Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/276
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/276
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur
Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande feiten Op 1 oktober 2020 diende xxx bij de gemeente Grimbergen een verzoek in tot het verkrijgen van alle correspondentie (e-mail, papieren brieven) tussen xxx (burgemeester) en de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen (verder: RVG) die plaatsgevonden heeft tijdens de volgende jaren: 2017, 2018, 2019, 2020. De gemeente Grimbergen bezorgde verzoeker op 20 oktober 2020 de beslissing van de algemeen directeur d.d. 15 oktober 2020 waarbij zijn vraag niet wordt ingewilligd, aangezien de gemeente in het kader van een eerdere beroepsprocedure bij de beroepsinstantie (OVB-2020-170) reeds alle documenten heeft opgevraagd bij de huidige en voormalige vertegenwoordigers in diverse organen van RVG. De vraag werd dus al in het verleden aan de burgemeester gesteld, waarna bleek dat hij geen documenten met betrekking tot die organen in zijn bezit had. Verzoeker diende op dezelfde dag bij de beroepsinstantie beroep in tegen deze beslissing van de gemeente Grimbergen. Het beroep werd op 21 oktober 2020 geregistreerd. Ontvankelijkheid van het beroep
www.vlaanderen.be
Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 1 oktober 2020. De in beroep aangevochten beslissing van de algemeen directeur d.d. 15 oktober 2020, die de gemeente Grimbergen aan verzoeker bezorgde op 20 oktober 2020, maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het ingediende beroep van 20 oktober 2020 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Aangevochten beslissing
Het verzoek tot openbaarmaking werd door de algemeen directeur van Grimbergen afgewezen, aangezien er naar aanleiding van een eerdere beroepsprocedure al was gebleken dat de burgemeester niet in het bezit was van correspondentie tussen hemzelf en RVG. Intussen werd er door de gemeente geen andere correspondentie met RVG geregistreerd. Volgens de algemeen directeur is de gemeente niet bevoegd om privé documenten op te vragen bij raadsleden, als die niet gerelateerd zijn aan hun functie.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker dient beroep in tegen de beslissing van de algemeen directeur en stelt dat de burgemeester al sinds 2007 als afgevaardigde van de gemeente zetelt in de organen van RVG.
3. Toelichting door de gemeente Grimbergen Om met voldoende kennis van zaken te oordelen heeft de beroepsinstantie de gemeente Grimbergen om een toelichting gevraagd, die zij op 27 oktober 2020 verkreeg. De gemeente Grimbergen herhaalt dat zij niet in het bezit is van de gevraagde documenten en er bijgevolg geen afschrift van kan geven. Bij een eerdere aanvraag vroeg verzoeker reeds alle documenten op die de gemeente in haar bezit had met betrekking tot RVG. In het kader van bedoeld dossier OVB/2020/170 - waarbij een uitspraak werd gedaan op 6 augustus 2020 - werd op vraag van de beroepsinstantie toen bij alle vertegenwoordigers in de organen van RVG navraag gedaan welke documenten in hun bezit waren. Vermits de burgemeester sinds 2007 afgevaardigde is van de gemeente in RVG, werd de aanvraag ook aan hem gericht. Toen bleek dat er geen documenten in zijn bezit waren en verwees hij de gemeente door naar de secretaris van de vzw. De gemeente Grimbergen erkent dat e-mailverkeer dat door raadsleden wordt gevoerd op hun e-mailadres dat hen ter beschikking wordt gesteld door de gemeente, aanzien kan worden als bestuursdocumenten. Overeenkomstig de interne procedure wordt alle correspondentie die naar de burgemeester op zijn officiële adres wordt gezonden, ingeschreven in het register van inkomende briefwisseling. Uit nazicht bleek dat de gemeente slechts briefwisseling heeft ontvangen van RVG met betrekking tot de vernieuwing van de organen van de vzw na aanvang van de nieuwe legislatuur in 2019.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/276
pagina 2 van 3
Dit werd echter niet aan de burgemeester toegestuurd en viel bijgevolg buiten het bereik van deze aanvraag. Indien er andere correspondentie is geweest tussen de burgemeester en RVG, aanschouwt de gemeente Grimbergen dit bijgevolg als privé-correspondentie die niet valt onder de definitie van bestuursdocumenten en die niet kan worden opgevraagd. Vermits er geen documenten in het bezit zijn van de gemeente, kon de aanvraag van verzoeker niet worden ingewilligd.
4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie verwijst naar haar beslissing OVB-2020-170, waaruit blijkt dat de documenten die door RVG bezorgd worden aan de vertegenwoordigers van de gemeente Grimbergen in haar organen, als documenten van de gemeente moeten worden opgevat. Het gaat hier om bestuursdocumenten zoals bedoeld in artikel I.4.3° van het Bestuursdecreet, waaronder ook correspondentie (per e-mail of per brief) moet worden begrepen. De beroepsinstantie stelt vast dat het voorwerp van het door de algemeen directeur aangehaalde beroepsdossier OVB-220-170 (de oprichtingsakte van de vzw, de statutenwijziging en een aantal verslagen betreffende RVG) geen betrekking had op de correspondentie waar nu naar wordt gevraagd. De navraag bij de afgevaardigden (waaronder de burgemeester) naar aanleiding van die beroepsprocedure, kan bijgevolg niet helemaal volstaan om te concluderen dat er geen correspondentie in het bezit zou zijn van de burgemeester. Bovendien dateert de uitspraak van de beroepsinstantie al van 6 augustus jl. Omwille van het voorgaande heeft de beroepsinstantie zich bij de gemeente Grimbergen nog geïnformeerd of er bij de burgemeester werd nagevraagd of hij correspondentie ter beschikking heeft tussen hemzelf en RVG, per email of per post, en dit voor de periode 2017-2020. Op 10 november 2020 liet de gemeente Grimbergen weten dat de burgemeester heeft bevestigd geen correspondentie in zijn bezit te hebben. Aangezien een openbaarheidsverzoek ingevolge de artikelen II.31, eerste lid en I.4, 3° van het Bestuursdecreet enkel betrekking kan hebben op bestuursdocumenten die een bestuursinstantie effectief bezit, moet de beroepsinstantie bijgevolg concluderen dat het beroep als ongegrond moet worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 20 oktober 2020 tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente Grimbergen wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 12 november 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/276
pagina 3 van 3