AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
percentage
2021
Jaarverslag Auditcomité van de lokale besturen Auditcomité van de Vlaamse administratie
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
INHOUD INHOUD
2
INLEIDING
3
OVER AUDIT VLAANDEREN
5
Quality Assurance Review bij Audit Vlaanderen
AUDIT VLAANDEREN EN DE LOKALE BESTUREN Auditopdrachten in 2021 Forensische audits ICT-veiligheidsaudits met cofinanciering De opvolging van de aanbevelingen Sensibilisering van het werkveld
AUDIT VLAANDEREN EN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Auditopdrachten in 2021 Forensische audits Beleidsgerichte rapporten Sensibilisering van het werkveld
5
7 7 8 9 9 11
18 18 19 21 22
SINGLE AUDIT
27
INTERNE WERKING
29
De medewerkers van Audit Vlaanderen Inzet van mensen Inzet van financiële middelen
HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN De taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen De vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen
HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE De taken en de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie De vergaderingen van het auditcomité van de Vlaamse administratie
Deze publicatie bevat actieve links waarop u kunt klikken. Met behulp van deze aanklikbare hyperlinks verwijzen we u graag door naar achterliggende informatie op onze website. U herkent ze dankzij de grijze onderlijning.
29 29 31
33 33 36
39 39 41
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
INLEIDING Beste lezer, Net als 2020 was ook 2021 een jaar waarin het coronavirus een hoofdrol opeiste. Het ‘rijk der vrijheid’ liet nog even op zich wachten. Noodgedwongen waren er dus vooral virtuele ontmoetingen. Opnieuw toonden de geauditeerde organisaties de nodige flexibiliteit in vaak moeilijke omstandigheden. Daardoor blijven de resultaten van ons werk op peil. In 2021 voerden we in totaal 113 auditopdrachten uit: 72 bij de lokale besturen en 41 bij de Vlaamse administratie. De grote lijnen van ons werk vindt u in de rest van dit jaarverslag. Voor ons springen er evenwel twee zaken uit. Audit Vlaanderen voert zowel reguliere (gericht op de operationele werking) als forensische audits (gericht op mogelijke onregelmatigheden) uit. Forensische audits starten op basis van een melding of een klacht. We merken de afgelopen periode een sterke stijging in het aantal meldingen van onregelmatigheden. Dit betekent niet noodzakelijk dat er meer onregelmatigheden zijn. Het kan ook betekenen dat dit aspect van onze werking beter bekend is geworden. Het aantal meldingen begint echter op een kritiek punt te komen, waarbij de inzet van extra forensische auditcapaciteit ten koste gaat van reguliere audits. Dit zal de komende jaren een aandachtspunt zijn. Audit Vlaanderen wordt ook zelf periodiek doorgelicht. Een externe firma ging in 2021 na of ons agentschap doeltreffend en volgens de standaarden van het Institute of Internal Auditors werkt. Het resultaat van die doorlichting was heel positief. Uit het rapport kwamen ook een aantal suggesties naar voor, waar we als agentschap mee aan de slag gaan. Als conclusie werd aangegeven dat “Audit Vlaanderen hooggewaardeerd wordt door haar opdrachtgevers en stakeholders”. Als partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie geeft het ons vertrouwen om ons blijvend in te zetten voor de professionalisering van overheidsorganisaties.
Jean-Pierre Garitte, Voorzitter van de auditcomités van de lokale besturen en de Vlaamse administratie
Mark Vandersmissen, Administrateur-generaal
3
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Jean-Pierre Garitte, Voorzitter van de auditcomités van de lokale besturen en de Vlaamse administratie Mark Vandersmissen, Administrateur-generaal Mark Vandersmissen, Administrateur-generaal van Audit Vlaanderen
01 Over Audit Vlaanderen
4
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
OVER AUDIT VLAANDEREN Audit Vlaanderen voert al acht jaar audits uit bij lokale besturen en al twintig jaar bij de Vlaamse administratie. Hier vindt u meer informatie over: •
Het werkterrein van Audit Vlaanderen,
•
Het auditcharter met de belangrijkste elementen van de auditwerkzaamheden,
•
De soorten audits die Audit Vlaanderen uitvoert,
•
De aansturing door het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
QUALITY ASSURANCE REVIEW BIJ AUDIT VLAANDEREN De auditopdrachten van Audit Vlaanderen worden uitgevoerd volgens de internationale standaarden van het Institute of Internal Auditors (IIA). Elke vijf jaar evalueert een externe instantie of Audit Vlaanderen deze standaarden naleeft. In 2021 voerde FSV Risk Advisory een dergelijke doorlichting uit. Het resultaat van deze doorlichting is dat Audit Vlaanderen voldoet aan de door het IIA vooropgestelde standaarden. De globale conclusie luidt:
“
“
Audit Vlaanderen is gericht op het geven van inzicht en, gedreven door de volwassenheidsfase van de organisatie, op het geven van advies en waarde toevoegende aanbevelingen. Binnen Audit Vlaanderen werken gedreven audit professionals. De auditoren zijn gestructureerd en nauwgezet in de uitvoering van hun werkzaamheden. Audit Vlaanderen wordt hooggewaardeerd door haar opdrachtgevers en stakeholders.
In het rapport werden ook vijf aanbevelingen geformuleerd. Audit Vlaanderen tracht deze op korte termijn te realiseren.
Lees het volledige rapport van de doorlichting.
5
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
02 Audit Vlaanderen en de lokale besturen
6
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
AUDIT VLAANDEREN EN DE LOKALE BESTUREN AUDITOPDRACHTEN IN 2021 Audits bij de lokale besturen
Afgerond in 2021
Forensische audits
7
Interbestuurlijke audit Bedrijfsruimten
2
Organisatie-audits
6
Thema-audit Financiële processen m.b.t. aankopen
9
Thema-audit Financiële processen m.b.t. personeelskosten1
2
Thema-audit Fusiebesturen
1
Thema-audit Geldmiddelen
1
Thema-audit Informatiebeveiliging 2020
2
Thema-audit Monitoring Meerjarenplan
15
Thema-audit Omgevingsvergunningen
15
Thema-audit Standgelden
5
Thema-audit Werken in eigen beheer bij de technische dienst
7
Totaal
72
Tabel 1: aantal uitgevoerde auditopdrachten bij de lokale besturen in 2021
1
Het auditcomité besliste om deze audit gelijktijdig op te starten met de Thema-audit Financiële processen m.b.t. aankopen. Na de pilootaudits is beslist om in te zetten op deze laatste reeks audits en de thema-audit Financiële processen m.b.t. personeelskosten stop te zetten.
Evolutie van het aantal uitgevoerde auditopdrachten Jaartal 2017 2018 2019 2020 2021
Aantal uitgevoerde auditopdrachten bij lokale besturen 77 82 74 82 72
7
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Klantentevredenheid In 2021 vulden 176 medewerkers van 62 lokale besturen na een audit de klantenbevraging van Audit Vlaanderen in. Op het criterium “Audit Vlaanderen geeft algemeen genomen een goede indruk” werd gemiddeld de score 4,07 op 5 behaald. Bekijk de resultaten van de klantenbevragingen bij lokale besturen in 2021.
