Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/297
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/297
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 23 juni 2021 diende xxx, bij mailbericht, een verzoek in bij de Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij (verder ‘OVAM’), waarbij werd verzocht om inzage in volgende dossiers: “bodemanalyses maar vooral de conclusies en de bijhorende normen: xxx • BBO: dossiernummer 9066 • Schadegeval: dossiernummer 803453 xxx • OBO: dossiernummer 36435 xxx • OBO: dossiernummer 31668 xxx • BBO: dossiernummer 1051 xxx • BBO: dossiernummer 10969”. OVAM reageerde op dit verzoek bij mailbericht van 8 juli 2021. Bij mailbericht van 8 juli 2021 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen voormelde beslissing. Dit beroep werd geregistreerd op 8 juli 2021.
www.vlaanderen.be
Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek dateert van 23 juni 2021. De bestreden beslissing dateert van 8 juli 2021. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroep van de heer Bauwens werd ingediend bij mailbericht d.d. 8 juli 2021 en is bijgevolg tijdig ingesteld. Het beroepschrift is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Bij mail d.d. 8 juli 2021 heeft OVAM aan de verzoeker meegedeeld: “In antwoord op uw vraag van 23 juni 2021 ivm het opvragen van bodemdossiers bij de OVAM, kunnen wij u melden dat u deze dossiers betalend kan opvragen via https://www.ovam.be/inzage (…-)”.
2. Inhoud van het beroepschrift In zijn beroepschrift stelt de beroeper dat het betalend maken om dossiers ter inzage ter beschikking te stellen geen openbaarheid van bestuur is. Hij geeft ook aan dat deze dossiers perfect online raadpleegbaar kunnen zijn.
3. Toelichting door de OVAM De beroepsinstantie nam op 13 juli 2021 contact op met de OVAM om nadere toelichting te ontvangen. Bij mailberichten d.d. 15 en 16 juli 2021 werd enige toelichting ontvangen. De OVAM heeft vooreerst aan de beroepsinstantie het volgende toegelicht:
1) Het voorwerp van deze vraag was de inzage in een aantal bodemonderzoeken. De OVAM werkte voor dit soort vragen een reeds ingeburgerde aanvraagprocedure uit waardoor zij de aanvrager verwees naar de digitale formulieren op https://www.ovam.be/inzage. Via deze weg kan een aanvrager zowel inzage van bodemonderzoeken vragen, als kopie van digitale of papieren rapporten. Door de snelle verspreiding van het coronavirus (COVID-19) hebben overheidsinstellingen als de OVAM sinds maart 2020 echter de nodige maatregelen moeten nemen om deze verspreiding in te perken. De OVAM volgde hierbij de federale regelgeving inzake de Coronamaatregelen, alsook de richtlijnen hierrond van de Vlaamse overheid. Om deze reden kon de OVAM tijdelijk geen bezoekers meer ontvangen en dus niet instaan voor de inzage ter plaatse van bestuursdocumenten op digitale of papieren drager. Deze tijdelijke maatregel werd duidelijk als volgt vermeld op https://www.ovam.be/inzage : “Door de Corona maatregelen is het enkel mogelijk om een rapport digitaal op te vragen. Het is momenteel niet mogelijk om de rapporten in te kijken in de gebouwen van de OVAM”
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/297
pagina 2 van 4
