Issuu

VUTG Ondernemingsplan 2021 Looptijd van:

1/01/2021

Tot:

31/12/2021

Vastgesteld op: 24/03/2021 – goedkeuring door de RvB van VUTG

Het VUTG Ondernemingsplan 2021 is vastgesteld door de raad van bestuur van het agentschap op 24 maart 2021.

Inhoud

Inleiding Uitdagingen Vlaams Regeerakkoord 2020-2024 - Beleidsnota’s WVGA en Bestuurszaken en bijdrage vanuit VUTG Missie, visie, kernwaarden en identiteit VUTG 8 strategische organisatiedoelstellingen VUTG Vertaling 8 strategische organisatiedoelstellingen naar operationele organisatiedoelstellingen 2021 Financieel overzicht Overzicht personeelsbehoeften en personeelsbezetting Evaluatie VUTG Ondernemingsplan 2020 Kengetallen 2020: FONS dienstverlening en overige VUTG kengetallen

2 3 5 6 7 25 28 32 51

Inleiding

2020 was het tweede werkingsjaar van het Agentschap Uitbetaling Groeipakket (VUTG) waar de publieke uitbetalingsactor FONS toe behoort. In 2020 stonden een correcte dienstverlening en de verdere informatisering van het betaalsysteem centraal. De COVID-19 situatie leidde tot de uitbetaling van 2 nieuwe toeslagen in het kader van het gezinsbeleid. Het agentschap is er in geslaagd, samen met de private uitbetalingsactoren, om de beide toeslagen tijdig en stipt uit te betalen aan de gezinnen die in aanmerking kwamen. Naast deze nieuwe toeslagen, slaagden we er ook in om de doorlooptijd van de uitbetaling van de schooltoeslagen bijna te halveren, wat voor veel gezinnen ook een financiële hulp betekende in dit speciale jaar. Tenslotte hield 2020, net als voor vele andere agentschappen, ondernemingen en gezinnen bijzondere uitdagingen in, ook op het vlak van personeelswelzijn, veralgemeend thuiswerk, de combinatie arbeid-gezin. Samen met de volledige uitbetalingssector zijn we er in geslaagd om de continuïteit van alle uitbetalingen in deze speciale omstandigheden te waarborgen. Naast het voortdurend waarborgen van de continue en stipte uitbetaling van het Groeipakket, en de nodige investeringen in dit verband op het vlak van automatisering en automatische rechtentoekenning, is in dit ondernemingsplan 2021 ook een bijzondere plaats gegeven aan de evaluatie en de ontwikkeling van samenwerkingsverbanden met partners. In 2020 startte VUTG een dienstverlening op aan de gemeenten. We onderzoeken hoe we dergelijke dienstverleningen kunnen verankeren in de werking en partners structureel van dienst kunnen zijn met informatie over het Groeipakket. Ook voor de wijze waarop het informeren van gezinnen en het beantwoorden van vragen van gezinnen het best kan gebeuren, zijn in het ondernemingsplan diverse projecten terug te vinden. Het VUTG Ondernemingsplan 2020 was het eerste van een nieuwe legislatuur waardoor het voort kwam uit een uitgebreid traject met verschillende invalshoeken. De richting uitgezet door de meerjarige beleidsdoelstellingen WVGA en Bestuurszaken samen met de missie, visie, waarden en identiteit voor VUTG, resulteerden in 8 strategische organisatiedoelstellingen die voor het agentschap de kapstok vormen voor 5 jaar (2020-2024). Voor het nieuwe ondernemingsplan 2021 bouwden we voort op dit uitgezette kader. Via een korte, gerichte aanpak wierpen we in het najaar van 2020 een verse blik op evoluties bij onze klanten en in onze omgeving, en op mee te nemen trends vanuit klachten, risico’s, sterktes en zwaktes, … . Daarnaast evalueerden we het lopende ondernemingsplan 2020 en de Beleids- en Begrotingstoelichting (BBT) van Welzijn, Volksgezondheid, Gezin en Armoedebestrijding. Dit leidde tot een vertaling van onze 8 strategische organisatiedoelstellingen naar vernieuwde en nieuwe operationele organisatiedoelstellingen voor 2021.

Uitdagingen Vlaams Regeerakkoord en beleidsnota’s WVGA en Bestuurszaken bijdrage VUTG aan de beleidsdoelstellingen 2020-2024 Het Vlaams Regeerakkoord 2020-2024 en de Beleidsnota’s Welzijn, Volksgezondheid, Gezin en Armoedebestrijding en HR-Beleid en Audit Vlaamse Overheid vormen mee het kader en meerjarenperspectief voor de jaarlijkse ondernemingsplannen in de periode 2020-2024. Bijkomend werd voor de opmaak van dit ondernemingsplan ook de input uit de WVGA Beleids- en Begrotingstoelichting 2021 (BBT) meegenomen. De transversale strategische doelstelling van de Vlaamse regering rond armoedebestrijding, en de overkoepelende horizontale doelstellingen op het beleidsdomein WVGA, zijn richtinggevend voor VUTG. Vooral aan de horizontale WVGA-doelstellingen rond toegankelijkheid, innovatie en digitalisering, en armoedebestrijding leveren we een bijdrage. Specifiek rond het Beleidsveld Opgroeien - luik Geïntegreerd gezinsbeleid, is VUTG betrokken partner om mee na te denken over de begrippen inkomen en gezin, en wil het ook een stimulerende rol spelen in een verdere uitbouw van automatische rechtentoekenning De strategische beleidsdoelstellingen uit het luik Groeipakket van de Beleidsnota WVGA zijn logischerwijs degene waar VUTG een zeer groot aandeel in heeft. We borgen, monitoren en evalueren het Groeipakket. Waar nodig sturen we bij. We communiceren transparant en doelgericht met de burger en begeleiden hem in het verwerven van zijn rechten. We investeren in een digitaal efficiënt dossier- en klantenbeheer en we zetten maximaal in op automatische rechtentoekenning. In overleg met de private uitbetalingsactoren evolueren we naar 1 uitbetalingsactor. We realiseren afstemming tussen de zorgtoeslag specifieke ondersteuningsbehoefte en een breder inschalingsinstrument. We werken een regeling uit voor asielzoekers en we blijven het Groeipakket inzetten in de strijd tegen kinderarmoede. Concreet dragen de VUTG strategische en operationele organisatiedoelstellingen rechtstreeks of onrechtstreeks bij tot volgende strategische en operationele WVGA beleidsdoelstellingen: WVGA SD 3.1: We blijven het Groeipakket inzetten als een krachtige pijler in het Vlaamse gezinsbeleid: WVGA OD 3.1.2: We monitoren en evalueren het Groeipakket en sturen bij waar nodig WVGA OD 3.1.3: We informeren gezinnen en belanghebbenden efficiënt en transparant, met het oog op het begeleiden van de burger naar zijn rechten WVGA SD 3.2 Innovatie en digitalisering: WVGA OD 3.2.1: We digitaliseren en automatiseren onze dienstverlening met het oog op een efficiënt dossier- en klantenbeheer en investeren in een data-gedreven beleid WVGA OD 3.2.2: We zetten maximaal in op automatische rechtentoekenning WVGA OD 3.2.3: We verhogen de efficiëntie binnen het Groeipakket en evolueren, in overleg met de private uitbetalingsactoren, naar 1 uitbetalingsactor WVGA SD 3.3 Toegankelijkheid: WVGA OD 3.3.1: We bouwen de loketfunctie uit en zorgen voor geografische spreiding WVGA SD 3.5 Armoedebestrijding: WVGA OD 3.5.1: We blijven het Groeipakket, met name de sociale toeslag en de selectieve participatietoeslag, gericht inzetten in de strijd tegen kinderarmoede.

Ook zijn een deel van de VUTG strategische en operationele organisatiedoelstellingen gelinkt aan volgende beleidsdoelstellingen van Bestuurszaken rond HR-beleid en Audit Vlaamse Overheid: BZ SD 1 De juiste persoon op de juiste plaats BZ SD 2 Een vernieuwd loopbaan- en beloningsbeleid BZ SD 4 Versterken van het welzijnsbeleid BZ SD 5 Versterken van het leiderschap BZ SD 6 Samenwerken in diversiteit BZ SD 7 Modernisering deontologische code BZ SD 9 Versterking van de organisatieontwikkeling BZ SD 11 Versterken van het organisatie- en risicobeheer binnen de Vlaamse administratie In de overzichten vanaf pagina 7 wordt steeds aangeduid aan welke van bovenstaande beleidsdoelstelling(en) een operationele organisatiedoelstelling bijdraagt. Bijkomend wordt dit jaar ook aangegeven welke doelstelling een koppeling heeft het diversiteitsbeleid.

Missie, visie, kernwaarden en identiteit VUTG en FONS Decretale missie VUTG Het agentschap heeft als missie de stipte, correcte en continue uitbetaling van toelagen in het kader van gezinsbeleid, samen met de private uitbetalingsactoren. Binnen het kader van de missie, vermeld in het eerste lid: 1° verzorgt het agentschap een performant, klantvriendelijk en kwaliteitsvol aanbod, waarin de gezinnen en in het bijzonder de meest kwetsbare gezinnen maximaal bijgestaan worden in de uitoefening van hun recht op toelagen in het kader van gezinsbeleid; 2° onderzoekt het agentschap proactief het recht op toelagen, op basis van de gegevens die beschikbaar zijn via de elektronische gegevensstromen, met het oog op de automatische rechtentoekenning en uitbetaling van toelagen in het kader van het gezinsbeleid waar mogelijk.

Missie, visie, kernwaarden en identiteit VUTG en FONS – verdere uitwerking 2021 Missie

We staan met topexpertise garant voor een kwalitatief en efficiënt uitbetalingslandschap voor het Groeipakket. We beogen samen met de partners een correcte en zo automatisch mogelijke uitbetaling van het Groeipakket aan de gezinnen.

Waarom we bestaan Voor wie

FONS wil gezinnen een zorgeloze uitbetaling van het Groeipakket garanderen, ook al wie kwetsbaar is of zijn rechten niet automatisch toegekend krijgt. We informeren alle gezinnen die er baat bij hebben over het Groeipakket.

Visie

VUTG zal de uitbetalers van het Groeipakket een performante ondersteuning bieden. We zullen een correcte invulling van de opdrachten binnen het uitbetalingslandschap garanderen. VUTG wil mee een referentiepunt zijn voor het geïntegreerd gezinsbeleid. Daartoe zetten we in op kennisdeling, samenwerking met partners en belanghebbenden, digitalisering, automatische rechtentoekenning, monitoring en continue verbetering.

N T

Het toekomstbeeld waarvoor we gaan

I T

FONS ambieert om de toonaangevende uitbetaler van het Groeipakket te zijn. Daarom gaan we voor betrouwbaarheid en een warme klantenrelatie. We kiezen voor een digitaal, telefonisch en fysiek nabij aanbod waarbij ervaren experten in samenwerking met lokale partners zorgen voor een maximale uitoefening van elk recht op Groeipakket. We werken hierbij constructief samen met de andere uitbetalers, en zijn overtuigd dat we ook meerwaarde leveren als we niet-aangesloten gezinnen verder helpen met vragen over het Groeipakket.

Kernwaarden

Samen en warm

Voor Klanten

Dynamisch innoveren

Deskundig durven

Vertrouwen

Waarvoor we staan Waarin we geloven

Vlotte samenwerking met partners en andere UA Er als collega’s zijn voor elkaar Warme houding naar klanten Aangename constructieve sfeer

Klanten gericht en gelijkwaardig ondersteunen Professioneel en respectvol Klanten beluisteren en betrekken Klantgerichte werking

Digitalisering en automatisering Continue verbetering Ruimte voor initiatief en professionele ontwikkeling Proactief en interdisciplinair

Competentie + goesting = ideale match Medewerkers betrekken en stimuleren Eigenaarschap opnemen Reflectie en leren

Onderling vertrouwen Beleefd, duidelijk en open Rechtvaardig en integer

E I T

8 strategische organisatiedoelstellingen VUTG Acht strategische organisatiedoelstellingen (SD) geven vorm aan de missie, visie en lange termijn ambities van VUTG en FONS, en helpen zo mee de uitdagingen op de beleidsdomeinen WVGA en Bestuurszaken waar te maken. Ze vormen de kapstok voor 5 jaar (2020-2024).

SD 1

VUTG en FONS bouwen verder aan een klantgerichte, toegankelijke, digitale en niet-digitale dienstverlening

SD 2

VUTG gaat resoluut voor een verder doorgedreven automatische rechtentoekenning en wil hierrond binnen het ruimere WVGA-domein een stimulerende rol spelen

SD 3

VUTG streeft naar een maximale benutting en verspreiding van data en gegevens beschikbaar binnen het Groeipakket, met het oog op een performante ondersteuning van de uitbetalers, een goede monitoring van het Groeipakket, en het mogelijk maken van potentieel interessante toepassingen van externen

SD 4

VUTG zorgt voor een efficiënt georganiseerd en performant ondersteund uitbetalingslandschap waarbinnen de opdrachten Groeipakket correct en volgens de regelgeving toegepast worden

SD 5

VUTG en FONS geloven in de meerwaarde van sterke samenwerkingsverbanden met relevante partners en belanghebbenden en bouwen deze verder uit

SD 6

VUTG bouwt een visiegedreven, efficiënte en wendbare organisatie uit door structuren en werking optimaal af te stemmen op strategie en klanten

SD 7

VUTG zet in op beheersing en continue verbetering van haar processen via informatisering, het managen van kwaliteit en risico’s, en een efficiënt middelenbeheer

SD 8

VUTG maakt werk van een geïntegreerd HR beleid met aandacht voor een positief arbeidsklimaat, een geïntegreerd welzijnsbeleid en het verankeren van diversiteit in de organisatie

Een deel draagt bij tot de realisatie van beleidsdoelstellingen Vlaamse regering, WVGA en Bestuurszaken, een deel zijn doelstellingen gericht op klanten, het Groeipakket-stelsel en partners, en een deel omvat doelstellingen die gericht zijn op het optimaliseren van de organisatie, werking, mensen en middelen. Elk van deze strategische organisatiedoelstellingen werd voor 2021 vertaald naar operationele doelstellingen (OD) die via projecten gerealiseerd zullen worden. In de hierna volgende overzichten staat elke operationele doelstelling omschreven, en wordt aangegeven: -

wat voor de doelstelling vooropgestelde mijlpalen/indicatoren zijn, of het een doelstelling is met betrekking tot VUTG HELE STELSEL, FONS, of VUTG INTERN, of de operationele doelstelling voortkomt uit doelstellingen uit het ondernemingsplan 2020, aan welke beleidsdoelstellingen van WVGA en Bestuurszaken (HR-beleid en Audit Vlaamse Overheid) de operationele doelstelling bijdraagt, of de doelstelling bijdraagt aan het in uitwerking zijnde ‘kader voor een diversiteitsbeleid’ van WVG welk begrotingsartikel van toepassing is.