FORENSISCHE AUDITS Wat zijn forensische audits? Een forensische audit is het geheel van auditactiviteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens, met het oog op waarheidsvinding en/of bewijsvoering. Een forensische audit moet uitgevoerd worden binnen een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude).
Forensische audits lokale besturen Wanneer er ernstige indicaties van mogelijke onregelmatigheden zijn, kan Audit Vlaanderen een forensische audit uitvoeren. Dit kan als gevolg van een melding of op eigen initiatief. Wanneer een forensische audit (vermoedens van) strafrechtelijke inbreuken aan het licht brengt, wordt ook een exemplaar van het betrokken auditrapport bezorgd aan de Centrale Dienst voor de Bestrijding van de Corruptie (CDBC) of het parket. Het aantal meldingen is de voorbije jaren sterk gestegen. Audit Vlaanderen ontving in 2014 (opstart van de audits in lokale besturen) 15 meldingen. In 2021 registreerde Audit Vlaanderen 86 meldingen met betrekking tot lokale besturen. Dit zorgt voor Audit Vlaanderen voor een enorme stijging van de werkdruk op forensisch vlak. Lees meer over forensische audits bij lokale besturen in 2021.
Figuur 1: evolutie van het aantal forensische meldingen m.b.t. lokale besturen
8
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
ICT-VEILIGHEIDSAUDITS MET COFINANCIERING Digitaal werken en digitaal communiceren met elkaar en met de burger is ook bij de lokale besturen een gangbare praktijk. Robuuste en veilige ICT-systemen moeten maximaal de informatieveiligheid, inclusief de cybersecurity en bedrijfscontinuïteit waarborgen. De themaaudits informatiebeveiliging van Audit Vlaanderen in 2017-2018 en 2020 toonden aan dat dit voor de meeste besturen een hele uitdaging is. Sinds de coronacrisis is de bescherming van gegevens nog relevanter geworden. De Vlaamse Regering besliste daarom in 2020 om lokale besturen ondersteuning te bieden om de informatiebeveiliging te verbeteren. Zo kunnen lokale besturen onder meer gebruik maken van cofinanciering voor de inzet van professionele auditfirma’s om hun ICT-systemen te testen. In 2021 maakten nog eens 44 lokale besturen gebruik van dit aanbod, waardoor in totaal 128 lokale besturen in 2020-2021 gespecialiseerde professionals inzetten voor de uitvoering van een ICT-veiligheidsaudit met cofinanciering. De ICT-veiligheidsaudits stelden de lokale besturen in staat om de meest prioritaire risico’s rond cyberveiligheid te identificeren én aan te pakken.
“
“
De eerste resultaten van de ICT-veiligheidsaudits bevestigen dat de lokale besturen nog tal van kwetsbaarheden hebben in hun ICT-systemen.
Bij een aantal besturen werd kort na de testen een hertest uitgevoerd. Hieruit bleek dat die lokale besturen met een minimum aan inzet op korte tijd het aantal kwetsbaarheden in de ICTsystemen significant konden reduceren.
Het aanbod voor cofinanciering blijft in 2022 beschikbaar om lokale besturen te ondersteunen bij het verbeteren van de informatieveiligheid. Lees meer over dit aanbod van ICT-veiligheidsaudits met cofinanciering.
DE OPVOLGING VAN DE AANBEVELINGEN In 2021 volgde Audit Vlaanderen 156 aanbevelingen op bij 38 lokale besturen. Deze opvolging vond plaats op twee manieren, namelijk tijdens: • •
de jaarlijkse opvolgingsronde; de lopende audits. Sinds 2021 worden de aanbevelingen opgevolgd die tijdens eerdere audits van Audit Vlaanderen in de laatste vijf jaar werden geformuleerd. Dit gebeurt zowel bij reguliere audits als bij forensische audits.
Audit Vlaanderen volgt in principe enkel aanbevelingen op waarvan de initieel door het lokaal bestuur zelf opgegeven streefdatum voor de volledige realisatie ervan gepasseerd is.
9
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
84%
van de opgevolgde aanbevelingen werd door de lokale besturen actief opgenomen. Hierbij werd de aanbeveling ofwel volledig gerealiseerd (39% van de opgevolgde aanbevelingen), ofwel bleken de nodige acties ondernomen te worden om tot een volledige realisatie van de aanbeveling te komen (waarbij vaak al een deel van de aanbeveling was ingevuld).
2020
2021
Gerealiseerd
93
61
Lopend
94
70
Ontwerp
21
8
Niets uitgevoerd
12
7
Risico acceptatie
2
2
Niet meer van toepassing
2
8
Totaal
224
156
Realisatiegraad
41%
39%
Actief aan gewerkt
83%
84%
Niet opgenomen
7%
6%
Aantal lokale besturen
70
38
Tabel 2: vergelijking van de opvolging van aanbevelingen in 2021 t.o.v. 2020
Lokale besturen zijn zelf verantwoordelijk voor hun organisatiebeheersing. Zo ook wanneer uit aanbevelingen of andere signalen blijkt dat de beheersing van sommige risico’s voor verbetering vatbaar is. Voor meer inzicht in de organisatiebeheersing en in de verbeteracties bij specifieke lokale besturen verwijzen we naar de decretaal verplichte jaarlijkse rapportering organisatiebeheersing van elk lokaal bestuur.
10
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
SENSIBILISERING VAN HET WERKVELD Audit Vlaanderen zet naast het uitvoeren van audits ook in op informeren over de meerwaarde van een degelijke organisatiebeheersing en het sensibiliseren van de lokale besturen.
Goede praktijken ter inspiratie Tijdens een audit treffen auditoren regelmatig werkmethoden aan die inspiratie kunnen bieden voor andere organisaties. Wanneer deze werkmethoden een interne procedure bij Audit Vlaanderen doorstaan en goedgekeurd worden, zijn het – na een finale aftoetsing met het lokaal bestuur – goede praktijken. Eind 2021 heeft Audit Vlaanderen in totaal 216 goede praktijken online staan.
Figuur 2: evolutie van het totaal aantal gepubliceerde goede praktijken (cumulatief)
Ontdek alle goede praktijken voor lokale besturen.
11
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Globale rapporten van de lokale besturen In 2021 werden vijf globale rapporten voor lokale besturen gepubliceerd. Daarnaast werd een eerste interbestuurlijk globaal rapport opgemaakt. Klik op de afbeeldingen om de globale rapporten te lezen. •
Globaal rapport over de tweede thema-audit Informatiebeveiliging In 2018 verscheen het eerste globaal rapport van de thema-audit Informatiebeveiliging die Audit Vlaanderen uitvoerde bij 28 lokale besturen. Dat initiatief toonde aan dat belangrijke informatiebeveiligingsrisico’s onvoldoende beheerst waren. Sindsdien nam niet enkel de digitalisering van de lokale besturen maar ook de problematiek van phishing en/of ransomware-aanvallen verder toe. Daardoor vergrootten ook de informatiebeveiligingsrisico’s. Om te evalueren of de lokale besturen inmiddels vooruitgang hebben geboekt, voerde Audit Vlaanderen in 2020 een tweede thema-audit informatiebeveiliging uit bij zes andere lokale besturen. De auditresultaten tonen aan dat de geauditeerde lokale besturen de risico’s rond informatiebeveiliging nog onvoldoende beheersen. De geauditeerde lokale besturen blijken wel aan de basisverplichtingen van de AVG te voldoen. Voor de bescherming van persoonsgegevens in de praktijk zijn al inspanningen geleverd, maar blijft verdere aandacht aangewezen.
