Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/140
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/140
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 8 maart 2021 diende xxx een verzoek in bij de provincie West-Vlaanderen om een afschrift te verlenen van de volgende documenten: - alle correspondentie (incl. attachments) uitgewisseld sinds 1 januari 2017 tussen de provincie en het VLIZ (het Vlaams Instituut voor de Zee) aangaande het dossier de Paardenmarkt (WOI ammunitie “stort” op de zandbank Paardenmarkt). - alle correspondentie (incl. attachments) uitgewisseld sinds 1 januari 2017 tussen de provinciegouverneur en het VLIZ (ongeacht het onderwerp). Op 26 maart 2021 weigerde de provincie West-Vlaanderen het openbaarheidsverzoek omdat ze niet over de gevraagde documenten zou beschikken. Op 26 maart 2021 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze weigerings-beslissing van dezelfde datum. Dit beroep werd geregistreerd op 29 maart 2021. Ontvankelijkheid van het beroep De beslissing van de provincie West-Vlaanderen dateert van 26 maart 2021. Deze beslissing maakt enkel melding van de beroepsmogelijkheid, doch niet van de beroepsmodaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel
www.vlaanderen.be
II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het beroepschrift d.d. 26 maart 2021 werd dus tijdig ingediend en is ontvankelijk.
Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Wat de correspondentie (incl. attachments) betreft, uitgewisseld sinds 1 januari 2017 tussen de provincie en het VLIZ aangaande het dossier de Paardenmarkt (WOI ammunitie “stort” op de zandbank Paardenmarkt), stelt het provinciebestuur West-Vlaanderen niet in het bezit te zijn van correspondentie tussen de provinciale bestuursorganen of de provinciale diensten en het VLIZ. Daarnaast wordt er gewezen op de specifieke bevoegdheid van de gouverneur binnen het provinciale bestuursniveau, zoals aan hem toegewezen in het Provinciedecreet en in de Provinciewet. Zo is de gouverneur in het bijzonder belast met het voorzitterschap van de deputatie van de provincie. De gouverneur is enkel als voorzitter van de deputatie een bestuursorgaan van de “provincie” als lokale overheid zoals bedoeld in artikel II.29 van het Bestuursdecreet. In die hoedanigheid bezit het provinciebestuur West-Vlaanderen geen correspondentie van de gouverneur-voorzitter van de deputatie met het VLIZ over het dossier van de Paardenmarkt. Daarnaast neemt de gouverneur ook de rol op van regeringscommissaris van de Vlaamse en van de federale regering. Als Vlaams regeringscommissaris behoort de gouverneur tot de Vlaamse overheid (zie artikel I.3 van het Bestuursdecreet). Voor de taken als Vlaamse regeringscommissaris doet de provinciegouverneur geen beroep op de provinciale diensten. Hij heeft daarvoor Vlaamse diensten ter beschikking. Voor zijn taken als federaal regeringscommissaris, is de provinciegouverneur evenmin een bestuursorgaan van de “provincie” als lokale overheid. De materies veiligheid en noodplanning zijn verantwoordelijkheden van de gouverneur als federale regeringscommissaris. Voor die taken valt hij zelfs niet onder het Bestuursdecreet, maar wel onder de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur, zo deelde de provincie nog mee aan de verzoeker. Er werd informatie ingewonnen bij de federale en Vlaamse diensten van de gouverneur en daaruit blijkt dat er evenmin correspondentie hierover bestaat tussen de gouverneur als federaal of Vlaams regeringscommissaris en het VLIZ, aldus de provincie West-Vlaanderen.
2. Inhoud van het beroepschrift De beroeper stelt in het bezit te zijn van minstens twee e-mails, bekomen via een eerder openbaarheidsverzoek, die deel hadden moeten uitmaken van de verzameling opgevraagde documenten:
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/140
pagina 2 van 5
1) van: Carl.Decaluwe@west-vlaanderen.be, naar: chantal.mertens@vliz.be, onderwerp: vraag dhr. gouverneur rond Paardenmarkt site, verzonden op: 5 dec 2019 15:17; 2) van michiel.vandegehuchte@vliz.be, CC: marianne.algoed@west-vlaanderen.be , onderwerp: Mondelinge vraag provincieraad 24/11 - Duurzaam plan voor de Paardenmarkt op komst?, verzonden op: 20 nov 2020 14:47. Op de site van het VLIZ staat te lezen dat Dhr. Decaluwé (gouverneur) voorzitter is van het Bestuursorgaan van het VLIZ (http://www.vliz.be/nl/bestuursorgaan). De provincie West-Vlaanderen heeft ook twee extra Bestuursorgaan leden voorgedragen (provincieraadsleden Mr. Claude Croes en Mr. Patrick De Klerck). Het Bestuursorgaan wordt minstens tweemaal per jaar bijeengeroepen op uitnodiging van de Dhr. Decaluwé. (bron: VLIZ). Mevr. Algoed is ook secretaris voor Dhr. Decaluwé, gouverneur van West-Vlaanderen. Het mag volgens de beroeper dus duidelijk zijn dat de banden tussen de provincie en het VLIZ hecht en formeel zijn, wat dus toch logischerwijze tot correspondentie moet leiden.
