Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/163

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/163

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 20 mei 2020 diende xxx een verzoek in bij de Universiteit Gent tot het bekomen van een afschrift van de volgende documenten: - De beslissing van de UGent waarin, omwille van de Coronacrisis, werd besloten om de vrijwillige stages van studenten tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding. - Alle communicatie van voor 13/05/2020, waarin de UGent haar personeelsleden er van op de hoogte brengt dat de UGent besloot om de vrijwillige stages van studenten tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding. - Alle communicatie van voor 13/05/2020, waarin de UGent de studenten er van op de hoogte brengt dat de UGent besloot om de vrijwillige stages tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding. - De beslissing van de vakgroep Communicatiewetenschappen van de UGent, naar aanleiding van algemene beslissing van de UGent (om de vrijwillige stages van studenten tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding) waarin werd besloten om in lijn van de algemene beslissing van de UGent geen enkele uitzondering toe te staan aan een student van de vakgroep.

www.vlaanderen.be

- Alle communicatie van voor 13/05/2020, waarin de vakgroep Communicatiewetenschappen van de UGent haar studenten er van op de hoogte brengt dat ze besloten had om naar aanleiding van de beslissing van de UGent (om de vrijwillige stages van studenten tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding) besloot om in lijn van deze beslissing geen enkele uitzondering toe te staan aan een student. - De beslissing van de UGent om geen rekening te houden met de mogelijkheden tot heropstart van elke vorm van stage als gevolg van de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 13/05. - De communicatie van de UGent aan de volledige studentengemeenschap inzake de beslissing van de UGent om geen rekening te houden met de mogelijkheden tot heropstart van elke vorm van stage als gevolg van de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 13/05. Er werd niet gereageerd op voormeld openbaarheidsverzoek door de Universiteit Gent. Op 15 juni 2020 diende xxx een beroep in bij de beroepsinstantie tegen het uitblijven van een beslissing van de Universiteit Gent. Dit beroep werd geregistreerd op 16 juni 2020. In toepassing van artikel II.50, Â§1, tweede lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, verlengde de beroepsinstantie bij beslissing van 7 juli 2020 haar beslissingstermijn van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek dateert van 20 mei 2020. De Universiteit Gent reageerde niet binnen de decretaal voorziene termijn op voormeld openbaarheidsverzoek. Conform artikel II.48 Bestuursdecreet heeft de termijn om beroep in te stellen bijgevolg geen aanvang genomen. Het beroepschrift van 15 juni 2020 is tijdig ingediend en bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van ĂŠĂŠn of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/163

pagina 2 van 6

Het oorspronkelijk verzoek

In zijn mail van 20 mei 2020 aan de Universiteit Gent vroeg verzoeker om een afschrift te verlenen van de volgende documenten: - De beslissing van de UGent waarin, omwille van de Coronacrisis, werd besloten om de vrijwillige stages van studenten tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding. - Alle communicatie van voor 13/05/2020, waarin de UGent haar personeelsleden er van op de hoogte brengt dat de UGent besloot om de vrijwillige stages van studenten tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding. - Alle communicatie van voor 13/05/2020, waarin de UGent de studenten er van op de hoogte brengt dat de UGent besloot om de vrijwillige stages tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding. - De beslissing van de vakgroep Communicatiewetenschappen van de UGent, naar aanleiding van de algemene beslissing van de UGent (om de vrijwillige stages van studenten tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding) waarin werd besloten om in lijn van de algemene beslissing van de UGent geen enkele uitzondering toe te staan aan een student van de vakgroep. - Alle communicatie van voor 13/05/2020, waarin de vakgroep Communicatiewetenschappen van de UGent haar studenten er van op de hoogte brengt dat ze besloten had om naar aanleiding van de beslissing van de UGent (om de vrijwillige stages van studenten tijdens de zomermaanden en voor de start van het volgend academiejaar ten stelligste af te raden en ze nog enkel uitzonderlijk mogelijk te maken na het expliciet akkoord van de betrokken faculteit of opleiding) besloot om in lijn van deze beslissing geen enkele uitzondering toe te staan aan een student. - De beslissing van de UGent om geen rekening te houden met de mogelijkheden tot heropstart van elke vorm van stage als gevolg van de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 13/05. - De communicatie van de UGent aan de volledige studentengemeenschap inzake de beslissing van de UGent om geen rekening te houden met de mogelijkheden tot heropstart van elke vorm van stage als gevolg van de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad van 13/05.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker stelt dat hij nog geen antwoord mocht ontvangen op zijn gestelde vragen inzake openbaarheid van bestuur, hoewel de wettelijke termijn intussen verstreken is. Daarom stelt hij beroep in bij de beroepsinstantie en hoopt op die manier alsnog de gevraagde stukken te ontvangen.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/163

pagina 3 van 6

3. Toelichting door de universiteit Gent De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de universiteit Gent op 17 juni 2020, 29 juni 2020 en 3 juli 2020 om bijkomende toelichting te verstrekken bij het openbaarheidsverzoek. Vanuit de Universiteit Gent werd de toelichting gegeven aan de beroepsinstantie op 1 juli 2020 en 7 juli 2020. Op 7 juli 2020 werd er vanuit de Universiteit Gent een mail gestuurd aan verzoeker, waarbij werd geantwoord op de zeven gestelde vragen, zoals geformuleerd in zijn openbaarheidsverzoek d.d. 20 mei 2020. Tevens werden daarbij twee bijlagen gevoegd: een uittreksel uit het verslag van de vergadering van de Onderwijsraad d.d. 23 april 2020 i.v.m. de stages van studenten in de zomer van 2020 en daarnaast een screenshot met informatie rond de corona-maatregelen, onder andere voor de stages van studenten, zoals verschenen op de webpagina van de Universiteit Gent.

