Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/266
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/266
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 26 augustus 2020 diende xxx een verzoek in bij het kabinet van Vlaams minister Diependaele, Vlaams minister van Financiën en Begroting, Wonen en Onroerend Erfgoed, waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van de volgende documenten voor de periode 1 januari 2013 tot en met 26 augustus 2020:
“Alle documenten en correspondentie, in welke vorm ook, uitgewisseld tussen uzelf, uw kabinet en: Ondernemingen waarvan duidelijk is of u bekend is dat zijdeel uitmaken van Exxon Mobil Petroleum & Chemical en van Total Belgium; Fédération Belge de l'Automobile & du Cycle (FEBIAC Asbl); Belgische Federatie der Brandstoffenhandelaars (Brafco); Fédération Pétrolière Belge (FPB) ; Belgische federatie van de chemische industrie en van life sciences (Essenscia); Traxio ; Belgian Public Affairs Community (Bepact); Government Relations Forum (GRF); Vlaams Netwerk van Ondernemingen (Voka); De Ministre-President van de Vlaamse regering et les membres de son cabinet; De Vlaamse minister van Justitie en Handhaving, Omgeving, Energie en Toerisme et les membres de son cabinet.
www.vlaanderen.be
Doch slechts voor zover deze documenten en correspondentie betrekking hebben op één of meer van de volgende onderwerpen: De Voorstel van resolutie betreffende een sterk Vlaams klimaatbeleid De Nationale Energie- en Klimaatplan De uitfasering van de verbrandingsmotor Diesel, benzine, biobrandstoffen, Compressed Natural Gas (CNG), Liquid Natural Gas (LNG) en andere alternatieve brandstoffen De electrische voertuig CO2 uitstoot gelinkt met transport Belastingen met betrekking tot voertuigen Autosolisme Bedrijfswagens Auto advertentie Technologische neutraliteit De zones 30 De decarbonisatie De verkeersvrije zones De lichte voertuigen (autos) De bezoeken op de terreinen bezeten door Exxon Mobil of Total CO2-taks; Koolstofheffing; De lage emissiezones in Vlaanderen” Het kabinet van Vlaams minister Diependaele heeft nagelaten om binnen de decretaal voorgeschreven termijn een beslissing te treffen. Op 8 oktober 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de ontstentenis van beslissing vanwege het kabinet van Vlaams minister Diependaele. Dit beroep werd geregistreerd op 12 oktober 2020. Bij mail van 9 oktober 2020 werd het verzoek tot openbaarheid alsnog geweigerd door het kabinet van minister Diependaele. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 26 augustus 2020. Op de datum van het ingestelde beroep, was de in artikel II.43, §1, 2e lid van het Bestuursdecreet bepaalde beslissingstermijn van 20 kalenderdagen verstreken. In overeenstemming met artikel II.48, §1 van het Bestuursdecreet heeft de termijn om een beroep in te stellen, ingevolge het uitblijven van een tijdige beslissing, geen aanvang genomen. Het beroepschrift van 8 oktober 2020 werd tijdig ingediend en is bijgevolg ontvankelijk.
Gegrondheid van het beroep
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/266
pagina 2 van 6
Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Inhoud van het beroepschrift
xxx geeft aan dat ze nooit een antwoord heeft gekregen op hun openbaarheidsverzoek d.d. 26 augustus 2020 aan het kabinet van Vlaams minister Diependaele en dat ze daarom beroep instellen.
