i sager ved Voldgiftsnævnet
Generelle retningslinjer og brug af VBA-Portalen
3.4. Udkast til skønstemaer og udkast til bilag (mapperne G og
3.4.1. Navngivning af udkast til skønstemaer og andre skrifter i skønssager
3.4.2. Navngivning af udkast til bilag til syn og skøn
3.5. Endelige skønstemaer og erklæringer/erklæringsbilag (mappe D)
3.6. Endelige bilag til syn og skøn (mappe E) 18
3.7. Skønserklæringer og erklæringsbilag (også mappe D)............................................................18
3.8. Protokoller og kendelser (mappe C)
3.9. Økonomi (mappe F)
3.10. Kasseret materiale (mappe I)...................................................................................................20
4. Udpegning af skønsmand til civil retssag mv. (B-sager)
5. Arkivering og persondata...................................................................................................................21
5.1. Opbevaring i Voldgiftsnævnets sagsbehandlingssystem
5.2. Ophør af adgang til sagen i VBA Portalen
1. Indledning
Retningslinjerne for digital kommunikation og bilagshåndtering er udarbejdet for at sikre en bedre, mere ensartet og gennemsigtig håndtering af dokumenter og processer i alle sagstyper ved Voldgiftsnævnet.
Voldgiftsnævnet har nu en dokumentportal - VBA Portalen - hvor nævnets brugere skal anlægge nye sager og uploade og tilgå sagens dokumenter (processkrifter, bilag, skønserklæringer mv.). Al kommunikation vedr. skriftvekslingen, frister og mødeindkaldelser mv. foregår ved e-mail som hidtil.
Voldgiftsnævnet forventer, at klare retningslinjer vil lette arbejdet med dokumenthåndtering for både parterne, partsrepræsentanter, de mange professionelle, der bidrager med at løse tvisterne ved Voldgiftsnævnet, f.eks. dommere, mediatorer, sagkyndige og skønsmænd, og nævnet selv Retningslinjerne forventes desuden at forebygge uenigheder mellem parterne om forståelsen af sådanne forhold.
Da retningslinjerne for digital kommunikation hænger tæt sammen med brugen af VBA Portalen, indeholder retningslinjerne tillige implicit en vejledning til brug af portalen
Retningslinjerne er indført med hjemmel i Voldgiftsnævnets procesregler i medfør af AB18*ogvilogsåbliveanvendtpåsager,someromfattetafandreprocesregler,herunder med afsæt i AB92, hvilket sker som en generel praksisændring. De regler, der måtte fremgå af de enkelte procesregler, vil fortsat være gældende, således at retningslinjerne alene samler, gentager og supplerer disse. Hertil kommer, at voldgiftsretterne fortsat kan bestemme andet i samråd med sagens parter
Retningslinjerne er således i vidt omfang en videreførelse af den praksis for sagernes behandling, som allerede eksisterer ved Voldgiftsnævnet.
For voldgiftssagers vedkommende vil retningslinjerne snarest blive udbygget til også at omfatte afsnit om ekstrakt/bilagssamling mv. og digital sagsforelæggelse.
Voldgiftsnævnet har vedtaget de nye retningslinjer for digital kommunikation og bilagshåndtering i forbindelse med behandling af sager hos Voldgiftsnævnet den 1. oktober 2022. Reglerne trådte i kraft den 1. januar 2023, og opdateres løbende
*Henholdsvis Regler for mediation og mægling 2018, § 6, stk. 5; Regler for syn og skøn 2018, § 4, stk. 5; Regler for beslutning om stillet sikkerhed 2018, § 4, stk. 5; Regler for hurtig afgørelse 2018, § 4, stk. 5 samt Regler for voldgift 2018 § 3, stk. 5.
2. Voldgiftsnævnets dokumentportal – VBAPortalen
VBA Portalen er en digital dokumentportal på internettet, hvor alle sager hos Voldgiftsnævnet anlægges. Dette gælder både for sager, der behandles efter AB92 og AB18 mv., ligesom nye anmodninger om at få stillet bl.a. en skønsmand i forslag til brug for en civil retssag mv. også indgives via VBA Portalen.
Sager, der er tilgængelige på portalen, eksisterer som udgangspunkt ikke på papir ved Voldgiftsnævnet, selvom der kan være undtagelser, f.eks. i voldgiftssager, hvor ekstrakt/bilagssamling og materialesamling fortsat også skal indsendes i fysisk form.
På VBA Portalen skal klager eller skønsrekvirent etc. oprette sagen med angivelse af sagstype, sagens parter mv.
Sagens dokumenter, herunder klageskrift, skønstemaer og bilag til brug for sagen, uploades på portalen, hvorefter sagens øvrige parter og VBA automatisk modtager besked. Upload på VBA Portalen opfylder således kravet i procesreglerne om fremsendelse af digital kopi til sagens øvrige parter.
VBA Portalen er en dokumentportal, hvor alle involverede aktører på ethvert tidspunkt kan tilgå alle sagens dokumenter. VBA Portalen er ikke et sagsbehandlingssystem Voldgiftsnævnet sender fortsat e-mails om sagsbehandlingsskridt til parterne i sagen, og henvendelser til nævnet skal fortsat ske via e-mail Såfremt den part, som uploader materiale, har særskilte bemærkninger til sagen, må disse derfor som hidtil fremsendes på e-mail til voldgift@voldgift.dk, cc sagens øvrige parter med angivelse af, at sagens dokumenter og bilag forefindes i portalen.
Verserende sager, der er modtaget, før VBA Portalen blev taget i brug, er for langt hovedpartens vedkommende overført til portalen, herunder de meget dokumenttunge sager.
2.1 Vejledning til VBA Portalen
Voldgiftsnævnets mere praktiske vejledninger for brug af VBA Portalen findes under fanebladet om VBA Portalen på Voldgiftsnævnets hjemmeside Vejledningerne indeholder detaljerede oplysninger om oprettelse af bruger og fremgangsmåden ved anvendelse af dokumentportalen.
Når brugeren er logget ind på VBA Portalen er der vejledninger indbygget i portalen ved de forskellige trin og funktioner, hvor der kan søges oplysninger. Endvidere er der også vejledning om portalen samt en FAQ under fanebladet ”Få hjælp” i venstremenuen på VBA Portalen.