SD 1

VUTG en FONS bouwen verder aan een klantgerichte, toegankelijke digitale en niet-digitale dienstverlening

OD Naam nr.

1.1 Onderzoeken uitbouw lokale aanwezigheid en fysieke dienstverlening

Omschrijving

We onderzoeken samen met de uitbetalingsactoren waar en wanneer enerzijds een loketfunctie op locatie ism.de Huizen van het Kind wenselijk en nuttig is, of anderzijds een alternatieve dienstverlening tegemoet kan komen aan de noden van gezinnen. Op basis hiervan bouwen we met de sector en de lokale partners de lokale aanwezigheid en gezamenlijke dienstverlening aan gezinnen optimaal en gericht uit. 1.2 Opvolgen van de naleving Vertrekkende van het bestuursdecreet werden van de klachten- en de termijnen voor de klachten- en bemiddelingsprocedure bemiddelingsprocedure bepaald. In 2021 rollen we deze procedure uit. We evalueren met de uitbetalingsactoren de opvolging van de verschillende termijnen. 1.3 Gebruik eBox door private Nadat in 2020 de publieke actor als piloot UA uitbetalingsactor de eBox in gebruik heeft genomen kunnen de private actoren eveneens gebruik maken van de eBox voor het verzenden van Groeipakketdocumenten naar de burger. Vanuit VUTG en samen met de private uitbetalingsactoren zetten we een gezamenlijke communicatiecampagne voor activatie van de eBox op en dit voor de doelgroep van het Groeipakket.

Mijlpaal/Indicator (op het niveau van de doelstelling)

• Tegen 31/12/2021 is een analyserapport en een plan van aanpak opgeleverd.

Doelstelling Volgt m.b.t. uit

VUTG HELE STELSEL

• Tegen 31/12/2021 is er voor elke uitbetalingsactor een eerste evaluatie gedaan van de antwoordtermijnen. • Tegen 30/06/2021 is het gebruik van eBox voor de private UA en het elektronisch versturen van documenten operationeel. • Tegen 30/06/2021 is de communicatiecampagne gestart.

GN0AGEF2QALO

1.4 VUTG HELE STELSEL 1.6

VUTG HELE STELSEL

3.2.1

GN0AGEF2QALO GN0AGEF2QAWT campagneb udget 48deuro

1.4 Stimuleren van het We zetten een campagne op om de gezinnen • Tegen 31/12/2021 gebruikt gebruik van eBox bij FONS die aangesloten zijn bij FONS zo veel mogelijk in minstens 25% van de FONSgezinnen de richting van digitale communicatie te leiden. gezinnen de e-box. Het gebruik van eBox is daar een onderdeel van. Communicatie via de eBox is een snelle en veilige methode. Voor FONS betekent dit bovendien een flinke vermindering van de verzendingskosten.

1.5 Verdere uitbouw van het MijnFONS portaal en linken aan Mijn Burgerprofiel

We bouwen het MijnFONS portaal verder uit • Tegen 31/12/2021 hebben de tot een veelzijdig digitaal dossier en zetten in gezinnen zicht op de eigen op interactiviteit voor de burger en efficiënte dossiergegevens, en hebben ze de ondersteuning voor het dossierbeheer. We mogelijkheid gegevens up te daten linken het MijnFONS portaal waar mogelijk aan en in te brengen. het Mijn Burgerprofiel.

1.6 Onderzoeken van een We onderzoeken samen met de • Tegen 1/09/2021 hebben we een selfservice-standaard voor uitbetalingsactoren welke standaard we selfservice-standaard gedefinieerd de uitbetalingssector kunnen nastreven om selfservicefunctionaliteiten te voorzien voor de gezinnen in hun contacten met de uitbetalingsactoren. 1.7 Pilootproject Chatbot In 2020 werd via een innovatieworkshop de • Tegen 31/05/2021 is de mogelijkheden en meerwaarde van het projectdefinitie en MVP van een inzetten van een chatbot binnen de Fons chatbot vastgelegd. dienstverlening van FONS in kaart gebracht. • Tegen 31/12/2021 is een piloot Hierop verder bouwend leggen wij een chatbot ontwikkeld op basis van de concrete projectdefinitie en MVP (Minimum vastgelegde projectdefinitie en Viable product) van een FONS chatbot vast. MVP. Op basis van de vastgelegde projectdefinitie en MVP ontwikkelen we een piloot chatbot.

1.6

3.2.1

1.7

3.1.3 3.2.1

GN0AGEF2QALO GN0AGEF2QAWT campagneb udget 48deuro, verzendings kosten 250deuro GN0AGEF2QALO GN0AGEF2QAWT portaal/bur gerprofiel 300deuro GN0AGEF2QALO

FONS

3.1.3 VUTG HELE STELSEL 3.3.1

FONS

GN0AGEF2QALO GN0AGEF2QAWT innovatie 100deuro

1.8 Vastleggen van de generieke voorwaarden voor potentieel toekomstige Groeipakket toeslagen

We onderzoeken en schrijven uit aan welke voorwaarden potentiële toeslagen moeten voldoen om deze binnen het Groeipakket op een vlotte, snelle en transparante wijze op te nemen binnen de bestaande CGPA werking. Dit zal dan als input kunnen dienen bij het vastleggen van mogelijke toekomstige toeslagen en de concrete voorwaarden daarvan, zodat deze toeslagen binnen CGPA verwerkt kunnen worden. 1.9 Onderzoeken We analyseren vanuit VUTG het klantensegmentatie in belanghebbendenbestand om zo een functie van een optimaler dienstverlening op maat mogelijk te maken. aanbod en een We onderzoeken welk aanbod we moeten gedifferentieerd doen voor welk type klant, om er ons servicemodel vervolgens optimaler op te organiseren qua servicemodel, ondersteuning en samenwerking met partners. Meer specifiek onderzoeken we hoe we de samenwerking met lokale partners kunnen inzetten om de dienstverlening voor de burger nog toegankelijker te maken. 1.10 Ontwikkelen van We ontwikkelen versneld verdere standaarddocumenten in standaardcommunicatie en -documenten voor het kader van de gebruik door alle uitbetalers in hun contacten toepassing van het met de gezinnen, met het oog op een Groeipakket inhoudelijk kwalitatieve communicatie naar de burger. In deze documenten wordt voor de uitbetalers aangeduid wat er inhoudelijk zeker moet meegenomen worden, terwijl de look&feel meer vrijheid toelaat. Specifiek voor FONS wordt rekening gehouden met de te bereiken doelgroepen. 1.11 Verhogen frequentie We verhogen de frequentie van tussentijdse tussentijdse betalingen en betalingen en regularisaties naar 3x per week, regularisaties zodat gezinnen sneller worden betaald.

• Tegen 31/03/2021 is de huidige werking GPA (inclusief ervaring COVID/CORONA) als uitgangspunt schematisch uitgewerkt. • De voorwaarden voor nieuwe toeslagen zijn uitgeschreven tegen 30/09/2021.

• Tegen 30/06/2021 is er een eerste overzicht van klantensegmenten adhv. ‘persona’s’ obv. voor onze dienstverlening relevante criteria • Tegen 30/09/2021 is er een overzicht van de typische contactpunten die elke persona nu met de organisatie heeft • Tegen 31/12/2021 is er een eerste zicht op de mogelijke toekomstige pistes van customer journey • Tegen 31/12/2021 zijn de nodige brieven opgemaakt in functie van de timing van de ontwikkeling van de briefgroepen en in functie van de timing van de responsabilisering

• Tegen 31/01/2021 zijn de tussentijdse betalingen en regularisaties gerealiseerd

GN0AGEF2QALO

1.8

VUTG HELE STELSEL

5.3

3.1.3

3.3.1

GN0AGEF2QALO

VUTG HELE STELSEL

GN0AGEF2QALO GN0AGEF2QAWT CGPA Dora/Open text 650deuro

3.1.3

VUTG HELE STELSEL

1.3

3.5.1

GN0AGEF2QALO

SD 2

VUTG gaat resoluut voor een verder doorgedreven automatische rechtentoekenning en wil hierrond binnen het ruimere WVGA-domein een stimulerende rol spelen

OD Naam nr.

Omschrijving

2.1 Verder in kaart brengen ‘Gemiste Groeipakketten’ en verder automatiseren van het proces

We brengen de instroom van de ‘Gemiste • Tegen 30/06/2021 zijn de lijsten groeipakketten’ in kaart zodat er een zo goed Gemiste Groeipakketten mogelijk zicht bekomen wordt van waar deze geoptimaliseerd en kunnen ze via kinderen juist komen. de GPA-toepassing voor We automatiseren verder het proces om deze verwerking worden aangeboden. ‘Gemiste Groeipakketten’ te verwerken binnen • Tegen 31/12/2021 wordt CGPA. aanwezige of voorziene GPA-logica (bv. ‘Familiale banden’) gebruikt voor optimale aanleg en is de schermflow geoptimaliseerd voor aanleg. Nadat nieuwe fluxen via Kring/Magda • Tegen 31/12/2021 zijn de beschikbaar gesteld worden, integreren we geplande fluxen geïntegreerd deze binnen CGPA. De verwerking van deze nieuwe fluxen realiseert een verdere optimalisatie van de automatische rechtentoekenning van het Groeipakket.

2.2 Nieuwe integraties van fluxen in kader van automatische rechtentoekenning

Mijlpaal/Indicator (op het niveau van de doelstelling)

Doelstelling Volgt m.b.t. uit

VUTG HELE STELSEL

2.2

VUTG HELE STELSEL

3.2.2

GN0AGEF2QALO GN0AGEF2QAWT GCPA ontwikkelin gen 4.203deuro , AIV/Kring/K adaster 150deuro

2.3 Automatiseren van de alarmbel (inkomen)

2.4 Borgen van het proces schooltoeslag en hierover een éénduidige communicatie voeren

In 2020 werd samen met het AIV een onderzoek gedaan of en op welke wijze het ‘Actueel’ inkomen kon samengesteld worden. In 2021 voeren we het resultaat van dit onderzoek uit. Mocht het onderzoek in 2020 niet de nodige resultaten opleveren, zoeken we verder naar andere mogelijkheden om de alarmbel te automatiseren.

• Tegen 30/06/2021 is samen met AIV een onderzoek/een beperkte POC gedaan in het kader van Sandbox Vlaanderen over het gebruik van het SOLIDconcept. • Tegen 31/10/2021 is de manier en termijn bepaald hoe we aan actuele inkomstengegevens kunne n komen voor de verschillende doelgroepen. • Tegen 31/12/2021 is een plan van aanpak, timing en budget bepaald op basis van het resultaat van het onderzoek met AIV om de alarmbel verder te automatiseren vanaf 2022.

Op basis van de ervaringen die de sector heeft • Tegen 28/02/2021 is er een na twee schooljaren uitbetaling van de evaluatie klaar over de betaling schooltoeslag, leggen we het proces voor de van de schooltoeslag voor het uitbetaling van de schooltoeslag definitief vast. schooljaar 2020-2021. Voorlegging We maken bepaalde keuzes, de gevolgen aan RvB van maart 2021. hiervan brengen we in kaart, en we • Tegen 30/04/2021 is het proces communiceren hierover éénduidig naar de van de schooltoeslag definitief klanten en belanghebbenden. vastgelegd.

2.5 Beïnvloeden van het Automatische rechtentoekenning heeft nood • Tegen 30/06/2021 is het ideale ecosysteem automatische aan een ecosysteem dat opgebouwd wordt met ecosysteem beschreven rechtentoekenning authentieke bronnen, dienstenintegratoren en afnemers. Vandaag is er weinig gestructureerde informatie over een dergelijk systeem. In dit project beschrijven we de minimale vereisten van dergelijk ecosysteem en de gevolgen voor de gebruikers er van.

2.3

3.2.2

2.4

3.2.2

GN0AGEF2QALO GN0AGEF2QAWT GCPA ontwikkelin gen 4.203deuro , AIV/Kring/K adaster 150deuro

VUTG HELE STELSEL

3.5.1

GN0AGEF2QALO

VUTG HELE STELSEL

GN0AGEF2QALO

VUTG INTERN

SD 3

OD Naam nr.

Omschrijving

Mijlpaal/Indicator (op het niveau van de doelstelling)

3.1 Verdere uitbouw datawarehouse GP en wijze van rapportering

Het DWH GP wordt verder uitgebouwd/verrijkt • met nieuwe concrete functionele domeinen. Binnen het VUTG leggen we verder vast op welke wijze de rapporten/dashboards aangemaakt en beschikbaar gesteld worden. •

•

3.2 Opstellen leidraad gegevensbescherming ikv. samenwerkingen tussen overheden en beleidsinstanties binnen gezinsbeleid

Het VUTG werkt samen met instanties, • diensten en verenigingen die een link hebben met het gezinsbeleid of de toelagen in het • kader van het gezinsbeleid. We maken een leidraad op om conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op een vlotte manier persoonsgegevens te kunnen verwerken in het kader van deze samenwerkingen. •

Doelstelling Volgt m.b.t. uit

Bijdrage aan doelstellingen WVGA en BegrotingsBestuurszaken artikel en VUTG HELE OP budget STELSEL / WVGA WVGA WVGA WVGA WVG BZ 2020 (beleidsFONS / VUTG 3.1 3.2 3.3 3.5 DIV HR INTERN Audit kredieten) GN03.1 3.2.1 Tegen 31/03/2021 is het financieel AGEF2QADWH domein vervolledigd met LO informatie over schulden en GN0inningen AGEF2QATegen 30/09/2021 zijn gegevens WT DWH over de selectieve 100deuro VUTG participatietoeslag leerling in het HELE DWH ter beschikking STELSEL Tegen 31/12/2021 is de wijze/procedure/organisatie van rapportering binnen het VUTG van DWH gegevens (inclusief procesindicatoren) adhv rapporten/dashboards uitgewerkt GN03.1.3 Tegen 30/06/2021 is de AGEF2QAonderzoeksfase afgerond. LO Op de RvB van november 2021 wordt de leidraad gegevensbescherming in het kader VUTG van de samenwerking tussen HELE overheden en beleidsinstanties STELSEL binnen het gezinsbeleid voorgelegd. Tegen 31/12/2021 is de leidraad gegevensbescherming volledig klaar.

