2019
Jaarverslag AuditcomitĂŠ van de lokale besturen AuditcomitĂŠ van de Vlaamse administratie
INHOUD INLEIDING
3
OVER AUDIT VLAANDEREN
5
AUDIT VLAANDEREN EN DE LOKALE BESTUREN
7
Auditopdrachten in 2019 De opvolging van de aanbevelingen Sensibilisering van het werkveld AUDIT VLAANDEREN EN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Auditopdrachten in 2019 De opvolging van de aanbevelingen en de beleidsgerichte rapporten Sensibilisering van het werkveld
7 8 9 13 13 14 16
SINGLE AUDIT
19
INTERNE WERKING
21
De medewerkers van Audit Vlaanderen Inzet van mensen HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN De taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen De vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE De taken en de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie De vergaderingen van het auditcomité van de Vlaamse administratie
21 21 25 25 29 34 34 37
Deze publicatie bevat actieve links waarop u kunt klikken. Met behulp van deze aanklikbare hyperlinks verwijzen we u graag door naar achterliggende informatie op onze website. U herkent ze dankzij de grijze onderlijning.
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
INLEIDING Beste lezer, Audit Vlaanderen draaide in 2019 op volle toeren. Met dit jaarverslag blikken we graag even terug op de geleverde inspanningen van het voorbije jaar. In 2019 voerde Audit Vlaanderen 74 audits uit bij de lokale besturen. Sinds de oprichting in 2014 werden in totaal al meer dan 370 auditrapporten over lokale besturen opgesteld. Daarmee werd de doelstelling om gedurende de legislatuur 2014-2019 in elke gemeente en provincie een audit uit te voeren ook grotendeels behaald. Bij de Vlaamse administratie werden in 2019 37 audits uitgevoerd. We besteden steeds meer aandacht aan de aanpak van risicomanagement om de maturiteit van de organisaties binnen de Vlaamse administratie nog meer te laten groeien. Het is de bedoeling dat de lokale besturen en de Vlaamse administratie hun organisatiebeheersing blijven uitbouwen. Audit Vlaanderen wil hierbij zijn partnerrol blijven vervullen en neemt deze rol in de eerste plaats op door audits te blijven uitvoeren. De beschikbare auditcapaciteit zal ook in de beleidsperiode 2020-2024 ingezet worden om een zo goed mogelijke afdekking van het auditwerkterrein te bereiken. Audit Vlaanderen blijft daarnaast ook inzetten op de ondersteunende en sensibiliserende rol naar lokale besturen en de Vlaamse administratie. Dit gebeurt via de publicatie van globale rapporten en goede praktijken, de organisatie van studienamiddagen en workshops in samenwerking met de provinciale bestuursscholen, VVSG en ABB. Het doel van onze audits en sensibiliseringsacties is om lokale besturen en de Vlaamse administratie sterker te maken in hun organisatiebeheersing en zo mee te bouwen aan vertrouwen in de overheid. Audit Vlaanderen is trots op wat er de laatste zes jaar bij de lokale besturen en de voorbije achttien jaar bij de Vlaamse administratie gerealiseerd werd. We bedanken dan ook graag alle collega’s voor hun inzet en loyale medewerking.
Jean-Pierre Garitte, Voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen Luc Discry, Voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie Mark Vandersmissen, Administrateur-generaal van Audit Vlaanderen 3
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
01 Over Audit Vlaanderen
4
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
OVER AUDIT VLAANDEREN Audit Vlaanderen voert al zes jaar audits uit bij lokale besturen en al achttien jaar bij de Vlaamse administratie. Hier vindt u meer informatie over: •
Organisatiebeheersing,
•
Het werkterrein van Audit Vlaanderen,
•
Het auditcharter met de belangrijkste elementen van de auditwerkzaamheden,
•
De soorten audits die Audit Vlaanderen uitvoert,
•
De aansturing door het auditcomité van de lokale besturen en het auditcomité van de Vlaamse administratie.
5
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
02 Audit Vlaanderen en de lokale besturen
6
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
AUDIT VLAANDEREN EN DE LOKALE BESTUREN AUDITOPDRACHTEN IN 2019 Audits bij de lokale besturen
Afgerond in 2019
Organisatie-audits
24
Thema-audit Budgetbeheer
10
Thema-audit Gemeentelijke Premies, Subsidies en Toelagen
13
Thema-audit Sportinfrastructuur bij lokale besturen
13
Thema-audit Systeem I
7
Forensische audits
6
Quality Assurance Reviews
1
Totaal
74
Tabel 1: aantal uitgevoerde auditopdrachten bij de lokale besturen in 2019
Jaartal 2016 2017 2018 2019
Aantal uitgevoerde auditopdrachten bij lokale besturen 58 77 82 74
Vergeleken met de voorbije twee jaar werden er in 2019 iets minder auditopdrachten opgeleverd. Reden hiervoor is dat er in de planning van 2020 iets meer uitlopers staan dan vorig jaar (43 uitlopers in 2020 t.o.v. 37 uitlopers in 2019). Uitlopers zijn auditrapporten die in 2019 opgestart zijn, maar pas in 2020 gefinaliseerd worden.
Klantentevredenheid In 2019 vulden 341 medewerkers van 67 lokale besturen na een audit de klantenbevraging van Audit Vlaanderen in. Op het criterium “Audit Vlaanderen geeft algemeen genomen een goede indruk� werd gemiddeld de score 4,07 op 5 behaald. Bekijk hier de resultaten van de klantenbevragingen in 2019. 7
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
DE OPVOLGING VAN DE AANBEVELINGEN Het periodiek opvolgen van de auditaanbevelingen is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van het lokaal bestuur zelf. Ook Audit Vlaanderen gaat de realisatie van de aanbevelingen steekproefsgewijs na. Audit Vlaanderen zette vooral in op de rol die de rapportering organisatiebeheersing kan spelen bij de opvolging van de aanbevelingen. In 2019 volgde Audit Vlaanderen 209 aanbevelingen op bij 78 lokale besturen. Bij 28 lokale besturen vertrok Audit Vlaanderen van de rapportering organisatiebeheersing. Bij de overige 50 besturen selecteerde Audit Vlaanderen zelf een steekproef van aanbevelingen. Het aantal opgevolgde aanbevelingen ligt in dezelfde lijn als in 2018. • • •
De lokale besturen realiseerden ongeveer de helft van de opgevolgde aanbevelingen volledig. Voor een derde van de aanbevelingen was de realisatie lopend. Voor de overige aanbevelingen is: ▪ een plan of concept voor de realisatie uitgewerkt; ▪ het risico geaccepteerd; ▪ er nog geen initiatief genomen; ▪ de aanbeveling niet meer van toepassing.
Wat zijn de belangrijkste conclusies voor de opvolging van de aanbevelingen bij de lokale besturen in 2019? •
Het percentage gerealiseerde aanbevelingen bij de besturen waar Audit Vlaanderen vertrokken is van de rapportering organisatiebeheersing bedraagt 51%. Voor de besturen waar Audit Vlaanderen zelf de steekproef heeft genomen, bedraagt het realisatiepercentage 44%. De globale realisatiegraad ligt hiermee iets lager dan in 2018, maar wel hoger dan de jaren voordien.
•
In vergelijking met 2018 is er enkel bij de thema-audit rond aankopen een lichte stijging in de realisatiegraad. Bij de forensische audits en de organisatie-audits stelde Audit Vlaanderen een daling in de realisatie vast.
•
Besturen die inzetten op een adequate rapportering omtrent organisatiebeheersing en de opvolging van de aanbevelingen daarin meenemen, realiseren vaker hun aanbevelingen.
