Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/120
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/120
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 16 februari 2021 diende xxx (hierna vermeld als: verzoeker), een verzoek in bij de stad Antwerpen om een afschrift te verlenen van de door de begrafenisondernemer aangeleverde documenten betreffende de crematie van de vader van verzoekster, xxx, met name: 1. bewijs van identiteit van overledene, met andere woorden een kopij van de identiteitskaart van de moeder van verzoekster; 2. ondertekende aanvraag tot crematie. Op 17 februari en 24 februari 2021 werd voormeld openbaarheidsverzoek gedeeltelijk ingewilligd door de stad Antwerpen. Op 11 maart 2021 diende verzoekster beroep in bij de beroepsinstantie tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de stad Antwerpen. Dit beroep werd geregistreerd op 11 maart 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van verzoekster dateert van 61 februari 2021. De gedeeltelijke weigeringsbeslissingen van de stad Antwerpen dateren van 17 en 24 februari 2021. Deze beslissingen maken geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in
www.vlaanderen.be
artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het beroepschrift van verzoekster d.d. 11 maart 2021 is tijdig ingediend en wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
De aangevochten beslissingen
Op 17 februari 2021 bezorgde de stad Antwerpen het volledige dossier betreffende de crematie aan verzoekster, met daarbij het faxbericht van 3 juni 2015 van de begrafenisondernemer aan de loketdiensten van de stad Antwerpen en een kopij van de identiteitskaart van de moeder van verzoekster. Daarop repliceerde verzoekster met een mail d.d. 20 februari 2021 aan de stad Antwerpen, waarin werd gesteld dat het toegestuurde dossier onvolledig is en werd gevraagd naar : 1. De ontbrekende pagina’s 1 en twee uit de fax d.d. 3 juni 2015 van de begrafenisondernemer; 2. De ontbrekende identiteitsgegevens van de persoon die de aanvraag tot crematie heeft ondertekend; 3. Het uitdrukkelijk mandaat van de moeder van verzoekster met de toestemming om i.o. de aanvraag te ondertekenen. Op 24 februari 2021 antwoorde de stad Antwerpen daarop als volgt : 1. Deze pagina's zijn niet aanwezig in het dossier. Daar moet ik uit besluiten dat ze geen deel van dit dossier zijn. 2. Dat is geen vereist document. De firma uitvaartcentrum.be wordt beschouwd als degene die bevoegd is om in de lijkbezorging te voorzien of zijn gemachtigde. 3. Het contract of de overeenkomst tussen de nabestaanden en de begrafenisonderneming is geen vereist document. De aanvragen tot toestemming tot crematie door de firma's worden te goeder trouw ingediend en behandeld.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoekster geeft aan dat zij niet tevreden is met de antwoorden vanuit de stad Antwerpen en vraagt nogmaals om de stukken, zoals aangegeven in haar mail d.d. 20 februari 2021 (zie hoger vermeld).
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/120
pagina 2 van 4
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de stad Antwerpen, waarbij werd gevraagd om aan te geven over welke documenten ze exact beschikken in verband met het opgevraagde dossier. Vanuit de stad Antwerpen werd het volledige dossier bezorgd aan de beroepsinstantie, met daarin alle stukken waarover de stadsdiensten beschikken. Daarnaast werd de bijkomende toelichting nog gegeven aangaande de drie onderdelen van de vragen van verzoekster -
-
Pagina 1 en 2 uit de fax d.d. 3 juni 2015 zitten niet in het dossier. Ze zullen vermoedelijk ooit in het bezit van de staddiensten zijn geweest. Mogelijks waren ze niet relevant of mogelijk behoren ze tot een ander dossier. Dat is in casu onmogelijk vast te stellen. Het is immers zo dat in de faxen die een begrafenisondernemer aan de loketdiensten bezorgt, vaak verschillende overlijdens worden behandeld. In het dossier dat xxx ontvangen heeft, zitten enkel de pagina’s die gaan over het overlijden van haar vader. Het verzoek werd i.o. getekend door de verantwoordelijke van de begrafenisonderneming. Het contract tussen uitvaartonderneming en xxx om de uitvaart te regelen is niet in het bezit van de stadsdiensten.
De stad Antwerpen heeft nog eens uitdrukkelijk bevestigd aan de beroepsinstantie dat ze alle documenten die ze in haar bezit heeft, ook effectief heeft toegestuurd aan verzoekster. De beroepsinstantie kan dus enkel maar vaststellen dat wat betreft de door verzoekster gevraagde documenten, de stad Antwerpen niet in het bezit is van de die documenten. Het recht op openbaarheid van bestuur onder de vorm van een afschrift van een bestuursdocument geldt logischerwijze enkel voor effectief bestaande bestuursdocumenten of documenten die in het bezit zijn van de betrokken overheidsinstantie. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de stad Antwerpen niet in het bezit is van de opgevraagde documenten met betrekking tot de desbetreffende crematie. Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden. Voorts werd van alle beschikbare documenten al eerder een afschrift bezorgd aan verzoeker. Het beroepschrift dient bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 11 maart 2021 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissingen vanwege de stad Antwerpen wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/120
pagina 3 van 4
Brussel, 9 april 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/120
pagina 4 van 4