SD 4

VUTG zorgt voor een efficiënt georganiseerd en performant ondersteund uitbetalingslandschap waarbinnen de opdrachten Groeipakket correct en volgens de regelgeving toegepast worden

OD Naam nr.

4.1 Uitdragen van de opgebouwde kennis en expertise naar belanghebbenden

4.2 Implementatie responsabilisering

4.3 Verdere uitbouw CGPA

Omschrijving

Mijlpaal/Indicator (op het niveau van de doelstelling)

Op basis van de verschillende uitgewerkte criteria omtrent de responsabilisering, rollen we deze laatste in 2021 uit. Dit zal geleidelijk gebeuren in de vorm van een traject met de uitbetalingsactoren.

• Tegen 31/12/2021 is de nodige rapportering en opvolging aangeleverd om de beoordelingen in het kader van de responsabilisering te kunnen uitvoeren. • Tegen 31/12/2021 zijn de gegevens van 2021 die het voorwerp kunnen uitmaken van een eerste evaluatie van de kwaliteit van werken van de uitbetalers verwerkt.

Doelstelling Volgt m.b.t. uit

Bijdrage aan doelstellingen WVGA en BegrotingsBestuurszaken artikel en VUTG HELE OP budget STELSEL / WVGA WVGA WVGA WVGA WVG BZ 2020 (beleidsFONS / VUTG 3.1 3.2 3.3 3.5 DIV HR INTERN Audit kredieten) GN0VUTG zet via opgebouwde expertise verder in • Tegen ten laatste 31/03/2021 is de 4.2 3.1.3 AGEF2QAop het uitdragen van kennis en richtlijnen naar migratie Drupal 7 naar Drupal 8 VUTG LO het uitbetalingslandschap en afgerond GN0HELE belanghebbenden. Het platform GPedia wordt • Tegen 31/12/2021 is Gpedia AGEF2QASTELSEL als voornaamste kanaal actueel gehouden en inhoudelijk uitgediept WT GPedia verder uitgewerkt. 10deuro

Het verder uitbouwen van CGPA: extra functionaliteiten, verdere automatisatie en digitalisering, security, technische optimalisaties, …

• Tegen 31/12/2021 is CGPA verder uitgebouwd volgens de scope zoals beschreven in de nota VUTG/RVB/20201202/AP08/DOC.1 61.

4.1

3.2.1 3.2.3

GN0AGEF2QALO

4.3

3.2.2

GN0AGEF2QALO

VUTG HELE STELSEL

4.5 EESSI

4.6 (Eventuele) Aanpassing kader omtrent plaatsing

4.7 Implementatie van datamining binnen de toezichts- en begeleidingsfunctie

4.8 Centraliseren van de fraudeprocedure voor de sector

De Rina-applicatie wordt uitgerold vanaf maart 2021. Het agentschap ondersteunt de uitbetalers hierin. Tegelijkertijd onderzoeken we de haalbaarheid van een verdere automatisering voor de huidige werking van de Rina-applicatie. Het agentschap bereidt zich voor op de mogelijke wijziging die regelgevend wordt voorzien in het kader van plaatsingen. Alle kinderen die ten laste zijn van de staat zullen in dit kader worden gebracht, ook kinderen die worden opgevangen in het federale kader van bed-bad-brood. Daarbij wordt ook in ogenschouw genomen om de huidige financieringsstroom van plaatsende instellingen uit het Groeipakket stop te zetten. Via datamining willen we de gegevens die beschikbaar zijn in het datawarehouse maximaal gebruiken om risicosituaties op het vlak van (domicilie)fraude op te sporen. We baseren (een gedeelte van) onze huisbezoeken op de resultaten van deze datamining en focussen hierbij op automatische rechtentoekenning, in het bijzonder op het maximaal reduceren van de eventuele foutenmarge van automatische rechtentoekenning. Fraude bestrijden is een van de voornaamste aandachtspunten voor de sector Groeipakket. Tegelijkertijd stelt het bewijzen en beoordelen van het intentionele element van fraude een bijzondere uitdaging. Deze uitdaging wordt op sectorniveau aangepakt. We vertrekken bij deze beoordeling vanuit het vierogenprincipe en integreren de fraudevaststellingen van de gezinsinspecteurs om binnen de sector te komen tot een eenvormige fraudeprocedure.

• Tegen 30/06/2021 is de toekomstvisie en het plan van aanpak m.b.t. EESSI bepaald.

GN0AGEF2QALO

4.7 VUTG HELE STELSEL

• VOORLOPIG GEEN MIJLPAAL

GN0AGEF2QALO GN0AGEF2QAWT EESSI 200deuro

VUTG HELE STELSEL

• De sociale begeleidings- en toezichtdienst initieert tegen 31/12/2021 zelf controles op basis van gegevenslijsten uit het datawarehouse.

1.5

3.2.1

GN0AGEF2QALO

VUTG HELE STELSEL

• De fraudeprocedure is gecentraliseerd binnen de sector tegen 31/12/2021

1.5

GN0AGEF2QALO

VUTG HELE STELSEL

4.9 Ondersteuning private uitbetalingsactoren bij VCO-verplichtingen

Sinds begrotingsopmaak 2021 zijn de private • BA21 is voorzien van midden uitbetalingsactoren opgenomen in de maart tot eind juni 2021 consolidatiekring Vlaamse Overheid waardoor • BO22 is voorzien van begin mei tot VCO-regelgeving ook op hen van toepassing is. eind juni en begin september tot VUTG voorziet begeleiding bij de verschillende midden oktober 2021. begrotings- en financiële verplichtingen die • Monitoring is voorzien voor daaruit voortvloeien. november en december 2021

VUTG HELE STELSEL

GN0AGEF2QALO

SD 5

VUTG en FONS geloven in de meerwaarde van sterke samenwerkingsverbanden met relevante partners en belanghebbenden en bouwen deze verder uit

OD Naam nr.

5.1

5.2

5.3

5.4

Omschrijving

Mijlpaal/Indicator (op het niveau van de doelstelling)

Doelstelling Volgt m.b.t. uit

Bijdrage aan doelstellingen WVGA en BegrotingsBestuurszaken artikel en VUTG HELE OP budget STELSEL / WVGA WVGA WVGA WVGA WVG BZ 2020 (beleidsFONS / VUTG 3.1 3.2 3.3 3.5 DIV HR INTERN Audit kredieten) GN0Implementeren van Waar de evaluatie van het Groeipakket (ism. 5.2 3.1.2 • Van zodra de evaluatie afgelopen VUTG AGEF2QAwijzigingen in de Opgroeien) leidt tot mogelijke regelgevende is leveren we een timing aan voor HELE LO regelgeving Groeipakket wijzigingen, implementeren we die in het CGPA gewenste aanpassingen. STELSEL en bij de uitvoerders van de dienstverlening. GN0Toekomst intra - en Voortbouwend op het advies van de raad van • Tegen 30/06/2021 is het kader 5.4 3.2.3 AGEF2QAinternationale bestuur om de samenwerking met Orint stop te intra- en internationale LO samenwerking zetten, onderzoeken we hoe we de samenwerking gecreëerd. VUTG verschillende functies van de samenwerking • Tegen 31/12/2021 is het kader HELE met de andere deelentiteiten en de intra – en internationale STELSEL samenwerking in het kader van internationale samenwerking geïmplementeerd. verplichtingen wensen vorm te geven, met respect voor het Vlaamse kader hieromtrent. GN0Uitbouwen samenwerking Op basis van de bevindingen van de werkgroep • Tegen 31/12/2021 is de 1.1 AGEF2QAmet perinataal netwerk rond de samenwerking met de Huizen van het samenwerking perinataal netwerk LO Kind, werd het kader vastgelegd waarbinnen de versterkt en is wederzijdse VUTG sector de samenwerking met het perinatale HELE informatie-uitwisseling netwerk verder wil uitbouwen en versterken. STELSEL uitgebouwd. Hiervoor wordt samengewerkt met het Agentschap Opgroeien. GN0Verder uitbouwen We zetten waar nodig en mogelijk in op de 3.1.3 X • Tegen 31/12/2021 is een periodiek AGEF2QAsamenwerking met samenwerking en informatiedeling met netwerkoverleg met deze LO steden, gemeenten, gemeenten en steden zodat de verschillende dienstverleners OCMW's en VVSG Groeipakketgegevens hergebruikt kunnen geïnitieerd. VUTG worden in het kader van het lokale HELE gezinsbeleid. STELSEL Daarnaast werkt het VUTG ook samen met de OCMW's en VVSG om de wederzijdse werking te stroomlijnen en bevorderen in het kader van subrogatie en voorschotbetalingen.

5.5 Oriëntatie van de samenwerking met externe partners binnen de toezichts- en begeleidingsfunctie.

Vanuit de centrale doelstelling om gezinnen toe • Tegen 31/12/2021 is er een te leiden naar het juiste bedrag aan uitgebreide, efficiënte Groeipakket, wordt de relatie met de (Vlaamse) en structurele samenwerking met partners (verder) structureel uitgebouwd, structurele (Vlaamse) partners op zowel voor de begeleidings- en toezichtfunctie het vlak van begeleiding, toezicht als op het vlak van fraudebestrijding. en fraudebestrijding.

1.5 VUTG HELE STELSEL

3.1.3

GN0AGEF2QALO

SD 6

VUTG bouwt een visiegedreven, efficiënte en wendbare organisatie uit door structuren en werking optimaal af te stemmen op strategie en klanten

OD Naam nr.

Omschrijving

Mijlpaal/Indicator (op het niveau van de doelstelling)

6.1 Het VUTG organisatiecharter implementeren en communiceren in de organisatie

Het organisatiecharter omschrijft waar we als VUTG voor willen gaan (missie, visie en ambities), welke organisatie we willen zijn (waarden, identiteit, leiderschap en organisatie) en hoe we willen werken en samenwerken. In 2021 zetten we de stap naar implementatie door dit organisatiecharter te promoten en het als leidraad te hanteren bij de verdere uitbouw van de organisatie en de verankering in allerlei aspecten van de werking. Hiermee willen we een duidelijke richting uitzetten, zodat het personeel betrokken is bij VUTG en haar ambities, en sterke leiders mee het voortouw nemen bij de realisatie ervan. We implementeren de reorganisatie van de afdeling FONS volgens de principes die vastgelegd zijn over de manier waarop het Agentschap klantgericht wil werken. In de loop van 2020 werd een nieuwe organisatievorm geïmplementeerd. Deze nieuwe organisatie moet er voor zorgen dat de burger efficiënter geholpen wordt, door de telefonische oproepen in het team te betrekken waar het dossier behandeld wordt. Op basis van een aantal op te maken indicatoren gaan we na of dit systeem goed is opgezet en bijsturing nodig is.

• Tegen 31/03/2021 is het organisatiecharter goedgekeurd door de directieraad en is er een visueel aantrekkelijke verwerking • Tegen 30/06/2021 zijn de ambities rond de organisatie die we willen zijn, verankerd binnen FONS en in de recruteringsprocedure van de leidinggevenden. • Tegen einde 2021 is rond leiderschap minstens 1 bijeenkomst (workshop/lezing) georganiseerd voor alle leidinggevenden • Tegen 1/09/2021 is de reorganisatie gerealiseerd.

6.2 Implementatie reorganisatie FONS

6.3 Opvolgen implementatie telefonie

• Tegen 30/06/2021 is de organisatie van de eerstelijnstelefonie in teamverband uitgewerkt en geïmplementeerd.

Doelstelling Volgt m.b.t. uit

VUTG INTERN

GN0AGEF2QALO

6.3 VUTG INTERN 6.5

3.3.1

GN0AGEF2QALO

VUTG INTERN

6.4 Technische studie en aanbesteding telefonie

6.5 Optimaliseren extern overleg- en besluitvormingsproces

Het huidig telefoniecontract neemt eind 2021 • Tegen 30/06/2021 is de keuze een einde. We onderzoeken/bepalen eerst bekend van een nieuwe technische welke technische telefonieoplossing wij binnen telefonieoplossing voor het VUTG vanaf 2022 willen gebruiken. VUTG/Fons. Vervolgens starten we een • Tegen 31/12/2021 is de nieuwe aanbestedingsprocedure op om deze gekozen telefonie oplossing telefonieoplossing te kunnen gunnen. Tot slot geïmplementeerd. zal de voorbereiding en ingebruikname van deze nieuwe telefonieoplossing eind 2021 plaatsvinden. We evalueren de werking van de verschillende • Tegen 30/09/2021 is de overleg- en beslisstructuren die momenteel evaluatie overleg- en bestaan binnen de sector Groeipakket. Op basis beslisstructuren Groeipakket van deze evaluatie hervormen we deze overleg- opgeleverd. en beslisstructuren waar nodig.

6.5

GN0AGEF2QALO

VUTG INTERN

VUTG HELE STELSEL

GN0AGEF2QALO

SD 7

VUTG zet in op beheersing en continue verbetering van haar processen via informatisering, het managen van kwaliteit en risico’s, en een efficiënt middelenbeheer

OD Naam nr.

