Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/215
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/215
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 21 april 2021 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoek in bij de gemeente Schoten tot het verkrijgen van inzage en een afschrift van 1. het schrijven van xxx aan de gemeente, waarvan sprake in brief dd. 7 mei 2001 2. de (na 18/02/2020) bij de gemeente ingediende regularisatie-aanvraag, wat betreft de regularisatie van het hoofdgebouw en het bijgebouw op het perceel xxx 3. de eventuele beslissing, genomen over de aangehaalde ingediende regularisatievraag 4. de gehele latere briefwisseling tussen enerzijds de gemeente en anderzijds xxx of de nieuwe eigenaars van het perceel xxx wat betreft de regularisatie van het hoofdgebouw en het bijgebouw xxx. Dit betreft de uitgaande en inkomende briefwisseling van de gemeente Op 12 mei 2021 heeft de gemeente Schoten aan verzoeker een afschrift van de brief van 1 mei 2001 van xxx aan de gemeente, alsook van de briefwisseling m.b.t. de regularisatie van alle bouwwerken via mail bezorgd. Verder meldde de gemeente Schoten in haar beslissing dat er geen regularisatieaanvraag werd ingediend voor wat betreft het hoofdgebouw en het bijgebouw op het perceel xxx en er dus ook geen beslissing daarover bestaat. Op 25 mei 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze beslissing van de gemeente Schoten. Dit beroep werd op 25 mei 2021 door de beroepsinstantie geregistreerd.
www.vlaanderen.be
Op 23 juni 2021 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 21 april 2021. De beslissing van de gemeente Schoten dateert van 12 mei 2021. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (hierna: Bestuursdecreet). Op 25 mei 2021 diende verzoeker beroep in tegen voormelde beslissing. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Aangevochten beslissing
Het beroepschrift van 25 mei 2021 is gericht tegen de beslissing d.d. 12 mei 2021. In deze beslissing bezorgde de gemeente Schoten een afschrift van de gevraagde briefwisseling onder punt 1 en 4 en liet zij weten dat de gevraagde documenten onder punt 2 en 3 niet bestaan. Voor de inzage in de gevraagde documenten werd verzoeker uitgenodigd om een afspraak te maken via ruimtelijke.ordening@schoten.be.
2.
Inhoud van het beroepschrift
xxx klaagt met zijn beroepschrift van 25 mei 2021 de onvolledige openbaarheid aan omdat de gemeente niet alle gevraagde documenten openbaar heeft gemaakt, aldus beroeper. De inzet van het beroep is de onjuistheid en onvolledigheid van het antwoord dd. 12 mei 2021 aan te klagen. In het antwoord dd. 12 mei 2021 beperkt de gemeente zich tot een bundel brieven waarin enkel de bouwmisdrijven met betrekking tot de draadafsluiting en de scheigracht aan bod komen. Daaruit leidt beroeper af dat de gemeente Schoten weigert om alle documenten, inzonderheid de documenten die betrekking hebben op de in te dienen aanvraag tot regularisatie van het hoofdgebouw en het bijgebouw, openbaar te maken. Dat er nog andere, achtergehouden, documenten bestaan leidt beroeper af uit het feit dat de gemeente op 18 februari 2002 een dringende rappel heeft meegedeeld aan xxx. In deze brief herinnert de gemeente aan
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/215
pagina 2 van 5
haar schrijven van 14 februari 2001 waarin verzocht wordt tot het indienen van een regularisatiedossier voor al de bouwwerken op het perceel. Het eventueel stilzwijgen van xxx neemt niet weg dat de gemeente, hoeder van de wet, noodzakelijkerwijze vervolgens jaarlijks een rappel heeft verstuurd die nu niet wordt onthuld aan beroeper. Het eventueel gegeven dat de rappels onbeantwoord bleven is geen geldige reden om deze documenten van de gemeente niet te openbaren aan beroeper. Beroeper verwijt de gemeente ook een onzorgvuldige behandeling van het globaal dossier omdat de gemeente in haar beslissing van 12 mei 2021 xxx nog steeds als eigenaar vermeldt van het erf xxx, terwijl dit reeds in 2009 aan xxx werd verkocht. Tot slot klaagt beroeper ook de onleesbaarheid van het ontvangen afschrift aan, gelet op het feit dat de handgeschreven vermelding op de kopie van de brieven dd. 6/01/2003 en 19/02/2004 te vaag en daardoor onleesbaar is.
3.
