Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/125-144-145

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/125-144-145

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Wegens de samenhang van de beroepen in dossier OVB/2020/125 (A), OVB/2020/144 (B) en OVB/2020/145 (C) worden deze dossiers samen behandeld. A. Bij mailbericht van 19 mei 2020 heeft xxx beroep (dossier OVB/2020/125) ingesteld tegen een aantal beslissingen van de stad Oudenaarde met betrekking tot vijf verzoeken tot openbaarmaking die verband houden met: 1. Dossier Maarkebeek N8 2. Voorontwerp trekwegaanvraag jachthaven 3. Slides die werden gebruikt op een infovergadering rond de trekweg 4. Plannen aanleg tijdelijke parking 5. Het betrokken project-MER document Roompt nv. 1.

Bij webformulier diende xxx op 20 december 2019 een verzoek in bij de stad Oudenaarde tot het verkrijgen van een (digitaal) afschrift van “alle documenten in uw bezit inclusief plannen” m.b.t. “Verbreding koker N8 en aanleg brug over de Maarkebeek thv Meersbloem”. Bij mail van onbekende datum zou er door de stad geantwoord zijn dat er geen plannen zijn. Bij mail van onbekende datum zou xxx een afschrift van de ontwerpsamenwerkingsovereenkomst hebben gevraagd, waarop er volgens xxx geen reactie van de stad kwam.

www.vlaanderen.be

Bij mail van 17 maart 2020 herhaalde xxx zijn verzoek tot het ontvangen van een (digitaal) afschrift van de plannen. Bij mailbericht d.d. 22 april 2020 antwoordde de stad Oudenaarde met verwijzing via een link naar de notulen van de gemeenteraadszitting van december 2019. 2. Bij webformulier diende xxx op 4 maart 2020 een verzoek in bij de stad tot het ontvangen van een afschrift van “het voorontwerp met plannen” m.b.t. werken van de heraanleg van de Trekweg en de omgevingswerken ter hoogte van de jachthaven in samenwerking met de Vlaamse Waterweg”. Bij mailbericht van 10 maart 2020 antwoordde de stad dat dit dossier nog in bespreking is en verder wordt uitgewerkt, dat het onaf is en dus niet bezorgd kan worden. De vraag tot openbaarmaking van de plannen voorontwerp trekweg werd door xxx herhaald bij mail d.d. 17 maart 2020 en hierop werd op 22 april ll. door de Stad geantwoord dat deze voorontwerpen nog stukken in voorbereiding zijn en niet ter inzage. 3. Bij mailbericht d.d. 17 maart 2020 verzocht xxx bij de stad om een (digitaal) afschrift van de “slides infovergadering trekweg”. Bij mailbericht d.d. 22 april 2020 antwoordde de stad dat deze slides niet meer beschikbaar zijn. 4. Bij webformulier diende xxx op 4 maart 2020 een verzoek in bij de stad tot het ontvangen van het gunningsverslag alsook de aanbestedingsdocumenten en plannen m.b.t. aanleg van een tijdelijke parking op de Scheldekop. Bij mailbericht d.d. 16 maart 2020 werd aan xxx de goedkeuring van de gunning (uittreksel uit het register der beraadslagingen van het Schepencollege – zitting van 10/02/2020) bezorgd. Bij mail van 17 maart 2020 herhaalde xxx zijn vraag naar een afschrift van de “plannen aanleg parking gerecht Bergen op zoom plein”. Bij mail d.d. 22 april 2020 antwoordde de stad dat de plannen ter inzage beschikbaar zijn maar niet kunnen bezorgd worden. Bij mailbericht van 15 mei 2020 verzocht xxx om een pdf te ontvangen van “de aanleg van tijdelijke parking (nu in uitvoering) op het Bergen op Zoomplein”. Bij mailbericht d.d. 19 mei 2020 ontving xxx van de stad ‘het gevraagde’ met een plan als bijlage van dit mailbericht. 5. Bij webformulier diende xxx op 31 december 2019 een verzoek in bij de stad tot het ontvangen van een digitaal afschrift van “het advies, het verzoek, de argumenten, de plannen en al de gerelateerde documenten die aanleiding hebben gegeven tot de ontheffing van de project-MER Roompot nv”. Bij mailbericht van 13 januari 2020 ontving xxx van de stad een digitaal afschrift van de beslissing van het College i.k.v. de aanvraag ontheffing project MER Roompot. Bij mail van dezelfde datum verzocht xxx om de ontheffingsaanvraag MER (screeningsnota MER). De stad antwoordde op dezelfde dag bij mail dat de stad enkel als adviesinstantie optreedt, hierbij verwijzend naar het Departement Omgeving. xxx herhaalde bij mailberichten van 13 en 16 januari 2020 zijn vraag. Bij mail van 20 januari 2020 weigerde de stad het document omdat dit document vertrouwelijke commerciële en economische gegevens bevat. Bij mailberichten van 20 en 26 januari 2020 herhaalde xxx zijn vraag en bij mailbericht van 27 januari 2020 verwees de stad naar haar eerder mailbericht van 20/01/2020. Dit beroep (OVB/2020/125) werd op 20 mei 2020 geregistreerd.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/125-144-145