•
Globaal rapport over de thema-audit Standgelden Naar aanleiding van een forensische audit in 2018-2019 onderzocht Audit Vlaanderen bij zeven lokale besturen hoe zij het proces van bepalen, innen en boekhoudkundige opvolging van standgelden organiseren. Bij geen enkel bestuur werden indicaties van fraude aangetroffen, maar er waren wel diverse knelpunten.
12
AUDIT VLAANDEREN
•
2021 JAARVERSLAG
Globaal rapport over de thema-audit Monitoring Meerjarenplan Audit Vlaanderen voerde tussen oktober 2020 en juni 2021 de thema-audit Monitoring Meerjarenplan uit bij 14 lokale besturen. De thema-audit evalueerde of lokale besturen: • Duidelijk opvolgbare doelstellingen/actieplannen/acties formuleren; • Een degelijke aanpak hanteren voor de opvolging van de voortgang van het meerjarenplan 2020-2025. Ook de randvoorwaarden bij deze opvolging (afspraken, instrumenten) werden geëvalueerd; • Degelijke rapporten hanteren die het management en het politieke niveau toelaten om de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 geïnformeerd bij te sturen. Ook hoe de organisatie rapporteert over de impact van COVID-19 op de realisatie van het meerjarenplan werd geëvalueerd. De belangrijkste vaststellingen van deze thema-audit in 14 lokale besturen tonen aan dat de geauditeerde organisaties stappen vooruit zetten m.b.t. de monitoring van hun meerjarenplan, maar dat er nog werk aan de winkel is.
•
Globaal rapport over de thema-audit Geldmiddelen In 2019 identificeerde Audit Vlaanderen samen met Vlofin, VVSG en het Agentschap Binnenlands Bestuur 19 financiële processen van lokale besturen. Uit een risicoanalyse op die financiële processen bleek dat het proces ‘geldmiddelen’ het meest aangewezen onderwerp was voor de eerste thema-audit specifiek omtrent financiële processen. De lokale besturen beheersen de risico’s bij het beheer van hun geldmiddelen veelal relatief goed, maar hebben daarbij vooral aandacht voor de grote materialiteiten. Vaak zijn ze voor het beheer en opvolging afhankelijk van één of enkele personen.
13
AUDIT VLAANDEREN
•
2021 JAARVERSLAG
Globaal rapport over de thema-audit Omgevingsvergunningen Tussen juli 2020 en september 2021 voerde Audit Vlaanderen de thema-audit Omgevingsvergunningen uit bij 15 lokale besturen. De geauditeerde lokale besturen organiseren het proces in functie van de wettelijke termijnen zoals opgenomen in het ‘omgevingsvergunningendecreet’. Hierdoor slagen de onderzochte besturen er voldoende in om deze termijnen te halen. Ze zetten verder sterk in op voorafgaand overleg en digitalisering van het proces. Verschillende zaken belemmeren evenwel een efficiënte, integere en kwaliteitsvolle aanpak en verloop van het omgevingsvergunningenproces: • een onvoldoende gebruik van ondersteunende instrumenten; • het beperkt delen en hergebruiken van nuttige informatie; • onvoldoende kwaliteitscontroles; • het ontbreken van een gestructureerde aanpak om kennis en expertise te verhogen; • onvoldoende afspraken om de onafhankelijke positie van de Gemeentelijke Omgevingsambtenaar te verhogen; • onvoldoende monitoring; • de nood aan optimalisaties inzake digitalisering. Voor een aantal van deze verbeterpunten is het aangewezen om een aanpak over de bestuursniveaus heen uit te werken.
•
Globaal rapport over de interbestuurlijke audit Leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten Lees de toelichting in hoofdstuk 3 over ‘Audit Vlaanderen en de Vlaamse administratie’.
14
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Enkele andere kerncijfers van 2021 Website Audit Vlaanderen: 19.712 bezoekers (+ 4,77 % ten opzichte van 2020)
Workshops, webinars, toelichtingen en studiedagen: •
Toelichting voor studenten Bestuurskunde & Publiek Management van de UGent op 9 maart 2021
•
Toelichting over het globaal rapport thema-audit Standgelden aan de VVSG-werkgroep Centrumsteden-Financiën – digitale Teams-presentatie op 16 maart 2021
•
Webinar voor Welzijnsverenigingen rond organisatiebeheersing, organiek kader & bestuurlijke positionering op 30 maart 2021
•
Webinar “Rapportering over organisatiebeheersing” op 6 mei 2021
•
Webinar “Opvolgingsrapportering van het meerjarenplan” voor medewerkers van lokale besturen op 22 juni 2021
•
Webinar “Opvolgingsrapportering van het meerjarenplan” voor mandatarissen van lokale besturen op 23 juni 2021
•
Webinar “Hoe optimaliseer je het beheer van geldmiddelen bij je lokaal bestuur” op 20 september 2021
•
Toelichting op de Cyber & Information Security Dag op 10 november 2021
•
Webinar “De aanpak van subsidies door lokale besturen” (samen met VVSG en het Agentschap Binnenlands Bestuur) op 25 november 2021
•
Toelichting aan College van Gouverneurs op 6 december 2021
•
Diverse toelichtingen aan gemeente- en OCMW-raden.
Nieuwsbrieven en mailings: •
In totaal zijn er 1684 inschrijvingen op de nieuwsbrieven en mailings over lokale besturen (+ 5,98 % ten opzichte van 2020).
•
In 2021 werden drie nieuwsbrieven voor lokale besturen verstuurd.
15
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Audit Vlaanderen in vaktijdschriften: •
Lokaal, het magazine van de Vereniging voor Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG), publiceerde in november 2021 een artikel waarin de vaststellingen van de audit over gemeentelijke subsidies, premies en toelagen werden weergegeven naar aanleiding van recente misbruiken met subsidies. Het artikel verwijst naar een casus van de stad Aalst die illustreert hoe subsidies doelgericht kunnen ingezet worden.
16
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
03
Audit Vlaanderen en D de Vlaamse administratie
17
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
AUDIT VLAANDEREN EN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE AUDITOPDRACHTEN IN 2021 Audits bij de Vlaamse administratie
Afgerond in 2021
Evaluatie maturiteit risicomanagement
6
Audit-op-audit
1
Forensische audits
6
Interbestuurlijke audit Bedrijfsruimten
2
Interbestuurlijke audit Kustwacht
1
ISAE 3402
4
Procesaudits
15
Thema-audit IT-beveiliging
6
Totaal
41
(uitgevoerd in samenwerking met de Federale Interne Audit)
Tabel 3: aantal uitgevoerde auditopdrachten bij de Vlaamse administratie in 2021
Evolutie van het aantal uitgevoerde auditopdrachten Jaartal 2017 2018 2019 2020 2021
Aantal uitgevoerde auditopdrachten bij de Vlaamse administratie 43 54 37 24 41
18
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Klantentevredenheid De resultaten van de uitgevoerde klantentevredenheidsonderzoeken waren positief. Op het criterium “Audit Vlaanderen geeft algemeen genomen een goede indruk” werd gemiddeld de score 4,20 op 5 behaald. Let wel: voor sommige audits werd er om uiteenlopende redenen (bv. andere fases in het auditproces) geen bevraging verstuurd. Bekijk de resultaten van de klantenbevragingen bij de Vlaamse administratie in 2021.
