Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/386
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/386
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 14 september 2021 diende xxx (hierna: verzoeker) een verzoek in bij de stad Landen om een afschrift te verkrijgen van volgende documenten: 1.
2. 3. 4.
5. 6.
Afschrift, eensluidend met het origineel, van de volledige aanvraag, de toelichtende nota van de architect en van het inplantingsplan tot het bekomen van de stedenbouwkundige vergunning voor de verbouwing van een bestaand servicestation nadien ogenschijnlijk vergund onder referte 1996/BA/1334. Afschrift, eensluidend met het origineel, van het besluit van uw college van de stad Landen ( 5 nov 1996) waarbij een stedenbouwkundige vergunning 1996/BA/1334 werd afgeleverd en waarover sprake in voornoemd verslag van 22 juli 2021 onder de rubriek “historiek”. Afschrift, eensluidend met het origineel, van het stedenbouwkundig attest 1981/SA.2.8 Afschrift, eensluidend met het origineel, van het advies uitgebracht door het college van burgemeester en schepenen aan de Bestendige Deputatie naar aanleiding van een aanvraag tot het bekomen van een milieuvergunning door xxx voor het veranderen van een ingedeelde inrichting Klasse 1 op xxx. Afschrift, eensluidend met het origineel, van de adviesaanvraag in de zaak xxx over het aspect verkeersveiligheid aan “ de betrokken adviesinstantie” en de registervermelding van deze adviesaanvraag cfr. het decreet Lokaal Bestuur. Afschrift, eensluidend met het origineel, van het advies over het aspect “ verkeersveiligheid” door de betrokken adviesinstantie. Opgelegd als stedenbouwkundige voorwaarden in de beslissing van 27/7/2021.
www.vlaanderen.be
7. 8. 9. 10. 11.
Afschrift, eensluidend met het origineel, van het Besluit van het daartoe bevoegde orgaan ( college/gemeenteraad?) waarbij het standaardadvies en de algemene voorwaarden van de dienst Planning & werken van de stad Landen werd vastgesteld of goedgekeurd. Afschrift, eensluidend met het origineel, van de boeking door de stad Landen van de opgelegde kosten ex artikel 93 uitvoeringsbesluit OVD, zijnde de uitvoering van een door het College opgelegde stedenbouwkundige last. Afschrift, eensluidend met het origineel, van een afschrift van de ondertekende Burgemeestersconvenant 2020-2030 en de goedkeuring hiervan door het bevoegde Orgaan in de schoot van de stad Landen Afschrift, eensluidend met het origineel, van een afschrift van het gemeentelijk energie- en klimaatactieplan voor de periode 2020-2030 ( SECAP) en een afschrift van de goedkeuring van dit plan door het gehabiliteerd gemeentelijk orgaan. Afschrift, eensluidend met het origineel, van een afschrift van de door de stad Landen ondertekende Bomencharter Vlaanderen voor de periode 2019-2024 en een afschrift van de goedkeuring van dit charter door het gehabiliteerd gemeentelijk orgaan.
De stad Landen heeft nagelaten om binnen de decretaal bepaalde termijn een beslissing te treffen. Op 13 oktober 2021 stelde verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur. Op 13 oktober 2021 werd dit beroep geregistreerd door de beroepsinstantie. Op 12 november 2021 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 14 september 2021. Op 13 oktober 2021, de datum van het beroep, was de in artikel II.43, § 1, 2e lid van het Bestuursdecreet bepaalde beslissingstermijn van 20 kalenderdagen voor de stad Landen verstreken, zonder dat verzoeker een beslissing had ontvangen. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Oorspronkelijk verzoek
Middels zijn verzoekschrift van 14 september 2021 wenste verzoeker een afschrift van een aantal documenten zoals hiervoor omschreven onder de titel “voorafgaande procedure” van deze beslissing.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/386
pagina 2 van 6
2.
Inhoud van het beroepschrift
Bij gebrek aan reactie van de stad Landen zag verzoeker zich genoodzaakt beroep in te dienen tegen de ontstentenis van beslissing. Via het indienen van het beroepschrift wenst verzoeker alsnog een afschrift van de gevraagde documenten te verkrijgen.
3.