2. Toelichting door het kabinet van Vlaams minister Diependaele Vooreerst aangeven dat bij mailbericht d.d. 09/10/2020 het kabinet van minister Diependaele alsnog het verzoek heeft geweigerd omwille van het feit dat de vraag als onredelijk kan gekwalificeerd worden op twee elementen. Vooreerst stelt het kabinet dat het huidig kabinet van minister Diependaele niet gevat kan worden met een vraag naar correspondentie en documenten die betrekking hebben op hun voorganger(s). Als tweede element is het kabinet van oordeel dat het groot aantal thema’s, daarenboven in zeer generieke bepalingen geformuleerd (correspondentie in alle vormen betrekking hebbende op vb.: “auto advertenties”, “ de decarbonisatie”, “technologische neutraliteit”, “autosolisme”) het onmogelijk maakt om deze vraag na te gaan. Het kabinet stelt verder dat “Het volume aan documenten en volume aan correspondentie dat
hiertoe zou moeten gescreend worden is van die grootte-orde dat wij uw vraag als niet redelijk beschouwen”. In reactie hierop heeft de beroeper bij mail d.d. 9/10/2020 aan het kabinet van minister Diependaele meegedeeld dat er reeds, wegens afwezigheid van antwoord, een beroep werd ingediend. De beroeper betwist ook de onredelijkheid van de vraag. Er wordt vooreerst geargumenteerd dat het Bestuursdecreet van 7 december 2018 het recht regelt om inzage te hebben in bestuursdocumenten die berusten bij een Vlaamse overheidsinstantie en dat het niet relevant is of dat document opgesteld of ontvangen is tijdens de ambtstermijn van de persoon die op dit moment aan het hoofd staat van die instantie. Zolang de informatie of het document aanwezig is, vallen zij onder de openbaarmakingsplicht. Daarnaast geeft de beroeper aan dat niet kan aanvaard worden dat de vraag als onredelijk wordt gekwalificeerd: “We vragen
immers niet naar alle correspondentie tussen onderstaande doelgroepen en het kabinet van de Vlaams Minister van Financiën. We hebben een precieze lijst opgemaakt van de onderwerpen die ons interesseren, bepaald omdat we het werk van de administratie wilden beperken en vergemakkelijken. Bovendien vragen we die informatie enkel in combinatie met een aantal specifieke bedrijven en organisaties, wat het aantal gevraagde documenten opnieuw sterk beperkt.” De beroepsinstantie nam op 12 oktober 2020 contact op met het kabinet van Vlaams minister Diependaele om nadere toelichting te verkrijgen.
Bij mail van 19 oktober 2020 van het kabinet van Vlaams minister Diependaele aan de beroepsinstantie werd vooreerst aangegeven dat het kabinet zich wenst te excuseren voor het uitblijven van een antwoord. Gezien de zomerperiode en het feit dat er op dat moment reeds een ander verzoek lopende was van beroeper werd het tweede verzoek ten onrechte over het hoofd gezien en verward met de eerste aanvraag van beroeper. Tevens reageert het kabinet op het huidig verzoek als volgt:
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/266
pagina 3 van 6
“• Wat betreft de periodiciteit dient opgemerkt te worden dat ons kabinet pas een overheidsinstantie geworden is op het moment van de eedaflegging van minister Diependaele, te weten per 02.10.2019. Dit maakt dat er geen correspondentie bestaat tussen minister Diependaele in die hoedanigheid, alsook van ons kabinet, en de diverse bestemmelingen van vóór 02/10/2019. We kunnen eveneens bevestigen dat er geen overdracht is gebeurd van bestuursdocumenten vanuit het vorig kabinet. • Ons kabinet heeft geen verzoek tot herformulering gedaan aan xxx. Wat ons betreft is de omvang van de vraag manifest onredelijk. Zowel op het vlak van de kwantiteit aan correspondenten (kabinetsmedewerkers vs. omschreven ondernemingen, organisaties en collega kabinetsmedewerkers van de minister-president) alsook het voorwerp van opgevraagde documenten, het aantal thema’s én de tijdsspanne (02.10.2019 t.e.m 26.08.2020) dewelke veel te omslachtig en generiek geformuleerd zijn. Bovendien bezit ons kabinet slechts 25 medewerkers, inclusief chauffeurs, bode, receptionisten en keukenpersoneel, waardoor het werk voor