dossier 2020-055.pdf by Vlaanderen-be

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/055

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/055

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 19 januari 2020 diende xxx een openbaarheidsverzoek in bij de NV LijnCom, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van alle verslagen van de Raad van Bestuur van NV LijnCom in de periode van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, evenals alle verslagen van de bijeenkomsten van de Algemene Vergadering van NV LijnCom in dezelfde periode. Tot op heden werd niet gereageerd op voormeld verzoek door de NV LijnCom. Op 24 februari 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de ontstentenis van beslissing vanwege de NV LijnCom. Het beroep werd geregistreerd bij de beroepsinstantie op 25 februari 2020. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 19 januari 2020.

www.vlaanderen.be

De NV LijnCom heeft nagelaten om dit verzoek binnen de decretaal bepaalde termijn te beantwoorden. Conform artikel II.48 van het Bestuursdecreet heeft de termijn om beroep in te stellen bijgevolg geen aanvang genomen. Het beroep d.d. 24 februari 2020 werd bijgevolg tijdig ingediend en is dan ook ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Inhoud van het beroepschrift

Verzoeker stelt een beroep in bij de beroepsinstantie omdat hij na zijn oorspronkelijk openbaarheidsverzoek d.d. 19 januari 2020 en na een herinnering op 21 februari 2020 geen enkele reactie mocht ontvangen vanwege NV LijnCom. Hij vraagt de beroepsinstantie om de passende stappen te ondernemen zodat hij zou kunnen beschikken over de door hem opgevraagde documenten: alle verslagen van de Raad van Bestuur van NV LijnCom in de periode van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, evenals alle verslagen van de bijeenkomsten van de Algemene Vergadering van NV LijnCom in dezelfde periode.

2. Toelichting door NV LijnCom De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met NV LijnCom op 27 februari 2020. Op 11 maart 2020 werd vanuit NV LijnCom meegedeeld aan de beroepsinstantie dat ze de gevraagde documenten zouden toesturen aan verzoeker, mist weglating van een aantal gegevens in toepassing van de wettelijke en decretale uitzonderingsgronden. Blijkbaar zouden ze bij NV LijnCom, om onverklaarbare redenen, nooit kennis hebben genomen van het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek van xxx. Vandaar dat er nooit een reactie is geweest vanuit NV LijnCom. Op 12 maart 2020 is er dan vanuit NV LijnCom een mail gestuurd aan verzoeker, waarbij de gevraagde documenten werden bezorgd aan hem. Hier en daar werd bepaalde informatie onleesbaar gemaakt, in toepassing van de artikelen II.34, 3° en II.35. 1° van het Bestuursdecreet.

