ABB_OP_2020_2024_JR_2019.pdf

Meerjarig ondernemingsplan 2020 - 2024

AGENTSCHAP BINNENLANDS BESTUUR binnenland.vlaanderen.be

Meerjarig Ondernemingsplan 2020 - 2024 INHOUD Inleiding ....................................................................................................................................................................................................2 Meerjarig OP 2020 – 2024 .......................................................................................................................................................... 5 SD 1: We inspireren en evalueren het beleid in elk van onze beleidsvelden. SD 2: We stimuleren besturen en organisaties die bijdragen aan onze beleidsdoelen

5

met financiĂŤle ondersteuning. SD 3: We bouwen mee aan een helder bestuurlijk landschap met bestuurskrachtige lokale besturen

10

en een bruisende lokale democratie. SD 4: We waken over de correcte toepassing van wettelijke kaders.

11 13

SD 5: We ondersteunen onze belanghebbenden met advies en coaching. SD 6: We bouwen aan een kennisorganisatie die zichtbaar en wendbaar inspeelt

14

op interne en externe kennisnoden. SD 7: We positioneren ons als betrouwbare partner in onze netwerken

16

en tonen dit in onze communicatie. SD 8: We organiseren ons zo dat we steeds strategisch kunnen inspelen op opportuniteiten

19

en gewijzigde omstandigheden.

21

Rapportering OP 2019................................................................................................................................................................ 24 Globale beschrijvende evaluatie per organisatiedomein Beleidsontwikkeling

24 24

Financieren Bestuurlijk Organiseren

25 26

Toezicht houden en Handhaven Adviseren en Ondersteunen

26 27

Kennisorganisatie Belanghebbendenmanagement

27 28

Organisatieontwikkeling Interne en externe communicatie

29 32

Rapportering acties 2019

33

Personeelsplan 2020.................................................................................................................................................................... 44

www.vlaanderen.be

INLEIDING ABB is een organisatie met een grote waaier aan taken die op het eerste gezicht erg uiteenlopend zijn: van de lokale verkiezingen tot de preventie van radicalisering; van de taalwetwijzer tot de gemeente- en stadsmonitor. Toch zijn wij ervan overtuigd dat er in al onze opdrachten een gemeenschappelijk streven schuilgaat, met name de betrachting om burgers en besturen wederzijds te verbinden en versterken. Wij geloven sterk in de rol die lokale besturen hierin te spelen hebben. ABB neemt door zijn unieke positionering een bijzondere plaats in tussen burgers, lokale besturen en de Vlaamse overheid als geheel. Vanuit die positie hebben we belangrijke sleutels in handen om mee te bouwen aan het democratisch samenleven in diversiteit in Vlaanderen ĂŠn Brussel. De missie van ABB is daarom de volgende:

ABB bouwt mee aan duurzaam en democratisch samenleven in diversiteit door burgers en bestuur te verbinden en te versterken

Hoe willen we die missie nu realiseren? De krachtlijnen van onze aanpak en ambitie hebben we geformuleerd in onze visie:

ABB is een wendbare organisatie die het beleid inspireert en antwoorden aanreikt voor de bestuurlijke en maatschappelijke uitdagingen van vandaag en morgen. Door het verder uitbouwen en aanwenden van onze kennis, onze expertise en ons netwerk willen we de referentie zijn voor burgers en bestuur. Wij verbinden en versterken burgers en bestuur door: -

het bevorderen van gelijke kansen en het samenleven van burgers in diversiteit. een beleidskader en instrumenten aan te reiken die de relatie tussen burgers en bestuur bevorderen. in te zetten op de versterking van de bestuurskracht van lokale besturen, zodat taken op het meest burgernabije niveau kunnen worden uitgevoerd.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 2 van 45

Om deze visie concreet te maken, vertalen we ze in strategische en operationele doelstellingen. Deze doelstellingen geven richting aan onze projecten, acties en processen. We formuleerden telkens één strategische doelstelling per organisatiedomein. Organisatiedomeinen zijn logische clusters van processen en acties over de beleidsvelden en afdelingen van ABB heen. We vatten de kernelementen van onze strategie schematisch in onderstaande strategiekaart. De concrete invulling hiervan (m.n. de projecten, acties en processen) wordt uitgewerkt in het eigenlijke meerjarig ondernemingsplan (zie infra).

Het voorliggende meerjarig ondernemingsplan bevat alle verplichte elementen (cf. Mededeling aan de Vlaamse regering van 7 februari 2020): A. Invulling OP 2020: 2020 ABB kiest ervoor om het OP2020 en het meerjarig OP 2020 – 2024 te vatten in één document: − de doelstellingen in het ondernemingsplan gelden in principe voor de volledige regeerperiode − de projecten en acties in het ondernemingsplan hebben veelal een meerjarig karakter

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 3 van 45

de processen in het ondernemingsplan geven de courante werking van ABB weer: hierin doen zich geen (grote) jaarlijkse wijzigingen voor. ABB zal vanzelfsprekend wel jaarlijks het voorliggende ondernemingsplan actualiseren. Uitvoeringsrapportering 2019 2019: − Globale beschrijvende terugblik OP 2019 − Overzicht finale rapportering acties 2019 Beleidsdoelstellingen beleidsnota’s: beleidsnota’s ABB kiest ervoor om de beleidsdoelstellingen uit de vier verschillende beleidsnota’s niet letterlijk over te nemen in de eigen doelstellingencascade. De beleidsopdrachten uit de beleidsnota’s worden in het ondernemingsplan in hoofdzaak onder de operationele doelstelling 1.2 ondergebracht. Aanbevelingen Audit Vlaanderen: Vlaanderen ABB heeft op dit ogenblik geen openstaande aanbevelingen van Audit Vlaanderen. Opvolging personeelsbesparing: personeelsbesparing: Op 1 januari 2020 telde ABB 386 personeelsleden, op 31 december 2024 mag ABB nog 370 personeelsleden tellen. In 2020 is er een gekende uitstroom van 11 personeelsleden wegens pensionering. Het wervingsbeleid zal binnen de contouren van de personeelsbesparing gebeuren. Preventieplan: Het jaaractieplan welzijnsbeleid (o.a. gezondheid, ergonomie, psychosociaal welzijn) wordt uitgevoerd onder proces ‘OO23 Welzijnsbeleid coördineren en ondersteunen’. Diversiteitsplan: Dit wordt opgenomen onder actie 8.22: Meerjarig diversiteitsplan en actieplan diversiteit 2020 −

B.

C.

D. E.

F. G.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 4 van 45

MEERJARIG OP 2020 – 2024 1.

SD 1: WE INSPIREREN EN EVALUEREN HET BELEID IN ELK VAN ONZE BELEIDSVELDEN. OD 1.1. We inspireren de beleidsvorming van de Vlaamse Regering door middel van visieontwikkeling op lange termijn en het formuleren van innovatieve beleidsvoorstellen.

Courante werking: • • • • • • •

AO01: Opmaak van adviesnota’s aan de minister(s) en beleidsbepalers (bv. voorzitter C1, IKW, voorzitterscomité, …) – (proces adviesvragen beantwoorden) BO01: Insteek vijfjaarlijkse bijdrage van de administratie aan de aantredende regering voorbereiden BO02: Opmaak van een infodossier met verschillende beleidsopties voor de volgende bevoegde minister(s) BO03: Vijfjaarlijkse beleidsnota voorbereiden BO04: Jaarlijkse beleidsbrief voorbereiden BO05: Regelgeving voorbereiden (cyclisch) BO08: Coördinatie van horizontaal beleid - (proces transversaal werken)

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

Stedenbeleid Vlaamse Rand

1.01 1.02

Implementatie visietraject Stedenbeleid Visietraject Vlaamse Rand

Trekkende afdeling BSBVR BSBVR

OD 1.2. We vertalen als loyale partner de beleidsvisie van de Vlaamse Regering naar concrete beleidsprojecten en volgen de beleidsopdrachten op. Courante werking: • • • • •

Proces BO05: Regelgeving voorbereiden (cyclisch) Proces BO06: Wetskwaliteit en algemene juridische ondersteuning Proces BO07: Parlementaire vragen beantwoorden Proces BO09: Rechtsgedingen opvolgen Proces OO22: Jaarlijkse begroting en begrotingscontroles voorbereiden (zie OD 8.2)

www.vlaanderen.be

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

5.03

1.08 1.09 1.10 1.09 1.11 1.02 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17

Ontwikkeling en implementatie van visie over de coachende rol van ABB met betrokkenheid van alle relevante stakeholders Uitrol projectmatig werken Commissie decentralisatie Fusies LBLOD & Gelinkt notuleren Oprichting bestuurlijke informatiedienst Regelgeving - Spoor 1 afbouw toezicht - Spoor 2 organen en werking - Spoor 3 verzelfstandiging en samenwerkingsvormen - Spoor 4 BBC - Spoor 5 personeel - Spoor 6 gesubsidieerde infrastructuur - Spoor 7 crematoria - Spoor 8 kiesregelgeving - Spoor 9 erkenning lokale geloofsgemeenschappen en handhaving Regiovorming Uitbouw gemeente – en stadsmonitor Verkiezingen Uitbouw gemeente – en stadsmonitor Wijkverbeteringscontracten Visietraject Vlaamse Rand Inkanteling documentatiecentrum in ABB Vlaams Randfonds Hertekenen inburgeringstraject Optimaliseren GK-middenveld Optimaliseren toegankelijkheidsbeleid Vlaams Gelijkekansencentrum oprichten

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie Binnenland

1.18

Implementatie BBT

1.19

Actualisatie van het decreet van 30 mei 2008 (gemeente – en provinciebelastingen) Art. 60 §6 OCMW-wet: efficiënte organisatie sociale diensten

Binnenland

Stedenbeleid Vlaamse Rand Samenleven

8.11 1.03 1.04 1.05 1.06 1.07

Trekkende afdeling LOW TAG TAG BC&KC Digiteam LOW BC&KC

BC&KC BC&KC Digiteam BC&KC BSBVR BSBVR BSBVR BSBVR GKII GKII GKII GKII

Acties:

1.20

Trekkende afdeling BC&KC LF LSVP

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 6 van 45

1.21 1.22 1.23 1.24 1.25 1.26 1.27 1.28

Stedenbeleid Brussel

1.29 1.30 1.31 3.06 7.09 7.10 7.11

Samenleven

1.32 1.33 1.34 1.35 1.36 1.37 1.38 1.39 1.40 1.41 1.42

Interpretatie omzendbrieven Martens en Peeters blijft aangehouden en de toepassingsproblemen worden gemonitord Kader uitbouwen voor een “right to challenge” Monitoren of de beleidsrapporten consulteerbaar zijn op de gemeentelijke websites Omzendbrief toepassing Wetboek van vennootschappen en verenigingen Ondersteuning van de besturen bij de opmaak van de beheersrapportering (d.m.v. sjablonen) Ondersteuning van de lokale besturen om hun rol als labo’s van burgerparticipatie op te nemen Richtlijn geven om economisch niet-actieve EU-burgers uit te schrijven uit bevolkingsregisters Sensibiliseren en ondersteunen van de gemeenten bij het opmaken van een geconsolideerde rapportering met de dochterbesturen Verschillen contractuelen en statutairen wegwerken Smart Flanders 2.0 Urban agenda en partnerschappen Structureel overleg voor een geïntegreerd en slagkrachtig Brusselbeleid (GACB, Stuurgroep woonzorg en SDKO) Evalueren en opstellen meerjarenovereenkomsten met onze prioritaire partners Opvolgen en stimuleren transversale thema's bij de prioritaire partners (armoede, gelijke kansen en inburgering) Evaluatie en opstellen nieuwe samenwerkingsovereenkomst Muntpunt, VG, VGC Actoren ondersteunen bij de preventie van radicalisering Coördineren van het Vlaamse beleid inzake preventie van radicalisering Expertendatabank GK evalueren en verder uitbouwen I&I-beleid in Brussel verder uitbouwen Implementatie EU-richtlijnen webtoegankelijkheid Inzetten op intersectionaliteit Maatregelen nemen om alle vormen van racisme en discriminatie te bestrijden Maatregelen nemen om de economische zelfredzaamheid van inburgeraars te versterken Maatregelen nemen om de inclusie van mensen met een handicap te realiseren Maatregelen nemen om een evenwichtige genderparticipatie te bevorderen Maatregelen nemen om gender gerelateerd geweld en grensoverschrijdend gedrag te bestrijden

LOW LOW LF LSVP LF LOW LOW LF LSVP BSBVR BSBVR BSBVR BSBVR BSBVR BSBVR GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 7 van 45

1.43 1.44 1.45 1.46 1.47 1.57 1.48 1.49 1.50 1.51 1.52

Maatregelen nemen om het inburgeringsbeleid slagkrachtiger te maken Maatregelen nemen om identiteitsontwikkeling vanuit een gedeeld sokkel van verlichtingswaarden te stimuleren Maatregelen nemen om netwerken tussen burgers te stimuleren ikv versterking sociale samenhang Maatregelen nemen om participatie van burgers op vlak van onderwijs, arbeidsmarkt, wonen, etc te verhogen Maatregelen nemen om structurele barrières die het welbevinden van LGBTQI+ personen belemmeren te bestrijden Maatregelen om fysieke en digitale toegankelijkheid te bevorderen Optimaliseren van de coördinatie over horizontaal integratie- en gelijkekansenbeleid Opvolgen van nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen en noden die daaruit voortvloeien detecteren Toevla-databank vernieuwen Vernieuwde samenwerking met beleidsparticipatie-organisatie I&I uitbouwen Versterken van de Agentschappen I&I/Huis in hun opdracht

GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII GKII

OD 1.3. We evalueren op een systematische en objectieve wijze het gevoerde beleid om de beleidsontwikkeling te verbeteren en te onderbouwen. Acties: Thema

ID

Naam

Binnenland

1.54

Evaluatie van de toepassing van BBC halverwege de legislatuur

Samenleven Brussel

1.55 1.58

Initiëren, opvolgen en ontsluiten van GKII-onderzoek Het vrijstellingsbeleid voor cursisten NT2 in Brussel herbekijken na de operationalisering van de automatische gegevensuitwisseling van de Vlaamse vrijstellingen onderwijs en inburgering (2020/2021)

Trekkende afdeling LF GKII BSBVR

OD 1.4. We versterken onze beleidscapaciteit zodat we in alle fasen van de beleidscyclus evidence-informed te werk gaan. Acties:

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 8 van 45

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

1.56

Onderzoeks- en visietraject naar beleidsontwikkeling en versterking van beleidscapaciteit

Trekkende afdeling BC&KC

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 9 van 45

1.2 SD 2: WE STIMULEREN BESTUREN EN ORGANISATIES DIE BIJDRAGEN AAN ONZE BELEIDSDOELEN MET FINANCIËLE ONDERSTEUNING. OD 2.1. We bieden financiële ondersteuning overeenkomstig onze beleidsdoelstellingen en de regelgeving, zorgen voor een tijdige uitbetaling en controleren de correcte besteding. Courante werking: • • • •

FI01: Subsidiedossiers behandelen (werkingssubsidies, projectsubsidies, investeringssubsidies) FI02: Toelagedossiers behandelen FI03: Dotatiedossiers behandelen FI04: Beheer van het Vlaams Brusselfonds

Acties: Thema Brussel

ID

Naam

2.07

Vermogensbeheer (eigenaarsonderhoud en herstellingen) van de gebouwencomplexen Muntpunt en Huis van het Nederlands

Trekkende afdeling BSBVR

OD 2.2. We optimaliseren de financieringsprocessen. Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

2.01

Optimalisatie financieringsprocessen

Thema

ID

Naam

Binnenland

2.02

Risicobeheer Gemeentefonds: Optimaliseren en automatiseren van (kerninstrumenten in) workflow proces algemene financiering (excel-werkbladen voor verdeling, facturatie, betaling,.. ) op basis van een duidelijke business case. Risicobeheer Gemeentefonds: Kennisoverdracht organiseren rond kerninstrumenten (excel-werkbladen en macro's) m.o.o. doublures voor cruciale figuren in proces. Risicobeheer Gemeentefonds: Opstellen van duidelijke afspraken / protocollen met externe actoren over aanlevering gegevens voor verdeling Gemeentefonds. Opmaak nieuw subsidiekader GK-projecten

Trekkende afdeling BSBVR

Acties:

2.03

2.04

Samenleven Brussel

2.05 2.06

Subsidielijn projecten voor Brussel - participatief traject

Trekkende afdeling LF

LF

LF

GKII BSBVR

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 10 van 45

1.3 SD 3: WE BOUWEN MEE AAN EEN HELDER BESTUURLIJK LANDSCHAP MET BESTUURSKRACHTIGE LOKALE BESTUREN EN EEN BRUISENDE LOKALE DEMOCRATIE. OD 3.1. We zorgen dat burgers en lokale mandatarissen in de best mogelijke omstandigheden kunnen deelnemen aan de lokale democratie. Courante werking: • • • • •

BUBO04: Adviescommissie volksraadplegingen ondersteunen BUBO05: Tuchtprocedure van lokale mandatarissen behandelen BUBO06: Eretitels voor lokale mandatarissen behandelen BUBO07: Eretekens voor het personeel en de mandatarissen van de lokale en provinciale besturen behandelen BUBO08: De voordracht, benoeming, eedaflegging en het ontslag van de burgemeesters en van de OCMWvoorzitters van de faciliteitengemeenten voorbereiden

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

Binnenland

1.10

Verkiezingen

Thema

ID

Naam

Binnenland

1.22 1.26

Kader uitbouwen voor een “right to challenge” Ondersteuning van de lokale besturen om hun rol als labo’s van burgerparticipatie op te nemen Televisieserie lokale democratie

Trekkende afdeling Digiteam

Acties:

3.01

Trekkende afdeling LOW LOW TAG

OD 3.2. We ondersteunen lokale besturen in hun streven zich optimaal in te passen in het bestuurlijke landschap en dragen zo bij aan het vergroten van hun bestuurskracht. Courante werking: • •

BUBO01: Goedkeuringstoezicht uitoefenen op de oprichting en de statutenwijzigingen van intergemeentelijke samenwerkingsvormen BUBO02: Plaatselijke geloofsgemeenschappen en samenvoegingen ervan erkennen of hun erkenning opheffen

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 11 van 45

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

Trekkende afdeling

Binnenland

1.04 1.08

Fusies Regiovorming

BC&KC BC&KC

OD 3.3. We stimuleren beleidsafstemming en taakafspraken in het interbestuurlijke landschap. Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

Binnenland

3.02 1.05 6.17

Digitaal Loket voor Lokale Besturen LBLOD & Gelinkt notuleren Bouwen aan netwerkgroepen rond onderzoek in onze beleidsvelden (= verkenning mogelijkheden gezamenlijk wetenschappelijk onderzoek

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

3.03

Verkenning mogelijkheden om bestuurlijk bewustzijn in regelgevende processen te vergroten Verkenning mogelijkheden om de bestuurlijk coĂśrdinerende netwerkrol van ABB te versterken Rationaliseren niet-bestuurskundige opdrachten Structureel overleg voor een geĂŻntegreerd en slagkrachtig Brusselbeleid (GACB, Stuurgroep woonzorg en SDKO) Opvragen van de investeringen in Brussel (Brusselnorm) Opvragen van de Brusseltoets

Trekkende afdeling Digiteam Digiteam BC&KC

Acties:

3.04 Binnenland Brussel

3.05 3.06 3.07 3.08

Trekkende afdeling

LOW BBVR

BBVR BBVR

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 12 van 45

1.4 SD 4: WE WAKEN OVER DE CORRECTE TOEPASSING VAN WETTELIJKE KADERS. OD 4.1. Als partner van de ministers en de gouverneurs staan we garant voor tijdige en kwalitatieve dossierbehandeling. Courante werking: • • • • •

TH01: Klachten behandelen TH02: Notulen behandelen TH03: Besluiten behandelen TH04: Boetedossiers i.k.v. het opvolgen van de inburgeringsplicht behandelen TH05: (voorbereidende werkzaamheden voor) de opvolggesprekken n.a.v. forensische audits van Audit Vlaanderen

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

Binnenland

4.01

Toezicht VO-breed verder uitklaren: 1) Samenloop algemeen en specifiek toezicht; 2) Klagers beter begeleiden naar juiste ‘beroepsinstantie’.