Omschrijving

Mijlpaal/Indicator (op het niveau van de doelstelling)

7.1 Verdere uitbouw systeem We bouwen het in 2019 opgezette systeem van • Tegen 31/12/2021 is het in 2019 van organisatiebeheersing organisatiebeheersing verder uit conform de opgezette systeem van leidraad Vlaamse Overheid en houden hierbij organisatiebeheersing verder rekening met de visie op de integrale uitgewerkt conform de leidraad kwaliteitszorg die in 2020 werd opgezet voor van de Vlaamse Overheid en het VUTG. rekening houdende met de visie op de integrale kwaliteitszorg 7.2 Implementeren Ingevolge de audit op het risicomanagement • Tegen 30/06/2021 is de huidige aanbevelingen Audit door Audit Vlaanderen voert het VUTG een methodiek van het Vlaanderen omtrent aantal actieplannen uit om de aanbevelingen risicomanagement herwerkt op Risicomanagement van Audit Vlaanderen tijdig te implementeren. basis van de aanbevelingen van Het VUTG herbekijkt de huidige methodiek en Audit Vlaanderen. past deze toe op strategisch en operationeel • Tegen 31/12/2021 is een niveau. risicoanalyse op basis van de herwerkte methodiek uitgevoerd op het operationele en het strategische niveau.

Doelstelling Volgt m.b.t. uit

VUTG INTERN

GN0AGEF2QALO

VUTG INTERN

7.3 Blijvend inzetten op een efficiënter gebouwenbeleid, mede in het kader van het ecologisch omgaan met resources

We maken in 2021 verder werk van een efficiënter gebouwenbeleid. We kantelen FONS Antwerpen in in het VAC Antwerpen. We blijven de mogelijkheden van het verhuisproject Kantoor 2023 in Brussel opvolgen. We onderzoeken bijkomende antennes zoals voorgesteld door het Facilitair Bedrijf (voor o.a. Aalst, Leuven, Mechelen en Oostende). Draagt bij aan klimaatdoelstellingen VO.

• Tegen 31/03/2021 is VUTG Antwerpen verhuisd naar VAC Antwerpen en zijn daarbij de gebouwgebonden contracten aangepast. • Tegen 30/06/2021 is de interne oefening afgerond omtrent de behoeftebepaling van VUTG Gent in functie van een mogelijke inkanteling in VAC Gent. • Tegen 31/12/2021 kan, rekening houdend met de voortgang van het project bij HFB, VUTG een stand van zaken en planning over de inkanteling van VUTG Brussel in K2023 voorleggen aan ODS op basis van de opvolging van het dossier in samenwerking met Opgroeien.

7.4 Vastleggen van een VUTG Bepalen of wij kunnen/gaan gebruik maken van • Tegen 30/09/2021 is een overzicht sourcing strategie bestaande raamcontracten op vlak van in kaart gebracht van mogelijke aankoop van IT materiaal (notebooks), aankoop keuzes voor sourcing voor het licenties (O365 licenties), inhuren van VUTG. consultancy ICT diensten (IT ontwikkelingen, • Tegen 31/12/2021 is de verdere CGPA onderhoud) of dat het opportuun is om VUTG sourcing strategie voor bepaalde zaken zelf een vastgelegd. aanbestedingsprocedure vanuit het VUTG op te starten.

7.4

GN0AGEF2QALO

VUTG INTERN

GN0AGEF2QALO

VUTG INTERN

7.5 Onderzoeken van mogelijke vereenvoudigingen van het operationeel beheer CGPA

Binnen de CGPA toepassing is er heel wat • Tegen 30/06/2021 is onderzocht operationeel beheer noodzakelijk (bijvoorbeeld welke inplannen/opvolgen batches). Dit operationeel instrumenten/procedures/organisa beheer is zeer kritiek voor de goede werking tie/… we nodig hebben om het van het GP. We onderzoeken of er operationeel beheer te mogelijkheden zijn om dit operationeel beheer vereenvoudigen. te vereenvoudigen zonder het risico op de • Tegen 31/12/2021 is de werking van het GP te vergroten. implementatie gestart van de meest haalbare/prioritaire instrumenten/procedures/organisa tie/….

GN0AGEF2QALO

VUTG INTERN

SD 8

VUTG maakt werk van een geïntegreerd HR beleid met aandacht voor een positief arbeidsklimaat, een geïntegreerd welzijnsbeleid en het verankeren van diversiteit in de organisatie

OD Naam nr.

Omschrijving

Mijlpaal/Indicator (op het niveau van de doelstelling)

Doelstelling Volgt m.b.t. uit

Bijdrage aan doelstellingen WVGA en BegrotingsBestuurszaken artikel en VUTG HELE OP budget STELSEL / WVGA WVGA WVGA WVGA WVG BZ 2020 (beleidsFONS / VUTG 3.1 3.2 3.3 3.5 DIV HR INTERN Audit kredieten) 8.1 Actualisatie VTO-beleid en We voeren het in 2020 binnen VUTG opgesteld • Tegen 31/12/2021 beschikt VUTG 8.2 2.2 GN0AGEF2QA-plan en implementatie VTO-beleid en VTO-plan 20-21 uit. We over een door de directieraad LO Module Leren actualiseren en sturen bij o.b.v. de input vanuit goedgekeurd voorstel van een de organisatie, met het oog op de opmaak een bijgestuurd VTO-plan 2020-2021 VTO-plan 21-22. In 2021 richten we ons op de en een voorstel van VTO-plan ingebruikname en inburgering van de Module 2021-2022 VUTG Leren binnen de organisatie. INTERN • Tegen 31/12/2021 worden alle opleidingen georganiseerd door en voor VUTG beheerd vanuit de Module Leren in Vlimpers en zijn de medewerkers bekend met het gebruik van de Module Leren. 8.2 Jaaractieplan Welzijn op Opvolgen en evalueren van het goedgekeurde • Tegen 31/10/2021 wordt het 8.3 4.1 GN0het Werk jaaractieplan 2020-2021, en volgend op de VUTG 4.2 AGEF2QAjaaractieplan 2022 voorgelegd aan LO evaluatie uitwerken van een jaaractieplan INTERN directieraad en EOC. 2022. 8.3 Vertaling Integriteitsplan Na goedkeuring van het integriteitsplan werken • Tegen 31/03/2021 is de visietekst 8.4 7 GN0AGEF2QAnaar sensibiliseringsacties we in 2021 samen met communicatie en VTO op Floor gepubliceerd en LO acties uit opdat de integriteitsprincipes van de bijkomende communicatie over organisatie gekend zijn in de organisatie, de integriteit via nieuwsbericht medewerkers deze verankeren in hun gedaan. werkpraktijk, en de partners en VUTG • Tegen 30/06/2021 zijn de belanghebbenden kunnen vertrouwen op een INTERN kwetsbare functies in kaart dienstverlening conform deze principes. gebracht en is het rapport hierover aan de directieraad voorgelegd. • Tegen 30/11/2021 is het actieplan 2022 opgemaakt en voorgelegd aan de directieraad.

8.4 Implementatie en evaluatie van het VUTG Diversiteitsplan

Verder uitwerken van het diversiteitsplan en • Het diversiteitsplan 2021 wordt ter opzetten van acties om in de organisatie én de goedkeuring voorgelegd aan de dienstverlenging maximaal rekening te houden directieraad en de Raad van met en in te spelen op maatschappelijke Bestuur tegen 31/03/2021. diversiteit. • Het diversiteitsplan 2021 wordt ter mededeling voorgelegd aan het EOC tegen 30/04/2021.

8.5

6.1 6.2

GN0AGEF2QALO

VUTG INTERN

FINANCIEEL OVERZICHT

De doelstellingen van het ondernemingsplan 2021 vallen binnen de contouren van de begroting 2021. De begroting (BO2021) werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 2 december 2020 en conform het begrotingsproces binnen de Vlaamse Overheid. VLAAMS AGENTSCHAP VOOR DE UITBETALING VAN TOELAGEN IN HET KADER VAN HET GEZINSBELEID Begrotingsopmaak 2021 (in duizend euro) ONTVANGSTEN BEGROTINGSARTIKEL

OMSCHRIJVING BEGROTINGSARTIKEL

ISE ENT

ESR COFOG OMSCHRIJVING BASISALLOCATIE

BO 2021

GN0-BGEFAQA-OW GN0-BGEFAQA-OW GN0-BGEFAQA-OW

ONTVANGSTEN WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - WERKINGSUITGAVEN GE GQ GN0 BGF003 GEZINSBELEID 1611 ONTVANGSTEN WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - WERKINGSUITGAVEN GE GQ GN0 BGF007 GEZINSBELEID 3810 ONTVANGSTEN WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - GE GQ GN0 WERKINGSUITGAVEN GEZINSBELEID

LOPENDE ONTVANGSTEN 115 TERUGVORDERINGEN M.B.T. TOELAGEN PRIVATE UITBETALINGSACT 0 115

GN0-BGEFAQB-OW GN0-BGEFAQB-OW

ONTVANGSTEN WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - TOELAGEN GE GQ GN0 GEZINSBELEID BGF004 3850 ONTVANGSTEN WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - GE GQ GN0 TOELAGEN GEZINSBELEID

TERUGVORDERINGEN M.B.T. TOELAGEN GEZINSBELEID 2.924 2.924

GN0-BGEFAQX-OI GN0-BGEFAQX-OI

ONTVANGSTEN INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET - OPGROEIEN GE GQ REGIE GN0 BGF005 4640 ONTVANGSTEN INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET GE GQ GN0 OPGROEIEN REGIE

KIND EN GEZIN

GN0-BGEFAZZ-OI GN0-BGEFAZZ-OI

ONTVANGSTEN INTERNE STROMEN ONTVANGSTEN INTERNE STROMEN

GE GE

GZ GN0 BGF006 4610 GZ GN0

DOTATIE VG

GN0-BGEFAZZ-OG GN0-BGEFAZZ-OG

OVERGEDRAGEN OVERSCHOT VORIGE BOEKJAREN OVERGEDRAGEN OVERSCHOT VORIGE BOEKJAREN

GE GE

GZ GN0 BGF001 0821 GZ GN0

OVERGEDRAGEN SALDO VORIGE BOEKJAREN

GN0-BGEFAZZ-OU GN0-BGEFAZZ-OU

OVER TE DRAGEN TEKORT VAN HET BOEKJAAR OVER TE DRAGEN TEKORT VAN HET BOEKJAAR

GE GE

GZ GN0 BGF002 0822 GZ GN0

OVER TE DRAGEN TEKORT VAN HET BOEKJAAR

TOTAAL ONTVANGSTEN

TOT TOT

978.813 978.813

93.884 93.884 6.541 6.541 0 0 1.082.277

(in duizend euro) UITGAVEN BEGROTINGSARTIKEL

OMSCHRIJVING BEGROTINGSARTIKEL

ISE ENT

ESR COFOG OMSCHRIJVING BASISALLOCATIE

BO 2021 VAK

GN0-AGEF2QA-LO GN0-AGEF2QA-LO

LONEN - GROEIPAKKET - WERKINGSUITGAVEN GEZINSBELEID GE LONEN - GROEIPAKKET - WERKINGSUITGAVEN GE GEZINSBELEID

GN0-AGEF2QA-WT GN0-AGEF2QA-WT GN0-AGEF2QA-WT GN0-AGEF2QA-WT GN0-AGEF2QA-WT

WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - WERKINGSUITGAVEN GE GQ GEZINSBELEID GN0 AGF004 WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - WERKINGSUITGAVEN GE GQ GEZINSBELEID GN0 AGF004 WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - WERKINGSUITGAVEN GE GQ GEZINSBELEID GN0 AGF009 WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - WERKINGSUITGAVEN GE GQ GEZINSBELEID GN0 AGF005 WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET GE GQ GN0 WERKINGSUITGAVEN GEZINSBELEID

GQ GN0 AGF003 1100 GQ GN0

10400

LONEN

1211 1221 7440 3132

10400 10400 10400 10400

WERKINGSUITGAVEN WERKINGSUITGAVEN INVESTERINGEN TOELAGEN PRIVATE UITBETALINGSACTOREN

GN0-AGEF2QB-WT GN0-AGEF2QB-WT

WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - TOELAGEN GEZINSBELEID GE GQ GN0 AGF006 3431 WERKING EN TOELAGEN - GROEIPAKKET - TOELAGEN GE GQ GN0 GEZINSBELEID

10400

TOELAGEN GEZINSBELEID

GN0-AGEF2QX-IS GN0-AGEF2QX-IS

INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET - OPGROEIEN REGIE INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET - OPGROEIEN REGIE

GN0-AGEF2QW-IS GN0-AGEF2QW-IS GN0-AGEF2QW-IS GN0-AGEF2QW-IS GN0-AGEF2QW-IS

GE GE

VEK

27.891 27.891

8.295 0 0 0 8.295

981.737 981.737

0 0

15.713 17.714 13.280 11.106 57.813

0 0

GQ GN0 AGF007 4140 GQ GN0

KIND EN GEZIN

INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET - KINDERBIJSLAGFONDSEN GE INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET - KINDERBIJSLAGFONDSEN GE INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET - KINDERBIJSLAGFONDSEN GE INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET - KINDERBIJSLAGFONDSEN GE INTERNE STROMEN - GROEIPAKKET GE KINDERBIJSLAGFONDSEN