3. Toelichting door de provincie West-Vlaanderen en standpunt van de beroepsinstantie Op 30 maart 2021 contacteerde de beroepsinstantie de provincie West-Vlaanderen voor toelichting bij de bestreden beslissing. Op 2 april 2021 deelde de provincie mee dat zij reeds eerder aan de beroeper meedeelde dat het DISARM-project (de Paardenmarkt is een van de vele munitiedumpsites in onze oceanen. Een paar meter onder de huidige zeebodem ligt naar schatting zo’n 35.000 ton conventionele en chemische munitie uit WO1 begraven. De huidige wetenschappelijk kennis is onvoldoende om een betrouwbaar oordeel te vellen over de toestand van de dumpsite. Het DISARM project heeft tot doel de kennislacunes aan te pakken, maar zal een belangrijke stap verder gaan om een geïntegreerde wetenschappelijke benadering te ontwikkelen ter ondersteuning van de risicobeoordeling en het beheer van stortplaatsen voor mariene chemische munitie wereldwijd, waarbij de munitiestortplaats Paardenmarkt wordt gebruikt als een uitdagende casestudy) een FWO-SBO project is (Vlaams Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek, Strategisch basisonderzoek). De provincie is geen partner in dit onderzoek. Het VLIZ is coördinator. Correspondentie in het kader van het DISARM-project is niet in het bezit van het provinciebestuur. De regiocoördinator Kust- en Noord-West-Vlaanderen van het provinciebestuur West-Vlaanderen is echter wel lid van het Kustburgemeesters Veiligheidsoverleg. Het Kustburgemeesters Veiligheidsoverleg wordt georganiseerd door de provinciegouverneur in zijn hoedanigheid van regeringscommissaris. Hij beschikt over federale en Vlaamse diensten, die hem bijstaan in zijn taak als regeringscommissaris. De enige correspondentie m.b.t. het DISARM-project waarover het provinciebestuur beschikt is de uitnodiging tot het Kustburgemeesters Veiligheidsoverleg dd. 19 februari 2020 en het uittreksel uit het vergaderverslag m.b.t. het agendapunt dat betrekking heeft op het DISARM-project. Deze stukken werden aan de beroeper bezorgd. Andere correspondentie in het kader van dit overleg of in het kader van de agendapunten van dit overleg, is niet in het bezit van het provinciebestuur. Naar aanleiding van het openbaarheidsverzoek d.d. 8 maart 2021 bezorgde het provinciebestuur geen afschrift van de gevraagde documenten omwille van de volgende reden: een bestuursdocument betreft alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie (art. I.4, 3°, van het Vlaamse bestuursdecreet van 7 december 2018). Aan de gevraagde bestuursdocumenten kan geen openbaarheid worden verleend aangezien deze stukken niet in het bezit van het provinciebestuur zijn. Naast de situering van de rol van de provinciegouverneur zoals uiteengezet in de bestreden beslissing geeft de provinciegriffier nog de volgende toelichting: Overeenkomstig artikel 20 van de statuten van het VLIZ vzw, is de gouverneur van West-Vlaanderen ambtshalve voorzitter van de raad van bestuur. De gouverneur is ambtshalve aangeduid als voorzitter van
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/140
pagina 3 van 5
de raad van bestuur van het VLIZ vzw. De gouverneur is in zijn hoedanigheid van voorzitter van de raad van bestuur van het VLIZ niet in die hoedanigheid aangeduid door de provincieraad. Bijgevolg vertegenwoordigt de gouverneur in de raad van bestuur van het VLIZ vzw de provincie niet als gedecentraliseerd bestuur. Hij zetelt in de raad van bestuur als voorzitter omwille van de meervoudigheid van zijn functie, zoals eerder toegelicht. Omwille van die redenen wordt de communicatie die de gouverneur (of zijn secretaris) onderhoudt met het VLIZ vzw in zijn hoedanigheid van voorzitter van de raad van bestuur, niet beheerd door de provincie. Zo behoort bijvoorbeeld ook het archief dienaangaande niet tot het provinciale archief. De mails waarnaar de beroeper verwijst en die dateren van 5 december 2019 en van 20 november 2020 zijn daarom niet ter beschikking van de provincie en kunnen bijgevolg niet bezorgd worden aan de beroeper. Wat betreft de vertegenwoordiging van provincieraadsleden in de raad van