Risicoanalyse en planning De auditmiddelen zijn beperkt en het maken van onderbouwde keuzes via risicoanalyse en planning is dan ook cruciaal. In 2021 startte Audit Vlaanderen een project op om de huidige risicoanalyse en planningsmethodiek te optimaliseren. Een verdere risicogebaseerde onderbouwing van de auditprioriteiten, een efficiëntere uitvoering van auditopdrachten en het verhogen van de afdekkingsgraad staan hierbij centraal.
FORENSISCHE AUDITS Wat zijn forensische audits? Een forensische audit is het geheel van auditactiviteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens, met het oog op waarheidsvinding en/of bewijsvoering. Een forensische audit moet uitgevoerd worden binnen een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude).
Forensische audits Vlaamse administratie Wanneer er ernstige indicaties van mogelijke onregelmatigheden zijn, kan Audit Vlaanderen een forensische audit uitvoeren. Dit kan als gevolg van een melding of op eigen initiatief. Wanneer een forensische audit (vermoedens van) strafrechtelijke inbreuken aan het licht brengt, wordt ook een exemplaar van het betrokken auditrapport bezorgd aan de Centrale Dienst voor de Bestrijding van de Corruptie (CDBC) of het parket. Ook het aantal meldingen met betrekking tot de Vlaamse administratie steeg de voorbije jaren. In de periode 2010-2019 waren er gemiddeld 19 meldingen per jaar over de Vlaamse administratie. In 2021 registreerde Audit Vlaanderen 33 meldingen met betrekking tot de Vlaamse administratie, tegenover 36 in 2020. Samen met de sterke stijging van het aantal meldingen met betrekking tot de lokale besturen, zorgt dit voor Audit Vlaanderen voor een enorme stijging van de werkdruk op forensisch vlak.
19
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Figuur 3: evolutie van het aantal forensische meldingen m.b.t. de Vlaamse administratie
Lees meer over forensische audits bij de Vlaamse administratie in 2021.
20
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
BELEIDSGERICHTE RAPPORTEN Audit Vlaanderen stelde eind 2021 voor 44 entiteiten (dat is 95% van het huidige werkterrein) een beleidsgericht rapport op. Het rapport schetst de resultaten van recent uitgevoerde auditopdrachten en de inspanningen die een entiteit leverde op het vlak van risicomanagement en de realisatie van de geformuleerde aanbevelingen. Het beleidsgericht rapport wordt overgemaakt aan de leidend ambtenaar en de bevoegde minister(s). De beleidsgerichte rapporten beogen de versterking van het politieke draagvlak en een verhoging van de betrokkenheid van de leidend ambtenaren voor de verdere uitbouw van de organisatiebeheersing en het risicomanagement. De resultaten uit deze rapporten geven de betrokken ministers input voor de evaluatie van de topambtenaren.
Maturiteit risicomanagement Audit Vlaanderen actualiseerde in het kader van de beleidsgerichte rapportering bij 44 entiteiten de maturiteitsinschatting van het risicomanagement. Onderstaande tabel schetst de evolutie bij deze entiteiten en geeft het gewogen gemiddelde voor enerzijds het proces van ‘risico-identificatie en -evaluatie’ en anderzijds het proces van ‘risicobeheer’ bij deze 44 entiteiten. 2018
2019
2020
2021
(37 entiteiten)
(45 entiteiten)
(44 entiteiten)
(44 entiteiten)
Risico-identificatie en –evaluatie
Gewogen gemiddelde maturiteitsinschatting
2,5
2,6
2,7
2,8
Risicobeheer
Gewogen gemiddelde maturiteitsinschatting
2,2
2,3
2,5
2,5
Tabel 4: evolutie van de maturiteitsinschatting rond het risicomanagement in 2018, 2019, 2020 en 2021; schaal van 0 tot 5
“
“
De auditresultaten tonen aan dat de verschillende departementen en agentschappen van de Vlaamse administratie vooruitgang boeken bij de uitbouw van hun organisatiebeheersing en risicomanagement.
Een gestructureerde aanzet is aanwezig, maar er is nog te weinig sprake van een matuur risicomanagement. Verschillende organisaties, maar ook de Vlaamse administratie als geheel, hebben vandaag nog onvoldoende zicht op hun belangrijkste externe en interne strategische en operationele risico’s. Belangrijke inspanningen zijn nodig zowel op het vlak van de opbouw van kennis en expertise als op het vlak van het versterken van een risicomanagementcultuur en het verhogen van het risicobewustzijn. 21
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Opvolging aanbevelingen Eind 2021 volgde Audit Vlaanderen de aanbevelingen op die geformuleerd werden in de laatste vijf jaar en waarvan de realisatiedatum voorzien was vóór 30 september 2021. De rapportering aan de betrokken entiteiten over de resultaten gebeurt via de beleidsgerichte rapporten. De realisatiegraad van de opgevolgde aanbevelingen bedraagt eind 2021 77%. Dit is min of meer dezelfde realisatiegraad als in 2020 (78%). Deze resultaten wijzen erop dat de entiteiten binnen de Vlaamse administratie aan de slag gaan met de geformuleerde aanbevelingen.
SENSIBILISERING VAN HET WERKVELD De globale rapporten van thema-audits, waarbij eenzelfde proces wordt beoordeeld bij meerdere entiteiten van de Vlaamse administratie, hebben een belangrijk sensibiliserend effect binnen het werkterrein. In 2021 werd een globaal rapport van de thema-audit IT-beveiliging opgemaakt en gepubliceerd. Klik op de afbeeldingen om de globale rapporten te lezen. Naast het uitvoeren van auditopdrachten sensibiliseert Audit Vlaanderen het werkterrein ook sterk op het vlak van de verdere uitbouw van risicomanagement, organisatiebeheersing en deugdelijk bestuur. •
Globaal rapport over de thema-audit IT-beveiliging In 2021 evalueerde Audit Vlaanderen de IT-beveiliging bij verschillende types van entiteiten. Daarbij kwamen zowel entiteiten aan bod die gebruik maken van reguliere ICT-systemen, als entiteiten die voor specifieke kernprocessen beroep doen op industriële controlesystemen (ICS). Audit Vlaanderen ging ook de IT-beveiliging op het niveau van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening (GID) na. Vele entiteiten doen voor de uitvoering van hun kernprocessen en hun ICT-ondersteuning immers in mindere of meerdere mate beroep op het aanbod van deze gemeenschappelijke ICT-dienstverlening. Uit deze thema-audit blijkt dat de Vlaamse overheid zich bewust is van het belang van ITbeveiliging, maar dat ze die beveiliging onvoldoende gestructureerd, consistent en kwalitatief aanpakt. Daardoor: • heeft de Vlaamse overheid onvoldoende zicht op de risico’s die ze met betrekking tot IT-beveiliging en ITcontinuïteit loopt; • worden keuzes gemaakt die afwijken van de vooropgestelde minimale maatregelen zonder dat transparant is waarom; • is de Vlaamse overheid nauwelijks voorbereid om snel en adequaat te kunnen reageren bij grootschalige ITveiligheidsincidenten.
