dossier 2020-112.pdf by Vlaanderen-be

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/112

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/112

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 4 maart 2020 diende xxx een verzoek in bij de gemeente Galmaarden tot inzage en een afschrift van het rooilijnplan van de Bolwerkstraat en van de goedgekeurde vergunningsaanvragen van de afgelopen 10 jaar voor het bouwen, verbouwen of omvormen naar meergezinswoningen of woonhandelshuizen in 12 opgesomde straten in Galmaarden. In haar beslissing van 27 maart 2020, die aangetekend werd verstuurd op 7 april 2020, weigerde de gemeente Galmaarden de gevraagde documenten. Op 4 mei 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen voormelde beslissing van de gemeente Galmaarden. Dit beroep werd geregistreerd op 4 mei 2020. In toepassing van artikel II.50, ยง1, tweede lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, verlengde de beroepsinstantie bij beslissing van 3 juni 2020 haar beslissingstermijn van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep

www.vlaanderen.be

De aangevochten beslissing van 27 maart 2020 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beslissing dateert van 27 maart 2020, maar deze brief werd volgens de poststempel pas aangetekend verstuurd op 7 april 2020. Het beroepschrift van 4 mei 2020 is tijdig en ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Het oorspronkelijk verzoek

In zijn oorspronkelijk verzoek van 4 maart 2020 vroeg xxx inzage en een afschrift van volgende documenten: • het rooilijnplan van de Bolwerkstraat • de goedgekeurde vergunningsaanvragen voor het bouwen, verbouwen of omvormen naar meergezinswoningen of woonhandelshuizen in 12 opgesomde straten in Galmaarden in de afgelopen 10 jaar

2. Inhoud van de bestreden beslissing In haar beslissing van 27 maart 2020 deelde de gemeente Galmaarden mee dat het rooilijnplan van de Bolwerkstraat niet in haar archieven kon worden gevonden en dat de vraag inzake de goedgekeurde vergunningsaanvragen voor het bouwen, verbouwen of omvormen naar meergezinswoningen of woonhandelshuizen te algemeen is geformuleerd en dan ook onredelijk is.

3. Inhoud van het beroepschrift xxx neemt geen genoegen met voormelde beslissing en ziet zich genoodzaakt om beroep in te stellen.

4. Toelichting door de gemeente

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/112

pagina 2 van 7

De beroepsinstantie heeft de gemeente Galmaarden gecontacteerd voor de nodige stukken en toelichting bij het beroepsdossier. Op de vraag van de beroepsinstantie of de beslissing van 27 maart 2020 werd voorafgegaan door een verzoek aan xxx tot herformulering van zijn te algemeen geformuleerd en onredelijk oorspronkelijk verzoek, meldt de gemeente dat hoewel er geen expliciet verzoek tot herformulering is verstuurd, verzoeker de beslissing van 27 maart 2020 wél zo heeft geïnterpreteerd aangezien verzoeker op 6 mei 2020 een nieuw verzoek heeft geformuleerd met hetzelfde onderwerp maar veel beperkter. Bovendien had een tweede grondigere zoekactie in de archiefdozen van de gemeente het gevraagde rooilijnplan van de Bolwerkstraat opgeleverd, zodat verzoeker zou worden uitgenodigd op kantoor. De gemeente stelt de beroepsinstantie in kennis van het nieuw verzoek van 6 mei 2020 dat luidt als volgt:

“Betreft aanvraag tot inkijk van: 1. Alle ingediende bouwplannen, aangevraagde, geweigerde en toegekende vergunningen van de woning gelegen te Galmaarden, Bolwerkstraat 22 2. De werkelijke aanduiding van het openbaar domein t.h.v. Bolwerkstraat 22 Galmaarden op plan 3. De plannen van aanleg van de straat Bolwerkstraat Galmaarden 4. De vrijstelling (vrijstellingsbesluit) van meergezinswoningen rondom het Marktplein om te voorzien in eigen parkeergelegenheid + de afbakening/grens 'rondom het Marktplein' op plan 5. Plan(nen) met aanduiding van alle openbare parkeergelegenheid in Galmaarden 6. De definitie van 'onmiddellijke omgeving' in Galmaarden uitgedrukt in meter 7. De visietekst + eventueel plan(nen) m.b.t. meergezinswoningen van de gemeente Galmaarden Geachte college van burgemeester en schepenen, Tot mijn verbazing heb ik in jullie brief van de weigering tot inzage in openbare documenten moeten lezen dat: Zoals reeds enige tijd geleden, tijdens onze afspraak, mondeling medegedeeld heeft de gemeente Galmaarden geen rooilijnplan van de Bolwerkstraat in haar archieven kunnen terugvinden. Thans is mij tijdens deze afspraak (en voorheen en erna) medegedeeld dat dit in de kelder lag. Tot mijn spijt dien ik vast te stellen dat leugens en het bewust achterhouden van informatie schering en inslag is bij u. lk wens er u nogmaals op te wijzen dat u als gemeente de plicht heeft van openbaarheid van bestuur. Als burger heb ik het recht om u als bestuursinstantie te vragen om inzage, uitleg of van een afschrift van bestuursdocumenten. Dat is het principe van passieve openbaarheid. Tot op heden is elke vraag hieromtrent geweigerd of onbeantwoord gebleven. lk verzoek u met aandrang om mij binnen de 20 kalenderdagen bovengenoemde zaken te laten inkijken en desgevallend kopie van te laten nemen.” Per mail laat de gemeente weten dat xxx op 29 mei 2020 is langs gekomen en inzage, toelichting en een afschrift heeft gekregen van de gevraagde documenten betreffende de woning in de Bolwerkstraat 22. De bijkomende vraag om een digitaal afschrift te mogen ontvangen van de vergunning, de beschrijving van de

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/112

pagina 3 van 7

werken, de fotoreportage en het plan uit het vergunningsdossier van 1993 van de verbeteringswerken aan de woning werd vervolgens per mail van 5 juni 2020 ingewilligd. De gemeente Galmaarden bezorgde de beroepsinstantie een afschrift van dit mailbericht en klasseerde vervolgens het openbaarheidsverzoek van xxx als volledig ingewilligd.

5. Standpunt van de beroepsinstantie Uit de toelichting van de gemeente Galmaarden omtrent het verloop van het volledige openbaarheidsverzoek van xxx, kon de beroepsinstantie de redenering van de gemeente volgen waarin zij overtuigd is dat het openbaarheidsverzoek van 6 mei 2020 de vernieuwde vraag is van het zeer algemeen geformuleerde verzoek van 4 maart 2020 en dat het verzoek naar aanleiding van de uitnodiging van xxx op 29 mei 2020 en de nagestuurde documenten van 5 juni 2020 volledig is beantwoord. De beroepsinstantie informeerde vervolgens bij xxx of hij afstand deed van zijn beroep. Per mail van 8 juni 2020 bevestigt xxx dat hij op 29 mei 2020 de stukken heeft kunnen inkijken die hij had gevraagd in zijn brief van 6 mei 2020 maar dat zijn beroep betrekking heeft op zijn verzoek van 4 maart 2020 waar hij buiten de weigering van 27 maart 2020 (verzonden op 7 april 2020) geen verdere info over mocht ontvangen en aldus geen afstand kan doen van zijn beroep. Het komt nu toe aan de beroepsinstantie om uitspraak te doen over de grond van de zaak. De beroepsinstantie stelt vast dat het verzoek van 6 mei 2020 zonder twijfel gelinkt is aan het oorspronkelijk verzoek en de daarop volgende weigeringsbeslissing van 27 maart 2020. Beroeper schrijft immers : “Tot mijn verbazing heb ik in jullie brief van de weigering tot inzage in openbare documenten moeten lezen dat:…” waardoor het verzoek van 6 mei 2020 heel duidelijk een reactie is op de weigeringsbeslissing van 27 maart 2020. Verder trekt hij in zijn tweede verzoek de reden van weigering van het afschrift van het rooilijnplan in twijfel, wat ook een duidelijke verwijzing is naar zijn oorspronkelijk verzoek en de daaropvolgende beslissing van 27 maart 2020. Bovendien vraagt hij in het verzoek van 6 mei 2020 onder punt 2 naar de werkelijke aanduiding van het openbaar domein t.h.v. Bolwerkstraat 22 Galmaarden op plan, wat net hetzelfde is als vragen naar het rooilijnplan van deze straat zoals in het oorspronkelijk verzoek van 3 maart 2020. xxx besluit tot slot zijn verzoek van 6 mei 2020 stellende dat tot op heden elke vraag hieromtrent geweigerd