•
Er zijn nauwelijks besturen die niets doen met de aanbevelingen; een belangrijk deel van de aanbevelingen blijft om uiteenlopende redenen nog niet (helemaal) gerealiseerd.
•
Een overgrote meerderheid van de opgevolgde besturen hanteert een degelijk systeem voor de interne opvolging van aanbevelingen. Ofwel via de rapportering organisatiebeheersing, ofwel op een andere manier.
Lees hier meer over de opvolging van aanbevelingen bij de lokale besturen in 2019. 8
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
SENSIBILISERING VAN HET WERKVELD Audit Vlaanderen zet naast het uitvoeren van audits ook in op het informeren over de meerwaarde van een degelijke organisatiebeheersing en het sensibiliseren van de lokale besturen.
Goede praktijken ter inspiratie Tijdens een audit treffen auditoren regelmatig werkmethoden aan die inspiratie kunnen bieden voor andere organisaties. Wanneer deze werkmethoden een interne procedure bij Audit Vlaanderen doorstaan en goedgekeurd worden, zijn het goede praktijken. Eind 2019 heeft Audit Vlaanderen in totaal 143 goede praktijken online staan. Bekijk hier alle goede praktijken. Jaar
Totaal aantal gepubliceerde goede praktijken
2019
143
2018
110
2017
91
2016
38
2015
25
Tabel 2: aantal gepubliceerde goede praktijken
Globale rapporten van de lokale besturen In 2019 werden drie globale rapporten gepubliceerd voor lokale besturen:
Klik op de afbeeldingen op de rapporten te lezen
9
AUDIT VLAANDEREN •
2019 JAARVERSLAG
Globaal rapport over de tweede reeks organisatie-audits De afgelopen jaren hebben de lokale besturen met succes inspanningen geleverd om hun werking te versterken. Er is vooruitgang tegenover de eerste reeks organisatie-audits. De audits tonen verschillende zaken aan: ▪ Hoewel er duidelijke vooruitgang is, vervatten nog te weinig lokale besturen hun volledige werking in doelstellingen. Dit bemoeilijkt een degelijke aansturing van de organisatie. Ook de monitoring kan een stuk sterker worden uitgebouwd; ▪ Op het vlak van de algemene aanpak van organisatiebeheersing is er vooruitgang. Zo voeren meer en meer lokale besturen een zelfevaluatie uit; ▪ Globaal beheersen lokale besturen hun financiële processen vrij zwak. De forensische audits tonen aan dat dit in verschillende gevallen tot fraude leidt.
•
Globaal rapport over de thema-audit Budgetbeheer De globale vaststellingen in deze thema-audit bevestigen de kwetsbaarheid van het budgetbeheerproces voor onregelmatigheden. De OCMW’s zijn zich onvoldoende bewust van de belangrijkste risico’s in het proces en hebben globaal gezien onvoldoende beheersmaatregelen genomen om deze risico’s af te dekken. De thema-audit toont onder andere aan dat: ▪ een visie op het budgetbeheer de medewerkers een kader biedt voor de uitvoering van het budgetbeheerproces; ▪ in verschillende processtappen richtlijnen of afspraken ontbreken om een uniforme werkwijze te garanderen; ▪ OCMW’s onvoldoende functiescheiding of andere beheersmaatregelen hebben ingebouwd om het risico op onrechtmatige betalingen af te dekken; ▪ de maatschappelijk werkers vaak in grote mate naar eigen goeddunken beslissingen nemen in het proces zonder interne afstemming, opvolging of toezicht. Specifiek in de betalingsfase nemen de maatschappelijk werkers een monopoliepositie in.
•
Globaal rapport over de thema-audit Gemeentelijke premies, subsidies en toelagen De algemene conclusie van deze thema-audit is dat lokale besturen al een aantal risico’s van het subsidieproces voldoende beheersen. Voor bepaalde stappen, onder meer de beoordeling en de berekening van subsidieaanvragen, zijn er bijkomende maatregelen nodig. Daarnaast ontbreken er op organisatieniveau vaak duidelijke richtlijnen om het subsidieproces efficiënt te organiseren. Ook de risico’s verbonden aan bepaalde procesoverkoepelende voorwaarden, zoals het subsidiebeleid, het juridisch kader en het informatiebeheer, zijn nog onvoldoende onder controle.
10
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Enkele andere kerncijfers van 2019 Website Audit Vlaanderen: 17.871 bezoekers Workshops, toelichtingen en presentaties: •
Workshops over de thema-audit Budgetbeheer in samenwerking met de provinciale bestuursscholen: 11 workshops met telkens 20 deelnemers
•
Presentatie over Audit Vlaanderen aan Exello.net Zennevallei - Pajottenland
•
“Rol Audit Vlaanderen in integriteitsbeleid” – presentatie infosessie integriteit bij overheidsopdrachten voor lokale besturen
•
“Reactieve rol Audit Vlaanderen in integriteitsbeleid” – infosessie VVSG – opleiding tot integriteitscoördinator
•
Toelichting aan college van gouverneurs
•
Toelichting aan raad van bestuur van Exello.net
•
Diverse toelichtingen aan gemeente- of OCMW-raden
Studienamiddagen: •
Twee studienamiddagen in samenwerking met de provinciegouverneurs en het Agentschap Binnenlands bestuur over de recente globale rapporten. Tijdens de studienamiddagen werden onder meer de belangrijkste vaststellingen uit de globale rapporten voorgesteld en handvaten aangereikt om aan de slag met te gaan. In totaal waren meer dan 300 geïnteresseerden aanwezig op de studienamiddagen.
Nieuwsbrieven en mailings: •
Totaal aantal inschrijvingen nieuwsbrieven en mailings lokale besturen: 1554
•
In 2019 werd één nieuwsbrief lokale besturen verstuurd.
•
In 2019 werden ook drie mailings over de globale rapporten verstuurd.
Audit Vlaanderen in de pers: •
In maart 2019 publiceerde Lokaal, het magazine voor lokale besturen, een artikel over de tweede reeks organisatie-audits van Audit Vlaanderen.
11
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
03
Audit Vlaanderen en D de Vlaamse administratie
12
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
AUDIT VLAANDEREN EN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE AUDITOPDRACHTEN IN 2019 Audits bij de Vlaamse administratie
Afgerond in 2019
Evaluatie maturiteit risicomanagement
8
Organisatie-audits
4
Thema-audit In- en uitstroom van medewerkers
1
Thema-audit Organisatie en ondersteuning van de boekhoudkundige processen
7
Thema-audit ICT-organisatie (globaal rapport in 2020)
7
Procesaudits
8
Forensische audits
2
Totaal
37
Tabel 3: aantal uitgevoerde auditopdrachten bij de Vlaamse administratie in 2019
In 2019 zette Audit Vlaanderen verder in op het inschatten van de maturiteit van het risicomanagement en op de uitvoering van organisatie-audits binnen de Vlaamse administratie. Gecumuleerd met de voorgaande jaren, was er eind 2019 bij 94% van de Vlaamse entiteiten een inschatting van de maturiteit van het risicomanagement en werd bij 85% van het werkterrein een organisatie-audit uitgevoerd. Uit de resultaten blijkt dat er binnen de Vlaamse administratie verder werk gemaakt wordt van het uitbouwen van het risicomanagement. Dit uit zich in een lichte stijging van de gewogen gemiddelde maturiteit voor zowel risico-identificatie en -evaluatie als risicobeheer. Verdere verbetering blijft evenwel mogelijk rond o.a. het inbedden van een risicomanagementcultuur vanuit een sterke visie binnen de organisatie en ondersteund met de nodige kennis en expertise rond risicomanagement. Ook het uitwerken van actieplannen om de geïdentificeerde risico’s in te perken blijft vaak een aandachtspunt.