22
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
De Vlaamse overheid nam niettemin al goede initiatieven en kan op relatief korte termijn significante stappen vooruit zetten. • Zo is bij de geauditeerde kernprocessen meermaals vastgesteld dat de technologie waarin de Vlaamse overheid investeert het potentieel bezit om een betere IT-beveiliging te garanderen. • De ingezette leveranciers van ICT-diensten zijn veelal ook in staat beter beveiligde diensten te leveren wanneer dat uitdrukkelijk wordt gevraagd. • Bovendien kan de nieuwe strategie voor informatieveiligheid potentieel de basis vormen voor een sterke vooruitgang op het vlak van IT-beveiliging bij de Vlaamse overheid. De volledige realisatie van de strategie voor informatieveiligheid vereist wel een volgehouden inspanning op langere termijn. •
Globaal rapport over de interbestuurlijke audit Leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten Audit Vlaanderen voerde een audit uit bij het Departement Omgeving, de Vlaamse Belastingdienst en 14 lokale besturen. Hierdoor kwam het volledige interbestuurlijke proces, van de detectie van leegstaande en/of verwaarloosde bedrijfsruimten tot en met de ontvangst van de middelen naar aanleiding van de heffing, in scope. Iedere geauditeerde organisatie ontving een rapport m.b.t. de eigen werking. De conclusies rond de interbestuurlijke relaties tussen de betrokken bestuursniveaus werden verwerkt in een globaal rapport. Om deze conclusies verder te onderbouwen voerde Audit Vlaanderen een elektronische bevraging uit bij 61 lokale besturen m.b.t deze thematiek. Audit Vlaanderen stelde vast dat het interbestuurlijke proces onvoldoende onder controle is: • Er is onvoldoende (interbestuurlijke) samenwerking, interactie en partnerschap tussen de verschillende actoren, wat leidt tot een onvolledige en soms inefficiënte uitvoering van het Vlaams beleid en de bijhorende taken. • De volledigheid en correctheid van de jaarlijkse gemeentelijke lijst en de inventaris van leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten is onvoldoende gegarandeerd. De huidige werkwijze verzekert de gelijke behandeling van eigenaars niet. • De correctheid van de jaarlijkse verdeling van de inkomsten uit de heffing is voldoende gegarandeerd. De transparantie hierover is echter heel beperkt. • De actoren voeren hun taken over het algemeen tijdig uit. Er zijn echter knelpunten bij de behandeling van de beroepen tegen de registratie op de inventaris en de lange periode tussen de detectie/registratie en de inkohiering. • De wettelijke bepalingen worden voor bepaalde aspecten onvoldoende nageleefd. Een zeer strikte toepassing van andere aspecten uit de weinig recente en weinig bijgestuurde regelgeving leidt tot bureaucratie en administratieve overlast. • Er is geen gezamenlijk en geïntegreerd digitaal dossier(beheer). 23
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Het Departement Omgeving heeft in overleg met de Vlaamse Belastingdienst en VVSG een gezamenlijke reactie op het globaal interbestuurlijk rapport geformuleerd, waarin de grote lijnen van een verbetertraject voor de komende jaren worden geschetst.
Organisatiebeheersing, risicomanagement en deugdelijk bestuur •
Netwerk organisatie-ontwikkeling Begin 2020 opteerde de Vlaamse Regering er voor om alle expertise en kennis rond organisatie-ontwikkeling, waarvan organisatiebeheersing, risicomanagement en continuïteitsmanagement deel uitmaken, te positioneren binnen het Agentschap Overheidspersoneel. Audit Vlaanderen ging het partnerschap met dit agentschap aan en in 2021 werden in samenwerking twee leernetwerken over risicomanagement en risicoleiderschap georganiseerd. Beide leernetwerken waren een groot succes.
•
Ondersteuning van twee gemeenschappelijke dienstencentra bij het behalen van een ISAE-attestatie (International Standard on Assurance Engagements) In 2021 voerde Audit Vlaanderen bij twee centrale dienstverleners (het Agentschap Overheidspersoneel en het Departement Financiën en Begroting) interne auditwerkzaamheden uit ter voorbereiding van een externe ISAE 3402-attestatie. Deze internationale standaard moet de klanten van de dienstencentra verder overtuigen van de kwaliteit van de uitbestede dienstverlening en leiden tot een verminderde audit- en controlelast. De twee dienstencentra behaalden deze attestaties eind 2021 en tonen hiermee aan dat de kwaliteit van de dienstverlening en het risicomanagement binnen deze dienstencentra werd versterkt. De aanpak en resultaten werden eind 2021 gecommuniceerd op een studiedag georganiseerd door het Instituut van de Bedrijfsrevisoren. Een verderzetting van deze interne en externe auditwerkzaamheden is voorzien in 2022 en moet op termijn leiden tot een versterking van het principe van single audit en een verminderde audit- en controlelast binnen de Vlaamse administratie.
•
Governance inzake toezicht en controle bij EVA’s/VRT Verder werk maken van de professionalisering van de auditcomités binnen de bestaande extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s) en de VRT is een belangrijke prioriteit van de Vlaamse Regering. Om dit te ondersteunen, maakte Audit Vlaanderen de laatste jaren werk van het uitwerken van een inspirerende handleiding over de werking van een auditcomité, rekening houdend met de principes van deugdelijk bestuur. De basisprincipes uit deze handleiding werden vertaald in een voorbeeldcharter voor de werking van een auditcomité en een charter voor een interne auditfunctie. In 2021 werden sensibiliserende initiatieven opgezet om beide charters verder uit te dragen binnen de Vlaamse administratie. Beide charters worden inmiddels ook volledig toegepast. 24
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Daarnaast organiseerde Audit Vlaanderen in 2021 twee maal een overleg met alle voorzitters van de verschillende auditcomités die actief zijn binnen het werkterrein om ervaringen te delen of bepaalde auditaangelegenheden te bespreken. Ook een tweedaagse opleiding om de kennis en expertise van de leden van een auditcomité te versterken, werd i.s.m. Guberna in 2021 georganiseerd. Deze opleiding werd zeer geapprecieerd.
Toelichtingen aan de managementcomités en het politieke niveau Net zoals de voorbije jaren lichtte Audit Vlaanderen de belangrijkste auditresultaten toe aan de managementcomités van de verschillende beleidsdomeinen en aan de ministers van de Vlaamse Regering. Ook de auditplanning 2021 kwam hierbij aan bod. Op 27 januari 2022 ging een overleg door tussen de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie, en de kernministers van de Vlaamse Regering. De belangrijkste structurele of beleidsmatige verbeterpunten, aandachtspunten, opportuniteiten, gebaseerd op de auditresultaten 2020 en 2021 kwamen hierbij ter sprake.
