Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/208

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/208

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande feiten Op 22 juni 2020 diende xxx bij de stad Vilvoorde een verzoek in tot het verkrijgen van een afschrift van alle notulen van de gemeenteraad sinds 2000 die (nog) niet beschikbaar zijn op de site vilvoorde.be, m.a.w. alle notulen voor de jaren 2000 t.e.m. 2017. De stad Vilvoorde weigerde op 29 juni 2020 om een afschrift van die documenten te verlenen, omdat het haar onredelijk leek om de notulen over een periode van 17 jaar te moeten bezorgen. Verwijzend naar volgende argumenten verzocht xxx de stad Vilvoorde per mail van 29 juni 2020 om haar beslissing alsnog te herzien, om een eventuele beroepsprocedure te vermijden:

“Ten eerste, gelieve te noteren dat ik een gelijkaardige aanvraag voor notulen van de gemeenteraad van Grimbergen heel recent gedaan heb, en dat de gemeente mij daarna zonder enige tegenwerking een ZIP file gegeven heeft met de PDF en Word files die de gevraagde notulen bevatten. Ten tweede, bij mijn vraag kan geen sprake zijn van enige “moeilijke” documenten met, bijvoorbeeld, confidentieel karakter. Het zijn de notulen van de publieke vergaderingen, niets meer of minder. Ten derde, een redelijke persoon mag verwachten van een gemeente met een bevolking als die van Vilvoorde dat het gemeentebestuur intern al genoeg jaren met computers werkt zodat het terugvinden van deze

www.vlaanderen.be

documenten een kwestie is van een paar tiental minuten werk voor een medewerker die jullie intern file systeem een beetje kent, niet meer. Ten vierde, alhoewel mijn vraag niet gemotiveerd dient te worden om volledig legaal te zijn, wil ik hierbij wel met u delen dat ik de notulen nodig heb zodat ik mijn research kan verder zetten in een dossier dat zonder twijfel in het verleden naast de gemeente Grimbergen ook de gemeente Vilvoorde betrokken heeft. Ik probeer dus de openbaarheid wetgeving in deze te gebruiken voor één van de oorspronkelijke doelen van de wetgever.” Op 30 juni 2020 verzocht de stad Vilvoorde xxx om mee te delen over welk dossier het gaat. Op die manier kon gerichte informatie bezorgd worden. Dezelfde dag wees xxx dit voorstel af, aangezien de stad Vilvoorde dan een diepgaande analyse zou moeten uitvoeren, wat volgens de openbaarheidsregelgeving niet aan het bestuur kan worden gevraagd. Hij gaf ook aan niet voldoende vertrouwen te hebben in het bestuur voor de volledige en goede afhandeling van zijn verzoek. Wegens het uitblijven van een reactie van de stad Vilvoorde hierop, stuurde xxx op 24 juli 2020 een laatste mail om de gevraagde notulen openbaar te maken, waarop hij geen antwoord ontving. Op 8 augustus 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de weigeringsbeslissing van de stad Vilvoorde. Het beroep werd bij de beroepsinstantie geregistreerd op 10 augustus 2020. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek van xxx dateert van 22 juni 2020. Op 29 juni 2020 verzocht verzoeker de stad Vilvoorde om haar weigeringsbeslissing van dezelfde dag te herzien, waarna de stad hem op 30 juni 2020 vroeg om de oorspronkelijke aanvraag te specificeren. Dezelfde dag gaf verzoeker aan daarop niet te willen ingaan. Hierop heeft de stad Vilvoorde niet meer gereageerd. Artikel 42 van het Bestuursdecreet bepaalt dat als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, de overheidsinstantie de aanvrager zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen, verzoekt om zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen. Artikel 43 §2 van dit decreet bepaalt dat een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen begint te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft. Aangezien verzoeker geen gevolg wenste te geven aan het verzoek van de stad Vilvoorde om zijn aanvraag te specificeren, heeft voornoemd artikel 43 §2 geen toepassing gevonden en is er geen nieuwe termijn van twintig dagen beginnen lopen zoals in dit artikel voorzien. Bijgevolg dient er, voor wat de ontvankelijkheid van het beroepschrift betreft, gekeken te worden naar de datum van de beslissing van de stad Vilvoorde waarbij de oorspronkelijke aanvraag van verzoeker werd afgewezen, zijnde 29 juni 2020. Die beslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheden zoals bedoeld in artikel II.43 §1 derde lid van het

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/208

pagina 2 van 5

Bestuursdecreet. Luidens artikel 48 §1 3° vierde lid van dit decreet start in dat geval de termijn om een beroep in te dienen pas vier maanden na de kennisgeving. Het beroepschrift d.d. 8 augustus 2020 is bijgevolg tijdig ingediend en wordt als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals bepaald in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Bestreden beslissing

De beslissing van de stad Vilvoorde d.d. 29 juni 2020 waarbij het openbaarheidsverzoek wordt afgewezen omdat het, gelet op de publicatieverplichtingen uit het decreet over het lokaal bestuur die vooropstellen dat de goedgekeurde notulen van de gemeenteraad minstens een jaar raadpleegbaar zijn vanaf de datum van de zitting waarin ze werden goedgekeurd, onredelijk lijkt om de notulen over een periode van 17 jaar te moeten bezorgen.

2. Inhoud van het beroepschrift Op 8 augustus diende xxx, na een laatste verzoek per e-mail d.d. 24 juli 2020 om alsnog een afschrift van de notulen te bezorgen, beroep in tegen de weigeringsbeslissing van de stad Vilvoorde.