13
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Klantentevredenheid Aangezien de organisatie-audits en de audits in het kader van de maturiteit van het risicomanagement anders verlopen dan de fases van een reguliere audit, werd voor deze audits geen bevraging verstuurd. Voor de andere audits waren de resultaten van het klantentevredenheidsonderzoek positief. Bekijk hier de resultaten.
DE OPVOLGING VAN DE AANBEVELINGEN EN DE BELEIDSGERICHTE RAPPORTEN Opvolging van de aanbevelingen uit de thema-audits Audit Vlaanderen voerde sinds 2008 bij de Vlaamse administratie volgende thema-audits uit: 2008
BedrijfscontinuĂŻteitsmanagement
2009
Managementondersteunende functies
2010
ICT netwerkinfrastructuur
2011
Debiteurenbeheer
2013
Inspectie/handhaving
2013
ICT contractbewaking
2015
Informatiebeveiliging
2016
Projectmanagement
2017
Beheer van het wagenpark
2018
Informatiemanagement
2018
Debet- en kredietkaarten
2019
HR: in- en uitstroom van medewerkers
2019
Organisatie en ondersteuning van de boekhoudkundige processen
2019
ICT-organisatie
Over de realisatie van de aanbevelingen van de thema-audits rapporteert Audit Vlaanderen jaarlijks aan het Voorzitterscollege. Conform de beslissing van het AuditcomitĂŠ van 27 november 2018 bevatte de evaluatie van eind 2019 de stand van zaken van de aanbevelingen geformuleerd in de laatste vijf jaar, m.n. informatiebeveiliging, projectmanagement, wagenparkbeheer, informatiemanagement en debet- en kredietkaarten en HR in- en uitstroom van medewerkers. Hieruit blijkt dat alle aanbevelingen van de thema-audit Wagenparkbeheer en de thema-audit Debet- en Kredietkaarten inmiddels gerealiseerd zijn en dat de aanbevelingen uit de themaaudit Informatiemanagement door Het Facilitair Bedrijf en Informatie Vlaanderen ter harte worden genomen. De aanbevelingen rond de thema-audit Projectmanagement, 14
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Informatiebeveiliging en in- en uitstroom van medewerkers zijn nog in uitvoering. Informatiebeveiliging vormt hierbij de grootste uitdaging.
Opvolging van de entiteitsgerichte aanbevelingen Eind 2019 volgde Audit Vlaanderen de auditaanbevelingen op en rapporteerde hierover aan de betrokken entiteiten. Audit Vlaanderen formuleerde sinds de oprichting in 2001 in totaal 2343 aanbevelingen. Eind 2019 bedroeg de realisatiegraad 86%. De realisatie van de aanbevelingen rond het risicomanagement vergen meer tijd dan voorzien. Dat verklaart de lichte daling van de realisatiegraad. Realisatiegraad eind 2019: 86%
Realisatiegraad eind 2017: 90%
Realisatiegraad eind 2018: 89% Figuur 1: realisatiegraad van de aanbevelingen bij de Vlaamse administratie in 2017, 2018 en 2019
Beleidsgerichte rapporten Audit Vlaanderen stelde eind 2019 voor 45 entiteiten een beleidsgericht rapport op. Via dit rapport wordt een samenvatting gegeven van de uitgevoerde auditwerkzaamheden in het afgelopen jaar. Het rapport schetst de inspanningen die een entiteit leverde op het vlak van risicomanagement en de realisatie van de aanbevelingen. Het beleidsgericht rapport wordt overgemaakt aan de leidend ambtenaar en de bevoegde minister(s). De beleidsgerichte rapporten beogen de versterking van het politieke draagvlak en een verhoging van de betrokkenheid van de leidend ambtenaren voor de verdere uitbouw van de organisatiebeheersing en het risicomanagement. De resultaten uit deze rapporten geven de betrokken ministers input voor de evaluatie van de topambtenaren. Audit Vlaanderen actualiseerde in het kader van de beleidsgerichte rapportering voor 41 entiteiten in 2019 de maturiteitsinschatting rond het risicomanagement. Onderstaande tabel schetst de evolutie voor deze entiteiten en geeft het gewogen gemiddelde voor de 45 entiteiten waarbij de maturiteit van risicomanagement tot op heden werd geĂŤvalueerd. Gewogen gemiddelde maturiteit VO Afdekking: 45/48 entiteiten Eind 2018
Eind 2019
Risico-identificatie enevaluatie
2,5
2,6
Risicobeheer
2,2
2,3
Streefdoel: minstens 3 op 5 behalen Tabel 4: evolutie van de maturiteitsinschatting rond het risicomanagement
15
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
SENSIBILISERING VAN HET WERKVELD Risicomanagement en de nieuwe aanpak In 2019 werd de sensibilisering rond het belang van risicomanagement bij de Vlaamse administratie verdergezet en ook gewezen op het belang van een overkoepelend risicomanagementorgaan. Zo werd de stand van zaken m.b.t. het risicomanagement toegelicht aan de verschillende managementcomités in de maanden februari - april 2019. Samen met het Departement Kanselarij en Bestuur organiseerde Audit Vlaanderen op 23 april 2019 een Studiedag ‘Risico’s en crisissen: (n)iets om bang voor te zijn.’ Er werd ook gesensibiliseerd rond risicomanagement naar aanleiding van de uitgevoerde auditopdrachten: •
In het kader van de uitgevoerde organisatie-audits werden workshops rond risicomanagement met de betrokken entiteit gefaciliteerd, volgens de nieuwe aanpak.
•
Ter voorbereiding van de uitgevoerde procesaudits werd, in samenwerking met de betrokken entiteiten, een risicoanalyse van de kernprocessen binnen de entiteit opgemaakt.
Presentatie van de planning aan de managementcomités Net zoals de voorbije jaren stelde Audit Vlaanderen de auditplanning voor op de managementcomités van de verschillende beleidsdomeinen. De auditplanning wordt ook gepubliceerd op de website.
Globale rapporten van de Vlaamse administratie In 2019 werden twee globale rapporten opgemaakt:
Klik op de afbeeldingen op de rapporten te lezen
16
AUDIT VLAANDEREN •
2019 JAARVERSLAG
Het globaal rapport over de thema-audit In-en uitstroom van medewerkers Deze thema-audit toont aan dat de meeste geauditeerde entiteiten erin slagen om op een kwaliteitsvolle en objectieve manier voldoende gekwalificeerd personeel aan te werven en te laten doorstromen. Bij elke entiteit leeft de ambitie om de juiste mensen op de juiste plaats aan te werven. Een aantal entiteiten werkt echter niet volledig conform de regels en procedures. Bij uitstroom van medewerkers sluiten alle entiteiten het administratief beheer correct af. De belangrijkste overkoepelende vaststellingen zijn verder: ▪ ▪ ▪ ▪
•
Entiteiten worstelen met de complexe regelgeving rond rekrutering en selectie. De richtlijnen over personeelsplanning zijn gedateerd en de toepassing ervan is onduidelijk. Het Selectiecentrum verbetert zijn dienstverlening op het vlak van doorlooptijden en rapportering aan de klant. Er is onvoldoende kwaliteitsborging rond de naleving van de regelgeving over rekrutering en selectie.
