Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/216

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande feiten Op 15 juni 2020 diende xxx bij het departement Cultuur, Jeugd en Media (verder: DCJM) een verzoek in tot het verkrijgen van een afschrift van het volledige selectiedossier voor de Belgische deelname aan de Biënnale van Venetië 2021 thans 2022 met inbegrip van: 1) Het advies van de adviescommissie 2) Het beslissingsvoorstel van 4 december 2019 m.b.t. de procedure voor de selectie van de biënnale van Venetië 2022 3) Het beslissingsvoorstel met akkoord van minister-president Jan Jambon van 29 januari 2020 m.b.t. tot de samenstelling van de jury 4) Het verslag van de juryvergadering van 28 februari 2020 met de beslissing tot de preselectie van zeven curatoren 5) De notulen van de juryvergadering van 12 juni 2020 6) De beslissing (van de administratie) voor de Belgische deelname aan de Biënnale van Venetië 2021 thans 2022 tot afzetting van de twee juryleden van op of rond 4 juni 2020 7) Het verslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020 8) De definitieve beslissing van de Minister-President Jan Jambon tot selectie van xxx en xxx d.d. 13 juli 2020

www.vlaanderen.be

Bij beslissing van 3 juli 2020 ging DCJM gedeeltelijk in op het openbaarheidsverzoek, met uitzondering van: 1)

4) 5) 7) 8)

Het advies van de adviescommissie: de adviescommissie geeft advies over de procedures in het kader van het Kunstendecreet. Aangezien de ondersteuning van de Biënnale van Venetië niet binnen het kader van dit decreet valt, heeft de adviescommissie hier geen advies gegeven. Het gevraagde document is dus niet bestaande. Het verslag van de juryvergadering van 28 februari 2020 met de beslissing tot de preselectie van zeven curatoren. In toepassing van artikel II.34 (sic) en artikel II.45, §2 van het Bestuursdecreet werden bepaalde delen van het verslag geanonimiseerd. De notulen van de juryvergadering van 12 juni 2020, waarvan eveneens bepaalde delen werden geanonimiseerd. Het verslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020, zich in de fase van goedkeuring bevindend. Zodra dit goedgekeurd is zou het document aan xxx worden bezorgd. De definitieve beslissing van de minister-president zou aan xxx worden verstuurd van zodra beschikbaar.

Per mail van 15 juli 2020 vroeg xxx om het volledige dossier te bezorgen en dus ook het ontwerpverslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020, de mails naar en de opmerkingen van de juryleden (9). Verwijzend naar artikel II.34 3° van het Bestuursdecreet heeft DCJM op 20 juli 2020 geweigerd om op dit verzoek in te gaan. Op 19 augustus 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing d.d. 3 juli 2020, meer bepaald betreffende de stukken 4, 5 en 7 en de weigeringsbeslissing d.d. 20 juli 2020 vanwege DCJM betreffende de stukken onder 9. Het beroep werd geregistreerd bij de beroepsinstantie op 19 augustus 2020. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek van xxx dateert van 15 juni 2020. De gedeeltelijke weigeringsbeslissing van DCJM d.d. 3 juli 2020 maakt geen melding van de beroepsmogelijkheden zoals bedoeld in artikel II.43 §1 derde lid. Luidens artikel 48 §1 3° vierde lid start in dat geval de termijn om een beroep in te dienen pas vier maanden na de kennisgeving. Naar aanleiding van voornoemde beslissing vroeg xxx om het volledige dossier te bezorgen en dus ook het ontwerpverslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020, de mails naar en de opmerkingen van de juryleden. De weigeringsbeslissing van DCJM d.d. 20 juli 2020 maakt melding van de beroepstermijn en -modaliteiten en werd diezelfde dag ontvangen door xxx. Het beroepschrift van xxx is gericht zowel tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van DCJM d.d. 3 juli 2020 als tegen de weigeringsbeslissing van DCJM d.d. 20 juli 2020 en werd voor wat betreft beide beslissingen tijdig ingediend. Het beroepschrift wordt bijgevolg als ontvankelijk beschouwd. De beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat het beroepschrift deels betrekking heeft op informatie van persoonlijke aard. Meer bepaald is dit hier en daar het geval voor de door DCJM onleesbaar gemaakte //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

