformulere udkast, beslutninger og afgørelser, idet der er tale om fortrolige oplysninger. At uploade lydfiler.
Det er tilladt at bruge åben AI til: Sproglig eller strukturel hjælp på fuldt anonymiserede og generelle tekster, som ikke kan henføres til konkrete personer, virksomheder mv. Generel research om offentligt tilgængelige emner, fx Alment Teknisk Fælleseje, Bygningsreglementer, standarddefinitioner, materialetyper, byggemetoder eller begreber. Forberedelse og idéudvikling, fx struktur eller formulering af neutrale tekstafsnit. Kvalitetssikring af egne formuleringer, fx læsbarhed, ensartethed og stavekontrol, som ikke kan henføres til konkrete personer, virksomheder mv.
September 2026 / Side 6
Retningslinjer for lukket AI
Det er ikke tilladt at bruge lukket AI til: At lade AI udarbejde faglige vurderinger, konklusioner eller svar i en konkret sag. At indsætte AI-genereret tekst direkte i skønserklæringer, beslutninger og afgørelser. At gemme, sende eller dele AI-dialoger, idet der er tale om fortrolige oplysninger.
Det er tilladt at bruge lukket AI til: At indtaste, uploade eller dele sagsmateriale, fx skønstemaer, bilag, fotos, parternes navne, skrifter eller sagsnumre. At uploade lydfiler med henblik på at udarbejde skriftligt referat (kun med parternes accept). Kvalitetssikring af egne formuleringer, fx læsbarhed, ensartethed og stavekontrol. Sproglig eller strukturel hjælp på fuldt anonymiserede og generelle tekster, som ikke kan henføres til konkrete personer, virksomheder mv. Generel research om offentligt tilgængelige emner, fx Alment Teknisk Fælleseje, Bygningsreglementer, standarddefinitioner, materialetyper, byggemetoder eller begreber. Forberedelse og idéudvikling, fx struktur eller formulering af neutrale tekstafsnit. Sproglig redigering og formatering af dokumenter (erklæringer, beslutninger mv.) At oversætte eller omformulere udkast, beslutninger og afgørelser
September 2026 / Side 7
Opmærksomhedspunkter Disse opmærksomhedspunkter er ikke udtømmende, men en god start til brugeren af AI som skal være kritisk for input og output. Hvis man gør brug af AI, skal man være bekendt med en række opmærksomhedspunkter, man bør overveje, inden man bruger AI. Det er ikke en udtømmende tjekliste, men en hjælp til ansvarlig brug. Outputs fra AI kan aldrig stå alene og bør altid bearbejdes og tilpasses af den, som har ansvaret for anvendelsen, da brugen kan udgøre et højrisiko-AI-system.
Input (hvad du indtaster) Personoplysninger Man må ikke dele personoplysninger i offentligt tilgængelige AI-løsninger. Personoplysninger må derfor kun indtastes i generative AI-værktøjer, hvis værktøjet er blevet vurderet og godkendt til brug for behandling af personoplysninger.
Respekter ophavsret Upload eller indtast kun materiale, du har ret til at bruge. Du må ikke dele filer, tekster, billeder eller andet indhold, som er ophavsretligt beskyttet, medmindre du har de nødvendige rettigheder eller tilladelser.
Indtast ikke forretningskritisk information – åben AI Man må ikke dele forretningskritisk information fra sagsakter. Det kan f.eks. være fortrolige orienteringer eller strategisk følsomme oplysninger, før de er offentliggjort.
Brugerdefinerede AI-assistenter (Custom GPTs, Copilot agents, Claude Projects o.l.) Brugerdefinerede AI-assistenter er forhåndskonfigurerede AI-modeller med systeminstruks, vidensgrundlag og eventuelt eksterne handlinger. Risikoen ved offentligt tilgængelige assistenter, der er oprettet af tredjemand, er ikke ondsindet kode, men skjulte systeminstrukser, der kan vinkle eller manipulere svar, via vedhæftet materiale eller eksterne kilder, og eksfiltrering af indtastet indhold via tilknyttede handlinger. Brug kun brugerdefinerede assistenter, der er oprettet af brugerens egen organisation eller af en kontraktligt forpligtet leverandør, og som i øvrigt opfylder kravene til lukket AI.