Het globaal rapport over de thema-audit Organisatie en ondersteuning van de boekhoudkundige processen In deze thema-audit stelt Audit Vlaanderen vast dat er onvoldoende en/of onduidelijke afspraken zijn tussen het dienstencentrum en de klanten om een kwaliteitsvolle, klantgerichte, uniforme, efficiënte en betrouwbare afhandeling van de boekhouding door het dienstencentrum toe te laten. De volgende belangrijke knelpunten dienstencentrum en de klanten: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
bemoeilijken
de
interactie
tussen
het
Een gebrek aan een duidelijke en gedragen visie op de huidige en toekomstige boekhoudkundige dienstverlening; Onduidelijkheid in de rollen en verantwoordelijkheden; Een gebrek aan uniforme uitvoering van de boekhoudkundige processen; Een weinig klantvriendelijk centraal boekhoudsysteem Orafin; Onvoldoende afstemming tussen vraag en aanbod van de rapporten uit het centraal boekhoudsysteem Orafin; Een risico op onbetrouwbare data in het centraal boekhoudsysteem; Een gebrekkig autorisatie– en gebruikersbeheer bij zowel het dienstencentrum als de klanten.
17
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
04 Single audit
18
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
SINGLE AUDIT Ook in 2019 is verder geïnvesteerd in de samenwerking met andere controleactoren, bij: • •
De lokale besturen De Vlaamse administratie
Audit Vlaanderen en andere audit- en controleactoren streven ernaar om hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen, met behoud van elkaars autonomie en verantwoordelijkheden. De samenwerking tussen Audit Vlaanderen en andere audit- en controleactoren is opgenomen in het auditcharter van Audit Vlaanderen.
Lees hier meer over wat single audit inhoudt.
19
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
05 Interne werking
20
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
INTERNE WERKING DE MEDEWERKERS VAN AUDIT VLAANDEREN Aantal medewerkers Deze tabel geeft een overzicht van het aantal medewerkers dat Audit Vlaanderen telde op 31 december 2019. Deze tabel houdt geen rekening met medewerkers die voor een lange periode afwezig zijn door het nemen van onder andere ambtshalve onbetaald verlof, politiek verlof, enzovoort. Functie
Aantal
Administrateur-generaal
1
Manager-auditoren
4
Auditoren en senior auditoren
36
Medewerkers voor sensibilisering en communicatie
2
Ondersteunende medewerkers
3
Totaal
46
Tabel 5: aantal medewerkers op 31/12/2019
INZET VAN MENSEN Competenties Voor Audit Vlaanderen is auditervaring belangrijk. Certificaten en bijkomende diploma’s behalen wordt gestimuleerd. 31 van de 40 auditoren hebben meer dan 3 jaar auditervaring. 13 auditoren beschikken zelfs over meer dan 10 jaar auditervaring. De auditoren bezitten allemaal minstens een masterdiploma. Heel wat auditoren hebben bovendien één of meer bijkomende diploma’s en certificaten.
21
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Prestaties Globale tijdsbesteding (%) 2017
2018
2019
Auditopdrachten en auditgerelateerde activiteiten
85,6
83,4
66
Vorming
3,7
3,3
14,5
Interne organisatie
10,7
13,3
19,5
Totaal gepresteerd
100
100
100
Tabel 6: globale tijdsbesteding in 2017, 2018 en 2019
Uit bovenstaand overzicht blijkt dat er in 2019 minder tijd is geïnvesteerd in de auditopdrachten en auditgerelateerde activiteiten dan de voorbije jaren. Deze daling kan voornamelijk verklaard worden door het feit dat er geïnvesteerd werd in een intern- en extern opleidingstraject voor de acht nieuwe auditoren die Audit Vlaanderen in 2019 mocht verwelkomen.
Inzet van financiële middelen De totale uitgaven van Audit Vlaanderen worden opgedeeld in twee grote rubrieken: lonen en werkingsmiddelen. Deze rubrieken worden gesplitst in uitgaven voor audits bij de Vlaamse administratie en uitgaven voor audits bij de lokale besturen, met respect voor de gemaakte afspraken tussen de Vlaamse regering en de lokale besturen. De werkingsmiddelen worden vooral ingezet voor externe ondersteuning bij auditopdrachten, conform de raamovereenkomst. Overige gemeenschappelijke kosten worden volgens de sleutel 2/3 – 1/3 aangerekend bij respectievelijk de lokale besturen en de Vlaamse administratie. De lokale besturen staan, via een voorafname van het Gemeentefonds, in voor 45% van de financiering van de auditwerkzaamheden van Audit Vlaanderen binnen de lokale besturen. Dit is een bedrag van ongeveer 2 miljoen Euro. Om de budgetten optimaal aan te wenden in hetzelfde jaar besliste Audit Vlaanderen in samenspraak met de auditcomités om de uitbestedingen voor auditopdrachten meer vast te leggen in het jaar dat de audit-opdrachten worden uitgevoerd. Het saldo werkingsmiddelen wordt overgedragen naar 2020.
22
AUDIT VLAANDEREN Uitgaven
2019 JAARVERSLAG 2017
2018
2019
Loonkredieten
3 243 010
3 056 676
3 389 271
Lokale besturen
1 571 951
2 037 785*
2 259 514*
1 671 059
1 018 891*
1 129 757*
Werkingskredieten
3 104 534
2 163 630
3 470 021
Lokale besturen
2 811 345
1 141 336
2 614 975
293 189
1 022 294
855 046
Vlaamse administratie
Vlaamse administratie
Tabel 7: uitgaven loonkredieten en werkingskredieten 2017, 2018 en 2019
(*) de uitgaven van loonkredieten worden sinds 2018 volgens de sleutel 1/3 Vlaamse administratie en 2/3 lokale besturen aangerekend. De reĂŤle toewijzing en het saldo dat daaruit kan volgen, wordt via de effectieve tijdsbesteding opgevolgd en meegenomen in de verdeling van het daaropvolgende jaar.
Meer informatie over de dienst met afzonderlijk beheer Audit Vlaanderen en de uitbestedingen vindt u hier.
23
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
06 De auditcomités
24
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN DE TAKEN EN DE SAMENSTELLING VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie De taken en de wijze van samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie, zijn geregeld door het besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen en tot wijziging van diverse besluiten en door het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Bij Audit Vlaanderen werden twee auditcomités opgericht, die elk bestaan uit 7 leden: •
het auditcomité van de Vlaamse administratie, dat bestaat uit 4 onafhankelijke deskundigen en 3 vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering;
•
het auditcomité van de lokale besturen, dat bestaat uit 4 onafhankelijke deskundigen, 2 leden op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten en 1 lid op voordracht van de Vereniging van de Vlaamse Provincies.
De Vlaamse minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden, of zijn vertegenwoordiger woont de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen als waarnemer bij. De auditcomités staan in voor de aansturing en opvolging van, en de controle en het toezicht op Audit Vlaanderen. Beide auditcomités worden voorgezeten door een onafhankelijke deskundige. Meer specifiek hebben de auditcomités volgende taken: •
de auditcomités staan in voor de onafhankelijkheid van het agentschap Audit Vlaanderen;
•
de aansturing en de opvolging van, en het toezicht op het agentschap Audit Vlaanderen, gebeurt (onder meer) via het jaarlijks ondernemingsplan;
•
de auditcomités kunnen adviserend optreden naar de Vlaamse Regering;
•
de auditcomités stellen jaarlijks een publiek toegankelijk verslag op van hun activiteiten;
25
AUDIT VLAANDEREN •
2019 JAARVERSLAG
de notulen van de vergaderingen van de auditcomités worden toegezonden aan de Vlaamse Regering.
Wat de samenstelling betreft: •
worden de onafhankelijke deskundigen aangeduid door de Vlaamse Regering, op voordracht van de auditcomités, voor een periode van vijf jaar die maximaal eenmaal hernieuwbaar is;
•
worden de voorzitters van de auditcomités aangeduid door de Vlaamse Regering onder de onafhankelijke deskundigen, op voordracht van de auditcomités.
De samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen in 2019 De samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen onderging in de loop van 2019 diverse wijzigingen. •
•
2019 •
• •
Op 1 januari 2019 werd Frank Smeets burgemeester van Pelt en stelde hij zijn mandaat als lid van het auditcomité van de lokale besturen ter beschikking. De Vlaamse Regering besliste op 25 januari 2019 om Tom Vandeput aan te duiden als lid van het auditcomité van de lokale besturen, op voordracht van de Vereniging van de Vlaamse Provincies, ter vervanging van Frank Smeets. Bij beslissing van de Vlaamse Regering van 17 mei 2019 werd, op voordracht van het auditcomité van de lokale besturen, Jean-Pierre Garitte aangeduid als nieuwe voorzitter in het auditcomité van de lokale besturen, ter vervanging van Ingrid Loos, met ingang van 14 augustus 2019. Bij dezelfde beslissing werd, op voordracht van het auditcomité van de lokale besturen, Kathleen Desmedt aangeduid als nieuw onafhankelijk deskundige in het auditcomité van de lokale besturen, ter vervanging van Ingrid Loos, met ingang van 14 augustus 2019. Op 5 april 2019 werd Filip Delos vervangen door Wim Vandenhaute als waarnemer van de minister van binnenlands bestuur. Op 15 oktober 2019 werd Wim Vandenhaute vervangen door Gert Eeraerts als waarnemer van de minister van binnenlands bestuur.
Naast de leden van het auditcomité en de vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur die als waarnemer deel uitmaakt van het auditcomité van de lokale besturen, nemen ook de secretaris en de personen die het management van het agentschap Audit Vlaanderen vormen deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten die het auditcomité wenst te behandelen zonder de aanwezigheid van het management van Audit Vlaanderen). De Vlaamse Regering heeft met ingang van 1 juli 2018 Mark Vandersmissen toegelaten tot de proeftijd in de graad van directeur-generaal en aangesteld als administrateur-generaal bij het agentschap Audit Vlaanderen. Aangezien hij de proeftijd van zes maanden met goed gevolg heeft doorlopen, benoemde de Vlaamse Regering hem met ingang van 16 januari 2019 in de graad van directeur-generaal bij de diensten van de Vlaamse overheid. 26
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Overzicht van de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen in 2019 Leden van het auditcomité Voorzitter
Ingrid Loos, onafhankelijk deskundige (tot en met 13 augustus 2019) Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige (vanaf 14 augustus 2019)
Onafhankelijke leden-deskundigen
Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige Diane Breesch, onafhankelijk deskundige Pierre Berger, onafhankelijk deskundige Kathleen Desmedt, onafhankelijk deskundige (vanaf 14 augustus 2019)
Leden aangeduid op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG)
Jan Leroy, directeur bestuur VVSG
Lid aangeduid op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Provincies (VVP)
Tom Vandeput, gedeputeerde provincie Limburg (vanaf 25 januari 2019)
Linda Vandekerkhove, algemeen directeur Ronse
Waarnemer van de Vlaamse minister bevoegd voor binnenlands bestuur Vertegenwoordiger van de Vlaamse ministere bevoegd voor binnenlands bestuur
Filip Delos (tot en met 4 april 2019) Wim Vandenhaute (vanaf 5 april tot en met 14 oktober 2019) Gert Eeraerts (vanaf 15 oktober 2019)
Nemen eveneens deel aan de vergaderingen Management van het agentschap Audit Vlaanderen
Mark Vandersmissen, administrateur-generaal Wim De Naeyer, manager-auditor Steven Van Roosbroek, manager-auditor Gunter Schryvers, manager-auditor
Secretaris van het auditcomité
Dieter Vanhee, adviseur, departement Kanselarij en Bestuur
27
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Vergoedingen van de leden van het auditcomité van de lokale besturen Artikel 12, derde lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen en tot wijziging van diverse besluiten, bepaalt dat het jaarverslag de vergoedingen vermeldt die per lid van het auditcomité uitbetaald zijn. In de onderstaande tabel worden de vergoedingen weergegeven aan de leden van het auditcomité van de lokale besturen en de waarnemer van de minister bevoegd voor binnenlands bestuur, ingevolge hun deelname aan de vergaderingen in 2019. Naam
Brutovergoeding (in €)
Ingrid Loos (voorzitter tot en met 13/08/2019)
7.656,78
Jean-Pierre Garitte (voorzitter vanaf 14/08/2019)
10.209,05
Diane Breesch
8.507,55
Pierre Berger
8.507,55
Kathleen Desmedt (onafhankelijk deskundige vanaf 14/08/2019)
3.403,02
Jan Leroy
/ (*)
Linda Vandekerkhove
8.507,55
Tom Vandeput (lid op voordracht van VVP vanaf 25/01/2019)
3.403,02
Filip Delos (waarnemer minister Homans tot en met 04/04/2019)
1.701,52
Wim Vandenhaute (waarnemer minister Homans vanaf 04/04/2019 tot en met 14/10/2019)
850,76
Gert Eeraerts (waarnemer minister Somers vanaf 15/10/2019)
1.701,52
(*) Jan Leroy heeft meegedeeld dat hij geen vergoeding wenst te ontvangen.
28
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
DE VERGADERINGEN VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE LOKALE BESTUREN Vergaderdata Het auditcomité van de lokale besturen vergaderde 5 maal in 2019, op de hierna vermelde data: •
21 februari 2019; dit was een gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de Vlaamse administratie;
•
4 april 2019;
•
27 juni 2019;
•
17 oktober 2019;
•
19 december 2019.
Mededeling van de notulen van de vergaderingen aan de Vlaamse Regering Artikel 20, tweede lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen en tot wijziging van diverse besluiten, bepaalt dat de notulen van de vergaderingen van de auditcomités worden toegezonden aan de Vlaamse Regering. Om uitvoering te geven aan deze bepaling bezorgde de voorzitter van het auditcomité de goedgekeurde notulen van iedere vergadering aan minister-president Geert Bourgeois, die deze vervolgens als mededeling aan de Vlaamse Regering voorlegde. Sinds het aantreden van de nieuwe Vlaamse Regering, bezorgde de voorzitter van het auditcomité de notulen van iedere vergadering aan minister Somers, die deze vervolgens als mededeling aan de Vlaamse Regering voorlegde. De notulen van de vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen in 2019 werden als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd als volgt: •
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 21 februari 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 22 maart 2019;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 4 april 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 17 mei 2019;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 27 juni 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 6 december 2019;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 17 oktober 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 13 december 2019;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 19 december 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 31 januari 2020. 29
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Overzicht van de behandelde aangelegenheden door het auditcomité van de lokale besturen De behandelde aangelegenheden kunnen gegroepeerd worden in een aantal rubrieken, volgens onderstaande indeling: •
interne en externe werking van het auditcomité van de lokale besturen;
•
uitbouw en interne organisatie/werking van het agentschap Audit Vlaanderen;
•
aansturing, opvolging en feedback ten aanzien van het agentschap Audit Vlaanderen, met inbegrip van auditaanpak, auditplanning en auditrapporten;
•
audituniversum, reflecties.
controleomgeving,
beleidsaangelegenheden,
beleidsadviezen
en
Hierna volgt een (niet-exhaustief) overzicht van de behandelde agendapunten en/of aangelegenheden, ingedeeld volgens de voormelde rubrieken. Interne en externe werking van het auditcomité van de lokale besturen •
De voorbereiding, bespreking en goedkeuring van het jaarverslag 2018 van Audit Vlaanderen en de beide auditcomités. Het jaarverslag 2018 van Audit Vlaanderen en van de beide auditcomités werd als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd op de vergadering van 19 juli 2019.
•
De jaarlijkse vergadering van een delegatie van de beide auditcomités met de kernministers van de Vlaamse Regering vond plaats op 16 januari 2019.
