Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/123
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/123
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 17 mei 2020 diende xxx (voortaan: verzoeker), bij de stad Antwerpen een verzoek in tot inzage van de indexen van het bevolkingsregister voor de stukken met inventarisnummers 62#932 en 62#344. Op 18 mei 2020 antwoordde de stad Antwerpen negatief op dit inzageverzoek. Op 18 mei 2020 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze weigeringsbeslissing. Dit beroep werd geregistreerd op 18 mei 2020. Ontvankelijkheid van het beroep De weigeringsbeslissing van de stad Antwerpen d.d. 18 mei 2020 maakt melding van de beroepstermijn en -modaliteiten. Het beroepschrift d.d. 18 mei 2020 is bijgevolg tijdig ingediend en wordt als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep
www.vlaanderen.be
Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van ĂŠĂŠn of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Het oorspronkelijk verzoek
In zijn verzoek van 17 mei 2020 aan de stad Antwerpen vroeg verzoeker inzage van de indexen van het bevolkingsregister voor de stukken met inventarisnummers 62#932 en 62#344.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker dient op 18 mei 2020 beroep in tegen de weigeringsbeslissing van de stad Antwerpen. De inzage werd geweigerd omdat de raadpleging van bevolkingsregisters en hun afgeleiden jonger dan 120 jaar niet toegestaan is voor private personen (artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992). Verzoeker stelt in zijn/haar beroepschrift dat inzage in de gegevens gevraagd wordt ten behoeve van voor hem/haar belangwekkend genealogisch onderzoek. De jongste persoon van het gezin waarvan verzoeker gegevens probeert te achterhalen is xxx. De persoon waar het verzoeker om gaat als hoofd van dat gezin is xxx en was geboren op xxx en verzoeker tracht te achterhalen waar en wanneer deze man is overleden. Het betreft hier dus allemaal gegevens van personen ouder dan 120 jaar, dus volgens verzoeker zou inzage van deze gegevens wel mogelijk zijn.
3. Toelichting door de stad Antwerpen Na navraag door de beroepsinstantie, bezorgde de stad Antwerpen haar op 26 mei 2020 bij wijze van voorbeeld een uittreksel van de gevraagde indexen en gaf hierbij de volgende toelichting. De indexen zijn een integraal deel van de bevolkingsregisters. Dat betekent dat als de stad Antwerpen informatie daaruit wenst af te leveren zij toepassing dient te maken van artikel 3 van het Koninklijk besluit d.d. 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister. De bevolkingsregisters van 1900 tot 1910 werden afgesloten in 1910. Dat betekent dat uit deze registers enkel uittreksels en getuigschriften geleverd kunnen worden voor genealogische, historische of andere
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/123
pagina 2 van 4
wetenschappelijke doeleinden vanaf 2030 (120 jaar na het afsluiten). Of dat ze vanaf 2030 kunnen geraadpleegd worden volgens de regels vastgesteld door het college (conform artikel 5bis van het KB) Momenteel kunnen er enkel uittreksels of getuigschriften geleverd worden uit bovengenoemde registers met toestemming van de betrokken personen of de nabestaanden volgens de cascaderegeling van het KB opgenomen in artikel 3. De aanvrager in kwestie werd daartoe ook uitgenodigd door de stad door het invullen van een e-formulier. De stad verwijst naar de onderstaande passage in haar antwoord aan verzoeker:
Via A-stad (https://www.antwerpen.be/nl/eloket/informatie-bevolkingsregisters/?anonymous=true) kan u informatie opvragen uit de niet-openbare registers. De dienst Bevolking verricht onder voorwaarden wel opzoekingen. Als u het e-formulier niet correct kan invullen omdat u niet voldoende informatie heeft kan u ook rechtstreeks contact opnemen met onze collega’s via mailto:stadsloket@stad.antwerpen.be 4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat de documenten waarvan inzage wordt gevraagd, nl. de indexen van het bevolkingsregister voor de stukken met inventarisnummers 62#932 en 62#344, inderdaad integraal deel uitmaken van de bevolkingsregisters. Het bestuursdecreet laat de federale regelgeving betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters echter onverlet en ontslaat instanties er niet van die regelgeving te eerbiedigen bij het nemen van beslissingen over aanvragen tot openbaarmaking. De toegang voor derden tot de bevolkingsregisters is wettelijk strikt gereglementeerd op federaal niveau. In principe is de raadpleging van deze registers verboden aan private personen (artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister). Artikel 5 bis van hetzelfde Koninklijk Besluit luidt: ‘De raadpleging door derden van de registers, die meer dan 120 jaar geleden afgesloten zijn, is toegelaten voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, ongeacht het gaat om papieren registers of registers, die met het oog op een duurzame bewaring, op een andere informatiedrager zijn overgezet. De wijze waarop de raadpleging gebeurt wordt vastgesteld door het College van Burgemeester en Schepenen.’ In casu werden de betrokken registers van 1900 tot 1910, waarover het verzoek gaat, pas in 1910 afgesloten. Het is de datum van het afsluiten van de registers die relevant is, niet de leeftijd van de betrokken personen, zoals verzoeker ten onrechte meent. De weigeringsbeslissing van de stad Antwerpen was bijgevolg terecht.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/123
pagina 3 van 4
Door verzoeker te wijzen op de mogelijkheid om, mits toestemming van de betrokken personen of de nabestaanden, uittreksels of afschriften te vragen uit het betrokken bevolkingsregister, heeft de stad bovendien voldaan aan haar behulpzaamheidsplicht. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 18 mei 2020 tegen de weigeringsbeslissing d.d. 18 mei 2020 van de stad Antwerpen wordt als ontvankelijk en ongegrond beschouwd. Brussel, 27 mei 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/123
pagina 4 van 4