GQ GQ GQ GQ GQ

WERKINGSSUBSIDIE INFINO WERKINGSSUBSIDIE PARENTIA WERKINGSSUBSIDIE MYFAMILY WERKINGSSUBSIDIE KIDSLIFE

GN0-AGEF2ZZ-IS GN0-AGEF2ZZ-IS

INTERNE STROMEN INTERNE STROMEN

GE GE

GZ GN0 AGF008 4110 GZ GN0

MVG

GN0-AGEF2ZZ-OH GN0-AGEF2ZZ-OH

OVERGEDRAGEN TEKORT VORIGE BOEKJAREN OVERGEDRAGEN TEKORT VORIGE BOEKJAREN

GE GE

GZ GN0 AGF002 0321 GZ GN0

OVERGEDRAGEN TEKORT VAN VORIGE BOEKJAREN

0 0

GN0-AGEF2ZZ-OV GN0-AGEF2ZZ-OV

OVER TE DRAGEN OVERSCHOT VAN HET BOEKJAAR OVER TE DRAGEN OVERSCHOT VAN HET BOEKJAAR

GE GE

GZ GN0 AGF001 0322 GZ GN0

OVER TE DRAGEN OVERSCHOT VAN HET BOEKJAAR

6.541 6.541

TOTAAL UITGAVEN

TOT TOT

GN0 GN0 GN0 GN0 GN0

AGE013 AGE014 AGE015 AGE016

4160 4160 4160 4160

1.075.736

1.082.277

VLAAMS AGENTSCHAP VOOR DE BO 2021 UITBETALING VAN TOELAGEN IN HET KADER VAN HET GEZINSBELEID Totaal uitgaven 1.075.736 Aflossing schuld (code 9) 0 Kredietverl. en Deelneming (codes 8) 0 Dotaties MVG (code 41.1 en 61.1) 0 Dotaties DAB,VOI (code 41.3,4,5,6,7 en 57.813 61.3,4,5,6,7) Over te dragen overschot (code 03.22) 0 Overgedragen tekort (code 03.21) 0 Interne verrichtingen (code 03.10) 0 Totaal ESR-gecorrigeerde 1.017.923 beleidsuitgaven VLAAMS AGENTSCHAP VOOR DE BO 2021 UITBETALING VAN TOELAGEN IN HET KADER VAN HET GEZINSBELEID Totaal ontvangsten 1.082.277 Leningen (code 9) 0 KVD (codes 8) 0 Dotaties MVG (code 46.1 en 66.1) 93.884 Dotaties DAB, VOI (code 46.3,4,5,6,7 en 978.813 66.3,4,5,6,7) Overgedragen overschot (code 08.21) 6.541 Over te dragen tekort (code 08.22) 0 Interne verrichtingen (code 08.10) 0 Totaal ESR-gecorrigeerde ontvangsten 3.039 Totaal uitgaven Aflossing schuld (code 9) Kredietverl. en Deelneming (codes 8) Dotaties MVG (code 41.1 en 61.1) Dotaties DAB,VOI (code 41.3,4,5,6,7 en 61.3,4,5,6,7) Over te dragen overschot (code 03.22) Overgedragen tekort (code 03.21) Interne verrichtingen (code 03.10) Totaal ESR-gecorrigeerde betaaluitgaven

1.082.277 0 0 0 57.813

intering = - en opbouw = + ESR-intering en opbouw (excl. afroming saldi) ESR vorderingen-saldo

0 0 -1.014.884

ESR BELEID - ESR BETAAL

6.541 0 0 1.017.923

PERSONEELSOVERZICHT

Het voor VUTG op 11 januari 2019 door de Vlaamse Regering goedgekeurd personeelskader (VR 2019 1101 DOC.1639/1BIS), bedroeg 359 VTE (354 VTE voor VUTG en 5 VTE voor detachering naar ORINT). Uitgaande van de strategische lange termijn keuzes in het ondernemingsplan werden de personeelsbehoeften van VUTG bijgewerkt. In het licht van de besparingsdoelstelling van de Vlaamse regering en de te verwachten personeelsevoluties werd een significante bijstelling gedaan. Hierdoor komt het TO BE personeelsplan 2024 te liggen op 340 VTE. Op 31 december 2019 had het agentschap 370 personeelsleden (koppen) in dienst. Conform de besparingsoperatie van de Vlaamse regering in de periode 2019-2024 dient het VUTG na afloop van deze termijn 30 koppen afgebouwd te hebben. Zoals verleden jaar meegedeeld, voorziet het agentschap geen naakte ontslagen om deze koppenbesparing te realiseren. Rekening houdend met de toekomstige personeelsbehoeften nodig voor het verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening wordt bij natuurlijke afvloeiingen via pensionering, tijdelijke contracten of ontslagname door het personeel, systematisch geëvalueerd of vervanging zich opdringt en of dat dit kan opgevangen worden via interne mobiliteit of door optimalisatietrajecten. Door deze werkwijze kon in 2020 al een nettobesparing van 9 koppen gerealiseerd worden. Dat komt neer op 30% van de gevraagde totale koppenbesparing tegen eind 2024. Rekening houdend met de opgelegde koppenbesparing, de reeds gekende in-, door- en uitstroom voor 2021 en de functionele behoeften van de verschillende afdelingen en teams, werd het personeelsplan van het agentschap bijgesteld (zie hieronder) tot 355 VTE voor 2021. Deze bijstelling is een tussenstap naar het uiteindelijke doel van 340 VTE in 2024. Door de natuurlijke uitstroom strikt te monitoren zal het mogelijk zijn om jaarlijks de personeelsbehoeften en het TO BE personeelsplan specifiek bij te stellen, en waar nodig nog gericht te verlagen. Zo kunnen we tegen het einde van de regeerperiode voldoen aan de gevraagde afbouw van 30 koppen maar tegelijk ook streven naar een optimale bijstelling en invulling van de personeelsbehoeften.

PERSONEELSPLAN 2021 AFDELING

A285 / A286

Personeelsplan A B C

Aard functies D

Totaal

3 3

0,0

1,0 6,0 7,0

3 4 2 4 2 4 2 4 2 2

0,0

1,0 1,0 5,0 1,0 6,0 3,0 16,0 4,0 6,0 10,0 53,0

4,0 4,0

1,0 221,0 25,0 247,0

3 1 1

3 4 2 2 2 2

domein GEDELEGEERD BESTUURDER Aansturing VUTG Staf gedelegeerd bestuurder totaal

1,0 1,0

0,0

3,0 3,0

0,0

2,0

1,0 2,0

ALGEMENE DIENSTEN Aansturing Algemene Diensten Administratieve ondersteuning VUTG Financiën en boekhouding Juridische zaken VUTG Kwaliteitscontrole Strategisch HR en organisatieontwikkeling BIMT Marketing, communicatie en externe relaties Groeipakket VTO Expertisecel Schooltoelagen totaal

1,0

0,0

1,0

1,0 1,0 1,0 2,0 3,0 2,0 1,0

2,0 1,0 13,0 2,0 4,0

11,0

24,0

1,0 10,0 17,0

6,0 2,0 8,0

24,0 6,0 30,0

191,0 13,0 204,0

3,0

FONS Aansturing FONS Klantenbeheer FONS Omkadering FONS totaal AUDIT, BEHEER EN TOEZICHT Aansturing Audit, beheer en toezicht Administratieve ondersteuning ABT Interne audit Klachten en bemiddeling Sociale inspectie en begeleiding Juridisch beheer stelsel totaal INTERREGIONAAL ORGAAN Detachering naar ORINT totaal VUTG TOTAAL

1,0

0,0

1,0

6,0 15,0 2,0 24,0

4,0

0,0

1,0 1,0 3,0 7,0 21,0 11,0 44,0

2,0 2,0 83,0

2,0 2,0 227,0

0,0 4,0

4,0 4,0 355,0

1,0

0,0

1,0

3,0 1,0 2,0 9,0 15,0

0,0 1,0

0,0 3,0

0,0 0,0 37,0

AARD VAN DE FUNCTIES rechtstreekse dienstverlening FONS rechtstreekse dienstverlening hele stelsel beleids- en managementfuncties organisatieondersteunende functies TOTAAL

1,0

4,0

Personeelsbehoeften 1 2 3 4

% 69,30 25,07 2,82 2,82 100,0

1 2 3 4

PERSONEELSEVOLUTIE: 2019 - 2020 - 2021 31/12/2019 Niveau A Vl Ag Uitbetaling Toelagen ikv Gezinsbeleid Audit, beheer en toezicht

Niveau A VTE

Gedelegeerd bestuurder Staffuncties (Coördinatie, PMO, strategie, veiligh

1,00

2,00

Afdelingshoofd

1,00

Interne audit en Toezicht

1,00

Niveau B

Niveau B VTE 2,00

6,00 3

2,80

1,00

0,80

4,40

2,80

14,60

3,30

Afdelingshoofd

1,00 1

0,80

Business Informatie Management & Technologie

1,00

Procesbeheer

Niveau D

Niveau D VTE

Totaal

Totaal VTE

1,00 4,00 1,00

7,00

3,80

7 25

6,20 22,50

1,00

0,80

3,80

Klachten- en bemiddelingsdienst Sociale begeleiding en toezichtsdienst Aansturing Algemene Diensten

FONS

Niveau C VTE

1 2

Interregionaal Orgaan

Algemene diensten

Niveau C

1 2

1,00 1,80

2,80

4,00

1,00

5,00

Financiën en boekhouding

0,90

1,50

4,10

6,50

Kw aliteit (incl.VTO)

2,00

4,80

2,80

9,60

Marketing, communicatie en externe relaties

2,00

4,00

Strategisch HR & organisatieontw ikkeling

1,80

1,50

3,30

Kw aliteit en monitoring Juridische functie

3,00

3,80

4,60

6,80 6,40

9,80

3,00

37,90

Klantenbeheer FONS Omkadering FONS

TOTAAL

1,80

19,70

209

182,00

3,00

243

6,20

8,50

3,70

69,70

244

211,50

9,50

370

214,50 21,40 328,6

31/12/2020 Niveau A Vl Ag Uitbetaling Toelagen ikv Gezinsbeleid Audit, beheer en toezicht

Niveau A Niveau B VTE 1,00

Gedelegeerd bestuurder Staffuncties (Coördinatie, PMO, strategie, veiligh

1 1

1,00

Afdelingshoofd

Auditdienst

Niveau B VTE

Niveau D VTE

Totaal

Totaal VTE 1

1,00 3,00

1,00

3,00

3,80

2,80

Klachten- en bemiddelingsdienst

1,00

4,80

3,60

Sociale begeleiding en toezichtsdienst Beheer

1,80

14,20

3,00

5,35

1,80

Afdelingshoofd

1,00 1

0,80

Juridische zaken VUTG

1,00

Business Informatie Management & Technologie

1,00

Procesbeheer

1 2

1,00 1,80

9,40

23 8

20,80 7,15

1,00

0,80

1,00

4,80

0,80

6,60

3,00

2,00

5,00

Financiën en boekhouding

1,00

3,00

3,30

7,30

Kw aliteit

1,00

1,80

2,80

5,60

Vorming, training en opleiding

1,00

3,00

0,80

4,80

Marketing, communicatie en externe relaties Strategisch HR & organisatieontw ikkeling

1,80

2,00

1,80

1,50

9,80

21,90

193

169,30

2,80

3,80 3,30 203,80

4,00

8,10

16,60

3,70

37,55

70,10

245

207,60

9,30

361

32,40 324,55

9,60

Klantenbeheer FONS Omkadering FONS

SUBTOTAAL Expertise schooltoeslag

TOTAAL

Niveau D

2,00

Aansturing Algemene Diensten

FONS

Niveau C VTE

Interregionaal Orgaan

Algemene diensten

Niveau C

229

VOORZIEN 31/12/2021 (koppen) Niveau A Vl Ag Uitbetaling Toelagen ikv Gezinsbeleid Audit, beheer en toezicht

Niveau B

Gedelegeerd bestuurder

Staffuncties

Afdelingshoofd

Auditdienst

Niveau C

1 3 1 3 3

Klachten- en bemiddelingsdienst

Sociale begeleiding en toezichtsdienst

Beheer

Afdelingshoofd

4 10

19 10 1

Aansturing Algemene Diensten

FONS

Totaal

Interregionaal Orgaan

Algemene diensten

Niveau D

Juridische zaken VUTG

Business Informatie Management & Technologie

Financiën en boekhouding

Kwaliteit

Vorming, training en opleiding

Marketing, communicatie en externe relaties

Strategisch HR & organisatieontwikkeling

Projectmanager (N-1)

Klantenbeheer FONS

Omkadering FONS

SUBTOTAAL Expertise schooltoeslag

1 21

193

226

230

356

10,00

366

TOTAAL situatie 31.12.2019

370 koppen

situatie 01.01.2020

380 koppen (+10 koppen wegens de ambtshalve overdracht van 10 medewerkers van AHOVOKS naar VUTG. Omdat het om een ambtshalve overdracht gaat, worden deze koppen geneutraliseerd en dus niet als 'aanwervingen' meegerekend voor de koppenbesparing.)

Personeelsbewegingen 2020 Uit dienst

in dienst

Netto afbouw koppen

-9

Reeds gekende personeelsbewegingen 2021 Uit dienst

in dienst

Netto afbouw koppen

-5

EVALUATIE DOELSTELLINGEN VUTG ONDERNEMINGSPLAN 2020 – Status december 2020

1.1 Uitbouwen van een bereikbare en We evalueren de uitbouw van de loketfunctie en de geografische gespreide geografische spreiding en bereikbaarheid van de lokale loketfunctie loketten en lokale contactpunten in samenwerking met de Huizen van het Kind en buiten de Huizen van het Kind.

1.2 Ontwikkelen indicatorenset voor de uitbetalers Groeipakket

Een indicatorenset rond juistheid, volledigheid, tijdigheid en traceerbaarheid wordt ontwikkeld zodat de 5 uitbetalers zichzelf kunnen opvolgen. Voor de teams dossierbeheer FONS wordt hieraan een operationalisering van het datawarehouse gekoppeld in functie van dossieropvolging en werking op teamniveau.

1.3 In het kader van Er wordt onderzocht of dagelijkse betalingen en armoedebestrijding onderzoeken regularisaties mogelijk zijn. Dit zijn concrete maatregelen die van de mogelijkheid van een hulp kunnen zijn bij gezinnen in armoede. dagelijkse betalingen en regularisaties

Stopgezet

Toelichting bij Status eind december 2020

Uitgesteld

Gerealiseerd

Bij te sturen

Omschrijving doelstelling

Op schema

OD Naam doelstelling nr.