3. Standpunt van de beroepsinstantie

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/055

pagina 2 van 6

Bij mail van 12 maart 2020 wordt de beroepsinstantie in kennis gesteld van het feit dat aan verzoeker alsnog op 12 maart 2020 de gevraagde verslagen werden toegestuurd, met weglating van een aantal gegevens, in toepassing van de artikelen II.34,3° en II.35, 1° van het Bestuursdecreet. Het gaat hierbij om de verslagen van de Raad van Bestuur van NV LijnCom d.d. 3 april 2019, 29 mei 2019 en 11 september 2019, alsook het verslag van de Algemene Vergadering van NV LijnCom d.d. 29 mei 2019. De beroepsinstantie heeft een afschrift ontvangen van de mail d.d. 12 maart 2020 waarmee de voormelde documenten werden bezorgd aan verzoeker. De beroepsinstantie stelt dan ook vast dat het ingestelde beroep als zonder voorwerp moet worden beschouwd, wat betreft de op 12 maart 2020 toegezonden documenten. Voorts werden de integrale verslagen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering van NV LijnCom uit 2019 bezorgd aan de beroepsinstantie, zodat deze kennis heeft kunnen nemen van de inhoud ervan. Het komt nu aan de beroepsinstantie toe om na te gaan in hoeverre de opgevraagde documenten, al dan niet terecht gedeeltelijk openbaar werden gemaakt. De beroepsinstantie stelt vast dat doorheen de drie verzonden verslagen van de Raden van Bestuur van NV LijnCom (d.d. 3 april 2019, 29 mei 2019 en 11 september 2019), bij elk agendapunt de interne beraadslaging rond dat item wordt weergegeven. Om te vermijden dat makkelijk kan worden achterhaald wie welk concreet standpunt heeft ingenomen binnen de Raad van Bestuur van NV LijnCom, (de naam van de betrokkene wordt immers vermeld of de functie van de bestuurder wordt vermeld: voorzitter, ondervoorzitter, gedelegeerd bestuurder, directeur, secretaris … en dit bij elk agendapunt in de verslagen), is de beroepsinstantie van oordeel dat in casu terecht die gegevens overal onleesbaar werden gemaakt in de verslagen van de Raad van Bestuur van NV LijnCom. Daarvoor wordt verwezen naar de toepassing van artikel II.34, 3° van het Bestuursdecreet, volgens welke bepaling een aanvraag tot openbaarmaking (gedeeltelijk) moet afgewezen worden als die openbaarmaking afbreuk doet aan het geheim van de beraadslagingen van de organen van de overheidsinstanties die zijn genoemd in artikel II.28, §1 van het Bestuursdecreet. De voormelde uitzonderingsgrond heeft tot doel te vermijden dat een bepaalde discussie zou worden lamgelegd en in de memorie van toelichting bij dat decreetartikel is gestipuleerd dat een document of een deel ervan aan de openbaarheid moet onttrokken worden wanneer, na afweging blijkt dat de lectuur ervan de inhoud van de discussie tijdens een beraadslaging kenbaar maakt, terwijl het een vertrouwelijke discussie betrof. De bepaling van artikel II.34, 3° van het Bestuursdecreet moet strikt worden geïnterpreteerd. Deze uitzondering werd dus in het leven geroepen om de eigenlijke beraadslaging zelf geheim te houden, zodat er niet mag achterhaald kunnen worden, via de openbaarmaking van een document, wie nu precies welk standpunt heeft ingenomen bij de bespreking van een agendapunt binnen een orgaan van een bestuursinstantie. De beroepsinstantie is van oordeel dat in casu deze uitzonderingsgrond van artikel II.34, 3° van het Bestuursdecreet dan ook van toepassing is, daar de bijeenkomsten van de Raad van Bestuur van NV LijnCom in besloten vergadering plaatsvinden en de Raad van Bestuur één van de officiële organen van NV LijnCom is, dat zelf, als dochtermaatschappij van de vervoersmaatschappij De Lijn, ontegensprekelijk een overheidsinstantie is in de zin van het Bestuursdecreet.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/055