•
In het kader van een goede samenwerking tussen de beide auditcomités en de onderlinge uitwisseling van informatie over de beslissingen en de werkzaamheden, worden de notulen van het auditcomité van de lokale besturen systematisch meegedeeld aan het auditcomité van de Vlaamse administratie en vice versa.
•
Onafhankelijk deskundige Pierre Berger gaf in het auditcomité van 19 december 2019 aan zijn mandaat te willen hernieuwen voor vijf jaar. Het auditcomité stemde hiermee in. Zijn tweede en laatste mandaat gaat, na goedkeuring door de Vlaamse Regering, in op 6 maart 2020.
•
Praktische aangelegenheden, zoals de vergaderplanning.
Uitbouw en interne organisatie/werking van het agentschap Audit Vlaanderen •
De kennisname van de interne werking van Audit Vlaanderen. De administrateurgeneraal geeft aan het begin van elke vergadering een “business update”.
•
De kennisname van de periodieke rapportering betreffende de beschikbare kredieten van het agentschap Audit Vlaanderen en de actuele stand inzake de besteding daarvan; daarbij wordt aandacht besteed aan de verdeling van de financiële middelen van het agentschap ten behoeve van enerzijds de audit van de lokale besturen en anderzijds de audit Vlaamse administratie. 30
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
•
De kennisname van de budgetrapportering van Audit Vlaanderen, wat de eindstand voor het jaar 2018 betreft, omvattende het budget na begrotingscontrole/kredietherschikking, de finale bedragen van de vastleggingen in 2018, en het saldo voor Audit Vlaanderen als geheel, met een onderverdeling in lonen en werking.
•
De aanpak en de maatregelen voor de kwaliteitsbewaking van de auditopdrachten, met bijzondere aandacht voor de kwaliteitsbewaking van de via externe uitbesteding verrichte auditwerkzaamheden en de samenwerking tussen de eigen auditoren van Audit Vlaanderen en de auditoren van de externe dienstverlener(s).
•
De kennisname van het kwaliteitsproject binnen Audit Vlaanderen.
•
De kennisname van de resultaten van de risicomanagementoefening binnen Audit Vlaanderen.
•
De kennisname van de voortgang m.b.t. het project IT-kennisopbouw.
•
De kennisname van de wervingen en vervangingen van de medewerkers van Audit Vlaanderen.
•
De Vlaamse Regering heeft met ingang van 1 juli 2018 Mark Vandersmissen toegelaten tot de proeftijd in de graad van directeur-generaal en aangesteld als administrateur-generaal bij het agentschap Audit Vlaanderen. Aangezien hij de proeftijd van zes maanden met goed gevolg heeft doorlopen, benoemde de Vlaamse Regering hem met ingang van 16 januari 2019 in de graad van directeur-generaal bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Aansturing, opvolging en feedback ten aanzien van het agentschap Audit Vlaanderen, met inbegrip van auditaanpak en auditrapporten •
De kennisname van de rapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan en de auditplanning 2018 van Audit Vlaanderen, wat betreft de audit van de lokale besturen. In deze rapportering wordt voor iedere auditopdracht en voor bepaalde auditgerelateerde werkzaamheden (zoals bijvoorbeeld de opstelling van globale rapporten), de status opgenomen (“voorbereiding”, “terrein-werk”, “rapportering”, “afgesloten“, “uitgesteld”). Daarnaast wordt ook de geplande inzet van capaciteit (in dagen) en de werkelijk gepresteerde inzet van capaciteit (in dagen), zowel van interne auditcapaciteit als van externe auditcapaciteit, aangegeven. Ook de geplande tijdsbesteding en de werkelijk gepresteerde tijd voor supervisie door de manager-auditoren wordt (afzonderlijk) in de rapportering vermeld.
•
De goedkeuring van het ondernemingsplan 2019 van Audit Vlaanderen, met inbegrip van de specifieke acties voor 2019, en de auditplanning 2019 (op het gemeenschappelijk auditcomité van 21 februari 2019).
•
De goedkeuring van het meerjarig ondernemingsplan 2020-2024 en het ondernemingsplan 2020 van Audit Vlaanderen (op het gemeenschappelijk auditcomité van 18 februari 2020). 31
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
•
De goedkeuring van de auditplanning 2020, wat betreft de audit van de lokale besturen (op het gemeenschappelijk auditcomité van 18 februari 2020).
•
De kennisname van de periodieke (semestriële) voortgangsrapportering door Audit Vlaanderen betreffende de realisatie van de aanbevelingen die werden geformuleerd in het eindrapport van 11 februari 2016 van de vijfjaarlijkse externe evaluatie (Quality Assurance Review) van Audit Vlaanderen, die in 2015 werd uitgevoerd door KPMG.
•
De bespreking van de door Audit Vlaanderen opgeleverde auditrapporten, op iedere vergadering van het auditcomité.
•
De kennisname van de prioriteitenstelling van Audit Vlaanderen voor de opvolging van de audit-aanbevelingen bij de lokale besturen in 2019 en van de resultaten van de opvolgingsronde medio 2019 betreffende de realisatie van de auditaanbevelingen.
•
De kennisname van een beknopt (status)overzicht dat op iedere vergadering door Audit Vlaanderen wordt voorgelegd inzake lopende klachten/aanvragen met betrekking tot forensische audits en van forensische audits in uitvoering.
•
De kennisname van de resultaten van de bevragingen over de klantentevredenheid inzake de uitgevoerde audits bij de lokale besturen.
•
De bespreking van de voortgang m.b.t. de nieuwe raamovereenkomst.
•
De evaluatie van de proeftijd van de administrateur-generaal Mark Vandersmissen.
Audituniversum, controleomgeving, beleidsaangelegenheden, beleidsadviezen en reflecties •
De bespreking van het globaal rapport betreffende de thema-audit budgetbeheer.
•
De bespreking van de voortgang van de detectie-oefening m.b.t. budgetbeheer.
•
De bespreking van het globaal rapport betreffende de thema-audit gemeentelijke premies, subsidies en toelagen.
•
De bespreking van het globaal rapport m.b.t. de tweede reeks organisatie-audits.
•
De kennisname van een toelichting door Audit Vlaanderen over de stand van zaken en de vooruitzichten betreffende de uitvoering van de thema-audit beheer infrastructuur sport.
•
De kennisname van een toelichting door Audit Vlaanderen over de stand van zaken en de vooruitzichten betreffende de uitvoering van de thema-audit geldmiddelen.
•
De kennisname van een toelichting door Audit Vlaanderen over de stand van zaken en de vooruitzichten betreffende de uitvoering van de thema-audit Systeem I.
•
De toelichting en goedkeuring van de aanpak van organisatie-audits met begeleide zelfevaluatie en bij kleine lokale besturen.
•
De toelichting en goedkeuring van de risicoanalyse van financiële processen.
•
De bespreking van de audit-op-audit bij de provincie Antwerpen, uitgevoerd door KPMG. 32
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
•
De bespreking en goedkeuring van de keuze voor twee thema-audits in 2020 op basis van een risicoanalyse van de kernprocessen: gezinszorg/poetsdienst en aanvullende steun.
•
De bespreking en goedkeuring van de keuze voor een interbestuurlijke audit in 2020 nl. leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten.
•
De kennisname van een parlementaire vraag om uitleg aan minister Liesbeth Homans ‘over de bevindingen en aanbevelingen van het globaal rapport van Audit Vlaanderen over de organisatieaudits 2015-2018 bij de lokale besturen’, en het gegeven antwoord erop.
•
De kennisname van een uittreksel met auditrelevante tekstgedeelten uit het Vlaams regeerakkoord en de relevante beleidsnota’s.
•
De kennisname van vermeldingen in de pers naar aanleiding van uitgevoerde auditactiviteiten.
