Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/261
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/261
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande feiten Op 24 augustus 2020 diende xxx bij de gemeente Landen een verzoek in tot het verkrijgen van een afschrift van en uitleg over diverse documenten betreffende het project herinrichting Bronplein. Op 14 september 2020 heeft de gemeente Landen verzoeker de gevraagde documenten gedeeltelijk bezorgd. Verzoeker diende op 6 oktober 2020 bij de beroepsinstantie beroep in tegen die beslissing van de gemeente Landen, waarbij een aantal documenten volgens de gemeente niet openbaar kon worden gemaakt en er geen uitleg over kon worden gegeven, en een aantal andere documenten volgens verzoeker onvolledig werden bezorgd of niet diegene betroffen waar hij naar gevraagd had. Het beroep werd op 7 oktober 2020 geregistreerd. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 24 augustus 2020. De in beroep aangevochten beslissing van de gemeente Landen d.d. 14 september 2020 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.
www.vlaanderen.be
Het ingediende beroep van 6 oktober 2020 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Aangevochten beslissing
Naar aanleiding van zijn verzoek tot openbaarmaking van diverse documenten betreffende het project herinrichting Bronplein, heeft de gemeente Landen geweigerd om verzoeker een aantal stukken te bezorgen. Het gaat om: a) het geschrift houdende de " positieve " evaluatie van de huidige proefopstelling waarnaar de brief aan de bewoners van enkele omliggende straten verwees. Volgens de gemeente ging het om een intern document waarvan geen afschrift kon worden gegeven. b) het bestuursdocument inhoudende de voorziening van de " nodige budgetten " voor de uitvoering
van het project alsmede een afschrift, eensluidend, van de gedetailleerde raming welke de budgettering voorafging. De gemeente verwees hiervoor naar de publicatie van de
meerjarenplanning op de gemeentelijke website en stelde geen raming van het project te kunnen bezorgen, aangezien het een intern document betrof.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker gaat niet akkoord met de beslissing van de gemeente Landen en diende bij de beroepsinstantie een beroepschrift in om een afschrift te verkrijgen van voornoemde documenten. Verzoeker stelt ook vast dat hem onvolledige en verkeerde documenten werden bezorgd. Hij wenst dan ook alsnog een afschrift te verkrijgen van volgende stukken: a) het geschrift houdende de " positieve " evaluatie van de huidige proefopstelling waarnaar de brief aan de bewoners van enkele omliggende straten verwees. Verzoeker wenste eveneens een toelichting betreffende welke evaluatieprocedure, op grond van welke criteria en door wie en/of welke instanties de " positieve evaluatie " werd uitgevoerd en herhaalt in zijn beroep die toelichting te willen verkrijgen. b) het bestuursdocument inhoudende de voorziening van de " nodige budgetten " voor de uitvoering
van het project alsmede een afschrift, eensluidend, van de gedetailleerde raming welke de budgettering voorafging. c) de tijdelijke politieverordening geconcretiseerd in een Besluit van het College van 06 augustus 2020 (Bronplein , Bronstraat , Kloosterstraat , Kattestraat , Onder de Muur en Groenendael ) en van 03 september 2029 ( Kerkstraat ), waarvan enkel pagina 1 werd bezorgd. d) het bestuursdocument houdende " de kennisgeving " van de tijdelijke politieverordeningen van respectievelijk 06 augustus 2020 en 03 september 2020 aan de " bevoegde instanties " en de overéénstemmende registervermeldingen cfr. artikel 290, lid 1 Decreet Lokaal Bestuur. e) Een eensluidend afschrift van de registratie en van de aanvraag tot registratie van de aanvraag tot openbaarmaking van 24 augustus 2020.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/261
pagina 2 van 5
3. Toelichting door de gemeente Landen Om met voldoende kennis van zaken te kunnen oordelen heeft de beroepsinstantie de gemeente Landen om een toelichting gevraagd, die zij op 7 en 21 oktober 2020 verkreeg: Betreffende punt a): De gemeente Landen verwijst in dit verband naar drie bijlagen: “Bronplein Enquete”, “Overzicht enquetes GDPR” en “Verslag Verkeersoverleg”. Zij stelt: “De informatie die wij uit deze documenten haalden moet
geïnterpreteerd worden in een ruimer geheel. Het verslag van het (intern) overleg wijst op de aspecten die in rekening gebracht worden ikv de “positieve” evaluatie. Dit verslag werd niet openbaar gemaakt omdat het ontwerp nog niet werd afgerond en dus nu nog deel uitmaakt van het ontwerpproces.”
Betreffende punt b):
“De raming van het project maakt nog deel uit van het ontwerpproces en is nog NIET definitief goedgekeurd. We kunnen meedelen dat het budget van het ontwerp werd opgenomen in de MJP – zie fragment van ons beheerssysteem.” Betreffende punt c): De gemeente Landen is bereid het volledige document te bezorgen. Betreffende punt d): De gemeente Landen bezorgde verzoeker in eerste instantie de bekendmaking van de betreffende verordeningen. Het gaat hier echter om de kennisgeving van de politieverordeningen aan de toezichthoudende overheid (cf. artikel 330 van het decreet over het lokaal bestuur). De gemeente bezorgt de beroepsinstantie een print screen van die kennisgeving in het digitaal loket lokale besturen. Betreffende punt e): De gemeente Landen is bereid om verzoeker een afschrift van de registratie te bezorgen.