Deze vraag dateerde van 23 juni jl en werd beantwoord op 8 juli jl. Tijdens deze periode was de betreffende Coronamaatregel nog van toepassing en kon de aanvrager de gevraagde bestuursdocumenten dus nog niet ter plaatse inkijken. Onze IT-systemen maken het vooralsnog niet mogelijk om van op afstand digitale bestuursdocumenten in te kijken zonder dit als de overhandiging van een afschrift te beschouwen. Om deze redenen nam de OVAM de beslissing van 8 juli jl. Wij kunnen u al wel meedelen dat, gelet op de laatste versoepelingen van de maatregelen, het vanaf 16/07 wel terug mogelijk zal zijn om bestuursdocumenten in te kijken in de burelen van de OVAM. Wij zullen de heer Bauwens hiervan op de hoogte stellen en hem uitnodigen om hiervoor een afspraak te maken. 2) De inzage op de burelen van de OVAM gebeurt inderdaad gratis. Om de hierboven vermelde redenen is van deze mogelijkheid echter tijdelijk geen gebruik kunnen gemaakt worden. Voor het printen wordt evenwel een retributie aangerekend omdat dit dan als het krijgen van een afschrift moet worden beschouwd. 3) De dossiers zijn, wanneer er geen bijzondere maatregelen van toepassing zijn, digitaal raadpleegbaar op de burelen van de OVAM. Onze IT-systemen maken het vooralsnog niet mogelijk om van op afstand digitale bestuursdocumenten in te kijken.” De beroepsinstantie heeft eveneens in carbon copy kennis kunnen nemen van het mailbericht van 16 juli 2021 van de OVAM aan de beroeper:
“Op 23 juni jl. ontvingen wij uw verzoek tot het verlenen van inzage in volgende dossiers: xxx • BBO: dossiernummer 9066 • Schadegeval: dossiernummer 803453 xxx • OBO: dossiernummer 36435 xxx • OBO: dossiernummer 31668 xxx • BBO: dossiernummer 1051 xxx • BBO: dossiernummer 10969
Gelet op de toen nog geldende coronamaatregelen konden wij niet ingaan op uw verzoek tot inzage en u enkel wijzen op de mogelijkheid tot het verkrijgen van een afschrift via https://www.ovam.be/inzage. Dit deelden wij u mee op 8 juli jl. Gelet op de versoepelingen van de coronamaatregelen is inzage op de burelen van de OVAM vanaf heden wel terug mogelijk. U kan hiervoor een vraag voor een afspraak verzenden via het formulier dat terug te vinden is op https://www.ovam.be/inzage. Daarna zal onze contactpersoon u per mail contacteren om een afspraak te maken.”
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/297
pagina 3 van 4
4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie duidt dat het beroep van de beroeper gericht was tegen de beslissing van OVAM die de beroeper toeliet om tegen betaling een afschrift van de opgevraagde informatie te bekomen, terwijl beroeper had verzocht om inzage in de opgevraagde informatie. De beroepsinstantie is van oordeel dat uit de bestreden beslissing van de OVAM een duidelijke bereidheid blijkt om in te gaan op het verzoek van de beroeper tot openbaarmaking, waarbij evenwel werd gesteld dat de gevraagde informatie, meer bepaald een afschrift ervan, betalend kon worden opgevraagd. Op vraag van de beroepsinstantie heeft de OVAM in haar toelichting bevestigd dat het voorwerp van het verzoek van de beroeper inderdaad een verzoek tot inzage betrof, maar dat omwille van coronamaatregelen, inzage, op het moment van de bestreden beslissing, niet mogelijk was. Eveneens werd bevestigd dat, conform artikel II.32, 2de Bestuursdecreet, inzage kosteloos is. De OVAM geeft tevens aan dat hun IT-systemen het vooralsnog niet mogelijk maken om van op afstand digitale bestuursdocumenten in te kijken. Bij mailbericht d.d. 16 juli 2021 werd door de OVAM aan de beroeper de mogelijkheid geboden om de dossiers op de burelen van de OVAM in te zien. Op grond van het bovenvermelde is de beroepsinstantie van oordeel dat door de OVAM alsnog aan het verzoek tot inzage van de beroeper is tegemoetgekomen en wordt het beroep als zonder voorwerp beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 8 juli 2021 tegen de weigeringsbeslissing vanwege de OVAM d.d. 8 juli 2021 wordt als ontvankelijk doch zonder voorwerp beschouwd. Brussel, 3 augustus 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/297
pagina 4 van 4