Status eind december 2020

Kleine afwijking

SD 1 VUTG en FONS bouwen verder aan een klantgerichte, toegankelijke, digitale en niet-digitale dienstverlening

In de nota met betrekking tot responsabilisering werd aan de Raad van Bestuur een gedeeltelijk overzicht bezorgd van de output van de werkgroep. In de werkgroep met de UA werd het kader onderzocht waarbinnen de sector de samenwerking met het perinatale netwerk verder kan uitbouwen en de samenwerking kan versterken, dit in samenwerking met het Agentschap Opgroeien. De verdere samenwerking van de sector met het perinatale netwerk zal via een nieuwe doelstelling worden verdergezet en opgenomen worden in het ondernemingsplan 2021 (OD 5.3). In 2020 is er ingezet op de uitbouw van de responsabiliseringscriteria voor de uitbetalers van het Groeipakket. Binnen dit kader zijn 18 variabelen bepaald in criterium 1. De verdere operationalisering van die variabelen is voorzien in het ondernemingsplan 2021. De ontwikkeling van het DWH verliep simultaan met de ontwikkeling van indicatoren en evaluatieschalen met betrekking tot de responsabilisering. De verdere operationalisering volgt eveneens in 2021. De analyse is afgerond. De raad van bestuur van 9 september 2020 besliste om zo snel mogelijk in 2021 3 x per week te regulariseren en te betalen. De betaalkalender 2021 houdt rekening met de verhoogde frequentie en voorziet bijgevolg in bijkomende betalingen op maandag-woensdag-vrijdag (indien een werkdag).

1.4 Verder uitbouwen van de bemiddelings- en doorverwijsfunctie van het Agentschap

De klachtenprocedure wordt verder uitgewerkt met de uitbetalingsactoren, en geformaliseerd. Hierbij worden duidelijke afspraken geformuleerd, zowel intern (termijnen...) als extern (afspraken uitbetalingsactoren), met het oog op een kwalitatieve rapportering.

1.5 Verder uitbouwen van de We bouwen een proportionele begeleidingsfunctie uit voor toezichts- en begeleidingsfunctie het Groeipakket waarbij de begeleiding van de burger naar voor de gezinnen zijn rechten prioritair is, met een handhavingscomponent waar nodig. We integreren een cel fraude in de sociale begeleidings- en toezichtsdienst, en stellen een handelingskader op. De risico’s op basis waarvan controles worden uitgevoerd, worden bepaald en gecommuniceerd.

1.6

eBox en burgerprofiel

VUTG zal digitaal communiceren met de burger via de eBox. VUTG gaat zoveel mogelijk burgers motiveren opdat ze de formele Groeipakket-communicatie enkel nog via de eBox laten verlopen. Binnen het burgerprofiel zal voor elke burger zichtbaar zijn bij welke UA hij/zij is aangesloten, en daar zal hij/zij doorgelinkt worden naar het portaal van de UA. We proberen de investering in de Centrale DocumentStore (een verzamelplaats voor de burger van al zijn wettelijk verplichte Groeipakketdocumenten) terug te schroeven door in te zetten op deze nieuwe communicatiemogelijkheden.

De klachten- en bemiddelingsprocedure werd aan de contactpersonen van de uitbetalers voorgesteld en met hen besproken. Op het sectoroverleg werd de procedure gepresenteerd. Daarna werd ze ook voorgelegd aan de raad van bestuur. De indicatoren van de procedure werden vastgelegd. Deze indicatoren zijn geïntegreerd in het klachtenopvolgingssysteem dat ontwikkeld wordt. In 2021 volgt er een doelstelling over de opvolging van de naleving van de klachten- en bemiddelingsprocedure (OD 1.2). Na de toekomstvisie en het toezichtskader is ook het handelingskader van de sociale begeleidings- en toezichtsdienst afgewerkt. Dit wordt voorgelegd aan de raad van bestuur van januari 2021. Dit handelingskader omvat de praktische procedures. Deze extra tussenstap alsook de aanzienlijke impact van de Coronacrisis op de werking van de gezinsinspecteurs zorgden voor een kleine afwijking tav de mijlpalen. De oefening rond datamining is in volle voorbereiding. De implementatie is voorzien voor volgend jaar (2021 OD 4.7), op basis van de werkzaamheden in het datawarehouse. In de BeTo-app wordt de mogelijkheid voorzien om op basis van deze datamining controles automatisch te kunnen opstarten. De samenwerking met andere instellingen en overheden bleek ten gevolge van de pandemie moeilijk uit te werken. Er is een vervolgdoelstelling voorzien in 2021 (OD 5.5). Ook is er in 2021 een doelstelling voorzien rond het centraliseren van de fraudeprocedure voor de sector (OD 4.8). De eBox staat bij Fons in productie alsook de integratie met MijnBurgerprofiel. MijnBurgerprofiel bevat de basisinformatie over het Groeipakket. Detailinformatie is al op te volgen in het MijnFons portaal. In 2021 volgen er doelstellingen rond het gebruik van eBox door private UA (OD 1.3), het stimuleren van het gebruik van eBox bij FONS gezinnen (OD 1.4) en de verdere uitbouw van het MijnFONS portaal en linken aan Mijn Burgerprofiel (OD 1.5).

1.7 Verdere ontwikkeling van een mijnFONS-portaal

Het mijnFONS-Portaal is verder uitgebouwd met functionaliteiten voor de klanten waardoor het mijnFONSPortaal de plaats bij uitstek geworden is waar klanten de nodige informatie over hun dossiers kunnen terugvinden/aanleveren. De belangrijkste functionaliteiten die voorzien zullen worden zijn het heroriënteren van het FONS-portaal naar gezinsdossier, het raadplegen van de historieken recht van de kinderen, van de contactgegevens, van de berekende rechtsbedragen en de gekoppelde betalingen, en het aanvragen van het betalingsattest. 1.8 Covid-19 toeslag / Corona-toeslag Heel wat gezinnen worden getroffen door de maatregelen die zijn genomen in het kader van de bestrijding van COVID19. Om hen tijdelijk financieel te ondersteunen voerde het Vlaams Parlement met het decreet van 19 juni 2019 een COVID-19-toeslag in. De aanvraagtermijn van deze toeslag is beperkt in de tijd, maar de impact kan groot zijn. Het is van belang om zo veel mogelijk gezinnen te bereiken. Om de invoering van de toeslag voor te bereiden moeten er een aantal modaliteiten voorzien worden. Deze hebben vnl. betrekking op CGPA, dossierbeheer en communicatie (intern en extern). In november 2020 voerde het Vlaams Parlement een Coronatoeslag in die uitbetaald werd volgens de voorwaarden van de sociale toeslag.

De voorziene ontwikkelingen werden gerealiseerd en het vernieuwde portaal staat in productie. In 2021 is er een vervolgdoelstelling gedefinieerd voor de verdere ontwikkeling van het portaal waardoor er extra informatie zal getoond worden voor de burger en de interactiviteit met de burger de nodige aandacht zal krijgen (OD 1.5).

De aanvraagperiode van de COVID-19 toeslag liep tot en met 31 oktober 2020. In de laatste rechte lijn naar deze deadline hebben alle uitbetalers uitgebreid ingezet op de communicatie hieromtrent. Het project werd intussen met een tussentijdse analyse voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Een definitief resultaat zal gekend zijn in maart 2021. De coronatoeslag werd op 15 december 2020 uitbetaald aan de gezinnen die er recht op hebben. Aan de raad van bestuur wordt hierover in januari 2021 een statusnota voorgelegd. In 2021 volgt er een doelstelling rond het vastleggen van de generieke werkwijze voor potentieel toekomstige Groeipakket toeslagen (OD 1.8).

2.1 Uitbreiden en automatiseren van Door inschrijvingsgegevens van onderwijsinstelling en het proces ‘Gemiste gegevens van het rijksregister te koppelen met het kadaster Groeipakketten’ Groeipakket worden gemiste Groeipakketten gedetecteerd. De matchings met gegevens van onderwijs en kinderopvang worden herhaald. Binnen de Centrale Groeipakket Applicatie (CGPA) wordt het mogelijk gemaakt om deze rijksregisternummers automatisch in te laden.

2.2 Uitvoeren van de afgesproken IT- Nieuwe fluxen die Opgroeien Regie en AIV in overleg met projecten en integratie fluxen in VUTG ter beschikking stellen zullen worden geïntegreerd kader van automatische binnen CGPA. rechtentoekenning

Stopgezet

Toelichting bij Status eind december 2020

Uitgesteld

Gerealiseerd

Bij te sturen

Omschrijving doelstelling

Op schema

OD Naam doelstelling nr.

Status eind december 2020

Kleine afwijking

SD 2 VUTG gaat resoluut voor een verder doorgedreven automatische rechtentoekenning en wil hierrond binnen het ruimere WVGA-domein een stimulerende rol spelen

De verwerking van het lopende schooljaar (lijst onderwijs) is bezig, ook om voor volgend schooljaar gericht problemen en prioriteiten te bepalen. Verwerking is tijdsintensief waardoor het trager loopt dan verhoopt. Matching met rijksregister heeft plaatsgevonden. Het resultaat werd nog niet verwerkt wegens het prioritair behandelen van de lijst van inschrijvingen in het onderwijs. Er is voor 2021 een vervolgdoelstelling (OD 2.1) waar wij oa. de instroom van gemiste Groeipakketten in kaart zullen brengen. Binnen CGPA voorzien we automatische immatriculatie op basis van INSZnummers. Dit is ingepland binnen de CGPA ontwikkeling 2021. Deze vertraging is veroorzaakt door de ontwikkeling van COVID en Coronatoeslag. De fluxen LoopbaanArza/RIP/DMFA werden geïntegreerd in GPA. Verwerking RIP en Arza is uitgevoerd. Verwerking van DMFA gebeurt voor het eerst in december 2020 en januari 2021. Groeipakketmutatie BIS/INSZ nrs is gerealiseerd. Geefhandicap v2 zal pas beschikbaar zijn bij Kring Q2 2021. De beoordelingen van voldoende aanwezigheid in kader van de selectieve participatietoeslag leerling is nog niet kunnen gebeuren, omdat de informatie van onderwijs ons laattijdig bereikte. Er wordt voor 2021 een vervolgdoelstelling (OD 2.2) geformuleerd om verdere integratie van Fluxen binnen het GP mogelijk te maken.

2.3 Automatiseren van de alarmbel (inkomen)

We willen de manuele alarmbelprocedure van de sociale toeslag binnen het Groeipakket nog meer automatisch kunnen opstarten voor gezinnen die met een plotse inkomensdaling geconfronteerd worden. Samen met de agentschappen AIV en Opgroeien wordt onderzocht of het actueel inkomen kan gereconstrueerd worden. Dit moet ervoor zorgen dat gezinnen sneller het juiste Groeipakketbedrag krijgen.

2.4 Verder automatiseren van het proces ‘schooltoeslag’

Verdere automatisering van het proces schooltoeslag en verkorten van de doorlooptijd van de selectieve participatietoeslag leerling. De historiek van de eerste toekenning zal hier onder andere voor gebruikt worden. De volgorde van de betaaltreinen wordt bekeken in functie van een betere ondersteuning van mensen in armoede.

Uit het onderzoek blijkt dat er op korte termijn weinig mogelijkheden zijn om over actuele loongegevens van een groot deel van het publiek te kunnen beschikken. Er is in 2021 een vervolgdoelstelling (OD 2.3) ingepland om in samenwerking met AIV en andere geïnteresseerde partijen naar andere oplossingen te zoeken. De digitale kluis solid zal onder andere in scope genomen worden. Daarnaast zullen wij volgend jaar ook bekijken of voor bepaalde deelgroepen specifieke oplossingen mogelijk zijn voor een automatische alarmbel. In totaal voor de hele sector zijn einde november 2020 480.421 schooltoeslagen betaald voor een totaal bedrag van 187.080.764,13 euro. Dat is ongeveer 98% van het geraamde aantal voor het schooljaar 20202021. De automatische uitbetaling van de schooltoeslag voor dit schooljaar neemt gemiddeld 25 kalenderdagen in beslag, wat ruim onder de doelstelling is van gemiddeld 35 dagen. In 2021 volgt er een doelstelling (OD 2.4) rond het borgen van het proces schooltoeslag en het voeren van een éénduidige communicatie.

3.1 Verdere uitbouw van dataset en datawarehouse Groeipakket

In samenwerking met Opgroeien verder uitbouwen van de dataset en het datawarehouse (DWH) voor de monitoring en opvolging van het Groeipakket en van de efficiëntie van het stelsel, het agentschap en FONS. Er worden met de regisseur de nodige afspraken gemaakt rond het gebruik en de interpretatie van de data uit het DWH.

Stopgezet

Uitgesteld

Gerealiseerd

Toelichting bij Status eind december 2020

Bij te sturen

Kleine afwijking

Status eind december 2020

Op schema

SD 3 VUTG streeft naar een maximale benutting en verspreiding van data en gegevens beschikbaar binnen het Groeipakket, met het oog op een performante ondersteuning van de uitbetalers, een goede monitoring van het Groeipakket, en het mogelijk maken van potentieel interessante toepassingen van externen OD Naam doelstelling Omschrijving doelstelling nr.

Fase 1 “Domein algemeen en demografisch” staat in productie samen met het domein van de “taken”. Fase 2 “Financiële informatie” komt in productie eind begin 2021. De fases werden overeenkomstig de vooropgestelde planning uitgevoerd. In het ondernemingsplan van 2021 komt een vervolgdoelstelling (OD 3.1) waar het de bedoeling is om het datawarehouse verder te verrijken met gegevens over de selectieve participatietoeslag leerling en over schulden/inningen.

VUTG zet via opgebouwde expertise verder in op het uitdragen van kennis en richtlijnen naar het uitbetalingslandschap en belanghebbenden. Het platform GPedia wordt als voornaamste kanaal actueel gehouden en verder uitgewerkt.

4.3 Verdere uitbouw van CGPA

De opvolging van de verdere uitbouw van CGPA van zowel IT ontwikkelingen scope VUTG als scope private UA conform de goedgekeurde nota RvB. De bedrijfscontinuïteit van CGPA optimaliseren door hosting van CGPA en Kring bij een externe ICT partner onder te brengen.