September 2026 / Side 8
Output (hvad AI generer af svar) Højrisiko-AI-system (EU’s AI-forordning) Hvis du bruger AI til at undersøge eller fortolke spørgsmål, fakta eller andet materiale i en konkret voldgiftssag, kan din brug af AI efter en konkret vurdering være omfattet af EU's AI-forordningens bilag III, punkt 8, litra a, om alternativ tvistbilæggelse, og kan dermed udgøre et højrisiko-AI-system, jf. art. 6, stk. 2. Du bør derfor kun anvende AI som et hjælperedskab og ikke lade AI foretage eller afgøre faglige vurderinger eller fortolkninger. AI kan bruges til at skabe indledende overblik eller forklare tekst, men den faglige vurdering og konklusion skal altid foretages af dig som bruger. Er du i tvivl om fortolkningen af et spørgsmål eller sagens materiale, bør du forelægge spørgsmålet for parterne eller Voldgiftsnævnet frem for at basere din vurdering på AI. Det sikrer, at det faglige ansvar fortsat ligger hos brugeren og ikke udgør højrisiko-AI-system. Dette gælder også, selv om AI'en alene anvendes som støtte. Det afhænger af en konkret vurdering, herunder af om undtagelsen i art. 6, stk. 3, finder anvendelse, typisk hvis AI'en alene bistår med snævre, sproglige eller proceduremæssige opgaver, og det fulde, faglige ansvar forbliver hos brugeren.
Bias Generativ AI er påvirket af bias, når den er trænet på internetdata med menneskelige fordomme. Svar generes ud fra sandsynlighed snarere end fakta, og derfor er der risiko for hallucinationer i form af opfundne tal, ikke-eksisterende kilder eller forkerte paragraffer og henvisninger.
Menneskelig bearbejdning og ansvar Man skal altid gennemgå, korrigere og godkende udkast baseret på AI, før det bliver brugt eller delt.
Kildekritik Man skal altid forholde sig kritisk til den enkelte kildehenvisning som AI generer.
September 2026 / Side 9
Procedure ved utilsigtet brug eller mistanke om brud Hvis en bruger bliver opmærksom på, at fortroligt sagsmateriale eller personoplysninger utilsigtet er indtastet i en AI-tjeneste, der ikke opfylder kravene til lukket AI, eller hvis der opstår mistanke om, at en lukket AI-løsning har behandlet oplysninger uden for det aftalte grundlag (f.eks. ved leverandørens ændring af underdatabehandlere, dataplacering eller træningspraksis), skal følgende skridt iværksættes uden ugrundet ophold: Stop og afgræns. Yderligere brug af den pågældende AI-tjeneste i sagen indstilles. Hvis tjenesten tilbyder det, anmodes om sletning af samtalehistorik og uploadede filer. Dokumentér. Forholdet beskrives skriftligt af brugeren, herunder tidspunkt, hvilken tjeneste, hvilke typer oplysninger og hvilken sag der er berørt. Dokumentationen opbevares internt og deles ikke i selve AI-tjenesten. Underret Voldgiftsnævnet. Sekretariatet underrettes hurtigst muligt og senest inden for 72 timer, jf. parallelt princip i GDPR art. 33. Sekretariatet hjælper brugeren med at vurdere, om der foreligger et brud på persondatasikkerheden, der skal anmeldes til Datatilsynet, og om parterne skal underrettes. Ansvaret foreligger fortsat hos brugeren og kan ikke overdrages.
Oplysning til parterne Brugeren orienterer parterne om anvendelsen af AI, når AI har været anvendt på en måde, der kan have haft betydning for skønserklæringens indhold eller fremstilling. Som hovedregel skal der orienteres, hvis: AI er anvendt til at strukturere, omformulere eller oversætte dele af skønserklæringen, beslutninger eller afgørelser, eller AI efter aftale har medvirket til transskription af mødeoptagelser eller lignende. Orientering kan undlades, hvis AI alene er anvendt til snævre, proceduremæssige formål uden betydning for indholdet, f.eks. stavekontrol, læsbarhedsanalyse eller dokumentformatering. Orienteringen sker i skønserklæringen eller ved særskilt meddelelse til parterne via Voldgiftsnævnet. Orienteringen skal angive, hvilken type opgave AI har bistået med, men ikke nødvendigvis det konkrete produkt eller leverandør. Hvis AI anvendes til at transskribere mødeoptagelser, skal parternes accept indhentes på forhånd, jf. ovenfor. Brugeren har fortsat det fulde faglige ansvar for skønserklæringens indhold, uanset om AI har været anvendt.