Spørgsmål om portalens brug kan også sendes til Voldgiftsnævnet pr. e-mail voldgift@voldgift.dk, eller ske telefonisk på VBAs hovednummer 33133700.
2.2 Sagens oprettelse gennem VBA Portalen
Alle sager skal anlægges gennem VBA Portalen. Klager eller skønsrekvirent etc. opretter sagen med angivelse af sagstype, sagens parter mv.
Ved sagsoprettelsen i portalen skal der indtastes de samme oplysninger, som ifølge nævnets procesregler skal oplyses ved sagens anlæg, herunder navne og kontaktoplysninger på parter, partsrepræsentanters navne.
Når sagen anlægges via portalen, er der normalt ikke behov for, at der sideløbende sendes en e-mail til Voldgiftsnævnet herom. Udover anførelse af sagens parter mv. samt upload afskrifterogbilag,erdermulighedforatindsætteen korterefritekstvedsagensoprettelse på portalen om f.eks. ønsker til skønsmandens profil og kompetencer eller hastebehandling.
2.3 Adgang til og notifikationer fra VBA Portalen
Når en sag anlægges i VBA portalen, vil partsrepræsentanter modtage en notifikation fra portalen. Hvis der ikke er partsrepræsentanter, vil parterne selv modtage den. Notifikationer fra portalen sendes også, når Voldgiftsnævnet har registreret modtagelsen og sagen har fået tildelt sagsnummer i VBA, samt når der uploades nyt materiale i sagen på VBA Portalen Voldgiftsnævnet vil fortsat ved e-mail anerkende både modtagelsen af sag og nyt materiale og opfordre til bemærkninger eller videre skriftveksling og sætte frister mv. som vanligt.
Detvilsige,atdervedportalnotifikationerikkeforventeshandlingerfraparterne,ligesom der heller ikke oplyses om frister alene ved portalnotifikationer. Notifikationerne skal mere ses som en serviceoplysning, der giver en mulighed for at se dokumenterne med det samme, hvis man ønsker det. Notifikationen opfylder kravet i procesreglerne om, at alle processkrifter og bilag mv. skal sendes med digital kopi til de øvrige parter. Sagens aktører kan fortsat over for hinanden og Voldgiftsnævnet ved e-mail komme med eventuelle øvrige bemærkninger vedr. sagen. Der er ikke behov for, at der sendes en email med oplysning om, at f.eks. et skønstema nu er uploadet i portalen, men det er fortsat en mulighed, hvis man ønsker at knytte nogle bemærkninger til det.
Vedsagensoprettelseiportalenkanderi førsteomgangkunuploades étdokument,typisk klageskrift eller skønstema. Straks efter at sagen er oprettet, kan man logge ind på sagen og begynde at lægge flere dokumenter (eksempelvis bilag) i de rette mapper.
Der kan også tilføjes såkaldte bistandspersoner ved sagens oprettelse, f.eks. sekretærer, der dermed får egen adgang til portalen med eget password.
Sekretariatet kan løbende ændre i, hvem der har adgang til sagen, men parterne kan ikke selv i portalen fjerne eller tilføje parter/andre aktører på sagen.
Til alle aktører på en sag kan der endvidere efter anmodning på e-mail til VBA knyttes personer, som har adgang til sagen på portalen (ATP). Disse personer vil have samme rettigheder og muligheder, som den person de er knyttet til, men modtager kun løbende notifikationer fra portalen, hvis der konkret er anmodet om det. Det er synligt i portalen, hvem som har adgang til den enkelte sag.
2.4 Fritagelse for brug af dokumentportalen
Det forventes, at professionelle partsrepræsentanter, herunder advokater, som fører sag ved Voldgiftsnævnet, anvender dokumentportalen. Partsrepræsentanter kan derfor som udgangspunkt ikke blive fritaget for at anvende dokumentportalen, medmindre særlige forhold gør sig gældende.
Ved henvendelse til Voldgiftsnævnet kan man dog anmode om generelt at blive fritaget for modtagelse af notifikationer i sagen. Partsrepræsentanter og bistand modtager automatisk notifikationer, men kan anmode om fritagelse. Parter er ved sagens start automatisk fritaget, men ønskes der modtagelse af notifikationer for at kunne følge sagens udvikling, kanparten anmodeherom.Parten (ogandresom haranmodetom ikkeat modtage løbende notifikationer) vil dog under alle omstændigheder kunne logge ind og følge sagens gang løbende. Dette gælder også dommere og skønsmænd m.fl.
Undtagelsesvis kan VBA efter anmodning eller drøftelse med parterne konkret bestemme, at en sag ikke anlægges eller er synlig på portalen. Tilsvarende kan undtagelsesvis gælde hvor parter, f.eks. selvmødere, ikke er vant til at arbejde digitalt.
2.5 Filtyper og -størrelse
VBA Portalen understøtter følgende formater:
• Tekstfiler: PDF
• Regneark: .xls, .xlt, .xlm, .xll, .xla, .xla5, .xla8, .xlsx, .xlsm, .xltx,.xltm
• Billedfiler: .bmp, .jpg, .jpeg, .png, .gif og .tiff
• Video: .mp4, .avi, .mpg, .mkv, .wmv, .mov
PDF-tekstfiler skal være indscannet i OCR, således at teksten er maskinelt læsbar, eksempelvis for tekstbehandlingsprogrammer. Dette sikres bedst ved, at filer konverteres direkte til originale PDF-filer i det program, filerne er skrevet i, frem for at filerne efterfølgende scannes til PDF i scanner/kopimaskine
Dettegælderogsåevt.e-mails,idetdissekanOCR-scannes.Detteskerf.eks.vedattrykke ”Filer” og vælge ”Gem som PDF” i Outlook.
VBA Portalen understøtter således som udgangspunkt ikke andre tekstfiler (f.eks. .doc/.docx, .txt), e-mails eller andre lignende filtyper, og det vil ikke være muligt at uploade filer i disse formater. I mappen ”D. Endelige skønstemaer og erklæringer” kan dog anvendes worddokumenter (dvs. .doc docx, .txt), idet flere skønsmænd foretrækker at få skønstema i Word, ligesom det kan tillades, at skrifter uploades i word i mappe A.
Regneark, f.eks. Excel, kan om nødvendigt uploades i originalt format som bilag, da det erfaringsmæssigt ikke er hensigtsmæssigt/overskueligt at konvertere især mere omfattende regneark til pdf. Dette vil dog senere kunne give problemer ved øvrige parters læsning af dokumentet og ved udarbejdelse af (papir)ekstrakt.