Thema

ID

Naam

Binnenland Samenleven

4.02 4.03

Leidraad klachtbehandeling Optimaliseren van handhavingsprocedure inburgering

Trekkende afdeling LOW

Acties: Trekkende afdeling LOW GKII

OD 4.2. We structureren en delen de kennis die we opdoen vanuit onze toezichthoudende rol maximaal. Acties: Thema

ID

Naam

Binnenland

1.23

Monitoren of de beleidsrapporten consulteerbaar zijn op de gemeentelijke websites Ontwikkelen van een doelgroepspecifieke valorisatiestrategie voor LBLOD-data (hoe data gebruiken om eigen toezichtsprocessen te ondersteunen, lokale besturen te ondersteunen,…) Organiseren intervisie-, netwerk- en opleidingsmomenten voor dossierbehandelaars binnenland m.b.t. invulling van hun rol o.b.v. concrete casussen.

4.04

5.04

Trekkende afdeling LF

LOW

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 13 van 45

1.5 SD 5: WE ONDERSTEUNEN ONZE BELANGHEBBENDEN MET ADVIES EN COACHING. OD 5.1. We zorgen voor een optimaal generiek informatieaanbod om onze belanghebbenden maximaal te adviseren en te coachen. Courante werking: •

AO02: Werking Taalwetwijzer

Acties: Thema

ID

Naam

Samenleven

5.01

Binnenland

5.02 1.25

Ondersteunen van lokale besturen bij de lokale aanpak van de preventie van radicalisering Ondersteunen van lokale besturen bij het lokale GKII-beleid Ondersteuning van de besturen bij de opmaak van de beheersrapportering (d.m.v. sjablonen) Ontwikkelen van een doelgroepspecifieke valorisatiestrategie voor LBLOD-data (hoe data gebruiken om eigen toezichtsprocessen te ondersteunen, lokale besturen te ondersteunen,…) Sensibiliseren en ondersteunen van de gemeenten bij het opmaken van een geconsolideerde rapportering met de dochterbesturen

4.04

1.28

Trekkende afdeling GKII GKII LF

LF

OD 5.2. We zoeken samen met onze belanghebbenden steeds naar de meest bruikbare en volledige oplossing bij hun specifieke adviesvragen. Courante werking: • •

AO01: Adviesvragen beantwoorden AO02: Werking Taalwetwijzer

OD 5.3. We werken (samen met onze belanghebbenden) een geïntegreerde visie uit over de ondersteunende rol die we door middel van onze beleidsuitvoerende instrumenten opnemen ten opzichte van onze belanghebbenden. Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

5.03

Ontwikkeling en implementatie van visie over de coachende rol van ABB met betrokkenheid van alle relevante stakeholders

Trekkende afdeling LOW

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 14 van 45

Acties: Thema

ID

Naam

Binnenland

5.04

Organiseren intervisie-, netwerk- en opleidingsmomenten voor dossierbehandelaars binnenland m.b.t. invulling van hun rol o.b.v. concrete casussen.

Trekkende afdeling LOW

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 15 van 45

1.6 SD 6: WE BOUWEN AAN EEN KENNISORGANISATIE DIE ZICHTBAAR EN WENDBAAR INSPEELT OP INTERNE EN EXTERNE KENNISNODEN. OD 6.1. Kennis opbouwen, bijhouden en delen doen we allemaal. Courante werking: •

KM01: Kennisorganisatie uitbouwen

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

8.01 6.01

Agentschapsbrede optimalisatie SharePoint Kenniswerking inventariseren en heldere rollen en verantwoordelijkheden uitwerken

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

6.02

Datasets klaar maken voor integratie in het datawarehouse aan de hand van een duidelijk stappenplan Interne 'branding' van ABB als kennisorganisatie Ontwikkelen en ondersteunen van de vaardigheden van onze kenniswerkers

Trekkende afdeling P&O BC&KC

Acties:

6.03 6.04

Trekkende afdeling BC&KC TAG P&O

OD 6.2. We bouwen aan kennisproducten voor onze prioritaire belanghebbenden en helpen hen bij de ontwikkeling van een data-gedreven beleid. Courante werking: •

KM01: Kennisorganisatie uitbouwen

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

Binnenland

1.05 1.09 6.05

LBLOD & Gelinkt notuleren Uitbouw gemeente – en stadsmonitor Vlaams platform open city (zie OD 1.2 project Smart Flanders 2.0)

Stedenbeleid

Trekkende afdeling Digiteam BC&KC Digiteam

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 16 van 45

Acties: ABBorganisatie Binnenland

6.06

Externe 'branding' van ABB als kennisorganisatie

TAG

6.07

Integratie Lokale Integratie- en Inburgeringsmonitor en het Cijferboek Vlaamse Rand in gemeente- en stadsmonitor Ontwikkeling kennisproducten op maat voor lokale besturen (profielfoto, BBC-data) Taalbarometer Brussel (2021) Het opzetten van een onderzoeksproject Brusselse NT2-leerders i.s.m. het Huis van het Nederlands over een looptijd van 2 jaar onder begeleiding van een stuurgroep en een klankbordgroep (2020/2021) Cijferboek Vlaamse Rand Taalbarometer Vlaamse Rand Monitoren van GK op Vlaams niveau Monitoren van I&I op lokaal niveau Monitoren van I&I op Vlaams niveau Ontwikkeling en ontsluiting survey 'Samenleven in Diversiteit ToeVla databank vernieuwen

BC&KC

6.08 Brussel

6.21 6.22

Vlaamse Rand Samenleven

6.09 6.10 6.11 6.12 6.13 6.14 1.50

BC&KC BSBVR BSBVR

BSBVR BSBVR GKII GKII GKII GKII Digiteam

OD 6.3. We bouwen kennisproducten die ABB als kennisorganisatie intern verder helpen professionaliseren. Courante werking: •

KM01: Kennisorganisatie uitbouwen

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

6.16

Aggregeren, analyseren en gebruiken van informatie over en uit processen in beleidsvoorbereiding en in beleidsuitvoering Bouwen aan netwerkgroepen rond onderzoek in onze beleidsvelden (= verkenning mogelijkheden gezamenlijk wetenschappelijk onderzoek) Kalliope Ontwikkelen en implementeren van een strategische langetermijnagenda voor onderzoek (incl. SBV)

6.17

8.03 6.18

Trekkende afdeling BC&KC BC&KC

Digiteam BC&KC

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 17 van 45

Acties: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

6.19

Ontwikkeling beheers- en beleidsdashboards met betrekking tot meerjarenplannen, jaarrekeningen, klachten, adviezen en subsidies

Trekkende afdeling BC&KC

OD 6.4. We verbinden data en kennis binnen ABB om te komen tot nieuwe inzichten en te ontwikkelen producten. Courante werking: • •

KM01: Kennisorganisatie uitbouwen OO13: Documenten beheren in uitvoering van het informatiebeheersplan en het documentatiebeheer

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

6.20

Maximalisatie van mogelijkheden voor data-integratie door ontwikkeling van een performant datawarehouse

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

6.02

Datasets klaar maken voor integratie in het datawarehouse aan de hand van een duidelijk stappenplan

Trekkende afdeling Digiteam

Acties: Trekkende afdeling BC&KC

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 18 van 45

1.7 SD 7: WE POSITIONEREN ONS ALS BETROUWBARE PARTNER IN ONZE NETWERKEN EN TONEN DIT IN ONZE COMMUNICATIE. OD 7.1. We zetten ABB in zijn prioritaire netwerken als een betrouwbare referentiepartner op de kaart. Courante werking: • •

CM01: Externe communicatie (websites, sociale media, nieuwsbrieven, ... ) NM01: Belanghebbendenmanagement

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

7.02 5.03

Binnenland

8.11 3.02

Implementatie visie belanghebbendenmanagement Ontwikkeling en implementatie van visie over de coachende rol van ABB met betrokkenheid van alle relevante stakeholders Uitrol projectmatig werken Digitaal Loket voor Lokale Besturen

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

7.03

Evaluatie visie belanghebbendenmanagement en eventuele bijsturing Wisselleren

Trekkende afdeling TAG LOW TAG Digiteam

Acties:

7.04

Trekkende afdeling TAG TAG

OD 7.2. We bouwen, versterken en onderhouden partnerschappen met onze prioritaire partners in functie van beleidsontwikkeling, -uitvoering en -evaluatie. Courante werking: • • •

CM01: Externe communicatie (websites, sociale media, nieuwsbrieven, ... ) NM01: Belanghebbendenmanagement NMO2: Begeleiden en controleren van EVA’s en andere instellingen

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 19 van 45

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

8.11

Uitrol projectmatig werken: focus op professionalisering communicatie en belanghebbendenbetrokkenheid in (beleids)projecten

Trekkende afdeling TAG

Acties: Thema

ID

Naam

Samenleven

7.06 7.07

GKII-beleid op internationaal niveau opvolgen en uitwerken Opvolgen en stimuleren van andere domeinen om maatregelen te nemen ikv GK-beleid Opvolgen en stimuleren van andere domeinen om maatregelen te nemen ikv I&I-beleid Evalueren en opstellen meerjarenovereenkomsten met onze prioritaire partners Opvolgen en stimuleren transversale thema's bij de prioritaire partners (armoede, gelijke kansen en inburgering) Evaluatie en opstellen nieuwe samenwerkingsovereenkomst Muntpunt, VG, VGC

7.08 Brussel

7.09 7.10 7.11

Trekkende afdeling GKII GKII GKII BSBVR BSBVR BSBVR

OD 7.3. We realiseren een herziening van onze externe communicatie-instrumenten en geven zo vorm aan het beeld dat we van ABB willen uitdragen. Courante werking: • •

CM01: Externe communicatie (websites, sociale media, nieuwsbrieven, ... ) NM01: Belanghebbendenmanagement

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

7.01

Implementatie vernieuwde externe communicatiestrategie

Trekkende afdeling TAG

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 20 van 45

1.8 SD 8: WE ORGANISEREN ONS ZO DAT WE STEEDS STRATEGISCH KUNNEN INSPELEN OP OPPORTUNITEITEN EN GEWIJZIGDE OMSTANDIGHEDEN. OD 8.1. We ondersteunen en ontzorgen onze personeelsleden zodat zij hun taken zo optimaal mogelijk kunnen uitvoeren. Courante werking: • • • • • • • • • • • • • • • •