Toelichting door de stad Landen
In reactie op het beroepschrift mailde de stad Landen op 20 oktober 2021 aan verzoeker de beslissing van de algemeen directeur dd. 18/10/2021 die luidt als volgt :
“Geachte Volgende documenten kunnen in antwoord op uw vraag van 14 september 2021 in het kader van openbaarheid van bestuur ter beschikking gesteld worden en kan u via onderstaande link downloaden: https://we.tl/t-P5FflNqaeX 1) Afschrift van de volledige aanvraag tot het bekomen van de stedenbouwkundige vergunning voor de verbouwing van een bestaand servicestation met ref. 1996/BA/1334, met onder meer: a. Het aanvraagformulier b. Het attest van de ontwerper belast met het opmaken van de plannen c. De vereiste foto’s d. Het statistische formulier e. Inplantingsplan De andere effectieve bouwplannen, die deel uitmaken van de aanvraag, kunnen niet ter beschikking gesteld worden omdat hier een auteursrechtelijke bescherming van toepassing is. 2) Afschrift besluit van het college van de stad Landen ( 05 november 1996 ) waarbij een stedenbouwkundige vergunning 1996/BA/1334 werd afgeleverd. 3) Afschrift van het stedenbouwkundig attest 1981/SA.2.8 4) Afschrift van het advies van het college van burgemeester en schepenen in kader van het besluit van de deputatie van Vlaams – Brabant bestaat niet omdat het gaat over een aktename. 5) Adviesaanvraag in de zaak xxx over het aspect verkeersveiligheid aan het Agentschap Wegen & Verkeer werd u reeds verzonden in het kader van uw aanvraag openbaarheid van bestuur van 29 juni 2021 met onze referentie OVB 433 (punt 4) . De adviesvraag werd gesteld zoals voorzien via het Omgevingsloket en bijgevolg ook geregistreerd in het Omgevingsloket. Afdruk van de gebeurtenis in het Omgevingsloket wordt als bijlage toegevoegd. 6) Afschrift van het advies over het aspect "verkeersveiligheid” door de betrokken adviesinstantie: Het advies van het Agentschap Wegen & Verkeer werd u reeds bezorgd in het kader van uw aanvraag openbaarheid van bestuur van 03 augustus 2021 met onze referentie OVB 442 (punt 3). 7) Document bestaat niet. Dit is een advies van de dienst Planning & Werken en niet van het college van burgemeester en schepenen en/of gemeenteraad. 8) Als bijlage een afschrift van de boeking door de stad Landen inzake de opgelegde kosten van art.83 uitvoeringsbesluit OVD. 9) Afschrift van het besluit college van burgemeester en schepenen van de bekrachtiging van het burgemeesterconvenant en de ondergetekende burgemeesterconvenant 2020 - 2030 10) Afschrift van het gemeentelijk Energie – en Klimaatactieplan 11) Afschrift van de ondertekende bomencharter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/386
pagina 3 van 6
U kan tegen deze beslissing beroep aantekenen bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur. Dit beroep moet binnen de 30 kalenderdagen worden ingediend vanaf heden door middel van een aangetekende brief of e-mail en moet gezonden worden naar Departement Kanselarij en Bestuur, Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur, Havenlaan 88 te 1000 Brussel (e-mail: openbaarheid@vlaanderen.be). Hoogachtend” 4. Reactie van beroeper op ontvangen documenten Op 22 oktober 2021 bevestigt beroeper de ontvangst van de mail van de stad Landen met daarbij gevoegd de beslissing van de algemeen directeur dd. 18 oktober 2021 en de link waarop de aangeleverde documenten te consulteren zijn. Beroeper wijst erop dat wat punt 1 (de openbaarmaking van de bouwaanvraag) betreft de algemeen directeur enkel uitspraak doet over het gevraagde afschrift van de plannen en zo volgens beroeper hem ten onrechte de inzage weigert. De afgeleverde bouwvergunning (punt 2) is onvolledig aangezien deze vergunning voorwaardelijk werd verleend waardoor eveneens het in bijlage gevoegde advies van AWV waarin de na te leven voorwaarden werden opgesomd had moeten mee bezorgd zijn. Inzake het besluit tot bekrachtiging van het burgemeestersconvenant (punt 9) stelt beroeper dat het bezorgde document niet juist is aangezien het afschrift dat werd overgemaakt een gemeenteraadsbeslissing van 24 november 2020 betreft d.w.z. anterieur aan de burgemeestersconvenant en dus geen ulterieure bekrachtigingsbeslissing zoals de algemeen directeur wil laten geloven. Wat betreft het gevraagde afschrift van het gemeentelijk Energie- en Klimaatactieplan voor de periode 2020-2030 stelt beroeper dat het verkeerde actieplan werd overgemaakt met name dat geldig tot einde 2020 en niet het gevraagde voor de komende 10 jaar. Uit voormelde reactie van beroeper blijkt dat het beroep zich nu dan ook beperkt tot deze 4 punten.