Der findes en del programmer, som en modtager, f.eks. en skønsmand eller voldgiftsret, kan bruge til at konvertere en pdf til Word, eller til Excel, hvis det er et regneark, eller andre Office-formater. Bruges konvertering alene lejlighedsvis, er programmet typisk gratis - se f.eks. smallpdf.com, hvor man i gratisversionen kan konvertere to dokumenter pr. dag.
Størrelsen af filer kan være op til 1 GB (1.000 MB). Et samlet upload af flere filer kan også tilsammen have en størrelse på max. 1 GB.
Filer over denne størrelse må opdeles i flere mindre filer. Upload af mange filer må eventuelt foretages i flere omgange. Modtagelse af filer på USB-stik kan kun ske efter aftale med VBA. Links til eget system, f.eks. WeTransfer, frem for USB-stik, skal som hovedregel undgås, også af sikkerhedsmæssige grunde og kan kun ske efter forudgående aftale med VBA. Det forudsætter som minimum, at parterne er enige herom, og at det sikres, at evt. tidsfrister for udløb af brug kan forlænges.
Der er mulighed for upload af en zip-fil som bilag, og dermed mulighed for at et bilag kan underopdeles i undermapper, der igen indeholder mapper/dokumenter i to niveauer. Selve zip-filen (hovedmappen) skal navngives som bilag (se afsnit 3.2.1) og underfoldere skal have retvisende navne, der angiver folderens indhold.
De enkelte filer i en folder, fx fotos, skal ikke omdøbes, men kan have det originale (ofte tekniske) filnavn. Hvis en zip-fil indeholder materiale i mere end fire niveauer (selve zipfilens hovedmappe er første niveau), kan den ikke uploades til portalen af hensyn til den
sikkerhedsscanning, som foretages efter upload, og inden filen bliver tilgængelig på portalen.
Hvis en zip-fil indeholder filer i andre formater, end dem portalen understøtter (se øverst under pkt. 2.5), vil det kun være de understøttede formater, som uploades til portalen. Denpart,deruploader, fårsom del afoverførselsprocessen påsin skærm en oversigt over, hvilke dele af zip-filen som lægges op på sagen.
Såfremt materiale til en sag bliver fremsendt til Voldgiftsnævnet pr. e-mail eller pr. brev, inkl. et USB-stik, eller i en parts eget ”WeTransfer”-system, vil parterne blive anmodet om at uploade materialet til de respektive mapper på sagen på VBA Portalen. Voldgiftsnævnet vil således ikke godkende links til bilag på eksterne placeringer i skyen. Disse bilag skal i stedet uploades på VBA Portalen.
Såfremt en part måtte finde, at et bilag er nødvendigt i dets oprindelige filformat, skal Voldgiftsnævnet underrettes, hvorefter nævnet vil tage stilling til, om bilaget skal tillades i det pågældende format. Hvis det tillades, skal filen i stedet fremsendes til Voldgiftsnævnet pr. e-mail eller ved fremsendelse af USB-stick, hvorefter VBA i de fleste tilfælde kan lægge filen ind på sagen, så den også kan tilgås i portalen.
2.6 Frist for modtagelse af materiale
Processkrifter anses for modtaget, når de er uploadet på VBA Portalen. Særlig opmærksomhed henledes på klageskriftet, som også anses for modtaget, når det er uploadet på Portalen, og således ikke først når Voldgiftsnævnet har anerkendt modtagelsen
Fristerne for modtagelsen af processkrifter regnes i forhold til datoen for modtagelsen, og der skal således ikke tages højder for nævnets kontortider. Eksempelvis vil det sige, at et processkrift, der uploades på VBA Portalen på dagen for fristens udløb kl. 23.59, anses for modtaget rettidigt.
3. Mapperne i VBA Portalen
Alt materiale til brug for en sag ved Voldgiftsnævnet, f.eks. klageskrift, svarskrift, bilag, skønstemaer, skal uploades elektronisk på sagen i VBA Portalen og placeres i mapper til de respektive dokumenttyper:
Placeringeni mapper bestemmer,hvem som har adgangtil det uploadedemateriale,hvorfor det er vigtigt, at der sker en korrekt placering Parter, parternes repræsentanter, dvs. primært advokater, og deres evt. bistand, f.eks. en sekretær eller advokatfuldmægtig, har adgang til alle mapper. Det gælder også medlemmer af voldgiftsretten, opmænd, mediatorer og mæglere mv.
Skønsmænd har derimod alene adgang til mapperne ”D. Endelige skønstemaer og erklæringer", ”E. Bilag til syn og skøn” samt ”F. Økonomi”. Da skønsmænd normalt ser den endelige kendelse i sagen, vil Voldgiftsnævnet sikre, at kendelsen også uploades til mappen ”D. Endelige skønstemaer og erklæringer".
Mapperne til de forskellige dokumentkategorier er ens på tværs af alle sagstyper Dokumenterne skal være retvisende navngivet i overensstemmelse med de retningslinjer, som er angivet i denne vejledning, idet det letter sorteringen og søgningen for alle. I det følgende gennemgås – mappe for mappe – hvilke dokumenter, som skal uploades til hvilken mappe, og hvordan dokumenterne skal navngives.
Hvis Voldgiftsnævnets regler og retningslinjer ikke bliver fulgt, kan Voldgiftsnævnet anmode en part om at uploade materialet på ny i overensstemmelse med disse retningslinjer.
Såfremt dette ikke sker, afgøres betydningen heraf afhængig af sagstype og sagens karakter. Voldgiftsnævnet kan enten fjerne sådanne filer, som ikke følger retningslinjerne, eller flytte dem til mappen ”I. Kasseret materiale”. Se også afsnit 2.5.
3.1. Processkrifter (mappe A)
Alle processkrifter skal uploades i mappen ”A. Processkrifter” på VBA Portalen. Det gælder i voldgiftssager, dvs. i C- og R-sager, men også i sager vedr. hurtige afgørelser (O-sager), sager om sagkyndig beslutning eller beslutning om stillet sikkerhed (G-sager) samt sager om uformel bedømmelse (H-sager).
