Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/106

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/106

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande feiten Op 25 februari 2020 diende xxx bij intercommunale DDS-Verko een verzoek in tot het verkrijgen van een afschrift van de persoonlijke dossiers van verschillende werknemers van de intercommunale. Zij werd daartoe gemachtigd door de betreffende personen. Op 28 april 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de ontstentenis van beslissing vanwege DDS-Verko, nadat de intercommunale op 16 maart 2020 op basis van artikel II.42 om verduidelijking vroeg en op 7 april 2020 de termijn in toepassing van artikel II.44 §1 met 20 dagen verlengde. Dit laatste gezien de intercommunale door de uitzonderlijke omstandigheden – onderbezetting van het personeel omwille van de coronacrisis en de onverwachte heropening van de recyclageparken – moeilijkheden ondervond om de gevraagde informatie tijdig te verzamelen. Het beroep werd geregistreerd bij de beroepsinstantie op 28 april 2020. Ontvankelijkheid van het beroep

www.vlaanderen.be

Het oorspronkelijk verzoek van xxx dateert van 25 februari 2020. DDS-Verko vroeg verzoekster op 16 maart 2020 naar een verduidelijking van de aanvraag waardoor de initiële termijn conform artikel II.43 §2 van het Bestuursdecreet met 20 dagen werd verlengd. Op 7 april 2020 heeft de intercommunale de termijn nogmaals verlengd in toepassing van artikel II.44 §1 van het Bestuursdecreet. Conform artikel II.48 van het Bestuursdecreet heeft de termijn om beroep in te stellen bijgevolg geen aanvang genomen. Het beroepschrift d.d. 16 april 2020 is bijgevolg tijdig ingediend en wordt als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals bepaald in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Inhoud van het beroepschrift

Als reactie op de oorspronkelijke aanvraag van xxx, antwoordde DDS-Verko op 16 maart 2020 dat de persoonlijke dossiers waarnaar beroeper verwees, geen bestuursdocument uitmaken zoals bedoeld in het Bestuursdecreet. In toepassing van artikel II.42 van het Bestuursdecreet vroeg de intercommunale om de aanvraag te willen specifiëren. Per e-mail van 18 maart 2020 liet xxx de intercommunale weten dat met de aanvraag de persoonlijke personeelsdossiers van de betreffende personeelsleden werd bedoeld. xxx wees daarbij op het belang dat er in de dossiers zeker een afschrift van alle persoonlijke loonfiches vervat zou zitten. Mocht dit echter niet in het persoonlijk personeelsdossier aanwezig zijn, dan vroeg zij deze loonafschriften per personeelslid bijkomend op. Dezelfde dag reageerde DDS-Verko hierop dat de aanvraag door haar diensten zou worden onderzocht. Op 7 april 2020 stuurde de intercommunale een e-mail naar xxx waarbij zij meedeelde dat, gezien de uitzonderlijke omstandigheden – onderbezetting van het personeel omwille van de coronacrisis en de onverwachte heropening van de recyclageparken – de intercommunale moeilijkheden ondervond om de gevraagde informatie tijdig te verzamelen. Zij beriep zich op artikel II.44 van het Bestuursdecreet om de termijn met een maximum van 20 kalenderdagen te verlengen en wees xxx erop dat hiertegen beroep kon worden ingesteld bij de beroepsinstantie. Op 28 april 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie wegens ontstentenis van beslissing vanwege DDS-Verko. Volgens xxx zou DDS-Verko zich ook verschuilen achter de coronacrisis om de openbaarmaking steeds uit stellen.