OO01: Aansturen en organiseren van de PLOEG-cyclus op agentschaps- en afdelingsniveau OO02: Vormingsbeleid coördineren en ondersteunen OO03: Opleidingen volgen OO04: Plannen, Opvolgen, Evalueren en Gewaardeerd worden (PLOEG) OO05: HR-ondersteuning aanbieden OO06: Medewerkers- en jobstudenten werven en selecteren OO07: Nieuwe medewerkers onthalen OO08: Facility beheren OO09: Locatiesecretariaat beheren OO10: Persoonlijk secretariaat beheren OO11: IT-infrastructuur en toepassingen beheren OO12: Courant beheer van digitale dienstverlening OO13: Documenten beheren in uitvoering van het informatiebeheersplan en het documentatiebeheer OO14: Betalings- en ontvangstendossiers afhandelen OO15: Overheidsopdrachten coördineren en begeleiden OO23: Welzijnsbeleid coördineren en ondersteunen

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

8.01 8.02 8.03 8.04

Agentschapsbrede optimalisatie SharePoint Implementatie informatiebeheersplan Kalliope Roadmap Digitale werkplek

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

8.05 8.06

Optimalisatie werking Locatiesecretariaten Optimalisatie werkplekken VAC

Trekkende afdeling P&O P&O Digiteam Digiteam

Acties: Acties: Trekkende afdeling P&O P&O

OD 8.2. We ontwikkelen instrumenten voor een wendbare en mature organisatie.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 21 van 45

Courante werking: • • • • •

•

OO17: Jaarlijks ondernemingsplan opmaken en uitrollen OO18: De werking van het agentschap monitoren en evalueren OO19: Processen en risico's beheren OO20: Projectwerking ondersteunen en coördineren OO21: Strategische plannen m.b.t. de interne werking bijsturen OO22: Jaarlijkse begroting en begrotingscontroles voorbereiden

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

8.07 8.01 8.08 8.09 8.10 8.11

ABB toekomstklaar! Agentschapsbrede optimalisatie SharePoint Meerjarig PEP Optimalisatie financieel management Proceswerking optimaliseren Uitrol projectmatig werken

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

8.12 8.13 8.14 8.15 8.16 8.17 8.22

Jaarlijks wervingsplan Optimalisatie functieclassificatie (ifv ABB Toekomstklaar!) PTOW-kader optimaliseren Talentmanagement conceptueel vorm geven en uitrollen Traineeship Uitrol Strategisch Plan Leren en Ontwikkelen Meerjarig diversiteitsplan en actieplan diversiteit 2020

Trekkende afdeling P&O P&O P&O TAG TAG TAG

Acties: Acties: Trekkende afdeling P&O P&O P&O P&O P&O P&O P&O

OD 8.3 De wederzijdse betrokkenheid tussen de organisatie en haar mensen is zichtbaar in woord en daad.

Courante werking: • •

CM02: Interne communicatie en communicatiebeheer (intranet, nieuwsflits, technisch beheer websites en communicatietools, …) OO16: Klachten, integriteitsschendingen en vragen tot openbaarheid van bestuur behandelen

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 22 van 45

Projecten: Projecten: Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

8.07

ABB toekomstklaar!

Thema

ID

Naam

ABBorganisatie

8.18

Evaluatie van betrokkenheid binnen ABB en eventueel ontwikkelen van een actieplan om betrokkenheid te versterken Implementatie vernieuwde (interne) communicatiestrategie (incl. nieuw intranet) Ronde van de sites (siteoverleg) Waardentraject

Trekkende afdeling P&O

Acties: Acties:

8.19 8.20 8.21

Trekkende afdeling P&O TAG P&O P&O

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 23 van 45

RAPPORTERING OP 2019 1.1

GLOBALE BESCHRIJVENDE EVALUATIE PER ORGANISATIEDOMEIN

1.1.1

Beleidsontwikkeling

In het organisatiedomein beleidsontwikkeling streeft ABB drie doelstellingen na: 1.

Objectief en systematisch evalueren van gevoerd beleid

Zoals gebruikelijk aan het eind van een regeerperiode waren er in 2019 heel wat evaluaties van beleidsinitiatieven en regelgevingen, regelgevingen o.a.: o o o

Hervorming van de integratie- en inburgeringssector; Afslanking van provincies; Vrijwillige fusies van gemeenten.

De uitkomsten van deze evaluaties vormen mee input voor het toekomstig beleid en het uitwerken van nieuwe beleidsvoornemens. 2. Inspireren en versterken van de beleids- en besluitvorming van de Vlaamse regering Een belangrijke opdracht in 2019 was het ondersteunen van de aantredende ministers bij de opstart van de nieuwe regeerperiode: de voorbereiding van het infodossier voor de volgende bevoegde minister(s), de bijdrage van de administratie aan het Regeerakkoord en de voorbereiding van de beleidsnota’s. beleidsnota’s. Voor sommige materies liepen ter voorbereiding hiervan begin 2019 een intensiever (visie)traject, bv. het visietraject stedenbeleid 4.0. 3. Loyaal opnemen van beleidsopdrachten en beleidsprojecten Zoals gebruikelijk behandelde ABB heel wat parlementaire parlementaire vragen en regelgevende initiatieven: initiatieven Parlementaire vragen Schriftelijke Vragen Vragen om Uitleg Actuele Vragen

228 138 78 12

Regelgevende initiatieven1 Besluiten Vlaamse Regering Decreten Omzendbrieven Besluiten van de administrateur -generaal van ABB

11 2 3 4 2

Deze cijfers bevatten niet: Individuele besluiten en ook niet voorstellen van decreet en regelgeving waarbij ABB input gaf maar de pen werd vastgehouden door een andere entiteit dan ABB.

1

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 24 van 45

Bij de beleidsprojecten lag in de eerste helft van 2019 enerzijds de nadruk op het verderzetten van tal van beleidsacties, waar onder: beleidsacties o o o o o o

Het Smart Flanders Programma; De lancering van de databank polarisering; De uitbouw van het lokaal gelijke kansenbeleid; Voorzien van het N-logo voor alle Nederlandstalige instellingen in Brussel; Een haalbaarheidsstudie naar een nieuw cultuur- en congrescentrum zuidrand; …

Anderzijds werkten we begin 2019 een kader ‘projectmatige werken’ uit zodat we in de tweede jaarhelft goed voorbereid aan de slag konden met het vertalen van de beleidsvoornemens uit de beleidsnota’s 2019 – 2024 naar concrete projecten en acties. Eind 2019 bepaalden we (i.s.m. de kabinetten) de 16 beleidsprojecten en 50 -acties die uit de beleidsbrieven voortvloeien en die in het ondernemingsplan 2020 zijn opgenomen.

1.1.2 Financieren Ook in 2019 bestond de financierende rol van ABB uit het beheren van de algemene algemene financieringsstromen het behandelen van specifieke subsidiedossiers. subsidiedossiers. De voornaamste focus is zorgen dat de financiering overeenkomstig de regelgeving gebeurt en tijdig wordt uitbetaald. Voor 2019 financierde ABB 850 organisaties/besturen voor in totaal afgerond 3,6 miljard euro. euro Algemene werkingssubsidies (Gemeentefonds, aanvullende dotatie 13 centrumsteden,, regularisatiepremies vroegere contingentgescos

3, 4 miljard euro

Specifieke Subsidies

200 miljoen euro2

Focuspunten binnen financiering waren in 2019 verder: o

o

Volledige risicoanalyse en uitwerken van een actieplan om risico’s in het proces Gemeentefonds verder onder controle te krijgen. krijgen (verder bouwend op BCM-analyse 2019, uitvoer actieplan loopt verder in 2020) Intervisie over het in de kijker zetten van de maatschappelijke relevantie van door ABB gesubsidieerde initiatieven. initiatieven

2 Afgerond - 205 081 503,32 euro vastgelegd 202 813 400,69 euro geordonnanceerd

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 25 van 45

1.1.3 Bestuurlijk Organiseren De werkzaamheden van ABB in het domein bestuurlijk organiseren concentreerden zich in 2019 rond 3 thema’s: 1.

Vormgeving van het bestuurlijk landschap: o

Dit gebeurde in 2019 vooral door de uitoefening van goedkeuringstoezicht op de oprichting en de statutenwijziging van IGSIGS-vormen en lokale verzelfstandigingsvormen. verzelfstandigingsvormen Dit gaat zowel over de effectieve dossierbehandeling als de (administratieve) voorbereiding en ondersteuning. Oprichting en statutenwijziging IGS en lokale verzelfstandigingsvormen

141

Intergemeentelijke Samenwerking (oprichting: 1; statutenwijziging 87) OCMW-verenigingen (oprichting: 5; statutenwijziging 48)

88 53

2. Ondersteuning van de lokale democratie o

o o

Het jaar na de gemeente-en provincieraadverkiezingen van 14 oktober 2018 evalueerde ABB deze verkiezingen. Dit rapport wordt begin 2020 besproken in de bevoegde commissie in het Vlaams parlement. Ook brachten we een editie van ‘cijfers in de kijker’ uit waarin we een analyse geven van de manier waarop de kiezers hun stem uitbrachten. Het aantal benoemingsdossiers benoemingsdossiers van burgemeesters en van OCMW-voorzitters uit Vlaamse Rand en Voeren dat ABB in 2019 behandelde was 32: Benoemingdossiers

32

Burgemeester

26

OCMW-voorzitter Vlaamse Rand en Voeren

6

3. Lokale mandatarissen: o

Wat betreft het verlenen van eretitels voor lokale mandatarissen behandelde ABB in 2019 34 dossiers en wat betreft het verlenen van eretekens voor het personeel en de mandatarissen van de lokale en provinciale besturen waren er 233 dossiers.

1.1.4 Toezicht houden en Handhaven Onze rol als toezichthouder maakten de dossierbehandelaars in de verschillende afdelingen in de eerste plaats waar door de klachten tijdig af te werken, de besluiten & notulen te controleren en de inbreukdossiers op de inburgeringsplicht tijdig te behandelen.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 26 van 45

Dossiers i.k.v. toezicht en handhaving

13.186

Klachten

1.039

Besluiten

3

Handhaving inburgeringsplicht

10.597 1.550

De recente veranderingen in de regelgeving (hervorming toezicht, publicatieplicht) hadden ook in 2019 nog impact op onze werkzaamheden: o o o

Op vraag organiseerden we verschillende infosessies bestuurlijk toezicht voor de lokale besturen, besturen bv. over publicatieplicht, toezicht en handtekenbevoegdheid. We werkten verder een leidraad klachtenbehandeling om de werking rond klachten agentschapsbreed verder te uniformiseren en te optimaliseren . We optimaliseerden onze (interne) digitale tool Kalliope verder met het oog op gebruikerservaring.