Processkrifter er f.eks. klageskrift, svarskrift, replik, duplik, adcitationsklageskrift, adcitationssvarskrift, processkrifter, og også påstandsdokumenter, sammenfattende processkrifter og tidsplan, jf. afsnit 3.2.3 nedenfor
Alle processkrifter skal afsluttes med en bilagsoversigt, dvs. en liste over de i processkriftet påberåbte bilag med nummerering/litrering og korte beskrivelser, meget gerne svarende til navngivningen af bilagene/filerne, se næste hovedafsnit 3.2. om bilag.
Processkrifter bør være dateret i dokumentets start.
3.1.1. Navngivning af processkrifter
Klagers skrifter skal være navngivet ”Klageskrift” og ”Replik”. Øvrige processkrifter fra klager navngives ”Processkrift 1”, 2, 3 osv., dvs. fortløbende nummereret. Processkrifter, der afgives i forbindelse med konkrete udfordringer, skal indgå i nummerfølgen, men navngives med en tematisk tilføjelse, f.eks. ”Processkrift 1 om syn og skøn”.
Indklagedes skrifter skal være navngivet ”Svarskrift” og ”Duplik” Øvrige processkrifter fra indklagede navngives ”Processkrift A” , B, C osv., dvs. fortløbende litreret. Processkrifter, der afgives i forbindelse med konkrete udfordringer, skal indgå i rækken af indklagedes processkrifter, men navngives med en tematisk tilføjelse, f.eks. ”Processkrift D om syn og skøn”.
Hvis der er flere indklagede, benyttes følgende system:
Indklagede 1 skal litrere med Indkl. 1 – svarskrift, processkrift A, B, C osv.
Indklagede 2 skal litrere med Indkl. 2 – svarskrift, processkrift A, B, C osv.
Processkrifter fra klager og indklagede skal uploades i mappen ”A. Processkrifter” på VBA Portalen.
3.1.2. Materiale fra adcitanter og adciterede
Processkrifter fra adcitanter og adciterede skal også uploades i mappen ”A. Processkrifter” på VBA Portalen.
Processkrifter fra adcitanter betegnes ”Adcitationsklageskrift”, ”Adcitationsreplik” og ”Adciteredes processkrift 1”, 2, 3 osv., det vil sige nummereret.
Hvis der er flere adcitanter, navngives skrifter efter nummer, dvs.
Adcitant 1 skal nummerere med Adkl. 1 – Adcitationsklageskrift, Adcitationsreplik, processkrift 1, 2, 3 osv.
Adcitant 2 skal nummereremed Adkl. 2- Adcitationsklageskrift,Adcitationsreplik, processkrift 1, 2, 3 osv.
Processkrifter fra adciterede betegnes ”Adcitationssvarskrift” , ”Adcitationsduplik” og ”Adciteredes processkrift A” , B, C osv., det vil sige litreret.
Hvis der er flere adciterede, navngives skrifter efter nummer, dvs.
Adciterede 1 skal litrere med Adc. 1 – Adcitationssvarskrift, Adcitationsduplik, processkrift A, B, C osv.
Adciterede2skal litrere medAdc.2 -Adcitationssvarskrift, Adcitationsduplik, processkrift A, B, C osv.
Processkrifter, der afgives i forbindelse med konkrete formalitets- eller andre spørgsmål, skal navngives tematisk, f.eks. processkrift om afvisning eller om syn og skøn.
3.1.3. Særligt om mediation og mægling (P- og Q-sager)
En mæglings- eller mediationssag anlægges ved at indgive anmodning herom til Voldgiftsnævnet, og skal ifølge regler for mediation og mægling 2018 indeholde en kort redegørelse for tvisten og parternes ønsker vedr. antal af mediatorer/mæglere og deres kvalifikationer.
I portalen skal anmodningen uploades i en fil forbindelse med sagens anlæg. Filen placeres automatisk i mappen ”A. Processkrifter” Dette skyldes, at mapperne gælder på tværs af sagstyper og derfor ikke tilpasses den enkelte sags terminologi.
I sager om mediation og mægling kan dokumentet ved sagsoprettelse eventuelt være en kortfattet anmodning, eventuelt med en kort sagsfremstilling.
Eventuel efterfølgende skriftveksling betegnes indlæg med angivelse af, hvilken part som indlægget kommer fra. Disse indlæg skal også uploades i mappen ”A. Processkrifter” . Hvis de måtte fremkomme som e-mails, skal e-mailen OCR-scannes og uploades i portalen, således at materialet er samlet ét sted.
Portalen kan også vise sig særlig anvendelig til bilag i mediations- og mæglingssager, idet der stort set altid sker fremsendelse af centrale bilag, der kan gøre håndtering af processen og overblik over udestående mere overskuelig. Bilag nummereres/litreres efter samme retningslinjer som angivet under voldgiftssager og placeres ved upload i mappen ”B. Bilag til processkrifter”.
3.1.4. Påstandsdokumenter, sammenfattende processkrifter og tidsplan
Påstandsdokumenter/sammenfattende processkrifter og den indbyrdes afstemte tidsplan skal uploades i mappen ”A. Processkrifter”.
Parternes aktuelle påstand skal fremgå med tydelig angivelse af, hvorvidt beløb er inkl. moms eller ekskl. moms.
Af tidsplanen skal det klart fremgå, hvis der under hovedforhandlingen skal foretages en digital vidneafhøring.
3.2. Bilag til processkrifter (mappe B)
Bilag til processkrifterne skal uploades i mappen ”B. Bilag til processkrifter”.
Processkrifterne skal indeholde en bilagsoversigt over de påberåbte bilag. Oversigten skal, ud over bilagenes nummerering/litrering, indeholde en kort navngivning af bilaget, der beskriver dets indhold
Bilag skal uploades på VBA Portalen i hver sin selvstændige fil og navngives i overensstemmelse med bilagsoversigten i processkrifterne, f.eks. ”Bilag 1 – e-mailkorrespondance af 01.01.2021”.
Bilag, der består af flere sider, skal være sidenummererede Det skal fremgå af bilagets forside, hvilken part der har fremlagt bilaget.
Ved zip-filer henledes opmærksomheden på, at den samlede længde på filnavnet, fra hovedmappe til og med længste filnavn i nederste niveau, højst kan være på 450 karakterer.
3.2.1. Navngivning af bilag
Reglerne for nummerering/litrering af bilag er følgende:
Klager skal nummerere sine bilag fortløbende med 1, 2, 3 osv.