pagina 2 van 9

toelichting met betrekking tot de longlist van curatoren – die volgens de juryleden in aanmerking konden komen voor de selectieprocedure – uit het verslag van de juryvergadering van 28 februari 2020 (stuk 4). Later in het verslag wordt de longlist besproken en wordt aan de hand daarvan een shortlist opgemaakt van zeven curatoren die werden weerhouden voor het vervolg van de selectieprocedure – informatie die niet werd afgeschermd. Volgens artikel II.40 §3 wordt onder informatie van persoonlijke aard begrepen: informatie die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbare natuurlijke persoon. De aanvrager moet voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel: 1° de informatie; 2° de beslissing waarop de informatie betrekking heeft; 3° de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, is opgesteld. Het feit dat curatoren xxx, die het werk van de cliënt van verzoeker, xxx, in een latere fase van de selectie indienden bij de jury, werden opgenomen in de preselectie van zeven curatoren, heeft de rechtssituatie van xxx naar het oordeel van de beroepsinstantie echter niet rechtsreeks beïnvloed. De keuze om xxx op te nemen in de short list heeft geen rechtsgevolgen gecreëerd voor xxx. Enkel de selectiebeslissing van de minister-president zelf, die trouwens niet verwijst naar het juryverslag van 28 februari 2020 maar alleen naar het verslag van 12 juni 2020, heeft xxx in zijn rechtssituatie geraakt. De beroepsinstantie oordeelt dat er in casu geen belang kan worden aangetoond om de informatie van persoonlijke aard openbaar te maken en beschouwt het beroep op dit punt als onontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals bepaald in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Bestreden beslissingen

Met de beslissingen d.d. 3 juli 2020 en 20 juli 2020 weigert DCJM de stukken 4, 5 en 9 (gedeeltelijk) openbaar te maken. Op 15 juli 2020 werd verzoeker stuk 7 bezorgd, waarbij informatie gedeeltelijk werd afgeschermd. DCJM verwijst naar artikel II.34 3° en II.45 §2 van het Bestuursdecreet om de oorspronkelijke verzoeken (gedeeltelijk) af te wijzen.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

pagina 3 van 9

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker betwist dat het inroepen van artikel II.34 3° van het Bestuursdecreet de (gedeeltelijke) openbaarmaking van stukken 4, 5, 7 en 9 zou kunnen verhinderen. -

Betreffende de weigeringsbeslissing d.d. 20 juli 2020 (stuk 9)

Volgens verzoeker valt de jury voor de Vlaamse deelname in het Belgisch paviljoen tijdens de Biënnale van Venetië niet ratione personae onder de uitzonderingsgrond van artikel II 34, 3° van het Bestuursdecreet: “Er

bestaat immers geen wettelijke grondslag voor het Departement Cultuur, Jeugd en Media om een jury aan te stellen, laat staan te bepalen dat de jury an sich ratione personae onder deze uitzonderingsgrond valt en dat beraadslagingen van deze jury geheim zijn. Naast het feit dat noch de bestreden beslissingen, noch de door verzoeker opgevraagde beslissingen terzake enige rechtsgrond aanduiden, valt uit de samenlezing van de diverse reeds medegedeelde stukken eerder af te leiden dat de hele selectieprocedure en a fortiori de samenstelling en deliberatie van de jury volgens het Departement niet wettelijk geregeld is zodat a fortiori enige wettelijke regel omtrent het geheim van de deliberatie ontbreekt.” Verder stelt verzoeker dat de beraadslaging van de jury van de Vlaamse deelname in het Belgisch paviljoen tijdens de Biënnale van Venetië in 2022 het voorwerp heeft uitgemaakt van openbaarmaking: “Meer

concreet werden de beraadslagingen van de jury besproken in het persbericht uitgaande van het Departement Cultuur, Jeugd en Media op 15 juni 2020: "Selectie curator en kunstenaar voor de Biënnale van Venetië voor beeldende kunsten 2022." Bovendien werden volgende documenten omtrent de beraadslagingen van de jury aan verzoeker gedeeltelijk openbaar gemaakt: • • •

Het verslag van de juryvergadering van 28 februari 2020 met de beslissing tot de preselectie van zeven curatoren (stuk. 4) De notulen van de juryvergadering van 12 juni 2020 (stuk. 5) Het verslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020 (stuk 7).