2. Toelichting door DDS-Verko

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/106

pagina 2 van 4

Om met voldoende kennis van zaken te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie op 28 april 2020 contact opgenomen met DDS-Verko. De raadsman van de intercommunale lichtte telefonisch toe dat het begrip “personeelsdossier” niet wettelijk is gedefinieerd en dat de intercommunale dus niet weet welke stukken er precies worden bedoeld. Op 12 mei 2020 verstuurde de raadsman een e-mail naar xxx, met de beroepsinstantie in cc en met volgende melding:

“In uw beroepsschrift wordt er verwezen naar twee eerder uitgezonden e-mails van respectievelijk 16 maart 2020 en 18 maart 2020. Uit de samenlezing hiervan leid ik af dat u afgifte wenst van het “persoonlijk personeelsdossier” (sic.) en “alle persoonlijke loonfiches” (sic). Cliënte blijft ook na deze e-mail nog met vragen achter wat u precies bedoelt. Het “persoonlijke personeelsdossier” waarnaar door u verwezen, betreft geen wettelijk en/of decretaal omschreven (bestuurs)document en maakt in de praktijk eerder een verzameling uit van allerhande documenten van diverse aard die met de tewerkstelling van het personeelslid te maken hebben. Om aan uw verzoek tegemoet te komen heeft cliënte een overzicht gemaakt van deze documenten en dat gevoegd in een Excel-tabel dat u zal willen aantreffen als bijlage. Elk van deze documenten kan u op eerste verzoek worden aangeleverd. Het volstaat dat u mij laten weten welk document u precies wenst. De “persoonlijke loonfiches” waarnaar gevraagd bevinden zich niet in deze verzameling, doch overeenkomstig artikel 25 van het Koninklijk Besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten beschikt cliënte uiteraard wel over de individuele rekeningen van de personeelsleden voor wie u optreedt en ook die kan zij u op eerste verzoek aanleveren.” 3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie meent dat DDS-Verko voldoende heeft aangetoond dat de intercommunale te kampen heeft gehad met omvangrijke organisatorische problemen ten gevolge van de coronacrisis. Het verlengen van de antwoordtermijn door DDS-Verko kan daarom niet zomaar als een onbereidwilligheid worden gezien. De beroepsinstantie kan xxx er niet in volgen dat het verlengen van de termijn niet afdoende gemotiveerd zou zijn geweest. Uit de toelichting van de raadsman van DDS-Verko blijkt dat de intercommunale geen gebundelde dossiers van haar personeelsleden bijhoudt. De reden hiervoor is dat er geen wettelijk kader voorhanden is dat het begrip “personeelsdossier” definieert of oplegt dat zulke dossiers aanwezig zouden moeten zijn. Omwille daarvan heeft de intercommunale xxx gevraagd om te verduidelijken van welke documenten zij concreet een afschrift wenste. Het komt de beroepsinstantie dan ook voor dat die vraag om verduidelijking wel degelijk terecht werd gesteld. Hoewel DDS-Verko vanzelfsprekend documenten in bezit heeft omtrent de tewerkstelling van haar personeel, is zij niet verplicht om per werknemer een dossier bij te houden – wat zij dus ook niet doet. Aangezien xxx een afschrift heeft gevraagd van de persoonlijke dossiers van de betreffende personeelsleden en heeft verduidelijkt dat hiermee de personeelsdossiers worden bedoeld, kan de beroepsinstantie slechts de vaststelling van DDS-Verko bijtreden dat de gevraagde bestuursdocumenten niet bestaan.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/106

pagina 3 van 4

In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. DDS-Verko beschikt niet over bestuursdocumenten die als “een personeelsdossier” kunnen worden beschouwd en bijgevolg kan er ook geen afschrift van worden verleend. Bovendien oordeelt de beroepsinstantie dat DDS-Verko ruimschoots aan haar behulpzaamheidsplicht heeft voldaan, zoals bedoeld in artikel II.6 van het Bestuursdecreet, door aan xxx een Excel-tabel te bezorgen van een verzameling van documenten die betrekking hebben op de tewerkstelling van de betreffende personen – met vermelding dat elk van die documenten op eerste verzoek kan worden aangeleverd en dat het volstaat dat xxx laat weten welk document zij precies wenst. xxx heeft hierop enkel ten aanzien van de beroepsinstantie gereageerd dat die informatie niet is wat zij heeft gevraagd. De beroepsinstantie kan redelijkerwijze niet anders concluderen dan dat de gevraagde bestuursdocumenten onbestaande zijn en dat het beroep bijgevolg als ongegrond moet worden beschouwd. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 28 april 2020 van xxx, tegen de ontstentenis van beslissing vanwege DDS-Verko wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 25 mei 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/106

pagina 4 van 4