Stopgezet

4.2 Uitdragen van de opgebouwde kennis en expertise naar belanghebbenden

Toelichting bij Status eind december 2020

Uitgesteld

We stellen, samen met de partners, responsabiliseringscriteria op en we verankeren die in de regelgeving. De criteria mikken zowel op kwalitatieve als op efficiëntiemaatstaven. De samenhang met doelstelling 1.2 (indicatorenset gebaseerd op DWH) wordt hierbij meegenomen.

Gerealiseerd

4.1 Onderzoeken ondersteuning en responsabilisering in een gewijzigd uitbetalingslandschap

Bij te sturen

Omschrijving doelstelling

Op schema

OD Naam doelstelling nr.

Status eind december 2020

Kleine afwijking

SD 4 VUTG zorgt voor een efficiënt georganiseerd en performant ondersteund uitbetalingslandschap waarbinnen de opdrachten Groeipakket correct en volgens de regelgeving toegepast worden

De indicatoren voor de responsabilisering werden ingevuld. De werkgroep onder leiding van het Agentschap met de uitbetalers voorzag de nodige input op basis waarvan het Agentschap een voorstel kon formuleren aan de Raad van Bestuur. In 2021 volgt er een doelstelling rond de implementatie van de responsabilisering (OD 4.2). Het luik regelgeving werd aan een grondige check-up onderworpen en in de thema’s werden correcties doorgevoerd. Door de migratie van Drupal 7 naar Drupal 8, die plaatsvindt tussen 12/2020 – 03/2021 en die een impact heeft op de functionaliteiten en de inhoud van GPedia en de nodige voorbereidingen vraagt, wordt het invoeren van verdiepingen in de thema’s uitgesteld. We nemen in 2021 het uitdragen van de opgebouwde kennis en expertise naar belanghebbenden opnieuw op in een vervolgdoelstelling (OD 4.1). De 106 geplande storypunten van de scope van de private uitbetalingsactoren werden dit jaar opgeleverd. Daarnaast werden ook de geplande storypunten van de scope van VUTG gerealiseerd. Tijdens het jaar werden wel een aantal prioriteitswijzigingen doorgevoerd ten gevolge van de ontwikkelingen van de toeslagen COVID-19 en Corona. In 2021 komt er een vervolgdoelstelling (OD 4.3) die tot doel heeft om de verdere ontwikkelingen van CGPA te realiseren.

4.4 Voorzien van IT-services voor de verschillende ondersteuningsfuncties van het agentschap

4.5 Analyse van de regelgeving in functie van kostenefficiëntie

We voorzien in de verschillende ondersteuningsfuncties de nodige IT-services om de controle op de deugdelijke uitbetaling van de toelagen mogelijk te maken. Voor de klachten- en bemiddelingsdienst wordt de IT-toepassing geanalyseerd en (her)ontwikkeld. De toepassing HOLMES wordt aangepast naar het Vlaams model inclusief ontwikkeling van rapportering. Ook voor de sociale begeleidings- en toezichtsfunctie wordt de IT-toepassing geanalyseerd en (her)ontwikkeld. Het datawarehouse en datamining wordt opgezet in functie van een gericht en efficiënt fraudebeleid. We onderzoeken in welke mate een vereenvoudiging van de regelgeving een positief effect zou kunnen hebben op de werkingskosten in het stelsel. We voeren dit uit in samenhang met het project rond evaluatie en borging van de regelgeving (5.3)

4.6 Uitbouw en verankering van de Auditdienst van VUTG

In afstemming met Audit Vlaanderen en de revisoren, wordt de Auditdienst van VUTG verder uitgebouwd en verankerd, en wordt de werking bekend gemaakt bij belanghebbenden

4.7 Uitrol EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information)

Bij de uitrol van EESSI zal VUTG aan de uitbetalers de nodige ondersteuning bieden. Hiertoe wordt overleg met de relevante partner(s) gepland, worden richtlijnen uitgeschreven en bezorgd aan de UA, en wordt de wisselwerking tussen GPA en EESSI geëvalueerd.

Het project omtrent Holmes (applicatie klachtendienst) is eind 2020 ongeveer halverwege. De werkzaamheden worden ten laatste eind februari afgerond, met een bijzondere aandacht voor het luik statistiek en rapportering. De kick-off voor de aanpassingen aan BeTo (applicatie sociale begeleidings- en toezichtsdienst) vond plaats op 19/10/2020. De toegang tot GPA van alle UA wordt begin 2021 voorbereid en vervolgens uitgerold.

Het project werd afhankelijk gemaakt van de evaluatie van het Groeipakket. Een eerste realisatie is wel al gebeurd door het vervroegen van een ijkmoment binnen de schooltoeslag, wat een belangrijke administratieve vereenvoudiging was voor uitvoerders en voor gezinnen. In 2021 is er een vervolgdoelstelling (OD 4.4) voorzien over de analyse van de regelgeving in functie van kostenefficiëntie. De auditdienst is volledig samengesteld en voert momenteel samen met Audit Vlaanderen een eerste auditopdracht uit. De aanzet tot risicogebaseerde auditplanning werd opgeleverd aan het Auditcomité. Rekening houdend met de besprekingen omtrent responsabilisering zal het Auditcomité een auditplanning voorstellen aan de Raad van Bestuur. De bekendmaking van de werking van de auditdienst aan partners verloopt gezien de Coronapandemie vertraagd. De opstart van het EESSI-project is door externe factoren uitgesteld tot maart 2021. De haalbaarheidsstudie met betrekking tot het EESSIproject voor Vlaanderen werd opgestart. In het OP2021 is er een doelstelling (OD 4.5) opgenomen over de opvolging van de uitrol van EESSI, onder meer met het oog op een verdere automatisering vd huidige werking van Rina-applicatie.

4.8 Uitvoering geven aan regelgevende aanpassing inzake retroactiviteit vluchtelingen

Op het ogenblik dat het regelgevend kader inzake de afschaffing van de retroactiviteit van de gezinsbijslagen voor vluchtelingen gecreëerd is, zal het agentschap uitvoering geven aan de instrumentele uitwerking.

De regelgeving in deze werd aangepast. De sector werd geïnformeerd over de impact en geeft uitvoering aan de regelgeving.

5.2 Evaluatie uitvoering en Samen met het Agentschap Opgroeien wordt verder regelgeving Groeipakket in functie gewerkt aan een gezamenlijke evaluatie van de regelgeving van borging en verbetering en de uitvoering van het Groeipakket, met als doel borging en verbetering. Per thema worden knelpunten en signalen verzameld en onderzocht, wordt een analyse van wenselijkheid en haalbaarheid gemaakt, en wordt beslist wat aangepakt wordt.

Stopgezet

Toelichting bij Status eind december 2020

Uitgesteld

De lokale en regionale samenwerkingen met partners zoals Huizen van het Kind, OCMW’s, … worden geëvalueerd op doelgerichtheid zodat er optimaler kan worden ingezet op plaatsen waar de aanwezigheid van FONS belangrijk is.

Gerealiseerd

5.1 Evaluatie en doelgerichte optimalisering van lokale samenwerkingen FONS

Bij te sturen

Omschrijving doelstelling

Op schema

OD Naam doelstelling nr.

Status eind december 2020

Kleine afwijking

SD 5 VUTG en FONS geloven in de meerwaarde van sterke samenwerkingsverbanden met relevante partners en belanghebbenden en bouwen deze verder uit

Uitbreiding van onze fysieke dienstverlening was gezien de pandemie niet mogelijk. De meeste bestaande zitdagen werden wel veilig heropgestart. Door het moeilijke jaar kozen we ervoor om de bevraging uit te stellen naar het eerste kwartaal van 2021. Samen met de betaaldiensten en de betrokken partners organiseren we gesprekken om feedback uit dialoog te halen en bij te sturen op basis van zowel interne als externe input. Deze fundamenten nemen we als geconsolideerd startpunt voor 2021. Nieuwe webinars over de schooltoeslag (september 2020) en de coronatoeslag (december 2020) waren opnieuw succesvol. We bereikten hiermee opnieuw meer dan 600 gezinsondersteuners. Het gebruiksklaar basispakket met info Groeipakket voor professionals wordt verschoven naar het eerste kwartaal van 2021 om samen met de nieuwe website fons.be te lanceren. In 2021 is een vervolg voorzien via doelstelling OD 1.1 ‘Onderzoeken uitbouw lokale aanwezigheid en fysieke dienstverlening’. Het Agentschap Opgroeien en het VUTG hebben een structurele samenwerking rond de borging van de uitvoering van de regelgeving. We werkten ook samen rond de evaluatie van de regelgeving Groeipakket.

5.3 Evaluatie van het belanghebbendenmanagement en onderzoeken samenwerkingen met nieuwe partners

Evaluatie van het bestaande belanghebbendenmanagement na 1 jaar werking met het oog op bijsturing, optimalisatie en borging, zodat VUTG gezien wordt als een klantgerichte organisatie. De aankoppeling met nieuwe partners zoals pleegzorg, onderwijs, scholen, regionale welzijnsnetwerken enz. wordt onderzocht om te kijken waar er toegevoegde waarde voor de klant gecreëerd kan worden.

5.4 Evaluatie ORINT

Na 2020 wil VUTG zicht hebben op de relevantie en wijze van samenwerking in het kader van ORINT, en op basis daarvan keuzes kunnen maken over de toekomst.

Op enkele maanden begin 2020 na was er impact van de coronasituatie. Er werden wel een aantal acties in het kader van belanghebbendenmanagement ondernomen. Zo ook mbt de COVID-19-toeslag, de coronatoeslag en de anti-phishing-acties ism de partners van FONS & VUTG, de stakeholders en de pers. In 2021 maken we verder werk van het belanghebbendenmanagement. Dat zal gebeuren via doelstelling OD 1.9. De evaluatie van Orint werd opgesteld en gevalideerd door de raad van bestuur van VUTG op 10 juni 2020. De evolutie van de internationale functie hangt samen met de beslissing van de raad van bestuur van VUTG van 10 juni 2020 met betrekking tot de haalbaarheidsstudie aangaande de nationale applicatie. In 2021 wordt de toekomst van de nieuwe samenwerking met de andere deelentiteiten (buiten het kader van Orint) vorm gegeven (OD 5.2).

6.1 VUTG ambities en waarden Het in 2019 uitgewerkte toekomstverhaal en de waarden implementeren en communiceren worden in 2020 in heel VUTG gelanceerd via storytelling, in de organisatie visualisering en sensibilisering. Ze worden geïntegreerd in het HR-instrumentarium.

Stopgezet

Toelichting bij Status eind december 2020

Uitgesteld

Gerealiseerd

Bij te sturen

Omschrijving doelstelling

Op schema

OD Naam doelstelling nr.

Status eind december 2020

Kleine afwijking

SD 6 VUTG bouwt een visiegedreven, efficiënte en wendbare organisatie uit door structuren en werking optimaal af te stemmen op strategie en klanten

Het organisatiecharter dat omschrijft waar we als VUTG voor willen gaan (missie, visie en ambities), en welke organisatie we willen uitbouwen om dit te realiseren (waarden, identiteit, leiderschap, organisatie, wijze van werken en samenwerken), zit in de eindfase. De teksten worden binnenkort afgerond. De corona maatregelen verhinderden de uitbouw van dit – creatieve - proces en de implementatie zoals initieel voorzien. Een communicatiebureau zorgt eind dit jaar wel nog voor een “aantrekkelijke” visualisering van de belangrijkste delen en principes van het organisatiecharter, te gebruiken voor interne communicatie/sensibiliseringscampagne in 2021. Een aantal overige voorziene mijlpalen in 2020 werden niet gehaald maar geheroriënteerd naar 2021. In een herwerkte operationele doelstelling voor 2021 (OD 6.1) wordt met een vernieuwde projectaanpak voortgewerkt op huidige doelstellingen OD 6.1 rond ambities en waarden en OD 6.2 rond leiderschap. Rekening houdend met de omstandigheden implementeren we de inhoud van het organisatiecharter door deze te promoten en als leidraad te hanteren bij de verdere uitbouw van de organisatie en de verankering in allerlei aspecten van de werking.

6.2 Verdere uitrol van leiderschap binnen VUTG

Het in 2019 opgezette leiderschapstraject beoogt het groeien van ‘leiders in verandering’ naar ‘leiders van verandering’. Deze in 2019 uitgewerkte leiderschapsprincipes worden omgezet in concreet observeerbaar gedrag. Het VUTG onderzoekt de mogelijkheden om dit te toetsen en op te volgen in het kader van HR- initiatieven (planning en evaluatie, werving en selectie, opleiding, ….).

6.3 Reorganisatie FONS

De reorganisatie van FONS beoogt via een aangepaste werkomgeving een service gericht op klanten, efficiëntie, en een sterke ondersteuning van teams. De interne informatiedoorstroming is gestroomlijnd, de ondersteuning gerationaliseerd.

De geconsolideerde tekst rond leiderschap voor het organisatiecharter (appelblauwzeegroene boekje) wordt afgerond tegen het jaareinde. Een communicatiebureau zorgt eind dit jaar nog voor een “aantrekkelijke” visualisering van de belangrijkste delen en principes van het organisatiecharter, waaronder deze rond leiderschap, te gebruiken voor interne communicatie/sensibiliseringscampagne in 2021. De implementatie van de visie rond leiderschap onder andere via een tweedaagse met leidinggevenden en via interne communicatie en opleidingstrajecten, zijn in 2020 omwille van corona niet kunnen doorgaan en verschoven naar 2021. In een herwerkte operationele doelstelling voor 2021 (OD 6.1) wordt met een vernieuwde projectaanpak voortgewerkt op huidige doelstellingen OD 6.1 rond ambities en waarden en OD 6.2 rond leiderschap. Rekening houdend met de omstandigheden implementeren we de inhoud van het organisatiecharter door deze te promoten en als leidraad te hanteren bij de verdere uitbouw van de organisatie en de verankering in allerlei aspecten van de werking. De stand van zaken van de werking met expertenrollen in de verschillende clusters en diensten werd opgemaakt en wordt in 2021 meegenomen wanneer het loopbaantraject voor FONS-medewerkers onder de loep wordt genomen. De clusterwerking werd onderworpen aan een tussentijdse review o.b.v. de eerder geformuleerde ambities. De resultaten werden besproken in drie meetings in november-december en leiden tot een koerswijziging die uitgewerkt wordt in 2021. In 2021 is een vervolgdoelstelling voorzien (OD 6.2).