pagina 2 van 7

In toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, verlengde de beroepsinstantie bij beslissing van 17 juni 2020 haar beslissingstermijn van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. B. Bij mailbericht van 5 juni 2020 heeft xxx beroep (dossier OVB/2020/144) ingesteld tegen de beslissing van de stad Oudenaarde van 5 juni 2020 met betrekking tot zijn verzoek, bij webformulier ingediend op 23 mei 2020, tot het ontvangen van een digitaal afschrift van het ontwerp (met plan) en detail van het voorlopig aandeel van de stad, m.b.t. de werken “koker onder de N8 (Berchemweg) en aanleg van een brug over de Maarkebeek”. Bij mailbericht van 5 juni 2020 heeft de stad enkele documenten, nl. 2 plannen en een document ‘Raming koker N8’ aan de aanvrager bezorgd. Dit beroep (OVB/2020/144) werd geregistreerd op 8 juni 2020. C. Bij mailbericht van 5 juni 2020 heeft xxx beroep (dossier OVB/2020/145) ingesteld tegen de beslissing van de stad Oudenaarde van 5 juni met betrekking tot zijn verzoek, bij webformulier ingediend op 23 mei 2020, tot het ontvangen van een digitaal afschrift van “het ontwerp (alle plannen) alsook de berekening van het stadsaandeel” m.b.t. de heraanleg Trekweg jachthaven. Bij mailbericht van 5 juni 2020 heeft de stad enkele documenten, nl. 2 plannen en een document “Raming Trekweg jachthaven” aan de aanvrager bezorgd. Dit beroep (OVB/2020/145) werd geregistreerd op 8 juni 2020. Ontvankelijkheid van het beroep A. De beslissingen van de stad Oudenaarde m.b.t. punten 1-4 dateren van 22 april 2020. Deze beslissingen maken melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroep van xxx werd ingediend bij mailbericht d.d. 19 mei 2020 en is bijgevolg tijdig ingesteld. Het ingediende beroep is bijgevolg, m.b.t. de punten 1 tot en met 4, ontvankelijk. De beslissing van de stad m.b.t. punt 5 (ontheffing project-MER Roompot Nv) dateert van 20 januari 2020 en maakte melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroep van xxx ingediend bij mailbericht d.d. 19 mei 2020 is, m.b.t. dit punt 5, laattijdig ingesteld. Op 19 mei 2020, de datum van het beroepschrift was de termijn van 30 kalenderdagen om beroep in te stellen reeds verstreken. Het ingediende beroep is, wat dit punt 5 van het beroep betreft, bijgevolg onontvankelijk. B. De beslissing van de stad Oudenaarde dateert van 5 juni 2020. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroep van xxx werd ingediend bij mailbericht d.d. 5 juni 2020 en is bijgevolg tijdig ingesteld. Het ingediende beroep is bijgevolg ontvankelijk. C. Ook in het dossier OVB/2020/145 is het beroep ontvankelijk. Ook in dit dossier dateert de bestreden beslissing van 5 juni 2020, werden de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten vermeld en is het beroep van xxx, op datum van 5 juni 2020, tijdig en ontvankelijk.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/125-144-145

pagina 3 van 7

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Inhoud van het beroepschrift