33
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE DE TAKEN EN DE SAMENSTELLING VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie Zie de tekst onder hoofdstuk “Het auditcomité van de lokale besturen”, punt “Regelgeving inzake de taken en de samenstelling van het auditcomité van de lokale besturen en van het auditcomité van de Vlaamse administratie”.
De samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie in 2019 De samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse administratie onderging in de loop van 2019 diverse wijzigingen. Op 9 januari 2019 legde Sas van Rouveroij van Nieuwaal de eed af als Vlaams parlementslid. De Vlaamse Regering besliste op 25 januari 2019 om Myriam Parys aan te duiden als vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering in het auditcomité van de Vlaamse administratie, ter vervanging van Sas van Rouveroij van Nieuwaal.
•
Bij beslissing van de Vlaamse Regering van 28 juni 2019 werd, op voordracht van het auditcomité van de Vlaamse administratie, Jean-Pierre Garitte aangeduid als nieuwe onafhankelijk deskundige in het auditcomité van de Vlaamse administratie, ter vervanging van Ingrid Loos, met ingang vanaf 14 augustus 2019.
2019
•
Naast de leden van het auditcomité nemen ook de secretaris en de personen die het management van het agentschap Audit Vlaanderen vormen, deel aan de vergaderingen (met uitzondering van de agendapunten die het auditcomité wenst te behandelen zonder de aanwezigheid van de leden van het management). De Vlaamse Regering heeft met ingang van 1 juli 2018 Mark Vandersmissen toegelaten tot de proeftijd in de graad van directeur-generaal en aangesteld als administrateur-generaal bij het agentschap Audit Vlaanderen. Aangezien hij de proeftijd van zes maanden met goed gevolg heeft doorlopen, benoemde de Vlaamse Regering hem met ingang van 16 januari 2019 in de graad van directeur-generaal bij de diensten van de Vlaamse overheid.
34
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Overzicht van de samenstelling van het auditcomité van de Vlaamse Administratie in 2019 Leden van het auditcomité Voorzitter
Luc Discry, onafhankelijk deskundige
Onafhankelijke leden-deskundigen
Ingrid Loos, onafhankelijk deskundige (tot en met 13 augustus 2019) Jean-Pierre Garitte, onafhankelijk deskundige (vanaf 14 augustus 2019) Diane Breesch, onafhankelijk deskundige Iwona Muchin, onafhankelijk deskundige
Vertegenwoordigers Miet Vandersteegen van de Vlaamse Martin Ruebens Regering Sas Van Rouveroij (tot en met 8 januari 2019) Myriam Parys (vanaf 25 januari 2019) Nemen eveneens deel aan de vergaderingen Management van het agentschap Audit Vlaanderen
Mark Vandersmissen, administrateur-generaal Wim De Naeyer, manager-auditor Jo Fransen, manager-auditor Gunter Schryvers, manager-auditor
Secretaris van het auditcomité
Dieter Vanhee, adviseur, departement Kanselarij en Bestuur
35
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
Vergoedingen van de leden van het auditcomitĂŠ van de Vlaamse administratie Naam
Brutovergoeding (in â‚Ź)
Luc Discry (voorzitter)
12.761,30
Diane Breesch
6.806,04
Iwona Muchin
8.507,55
Ingrid Loos (onafhankelijk deskundige tot en met 13/08/2019)
3.403,02
Jean-Pierre Garitte (onafhankelijk deskundige vanaf 14/08/2019)
3.403,02
Miet Vandersteegen
8.507,55
Martin Ruebens
8.507,55
Sas Van Rouveroij (regeringsvertegenwoordiger tot en met 08/01/2019) Myriam Parys (regeringsvertegenwoordiger vanaf 25/01/2019)
0,00 3.403,02
36
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
DE VERGADERINGEN VAN HET AUDITCOMITÉ VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE Vergaderdata Het auditcomité van de Vlaamse administratie vergaderde 5 maal in 2019, op de hierna vermelde data: •
21 februari 2019; dit was een gemeenschappelijke vergadering met het auditcomité van de lokale besturen;
•
18 maart 2019;
•
23 mei 2019;
•
26 september 2019;
•
28 november 2019.
Mededeling van de notulen van de vergaderingen aan de Vlaamse Regering Artikel 20, tweede lid, van het besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen en tot wijziging van diverse besluiten, bepaalt dat de notulen van de vergaderingen van de auditcomités worden toegezonden aan de Vlaamse Regering. Om uitvoering te geven aan deze bepaling bezorgde de voorzitter van het auditcomité de goedgekeurde notulen van iedere vergadering aan minister-president Geert Bourgeois, die deze vervolgens als mededeling aan de Vlaamse Regering voorlegde. Sinds het aantreden van de nieuwe Vlaamse Regering, bezorgde de voorzitter van het auditcomité de notulen van iedere vergadering aan minister Somers, die deze vervolgens als mededeling aan de Vlaamse Regering voorlegde. De notulen van de vergaderingen van het auditcomité van de Vlaamse administratie in 2019 werden als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd als volgt: •
notulen van de gemeenschappelijke vergadering van de beide auditcomités van 22 februari 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 22 maart 2019;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 18 maart 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 26 april 2019;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 23 mei 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 28 juni 2019;
•
notulen van de vergadering van het auditcomité van 26 september 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 13 december 2019;
37
AUDIT VLAANDEREN •
2019 JAARVERSLAG
notulen van de vergadering van het auditcomité van 28 november 2019: medegedeeld op de vergadering van de Vlaamse Regering van 7 februari 2020.
Overzicht van de behandelde aangelegenheden door het auditcomité van de Vlaamse administratie De behandelde aangelegenheden kunnen gegroepeerd worden in een aantal rubrieken, volgens onderstaande indeling: •
interne en externe werking van het auditcomité van de Vlaamse administratie;
•
uitbouw en interne organisatie/werking van het agentschap Audit Vlaanderen;
•
aansturing, opvolging en feedback ten aanzien van het agentschap Audit Vlaanderen, met inbegrip van auditaanpak, auditplanning en auditrapporten;
•
audituniversum, reflecties.
controleomgeving,
beleidsaangelegenheden,
beleidsadviezen
en
Hierna volgt een (niet-exhaustief) overzicht van de behandelde agendapunten en/of aangelegenheden, ingedeeld volgens de voormelde rubrieken. Interne en externe werking van het auditcomité van de Vlaamse administratie •
De voorbereiding, bespreking en goedkeuring van het jaarverslag 2018 van Audit Vlaanderen en de beide auditcomités. Het jaarverslag 2018 van Audit Vlaanderen en van de beide auditcomités werd als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd op de vergadering van 19 juli 2019.
•
De jaarlijkse vergadering van een delegatie van de beide auditcomités met de kernministers van de Vlaamse Regering vond plaats op 16 januari 2019.
•
In het kader van een goede samenwerking tussen de beide auditcomités en de onderlinge uitwisseling van informatie over de beslissingen en de werkzaamheden, worden de notulen van het auditcomité van de lokale besturen systematisch meegedeeld aan het auditcomité van de Vlaamse administratie en vice versa.
•
Praktische aangelegenheden, zoals de vergaderplanning.
Uitbouw en interne organisatie/werking van het agentschap Audit Vlaanderen •
De kennisname van de interne werking van Audit Vlaanderen.
•
De kennisname van de periodieke rapportering betreffende de beschikbare kredieten van het agentschap Audit Vlaanderen en de actuele stand inzake de besteding daarvan; daarbij wordt aandacht besteed aan de verdeling van de financiële middelen van het agentschap ten behoeve van enerzijds de audit van de Vlaamse administratie en anderzijds de audit van de lokale besturen.