6.4 Uitbouw en optimalisatie Algemene Diensten

Inzetten op een sterke, doelmatige organisatie en managementondersteuning door AD zodat het VUTG kan focussen op de realisatie van de kerntaken. Een dienstverleningscatalogus voor AD wordt opgemaakt, alsook een VTO-plan 2020-2021, rekening houdend met de beschikbare budgetten.

6.5 Herbekijken externe en interne telefonie

Herbekijken van de organisatie van de externe en interne telefonie FONS en VUTG, alsook de relatie tot 1700 en de wijze waarop sociale media gebruikt kunnen worden in het kader van de dienstverlening.

Momenteel worden de beschikbare gegevens verankerd in de gewijzigde organisatiestructuur en benaming van de verschillende organisatieonderdelen. De SWOT-analyse van AD werd toegelicht aan alle personeelsleden van AD via een webinar op 29/10. De actualisatie van het VTO plan 20-21 is klaar en wordt voorgelegd aan de DR in januari 21. De dienstverleningscatalogus is in opbouw en zal worden gefinaliseerd in het eerste kwartaal van 21. Door de Corona pandemie werd de teamdag verschoven naar 2021. De huidige 2 systemen die gebruikt worden binnen het agentschap werden vervangen door één systeem. Het oriënteren van de eerstelijnstelefonie wordt uitgetekend, rekening houdende met een evenredige verdeling van de werklast. De implementatie is voorzien in Q1 van 2021 De opvolging van de implementatie loopt verder in 2021 (OD 6.3). Ook wordt er een technische studie en aanbesteding van de telefonie voorzien (OD 6.4).

Voor elke bedrijfskritieke IT toepassing, waaronder CGPA, hebben wij een eigen interne product owner en wordt de kennisoverdracht naar deze product owner gerealiseerd.

Stopgezet

7.2 Inzetten op een groter ITeigenaarschap

Toelichting bij Status eind december 2020

Uitgesteld

Het in 2019 opgezette systeem van organisatiebeheersing conform de leidraad Vlaamse Overheid, wordt verder uitgebouwd, gebaseerd op het risicomanagementsysteem. Tegelijk ontwikkelt VUTG een visie op het verankeren van kwaliteit en de monitoring er van.

Gerealiseerd

7.1 Verdere uitbouw systeem van organisatiebeheersing

Bij te sturen

Omschrijving doelstelling

Op schema

OD Naam doelstelling nr.

Status eind december 2020

Kleine afwijking

SD 7 VUTG zet in op beheersing en continue verbetering van haar processen via informatisering, het managen van kwaliteit en risico’s, en een efficiënt middelenbeheer

De nota organisatiebeheersing werd voorgelegd aan het Auditcomité en de Raad van Bestuur van 15/04/2020. Het documenteren van de evaluatie is nog lopende. In het kader van de uitwerking van de Integrale Kwaliteitszorg, is met het team Kwaliteit afgesproken om samen aan zelfevaluatie te werken. Het project wordt verdergezet in 2021 waar we inzetten op het verder uitbouwen van het opgezette systeem van organisatiebeheersing en we houden hierbij rekening met de visie op de integrale kwaliteitszorg die in 2020 werd opgezet voor het VUTG OD 7.1). De aanbevelingen vanwege Audit Vlaanderen over het risicomanagement zullen uitgevoerd worden zoals voorzien in de managementreactie. Het Business Informatie Management en Technologieteam werd uitgetekend. De aanwerving van een IT projectleider CGPA werd afgerond en deze zal begin 2021 in dienst treden. De aanwerving van een extra Java ontwikkelaar en extra IT projectleider dient verder gezet te worden in 2021.

7.3 Efficiëntie door daling gebruik circulaire cheques

Met het oog op een efficiëntere inzet van middelen wordt door gerichte actie(s) het aantal circulaire cheques gevoelig verminderd.

7.4 Inzetten op een efficiënter gebouwenbeleid mede in het kader van het ecologisch omgaan met resources

Met de inkanteling van FONS Brugge in het VAC Brugge wordt in 2020 werk gemaakt van een efficiënter gebouwenbeleid. Ook wordt gestart met de voorbereiding van het verhuisproject Kantoor 2023 voor Brussel, en wordt de mogelijkheid onderzocht om FONS Antwerpen in te kantelen in het VAC Antwerpen.

7.5 Evaluatie beheer rechten in het verleden.

Onderzoeken hoe het beheer van de rechten in het verleden na 2020 het efficiëntst kan verlopen. Er zal worden bekeken of er hiervoor nog steeds een actieve Itinera nodig is.

Uit het onderzoek naar een externe partner om de circulaire cheque als betaalmiddel te vervangen door een ander betaalmiddel is gebleken dat dit niet kostenefficiënt was. Er werd ondertussen wel een samenwerking met ING opgezet. Begunstigden die zich met een circulaire cheque aan het loket aanbieden, zullen door de loketbediende aangesproken worden om een rekeningnummer te bezorgen aan de uitbetaler om een snelle, efficiënte en veilige betaling te garanderen. De private uitbetalers zullen met hun financiële partners eveneens een dergelijke samenwerking opzetten. Extern bureau Tempera voerde de bezettingstelling in de Trierstraat 9 i.k.v. een mogelijke overstap naar K2023 weliswaar nog niet uit maar voor het overige zit dit project helemaal op schema. De inkanteling van PB Antwerpen in VAC Antwerpen is voorzien op 8 februari 2021 en er was al een eerste matchingsgesprek met Het Facilitair Bedrijf i.k.v. de behoeften voor een instap van de Brusselse diensten in K2023. In 2021 is er dan ook een vervolgdoelstelling voorzien (OD 7.3). De evaluatie omtrent het beheer van het verleden werd voorgelegd aan de raad van bestuur van juni 2020 (document VUTG/RVB/20200610/AP12/DOC.116). De nodige uitvoering werd gegeven in kwartaal 3.

8.1 Uitbouwen en invullen van het personeelsplan

Uitbouwen en invullen van het personeelsplan, rekening houdend met niet ingevulde functies en competenties, de door de Vlaamse Overheid opgelegde koppenbesparing, en de koppeling naar functiefamilies. Dit plan wordt als richtsnoer gebruikt voor wervingen, interne mobiliteit, loopbaanontwikkeling en bevordering.

8.2 Opmaken van een strategisch ontwikkelingsplan

Een strategisch VTO-plan wordt opgemaakt met specifieke, functiegerichte opleidingen maar ook met oog voor strategische kennis, competenties en gedragscompetenties die in de organisatie uitgebouwd moeten worden. VUTG wil evolueren naar een meer strategische Academie voor training en ontwikkeling, met een ruimere invalshoek dan opleidingen enkel gericht op kennisoverdracht.

Stopgezet

Toelichting bij Status eind december 2020

Uitgesteld

Gerealiseerd

Bij te sturen

Kleine afwijking

Status eind december 2020

Op schema

SD 8 VUTG maakt werk van een geïntegreerd HR beleid met aandacht voor een positief arbeidsklimaat, een geïntegreerd welzijnsbeleid en het verankeren van diversiteit in de organisatie OD Naam doelstelling Omschrijving doelstelling nr.

Het personeelsplan 2021 werd opgesteld, vertrekkend van de situatie AS IS en rekening houdend met de functionele noden van de verschillende teams en afdelingen, de koppen- en budgettaire besparingen die opgelegd worden door de Vlaamse Overheid en de reeds gekende in-, door- en uitstroom voor 2021. Vanuit dit personeelskader werd een eerste analyse gemaakt van de mogelijke loopbaanpaden die uitgetekend kunnen worden voor verschillende functiegroepen. Deze loopbaanpaden zullen in de loop van 2021 verder geconcretiseerd worden. Het ontwerp-personeelsplan wordt aan de raad van bestuur voorgelegd samen met het ondernemingsplan 2021. De nota over praktische afspraken dienstvrijstelling en vormingsverlof is ter goedkeuring voorgesteld op de ODS en FDS. De opleiding “ingebruikname Module Leren” is gestart in november 2020 en wordt voltooid. Er is een plan van aanpak opgesteld voor de effectieve ingebruikname en verdere uitrol in 2021. Er is een ontwerp van VTO-plan 2020-2021 (rapportage 2020 en acties 2021) opgesteld. Het project wordt verdergezet in 2021 waar we inzetten op de evaluatie en bijsturing van het VTO-plan en opmaak van het VTO-plan 2021-2022 (OD 8.1).

8.3 Uitwerken van een globaal preventieplan en jaaractieplan Welzijn op het Werk

Uitwerken van een globaal preventieplan en jaaractieplan Welzijn op het Werk in samenwerking met alle betrokken welzijnsactoren van de VO. Het betreft een verplichting om te beschikken over dergelijk plan.

8.4 Verdere uitwerking integriteitsbeleid

VUTG werkt een deontologische code uit voor het personeel. Daarnaast worden communicatie- en kennisdelingsinitiatieven opgezet om het personeel te informeren over de code en richtlijnen hierover.

8.5 Uitbouwen van een diversiteitsbeleid

Inzetten op de uitbouw van een inclusief diversiteitsbeleid. Op basis van het strategisch Gelijke kansen en Diversiteitsplan 2021-2025 van de VO wordt een diversiteitsbeleid voor VUTG uitgewerkt. Onze ambitie moet zijn om een afspiegeling van de maatschappij te zijn. De doelstellingen zullen verankerd worden in het OP 2021, en streefcijfers ter ondersteuning van het diversiteitsbeleid zullen uitgewerkt en opgevolgd worden.

Het globaal preventieplan (meerjarenplan) werd goedgekeurd door het EOC van 24 juni. Het Jaaractieplan 2020-2021 werd goedgekeurd door het EOC van 7 oktober 2020. In 2021 is er een vervolgdoelstelling rond uitvoering van de acties, opvolging en evaluatie (OD 8.2). De analyse m.b.t. de risico’s die de gezinsinspecteurs lopen bij de uitoefening van hun opdracht is volop aan de gang. Er vonden verschillende vergaderingen plaats tussen de gezinsinspecteurs en de preventieadviseur. De definitieve analyse wordt nog aan de dienst bezorgd. Een visietekst met aanzet tot actieplan is opgemaakt door de werkgroep, voorgelegd ter advies aan de ODS en goedgekeurd door DR op 17/11. De tekst zal voorgelegd worden aan het EOC van 20 januari 2021, verdere uitwerking en communicatie in 2021. In 2021 is de vertaling van het integriteitsplan naar sensibiliseringsacties voorzien (OD 8.3). Twee leden van de projectwerkgroep namen deel aan de workshop ‘Hoe schrijf je een diversiteitsplan’, die werd gegeven door de dienst Diversiteitsbeleid van de Vlaamse Overheid. De info die ze tijdens deze workshop kregen, diende als aanzet voor de opmaak van een Gelijke Kansen- en Diversiteitsplan 2021 voor VUTG. Dit plan moet begin 2021 gefinaliseerd worden, onder meer op basis van de inhoud van het Strategisch Gelijke Kansen- en Diversiteitsplan 2021-2015 van de Vlaamse Overheid, dat de voornaamste leidende principes en de hieraan gekoppelde doelstellingen bevat. Dat plan moet nog goedgekeurd worden door de Vlaamse Regering. In 2021 is de implementatie en evaluatie van het VUTG Diversiteitsplan voorzien (OD 8.4).

KENGETALLEN 2020 – FONS DIENSTVERLENING en VUTG

KENGETALLEN DIENSTVERLENING PUBLIEKE UITBETALER FONS De uitvoering van de dienstverlening door de publieke uitbetaler FONS is opgevolgd aan de hand van een set indicatoren 1.

Aandeel FONS in de sector1 Aantal kinderen (gemiddelde 2019) Uitbetalingsbedrag (gemiddelde 2019) – zonder participatietoeslagen of schoolbonus Sociale toeslagen - aandeel FONS

Aandeel FONS in de schooltoeslag Aantal kinderen met een schooltoeslag Uitbetalingsbedrag schooltoeslag

FONS

% FONS

1.605.128 298.637.038

374.007 71.574.260

23,30 23,97 29,09

FONS

% FONS

134.003 55.629.914

27,89 29,74

Kostprijs FONS (EUR)

18.574.468

Personeelskost Ondersteuningskost Werking Werking T9

16.412.000 984.720 1.010.548 167.200

Informatiefunctie FONS naar de burger (per kanaal)

Volumes

Aantal telefoonoproepen Aantal eigen fysieke loketten Aantal bezoekers in de eigen fysieke loketten Aantal samenwerkingen Huizen van het Kind Aantal samenwerkingen buiten Huizen van het Kind

225.577 5 8.079 205 274

Overige FONS kengetallen Aantal infosessies/webinars aan partners Aantal bereikte deelnemers tijdens deze infosessies/webinars Aantal infosessies aan kraamklinieken Aantal bereikte deelnemers tijdens deze infosessies kraamklinieken Aantal ‘interventies’ op basis van signalen partners Aantal contacten met partners obv. algemene infomailings + individuele ondersteuning Aantal aanvragen COVID-19-toeslag via online tool op fons.be Aantal betrokken kinderen bij deze aanvragen COVID-19-toeslag op fons.be

Volledig stelsel

17 Circa 1.000 7 260 436 9.664 1.910 voor FONS dossiers / 3.090 in totaal 3.243 voor FONS dossiers

De sectorcijfers voor Groeipakket en het aandeel van FONS worden gegeven onder voorbehoud van validering in het jaarverslag over het Groeipakket 2021.

OVERIGE KENGETALLEN VUTG 1.

Klachtendienst VUTG Aantal klachten Overige kengetallen zie afzonderlijke klachtenrapportering

Kostprijs CGPA Kostprijs per dossier CGPA tot 2020, exploitatie en hostingkosten inbegrepen (EUR)

697

Personeelskengetallen VUTG 2020 % van het personeel dat minimaal 1 opleiding volgde Ziektepercentage Nulverzuim

4,57 % 77,60 6,97 39,80