bestuur van het VLIZ vzw: Overeenkomstig artikel 11 van de statuten van het VLIZ zijn er twee mandaten in de raad van bestuur voorbehouden aan de provincie West-Vlaanderen. Deze mandaten worden deze legislatuur ingevuld door de provincieraadsleden Claude Croes en Patrick De Klerck. De provincieraadsleden die deel uitmaken van de raad van bestuur van een organisatie, zetelen in de raad van bestuur in hun hoedanigheid van bestuurder, in dit geval van het VLIZ vzw. Het mandaat van bestuurder is volgens de provinciegriffier te onderscheiden van het mandaat van provincieraadslid. Waar een provincieraadslid het provinciebestuur vertegenwoordigt, vertegenwoordigt een bestuurder van het VLIZ vzw, het VLIZ vzw. De bestuurders zijn dan ook de behoeders van het vennootschapsbelang en zijn loyaal ten aanzien van het doel van de vennootschap. De voorzitter van de raad van bestuur en een bestuurder worden geacht de beslissingen van de raad van bestuur bij te vallen. De functies van voorzitter van de raad van bestuur en van bestuurder worden bovendien beheerst door de zogenaamde principes van corporate governance die opgenomen zijn in de desbetreffende Code (https://www.corporategovernancecommittee.be/nl/over-de-code2020/belgische-corporate-governance-code-2020 ). Indien bestuurders van het VLIZ vzw, die tevens een provinciaal mandaat uitoefenen, in hun hoedanigheid van bestuurder over informatie omtrent het project DISARM beschikken, delen zij deze informatie niet met het provinciebestuur, aangezien de bestuurders een bijzonder statuut hebben, zoals hierboven omschreven. Het VLIZ vzw is bovendien niet verplicht om verslagen en andere documenten die betrekking hebben op de raad van bestuur van het VLIZ vzw aan het provinciebestuur te bezorgen omdat er twee provincieraadsleden in de raad van bestuur zetelen. Voornoemde regeling geldt echter niet voor de algemene vergadering van het VLIZ vzw. Drie provincieraadsleden, Claude Croes, Patrick De Klerck en Anthony Dumarey, zijn lid van de algemene vergadering van het VLIZ. Deze provincieraadsleden vertegenwoordigen de provincieraad in de algemene vergadering van het VLIZ. Ter voorbereiding van de algemene vergaderingen bezorgt het VLIZ de agenda en de voorbereidende stukken van de algemene vergaderingen aan de drie voornoemde raadsleden en aan het provinciebestuur. In de algemene vergaderingen kwam het DISARM-project echter niet aan bod. Het provinciebestuur beschikt bijgevolg ook niet over correspondentie m.b.t. de algemene vergadering over het DISARM-project. Op basis van deze toelichting dient de beroepsinstantie redelijkerwijze vast te stellen dat de provincie, rekening houdend met de hoedanigheid en de rol van de gouverneur en de provincieraadsleden bij het VLIZ en hierbij rekening houdend met de hoedanigheid in dewelke zij mogelijk over bepaalde correspondentie zouden beschikken, i.e. een hoedanigheid waarin zij niet als vertegenwoordigers van de provincie zetelen in het VLIZ, terecht oordeelde geen afschriften van bestuursdocumenten aangaande het dossier de Paardenmarkt te kunnen bezorgen aan de beroeper. De provincieraadsleden, lid van de Raad van Bestuur,
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/140
pagina 4 van 5
werden immers aangeduid door de Algemene Vergadering van de betrokken vzw en niet rechtstreeks door het provinciebestuur. De beroepsinstantie kan dus alleen maar vaststellen dat de provincie niet beschikt over de gevraagde bestuursdocumenten en dat er dus ook geen afschriften kunnen worden verstrekt. Nu een openbaarheidsverzoek enkel maar betrekking kan hebben op bestaande informatie die in het bezit is van een overheidsinstantie, zoals omschreven in artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet, dient het beroep voor wat betreft de door de beroeper geviseerde bestuursdocumenten dan ook als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 26 maart 2021 tegen de weigeringsbeslissing van de provincie WestVlaanderen wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 22 april 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/140
pagina 5 van 5