De beroeper stelt in zijn beroepschrift in het algemeen dat zijn aanvragen steeds gebaseerd zijn op de notulen, gepubliceerd door de stad op haar website, hetzij van de gemeenteraad, hetzij van het college van burgemeester en schepenen en dat deze aanvragen meestal gebeuren de dag van publicatie, eventueel enkele dagen na de publicatie. Hij geeft aan dat hij in zijn aanvraag steeds en duidelijk verwijst naar de betrokken vergadering, de datum, het agendapunt en de titel van het betrokken agendapunt zoals het vermeld is in de notulen. Daarbij wordt ook steeds het dossier opgevraagd “hetzij het onderbouwde dossier, het onderliggend dossier waar een beslissing op gebaseerd is, hetzij ook een plan of plannen indien van toepassingen (sic)”. De beroeper wenst reeds duidelijk te stellen dat hij niet overdrijft met de aanvragen. De beroeper geeft aan dat hij In sommige gevallen gewoon de beslissing zelf, dus een extract van de notulen in een pdf, en dus niet de gevraagde documenten, krijgt en in andere gevallen wordt er verwezen naar de notulen zelf. Volgens de beroeper is dit de wereld op zijn kop: het zijn “net die notulen waarop wij onze aanvraag (om meer info en inzage te verkrijgen) doen”. A.

De beroeper klaagt aan dat m.b.t. zijn vraag tot het ontvangen van een afschrift van de plannen wordt verwezen naar een link van de notulen van de gemeenteraadszitting van december 2019. 2. De vraag tot openbaarmaking van de plannen voorontwerp werd geweigerd door de stad omdat de stukken in voorbereiding zijn. De beroeper argumenteert dat: “ (…), wij weten wat

voorontwerp is en betekent, niet definitief, echter dit is geen criteria (sic) ikv openbaarheid van bestuur. Bovendien, werd het voorontwerp zelf formeel goedgekeurd op het Schepencollege van 10/02/2020 agendapunt 44.”

3. De stad heeft geantwoord dat de powerpointslides m.b.t. trekwegaanvraag niet meer beschikbaar zijn. In het beroepschrift wordt volgende bedenking geformuleerd: “powerpoint slides die enkele dagen na presentatie helaas niet meer beschikbaar zijn???”. 4. Op de vraag tot het bezorgen van de plannen tijdelijke aanleg parking werd door de stad geantwoord dat deze plannen ter inzage zijn. De beroeper voert in zijn beroepschrift aan: “Wij

vroegen hierbij ook de plannen op. Na lang aandringen en tijdens CORONA maatregelen (waarbij de loketten dicht zijn) kunnen deze slechts op het stadskantoor zelf ingezien worden. Plannen die naar verluidt en volgens goede praktijk anno 2020 ook beschikbaar zijn in een pdf worden niet ter beschikking gesteld. Na lang aandringen wordt een "aankondigingsplannetje doorgestuurd". Dit is natuurlijk geen technisch plan (…)”.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/125-144-145

pagina 4 van 7

B. In dit dossier had de beroeper een digitaal afschrift gevraagd van het ontwerp (met plan) en detail van het voorlopig aandeel van de stad. In zijn beroepschrift haalt de beroeper aan dat dit een technisch en lokaal zeer cruciaal dossier is in het kader van de overstroming van Leupegem. Hij tekent beroep aan tegen het feit dat hij slechts 2 pdf-bestanden met doorsnedes, maar geen grondplannen, geen bestaande toestand enzoverder ontvangt en dat bijgevolg het antwoord helemaal niet volledig is.

