Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/186

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/186

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 22 juni 2020 diende xxx een verzoek in bij de gemeente Sint-Gillis-Waas om een afschrift te bekomen van alle verslagen aangaande het Sint-Helena dossier vanaf 04/07/2019. Op 7 juli 2020 ontving verzoeker van de gemeente twee verslagen betreffende het project Sint-Helena, een verslag dd. 5/09/2019 en een verslag dd. 24/10/2019. Aangezien in dit laatste verslag wordt verwezen naar de volgende vergadering van 15/11/2019 waarvan geen verslag aan verzoeker werd bezorgd, gaat verzoeker er vanuit niet alle documenten te hebben ontvangen en stelt hij beroep in bij de beroepsinstantie. Dit beroep werd geregistreerd op 8 juli 2020. Ontvankelijkheid van het beroep De bestreden beslissing van 7 juli 2020 maakt geen melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, ยง1, derde lid van het Bestuursdecreet. De termijn om een beroep in te dienen, start bijgevolg pas vier maanden na de kennisgeving. Het beroepschrift van 8 juli 2020 is tijdig en ontvankelijk.

www.vlaanderen.be

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Het oorspronkelijk verzoek

In het oorspronkelijk verzoek van 22 juni 2020 vroeg xxx een afschrift van alle verslagen betreffende het Sint-Helena dossier vanaf 04/07/2019. Het laatste document in zijn bezit is gedateerd 04/07/2019.

2. Inhoud van het beroepschrift Beroeper is er van overtuigd dat de gemeente niet alle informatie heeft bezorgd aangezien hij enkel de verslagen van de werkgroepvergaderingen d.d. 05/09/2019 en 24/10/2019 heeft ontvangen. Weliswaar wordt in het laatste verslag van 24/10/2019 verwezen naar een volgende vergadering, vastgelegd op 15/11/2019. Hiervan is geen verslag of weergave bezorgd. In eerdere verslagen van dit project staat volgens beroeper dat er maandelijkse rapporteringen dienen plaats te vinden en dat de stuurwerkgroep maandelijks dient samen te komen. Dit doet beroeper besluiten dat niet alle documenten van na 04/07/2019 zijn bezorgd.

3. Toelichting door de gemeente Sint-Gillis-Waas Nadat de beroepsinstantie de gemeente Sint-Gillis-Waas vroeg of er inderdaad nog een vergadering heeft plaatsgevonden na 24/10/2019 en zo ja hiervan het verslag te bezorgen, meldde de gemeente op 20 juli 2020 het volgende:

In het verslag van de Stuurgroep van 5 september 2019 wordt verwezen naar vergadering van 3 oktober 2019. Deze vergadering heeft niet plaatsgevonden en werd verplaatst naar 24 oktober 2019 om 9h00 in het Welzijnshuis. In dit verslag werd weerom een afspraak gemaakt voor een volgende vergadering op 15 november 2019. Deze vergadering is niet doorgegaan en werd ook niet verplaatst. Xxx heeft dus effectief alle verslagen van de Stuurgroep ontvangen. Na 15 november 2019 werd geen nieuwe Stuurgroep meer samengeroepen. De private partner is daarna aan de slag gegaan om het dossier voor de omgevingsvergunning in orde te brengen. De volgende en op dit moment laatste Stuurgroep dateert van 15 juli 2020 om 9h00 in het Welzijnshuis. xxx zegt in zijn huidige aanvraag tot beroep dat de Stuurgroep maandelijks moet worden georganiseerd. Dit is niet correct. In art 32 § 2 van de Samenwerkingsovereenkomst werd het volgende opgenomen :

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/186

pagina 2 van 4

“De Stuurgroep zal minstens één maal per kwartaal worden georganiseerd, tot en met de voltooiing van de gehele Projectsite. Daarnaast kan de Stuurgroep ad hoc worden samengeroepen nadat een formeel schriftelijk verzoek daartoe is geformuleerd door één van de Partijen. Het overleg dient plaats te vinden uiterlijk binnen de twee weken na ontvangst van het ingediende verzoek.” Sinds de samenwerkingsovereenkomst werd ondertekend door beide partijen kwam de Stuurgroep elk kwartaal samen met uitzondering van de eerste twee kwartalen van het jaar 2020. Redenen hiervan zijn de vertraging omwille van de beroepsprocedure op de toegekende omgevingsvergunning en de Corona-crisis. Op 15 juli 2020 vond de volgende en op dit moment laatste Stuurgroep plaats. 4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt aan de hand van de toelichting van de gemeente vast dat er op het moment van haar beslissing dd. 7 juli 2020 geen andere vergaderingen hadden plaatsgevonden dan deze van 5/9/2019 en 24/10/2019. Dit werd op zijn verzoek van 7 juli 2020 ook uitdrukkelijk nogmaals op 8 juli 2020 door de gemeente aan xxx bevestigd maar toch diende hij beroep in verwijzende naar de, volgens hem verplichte, maandelijkse rapporteringen van de stuurgroep. Zoals reeds vastgesteld hebben er tussen 04/07/2019 en 07/07/2020 slechts 2 vergaderingen plaats gevonden en werden deze verslagen ook bij de beslissing van 07/07/2020 aan verzoeker bezorgd. Het beroep inzake andere verslagen uit de periode 04/07/2019 tot 07/07/2020 dient dan ook ongegrond te worden verklaard aangezien in het kader van openbaarheid van bestuur enkel bestaande documenten kunnen worden opgevraagd. In artikel I.4.3° van het Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocument” immers gedefinieerd als “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Vermits in casu geen andere vergaderingen (dan deze van 05/09/2019 en 24/10/2019) hebben plaatsgevonden vóór 07/07/2020, kan evenmin een afschrift worden verleend van de gevraagde verslagen. De devolutieve werking van het administratief beroep heeft evenwel tot gevolg dat de beroepsinstantie rekening moet houden met alle informatie die bestaat op het moment van haar beslissing over het ingestelde beroep. Aangezien uit voormelde toelichting van de gemeente Sint-Gillis-Waas blijkt dat er op 15 juli 2020 jongstleden nog een vergadering is doorgegaan, dient de beroepsinstantie te besluiten dat wat het verslag van deze vergadering betreft het beroep gegrond is. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 8 juli 2020 tegen de beslissing van de gemeente Sint-Gillis-Waas betreffende zijn verzoek van 22 juni 2020 wordt als ontvankelijk en deels ongegrond en deels gegrond verklaard.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/186

pagina 3 van 4

Bijgevolg dient de gemeente Sint-Gillis-Waas een afschrift te bezorgen van het verslag van de vergadering dd. 15/07/2020 van de stuurgroep betreffende het sint-Helenaproject.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 7 augustus 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/186

pagina 4 van 4