of onbeantwoord is gebleven. lk verzoek u met aandrang om mij binnen de 20 kalenderdagen bovengenoemde zaken te laten inkijken en desgevallend kopie van te laten nemen.

Dit besluit van het verzoek van 6 mei 2020 lijkt te stellen dat aangezien elke vraag van het verzoek van 4 maart 2020 tot op heden niets opleverde, verzoeker nu graag de bovengenoemde -in de betreft van het verzoek van 6 mei 2020- zaken had willen inkijken, ter vervanging dus van zijn tot op heden geweigerde stukken uit zijn verzoek van 4 maart 2020.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/112

pagina 4 van 7

Beroeper beweert in zijn mail van 8 juni 2020 dat hij na de weigering van 27 maart 2020 geen verdere info over de gevraagde documenten in zijn verzoek van 4 maart 2020 mocht ontvangen. Nu beroeper bij zijn afspraak van 29 mei 2020 op kantoor van de omgevingsambtenaar het op dat moment in de archieven teruggevonden rooilijnplan van de Bolwerkstraat heeft kunnen inkijken, staat vast dat deze bewering dan ook niet helemaal klopt. Op 18 juni 2020 bevestigt de omgevingsambtenaar van de gemeente Galmaarden telefonisch nogmaals uitdrukkelijk aan de beroepsinstantie dat xxx het rooilijnplan van de Bolwerkstraat heeft ingekeken en er een foto heeft kunnen van nemen. Hieruit kan de beroepsinstantie enkel afleiden dat inzake het gevraagde rooilijnplan uit het oorspronkelijk verzoek de gemeente alsnog aan de verzuchtingen van beroeper is tegemoet gekomen en dat het beroep op dit punt zonder voorwerp kan worden beschouwd. Wat de gevraagde goedgekeurde vergunningsaanvragen voor het bouwen, verbouwen of omvormen naar meergezinswoningen of woonhandelshuizen in de afgelopen 10 jaar in 12 opgesomde straten in Galmaarden betreft, stelt de gemeente dat deze vraag onredelijk veel werk vraagt. De gemeente verduidelijkt haar stelling als volgt: Een eerste telling levert in de 12 bevraagde straten een geraamde woningenlijst op van 375 woningen. Dit gaat over 10 % van het totale woningaanbod over de hele gemeente. Van deze woningen en de daaraan verbonden vergunningen (die in aantal hoger oplopen dan 1 per woning) moeten in eerste instantie de vergunningen voor omvorming van eengezinswoning naar meergezinswoning worden gezocht. Het gemeentebestuur verwerkt per jaar gemiddeld om en bij de 120 omgevingsvergunningsaanvragen. De gemeente beschikt over een digitaal vergunningenregister, maar dit is niet via een “query” doorzoekbaar. Elk van de bovenvermelde 375 adressen moet apart onderzocht worden, daarbovenop ook nog voor een looptijd van 10 jaar terug in de tijd, wat betekent dat de zoekactie 10 keer moet worden herhaald aangezien in het vergunningenregister enkel per jaar kan worden gezocht. Een lijst van alle vergunningsaanvragen voor het bouwen of verbouwen naar een meergezinswoning of woonhandelshuizen is met andere woorden niet beschikbaar en moet aangemaakt worden. Hiervoor moeten alle vergunningsaanvragen van de 375 adressen over de afgelopen 10 jaar (dus 3750 adressen in totaal) 1 voor 1 op het scherm worden overlopen en nagekeken of de aanvraag in aanmerking komt voor dit openbaarheidsverzoek. Een dergelijke zoekactie neemt geen uren maar zelfs dagen in beslag, wetende dat de normale werking van een dienst ruimtelijke ordening onderbroken wordt door zowel telefonische of vragen per mail alsook vragen aan het loket van bouwheren over lopende en/of toekomstige bouwplannen, burgers die dossiers tijdens openbare onderzoeken komen inkijken, burgers met openbaarheidsverzoeken,…. Eenmaal alle vergunningsaanvragen die voldoen aan het openbaarheidsverzoek zijn terug gevonden in het vergunningenregister, dienen al deze dossiers worden bekeken of ze vergund of geweigerd werden. Vervolgens moeten alle goedgekeurde vergunningsaanvragen worden geanonimiseerd om er een afschrift van te kunnen verlenen. Ook deze actie zal opnieuw ettelijke uren in beslag nemen. Dit openbaarheidsverzoek genereert dan ook een immense werktijd. Dergelijke aanvragen brengen, vooral in een klein lokaal bestuur als Galmaarden, de gewone dienstverlening aan de burger in het gedrang. Zeker