1.1.5 Adviseren en Ondersteunen Onze adviserende en ondersteunende rol werd in de eerste plaats opgenomen door de dossierbehandelaars in de verschillende afdelingen die op een deskundige en tijdige manier 5865 adviesvragen beantwoordden. Ook de generieke ondersteuning via bv. websites, nieuwsbrieven en specifieke instrumenten was in 2019 een belangrijk onderdeel van het werk in het domein adviseren en ondersteunen. Op het vlak van de acties waren er voor 2019 twee aandachtspunten: o

o

Het ontwikkelen van een visie op onze eigen rol in adviseren & ondersteunen: ondersteunen we bepaalden een traject zowel op korte termijn als op langere termijn. De implementatie gaat in 2020 verder. Het verder optimaliseren van onze (interne) digitale tool Kalliope met het oog op gebruikerservaring.

1.1.6 Kennisorganisatie Wat betreft het verzamelen, verwerken en ontsluiten van kennis en informatie zijn de volgende monitoren ondertussen een vaste waarde en bron van objectieve cijfers in de verschillende beleidsvelden: o o

De Gemeente- en Stadsmonitor De Vlaamse Migratie- en Integratiemonitor (incl. survey samenleven in diversiteit)

3 Algemeen toezicht op de Planningsdocumenten BBC, goedkeuringstoezicht op: de Jaarrekeningen BBC, de Jaarrekening Eredienstbesturen en de Gunningen polders en wateringen en ambtshalve toetsing van de Belasting- en retributiereglementen goedgekeurd door de gemeenteoverheid.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 27 van 45

o Het cijferboek Vlaamse Rand o De Lokale Inburgerings en integratiemonitor o De Jeugdmonitor Ook in de jaren dat er geen release van een monitor uitkomt, is er heel wat werk aan de voorbereidingen van een volgende release (update registerdate, evaluatie survey, wijzigen BI-tool,..) In 2019 zetten we stappen in het voortdurend uitbreiden van onze kennis en informatie, o.a. door: o

o

Piloten rond de interne kennisopbouw en -deling t.a.v. onze eigen processen, processen namelijk rond de rechtspositieregelingen, de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en de financiële meerjarenplannen. Gesprekken met stakeholders (o.a. Sport Vlaanderen, KUL, VVSG,.) i.f.v. het verzamelen van data van externen en het stimuleren dat analyses gebeuren op data die we als ABB aanbieden. aanbieden

Op een meer strategisch niveau werkten we in 2019 aan het systematisch stappen zetten richting een kennis gedreven organisatie: o o

1.1.7

We bereidden de operationalisering voor van de visie van ABB als kennisorganisatie in een meerjarig onderzoeksprogramma. De voorbereidingen voor de ontwikkeling van een datawarehouse zijn in 2019 afgerond, in 2020 kan de implementatie beginnen.

Belanghebbendenmanagement

In 2019 bouwden we wat belanghebbendenmanagement betreft verder op de in 2018 gevalideerde visie en aanpak met aandacht voor 3 resultaatsgebieden: 

Belanghebbenden weten waar ABB voor staat

We namen in 2019 heel wat eigen initiatieven om naar buiten te treden en ABB op de kaart te zetten (gespreksronde leidend ambtenaar met belanghebbenden over het ABB-strategisch kader, studiedag lokaal bestuur door een academische bril, organiseren bezoek commissieleden aan ABB, opmaak generieke presentatie over ABB, ...). Daarnaast namen we deel aan verschillende initiatieven van stakeholders (o.a. Filbert-academy van Exello.net, ronde van de gouverneur Limburg, toelichting op de algemene vergaderingen van vlofin en exello.net, ...) 

Versterken partnerschappen i.f.v. beleidsontwikkeling, -uitvoering en –evaluatie

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 28 van 45

Het team externe relaties investeerde in capacity building m.b.t. de omgang met stakeholders door op verschillende momenten aan verschillende collega’s een toelichting hierover te geven. Zij konden dit vervolgens toepassen in hun dagelijks werk. Meer specifieke interactie momenten waren in 2019: o o

In 2019 continueerden we met de organisatie van provinciale netwerkmomenten als interactiemoment tussen ABB en de lokale stakeholders. Verschillende ABB collega’s namen deel aan wisselleren en kregen zo de kans de banden aan te halen door een tijdje mee te draaien bij een stakeholder.

Tenslotte verankerden we de stakeholdersfocus in het kader ‘projectmatige werken’ dat we in 2019 opstelden. Dit met het doel om bij omzetten van de beleidsvoornemens uit de beleidsnota’s 2019 – 2024 een doordachte omgang met stakeholders in de beleidsprojecten te verzekeren. verzekeren



Participatie in interbestuurlijke, interregionale en internationale besluitvorming en samenwerking.

Ook in 2019 maakt ABB actief onderdeel uit van het netwerk van talloze organisaties, enkele voorbeelden: o o o o o

Partners gelijke kansen m.b.t. gender, seksuele identiteit en handicap; Regieteams en kwaliteitskamers stadsvernieuwingsprojecten; Coördinatieplatform Stand van de Rand; Gemengde ambtelijke commissie Brussel; ..

Daarnaast is ABB ook onderdeel van een interregionaal en internationaal netwerk in o.a. de Raad van Europa, Europese Unie, Benelux, Wallonië, Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Buurlanden, andere Europese landen. Tenslotte vervulde ABB ook in 2019 de departementsrol t.a.v. enkele verzelfstandigde agentschappen agentschappen: o o o o

Agentschappen Integratie & Inburgering Inter - Toegankelijk Vlaanderen Muntpunt VZW De Rand

1.1.8 Organisatieontwikkeling Het domein organisatieontwikkeling is een domein waarin een grote diversiteit aan taken is terug te vinden (HR, Informatiebeheer, ICT, digitalisering, Financiën, Organisatiebeheersing).

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 29 van 45



Beheersinstrumenten met oog op verdere maturiteitsgroei

Uit het beleidsgericht rapport 2019 van Audit Vlaanderen blijkt dat ABB duidelijke vooruitgang heeft geboekt op het vlak van een gestructureerde aanpak van organisatieontwikkeling organisatieontwikkeling: ikkeling o

o

Volgens de cijfers van Audit Vlaanderen overstijgt ABB in 2019 de gemiddelde organisatiematuriteit binnen de Vlaamse overheid. ABB behoort bovendien tot de meer mature entiteiten in het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur. Specifiek wat betreft risicomanagement heeft ABB in 2019 grote stappen vooruitgezet. De openstaande aanbevelingen hieromtrent zijn door Audit Vlaanderen als gerealiseerd bestempeld.

Het auditrapport waardeert de geboekte vooruitgang en moedigt ABB aan om op de ingeslagen weg verder te gaan. Enkele acties uit 2019 vormen de bouwstenen voor verdere groei in de komende jaren: o

o

o o o o



Tussentijdse evaluatie doelstellingenkader: één jaar na hernieuwing van het strategisch kader maakte het DC een ronde langs de sites om met alle personeelsleden in gesprek te gaan over de afgelegde weg en samen vooruit te blikken naar het nieuwe meerjarig ondernemingsplan. ABB toekomstklaar: bereidt de weg voor sterker leiderschap, een vlakkere en dus wendbaardere organisatie, een sterkere verbinding tussen en binnen de zes sites van ABB (project loopt in 2020 verder): Strategisch plan leren en ontwikkelen: ontwikkelen maakt van leren & ontwikkelen een hefboom voor een wendbaar ABB wordt (loopt verder in 2020). Kader projectmatig werken: verzekert o.m. aandacht voor horizontale aandachtpunten bij (beleids)projecten (loopt verder in 2020). Optimalisering financiële werking: zorgt voor meer koppeling tussen beleid en beheer (loopt in 2020 verder). Verdere uitrol kader risicomanagement: zorgt dat we rekening kunnen houden met risico’s en dus beter in staat zijn om onze ambities waar te maken. (loopt in 2020 verder).

Digitalisering

ABB viel tweemaal in de prijzen met project Lokale Besluiten als Gelinkte (Open) Data. Data Dit project won namelijk in november 2019 de prijs van beste ICT-project in de categorie ‘Large Projects’ tijdens de ‘Data News awards’ Daarnaast won het project ook de award in de categorie 'open data' tijdens de Agoria e-gov Awards. Andere digitaliseringsinitiatieven van ABB in 2019 waren: o

Datawarehouse: Datawarehouse systematiseren datareeksen in ABB i.f.v. kenniscentrum (loopt in 2020 verder).

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 30 van 45

o



Digitaal loket voor lokale besturen: besturen voorbereidingen voor verdere uitbreiding van de digtale gegevensuitwisseling tussen lokale besturen en Vlaamse overheid. (loopt in 2020 verder).

P&O

2019 was een jaar met veel personeelsbewegingen bij ABB: aantal personeelsleden ingestroomd

40

aantal personeelsleden uitgestroomd

28

aantal personeelsleden intern doorgestroomd

25

Eind 2019 had ABB 386 koppen in dienst en bleef daarmee onder het toegestane maximum i.k.v. de personeelsbesparingen. Wat betreft de diversiteit van het personeel droeg ABB bij aan het behalen van VObrede streefcijfers: Categorie Arbeidshandicap/ chronische ziekte Vrouwen in middenmanagement4 Personeelsleden vreemde herkomst (juni 2019)

ABB in 2019 3,9% 57,1% 3,7%

Streefcijfers VO 3% 40% 10%

Ook wat betreft vormingen was 2019 een druk jaar: % personeelsleden dat vorming volgde Kost aan vorming, training en opleiding

5

70% 115.000 euro

In 2019 lag het traineeship voor juristen op kruissnelheid. Hierin doorlopen 8 juristen een uitgebreid ontwikkelingstraject door gedurende 2 jaar werkervaring in verschillende afdelingen op te doen en een netwerk binnen en buiten het agentschap op te bouwen. Na het succesvol afronden van het traineeprogramma krijgen ze een job aangeboden binnen ons agentschap. Ter ondersteuning van de personeelsleden en hun (digitale) werkplek ondernamen we in 2019 de volgende acties: o

o

4 5

Optimalisering locatiesecretariaten: locatiesecretariaten initiatieven om de interne organisatie en de dienstverlening van de 6 secretariaten te verbeteren, bv. (digitale) permanentie, uniformisering van de dienstverlening,.. Optimalisatie van SharePoint: SharePoint initiatieven om gefaseerd en agentschapsbreed de verschillende SharePointsites te uniformiseren en optimaliseren

Tot ‘vrouwen in het middenmanagement’ behoren de afdelingshoofden en de A2 directeur. De personeelsleden volgen ook kosteloze vorming, training en opleiding.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 31 van 45

o

Site overleg: overleg overleg per site van een vertegenwoordiging per afdeling/team om de interne organisatie van ABB (op en tussen de sites) verder te versterken.