Dienvolgens kan de beraadslaging van bovengenoemde jury niet meer worden geacht geheim te zijn. Ten slotte merkt de memorie van toelichting terzake terecht op dat een bepaald document niet openbaar gemaakt kan worden omdat daardoor het geheim karakter van een beraadslaging zou worden geschonden, terwijl dat met meer het geval is op een later tijdstip. In casu had artikel II. 34, 3° van het bestuursdecreet dus rechtsgeldig ingeroepen kunnen worden alvorens de jury een definitieve beslissing had genomen maar nu de beslissing reeds definitief gemaakt is met meer. Dienvolgens heeft het Departement Cultuur, Jeugd en Media geen rechtsgrond maar ook geen feitelijke basis om te beweren dat de beraadslagingen van de jury geheim zijn terwijl zij tegelijkertijd toch grote delen ervan bekend maakt. Ook is er geen rechtsgeldige reden om bovengenoemde documenten wel openbaar te maken en het ontwerpverslag, de mails naar en de opmerkingen van de juryleden dan weer niet. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media maakt hier arbitraire beslissingen en wil administratieve en/of gerechtelijke controle vermijden omdat er inconsistentie is over wat er in werkelijkheid is gezegd en wat er werd uitgeschreven in de juryverslagen.” //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

pagina 4 van 9

Verzoeker wijst er, verwijzend naar rechtspraak van het Grondwettelijk Hof en de Raad van State, op dat de beslissing niet, minstens niet voldoende werd gemotiveerd met verwijzing naar de specifieke gegevens eigen aan deze zaak. Verzoeker meent eveneens dat DCJM op zijn minst een gedeeltelijke openbaarmaking moet verlenen van het ontwerpverslag, de mails naar en de opmerkingen van de juryleden: “Meer bepaald wordt in de memorie

van toelichting van het Bestuursdecreet gestipuleerd dat een document of een deel ervan aan de openbaarheid moet worden onttrokken wanneer, na afweging blijkt dat de lectuur ervan de inhoud van de discussie tijdens een beraadslaging kenbaar maakt, terwijl het een vertrouwelijke discussie betrof. Deze uitzondering werd dus met in het leven geroepen om de documenten die ten grondslag liggen aan of het gevolg zijn van een beraadslaging zelf geheim te houden. Er mag enkel niet achterhaald kunnen worden via de openbaarmaking van een document wie nu precies welk standpunt heeft ingenomen bij de bespreking van een agendapunt binnen dat orgaan. Een gedeeltelijke openbaarmaking zoals in casu bij stukken 4, 5 en 7, zorgt ervoor dat niet achterhaald kan worden welke juryleden precies welk standpunt hebben ingenomen bij de beraadslagingen. Ook is er geen reden om stukken nr. 4, 5 en 7 wel gedeeltelijk openbaar te maken maar het ontwerpverslag, de mails naar en de opmerkingen van de juryleden dan weer niet. Dienvolgens moet het ontwerpverslag, de mails naar en de opmerkingen van de juryleden minstens gedeeltelijk openbaar worden gemaakt omdat op die manier het geheim karakter toch nog wordt gerespecteerd.” -

Betreffende de gedeeltelijke weigeringsbeslissing d.d. 3 juli 2020 (stukken 4, 5 en 7)

Verzoeker herhaalt dat de jury voor de Vlaamse deelname in het Belgisch paviljoen tijdens de Biënnale van Venetië niet ratione personae onder de uitzonderingsgrond van artikel II 34, 3° van het Bestuursdecreet valt. Voorts wordt de gedeeltelijke weigeringsbeslissing volgens verzoeker niet (voor stukken 5 en 7) of slechts onduidelijk (voor stuk 4) gemotiveerd, door niet of onvolledig naar een uitzonderingsgrond te verwijzen.