25
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
04 Single audit
26
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
SINGLE AUDIT Ook in 2021 is verder geïnvesteerd in de samenwerking met andere controleactoren, bij: •
De lokale besturen
•
De Vlaamse administratie
Audit Vlaanderen en andere audit- en controleactoren streven ernaar om hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen, met behoud van elkaars autonomie en verantwoordelijkheden. De samenwerking tussen Audit Vlaanderen en andere audit- en controleactoren is opgenomen in het auditcharter van Audit Vlaanderen. Lees meer over wat single audit inhoudt.
27
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
05 Interne werking
28
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
INTERNE WERKING DE MEDEWERKERS VAN AUDIT VLAANDEREN Aantal medewerkers Onderstaande figuur geeft een overzicht van het aantal medewerkers dat Audit Vlaanderen telde op 31 december 2021. Deze figuur houdt geen rekening met medewerkers die voor een lange periode afwezig zijn door het nemen van onder andere ambtshalve onbetaald verlof, politiek verlof, enzovoort.
Figuur 4: aantal medewerkers op 31/12/2021
INZET VAN MENSEN Competenties Voor Audit Vlaanderen is auditervaring belangrijk. De medewerkers worden bovendien gestimuleerd om certificaten en bijkomende diploma’s te behalen. 21 van de 36 auditoren (ofwel 58%) hebben meer dan 3 jaar auditervaring. 8 auditoren (of 22%) hebben zelfs meer dan 10 jaar auditervaring. De auditoren bezitten allemaal minstens een masterdiploma. Heel wat auditoren hebben bovendien één of meer bijkomende diploma’s en certificaten. Lees meer details over de ervaring en kwalificaties van onze auditoren. 29
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Prestaties Globale tijdsbesteding (%) 2019
2020
2021
Auditopdrachten en auditgerelateerde activiteiten
66
62,5
65
Vorming
14,5
5,5
8
Projecten, hefboomwerking, sensibilisering en interne organisatie
19,5
32
27
Totaal gepresteerd
100
100
100
Tabel 5: globale tijdsbesteding in 2019, 2020 en 2021
In 2021 slaagde Audit Vlaanderen erin om de geplande auditwerkzaamheden in grote mate uit te voeren. Een meerderheid van de opdrachten werd op een digitale manier afgewerkt. Ondanks de pandemie volgden de auditoren nog verschillende (digitale) vormingen. De beschikbare capaciteit werd tevens aangewend om een aantal interne (audit)projecten, zoals voorzien in het ondernemingsplan, verder uit te voeren. Deze projecten zijn o.m. gericht op het verder optimaliseren van de auditplanning en -methodologie en het verder sensibiliseren van zowel het Vlaamse als lokale werkterrein. Het afgelopen jaar werd eveneens ingezet op een verdere optimalisatie van de interne werking. Waar nodig werd een beroep gedaan op expertprofielen of tijdelijke medewerkers. Hierbij een overzicht van de verschillende projecten: •
•
•
Projecten audit Vlaamse administratie • risicoanalyse en planning: optimalisatie van de auditmethodiek (O.D 1.1) • versterking governance auditcomités bij de EVA’s en de VRT (O.D 1.3) • uitwerken van een samenwerkingsverband met Ago (O.D 2.2) Projecten audit lokale besturen • actualisatie en integratie risicoanalyses (O.D 3.1) • versterken aanpak organisatiebeheersing (O.D 3.1 en 4.2) • ondersteuning initiatieven ter bevordering van cyberveilige gemeenten (O.D. 4.1) • grotere transparantie van individuele auditrapporten (O.D. 4.2) • publiceren zelfevaluatie-instrumenten (O.D. 4.2) • kennisdeling en sensibilisering (O.D. 4.2) Projecten agentschapsbreed • kwaliteitsbeleid (O.D. 5.1) • risicomanagement Audit Vlaanderen (O.D. 5.1) • communicatiestrategie en belanghebbendenmanagement (O.D. 5.1) • operationalisering roadmap (O.D. 5.1) • ontwikkelen en implementeren van een wervend HR-beleid (O.D. 5.2) • onderzoeken en toepassen van innovatieve audittechnieken (O.D. 5.3) • ICT als hefboom (O.D. 5.4) • implementatie EU-klokkenluidersregeling (O.D. 1.1 en 3.1) 30
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
INZET VAN FINANCIËLE MIDDELEN De totale uitgaven van Audit Vlaanderen worden opgedeeld in twee grote rubrieken: lonen en werkingsmiddelen. Deze rubrieken worden gesplitst in uitgaven voor audits bij de Vlaamse administratie en uitgaven voor audits bij de lokale besturen, met respect voor de gemaakte afspraken tussen de Vlaamse Regering en de lokale besturen. De werkingsmiddelen worden vooral ingezet voor externe ondersteuning bij auditopdrachten, op basis van een raamovereenkomst. Gemeenschappelijke kosten worden volgens de sleutel 2/3 – 1/3 aangerekend bij respectievelijk de lokale besturen en de Vlaamse administratie. De lokale besturen staan, via een voorafname van het Gemeentefonds, in voor 2 036 000 euro van de financiering van de auditwerkzaamheden van Audit Vlaanderen binnen de lokale besturen. Uitgaven (in €)
2019
2020
2021
Loonkredieten
3 389 271
3 240 740
3 375 813
Lokale besturen
2 259 514*
2 160 494*
2 250 543*
Vlaamse administratie
1 129 757*
1 081 246*
1 125 270*
Werkingskredieten
3 470 021
3 555 184
2 936 667
2 156 938
2 021 539
316 617**
132 813**
1 081 630
782 315
Lokale besturen
2 614 975
Vlaamse administratie
855 046
Tabel 6: uitgaven loonkredieten en werkingskredieten 2019, 2020 en 2021
(*) de uitgaven van loonkredieten worden sinds 2018 volgens de sleutel 1/3 Vlaamse administratie en 2/3 lokale besturen aangerekend. De reële toewijzing en het saldo dat daaruit kan volgen, wordt via de effectieve tijdsbesteding opgevolgd en meegenomen in de verdeling van het daaropvolgende jaar. (**) bedrag voor Corona 2020 – ICT-veiligheidsaudits LB Lees meer informatie over de dienst met afzonderlijk beheer Audit Vlaanderen en de uitbestedingen.
31
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
06 De auditcomités
32
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN DE TAKEN EN DE SAMENSTELLING VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie De taken en de wijze van samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie, zijn geregeld door het besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen en tot wijziging van diverse besluiten en door het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Bij Audit Vlaanderen werden twee auditcomités opgericht, die elk bestaan uit 7 leden: •
het auditcomité van de Vlaamse administratie, dat bestaat uit 4 onafhankelijke deskundigen en 3 vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering;
•
het auditcomité van de lokale besturen, dat bestaat uit 4 onafhankelijke deskundigen, 2 leden op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten en 1 lid op voordracht van de Vereniging van de Vlaamse Provincies.