deze opdracht, gezien de diverse bevoegdheden van minister Diependaele en ook de uitdagingen die de huidige gezondheidscrisis met zich meebrengt, slechts uitgevoerd kan worden door een veel te beperkt aantal collega’s. Om al deze documenten te gaan screenen op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden, bezitten we te weinig mankracht. Een grondige en gedetailleerde screening van een grote hoeveelheid aan documenten is hier nochtans aan de orde.” 3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat het kabinet Diependaele in eerste instantie aangeeft dat het kabinet pas een overheidsinstantie is sinds 2 oktober 2019 (moment van de eedaflegging). Hieromtrent is de beroepsinstantie van oordeel dat, gezien de vraagstelling van de beroeper effectief gericht is aan de heer Diependaele in zijn hoedanigheid van Vlaams minister van Financiën en gezien ook het voorwerp van de vraagstelling in de initiële vraagstelling in die zin wordt aangegeven: “Alle documenten en correspondentie, in welke vorm ook , uitgewisseld tussen uzelf, uw kabinet”, het inderdaad zo is dat de heer Diependaele pas sinds 2 oktober 2019 Vlaams minister van Financiën is, wat maakt dat er geen correspondentie tussen de heer Diependaele in die hoedanigheid, alsook van het kabinet van de heer Diependaele in die hoedanigheid, en de diverse bestemmelingen bestaat van vóór 2 oktober 2019. Het gaat aldus om documenten die de minister en zijn kabinet niet in het bezit hebben. Bijgevolg heeft het verzoek, in de mate dat het betrekking heeft op correspondentie van 1 januari 2013 tot 2 oktober 2019, betrekking op documenten die geen bestuursdocumenten zijn in de zin van het Bestuursdecreet. In artikel I.4, 3° Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Voor de volledigheid kan ook meegegeven worden dat het kabinet van minister Diependaele aan de beroepsinstantie bij mail van 19 oktober 2020 heeft meegedeeld dat het kabinet evenmin in het bezit is van documenten die van vóór 2 oktober 2019 dateren omdat er geen overdracht is geweest van het vorige kabinet. Het beroep is bijgevolg, in de mate dat het betrekking heeft op correspondentie van 1 januari 2013 tot 2 oktober 2019, ongegrond. De beroepsinstantie stelt voorts vast dat het kabinet, wat de tijdsperiode 2 oktober 2019 tot en met 26 augustus 2020 betreft, impliciet beroep doet op de uitzonderingsgrond vermeld in artikel II.33, 1° Bestuursdecreet. Volgens artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet kan een overheidsinstantie een openbaarheidsverzoek afwijzen wanneer de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/266
pagina 4 van 6
Hierbij dient de beroepsinstantie alvast op te merken dat het kabinet geen verzoek tot herformulering heeft gedaan aan de beroeper, wat nochtans voorzien wordt in artikel II.33, 1° Bestuursdecreet. De beroepsinstantie is hieromtrent van oordeel dat het verzuim om met de aanvrager in dialoog te treden, in casu, gelet op de concrete omstandigheden, geen sanctie moet opleveren. De afwezigheid van een dergelijk verzoek tot herformulering van de aanvraag is in casu geen grond voor de beroepsinstantie om het beroep in te willigen en de openbaarmaking waartegen een uitzonderingsgrond zich verzet, te bevelen. De beroepsinstantie dient ook vast te stellen dat de scope zowel wat de periode als de correspondenten betreft, veel ruimer is dan het verzoek van de beroeper zoals behandeld in het dossier OVB/2020/222. Hierbij dient ook vastgesteld te worden dat bij mailbericht d.d. 14 september 2020 het mailverkeer tussen het kabinet van Vlaams minister Diependaele en FEBIAC, met de twee bijhorende bijlagen, aan de beroeper werd bezorgd, zodat, wat deze documenten betreft, het beroep als zonder voorwerp moet worden beschouwd. Voor het overige kan de beroepsinstantie, op grond van de ontvangen toelichting van het kabinet Diependaele, wel inzien dat het voldoen aan het huidig verzoek van de beroeper, gelet op de omvang ervan en de nodige tijdsbesteding hieraan, een significante impact heeft. Er kan voor de beroepsinstantie