Om het welzijn van de personeelsleden te verbeteren, was er naast de gebruikelijke welzijnsactiviteiten in 2019 extra aandacht voor het psychosociaal welzijn. welzijn Via een online leerinstrument (de stress balancer) konden de personeelsleden na een korte vragenlijst inzicht krijgen in hun manier van omgaan met stress. Vervolgens ondersteunt de tool het personeelslid bij het vergroten van zijn / haar persoonlijke weerbaarheid

1.1.9 Interne en externe communicatie De activiteiten van ABB wat betreft communicatie bestaan in de eerste plaats uit de dagelijkse communicatiewerking: communicatiewerking de verschillende externe nieuwsbrieven, 16 websites, sociale media (twitter, linkedIn), dagelijks persoverzicht, tekstredactie en heerlijk helderadvies, publicaties, ondersteuning bij interne en externe evenementen, het intranet ‘mijnabb’, interne nieuwsflitsen‌. ABB bereikte hiermee ook in 2019 heel wat mensen: Aantal volgers twitteraccounts ABB Stedenbeleid Gelijke kansen Aantal abonnees ABBABB-nieuwsbrief Aantal volgers op LinkedIn

5000+ 914 2454 2159 5454 1.770

In 2019 werkte het team communicatie via o.a. via de volgende acties aan een optimalisering van de communicatiewerking.: communicatiewerking o o o

Communicatieshop: gebundeld aanbod van alle informatie over communicatie zodat dienstverlening team communicatie beter en vlotter verloopt. Communicatiekalender: instrument om de samenwerking met de inhoudelijke afdelingen meer gestructureerd te kunnen aanpakken. Heerlijk Helder: Helder verder inzetten op training van personeelsleden om toegankelijk en begrijpelijk taalgebruik te stimuleren

Tenslotte was 2019 het jaar waarin we een nieuw strategisch communicatieplan voorbereidden, o.a. op basis van advies van een extern bureau. De implementatie van de nieuwe communicatiestrategie gebeurt in 2020. Doel is om een gestroomlijnde aanpak van al onze communicatiekanalen te verzekeren zowel organisatorisch als op vlak van look & feel.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 32 van 45

1.2 RAPPORTERING ACTIES 2019 Actie Naam ID 1.01 Binnenland - Uitwerken pistes voor optimalisatie gemeentefonds o.b.v. analyseevaluatie huidige financiële stromen naar gemeenten 1.02 Stedenbeleid - Visietraject stedenbeleid 4.0

Afd

1.03

GK&II

1.04

1.05

1.06

1.07

1.08

Integratie & Inburgering Conceptualisering integratiebeleid Vlaamse Rand - Specifiek fonds voor de Vlaamse Rand Vlaamse Rand - Landbouw als hefboom voor Vlaams en groen - open karakter Binnenland - uitvoeringsbesluit rechtspositieregeling

Integratie & Inburgering Wijziging Integratie- en inburgeringsdecreet en uitvoeringsbesluiten voorbereiden Brussel - Brusseldecreet en uitvoeringsbesluiten voorbereiden

1.09

Vlaamse Rand - Decreet notariële akten

1.10

Binnenland - Vrijwillige fusies ondersteuning en coördinatie

Status december 2019 (eindrapportage)

LF

Afgerond: in 2019 werd een fiche opgemaakt, enerzijds voor het infodossier van de volgende Vlaamse minister voor binnenlands bestuur en anderzijds voor de bijdrage van de Vlaamse administratie aan het Vlaams Regeerakkoord. BSBVR Het visietraject werd afgesloten met een eindrapport in mei 2019. Eindrapport is opgeleverd door HIVA en managementsamenvatting is bezorgd aan vorige en huidige minister BSBVR De Vlaamse regering heeft beslist tot de oprichting van een Vlaams Randfonds. De verdere uitwerking daarvan is in voorbereiding. BSBVR Deze actie is door personeelswissel tijdelijk on hold gezet LSVP

GK&II

Midden 2019 zijn werkteksten afgeleverd, die mee input vormen voor de komende wijziging van het BVR RPR lokaal personeel (cf. regeerakkoord: vereenvoudiging, mobiliteit, ontslagregeling,..) De actie is afgerond.

BSBVR Er werd geen politieke consensus bereikt over het ontwerp van decreet. Ook niet meer expliciet opgenomen in het regeerakkoord en de beleidsnota 2019-2024 BSBVR Op Vlaams niveau kan momenteel niets meer gedaan worden, er moet eerst een wijziging gebeuren aan de Wet op het Notarisambt (federale materie). BC&K In 2020 e.v. zet ABB het project Fusies verder conform de beleidsnota.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 33 van 45

1.11

1.12

Binnenland - Afslanking provincies - opvolgen dossiers De Warande en Zorgcentrum Lemberge Binnenland - Paritaire commissie decentralisatie - eindverslag

1.13

Stedenbeleid - Smart Flanders program

1.14

Stedenbeleid - Databank polarisering

1.15

Stedenbeleid - Urban agenda en partnerschappen

1.16

Integratie & Inburgering Aanpak van radicalisme en fundamentalisme - coördinatie

1.17

Integratie & Inburgering Opmaak stand van zaken knelpunten woonwagenbewoners en zoeken naar oplossingen Gelijke Kansen Participatiestructuur personen met een Handicap - opvolgen proefproject Gelijke Kansen - Uitbouw lokaal Gelijkekansenbeleid

1.18

1.19

BC&K

Ondersteuning afgerond. Onderdeel van reguliere werking.

TAG

Publicatie slotrapport paritaire commissie decentralisatie op 7/6/2019 op website ABB + opmaak infodossier commissie decentralisatie BSBVR Afgrond eind 2019, vervolg: - Gestandaardiseerde architectuurcomponenten voor slimme steden - Verderzetten SmartFlanderstraject (ism KCVS en VVSG) - Verkennen rol stedenbeleid bij ondersteunen lokale besturen bij Europese financieringsprogramma’s BSBVR Studiedag in maart heeft het gebruik van de databank wereldkundig gemaakt. De databank wordt aangevuld met nieuwe praktijkvoorbeelden, loopt door in 2020 en verder. BSBVR Meeste partnerschappen zijn afgelopen. Momenteel wordt bekeken of en hoe de partnerschappen en de Urban Agenda worden voortgezet. Stedenbeleid blijft deelnemen aan UDG, DGUM en Leipzig Charter en aan interdepartementeel overleg rond Cohesiebeleid. GK&II De coördinatierol vanuit ABB wordt verder gezet in afwachting van nieuwe concrete instructies over wie de coördinerend en welke verwachtingen er op vlak van een horizontale aanpak worden gesteld. GK&II Het onderzoek wordt opgeleverd eind februari 2020, Verdere opvolging conclusies gebeurt in afstemming met andere beleidsdomeinen

GK&II

On Track. Project loopt tot eind 2021. Tussentijds evaluatie medio 2020

GK&II

Drie digitale nieuwsbrieven verschenen in 2019. Minimum vier edities gepland voor 2020. Lerend netwerk gelijk kansen voor centrumsteden

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 34 van 45

opgestart op 11 oktober, tweede bijeenkomst op 13 december. Minimum vier bijeenkomsten gepland voor 2020. 1.20

Gelijke Kansen - Innovatieve projecten op inclusie van mensen met een handicap

1.21

Brussel - Opstellen Infrastructuurplan deeltijds kunstonderwijs Brussel Brussel - N-logo voor alle Nederlandstalige instellingen in Brussel

1.22

1.23 1.24 1.25 1.26

1.27

1.28 1.29

Brussel - Uitrol investeringsplan WZZ (woonzorgzones) Brussel - Br(ik - projecten Brussel - Participatief project met jongeren Brussel - Opstellen meerjarenovereenkomst met SDKO Brussel - Begeleiding doorstart Kuumba

Vlaamse Rand - Nieuw cultuuren congrescentrum zuidrand Vlaamse Rand - leidraad mandatarissen

GK&II

On Track. Zorg dove oudere afgelopen, eindproducten meegenomen binnen Welzijn. Overige 2 projecten zijn lopende en worden gevolgd via stuurgroep met oog op structurele verankering BSBVR afgerond

BSBVR Dit traject wordt permanent verdergezet. Op dit ogenblik kregen we feedback van meer dan 440 organisaties die in aanmerking komen voor een logovermelding. BSBVR permanente actie BSBVR permanente actie BSBVR project voltooid BSBVR afgerond

BSBVR De doorstart is stilaan afgerond. De nieuwe coรถrdinator zet de organisatie op administratief en financieel vlak verder op punt. Vanaf nu wordt de focus verlegd naar de inhoudelijke werking (meerjarenplan 2021-2025). BSBVR actie is afgerond. Eindrapport werd opgeleverd in juni. BSBVR Permanente opvolging. Aanpassingen worden doorgevoerd wanneer nodig.

1.30

Binnenland - Evaluatie project vrijwillige fusies

BC&K

In 2020 e.v. zet ABB het project Fusies verder conform de beleidsnota.

1.31

Binnenland - Evaluatie project afslanking provincies Binnenland - evaluatie regelgeving subsidies voor nietbeschermde kerken

BC&K

Afgerond

LF

Wordt opgenomen in 2020, een van de sporen van het project regelgeving.

