Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/149

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/149

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 2 juni 2020 diende xxx een verzoek in bij de gemeente Dilbeek tot het verkrijgen van een afschrift van de plannen aangaande de aan gang zijnde N8-studie, alsook de agenda van de vergadering, de deelnemers en het eventuele verslag van het overleg tussen AWV en de gemeente Dilbeek op 26 maart 2020. Bij beslissing d.d. 5 juni 2020 werd voormeld openbaarheidsverzoek afgewezen door de gemeente Dilbeek. Met een mail d.d. 8 juni 2020 heeft verzoeker beroep ingesteld tegen de voormelde weigeringsbeslissing van de gemeente Dilbeek. Het beroepschrift werd op 8 juni 2020 geregistreerd. Ontvankelijkheid van het beroep De weigeringsbeslissing van de gemeente Dilbeek dateert van 5 juni 2020. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, ยง1, derde lid van het Bestuursdecreet.

www.vlaanderen.be

Het beroepschrift van verzoeker d.d. 8 juni 2020 is ingesteld binnen de decretaal (Bestuursdecreet) voorgeschreven termijn van dertig dagen en bijgevolg tijdig ingediend. Het ingestelde beroep wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

De beslissing van de gemeente Dilbeek

De gemeente Dilbeek verwijst in zijn weigeringsbeslissing d.d. 5 juni 2020 naar de toepassing van de uitzonderingsgrond voorzien in artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet. De gemeente argumenteert dat de documenten die op de vergadering d.d. 26 maart 2020 werden getoond aan de betrokken gemeenten, eerste werkdocumenten waren die vooraf gingen aan een nog bij elkaar te roepen projectstuurgroep in dit verband. Daarom zijn ze van oordeel dat de documenten die het studiebureau op 26 maart 2020 liet zien nog niet volledig, noch ‘af’ zijn. De eerste aanzet van plannen die op het werkoverleg van 26 maart 2020 werden besproken, kaderen in een nog op te maken startnota, dewelke noch de projectstuurgroep, noch het bestuur van Dilbeek al te zien hebben gekregen. Het ontwerp van de startnota en bijhorende plannen zijn dan ook nog in opmaak.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker is de mening toegedaan dat de opgevraagde plannen ook met de andere gemeenten (Lennik en Roosdaal) werden afgestemd. Het betreft volgens hem dus een tussentijdse versie van de plannen, waarvan het studiebureau geoordeeld heeft voldoende klaar te zijn, om verder te bespreken met de diverse gemeenten, en dus volgens de verzoeker gaat het hier om documenten die onder openbaarheid van bestuur vallen. Verzoeker meent dat hij minstens in het kader van de openbaarheid van bestuur een afschrift moet krijgen van de agenda, de aanwezigen op de vergadering alsook het eventuele verslag van de vergadering zelf.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/149

pagina 2 van 6

3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de gemeente Dilbeek, waarbij om nadere toelichting werd gevraagd aangaande de door verzoeker opgevraagde documenten. De beroepsinstantie ontving de bijkomende informatie, alsook de opgevraagde documenten vanwege de gemeente Dilbeek. •

De plannen aangaande de aan gang zijnde N8-studie

De beroepsinstantie stelt vast dat het hier gaat om ontwerpen van plannen in verband met de heraanleg van de N8 (Ninoofsesteenweg), opgemaakt door Sweco, een gespecialiseerd advies- en ontwerpbureau. De vergadering van 26 maart 2020 was een werkoverleg met leden van de projectstuurgroep waarbij de eerste draft van plannen die in opmaak zijn over het gewenste toekomstbeeld van de Ninoofsesteenweg aan afgevaardigden van de betrokken deelgemeenten werden getoond en een eerste maal werden besproken met het studiebureau en de opdrachtgever van de studie, AWV. De beroepsinstantie sluit zich aan bij het standpunt van de gemeente Dilbeek dat deze ontwerpplannen inderdaad moeten worden beschouwd als documenten die niet “af” zijn, in toepassing van artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet. De mobiliteitsstudie, waarvan de opgevraagde plannen deel van uitmaken, moet gekaderd worden in de toepassing van het decreet van 26 april 2019 betreffende de basisbereikbaarheid en het besluit van de Vlaamse Regering van 6 september 2019 tot bepaling van de nadere regels over de projectmethodologie en de projectstuurgroep in het kader van de basisbereikbaarheid. Op grond van voormelde bepalingen begeleidt een projectstuurgroep dit project, in uitvoering van het mobiliteitsbeleid en de basisbereikbaarheid, en dit volgens een welbepaalde, gefaseerde, projectmethodologie. Deze methodologie bestaat er in dat er gewerkt wordt met een onderscheiden startnota, projectnota en verantwoordingsnota zodat er een duidelijke stroomlijning is in het ontwerpen planningsproces. De leden van de projectstuurgroep moeten hun aanbevelingen samenbrengen tot er een consensus is over de nota’s in het voorliggend dossier. Zo lang er geen consensus is, kunnen de ontwerpplannen dan ook niet als af worden beschouwd. De memorie van toelichting bij artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet stelt het volgende: “Het ogenblik waarop een document als "af" kan beschouwd worden, verschilt van document tot document. Zo moet een onderscheid gemaakt worden tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten. Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen, dit wil zeggen indien ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is. Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn. Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota's zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn deze documenten vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen. Andere documenten, die niet kaderen in een