3. Toelichting door DCJM Om met voldoende kennis van zaken te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie op 20 en 27 augustus 2020 contact opgenomen met DCJM. Per e-mails van 24, 25 en 27 augustus bezorgde DCJM de betreffende documenten aan de beroepsinstantie, samen met een toelichting. -

Betreffende de weigeringsbeslissing d.d. 20 juli 2020 (stuk 9)

Volgens DCJM heeft de overheid altijd de mogelijkheid om zich te laten adviseren bij het nemen van bepaalde beslissingen en daartoe een jury samen te stellen, zonder dat daartoe een decretale basis nodig is. Deze jury wordt aldus een orgaan van de Vlaamse overheid, waarop artikel II.34, 3° van het

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

pagina 5 van 9

Bestuursdecreet van toepassing is. DCJM verwijst naar de toelichting bij artikel II, 34, 3° van het Bestuursdecreet: Het doel van deze uitzondering is “om te vermijden dat de (politieke) discussie wordt

lamgelegd”. Het begrip “beraadslagingen” moet begrepen worden in immateriële zin. Een document of een gedeelte ervan wordt met andere woorden aan de openbaarheid onttrokken wanneer, na afweging blijkt dat de lectuur ervan de inhoud van de discussie tijdens een beraadslaging kenbaar maakt, terwijl het een vertrouwelijke discussie betrof (Parl.St. Kamer 1992-93, nr. 1112/1, 18-19). DCJM vervolgt: “De juryleden namen deel met de gedachte dat ze dit in een vertrouwelijke omgeving konden

doen (dit staat bij de afspraken in het verslag van de eerste juryvergadering: ‘de jury is vertrouwelijk, het is een ‘safe space’ waarbij iedereen de confidentialiteit respecteert’). Indien de discussie zelf openbaar wordt gemaakt, zal dit gevolgen hebben voor het vinden van goede juryleden of commissieleden in de toekomst. De juryleden zijn allen actief in de kunstensector en komen ook rechtstreeks of onrechtstreeks in contact met de kandidaten die ze beoordeelden. Het is dan ook normaal dat de beoordeling geheim blijft en enkel de conclusie als een door de gehele jury gedragen verslag naar buiten komt. Individuele uitspraken kunnen zich op een later tijdstip tegen de juryleden zelf keren. Dit kan hun positie in het kunstenveld nadelig beïnvloeden. Wij zien niet in waarom het feit dat deze jury niet decretaal geregeld is tot gevolg zou hebben dat artikel II, 34, 3° Bestuursdecreet niet van toepassing is, zoals verzoeker stelt. Wij zien ook niet in waarom het feit dat wij bepaalde documenten gedeeltelijk openbaar hebben gemaakt of bepaalde elementen besproken worden in een persbericht, tot gevolg heeft dat op andere documenten artikel II.34, 4° (sic) Bestuursdecreet niet meer van toepassing kan zijn. Wij begrijpen ook niet waarom het feit dat de definitieve beslissing genomen zou zijn, tot gevolg zou hebben dat artikel II.34, 4° (sic) Bestuursdecreet automatisch niet meer speelt. Deze argumenten zijn nog steeds pertinent. Het leek ons vanzelfsprekend dat de genoemde documenten vielen onder het geheim van de beraadslagingen. Voor een bijkomende motivatie voor zover noodzakelijk, verwijzen wij naar onze argumentatie hierboven. De mails naar en de opmerkingen van de juryleden kunnen redelijkerwijs onmogelijk gedeeltelijk openbaar worden gemaakt, want dit zijn volledig elementen van de beraadslaging. Het ontwerpverslag is een document dat niet af is en valt sowieso onder de uitzondering van artikel II.33, 2° Bestuursdecreet.” -

Betreffende de gedeeltelijke weigeringsbeslissing d.d. 3 juli 2020 (stukken 4, 5 en 7)

DCJM merkt op dat het verslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020 (stuk 7) wel degelijk integraal is bezorgd aan verzoeker. DCJM stelt verder: “De reden voor slechts een gedeeltelijke openbaarmaking van

de stukken is inderdaad gebaseerd op II.34, 4° (sic) Bestuursdecreet. Het is onze bedoeling dat niet achterhaald kan worden welke juryleden precies welk standpunt hebben ingenomen bij de beraadslagingen, omwille van de hierboven aangehaalde redenen.”