•
De kennisname van de periodieke rapportering over de financiële situatie van de Dienst met Afzonderlijk Beheer (DAB) van Audit Vlaanderen (overgedragen saldi van vorige jaren, ontvangsten en uitgaven van het lopende jaar, en actueel saldo).
•
De DAB werd opgericht in het jaar 2012 voor de ontvangst van de vergoedingen die het auditagentschap kan aanrekenen voor de uitvoering van sommige audits, namelijk de 38
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
audits op aanvraag en de forensische audits, voor wat betreft het werkterrein van de Vlaamse administratie; de uitgaven die op de DAB kunnen worden aangerekend dienen aangewend te worden om de auditcapaciteit uit te breiden, en zodoende een hogere risicoafdekking van het werkterrein van de Vlaamse administratie te realiseren. •
De kennisname van de budgetrapportering van Audit Vlaanderen, wat de eindstand voor het jaar 2018 betreft, omvattende het budget na begrotingscontrole/kredietherschikking, de finale bedragen van de vastleggingen in 2018, en het saldo voor Audit Vlaanderen als geheel, met een onderverdeling in lonen en werking.
•
De aanpak en de maatregelen voor de kwaliteitsbewaking van de auditopdrachten, met bijzondere aandacht voor de kwaliteitsbewaking van de via externe uitbesteding verrichte auditwerkzaamheden en de samenwerking tussen de eigen auditoren van Audit Vlaanderen en de auditoren van de externe dienstverlener(s).
•
De kennisname van het kwaliteitsproject binnen Audit Vlaanderen.
•
De kennisname van de resultaten van de risicomanagementoefening binnen Audit Vlaanderen.
•
De kennisname van de voortgang m.b.t. het project IT-kennisopbouw.
•
De kennisname van de wervingen en vervangingen van de medewerkers van Audit Vlaanderen.
•
De Vlaamse Regering heeft met ingang van 1 juli 2018 Mark Vandersmissen toegelaten tot de proeftijd in de graad van directeur-generaal en aangesteld als administrateur-generaal bij het agentschap Audit Vlaanderen. Aangezien hij de proeftijd van zes maanden met goed gevolg heeft doorlopen, benoemde de Vlaamse Regering hem met ingang van 16 januari 2019 in de graad van directeur-generaal bij de diensten van de Vlaamse overheid.
Aansturing, opvolging en feedback ten aanzien van het agentschap Audit Vlaanderen, met inbegrip van auditaanpak en auditrapporten •
De kennisname van de rapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan en de auditplanning 2018 van Audit Vlaanderen, wat betreft de audit van de Vlaamse administratie.
•
In deze rapportering wordt voor iedere auditopdracht en voor bepaalde auditgerelateerde werkzaamheden (zoals bijvoorbeeld de opvolging van de aanbevelingen, de opstelling van globale rapporten, de opstelling van beleidsgerichte rapporten), de status opgenomen (“voorbereiding”, “terreinwerk”, “rapportering”, “afgesloten“, “uitgesteld”).
•
Daarnaast wordt ook de geplande inzet van capaciteit (in dagen) en de werkelijk gepresteerde inzet van capaciteit (in dagen), zowel van interne auditcapaciteit als van externe auditcapaciteit, aangegeven.
•
Ook de geplande tijdsbesteding en de werkelijk gepresteerde tijd voor supervisie door de manager-auditoren wordt (afzonderlijk) in de rapportering vermeld.
•
De goedkeuring van het ondernemingsplan 2019 van Audit Vlaanderen, met inbegrip van de specifieke acties voor 2019, en de auditplanning 2019 (op het gemeenschappelijk auditcomité van 21 februari 2019). 39
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
•
De goedkeuring van het meerjarig ondernemingsplan 2020-2024 en het ondernemingsplan 2020 van Audit Vlaanderen (op het gemeenschappelijk auditcomité van 18 februari 2020).
•
De goedkeuring van de auditplanning 2020, wat betreft de audit van de Vlaamse administratie (op het gemeenschappelijk auditcomité van 18 februari 2020).
•
De kennisname van de periodieke (semestriële) voortgangsrapportering door Audit Vlaanderen betreffende de realisatie van de aanbevelingen die werden geformuleerd in het eindrapport van 11 februari 2016 van de vijfjaarlijkse externe evaluatie (Quality Assurance Review) van Audit Vlaanderen, die in 2015 werd uitgevoerd door KPMG.
•
De bespreking van de door Audit Vlaanderen opgeleverde auditrapporten, op iedere vergadering van het auditcomité.
•
De kennisname van een voorgelegd document betreffende de status van de realisatiegraad van de auditaanbevelingen voor de Vlaamse administratie.
•
De kennisname van een beknopt (status)overzicht dat op iedere vergadering door Audit Vlaanderen wordt voorgelegd inzake lopende klachten/aanvragen met betrekking tot forensische audits en van forensische audits in uitvoering.
•
De bespreking van de voortgang m.b.t. de nieuwe raamovereenkomst.
•
De evaluatie van de proeftijd van de administrateur-generaal Mark Vandersmissen.
Audituniversum, controleomgeving, beleidsaangelegenheden, beleidsadviezen en reflecties •
De bespreking van het globaal rapport betreffende de in- en doorstroom van medewerkers.
•
De kennisname van een toelichting door Audit Vlaanderen betreffende de aanpak en de stand van zaken van de thema-audit organisatie en ondersteuning van de boekhoudkundige processen.
•
De kennisname van een toelichting door Audit Vlaanderen betreffende de aanpak en de stand van zaken van de thema-audit ICT-organisatie.
•
De kennisname van een toelichting door Audit Vlaanderen betreffende de aanpak en de stand van zaken van het vooronderzoek m.b.t. de thema-audit beheer mobiele diensten en hardware.
•
De kennisname van de door Audit Vlaanderen uitgewerkte beleidsgerichte rapporten 2018. Een beleidsgericht rapport beoogt in het bijzonder de minister die bevoegd is voor de desbetreffende entiteit, en de leidend ambtenaar, via een samenvattend beeld van de resultaten van de uitgevoerde werkzaamheden, een inzicht te geven in de maturiteit van het risicomanagement, de mate van risicobeheersing van kernprocessen, sturende en ondersteunende processen, en de opvolging van (eerder) geformuleerde auditaanbevelingen.
•
De goedkeuring en opvolging van het project governance auditcomités en optimalisatie samenwerking interne auditfuncties.
•
De goedkeuring en opvolging van het project risicoanalyse en assurance mapping. 40
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
•
De goedkeuring en opvolging van de vernieuwde aanpak organisatie-audits 2016-2020.
•
De kennisname van het rapport ‘Begeleiding rol en verantwoordelijkheden auditcomité’.
•
De kennisname van een handleiding voor auditcomités.
•
De bespreking en goedkeuring van een template van auditcomitécharter.
•
De bespreking en goedkeuring van de keuze voor een interbestuurlijke audit in 2020 nl. leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten.
•
De stand van zaken betreffende de maturiteit van het risicomanagement.
•
De kennisname van een schriftelijke parlementaire vraag aan minister Liesbeth Homans over ‘informatiemanagement Vlaamse overheid – knelpunten’ in verband met de audit van de Vlaamse administratie’, en het gegeven antwoord erop.
•
De kennisname van een uittreksel met auditrelevante tekstgedeelten uit het Vlaams regeerakkoord en de relevante beleidsnota’s.
41
AUDIT VLAANDEREN
2019 JAARVERSLAG
COLOFON VERANTWOORDELIJKE UITGEVER Mark Vandersmissen Administrateur-generaal Audit Vlaanderen
CONTACT Audit Vlaanderen Havenlaan 88, bus 24 1000 Brussel 02 553 45 55 Deze publicatie is ook beschikbaar op www.auditvlaanderen.be
42