1.32

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 35 van 45

1.33

1.34

Binnenland - Evaluatie regelgeving intergemeentelijke samenwerking Stedenbeleid - Evaluatie GSM editie 2017

1.35

Stedenbeleid - Evaluatie en vervolgtraject Smart Flanders

1.36

Integratie & Inburgering Evaluatie hervorming inburgering- en integratiesector Gelijke Kansen - Evaluatie toegankelijkheidsverordening kostenbatenanalyse op toegankelijk ontwerpen Gelijke Kansen - Evaluatie GKdecreet

1.37

1.38

1.39

Gelijke Kansen - Evaluatie en hernieuwing Toevladatabank

1.40

Brussel Inhoudelijke evaluatie van subsidie-MB’s Brussel - Evaluatie geactualiseerde subsidiegids 2016-2018 Brussel - Evaluatie focusthema financiÍle aspecten van het Brussel- en Randbeleid Brussel - Evaluatie samenwerkingsovereenkomst Muntpunt VG VGC

1.41

1.42

1.43

LSVP

Loopt verder in de regeerperiode 2020 - 2024. In 2019 zijn de bussinesscase, SWOT-analyse en plan van aanpak opgemaakt. BSBVR De opdrachten ikv de bestekken voor de GSMsurvey zijn eind 2019 gegund. De adviezen ivm ontwikkeling website en interne organisatie zitten vervat in het project beleidsmonitoren GSM BSBVR - Stuurgroep dec. - eindevaluatie SF - Januari 2020: def. eindrapportering - Subsidie VLOCA toegekend - Imec/VITO. - Bestek governance opdracht in opmaak - Verderzetting SF-stuurgroep in 2020, zonder Imec. - Opvolg programma SF Imec nog onderzocht. GK&II

Eindrapport is opgeleverd door Idea Consult en managementsamenvatting is gemaakt voor vorige en huidige minister GK&II Zowel het evaluatieonderzoek op de Vlaamse stedenbouwkundige toegankelijkheidsverordening als de kostenbatenanalyse op toegankelijk ontwerpen werden opgeleverd. GK&II Onderzoek werd (met uitstel) opgestart op 1 juni 2019 en loopt 12 maanden. De 1e stuurgroep en begeleidingsgroep zijn ondertussen gehouden. De 2e begeleidingsgroep vindt plaats 27/3. GK&II De tweede jaarhelft van 2019 werd een eerste business-analyse, incl. een ruime werkveldprospectie, uitgevoerd richting een vernieuwd en open ToeVla-platform. Voorjaar 2020 zal gewerkt worden aan de implementatie van een eerste POC. BSBVR recurrente opdracht BSBVR Afgerond.

BSBVR geen voorwerp/nihil

BSBVR Gezamenlijk brief VG en VGC aan Muntpunt in het kader van de evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst en de opmaak van

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 36 van 45

een beleidsplan 2020-2025. Het overleg tussen partijen dienaangaande is opgestart. 1.44

Brussel - Evaluatie meerjarenovereenkomsten met ad nominatum ingeschreven organisaties

1.45

Vlaamse Rand - Evaluatie samenwerkingsovereenkomst vzw de Rand Vlaamse Rand - Evaluatie samenwerking media RingtvRandKrant Vlaamse Rand - Evaluatie coördinatieplatform Stand van de Rand

1.46

1.47

2.01

Beter beheersen belangrijkste risico’s specifieke subsidies.

2.02

Beter beheersen belangrijkste risico’s algemene financiering

2.03

Gesubsidieerde initiatieven en hun maatschappelijke relevantie in de kijker zetten.

3.01

Verder ontwikkelen van een fusiemonitor om de besturen toe te laten een prognose te maken van een mogelijke fusie Binnenland - Uitwerken van een kader voor de handhaving van het salarisplafond

3.02

BSBVR Opstart van de procedure tot vernieuwing van de meerjarige overeenkomsten vanaf 1 januari 2020 voor alle nominatieven = opmaak van brieven met voorstel tot opaak van een nieuw beleidsplan 2020-2025 BSBVR De evaluatie SWO heeft plaatsgehad in okt-nov en is afgerond. Verslag werd aan alle betrokkenen ter ondertekening voorgelegd. BSBVR De goede samenwerking wordt verdergezet en regelmatig geoptimaliseerd BSBVR Coördinatieplatform Stand van de Rand wordt verdergezet. Momenteel wordt bekeken hoe dit concreet ingevuld wordt voor de nieuwe legislatuur. BSBVR Het proces 'specifieke subsidies behandelen' wordt bij nader inzien in 2020 behandeld i.k.v. risicobeheersing, in 2019 is het kader voor risicobeheer verder uitgewerkt. LF De openstaande aanbeveling over het continuïteitsplan over o.a. het gemeentefonds is door AV als gerealiseerd bestempeld. ABB werkt verder aan het beter beheersen van de risico's in het proces algemene financiering. BSBVR Voorbereiding workshop die januari 2020 wordt gehouden: intervisie in de kijker zetten maatschappelijke relevantie van initiatieven die ABB subsidieert. De uitkomsten hiervan worden meegenomen bij het implementeren van de nieuwe ABB-communicatiestrategie. BC&K Wordt opgenomen in 2020 - 2021

LSVP

Ongewijzigd: het opzetten van het kader moet bekeken worden in het licht van een mogelijke evaluatie van het statuut van de lokale mandataris.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 37 van 45

3.03

4.01

4.02

Binnenland - Organiseren (in samenwerking met de VVSG) van infosessies voor mandatarissen Ontwikkelen van gestandaardiseerde tools (link met Kalliope) a. Ontwikkeling van geïntegreerde leidraad klachtenbehandeling incl. geactualiseerde modeldocumenten Organiseren van infosessies voor Lokale Besturen

TAG

LOW

LOW

5.01

Definiëren en verder invulling geven aan optimaal generiek informatieaanbod

LOW

5.02

Opvolgacties met betrekking tot invulling van rol ABB in aanbieden van vormingen en informatiesessies in elk van de beleidsvelden Ontwikkeling van een visie op coachende rol van ABB aan de hand van theoretisch model en opmaak globaal rapport invulling coachende rol agentschap. Actueel houden en optimaliseren inventaris datareeksen waar ABB over beschikt Visie ABB als kennisorganisatie operationaliseren in een meerjarig onderzoeksprogramma Ontwikkeling van een datawarehouse

LOW

5.03

6.01

6.02

6.03

LOW

De introductiesessies werden afgerond en geëvalueerd. In globo kan gesproken worden van een succesvolle reeks en een geslaagde eerste editie van het startfeest. Deze actie loopt verder in 2020, het streven is dat de dossierbehandelaars medio met de leidraad klachtbehandeling kunnen werken.

Op vraag van excello.net werden informatiesessies gegeven rond bijzonder comité voor de sociale dienst, publicatieplicht, toezicht en handtekenbevoegdheid. Actie 5.01 en 5.02 zijn halverwege 2019 vervangen door bijkomende actie 5.03: de ontwikkeling van een visie op coachende rol van ABB aan de hand van theoretisch model en opmaak globaal rapport invulling coachende rol agentschap. Actie 5.01 en 5.02 zijn halverwege 2019 vervangen door bijkomende actie 5.03: de ontwikkeling van een visie op coachende rol van ABB aan de hand van theoretisch model en opmaak globaal rapport invulling coachende rol agentschap. Focus verder bepaald. De actie loopt verder in 2020.

BC&K

De actualisatie van de inventaris werd eind april 2019 afgerond. Alle afdelingen hebben hiervoor hun input geleverd.

BC&K

Een ontwerp onderzoeksagenda op basis van gesprekken met de afdelingshoofden en de werkgroep onderzoek wordt besproken op het DC van 5 februari. Na workshoptraject werd keuze voor nieuwe datawarehouse door DC gemaakt. Ondertussen is

Digiteam

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 38 van 45

6.04

Interne kennisopbouw en deling tav eigen processen

BC&K

6.05

Afsluiten strategische partnerschappen om info van externen te verzamelen (i.s.m. netwerkmanagement) en te stimuleren dat analyses gebeuren op data die we als ABB aanbieden Uitvoering onderzoek o.b.v. meerjarig onderzoeksprogramma Publicatie cijferboek Vlaamse Rand (2019) Ontwikkeling release Vlaamse migratie- en integratiemonitor Ontwikkeling release gemeenteen stadsmonitor 2021

BC&K

6.06

6.07 6.08 6.09

6.10

7.01

Opzetten van een onderzoeksgemeenschap waar onderzoekers ideeĂŤn, vragen en ervaringen kunnen uitwisselen Naar buiten treden en op kaart zetten van ABB (missie, doelstellingen, waarden, initiatieven)

elk aspect in dossier gegund en kan de implementatie starten. De projecten rond de RPR (monitortabel) en IGS (SP-lijst) werden afgerond. Voor de opvolging door LF van de MJP werd een dashboard ontwikkeld. Er werden gesprekken gevoerd met Sport Vlaanderen, VLM, VSA, KUL, en VVSG. De protocollen worden nog uitgewerkt door de DPO.

BC&K

Het onderzoek rond de verkiezingen en de centrumfunctie sporten/zwemmen werden afgerond. BSBVR Actie is afgerond. Het cijferboek 2019 Vlaamse Rand werd gepubliceerd. GK&II De volgende editie van de VLIM is gepland voor 2021. BC&K Op schema, update registerdata evaluatietraject survey met stakeholders resulterend in 100 survey indicatoren. keuze BI tool ifv ontwikkeling dynamische website, concepten prototyping producten voor de monitor afgestemd op behoeften stakeholder, BC&K De werkgroep onderzoek is al een vijftal keren samengekomen.