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

pagina 6 van 9

4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie meent dat voor de beoordeling van het beroepschrift eerst moet worden onderzocht of de uitzonderingsgrond betreffende de bescherming van het geheim van de beraadslaging, zoals vastgelegd in artikel II.34 3° van het Bestuursdecreet, kan worden ingeroepen ten aanzien van de door de Vlaamse overheid aangestelde jury voor de Belgische deelname aan de Biënnale van Venetië 2021 thans 2022. Artikel II.34 3° van het Bestuursdecreet bepaalt: “Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag tot openbaarmaking af als de openbaarmaking afbreuk doet aan het geheim van de beraadslagingen van de organen van de Vlaamse overheid, van de organen van de lokale overheden, van de organen van de instellingen met een publieke taak en van de organen van de milieu-instanties.” De memorie van toelichting verduidelijkt het volgende:

Ratione personae betreft de uitzondering alle collegiale organen van de instanties die onder het toepassingsgebied vallen: dat zijn uiteraard de Vlaamse Regering, het Vlaams Parlement, lokale politieke organen, maar ook de raden van bestuur van de agentschappen en van instellingen met een publieke taak, commissies met beslissingsbevoegdheid enzovoort.

Het is duidelijk dat de door DCJM ingeroepen uitzonderingsgrond enkel betrekking kan hebben op de collegiale organen van de instanties waarop de uitzonderingsgrond van toepassing kan zijn. Dit wil zeggen: de organen die een beslissing nemen. De jury die werd aangesteld voor de selectie van de Belgische deelname heeft hoegenaamd geen beslissingsbevoegdheid. Zij werd (ad hoc) samengesteld op voorstel van DCJM en werkte een voorstel uit dat nog moest worden goedgekeurd door de minister-president. De betreffende jury kan dan ook niet worden beschouwd als een collegiaal orgaan van de instanties die onder

het toepassingsgebied vallen.

De beroepsinstantie merkt eveneens op dat de voorafgaande afspraak om de besprekingen van de jury vertrouwelijk te houden, zoals geformuleerd in het verslag van de juryvergadering van 28 februari 2020, geen afbreuk kan doen aan het grondwettelijk en decretaal geregeld recht op openbaarheid. Ten overvloede wijst de beroepsinstantie er wel op dat het recht op toegang tot informatie van persoonlijke aard, i.e. informatie die betrekking heeft op een beoordeling, een waardeoordeel of de beschrijving van een gedrag van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbaar natuurlijk persoon, in het Bestuursdecreet strikt geregeld is en dus niet zomaar kan worden vrijgegeven (zie supra). Aangezien DCJM onterecht toepassing heeft gemaakt van de uitzonderingsgrond uit artikel II.34 3° van het Bestuursdecreet, komt het in het kader van de devolutieve werking van de beroepsprocedure aan de beroepsinstantie toe om de (gedeeltelijke) weigering van de openbaarmaking te toetsen aan eventuele andere uitzonderingsgronden. 1.

Betreffende het verslag van de juryvergadering van 28 februari 2020 met de beslissing tot de preselectie van zeven curatoren (stuk 4)