I sager med mange bilag kan det være en fordel at anføre bilagsnummeret som ”Bilag 001” osv. i titelfeltet, da det vil give mulighed for at sortere i bilagene i korrekt rækkefølge.
Indklagede skal betegne sine bilag fortløbende med store bogstaver – A, B, C osv. I sager med mange bilag fortsættes litreringen med AA, AB, AC osv.
Hvis der er flere indklagede, benyttes følgende system:
Indklagede 1 skal litrere med Indkl. 1-A, B, C osv.
Indklagede 2 skal litrere med Indkl. 2- A, B, C osv.
Adcitanten skal nummerere sine bilag med Adkl.-1, Adkl.-2, Adkl.-3 osv.
Adciterede betegner sine bilag således: Adc.-A, Adc.-B, Adc.-C osv.
Hvis der er flere adciterede, anvender adciterede 1 betegnelsen Adc -1 A, Adc -1 B osv. Adciterede 2 anvender betegnelsen Adc.-2 A, Adc.-2 B osv.
Når bilagene uploades på portalen, skal de enkelte filer navngives med bilagsnummer og stikord eller kort betegnelse, der beskriver bilagets indhold. For eksempel
Bilag 5. Kontrakt af 12.12.2020
Bilag D: E-mail af 5. april 2021 fra KK til GG
Voldgiftsretterne kan i den enkelte sag i samråd med parterne bestemme en anderledes fremgangsmåde end ovenstående, f.eks. en tematisk opdeling af bilag.
3.2.2. Bilagssamling eller ekstrakt i elektronisk form
Der vil blive udarbejdet en nærmere vejledning for krav til bilagssamling og ekstrakt, der dog i praksis i vidt omfang følger domstolenes vejledninger. Overordnet set skal materiale enten foreligge i kronologisk form eller i tematisk/kronologisk form med en indholdsfortegnelse og bilagsnummer, ligesom det også bør indeholde processkrifterne i sagen. Overflødige bilag og overflødige sider i de enkelte bilag skal ikke medtages i bilagssamling/ekstrakt.
Selvom bilagssamling eller ekstrakt efter de gældende regler – både AB92 og AB18 mv. – skal fremsendes i fysisk form forud for hovedforhandlingen, skal den tillige uploades på VBA Portalen i mappen ”B. Bilag til processkrifter”. Det gælder også en evt. materialesamling.
3.3. Syn og skøn (mapperne D og E (endelige) samt G og H (udkast))
3.3.1. Generelt om skønstemaer og erklæringer
Udkast til skønstema og til reviderede skønstemaer skal uploades på portalen i mappen ”G. Udkast til skønstemaer”. Medfølgende bilag uploades i mappen ”H. Udkast til bilag til syn og skøn”, jf. afsnit 3.4. nedenfor.
Iforholdtil skønstemaets ogerklæringens udformning erderikkeblankettvang vedVoldgiftsnævnet. I langt de fleste sager anvendes en almindelig dokumentform med en overskuelig opstilling af spørgsmålene. Formatet i domstolenes ”blanket til brug for syn og skøn” afvises dog ikke.
Voldgiftsnævnet stiller visse krav til formen, idet et skønstema eller stadetema skal være i et separat dokument og ikke indgå i en e-mail eller et processkrift, hvilket tilsvarende gælder for supplerende spørgsmål.
Alle skønstemaer skal (ligesom processkrifter) skal afsluttes med en bilagsoversigt, dvs. en liste over de i processkriftet påberåbte bilag med nummerering/litrering og korte beskrivelser, svarende til navngivningen af bilagene/filerne.
I voldgiftssager skal bilag til syn og skøn indgå i sagen som bilag til syn og skøn og ikke som bilag til voldgiftssagen.
Der er også visse yderligere krav til indholdet, jf. nedenfor.
3.3.2. Opdeling i sagsfremstilling og spørgsmål
Et skønstema indledes normalt med en kort sagsfremstilling, dvs. en kort redegørelse som sætter skønsmanden ind i, hvad sagen handler om.
En sagsfremstilling må ikke indeholde utilbørligt ledende oplysninger om tekniske forhold, som han i spørgsmålene er anmodet om at bedømme, ligesom længere redegørelser om de mere juridiske tvistepunkter er unødvendige for skønsmanden Der henvises i øvrigt til Voldgiftsnævnets regler for syn og skøn og praksisnotat herom.
Hvis en part over for skønsmanden ønsker at kommentere et forløb beskrevet i modpartens sagsfremstilling mv., dvs. hvor der ikke er anledning til at stille egne spørgsmål, skal
denne part udarbejde en sagsfremstilling i et separat dokument og ikke i en e-mail. Tilsvarende gælder for omfattende sagsfremstillinger, hvor dette måtte blive tilladt, f.eks. i en voldgiftssag som alternativ til at få adgang til voldgiftssagens processkrifter.
3.3.3. Bemærkninger/indsigelser til modparts spørgsmål eller skønstema
Bemærkninger til modpartens skønstema, spørgsmål eller bilag skal indsendes til Voldgiftsnævnet i en e-mail eller mailbrev som sædvanligt, idet det anses for kommunikation mellem parterne og ikke et dokument, der varigt skal indgå i sagen, dvs. også selvom det er udformet som et brev i pdf-format.
Indlæg med bemærkninger skal med andre ord ikke uploades i portalen.
3.3.4. Skønsmandens adgang til mapper i portalen
Skønsmanden har som standard kun adgang til mapperne ”D. Endelige skønstemaer og erklæringer” , ”E. Endelige bilag til syn og skøn” samt ”F. Økonomi” .
Skønsmanden skal som udgangspunkt ikke se voldgiftssagens processkrifter og bilaghertil, og skønsmanden vil derfor ikke automatisk have adgang til mapperne ”A. Processkrifter” og ”B. Bilag til Processkrifter”.
Hvis parterne er enige herom, kan VBA dog give skønsmanden i en konkret sag adgang til disse mapper også. Det vil altid betyde, at skønsmanden i så fald får adgang til begge disse mapper. Hvis der i materialet i disse to mapper indgår oplysninger, som skønsmanden ikke må se, så kopieres relevante dokumenter i stedet over i mappe E eller F.