De Vlaamse minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden, of zijn vertegenwoordiger woont de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen als waarnemer bij. De auditcomités staan in voor de aansturing en opvolging van, en de controle en het toezicht op Audit Vlaanderen. Beide auditcomités worden voorgezeten door een onafhankelijk deskundige. Meer specifiek hebben de auditcomités volgende taken: •
de auditcomités staan in voor de onafhankelijkheid van het agentschap Audit Vlaanderen;
•
de aansturing en de opvolging van, en het toezicht op het agentschap Audit Vlaanderen, gebeurt (onder meer) via het jaarlijks ondernemingsplan;
•
de auditcomités kunnen adviserend optreden naar de Vlaamse Regering;
•
de auditcomités stellen jaarlijks een publiek toegankelijk verslag op van hun activiteiten;
•
de notulen van de vergaderingen van de auditcomités worden toegezonden aan de Vlaamse Regering. 33
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Wat de samenstelling betreft: •
worden de onafhankelijke deskundigen aangeduid door de Vlaamse Regering, op voordracht van de auditcomités, voor een periode van vijf jaar die maximaal eenmaal hernieuwbaar is;
•
worden de voorzitters van de auditcomités aangeduid door de Vlaamse Regering onder de onafhankelijke deskundigen, op voordracht van de auditcomités.
De samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen in 2021 De samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen onderging in de loop van 2021 enkele wijzigingen. Het mandaat van Diane Breesch als onafhankelijk lid van het auditcomité van de lokale besturen eindigde op 22 februari 2021. Omdat zij de maximaal toegestane termijn als lid van het auditcomité bereikt had, was een hernieuwing van haar mandaat niet meer mogelijk. De Vlaamse Regering heeft op 12 maart 2021 Giselle Vercauteren aangeduid als onafhankelijk deskundige van het auditcomité van de lokale besturen, met ingang van 15 maart 2021, ter vervanging van Diane Breesch. De Vlaamse Regering hechtte op 17 september 2021, op voordracht van de VVSG, haar goedkeuring aan de aanduiding van Myriam Parys als vertegenwoordiger van de VVSG in het auditcomité van de lokale besturen, ter vervanging van Linda Vandekerkhove. Naast de leden van het auditcomité en de vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur die als waarnemer deel uitmaakt van het auditcomité van de lokale besturen, nemen ook de secretaris en de personen die het management van het agentschap Audit Vlaanderen vormen deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten die het auditcomité wenst te behandelen zonder de aanwezigheid van het management van Audit Vlaanderen).
34
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Overzicht van de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen in 2021 Leden van het auditcomité Voorzitter
Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige
Onafhankelijke leden-deskundigen
Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige Diane Breesch, onafhankelijk deskundige (t.e.m. 22/2/2021) Pierre Berger, onafhankelijk deskundige Kathleen Desmedt, onafhankelijk deskundige Giselle Vercauteren, onafhankelijk deskundige (vanaf 15/3/2021)
Leden aangeduid op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG)
Jan Leroy, Senior expert data en analyse VVSG Linda Vandekerkhove, algemeen directeur Ronse (t.e.m. 16/9/2021) Myriam Parys, algemeen directeur Diest (vanaf 17/9/2021)
Lid aangeduid op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Provincies (VVP)
Tom Vandeput, gedeputeerde provincie Limburg
Waarnemer van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur Vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur
Gert Eeraerts
Nemen eveneens deel aan de vergaderingen Management van het agentschap Audit Vlaanderen
Mark Vandersmissen, administrateur-generaal Wim De Naeyer, manager-auditor Steven Van Roosbroek, manager-auditor Gunter Schryvers, manager-auditor
Secretaris van het auditcomité
Dieter Vanhee, adviseur, departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken Joris Scheers, hoofdadviseur, departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken
35
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Vergoedingen van de leden van het auditcomité van de lokale besturen In de onderstaande tabel zijn de vergoedingen weergegeven die aan de leden van het auditcomité van de lokale besturen en de waarnemer van de minister bevoegd voor binnenlands bestuur werden betaald, ingevolge hun deelname aan de vergaderingen in 2021. Naam
Brutovergoeding (in €)
Jean-Pierre Garitte
13.120,31
Pierre Berger
8.746,88
Kathleen Desmedt
8.746,88
Diane Breesch
1.735,50
Giselle Vercauteren
7.011,38 / (*)
Jan Leroy Linda Vandekerkhove
5.206,50
Myriam Parys
1.770,19
Tom Vandeput
8.746,88
Gert Eeraerts
4.373,45
(*) Jan Leroy heeft meegedeeld dat hij geen vergoeding wenst te ontvangen.
DE VERGADERINGEN VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN Vergaderdata Het auditcomité van de lokale besturen vergaderde 5 maal in 2021: •
11 februari 2021; de jaarlijkse uitgebreide gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de Vlaamse administratie;
•
22 april 2021; een uitgebreide vergadering van het auditcomité van de lokale besturen, met een voorafgaande gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de Vlaamse administratie; 36
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
•
17 juni 2021; een uitgebreide vergadering van het auditcomité van de lokale besturen, met een voorafgaande gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de Vlaamse administratie;
•
14 oktober 2021; een uitgebreide vergadering van het auditcomité van de lokale besturen, met een voorafgaande gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de Vlaamse administratie;
•
16 december 2021; een uitgebreide vergadering van het auditcomité van de lokale besturen, met een voorafgaande gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de Vlaamse administratie.
Mededeling van de notulen van de vergaderingen aan de Vlaamse Regering De notulen van de vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen in 2021 werden als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd en zijn publiek beschikbaar: •
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 11 februari 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen van 22 april 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 4 juni 2021
•
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 22 april 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 4 juni 2021
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen van 17 juni 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 10 september 2021
•
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 17 juni 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 10 september 2021
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen van 14 oktober 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 3 december 2021
•
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 14 oktober 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 3 december 2021
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen van 16 december 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 25 februari 2022.
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van de beide auditcomités van 16 december 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 25 februari 2022.
De activiteiten van het auditcomité van de lokale besturen Hetgeen volgt zijn enkele van de belangrijkste activiteiten van het auditcomité van de lokale besturen. Dit is geen exhaustief overzicht. Daarvoor verwijzen we naar de publiek beschikbare notulen.
37
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Vergadering van het gemeenschappelijk auditcomité Volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod: •
Zelfevaluatie van het auditcomité van de lokale besturen en zelfevaluatie van het auditcomité van de Vlaamse administratie.
•
Eindrapportering ondernemings- en auditplan 2020.
•
Goedkeuring van het jaarverslag 2020 van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
•
Beleidsgerichte rapporten, realisatiegraad aanbevelingen Vlaamse administratie en evolutie risicomanagement.
•
Goedkeuring van het ondernemingsplan 2021 i.k.v. meerjarenplan 2020-2024.
•
Goedkeuring van de auditplanning 2021 van Audit Vlaanderen.
•
Actualisatie van het charter van Audit Vlaanderen.
•
Actualisatie van de huishoudelijke reglementen van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
•
Evolutie meldingen/klachten en forensische audits 2020.
•
Overzicht personeelssituatie 2020.
•
Budgetrapportering: uitvoering 2020 en opmaak 2021.
•
Interbestuurlijke audits.
•
Quality Assurance Review.
•
Beleids- en Begrotingstoelichting 2021.
•
Overleg kernministers Vlaamse Regering.