3. Toelichting door de stad Vilvoorde Om met voldoende kennis van zaken te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie op 11 en 18 augustus 2020 contact opgenomen met de stad Vilvoorde. De beroepsinstantie vroeg de stad of de notulen (digitaal) beschikbaar zijn, of zij een tijdsinschatting kon maken voor het verlenen van een afschrift ervan en over welke personeelsbezetting de stad beschikt om openbaarheidsaanvragen te behandelen. De stad Vilvoorde liet de beroepsinstantie weten dat de notulen (niet ondertekend) digitaal beschikbaar zijn vanaf het jaar 2002. De notulen voor de jaren 2000-2001 bevinden zich in ingebonden boeken. Openbaarheidsverzoeken worden door de algemeen directeur afgehandeld, in dit geval beheert hij de opgevraagde stukken zelf. De algemeen directeur schat de behandelingstijd in op een halve dag. De stad Vilvoorde herhaalt dat zij meent dat het verzoek als onredelijk moet worden beschouwd. Zij wijst erop dat xxx een probleem heeft met een bepaald dossier, maar dat hij het dossier zelf niet opvraagt omdat hij zogezegd de gemeenten Grimbergen en Vilvoorde niet vertrouwt. Hij zal dan zelf alle notulen over 17 jaar bekijken zonder opzoekingstool (dus elk bestand dient geopend te worden). Verwijzend naar artikel 43

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/208

pagina 3 van 5

§2 van het Bestuursdecreet heeft de stad Vilvoorde xxx gevraagd om de oorspronkelijke vraag te herformuleren en het dossier op te vragen.

4. Standpunt van de beroepsinstantie Tenzij het belang van de openbaarheid primeert, mogen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1 van het Bestuursdecreet, een aanvraag afwijzen als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42 van dat decreet. Deze facultatieve uitzonderingsgrond werd in het leven geroepen om te beletten dat de openbaarheid onwerkbaar wordt. De aanvragen die erop gericht zijn of die tot gevolg kunnen hebben dat de goede werking van de administratie wordt verhinderd, kunnen als kennelijk onredelijk worden beschouwd. De openbaarheid van bestuursdocumenten is een fundamenteel recht dat in de Belgische rechtsorde door artikel 32 van de Grondwet wordt gewaarborgd. Openbaarheid is de regel, beslotenheid de formeel te motiveren uitzondering. Dit recht tot openbaarheid houdt een positieve verplichting in voor de openbare besturen waaraan ze moeten voldoen. De diensten moeten zich zo organiseren dat aan de verplichting tot openbaarmaking kan worden voldaan. Een weigering tot openbaarmaking van een bestuursdocument moet concreet worden verantwoord. De overheid moet bij de beoordeling van de kennelijke onredelijkheid een reële belangenafweging maken, die moet blijken uit de formele motivering van de weigeringsbeslissing (RvS nr. 227.394 van 15 mei 2014). In casu weigert de stad Vilvoorde het verlenen van een afschrift van de betreffende notulen van de gemeenteraad aangezien het om een onredelijke hoeveelheid zou gaan (over een periode van 17 jaar) en verzoeker niet is willen ingaan op de vraag om aan te geven in het kader van welk dossier hij zijn aanvraag indiende, zodat gerichter kon worden gezocht. De beroepsinstantie oordeelt dat er niet redelijk en feitelijk kan worden aangetoond dat deze aanvraag als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd. Het aantal notulen waar het hier over gaat is vrij omvangrijk – rekening houdend met artikel 18 van het decreet over het lokaal bestuur (het vroegere artikel 19 van het Gemeentedecreet) dat bepaalt dat de gemeenteraad zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar, kan ervan uitgegaan worden dat het om minstens een 170-tal notulen gaat. Weliswaar heeft de stad Vilvoorde aangegeven dat het afhandelen van het verzoek slechts een halve dag in beslag zou nemen en blijkt dat het merendeel van de notulen al digitaal ter beschikking is – wat het bezorgen ervan aan verzoeker enkel eenvoudiger maakt. In zijn e-mail van 29 juni 2020 geeft verzoeker ook aan dat zijn aanvraag slechts betrekking heeft op de notulen van de openbare vergadering, zodat de notulen in principe ook niet dienen te worden gecontroleerd op mogelijke uitzonderingsgronden op de openbaarheid. Bovendien stelt verzoeker terecht dat hij geen belang dient aan te tonen opdat zijn verzoek kan worden ingewilligd (cf. artikel II.40 §3 van het Bestuursdecreet). Dat verzoeker niet wil verduidelijken omwille van welk dossier hij zijn verzoek om openbaarheid heeft gesteld, doet geen afbreuk aan het Grondwettelijk recht op de principiële openbaarheid en is dan ook geen argument om het verzoek af te wijzen. De beroepsinstantie oordeelt dat de door de stad Vilvoorde ingeroepen kennelijke onredelijkheid, zoals bedoeld in artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet, in casu bijgevolg geen toepassing kan vinden. Aangezien

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/208

pagina 4 van 5

de stad Vilvoorde de documenten in kwestie niet heeft bezorgd aan de beroepsinstantie (waardoor deze in de onmogelijkheid is om zelf de opgevraagde documenten te toetsen aan de decretaal voorzien uitzonderingsgronden), wordt het beroepschrift als gegrond beschouwd, onder voorbehoud van de toepassing van eventuele decretaal bepaalde uitzonderingsgronden. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 8 augustus 2020 tegen de weigeringsbeslissing van de stad Vilvoorde wordt als ontvankelijk en gegrond beschouwd, onder voorbehoud van de toepassing van eventuele decretaal bepaalde uitzonderingsgronden. Bijgevolg dient de stad Vilvoorde een afschrift te verlenen van alle notulen van de gemeenteraad (openbare vergadering) voor de jaren 2000 t.e.m. 2017, onder voorbehoud van de toepassing van eventuele uitzonderingsgronden

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 21 augustus 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/208

pagina 5 van 5