I B-sager, hvor Voldgiftsnævnet stiller skønsmænd i forslag i sager ved de civile domstole, har skønsmanden altid adgang til mappe A og B, da parterne ved sagens anlæg normalt placerer skønstemaet i mappe A.
Parternebedes udtrykkeligt gøreopmærksompå,hvis derer materiale,som skønsmanden ikke må se.
3.3.5. Praktik vedr. skønsforretningen
Skønsmanden kommunikerer direkte med sagens parter (cc. Voldgiftsnævnet) vedrørende aftaler om dato, tidspunkt for skønsforretning og lignende på e-mail og ikke på portalen Der kan også være kontakt mellem sagens parter og skønsmanden om behovet for yderligere dokumenter eller oplysninger, f.eks. efter et møde eller e-mailkorrespondance.
Hvis sådanne yderligere bilag skal fremlægges i sagen, skal disse uploades på VBA Portalen i mappen ”H. Udkast til bilag til syn og skøn”, hvorefter Voldgiftsnævnet vil sikre høring af sagens parter og overflytning til mappen ”E. Endelige bilag til syn og skøn”, som skønsmanden kan se. Materiale, som parterne på forhånd har aftalt kan tilgå skønsmanden, kan i særlige tilfælde uploades direkte i mappen ”E. Endelige bilag til syn og skøn”.
Hvis materiale måtte være uploadet i de mapper, som skønsmanden kan se, uden at der er enighed om det, eller der efterfølgende opstår uenighed om aftalen, svarer det til en situation, hvor en part sender materiale direkte til skønsmanden på en e-mail. Skønsmanden vil i så fald blive oplyst om, at det er en fejl, og at han skal se bort fra det, ligesom Voldgiftsnævnet flytter materialet til mapperne ”G. Udkast til skønstemaer”, henholdsvis ”H. Udkast til bilag til syn og skøn”, således at skønsmanden ikke længere har adgang til det.
3.4. Udkast til skønstemaer og udkast til bilag (mapperne G og H)
Skønstemaer og supplerende skønstemaer fra sagens parter skal uploades på VBA Portalen i mappen ”G. Udkast til skønstemaer”. Bilag, som følger med disse udkast til skønstemaer, skal uploades i mappen ”H. Udkast til bilag til syn og skøn”.
Når der er enighed om skønstema og bilag uploades/overføres disse til mapperne D og E, se afsnit 3.5.
Skønsmænd har ikke adgang til mapperne med udkast til skønstemaer og udkast til bilag og får derfor ingen automatiske notifikationer om upload i disse mapper. Hvis f.eks. bilag uploades til mappen ”E. Endelige bilag til syn og skøn”, har skønsmanden straks adgang til at se dem, hvilket ikke må ske, før der er enighed herom. Se om denne situation afsnit 3.3., sidste afsnit.
Alle skønstemaer skal indeholde en bilagsoversigt, dvs. en liste over de i skønstemaet påberåbte bilag med korte beskrivelser og svarende til navngivningen af bilagene, jf. det følgende afsnit Det bemærkes, at bilag til syn og skøn under en voldgiftssag skal indgå i mapperne om syn og skøn og ikke under processkrifter og bilag hertil.
3.4.1. Navngivning af udkast til skønstemaer og andre skrifter i skønssager
Voldgiftsnævnet stiller krav om, at skønstemaer navngives tydeligt og retvisende, herunder emne for temaet, da der ofte er flere skønstemaer i spil. Det er ligeledes vigtigt, at det fremgår af temaets navn, hvis det eksempelvis er en redigeret udgave, som måske indeholder trackchanges og derfor fortsat er og skal behandles som et udkast. Husk at alle udkast skal uploades til mappe ”G. Udkast til skønstemaer”.
Skønsrekvirenten betegner sit skønstema ”Skønstema – firmanavn - dato”, altså med partskendetegn i navnet
Hvis flere omfattende fagområder skal afklares ved syn og skøn, kan det være en fordel at tematisere spørgsmål i skønstemaer i overskrifter eller at udarbejde et særskilt skønstema for hvert enkelt område, således at emnet fremgår i skønstemaets titel. Eksempelvis ”Skønstema - Tagentreprise - firmanavn - dato” , ”Skønstema – VVS og ventilation - firmanavn - dato” etc. Parterne bedes herefter bruge samme systematik for eventuelle supplerende skønstemaer.
Skønsindstævnte bør kalde sit supplerende tema ”Supplerende skønstema 1 – firmanavn - dato”, dvs. med partskendetegn og dato, eventuelt med tilføjelse af kendeord, hvis der sker fagspecifik opdeling i flere skønstemaer, jf. ovenfor.
Såfremt der er behov for fremsendelse af yderligere supplerende skønstemaer, bør disse betegnes ”Supplerende skønstema 2” , ”Supplerende skønstema 3” osv. - uanset hvilken part, som er afsender.
Formålet ved navngivningen, herunder de fortløbende numre, er at sikre et bedre overblik i sager med mange skønstemaer.
Er der flere parter, f.eks. flere skønsindstævnte, bør parterne i parentes indsætte et partskendetegn, f.eks. initialer på partsrepræsentant eller kort partsnavn, f.eks. ”Supplerende skønstema 2 - firmanavn - dato” .
Hvis der foretages revision af et allerede indsendt supplerende skønstema, bør det navngives med det oprindelige nummer samt angivelse af revisionsnummer i parentes. F.eks. ”Supplerende skønstema 1 (rev. 1 – firmanavn - dato xx/xx/xx)”
3.4.2. Navngivning af udkast til bilag til syn og skøn
Navngivningskal følgenavngivningafskønstema. Værsærlig opmærksom påinformativ navngivning af bilag, hvis der skal skelnes mellem bilag, som hører til forskellige syn og skøn i samme sag. Hvis muligt kan flere bilag til samme tema med fordel samles og uploades som zip-fil
Hvis Voldgiftsnævnets regler og retningslinjer ikke bliver fulgt, kan Voldgiftsnævnet anmode en part om at uploade materialet på ny i overensstemmelse med disse retningslinjer. Såfremt dette ikke sker, afgøres betydningen heraf afhængig af sagstype og sagens karakter. Voldgiftsnævnet kan enten fjerne sådanne filer, som ikke følger retningslinjerne, eller flytte dem til mappen ”I. Kasseret materiale”. Se også afsnit 2.5.