C. Ook in dit dossier had de beroeper een digitaal afschrift gevraagd van het ontwerp (alle plannen)

alsook de berekening van het stadsaandeel m.b.t. heraanleg Trekweg. Ook hier haalt de beroeper aan dat er slechts 2 pdf’s met doorsnedes, geen grondplannen, geen bestaande toestand enz. worden bezorgd. Volgens de beroeper is dit antwoord helemaal niet volledig: “Geen info over nieuwe

toestand na aanleg, geen info over de bomen, de weginrichting, etc etc.. Dit is toch niet au serieus te nemen? Meer nog dit duidt op een systematiek om niet of minimaal te voldoen.”.

2. Toelichting door de stad Oudenaarde De beroepsinstantie nam in dossier OVB/2020/125 op 27 mei 2020 contact op met de stad Oudenaarde om met kennis van zaken over het beroepschrift te kunnen oordelen. Bij mailbericht van 2 juni 2020 heeft de stad via de communicatiedienst geantwoord: “De effectief beschikbare gevraagde documenten (…), behoudens wanneer die de aanvrager werden toegestuurd, zijn niet in mijn bezit”. Vermits de door de beroepsinstantie gestelde vragen niet werden beantwoord, heeft de beroepsinstantie haar vragen tot informatie herhaald bij mail van 3 juni 2020. Bij mail van 5 juni 2020 antwoordde de algemeen directeur van de stad dat de gevraagde plannen spoedig worden bezorgd aan de aanvrager en dat de presentatie wordt opgevraagd en aan de aanvrager bezorgd. Aangezien de dossiers OVB/2020/144 en 145 dezelfde onderwerpen betreffen, heeft de beroepsinstantie nogmaals een overzichtelijke oplijsting van de gestelde vragen aan de stad bezorgd bij mail d.d. 10 juni 2020. Bij mailbericht van 12 juni ll. heeft de algemeen directeur hierop geantwoord dat de stad alle inspanningen heeft geleverd om tegemoet te komen aan de vragen tot informatie. Ondanks mailberichten d.d. 12 en 25 juni 2020, met verwijzing naar artikel II.51 van het Bestuursdecreet, mocht de beroepsinstantie geen verdere info ontvangen. Bij mail van 25 juni 2020 stelt de dienst Communicatie enkel dat alle documenten in hun bezit reeds werden bezorgd.

3. Standpunt van de beroepsinstantie Onderdeel A.1 en B. (M.b.t. het dossier Maarkebeek N8) De beroepsinstantie dient vast te stellen dat het voorwerp van het beroep in beide dossiers betrekking heeft op het bezorgen van een digitaal afschrift van het ontwerp en de plannen m.b.t. werken Maarkebeek. Bij mail van 5 juni 2020 heeft de algemeen directeur aan de beroepsinstantie meegedeeld: “De plannen worden spoedig aan de aanvrager bezorgd”. Bij mail van 5 juni 2020 heeft de stad 2 pdf-bestanden ”O.T. – snedes en bekisting” deel 1 en deel 2 Maarkebeek aan de beroeper bezorgd. Volgens de beroeper is dit

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/125-144-145

pagina 5 van 7

antwoord niet volledig. De stad geeft echter aan de beroepsinstantie aan dat alle documenten in hun bezit werden bezorgd. Vermits de stad aangeeft over geen verdere informatie te beschikken dan datgene dat reeds werd bezorgd aan de beroeper, kan de beroepsinstantie redelijkerwijze, op grond van de ontvangen informatie, niet anders dan het beroep ongegrond te bevinden. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”.