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/149

pagina 3 van 6

besluitvormingsprocedure worden door de opsteller(s) zelf van het document gekwalificeerd als zijnde af of niet af. Zo zal een document dat wordt opgesteld door een groep personen, slechts af zijn wanneer de groep besluit dat het document af is, dit wil zeggen dat er niets meer aan het document dient veranderd te worden, wat niet uitsluit dat wijzigingen achteraf mogelijk zijn ten gevolge van nieuwe omstandigheden.” (Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, nr. 1656/1, 56-57). De beroepsinstantie stelt vast dat het in casu wel degelijk een formeel besluitvormingsproces betreft. Over de processtappen ter realisatie van dit project moet worden gerapporteerd door middel van een onderscheiden start-, project- en evaluatienota die worden opgemaakt volgens de bepalingen, vermeld in artikel 2 van voormeld besluit van de Vlaamse regering van 6 september 2019. Een startnota moet volgens voormeld besluit van de Vlaamse Regering het volgende omvatten: 1° de situering, probleemstelling en doelstelling; 2° de planningscontext en randvoorwaarden; 3° een ruimtelijke en verkeerskundige analyse; 4° een beschrijving van de redelijke oplossingsrichtingen; 5° een afweging van de voorkeursoplossing op basis van de oplossingsrichtingen in het licht van de vooropgestelde doelstelling, de analyse, de overige randvoorwaarden en aandachtspunten, inclusief een kostenraming; 6° in voorkomend geval een overzicht van de procedures die voor de uitvoering van de voorkeursoplossing worden doorlopen. Hieruit blijkt dat de ontwerpen van plannen, zoals die werden besproken op de werkvergadering van 26 maart 2020 ook deel uitmaken van de startnota, die als eerste stap in het besluitvormingsproces moet opgemaakt worden. Momenteel is die startnota nog altijd niet klaar, laat staan dat ze al zou zijn voorgelegd aan de projectstuurgroep, zoals voorgeschreven in voormeld besluit van de Vlaamse regering van 6 september 2019. Er wordt momenteel nog volop gewerkt aan die startnota, die een eerste tussenfase uitmaakt in het besluitvormingsproces. Er dient bijgevolg afstemming en consensus te zijn binnen de projectstuurgroep over de inhoud van de startnota, met de bijhorende plannen, vooraleer de startnota en die plannen als “af” beschouwd kunnen worden. De beroepsinstantie moet dan ook concluderen dat de opgevraagde plannen, om voormelde redenen, niet openbaar kunnen worden gemaakt in toepassing van artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet, daar de ontwerpplannen als onafgewerkte bestuursdocumenten beschouwd worden. Het ingestelde beroep wordt, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond beschouwd; •

Het verslag van het werkoverleg d.d. 26 maart 2020

De beroepsinstantie kon vaststellen dat het opgevraagde verslag bestaat uit de volgende onderdelen : 1)

De hoofding, met vermelding van onderwerp van de bijeenkomst, de plaats, de datum en de deelnemers aan de vergadering; 2) De agenda van het overleg (punt 1 van het verslag)

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/149

pagina 4 van 6

3) De eigenlijke bespreking van de plannen (punt 2 en 3 van het verslag) 4) Verder verloop van het proces (punt 4 van het verslag) 5) De ontwerpplannen als bijlage (punt 5 van het verslag) De beroepsinstantie is, na kennisname van het verslag zelf, van oordeel dat de informatie die voorkomt in de hoofding en de punten 1 (de agenda) en 4 (verder verloop van het proces) van het verslag openbaar kunnen worden gemaakt: daarin bevindt zich geen informatie die moet worden afgeschermd in toepassing van één van de wettelijke of decretale uitzonderingsgronden. Het ingestelde beroep is op dat vlak dan ook als gegrond te beschouwen. De beroepsinstantie is voorts van oordeel dat de informatie die voorkomt in de punten 2 en 3 van het opgevraagde verslag niet openbaar kan worden gemaakt, daar het hier gaat om de eigenlijke bespreking van de ontwerpplannen met de verschillende betrokken gemeenten. Daar de ontwerpplannen als “onafgewerkte” documenten worden bestempeld, is het evident dat ook de interne bespreking van die plannen niet openbaar kan worden gemaakt. De beroepsinstantie verwijst voor een verdere motivering naar de uiteenzetting, zoals hiervoor geformuleerd bij de bespreking van de plannen rond de N8-studie. Hetzelfde geldt uiteraard voor de bijlage bij het verslag, de eigenlijke ontwerpplannen, waarvan de openbaarmaking niet kan worden toegestaan: ook hier verwijst de beroepsinstantie voor een verdere motivering naar de uiteenzetting , zoals hiervoor geformuleerd bij de bespreking van de plannen rond de N8-studie. Het ingestelde beroep is op dit vlak dan ook als ongegrond te beschouwen. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 8 juni 2020 tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente Dilbeek wordt als ontvankelijk en deels gegrond en deels ongegrond beschouwd. Bijgevolg moet de gemeente Dilbeek een afschrift bezorgen aan verzoeker van de volgende delen van het verslag van het werkoverleg d.d. 26 maart 2020 i.v.m. de N8 studie : - De hoofding - Punt 1 (de agenda) - Punt 4 (verdere verloop van het proces)

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/149

pagina 5 van 6

Brussel, 8 juli 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/149

pagina 6 van 6