5. Standpunt van de beroepsinstantie Om met kennis van zaken over het beroep te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie contact opgenomen met de stad Landen, om de gevraagde documenten te krijgen en de stad Landen in de gelegenheid te stellen om wat meer duiding te verstrekken betreffende dit dossier en te reageren op de door beroeper geformuleerde grieven met betrekking tot de op 20 oktober 2021 ontvangen documenten. Op 6 december 2021 heeft de stad Landen geantwoord aan de beroepsinstantie, aan wie het thans toekomt om te oordelen over het ingestelde beroep.
Betreffende bovenvermeld punt 1 : de inzage van de plannen Beroeper stelt in zijn schrijven van 22 oktober 2021 dat de algemeen directeur, door enkel uitspraak te doen over een afschrift van de plannen, verzuimd heeft een beslissing te nemen over het uitdrukkelijk gesolliciteerde recht op inzage van deze bouwplannen die deel uitmaken van de volledige aanvraag van de stedenbouwkundige vergunning.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/386
pagina 4 van 6
In punt 1 van de opsomming van gevraagde stukken in het oorspronkelijk verzoek is evenwel enkel sprake van een “Afschrift, eensluidend met het origineel, van de volledige aanvraag,…” zodat de beslissing van de algemeen directeur op het eerste zicht correct en volledig lijkt. Weliswaar stelt de beroepsinstantie bij een tweede lezing van het oorspronkelijk verzoek vast dat de opsomming van alle gevraagde afschriften voorafgaat door het volgende :
“Ik verwijs naar de in rand vermelde zaak waarin ik , o.a. voortgaande op de inhoud van het op 22 juli 2021 ondertekend verslag van de Gemeentelijke Omgevingsambtenaar wnd. xxx aan uw college, U verzoek om mij middels de rechtsfiguur van openbaarheid van bestuur openbaarmaking te doen van bestuursdocumenten i.c. door inzage en afschrift te verlenen van de volgende bestuursdocumenten: 1. Afschrift, eensluidend met het origineel, van de volledige aanvraag,… 2. Afschrift, eensluidend met het origineel, van het besluit van het college… 3. Afschrift, eensluidend met het origineel, van het stedenbouwkundig attest 1981/SA.2.8. …” Hoewel enigszins verwarrend geformuleerd kan worden aangenomen dat beroeper ook naast een afschrift het recht op inzage heeft gevraagd. Aangezien de bescherming van de auteursrechten de inzage van de plannen niet kan verhinderen, dient het beroep wat de inzage betreft dan ook als gegrond te worden beschouwd.
Betreffende bovenvermeld punt 2: het ontbrekend advies van AWV De stad Landen bezorgde de beroepsinstantie een afschrift van het bij de bezorgde vergunning (1996/BA/1334) ontbrekend advies van AWV. Dit document is duidelijk een bestuursdocument dat principieel in aanmerking komt voor openbaarmaking. De stad Landen formuleerde geen bezwaren hiertegen en ook de beroepsinstantie ziet geen gronden die de openbaarmaking kunnen verhinderen. Het beroep dient wat dit punt betreft dan ook als gegrond te worden beschouwd.
Betreffende bovenvermeld punt 3 : de bekrachtigingsbeslissing van het burgemeestersconvenant De stad Landen meldt in haar toelichting van 6 december 2021 dat er geen ander document bestaat dan het reeds bezorgde uittreksel van de notulen van de gemeenteraad van 24 november 2020 waarin werd beslist het burgemeestersconvenant te ondertekenen en het op 2 februari 2021 ondertekende exemplaar. Na de ondertekening van het burgemeestersconvenant werd er geen extra bekrachtigingsbesluit meer opgesteld. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. Aangezien het in casu een onbestaand document betreft, kan daarvan dan ook geen afschrift worden verleend. Bijgevolg dient het beroep met betrekking tot het gevraagde onder punt 3 ongegrond te worden verklaard.
Betreffende bovenvermeld punt 4: het gemeentelijk energie en klimaatactieplan 2020-2030
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/386
pagina 5 van 6
De stad Landen meldt in haar toelichting dat er nog geen energie- en klimaatactieplan 2020-2030 bestaat. Aan dit actieplan voor de komende 10 jaar wordt momenteel nog gewerkt in samenwerking met de provincie. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. Aangezien het in casu een onbestaand document betreft, kan daarvan dan ook geen afschrift worden verleend. Bijgevolg dient het beroep met betrekking tot het gevraagde klimaatactieplan 2020-2030 onder punt 4 ongegrond te worden verklaard. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 13 oktober 2021 tegen de ontstentenis van beslissing van de stad Landen is ontvankelijk en deels gegrond en deels ongegrond. Bijgevolg dient de stad Landen inzage te verlenen in de bij de vergunningsaanvraag gevoegde plannen en een afschrift te bezorgen van het bij de afgeleverde vergunning 1996/BA/1334 gevoegde advies van AWV.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet). Brussel, 7 december 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/386
pagina 6 van 6