Standpunt van de beroepsinstantie
Nadat de beroepsinstantie contact heeft opgenomen met de gemeente Schoten, bezorgde de gemeente op 17 juni 2021 en 8 juli 2021 (telefonisch contact) de nodige informatie en stukken aan de beroepsinstantie. Het komt nu toe aan de beroepsinstantie te oordelen over het ingestelde beroep.
Betreffende de onleesbaarheid van de handgeschreven vermelding op 2 brieven De gemeente Schoten bezorgde de beroepsinstantie beide brieven dd. 6/01/2003 en 19/2/2004 in een betere/donkerdere kwaliteit van kopie, zodat de handgeschreven tekst op de brieven zo wel telkens leesbaar is. De gemeente heeft geen bezwaar tegen de openbaarmaking van deze versie van voormelde brieven en de beroepsinstantie ziet evenmin gronden op basis waarvan de openbaarmaking kan worden afgewezen. Het beroep kan op dit punt dan ook gegrond worden verklaard.
Betreffende het ontbreken van de jaarlijkse rappels Aangezien het ontvangen bundel brieven slechts 1 rappel dd. 18 februari 2002 omvat van het verzoek dd. 14 februari 2001 van de gemeente Schoten aan xxx tot het indienen van een regularisatiedossier, besluit beroeper dat het bundel onmogelijk volledig kan zijn. Op de expliciete telefonische vraag van de beroepsinstantie of in dergelijke dossiers inderdaad een jaarlijkse rappel wordt verstuurd, antwoordt de gemeente dat dit niet een opgelegde regel was en veeleer dossier per dossier wordt beslist. Helaas betreft het in kwestie een dossier van meer dan 20 jaar oud en is de dossierbehandelaar van toen al lang uit dienst, zodat niet kan worden nagevraagd waarom het dossier slechts 1 rappel bevat. Wat vast staat is dat er slechts 1 rappel in het dossier zit en dat deze bij de beslissing van 12 mei 2021 aan beroeper werd bezorgd. Bij gebrek aan andere rappelbrieven kan er ook geen afschrift van worden verleend.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/215
pagina 3 van 5
In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu kan de beroepsinstantie uit de toelichting van de gemeente enkel aannemen dat de gemeente Schoten naast de reeds bezorgde rappel van het verzoek dd. 14/02/2001 niet in het bezit is van andere rappelbrieven zodat er uiteraard geen afschrift van verleend kan worden. Het beroepschrift dient, wat dit onderdeel betreft, bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd.
Betreffende de regularisatieaanvraag en daaruit volgende beslissing Het is inderdaad zo dat de gemeente Schoten met de mededeling : “dat de gemeente van de eigenaar (nog steeds xxx) geen regularisatieaanvraag heeft ontvangen voor wat betreft het hoofdgebouw en het bijgebouw op het perceel xxx en er dus geen eventuele beslissing daarover bestaat” zich heeft vergist wat het eigenaarsstatuut van xxx betreft. De gemeente bevestigt deze vergissing, die te verklaren is door het feit dat het erf werd verkocht aan xxx waarvan xxx, zaakvoerder is. Dit eigenaarsstatuut heeft evenwel geen impact op de opgezochte en geleverde informatie betreffende de eventueel ingediende regularisatieaanvraag, aangezien dergelijke informatie steeds op perceelniveau wordt opgezocht en niet op naam. De gemeente Schoten bevestigt aan de beroepsinstantie dan ook nogmaals dat er voor het perceel gelegen aan de xxx geen regularisatieaanvraag voor het hoofdgebouw en bijgebouw werd ingediend, zodat er evenmin een beslissing ter zake bestaat. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu kan de beroepsinstantie uit de toelichting van de gemeente enkel aannemen dat de gemeente Schoten niet in het bezit is van een regularisatieaanvraag en beslissing zodat er uiteraard geen afschrift van verleend kan worden. Het beroep dient op dit punt dan ook als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 25 mei 2021 van xxx tegen de beslissing d.d. 12 mei 2021 van de gemeente Schoten wordt als ontvankelijk en deels gegrond en deels ongegrond beschouwd. Bijgevolg dient de gemeente Schoten een afschrift te bezorgen van de 2 brieven dd. 6/1/2003 en 19/02/2004 in betere kwaliteit, zodat de handgeschreven tekst op de brieven ook leesbaar is.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/215
pagina 4 van 5
In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 9 juli 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/215
pagina 5 van 5