Vergadering van het auditcomité van de lokale besturen Volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod: •
Planning 2021.
•
Aanpak risicoanalyse.
•
Forensische audits.
•
Organisatie-audits.
•
Interbestuurlijke audits.
•
Thema-audits.
•
Parlementaire vragen.
Ontmoetingen met Vlaamse Regering Op 27 januari 2022 vond een overleg plaats tussen de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie, de administrateur-generaal van Audit Vlaanderen en de kernministers van de Vlaamse Regering.
38
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE DE TAKEN EN DE SAMENSTELLING VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie Zie de tekst onder hoofdstuk “Het auditcomité van de lokale besturen”, punt “Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie”.
De samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie in 2021 De samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie onderging in 2021 enkele wijzigingen. Het mandaat van Luc Discry als onafhankelijk lid en voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie verstreek op 22 februari 2021, net als het mandaat van Diane Breesch als onafhankelijk lid. Omdat beiden de maximaal toegestane termijn als lid van het auditcomité bereikt hebben, was een hernieuwing van hun mandaat niet meer mogelijk. De Vlaamse Regering heeft Jean-Pierre Garitte op 12 februari 2021 aangeduid als nieuwe voorzitter, en Lieze Moeyersons en Johan Christiaens aangeduid als nieuwe onafhankelijke deskundigen van het Auditcomité van de Vlaamse administratie, met ingang van 23 februari 2021. Naast de leden van het auditcomité nemen ook de secretaris en de personen die het management van het agentschap Audit Vlaanderen vormen, deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten die het auditcomité wenst te behandelen zonder de aanwezigheid van de leden van het management van Audit Vlaanderen).
39
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Overzicht van de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse Administratie in 2021 Leden van het auditcomité Voorzitter
Luc Discry, onafhankelijk deskundige (t.e.m. 22/2/2021) Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige (voorzitter vanaf 23/2/2021)
Onafhankelijke leden-deskundigen
Luc Discry, onafhankelijk deskundige (t.e.m. 22/2/21) Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige Diane Breesch, onafhankelijk deskundige (t.e.m. 22/2/21) Iwona Muchin, onafhankelijk deskundige Lieze Moeyersons, onafhankelijk deskundige (vanaf 23/2/21) Johan Christiaens, onafhankelijk deskundige (vanaf 23/2/21)
Vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering
Miet Vandersteegen Martin Ruebens Myriam Parys
Nemen eveneens deel aan de vergaderingen Management van het agentschap Audit Vlaanderen
Mark Vandersmissen, administrateur-generaal Wim De Naeyer, manager-auditor Jo Fransen, manager-auditor Gunter Schryvers, manager-auditor
Secretaris van het auditcomité
Dieter Vanhee, adviseur, departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken Joris Scheers, hoofdadviseur, departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken
40
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
Vergoedingen van de leden van het auditcomité van de Vlaamse administratie In de onderstaande tabel zijn de vergoedingen weergegeven die aan de leden van het auditcomité van de Vlaamse administratie werden betaald, ingevolge hun deelname aan de vergaderingen in 2021. Naam
Brutovergoeding (in €)
Luc Discry (voorzitter t.e.m. 22/2/2021)
2.603,25
Jean-Pierre Garitte (voorzitter vanaf 23/2/21)
10.517,06
Iwona Muchin
8.746,88
Lieze Moeyersons
7.011,38
Johan Christiaens
7.011,38
Miet Vandersteegen
8.746,88
Martin Ruebens
8.746,88
Myriam Parys
5.241,19
DE VERGADERINGEN VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Vergaderdata Het auditcomité van de Vlaamse administratie vergaderde 5 maal in 2020: •
11 februari 2021; de jaarlijkse uitgebreide gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de lokale besturen;
•
22 april 2021; een uitgebreide vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie, gevolgd door gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de lokale besturen;
•
17 juni 2021; een uitgebreide vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie, gevolgd door gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de lokale besturen;
41
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
•
14 oktober 2021; een uitgebreide vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie, gevolgd door gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de lokale besturen;
•
16 december 2021; een uitgebreide vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie, gevolgd door gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de lokale besturen.
Mededeling van de notulen van de vergaderingen aan de Vlaamse Regering De notulen van de vergaderingen van het auditcomité van de Vlaamse administratie in 2020 werden als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd en zijn publiek beschikbaar: •
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 11 februari 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021;
• notulen van de vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie van 22 april 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 4 juni 2021; • notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 22 april 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 4 juni 2021; •
notulen van de vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie van 17 juni 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 10 september 2021;
•
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 17 juni 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 10 september 2021;
• notulen van de vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie van 14 oktober 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 3 december 2021; •
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 14 oktober 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 3 december 2021;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van de Vlaamse administratie van 16 december 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 25 februari 2022;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van de beide auditcomités van 16 december 2021: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 25 februari 2022.
De activiteiten van het auditcomité van de Vlaamse administratie Hetgeen volgt zijn enkele van de belangrijkste activiteiten van het auditcomité van de Vlaamse administratie. Dit is geen exhaustief overzicht. Daarvoor verwijzen we naar de publiek beschikbare notulen. Vergaderingen van het gemeenschappelijk auditcomité Volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod: • Zelfevaluatie van het auditcomité van de lokale besturen en zelfevaluatie van het auditcomité van de Vlaamse administratie. 42
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
• Eindrapportering ondernemings- en auditplan 2020. • Goedkeuring van het jaarverslag 2020 van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie. • Beleidsgerichte rapporten, realisatiegraad aanbevelingen Vlaamse administratie en evolutie risicomanagement. • Goedkeuring van het ondernemingsplan 2021 i.k.v. meerjarenplan 2020-2024. • Goedkeuring van de auditplanning 2021 van Audit Vlaanderen. • Actualisatie van het charter van Audit Vlaanderen. • Actualisatie van de huishoudelijke reglementen van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie. • Evolutie meldingen/klachten en forensische audits 2020. • Overzicht personeelssituatie 2020. • Budgetrapportering: uitvoering 2020 en opmaak 2021. • Interbestuurlijke audits. • Quality Assurance Review. • Beleids- en Begrotingstoelichting 2021. • Overleg kernministers Vlaamse Regering. Vergaderingen van het auditcomité van de Vlaamse administratie Volgende onderwerpen kwamen onder meer aan bod: •
Planning 2021.
•
Aanpak risicoanalyse.
•
Forensische audits.
•
Interbestuurlijke audits.
•
Thema-audits.
•
Openbaarheid auditrapporten.
•
Overleg met de auditcomités van de EVA’s en de VRT.
•
Parlementaire vragen.
Ontmoetingen met Vlaamse Regering Op 27 januari 2022 ging een overleg door tussen de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie, de administrateur-generaal van Audit Vlaanderen en de kernministers van de Vlaamse Regering.
43
AUDIT VLAANDEREN
2021 JAARVERSLAG
COLOFON VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Mark Vandersmissen Administrateur-generaal Audit Vlaanderen
CONTACT Audit Vlaanderen Havenlaan 88, bus 24 1000 Brussel 02 553 45 55 Deze publicatie is ook beschikbaar op www.auditvlaanderen.be
44