4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat de gemeente Landen een ontwerpproces doorloopt voor de herinrichting van het Bronplein. Er werd in dat verband een proefopstelling voorzien, die werd geëvalueerd in het verslag verkeersoverleg. De gemeente Landen stelt dat de resultaten in rekening zullen worden gebracht voor de positieve evaluatie van het ontwerp. Aangezien het proces van de totstandkoming van het ontwerp nog niet is afgerond, wenst de gemeente het betreffende verslag niet openbaar te maken aangezien het daar een onderdeel van uitmaakt. Verzoeker vraagt om een afschrift van het document waarbij de huidige proefopstelling positief wordt geëvalueerd, waarnaar in een brief aan de bewoners van enkele omliggende straten werd verwezen (punt a)). De beroepsinstantie kan de gemeente Landen er niet in bijtreden dat het verslag verkeersoverleg, waarbij de proefopstelling wordt geëvalueerd, niet kan worden vrijgegeven of er uitleg over kan worden gegeven, omdat het deel uitmaakt van het besluitvormingsproces van het ontwerp van herinrichting van het Bronplein – dat nog niet werd goedgekeurd. In dat verband verduidelijkt de memorie van toelichting bij artikel II.31 §1 2° het volgende:
“Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen, dit wil zeggen indien ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is. Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/261
pagina 3 van 5
genomen zijn. Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota’s zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn deze documenten vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen.” De beroepsinstantie oordeelt dan ook dat er in casu geen eindbeslissing over het ontwerp van de herinrichting van het Bronplein voorhanden dient te zijn om het verslag verkeersoverleg openbaar te kunnen maken. Aangezien er aan de buurtbewoners al gecommuniceerd werd over de evaluatie van de proefopstelling, mag er eveneens van uitgegaan worden dat dit verslag definitief werd goedgekeurd door de betrokkenen in kwestie. Het beroepschrift dient voor wat betreft punt a) dan ook als gegrond te worden beschouwd. De gemeente Landen stelt om dezelfde reden als hierboven (het ontwerpproces werd nog niet afgerond) dat de raming van het project niet openbaar kan worden gemaakt. Nochtans werd de beslissing rond de budgetvoorziening inmiddels al genomen. De beroepsinstantie ziet dan ook geen enkele reden waarom de raming en budgettering van het project niet openbaar zouden kunnen worden gemaakt. Het beroepschrift dient voor wat betreft punt b) dan ook als gegrond te worden beschouwd. De gemeente Landen bezorgde verzoeker per ongeluk een onvolledige versie van de politieverordening d.d. 6 augustus 2020 en zal het volledige document nog aan verzoeker nasturen. Het beroepschrift dient voor wat betreft punt c) dan ook als gegrond te worden beschouwd. Verzoeker vroeg naar de kennisgeving van de politieverordeningen d.d. 6 augustus en 3 september 2020 aan de bevoegde instanties, niet de bekendmaking ervan. Conform artikel 330 jo. 286 §1 1° van het decreet over het lokaal bestuur dient er van de bekendmaking van die verordeningen kennis te worden gegeven aan de toezichthoudende overheid (het agentschap Binnenlands Bestuur), via het digitaal loket lokale besturen. In navolging van artikel 290 van voornoemd decreet dienen de kennisgevingen bovendien door de gemeente te worden geregistreerd. De beroepsinstantie ziet geen reden om de openbaarmaking daarvan niet toe te staan. Het beroepschrift dient voor wat betreft punt d) dan ook als gegrond te worden beschouwd. Betreffende punt e) stelt de beroepsinstantie vast dat de gemeente Landen verzoeker hier geen afschrift van heeft bezorgd. Artikel II.41 laatste lid van het Bestuursdecreet bepaalt dat de registratie van een openbaarheidsverzoek openbaar is voor de aanvrager. De gemeente Landen is overigens inmiddels bereid om verzoeker een afschrift van de registratie te bezorgen. Het beroepschrift dient ook op dat punt als gegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 6 oktober 2020 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing d.d. 14 september 2020 van de gemeente Landen wordt als ontvankelijk en gegrond beschouwd. Bijgevolg moet de gemeente Landen aan verzoeker een afschrift bezorgen van de volgende documenten: a) Het geschrift houdende de " positieve " evaluatie van de huidige proefopstelling waarnaar de brief aan de bewoners van enkele omliggende straten verwees.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/261
pagina 4 van 5
b) Het bestuursdocument inhoudende de voorziening van de " nodige budgetten " voor de uitvoering van het project alsmede een afschrift, eensluidend, van de gedetailleerde raming welke de budgettering voorafging. c) De tijdelijke politieverordening geconcretiseerd in een Besluit van het College van 06 augustus 2020 (Bronplein , Bronstraat , Kloosterstraat , Kattestraat , Onder de Muur en Groenendael ) en van 03 september 2029 ( Kerkstraat ). d) Het bestuursdocument houdende " de kennisgeving " van de tijdelijke politieverordeningen van respectievelijk 06 augustus 2020 en 03 september 2020 aan de " bevoegde instanties " en de overéénstemmende registervermeldingen cfr. artikel 290, lid 1 Decreet Lokaal Bestuur. e) Een eensluidend afschrift van de registratie en van de aanvraag tot registratie van de aanvraag tot openbaarmaking van 24 augustus 2020. De gemeente Landen dient ook aan verzoeker de door hem gevraagde toelichting te verschaffen betreffende welke evaluatieprocedure, op grond van welke criteria en door wie en/of welke instanties de " positieve evaluatie " van de huidige proefopstelling werd uitgevoerd.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 29 oktober 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/261
pagina 5 van 5