Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/183
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/183
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 8 juni 2020 diende xxx een verzoek in bij de gemeente Melle tot het bekomen van een afschrift van de notulen van de gemeenteraad en de besluiten van het college van burgemeester en schepenen die rechtstreeks betrekking hebben op de heraanleg van de Oude Heirbaan. Op 29 juni 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen het uitblijven van een beslissing van de gemeente Melle. Dit beroep werd geregistreerd op 2 juli 2020. Op 30 juli 2020 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beroepstermijn van dertig kalenderdagen verlengd tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek dateert van 8 juni 2020.
www.vlaanderen.be
De gemeente Melle reageerde niet binnen de decretaal voorziene termijn op voormeld openbaarheidsverzoek. Conform artikel II.48 Bestuursdecreet heeft de termijn om beroep in te stellen bijgevolg geen aanvang genomen. Het beroepschrift van 29 juni 2020 is tijdig en ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Het oorspronkelijk verzoek
In zijn mail van 8 juni 2020 aan de gemeente Melle vroeg verzoeker om hem de notulen van de gemeenteraad en de besluiten van het college van burgemeester en schepenen te bezorgen die rechtstreeks betrekking hebben op de heraanleg van de Oude Heirbaan. Hij verwees hierbij naar de volgende werkzaamheden: - De werkzaamheden aan het elektriciteitsnetwerk van 11/1/2016 - De werkzaamheden door Hardo in opdracht van Farys op 26/1/2016 en na 1/2/2016 - De werkzaamheden m.b.t. de plaatsing van een collector door Farys op 6/9/2016 tussen 7:30 en 9:30 - De herasfaltering van de Oude Heerbaan en aanleg van een niet-gescheiden riolering in de periode september 2017-december 2017.
2. Inhoud van het beroepschrift xxx dient op 29 juni 2020 beroep in bij de beroepsinstantie omdat hij geen antwoord van de gemeente Melle mocht ontvangen.
3. Toelichting door de gemeente Melle Per mail van 2 juli 2020, met herinnering op 20 juli en 22 juli 2020 vroeg de beroepsinstantie de gevraagde documenten op bij de gemeente Melle, alsook desgewenst enige toelichting. Per mail van 22 juli 2020 antwoordde de gemeente Melle aan de beroepsinstantie dat ze van mening is dat de aanvraag niet kan ingewilligd worden. De gemeente verwees hierbij naar artikel II.33 1° van het
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/183
pagina 2 van 4
Bestuursdecreet: ‘als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd
blijft.’
De documenten waar xxx naar vraagt gaan heel breed en vereisen veel opzoekwerk van de diensten aangezien dit als dossier op zich niet beschikbaar is, aldus de gemeente. Aanvullend deelde de gemeente op 23 juli 2020 aan de beroepsinstantie mee dat ze niet kon zeggen om hoeveel collegebesluiten en notulen het concreet gaat. Het openbaarheidsverzoek betreft ‘alle notulen van de gemeenteraad evenals alle besluiten van het college van burgemeester en schepenen die betrekking hebben op de heraanleg van de Gontrode Heirbaan’. De vraag is van die aard dat er eigenlijk een soort onderzoek verwacht wordt van de diensten, aldus de gemeente. De beroepsinstantie mocht, ook na aandringen, geen documenten van de gemeente Melle ontvangen.
4. Standpunt van de beroepsinstantie Uit de toelichting verstrekt door de gemeente blijkt dat zij aan verzoeker nooit gevraagd heeft om zijn verzoek te specificeren of te verduidelijken, zoals voorzien door artikel II.42 Bestuursdecreet. Evenmin heeft zij haar antwoordtermijn conform artikel II.44 verlengd omdat zij moeilijk tijdig de gevraagde informatie kon verzamelen. De beroepsinstantie is van oordeel dat het standpunt van de gemeente, dat de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is, niet overtuigend is. Verzoeker geeft heel concreet aan welke notulen en collegebesluiten hij wenst, namelijk diegene die betrekking hebben op vier welomschreven werkzaamheden in de Oude Heerbaan, die bovendien beperkt zijn in tijd. Daarenboven gaat het hierbij om de formele besluiten hieromtrent, van de gemeenteraad en het college, die sowieso onderworpen zijn aan decretale bekendmakings- en bewaringsverplichtingen. De gemeente geeft geen concrete toelichting waarom het onmogelijk zou zijn om deze documenten op te zoeken en aan verzoeker te bezorgen. Er wordt niet aangetoond, aan de hand van de omvang van de gevraagde documenten en de ingeschatte personeelsinzet, dat dit een onevenredige belasting van de gemeentelijke diensten zou inhouden. De gemeente Melle is als openbaar bestuur onderworpen aan de wetgeving inzake openbaarheid van bestuur en moet zich hierop organiseren. Ze kan zich hieraan niet onttrekken door louter te stellen dat een aanvraag te veel werk met zich meebrengt, zonder dit op een heel concrete, onderbouwde manier aan te tonen, wat in casu niet gebeurd is. De beroepsinstantie concludeert bijgevolg dat het standpunt van de gemeente Melle, dat het openbaarheidsverzoek kennelijk onredelijk is, niet kan bijgetreden worden. Bij gebrek aan de gevraagde documenten, heeft de beroepsinstantie deze echter zelf niet kunnen toetsen op eventuele andere uitzonderingsgronden. Het beroep van xxx moet bijgevolg als gegrond beschouwd worden, onder voorbehoud van de toepassing van eventuele andere uitzonderingsgronden.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/183
pagina 3 van 4
Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 29 juni 2020 tegen de ontstentenis van beslissing vanwege de gemeente Melle wordt als ontvankelijk en gegrond beschouwd. Bijgevolg dient de gemeente Melle hem een afschrift te bezorgen van de volgende documenten, onder voorbehoud van de toepassing van eventuele andere uitzonderingsgronden: De notulen van de gemeenteraad en de besluiten van het college van burgemeester en schepenen die rechtstreeks betrekking hebben op de heraanleg van de Oude Heirbaan, meer bepaald de volgende werkzaamheden: - De werkzaamheden aan het elektriciteitsnetwerk van 11/1/2016 - De werkzaamheden door Hardo in opdracht van Farys op 26/1/2016 en na 1/2/2016 - De werkzaamheden m.b.t. de plaatsing van een collector door Farys op 6/9/2016 tussen 7:30 en 9:30 - De herasfaltering van de Oude Heerbaan en aanleg van een niet-gescheiden riolering in de periode september 2017-december 2017.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 7 augustus 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/183
pagina 4 van 4