4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie ontving een afschrift van de mail d.d. 7 juli 2020 vanuit de Universiteit Gent aan verzoeker, en uit de verstrekte informatie komt de beroepsinstantie tot de volgende vaststellingen:

Wat betreft het eerste onderdeel van het openbaarheidsverzoek Er werd door de Universiteit Gent al eerder op 29 mei 2020 (naar aanleiding van de afhandeling van beroepsdossier OVB/2020/118) een afschrift toegestuurd aan de dochter van verzoekster, die studente is aan de Universiteit Gent, van het uittreksel van het verslag van de Onderwijsraad van 23 april 2020, waarbij het volgende werd gesteld omtrent de stages van studenten in de zomer van 2020:

â€œVoor stages in de zomer voor 2019-2020 wordt voorgesteld dat deze niet mogen, behalve als het gaat over beroepsreglementeringen. In verband met stages in de zomer als deel van het curriculum voor volgend academiejaar 2020-2021 wordt er voorgesteld dat binnenlandse stages mogelijk zijn op voorwaarde dat de richtlijnen van de Vlaamse overheid gevolgd kunnen worden en dat de stageplaats de student wil en kan ontvangen. Aanvragen voor stages van externe stagiaires worden volgens dezelfde richtlijnen beoordeeld.â€?

Zoals ook al eerder door de Universiteit Gent aan xxx gemeld, is dit het basisdocument omtrent (het beleid rond) het uitvoeren van stages in het kader van de coronaproblematiek. Voor de zekerheid en de volledigheid werd voormeld uittreksel uit het verslag van de Onderwijsraad van 23 april 2020 nogmaals aan huidig verzoeker toegestuurd vanuit de Universiteit Gent op 7 juli 2020. Daarnaast is er nog een specifieke aanvulling over de vrijwillige stages gekomen en deze werd op 13 mei 2020 op de website van UGent geplaatst, ter verduidelijking omdat er hierover specifieke vragen waren gesteld door de studenten. Het (logische) beleid is altijd geweest dat als stages voorzien in het curriculum niet meer kunnen, ook vrijwillige stages (a fortiori) niet meer kunnen, maar aangezien faculteiten zelf mogen beslissen over het al of niet afsluiten van overeenkomsten voor vrijwillige stages (dat is ook buiten coronatijden een discretionaire bevoegdheid van de faculteiten; een vrijwillige stage is dus steeds een

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/163

pagina 4 van 6

gunst), werd er geen formeel of â€˜hardâ€™ verbod gesteld (via een aparte beslissing, anders dan voormelde) vanuit het centrale beleid, maar werd op de corona-informatiepagina toegelicht dat vrijwillige stages in de zomer en voor de start van het volgende academiejaar ten stelligste worden afgeraden en enkel in uitzonderlijke gevallen (vb. in de zorgsector) en na expliciet akkoord van de faculteit/opleiding kunnen doorgaan. Dit alles werd ook toegelicht in het antwoord dat vanuit de Universiteit Gent aan verzoeker werd gericht op 7 juli 2020 en daarbij werd tevens voor de volledigheid een screenshot meegestuurd aan verzoeker, met daarop de informatie rond de corona-maatregelen, onder andere voor de stages van studenten, zoals verschenen op de webpagina van de Universiteit Gent op 13 mei 2020. De beroepsinstantie kan dan ook enkel maar concluderen dat de beide documenten die bestaan bij de Universiteit Gent met betrekking tot het eerste onderdeel van het openbaarheidsverzoek, ook effectief aan verzoeker werden toegestuurd op 7 juli 2020: enerzijds het uittreksel uit het verslag van de vergadering van de Onderwijsraad d.d. 23 april 2020 i.v.m. de stages van studenten in de zomer van 2020 en anderzijds een screenshot met informatie rond de corona-maatregelen, onder andere voor de stages van studenten, zoals verschenen op de webpagina van de Universiteit Gent. Het ingestelde beroep wordt, wat dit onderdeel betreft, dan ook als zonder voorwerp beschouwd.

Wat betreft het tweede tot en met het zevende onderdeel van het openbaarheidsverzoek Verwijzende naar de verstrekte informatie vanuit de Universiteit Gent, kan de beroepsinstantie enkel maar vaststellen dat de Universiteit Gent niet in het bezit is van de documenten, zoals deze werden gevraagd in het tweede tot en met het zevende onderdeel van het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek. Het gaat immers om onbestaande documenten. In artikel I.4, 3Â° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de Universiteit Gent niet in het bezit is van de gevraagde documenten, daar het hier onbestaande documenten betreft. Het ingestelde beroep wordt, wat betreft het tweede tot en met het zevende onderdeel, dan ook als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,

BESLUIT:

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/163

pagina 5 van 6

Het beroepschrift van xxx d.d. 15 juni 2020 tegen de ontstentenis van beslissing vanwege de Universiteit Gent wordt als ontvankelijk en gedeeltelijk zonder voorwerp en gedeeltelijk ongegrond beschouwd. Brussel, 28 juli 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/163

pagina 6 van 6