3.5. Endelige skønstemaer og erklæringer/erklæringsbilag (mappe D)
Når der er enighed om skønstemaer og bilag, og Voldgiftsnævnet har godkendt disse, overflyttes skønstemaer til mappen ”D. Endelige skønstemaer og erklæringer” (se tilsvarende om bilag i næste afsnit), som skønsmanden har adgang til.
Som udgangspunkt er det Voldgiftsnævnet, der flytter materialet til denne mappe, men Voldgiftsnævnet kan bestemme, at parterne selv uploader de endelige skønstemaer og/eller bilag til mapperne på VBA Portalen, f.eks. hvis dokumentets navngivning skal ændres eller ved meget komplekst materiale.
3.6. Endelige bilag til syn og skøn (mappe E)
Når der er enighed om skønstema og bilag, og Voldgiftsnævnet har godkendt disse, overflytter Voldgiftsnævnet bilag til mappen ”E. Endelige bilag til syn og skøn”. Skønsmanden har adgang til denne mappe, men ikke til mappen med udkast.
Voldgiftsnævnetkanbestemme,atparterneselvskaluploadedeendeligebilagtilmappen på VBA Portalen, f.eks. hvis dokumentets navngivning skal ændres eller ved meget omfattende eller komplekst materiale.
Parterne og skønsmanden skal være opmærksom på, om der måtte være bilag i mappen ud over de bilag, som er omtalt i skønstema og supplerende skønstemaer.
3.7. Skønserklæringer og erklæringsbilag (også mappe D)
Skønserklæringer og tillægserklæringer, der afgives af skønsmanden, uploades enten direkte af skønsmanden i VBA Portalen i mappen ”D. Endelige skønstemaer og erklæringer” eller indsendes af skønsmanden til Voldgiftsnævnet. Sidstnævnte vil navnlig forekomme, hvis der er spørgsmål, som skal afklares, inden Voldgiftsnævnet derefter uploader materialet. Skønsmanden uploader selv eventuelle erklæringsbilag i mappen ”D. Endelige skønstemaer og erklæringer” enten samtidig med upload af erklæringen, eller når nævnet har uploadet skønserklæringen på portalen. Ved få bilag kan disse indsendes til VBA sammen med erklæringen. Voldgiftsnævnet kan fravige udgangspunktet ved aftale med skønsmanden.
Partsrepræsentanterne modtager automatisk besked og kan herefter tilgå VBA Portalen og læse erklæringen, men Voldgiftsnævnet vil under alle omstændigheder sende e-mail med besked herom, når der er uploadet en erklæring på VBA Portalen.
Skønsmanden skal, ligesom parterne, navngive dokumenterne med retvisende titler; ikke mindst hvis der er tale om flere erklæringer, herunder ved flere supplerende skønstemaer.
Skønsmanden uploader selv referat af skønsforretningen i mappe D. Herudover foregår det meste af skønsmandens kommunikation til parterne på e-mail som vanligt.
3.8. Protokoller og kendelser (mappe C)
Når en voldgiftssag har været hovedforhandlet i Voldgiftsnævnet, udfærdiges en protokol og/eller kendelse i sagen. Protokol og kendelse uploades på VBA Portalen i mappen ”C. Protokoller og kendelser” Sagens parter og øvrige aktører vil foruden notifikation fra portalen modtage en e-mail direkte fra VBA med meddelelse om, at kendelsen er afsagt, og at den forefindes på VBA Portalen.
Også nogle af de løbende procesafgørelser lægges i denne mappe. Det gælder f.eks. afgørelser om syn og skøn, om spørgsmål må stilles, om bilag må fremlægges, eller om skønsmanden findes inhabil, dvs. uanset om afgørelsen træffes i brevform (A-sager) eller i protokolform (C-sager). Skønsmanden har aldrig adgang til mappe C, men modtager afgørelsen ved at denne uploades i mappe D. Mindre/procesledende afgørelser udsendes i e-mails og uploades ikke på VBA Portalen, f.eks. om en frist kan forlænges eller ikke.
Nårderafsiges kendelse, vil parternefortsat blivespurgt,om kendelsenmåoffentliggøres i anonymiseret form, herunder i ”Kendelser om Fast Ejendom” (KFE), ”Tidsskrift for Bolig- og Byggeret” (TBB) og i ”Pandektes” Kendelser i sager med faglige enedommere offentliggøres ikke. Parterne kan også blive spurgt vedrørende visse opmandsafgørelser m.v. og større procesledende afgørelser.
3.9. Økonomi (mappe F)
Alle som er tilknyttet sagen, herunder skønsmænd, har adgang til denne mappe.
Skønsmanden skal uploade sine estimater i mappen ”F. Økonomi”, mens faktura som følge af nævnets digitale økonomisystem skal sendes til faktura@voldgift.dk, hvorefter nævnet selv sørger for, at fakturaen lægges i portalen. Det skal således være let for parterne at fremfinde både estimat og faktura.
I praksis vil estimatet ofte være sendt på en e-mail, hvorfor skønsmanden efterfølgende vil skulle OCR-scanne denne og uploade i portalen Også skønsmandens evt. underbilag med specifikation af tidsforbrug mv. lægges i denne mappe.
Såfremt Voldgiftsnævnet i den enkelte sag har udarbejdet overbliksark med sagens samlede og løbende økonomiske bevægelser vedr. syn og skøn vil dette også være tilgængeligt i denne mappe.
På sigt vil Voldgiftsnævnet uploades sagens afregninger og evt. rykkere i mappe F. På den måde skabes et samlet overblik over dokumenter vedr. økonomi i mappe F.
3.10.Kasseret materiale (mappe I)
Mappen ”Kasseret materiale” er til brug for de dokumenter, der udgår af sagen, således at der også er gennemsigtighed herom. Det kan f.eks. skyldes, at et bilags fremlæggelse afvises enten over for en skønsmand eller for voldgiftsretten. Det kan også vise sig, at et processkrift ved en fejl er uploadet i en forkert udgave, f.eks. med track changes eller i en tidligere udgave.
Parterne kan ikke selv slette dokumenter på portalen. Det er derfor Voldgiftsnævnet, der efter anmodning eller afgørelse flytter evt. udgåede dokumenter til mappen ”Kasseret materiale”. Efter behov flyttes tidligere udgaver af skønstemaer mv. til mappen ”Kasseret materiale”.
