Syn- og skønssag – oplysninger om sagsomkostninger og VBA Portalen
Sagsomkostninger
Voldgiftsnævnet opkræver sikkerhed for sagens behandling, jf. reglernes § 20 (2018 regler) og § 4 (2008-regler), hvilket sker med et fast opstartsdepot på 50.000 kr. til at dække de indledende omkostninger, og som reguleres i takt med modtagelsen af skønsmandens estimater.
Udgiften til Voldgiftsnævnets behandling af sagen udgør et gebyr på 4.000 kr. og en afgift på 7.000 kr. til Voldgiftsnævnet. Der tages desuden et tillæg pr. tillægserklæring på 3.000 kr., et tillæg på 3.000 kr. for hastesager, et tillæg for en yderligere skønsmand på 5.000 kr. og på 4.000 kr. for at træffe afgørelse om udestående i sagerne. Disse tillæg dækker sekretariatets udgifter med den yderligere sagsbehandling, der er forbundet hermed. Betaling af gebyr fraviges ikke. Priserne er fastlagt i nævnets Vejledning for beregning af gebyr og serviceafgift af 1. september 2022, der kan læses på nævnets hjemmeside, hvor der findes yderligere oplysninger.
Det foreløbige depot kan således ikke tages til udtryk for, hvad de endelige omkostninger vil blive. Skønsmanden skal underrette nævnet, hvis den stillede sikkerhed viser sig utilstrækkelig, hvorefter der opkræves yderligere depot hos den relevante part. Justering af depotet sker som udgangspunkt senest i umiddelbar forlængelse af skønsforretningen. Evt. overskydende depot tilbagebetales ved sagens afslutning.
Depot opkræves hos den part, der ønsker spørgsmål besvaret af skønsmanden, dvs. pr. skønstema/supplerende skønstema, og den pågældende hæfter herfor, også selvom omkostningerne måtte overstige det indbetalte depot.
Det gælder generelt, at skønsmanden først anmodes om at begynde sagsbehandlingen, når depotet er indbetalt hertil, men evt. mindre, indledende skridt kan iværksættes, da de kan dækkes under det foreløbige depot.
Portalen
Sagen er oprettet på Voldgiftsnævnets dokumentportal, og sagens akter (processkrifter, evt. skønstemaer og bilag mv.) er derfor tilgængelige for alle parter på portalen. Evt. skønsmænd har alene adgang til udvalgte mapper.
Portalen kan tilgås her, eller søg på ”VBA Portalen". Hvis en part ikke allerede er oprettet som bruger af portalen, kan ny bruger oprettes fra portalens forside ved brug af e-mailadresse og mobilnummer.
Parterne uploader selv dokumenter på portalen, hvorefter de vil være synlige for øvrige parter, der modtager en notifikation. Sagens akter skal derfor ikke fremsendes på e-mail eller ved usb-stick. Nævnet sender de sædvanlige anerkendelsesskrivelser ved e-mail med opfordring til næste processkridt. Korrespondance i sagen fortsætter således som hidtil via e-mail.
Det fremgår af følgende oversigt, hvor sagens akter skal placeres i VBA Portalen.
Parternes skønstemaer/reviderede skønstemaer skal lægges i mappe G i VBA Portalen, dvs. i ”Udkast til skønstemaer”.
Voldgiftsnævnet sikrer, at skønstemaer/reviderede skønstemaer flyttes til mappe D, dvs. ”Endelige skønstemaer og erklæringer”, når alle høringer er afsluttet, og materialet dermed kan forelægges skønsmanden. Tilsvarende gælder for bilag, dvs. at parterne lægger bilag til syn og skøn i mappe H, dvs. ”Udkast til bilag til syn og skøn”, og nævnet flytter bilagene til mappe E, dvs. ”Endelige bilag til syn og skøn”, når alle høringer er afsluttet, og bilagene kan forelægges skønsmanden. Alene hvis parterne aftaler det f.eks. på en skønsforretning, kan materiale uploades direkte i mappe D og E.
Hvis en part ved en fejl har placeret et skønstema eller bilag i mappe D eller E, flytter nævnet materialet til rette mappe, straks man bliver opmærksom på fejlen. Hvis materialet har været i VBA Portalen i længere tid, sikrer nævnet, at skønsmanden får besked om at se bort fra det.
Skønsmandens faktura ligger i mappe F, dvs. ”Økonomi”.
Skønsmandens adgang til VBA Portalen
Skønsmanden har alene adgang til mapperne D, E og F i VBA Portalen. Skønsmanden får ikke automatisk besked om parternes upload af nye dokumenter i portalen. Når skønstema og bilag er godkendt af parterne, anmoder Voldgiftsnævnet skønsmanden om at påbegynde sagens behandling ved e-mail, og skønsmanden oplyses om, at materialet foreligger i VBA Portalen.