dan ook geen twijfel over bestaan dat het zeer zeker een enorm intensief en tijdrovend werk zou zijn om - gezien de scope van het verzoek: het aantal correspondenten, de talrijke onderwerpen die vernoemd worden in het openbaarheidsverzoek en de tijdsperiode waarop het verzoek betrekking heeft - de wellicht grote hoeveelheid aan documenten te verzamelen door de kabinetsmedewerkers (naast de minister bestaat het kabinet uit 25 medewerkers, inclusief chauffeurs, bode, receptionisten en keukenpersoneel) en dan nog eens te gaan screenen op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden Een grondige en gedetailleerde screening van een grote hoeveelheid aan documenten is hier aan de orde. De beroepsinstantie sluit zich hierbij aan bij de toelichting van het kabinet zoals geformuleerd in het hierboven geciteerd mailbericht van 19 oktober 2020. In casu wijst de beroepsinstantie dan ook op het kennelijk onredelijk karakter van dit onderdeel van dit openbaarheidsverzoek. Het voorwerp is dan ook dermate omvangrijk – zoals hierboven weergegeven - dat de aanvraag als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd, omdat het verzamelen en de screening van al die documenten met het oog op de eventuele mogelijke toepassing van wettelijke en decretale uitzonderingsgronden een enorm en overdreven tijdrovend werk zou inhouden voor de betrokken instantie. Artikel II.40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een verzoeker in principe geen belang hoeft aan te tonen om de openbaarheid van bestuursdocumenten te verkrijgen. Dit betekent evenwel niet dat er geen redelijk belang aanwezig moet zijn: het uitoefenen van een recht zonder enig aantoonbaar redelijk en voldoende belang kan als kennelijk onredelijk worden beschouwd. Het komt een overheidsinstantie of de beroepsinstantie in principe niet toe om de motieven van de aanvragen of van de beroepen te onderzoeken. Dit kan echter geen vrijgeleide zijn om een dermate grote hoeveelheid documenten aan te vragen, waardoor een onredelijke werkoverlast ontstaat voor de instantie en waardoor de normale werking ervan in het gedrang komt. Het grondwettelijke recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van het bestuur. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. De beroepers hebben aldus het volste recht gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die ze zich ter harte hebben genomen, na te gaan. Zij zijn er echter niet van ontslagen om hun rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen. Het belang dat de beroepers bij de
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/266
pagina 5 van 6
uitoefening van hun rechten hebben, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de diverse bestuursinstanties. De beroepsinstantie stelt vast dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek in casu evenwel een al te ruime omvang heeft. Het voorwerp is dermate omvangrijk en de toetsing van alle documenten aan de uitzonderingsgronden is zo tijdrovend, dat deze aanvraag dan ook als kennelijk onredelijk moet worden beschouwd. Na billijke afweging van ieders belangen, komt de beroepsinstantie, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, dan ook tot de conclusie dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek terecht moet worden afgewezen in toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt weegt kennelijk niet op tegen de last die het inwilligen van deze omvangrijke aanvraag inzake openbaarheid van bestuur zou veroorzaken voor de betrokken instantie (kabinet van minister Diependaele). Om deze redenen wordt het beroep, in de mate dat het betrekking heeft op de gevraagde correspondentie van 2 oktober 2019 tot en met 26 augustus 2020, eveneens als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 8 oktober 2020 tegen de ontstentenis van beslissing vanwege het kabinet van Vlaams minister Diependaele wordt als ontvankelijk doch deels zonder voorwerp, deels ongegrond beschouwd. Brussel, 4 november 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/266
pagina 6 van 6