Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/252
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/252
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 13 augustus 2020 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoek in bij de gemeente Hamme tot het verkrijgen van een afschrift van alle tot nu toe genomen beslissingen in het kader van het vergunningsdossier voor het slopen van een woonhuis, rooien van bomen en het bouwen van een meergezinswoning met ondergrondse parkeergarage aan xxx. Op 14 augustus 2020 laat de gemeente aan verzoeker weten dat het dossier door de vergunningsaanvrager werd ingetrokken waarna verzoeker, bij gebrek aan genomen beslissingen in het dossier, een afschrift vraagt van alle in het dossier opgemaakte bestuursdocumenten. Op 26 augustus 2020 bezorgde de gemeente Hamme verzoeker een uittreksel uit het register der beraadslagingen van het college van burgemeester en schepenen van de zitting van 10 maart 2020 met de sluiting van het openbaar onderzoek. Nadat de verzoeker op 1 september 2020 van de gemeente Hamme verneemt dat de intrekking het gevolg was van de vraag van het bestuur om tegemoet te komen aan een aantal bezwaren vanuit de buurt en van een, in het kader van de procedure verleend, extern advies, vraagt verzoeker op 14 september 2020 om een afschrift van zowel de vraag van het bestuur als van het extern advies. Op 17 september 2020 heeft de gemeente Hamme dit geweigerd. Op 27 september 2020 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente Hamme van 17 september 2020.
www.vlaanderen.be
Op 28 september 2020 werd dit beroep door de beroepsinstantie geregistreerd. Op 27 oktober 2020 werd de beslissingstermijn van de beroepsinstantie, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, verlengd van dertig kalenderdagen naar vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 14 september 2020. De weigeringsbeslissing van de gemeente Hamme dateert van 17 september 2020. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (hierna: Bestuursdecreet). Op 27 september 2020 diende verzoeker beroep in tegen voormelde weigeringsbeslissing. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Aangevochten beslissing
Het beroepschrift van 27 september 2020 is gericht tegen de weigeringsbeslissing d.d. 17 september 2020. In deze beslissing weigert de gemeente Hamme een afschrift van de vraag van het bestuur aan de vergunningsaanvrager om tegemoet te komen aan een aantal bezwaren van de buren omdat er geen schriftelijke weerslag bestaat van deze vraag. Verder weigert de gemeente Hamme een afschrift van het externe advies omdat dit een document betreft binnen een niet-voltooide procedure. De gemeente raadt verzoeker aan het advies op te vragen bij de Polder Schelde Durme Oost, die het advies verleende.
2.
Inhoud van het beroepschrift
Via het indienen van het beroepschrift wenst verzoeker alsnog beide gevraagde documenten van de gemeente te verkrijgen. In de beschrijvende nota bij de door de projectontwikkelaar nieuw ingediende vergunningsaanvraag wordt immers verwezen naar een overleg met stedenbouw en de schepenen van ruimtelijke ordening in het kader van de eerder ingediende en vervolgens ingetrokken bouwaanvraag. Dus is beroeper van oordeel dat er minstens een verslag bestaat van dit overleg waarin het bestuur haar vraag formuleerde.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/252
pagina 2 van 4
3.
Standpunt van de beroepsinstantie
Nadat de beroepsinstantie contact heeft opgenomen met de gemeente Hamme om meer informatie te verkrijgen betreffende dit beroepsdossier, bezorgde de gemeente een afschrift van het extern advies aan de beroepsinstantie. Het komt nu toe aan de beroepsinstantie te oordelen over het ingestelde beroep. De gemeente Hamme licht toe aan de beroepsinstantie dat er inderdaad een overleg heeft plaatsgevonden in het kader van de ingetrokken vergunningsaanvraag, zoals wordt vermeld in de beschrijvende nota bij de nieuwe vergunningsaanvraag. Tijdens dit overleg heeft het bestuur gevraagd aan de projectontwikkelaar om tegemoet te komen aan een aantal bezwaren van de buren. Van dit overleg werd evenwel geen verslag gemaakt zodat er ook geen afschrift van kan worden verleend. Volgens de in artikel I.4.3° van het Bestuursdecreet geformuleerde definitie van een bestuursdocument kan een vraag in het kader van openbaarheid van bestuur slechts betrekking hebben op bestaande documenten. Aangezien in casu de specifieke vraag van het bestuur aan de projectontwikkelaar niet schriftelijk werd geformuleerd, noch een verslag werd opgemaakt van het mondeling overleg tussen beide, kan de gemeente Hamme dan ook niet ingaan op de vraag van verzoeker. Bij gebrek aan een bestaand document dient het beroep wat dit onderdeel betreft ongegrond te worden verklaard. Inzake het opgevraagde extern advies van Polder Schelde Durme Oost, weigert de gemeente Hamme een afschrift omdat dit document deel uitmaakt van een niet-voltooide procedure en verwijst ze verzoeker door naar de auteur van het advies. Artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet bepaalt dat een overheidsinstantie een aanvraag tot openbaarheid mag afwijzen, tenzij het belang van de openbaarheid primeert, als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn. De memorie van toelichting bij deze decretale bepaling stelt het volgende: “Het ogenblik waarop een document als "af" kan beschouwd worden, verschilt van document tot document. Zo moet een onderscheid gemaakt worden tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten. Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen, dit wil zeggen indien ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is. Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn. Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota's zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn deze documenten vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen (…)”. De beroepsinstantie is van oordeel dat er geen twijfel over kan bestaan dat het in casu opgevraagde extern advies moet worden beschouwd als een bestuursdocument in de zin van hoger vermelde definitie van het Bestuursdecreet. De vergunningsprocedure mag dan ingevolge de intrekking door de aanvrager niet zijn voltooid, het verleende advies is een op zich bestaand afgewerkt document dat ondertekend werd overgemaakt aan de gemeente Hamme. De beroepsinstantie is dan ook van oordeel dat de gemeente Hamme onterecht de openbaarheid heeft geweigerd en verzoeker heeft doorverwezen naar de auteur van het bestuursdocument, de Polder Schelde Durme Oost. Het is immers niet zo dat een bestuursdocument moet zijn opgesteld door de overheidsinstantie waar het wordt opgevraagd: van zodra een instantie in het bezit is van een
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/252
pagina 3 van 4
bestuursdocument, komt dit principieel in aanmerking voor openbaarmaking, ongeacht wie de auteur is van dat bestuursdocument (kan de betrokken instantie zelf zijn, een andere instantie of een derde). De beroepsinstantie meent bovendien dat er geen andere uitzonderingsgronden voorhanden zijn die de openbaarheid in casu kunnen verhinderen. De beroepsinstantie besluit dat de gemeente Hamme in de gegeven omstandigheden een afschrift van het gevraagde extern advies had moeten verlenen en dat het beroep om die reden gegrond is. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 27 september 2020 van xxx tegen de weigeringsbeslissing d.d. 17 september 2020 van de gemeente Hamme wordt als ontvankelijk en deels ongegrond en deels gegrond beschouwd. Bijgevolg dient de gemeente Hamme een afschrift te bezorgen van het verleende externe advies van de Polder Schelde Durme Oost d.d. 27 februari 2020 in het kader van het ingetrokken vergunningsdossier voor het slopen van een woonhuis, rooien van bomen en het bouwen van een meergezinswoning met ondergrondse parkeergarage aan xxx.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 12 november 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/252
pagina 4 van 4