September 2026 / Side 10
Dokumentation og audit trail Brugeren kan med fordel føre en kort intern logbog over anvendelsen af AI-løsninger i den enkelte sag. Logbogen skal indeholde: Hvilken AI-løsning der er anvendt, hvilket formål (f.eks. sproglig redigering, struktur, research), tidspunkt, og en kort karakteristik af det indtastede materiale (f.eks. "anonymiseret tekst om byggeteknisk standardpraksis" eller "uddrag af eget udkast til sproglig polering"). Logbogen skal ikke indeholde fortrolige sagsoplysninger eller selve prompts. Logbogen opbevares af brugeren i mindst seks måneder efter sagens afslutning, jf. parallelt princip i AI-forordningens art. 26, stk. 6, og fremlægges på anmodning fra Voldgiftsnævnet eller fra en part, hvis denne under sagen rejser spørgsmål om brugerens anvendelse af AI. Selve prompts- og output bør ikke gemmes uden for AI-tjenesten, da dette kan skabe yderligere kopier af fortroligt materiale. Hvis output anvendes i brugerens videre arbejde, bør det indarbejdes i brugerens egne arbejdsdokumenter, ikke gemmes selvstændigt.
September 2026 / Side 11
Litteraturliste EU-lovgivning Den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), forordning (EU) 2016/679 — særligt art. 6, art. 9, art. 26, art. 28 og kapitel V (art. 44-49): EUR-Lex konsolideret tekst AI-forordningen, forordning (EU) 2024/1689 — særligt art. 6, art. 26 og bilag III, punkt 8, litra a: EUR-Lex officiel tekst ADR-direktivet, direktiv 2013/11/EU — relevant for at fastslå at voldgift udgør "alternativ tvistbilæggelse" i EUretlig forstand: EUR-Lex Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2023/1795 om EU-US Data Privacy Framework: EUR-Lex Standard Contractual Clauses, Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914: EUR-Lex Hjælpetekster til AI-forordningen AI Act Service Desk — Europa-Kommissionens desk.ec.europa.eu
officielle
hjælpeportal
med
bilag
III:
ai-act-service-
EDPB-vejledninger og udtalelser EDPB Opinion 28/2024 (17. december 2024) om personoplysninger i AI-modeller — også på dansk: edpb.europa.eu (oversigtsside med sprogvalg) og PDF (engelsk) EDPB Guidelines 07/2020 om begreberne dataansvarlig og databehandler i GDPR: edpb.europa.eu EDPB Recommendations 01/2020 om supplerende foranstaltninger ved tredjelandsoverførsler (post-Schrems II): edpb.europa.eu Dansk lovgivning Voldgiftsloven (lov nr. 553 af 24. juni 2005), særligt § 13 a om fortrolighed: Retsinformation Straffeloven § 152 (tavshedspligt for personer i offentlig tjeneste eller hverv): Retsinformation Databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018) — supplerer GDPR i dansk ret: Retsinformation Leverandørspecifikke kilder (til afsnittet om EU/US-inferens) OpenAI om data residency og inferens-placering: help.openai.com og openai.com/index/introducing-dataresidency-in-europe Microsoft EU Data Boundary — tjenester uden for boundary: learn.microsoft.com Microsoft 365 Copilot Flex Routing (gælder default fra 17. april 2026): learn.microsoft.com om M365 Copilot privacy og uafhængig analyse hos changepilot.cloud Bemærkninger til listen Listen omfatter både gældende ret (forordninger, direktiver, danske love), bindende men ikkelovgivningsmæssige instrumenter (Kommissionens afgørelser), soft law (EDPB-vejledninger og -udtalelser) og leverandørdokumentation. Det bemærkes, at kilderne er bevægelige mål: AI-forordningens forpligtelser for bilag III-systemer træder først i kraft 2. august 2026, Data Privacy Framework er under anke ved EU-Domstolen, og leverandørernes data-residency-tilbud ændrer sig kvartalsvist.
September 2026 / Side 12