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

pagina 7 van 9

Zoals uiteengezet onder het luik ”Ontvankelijkheid van het beroep” verklaart de beroepsinstantie het beroepschrift als onontvankelijk voor wat betreft de door DCJM onleesbaar gemaakte passages uit het verslag van de juryvergadering van 28 februari 2020 (longlist) die betrekking hebben op informatie van persoonlijke aard. Naast louter feitelijke informatie bevat de longlist nog gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer, zoals opleiding en tewerkstelling. Die informatie is echter eenvoudig terug te vinden op het internet en dient dan ook te worden vrijgegeven. De beroepsinstantie beschouwt het beroepschrift voor wat betreft het afschermen van informatie uit het juryverslag van 28 februari 2020 bijgevolg als deels gegrond. 2. Betreffende de notulen van de juryvergadering van 12 juni 2020 (stuk 5) De notulen van de juryvergadering van 12 juni 2020 geven een weerslag van de jurybeoordeling van de door de zeven weerhouden curatoren ingediende projecten. De beroepsinstantie stelt vast dat DCJM, in toepassing van artikel II.34 3° van het Bestuursdecreet, in het aan verzoeker bezorgde afschrift telkens de namen van de juryleden onleesbaar heeft gemaakt. Omwille van de hierboven vermelde overwegingen kan de beroepsinstantie zich hier niet bij aansluiten. Zij ziet ook geen andere redenen waarom de namen van de juryleden afgeschermd zouden moeten worden. De beroepsinstantie beschouwt het beroepschrift voor wat betreft het afschermen van de namen van de juryleden in de notulen van de juryvergadering van 12 juni 2020 bijgevolg als gegrond. 3. Betreffende het verslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020 (stuk 7) DCJM bezorgde de beroepsinstantie een e-mail van 15 juli 2020, gericht aan verzoeker, waarbij hem een onbewerkt en dus integraal afschrift van het verslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020 wordt bezorgd. De beroepsinstantie beschouwt het beroepschrift op dit punt bijgevolg als ongegrond. 4. Betreffende het ontwerpverslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020, de mails naar en de opmerkingen van de juryleden (stuk 9) Per mail van 20 augustus 2020 gericht aan de beroepsinstantie wijst DCJM erop dat het ontwerpverslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020 een document is dat niet af is en sowieso valt onder de uitzondering van artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet. Zoals uiteengezet in de brief van DCJM aan verzoeker d.d. 20 juli 2020 werd het verslag uitgeschreven in de dagen na de vergadering van de jury. Dit ontwerpverslag werd voorgelegd aan de juryleden met de vraag om hun opmerkingen te geven tegen 1 juli. Dit werd ook door de juryleden gedaan en hun opmerkingen werden verwerkt. De finale versie werd op 2 juli 2020 naar de juryleden gestuurd en op 6 juli naar de minister. Een verslag dat nog geen goedkeuring verkreeg van de deelnemende leden en dat nog ter aanpassing en bewerking aan die leden wordt voorgelegd, vooraleer het naar de beslissende instantie wordt gestuurd, kan redelijkerwijs niet worden beschouwd als een afgewerkt document. Tenzij een document als ‘af’ kan worden bestempeld, kan het niet in aanmerking komen voor openbaarmaking. Vanzelfsprekend gaat hetzelfde op //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

pagina 8 van 9

voor de voorstellen die worden geuit en besprekingen die worden gevoerd om het document aan te passen tot de finale versie. Artikel II.33 van het Bestuursdecreet voorziet nog een belangenafweging ten aanzien van bestuursdocumenten die niet af zijn, maar aangezien verzoeker aangeeft de stukken op te vragen omwille van een procedure voor de Raad van State, oordeelt de beroepsinstantie dat hier geen hoger belang speelt. De beroepsinstantie beschouwt het beroepschrift voor wat betreft de weigering van DCJM om een afschrift van het ontwerpverslag van de vergadering van de jury van 12 juni 2020, de mails naar en de opmerkingen van de juryleden te bezorgen, weliswaar gestoeld op een oneigenlijk ingeroepen uitzonderingsgrond, bijgevolg als ongegrond. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 19 augustus 2020 van xxx tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing d.d. 3 juli 2020 en de weigeringsbeslissing van 20 juli 2020 van het departement Cultuur, Jeugd en Media wordt als ontvankelijk en voor wat betreft de gedeeltelijke weigeringsbeslissing d.d. 3 juli 2020 als gedeeltelijk gegrond en gedeeltelijk ongegrond en voor wat betreft de weigeringsbeslissing van 20 juli 2020 als ongegrond beschouwd. Bijgevolg moet het departement Cultuur, Jeugd en Media een afschrift bezorgen aan verzoeker van: - Het verslag van de juryvergadering van 28 februari 2020 met de beslissing tot de preselectie van zeven curatoren, waarbij alle informatie van persoonlijke aard in de longlist van curatoren wordt afgeschermd. - De notulen van de juryvergadering van 12 juni 2020

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 8 september 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/216

pagina 9 van 9