Onderdeel A.2. en C (m.b.t. trekwegaanvraag jachthaven) De beroepsinstantie dient ook bij dit onderdeel vast te stellen dat het voorwerp van het beroep in beide dossiers betrekking heeft op het bezorgen van een digitaal afschrift van het ontwerp en de plannen m.b.t. werken trekwegaanvraag jachthaven. Bij mail van 5 juni 2020 heeft de algemeen directeur aan de beroepsinstantie, ook m.b.t. dit onderdeel, meegedeeld: “De plannen worden spoedig aan de aanvrager bezorgd”. Bij mail van 5 juni 2020 heeft de stad 2 pdf-bestanden “Scheldeboorden-Kop - Heraanleg Trekweg Linkeroever” – 1/ ONTWORPEN TOESTAND AANZICHT KEERMUUR+STEIGER en 2/ LENGTEPROFIEL WEGENIS BT + OT aan de beroeper bezorgd. Volgens de beroeper is dit antwoord niet volledig. De stad geeft echter aan de beroepsinstantie aan dat alle documenten in hun bezit werden bezorgd. Vermits de stad aangeeft over geen verdere informatie te beschikken dan datgene dat reeds werd bezorgd aan de beroeper, kan de beroepsinstantie redelijkerwijze, op grond van de ontvangen informatie, niet anders dan het beroep ongegrond te bevinden. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”.

Onderdeel A.3. (m.b.t. powerpointslides m.b.t. trekwegaanvraag) Bij mail van 5 juni ll. werd door de algemeen directeur van de stad aan de beroepsinstantie meegedeeld: “De presentatie wordt opgevraagd en aan aanvrager bezorgd.” Op de vraag van de beroepsinstantie of dit reeds is gebeurd, heeft de stad niet meer geantwoord. Bijgevolg is de beroepsinstantie redelijkerwijze van oordeel dat het ingestelde beroep, wat dit onderdeel betreft, gegrond is.

Onderdeel A.4. (m.b.t. aanleg tijdelijke parking) Het voorwerp van dit onderdeel van het beroep is het ontvangen van een afschrift van de “plannen aanleg parking Bergen op zoom plein”. Bij mail d.d. 22 april 2020 antwoordde de stad dat de plannen ter inzage beschikbaar zijn maar niet kunnen bezorgd worden. Bij mailbericht van 15 mei 2020 verzocht xxx om een pdf te ontvangen van “de aanleg van tijdelijke parking (nu in uitvoering) op het Bergen op Zoomplein”. Bij mailbericht d.d. 19 mei 2020 ontving xxx van de stad ‘het gevraagde’ met als bijlage een plan, dat, volgens de beroeper, een aankondigingsplannetje is en geen technisch plan uitmaakt. In het mailverkeer tussen de stad en de beroepsinstantie wordt aangegeven dat alle documenten in hun bezit werden bezorgd en dat ze alle inspanningen hebben geleverd om tegemoet te komen aan de vragen tot informatie. Maar, bij mail van 5 juni 2020 antwoordde de algemeen directeur van de stad aan de beroepsinstantie ook “De plannen worden spoedig aan de aanvrager bezorgd”. Op de vraag van de beroepsinstantie of dit reeds

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/125-144-145

pagina 6 van 7

is gebeurd, heeft de stad niet meer geantwoord. Bijgevolg is de beroepsinstantie redelijkerwijze, op grond van het hiervoor vermelde, van oordeel dat dit beroep gegrond is, onder voorbehoud van de mogelijke toepassing van de bescherming van het auteursrecht. Indien de plannen onder het auteursrecht vallen, is afschrift enkel mogelijk mits toestemming van de auteur; inzage is sowieso mogelijk. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 19 mei 2020 tegen de beslissingen van de stad Oudenaarde d.d. 20 januari 2020 en 22 april 2020 wordt als deels onontvankelijk, deels ontvankelijk en deels ongegrond, deels gegrond beschouwd. De beroepschriften van xxx d.d. 5 juni 2020 tegen de beslissingen van de stad Oudenaarde d.d. 5 juni 2020 worden als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Bijgevolg moet de stad Oudenaarde een afschrift bezorgen van de volgende bestuursdocumenten: - De powerpointslides m.b.t. trekwegaanvraag; - De plannen m.b.t. aanleg tijdelijke parking Bergen op Zoomplein, onder voorbehoud van de mogelijke toepassing van de bescherming van het auteursrecht.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 1 juli 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/125-144-145

pagina 7 van 7