Parterne uploader ikke selv materiale til denne mappe og kan ikke flytte filer hertil. Det er kun Voldgiftsnævnet, som kan flytte filer mellem mapperne.
Skønsmænd har ikke adgang til denne mappe
4. Udpegning af skønsmand til civil retssag mv. (B-sager)
Anmodning til Voldgiftsnævnet om at stille en skønsmand i forslag til brug for en civil retssag sker efter retsplejelovens kapitel 19 Voldgiftsnævnet kan også i andre sammenhænge anmodes om at stille en skønsmand eller f.eks. en mediator i forslag. Der er ikke et særligt regelsæt i nævnet for disse sager, men opgaven fremgår af Voldgiftsnævnets statut. Der henvises endvidere til beskrivelsen på Voldgiftsnævnets hjemmeside her.
Der er løbende arbejdet på at gøre oprettelsesprocessen – som adskiller sig fra andre sager – lettere. Se den praktiske vejledning vedr. sagsoprettelse på hjemmesiden.
Rekvirenten opretter sagen i portalen, og der kræves altid som del af sagsoprettelsen upload af ét dokument. Det dokument, som uploades ved sagsoprettelse, placerer sig automatisk i mappen ”A. Processkrifter”, da funktionerne ved sagsoprettelse er ens for alle sagstyper.
Parterne uploader som oftest selve skønstemaet som det første dokument. Evt. bilag kan herefter uploades i mappe B. Bilag til processkrifter”. Parterne kan dog også anvende mapperne ”D. Endelige skønstemaer og erklæringer” og ”E. Endelige bilag til syn og skøn”.
Materialet forudsættes således at være endeligt, dvs. godkendt af parterne, inden nævnet anmodes om at påbegynde arbejdet, hvorfor det forudsættes, at skønsmanden må se det. Der er alene behov for centrale bilag, der giver en forståelse af spørgsmålene og dermed har relevans for Voldgiftsnævnets i forhold til skønsmandens profil og kvalifikationer.
Der er som altovervejende udgangspunkt ikke behov for, at nævnet modtager alle bilag og retssagens processkrifter. Hvis der måtte vise sig et behov, vil Voldgiftsnævnet rekvirere de yderligere oplysninger.
Når skønsmanden knyttes til sagen, får han adgang til disse mapper, men i disse sager er udgangspunktet, at relevant materiale ligger i ”Min Retssag”, altså ved den civilret, hvor sagen verserer.
Hvis skønsmanden undtagelsesvist ikke må se skønstemaet (endnu), skal det tydeligt angives, f.eks. i det dokument som uploades ved sagsoprettelsen, og materialet uploades da i mappen ”G. Udkast til skønstemaer” og ”H. Udkast til bilag til syn ogskøn”, som skønsmanden ikke har adgang til at se.
Nævnets opkrævning af gebyr og forslag til skønsmand sendes til parterne ved e-mail eller mailbrev Det forventes, at en kommende version af portalen vil indeholde et betalingsmodul, således at gebyrbetalingen sker samtidig med sagens anlæg, hvilket vil fremme sagens behandling.
Når nævnet har stillet en skønsmand i forslag, foretager nævnet sig ikke videre. Herefter er der skabt en kontakt mellem advokat og skønsmand, således at sagens bilag sendes direktefrasagens partertil skønsmanden,ellerdenneopnåradganghertil via domstolenes portal ”Min Retssag”. Sagsbehandlingen foregår derefter via den pågældende ret og efter retsplejelovens regler. Skønsmanden skal således heller ikke uploade skønserklæringen på VBA Portalen.
Sagen lukkes af nævnet, når skønsmand er stillet i forslag. Hvis skønsmanden ønsker at læse materiale på sagen, for eksempel i forbindelse med afgivelse af estimat, kan sagen og materiale indsendt til VBA fortsat tilgås i VBA Portalen, men nu under fanebladet ”Afsluttede” sager.
5. Arkivering og persondata
Der foreligger ikke en juridisk forpligtelse for Voldgiftsnævnet til at opbevare afsluttede sager i en bestemt årrække eller at slette sagerne efter en bestemt årrække. Hvis oplysninger opbevares, skal det dog naturligvis være velbegrundet og følge gældende GDPR-regler
Voldgiftsnævnet er ikke forpligtet af de regler, der gælder for statens institutioner vedr. arkivering, da nævnet er en privat institution, men sagerne opbevares, jf. nedenfor, i en længere periode, Voldgiftsnævnet opbevarer alle afsagte kendelser uden tidsbegrænsning af hensyn til at sikre viden om praksis og den historiske udvikling.
5.1. Opbevaring i Voldgiftsnævnets sagsbehandlingssystem
Sagernes opbevaringsperiode afhænger af sagstypen. Voldgiftsnævnet opbevarer sager om syn og skøn (A-sager) og voldgiftssager (C- eller R-sager) i 20 år efter sagens afslutning. Sager om sagkyndig beslutning (G-sager), hurtig afgørelse (O-sager), sager om mediation eller mægling (P- og Q-sager) og uformel bedømmelse (H-sager) opbevares i 10 år. Sager hvor Voldgiftsnævnet stiller en skønsmand i forslag (B-sager), opbevares i 5 år.
Der er ved fastlæggelse af opbevaringsperioden bl.a. lagt vægt på, at den findes nødvendig for at sikre en høj kvalitet i sagsbehandlingen og for kunne fremfinde tidligere sager og praksis, herunder for at undgå inhabilitet og interessekonflikt i øvrige sager.
Voldgiftsnævnet opbevarer alene sagerne i elektronisk form i nævnets eget system. Sagens bilag og korrespondance i sagen kan ikke forventes opbevaret. Evt. fysisk materiale makuleres i umiddelbar forlængelse af sagernes afslutning.
5.2. Ophør af adgang til sagen i VBA Portalen
I sager, hvor materiale har været tilgængeligt på ”VBA Portalen” under sagens behandling, vil alle parter og aktører i sagen kunne tilgå materialet også efter sagens afslutning pt. i samme periode som er omtalt i afsnit 5.1.
Herefter vil de pågældende – som registrerede brugere på portalen – dog alene kunne se sagen registreret på listen over ”Mine sager” under fanebladet ”Afsluttede” på portalen.
For yderligere oplysninger om, hvilke informationer nævnet registrerer og opbevarer, henvises til Voldgiftsnævnets hjemmeside om databeskyttelse.