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/112

pagina 5 van 7

voor een dienst Ruimtelijke Ordening die typisch onder druk moet werken van strikte dossierbehandelingstermijnen. De dienst Ruimtelijke Ordening van de gemeente Galmaarden telt bovendien amper 2 medewerkers. De beroepsinstantie is dan ook van oordeel dat het openbaarheidsverzoek tot verlenen van inzage in en een afschrift van alle goedgekeurde vergunningsaanvragen voor het bouwen, verbouwen of omvormen naar meergezinswoningen of woonhandelshuizen in 12 opgesomde straten in Galmaarden in de afgelopen 10 jaar een onverantwoorde hoeveelheid tijd in beslag neemt en dus een onredelijke vraag is. Volgens artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet kan een overheidsinstantie een openbaarheidsverzoek afwijzen wanneer de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42. Artikel II.40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een verzoeker in principe geen belang hoeft aan te tonen om de openbaarheid van bestuursdocumenten te verkrijgen. Dit betekent evenwel niet dat er geen redelijk belang aanwezig moet zijn: het uitoefenen van een recht zonder enig aantoonbaar redelijk en voldoende belang kan als kennelijk onredelijk worden beschouwd, omdat de screening van de documenten in kwestie met het oog op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden, een omvangrijk en tijdrovend werk zou inhouden voor de betrokken instantie. Het belang dat beroeper heeft bij het uitoefenen van zijn recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de diverse bestuursinstanties. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt (door het opvragen van honderden documenten met betrekking tot omgevingsvergunningen over een periode van tien jaar) weegt kennelijk niet op tegen de last die deze veel te algemeen geformuleerde aanvraag veroorzaakt voor de betrokken instantie (de gemeente Galmaarden). In toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet dient het beroep voor dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek dan ook te worden afgewezen. Het ingestelde beroep, is wat dit punt betreft, dan ook ongegrond. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 4 mei 2020 tegen de beslissing van de gemeente Galmaarden van 27 maart 2020 betreffende zijn verzoek van 4 maart 2020 wordt als ontvankelijk doch deels zonder voorwerp en deels ongegrond beschouwd.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/112

pagina 6 van 7

Brussel, 18 juni 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur,

Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/112

pagina 7 van 7