pagina 3 van 6

Daarom bevestigt de beroepsinstantie het standpunt van de NV LijnCom dat in de verschillende notulen bij elke bespreking van een agendapunt, de concrete aanduiding van de bestuurder (voorzitter, ondervoorzitter, gedelegeerd bestuurder, directeur, secretaris …) onleesbaar moet worden gemaakt, zodat niet kan achterhaald worden welk bepaald standpunt die betrokken bestuurder heeft ingenomen, dit alles in toepassing van artikel II.34,3° van het Bestuursdecreet. De vermelding “een bestuurder” kon gerust wel zichtbaar blijven, doordat hiermee niet kan worden achterhaald om welk bestuurslid het in concreto gaat. De beroepsinstantie stelt daarnaast ook vast dat in de drie voormelde verslagen van de Raad van Bestuur en in het verslag van de Algemene Vergadering binnen NV LijnCom op enkele plaatsen specifieke financiële informatie onleesbaar werd gemaakt. De beroepsinstantie is van oordeel dat in casu eveneens terecht die gegevens onleesbaar werden gemaakt in de diverse verslagen. Daarvoor wordt verwezen naar de toepassing van artikel II.35, 1° van het Bestuursdecreet, volgens welke bepaling een overheidsinstantie een verzoek om openbaarmaking dient af te wijzen als ze van oordeel is dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een economisch, financieel of commercieel belang van de desbetreffende instantie. De beroepsinstantie kon zelf vaststellen dat de hier en daar weggelaten informatie betrekking heeft op financieel gevoelige informatie binnen NV LijnCom, onder meer de aanwending van mediabestedingen, boekhoudkundige omzetcijfers binnen NV LijnCom, uitgekeerde vergoedingen op basis van de financiële jaarresultaten, uitgekeerde bonusvergoedingen en onkostenvergoedingen, concrete looncijfers van personeelsleden van NV LijnCom, … De beroepsinstantie is van oordeel dat het hier gaat om bedrijfsgevoelige commerciële en financiële informatie van NV LijnCom, die dient afgeschermd te worden. NV LijnCom is immers een vennootschap die de reclame op de bussen en de trams van De Lijn commercialiseert en zich dus positioneert in een concurrentiële reclamemarkt, zodat de commerciële en financiële gegevens ervan dienen afgeschermd te worden. De beroepsinstantie is in casu van oordeel dat de belangenafweging waartoe artikel II.35, 1° van het Bestuursdecreet, zoals elke relatieve uitzonderingsgrond, verplicht, niet tot een oordeel in het voordeel van de beroeper leidt. De weigering van het openbaar maken van die hiervoor vermelde financiële en commerciële gegevens van NV LijnCom is ingegeven door de vrijwaring van het eigen financieel, commercieel en economisch belang van NV LijnCom (gelet op haar positie in een concurrentiële reclamemarkt) dat het belang van het integraal openbaar maken van de opgevraagde notulen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering binnen NV LijnCom in casu overstijgt. Het ingestelde beroep is, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond te beschouwen. De beroepsinstantie merkt wel op, met betrekking tot het verslag van de Algemene Vergadering d.d. 29 mei 2019, dat hierin bij de derde resolutie, twee cijfers onleesbaar werden gemaakt met betrekking tot de jaarrekening voor het boekjaar 2018. Die gegevens werden onleesbaar gemaakt in de aan verzoeker toegestuurde notulen, met verwijzing naar de toepassing van artikel II.35, 1° van het Bestuursdecreet, volgens welke bepaling een overheidsinstantie een verzoek om openbaarmaking dient af te wijzen als ze

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/055

pagina 4 van 6

van oordeel is dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een economisch, financieel of commercieel belang van de desbetreffende instantie. De beroepsinstantie moet evenwel in dit verband vaststellen dat de onleesbaar gemaakte gegevens enkel en alleen slaan op het bedrag van de te bestemmen winsten voor het jaar 2018 en het balanstotaal, zoals die voorkomen in de jaarrekening van 2018 voor de NV LijnCom. Nu is het echter zo dat de cijfers van de jaarrekening voor het jaar 2018 al werden neergelegd bij de Rechtbank van Koophandel overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen. Deze werden dan ook al gepubliceerd en zijn makkelijk terug te vinden op het internet. Aangezien de cijfers van de jaarrekening voor het jaar 2018 voor eenieder vrij raadpleegbaar zijn, kan dan ook in casu niet verwezen worden naar de toepassing van artikel II.35, 1° van het Bestuursdecreet om deze gegevens (bedragen uit de jaarrekeningen van 2018) onleesbaar te maken. Er wordt geen schade toegebracht aan het financieel of commercieel belang van NV LijnCom, aangezien de cijfers van de jaarrekening voor 2018 van NV LijnCom publiek raadpleegbaar zijn. Artikel II.35, 1° van het Bestuursdecreet werd voor dit onderdeel dan ook onterecht ingeroepen. Het ingestelde beroep is, wat dit laatste onderdeel betreft, dan ook als gegrond te beschouwen. Hiermee bevestigt de beroepsinstantie ook haar uitspraak in een gelijkaardig openbaarheidsverzoek, zoals geformuleerd in dossier OVB/2019/45 (uitspraak d.dd. 29 maart 2019). Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 24 februari 2020 tegen de ontstentenis van beslissing vanwege NV LijnCom wordt als ontvankelijk en deels zonder voorwerp, deels ongegrond en deels gegrond beschouwd. Bijgevolg dienen in het verslag van de Algemene Vergadering van NV LijnCom d.d. 29 mei 2019 de cijfers met betrekking tot de jaarrekening van 2018 en de aanwending van de resultaten openbaar te worden gemaakt door er een afschrift van te verstrekken aan verzoeker.

In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet). Brussel, 25 maart 2020

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/055

pagina 5 van 6

Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/055

pagina 6 van 6