TAG

7.02

Uitrol nieuwe interactiemomenten

TAG

7.03

Integratie van participatieelementen (momenten en methoden) in de opmaak van

TAG

Eigen initiatieven o.a.: generieke ppt ABB, studiedag lokaal bestuur door academische bril, bezoek Commissie aan ABB. Deelname aan overige initiatieven: o.a. Filbert-academy Exello.net, ronde gouverneur Limburg, toelichting AV vlofin en exello.net. Uitrol provinciale netwerkmomenten 2019, evaluatie + opstart prov netwerkmomenten 2020 (overleg ABB, Exello.net, Vlofin) Verankeren stakeholdersfocus bij opmaak projectplannen voor de strategische projecten via sjabloon

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 39 van 45

projectplannen (voor strategische beleidsprojecten)

7.04

Capacity building m.b.t. stakeholdersomgang

TAG

8.01

P&O

8.02

Implementatie leiderschapsontwikkeling Uitrol traineeship juristen

P&O

8.03

Uitrol wervingsplan 2019

P&O

8.04

Jaaractieplan welzijn op het werk 2019

P&O

8.05

Optimalisatie VAC Brussel

P&O

8.06

Werking (locatie)secretariaten optimaliseren en uniformiseren

P&O

8.07

Implementatie van een informatiebeheersplan

P&O

8.08

Optimalisatie - vormgeving financiële cel Implementatieplan ABBwaarden

TAG

8.09

P&O

Toelichting aan verschillende collega’s m.b.t. BHM op site-overleg, voor nieuwkomers en bij opmaak MJOP. Opstart pilootprojecten wisselleren bij lokale besturen Deze actie wordt geïntegreerd in de strategische P&O werven en is opgenomen in de roadmap. De evaluatie is uitgesteld tot 1ste semester 2020 78% van de vacatures zijn ingevuld van het WP2019, 16% van de vacatures lopen en 6% moet extern worden opgestart. Er is een maandelijkse rapportering DC en een dashboard op SP. De werf LS en doorstroom lopen en de werf statutaire invulling is afgerond. Alle acties zijn uitgevoerd of nog lopende (bv. uitrol binnen ABB van de e-tool StressBalancer). De risicoanalyse PTOW wordt ingebed in de risicoanalyse beeldschermwerk in 2020. Eerste kleine optimalisatie is doorgevoerd. Loopt verder in 2020 ook voor andere VAC's (bv. Leuven). In 2019 zijn er diverse initiatieven geweest om de interne organisatie en de dienstverlening van de secretariaten te verbeteren. Bv. (digitale) permanentie, uniformisering van de dienstverlening,.. Met het optimalis. SP worden de actiepunten mbt opslag van dig. info uitgevoerd want de sites worden eenvormig gestructureerd volgens het IBP. De piloten kregen toelichting mbt link IBPdagelijkse werking, veiligheidsmaatregelen en bestaande opslagmedia. Afgewerkt (augustus 2019) De waarden zijn opgenomen in het project ABBToekomsklaar! Bestaande initiatieven lopen door en worden aangevuld met nieuwe

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 40 van 45

8.10

Uitrol jaaractieplan diversiteit 2019

P&O

8.11

Implementatie toekomstplan 2019 in samenhang met voorbereiding meerjarig OP 2020 – 2025 Aanbeveling(en) Audit Vlaanderen - risicobeheersing

TAG

8.12

8.13

8.14

Actualisatie proceslijst per organisatiedomein en identificatie van kritieke processen (incl. interdependenties) Uitwerking 'projectmatig werken'

TAG

TAG

TAG

8.15

Nieuw PEP

P&O

8.16

Opmaak wervingsplan 2019

P&O

8.17

Opmaak jaaractieplan diversiteit 2019 Opmaak strategisch plan leren en ontwikkelen

P&O

8.18

P&O

initiatieven (koerskaart voor een bepaalde groep personeelsleden, ontwerpen van een teamcharter (LS) enz.) De link met leiderschap staat on hold. Verdere opname met de uitrol van ABB Toekomstklaar! Het project met Compaan voor de locatiesecretariaten loopt. De rapportering 2019/JAP 2020 staat gepland en afspraken beleidsplan werden op de werkgroep opgenomen. Het toekomstplan 2019 werd geïmplementeerd zoals voorzien en de voorbereiding van het MJOP verliep eveneens volgens planning. Actieplannen voor strategische risico's en voor proces 'gemeentefonds' werden uitgewerkt en geïntegreerd in Meerjarig OP 2020-2024. Resultaat: score ABB m.b.t. maturiteit risicomanagement nam verder toe en oversteeg voor het eerst de VObrede benchmark. Identificatie kritieke processen gebeurd i.k.v. planning operationeel risicobeheer. Actualisatie proceslijst: voorbereid i.k.v. besprekingen per organisatiedomein in aanloop naar opmaak MJOP. Het in 2019 opgemaakte 'kader projectmatig werken' vormt het uitgangspunt om de projecten en acties uit de beleidsnota en ondernemingsplan meer gestructureerd uit te voeren. Blijft doorlopen in 2020 en verder. Opmaak PEP (luik Personeelsbehoeften) wordt verschoven naar Q2 2020 omwille van verwevenheid met opmaak meerjarig OP en outcome strategische P&O-werven ABB Toekomstklaar! afgerond Afgerond: jap werd goedgekeurd op DC van 29/1/2019 Strategisch plan Leren & Ontwikkelen goedgekeurd door directiecomité

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 41 van 45

8.19

8.20

Kalliope wordt verder ontwikkeld met oog op 1 Gebruikerservaring 2 Implementatie nieuwe processen 3 Verdere ontwikkelpunten in overleg met DC Project LBLOD

Digiteam

- Nieuwe versie Kalliope in productie en aantal verbeteringen doorgevoerd, andere verkend (rechtstreeks bewerken doc) - Nieuwe Gebruikerservaring Design (UX) en Generiek dossier klaar voor testen

Digiteam

- POC voor wegreglementen (met import uit een externe bron) in GN is klaar (basis voor reglementen relevant voor ABB) - Tweede validatieronde opgestart en GN is door 1 leveranciers geïntegreerd - Kalliope: bovenbouw (definiëren subsidiemaatregelen) klaar voor test en gebouwde POC wordt herbekeken in functie van integratie generiek dossier - Loket: schermvoorstellen gemaakt en user testing wordt ingepland Stappenplan met acties opgemaakt en afgetoetst met interne betrokkenen + kabinet Somers. Juridische analyse bij externe partijen loopt alvorens we kunnen starten met technische acties Opstellen actieplan om gebruikerservaringen te decteren bij gebruikers. Dit koppelen we aan een algemene gebruikersanalyse van het LLB + analyse voor welke communicatiestromen we het LLB in de toekomst kunnen uitbreiden. in afwachting van beslissing VO-breed over implementatie

8.21

ABB-Pilootproject Slimme subsidies in kader van stadsvernieuwing

Digiteam

8.22

Implementeren digitale handtekenmogelijkheid gouverneurs - minister

Digiteam

8.23

Verbeteren gebruikerservaring mandatendatabank en databank leidend ambtenaren

Digiteam

8.24

Project Functiefamilies (FuFa)

P&O

8.25

Project Plaats- en tijdsonafhankelijk werken

P&O

8.26

Ontwikkeling van bijkomende HR-dashboards

P&O

8.27

ABB Toekomstklaar

P&O

Op elke site werd een PTOW café georganiseerd (Brussel in maart). Doel is evaluatie van het huidige PTOW kader door de PL en bevragen PL inzake het invoeren van TOW. Monitoring, steekproeven...lopen permanent. Er zijn kengetallen beschikbaar op SP (en elk DC) inzake personeel en werving en selectie. HR werkt nu nog aan een dashboard inzake PTOW en samenstelling afdeling. Fase 1 van ABB Toekomstklaar! werd conform de roadmap afgerond medio september 2019. Fase 2 (brede consultatieronde) loopt op schema en zal eind februari 2020 worden afgerond.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 42 van 45

8.28

Opstart en gefaseerde uitrol agentschapsbrede optimalisatie Sharepoint

P&O

9.01

Opmaak en implementatie strategisch communicatieplan (incl. externe en interne communicatie) Organisatie van externe evenementen ikv communicatiekalender

TAG

9.02

9.03 9.04

Werking mbt Heerlijk Helder taalgebruik verder uitbouwen Organisatie van interne evenementen

TAG

TAG TAG

9.05

P&O-dienstverlening op de kaart P&O zetten (Roadshow HR; dienstverleningsportfolio’s op intranet, …)

9.06

Team communicatie op de kaart zetten (Communicatieshop, …)

TAG

De infosessies en workshops met de 2 pilootteams zijn afgerond. Naast deze ingrijpende herziening van de structuur van de sites is voor een nieuwe portaalpagina ABB een externe ondersteuner geselecteerd. Extern advies is eind 2019 afgeleverd. Implementatieplan wordt begin 2020 voorgelegd aan DC en daarna uitgevoerd. De in de communicatiekalender opgenomen evenementen werden uitgevoerd. Nieuw in 2019: tool die het organiseren van evenementen makkelijker maakt en alle informatie bundelt. HH-item in elke nieuwsflits. 15 interne HHvormingen. Uitbesteding 6 HH-events op elke site. Permanente werking. Team communicatie zorgt voor ondersteuning waar nodig bij organisatie van interne evenementen. In samenwerking met team communicatie actualiseren en moderniseren we de voorstelling van de P&O-dienstverlening op mijnabb. Beide HRteams smelten samen tot 1 team. De locatiesecretariaten doorlopen momenteel een traject met externe partner Compaan. Het team heeft in 2019 sterk ingezet om van de communicatieshop op het intranet dé gekende vindplaats te maken voor de werking en producten van het team.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 43 van 45

PERSONEELSPLAN 2020 Conform de richtlijnen voor de opmaak van het meerjarig ondernemingsplan cf. Mededeling aan de Vlaamse regering van 7 februari 2020, is het (meerjarig) personeelsplan een verplichte bijlage. De opmaak van het meerjarige personeelsplan 2020-2024 is opgenomen als strategisch project in het voorliggende meerjarige ondernemingsplan. De beslissing om pas in 2020 een nieuw meerjarig PEP op te maken, werd genomen door het directiecomité op 20 mei 2019 en verantwoord vanuit de motivatie dat: het meerjarig ondernemingsplan (incl. beleidsprojecten) de basis vormt voor de identificatie van de personeelsbehoeften van ABB; de personeelsbehoeften gealigneerd worden aan het optimalisatietraject ABB Toekomstklaar! (aspecten met impact op opmaak PEP: vlakkere organisatie, grotere span of control voor leidinggevenden, prominentere rol voor projectwerking, efficiëntere inzet locatiesecretariaten,…); de te verwachten besparingscontext van de (nieuwe) Vlaamse regering kon worden meegenomen. Bij het voorliggende meerjarige ondernemingsplan 2020-2024 voegen we – in afwachting van het nieuwe meerjarige personeelsplan 2020-2024 - de PEP-cijfers uit het laatste jaar van het meerjarige Personeelsplan 2015-2019. Deze cijfers vormen samen met de intussen gekende koppenbesparing en budgettaire besparing, de contouren voor een voorzichtig wervingsbeleid in 2020: 1.

PEPPEP-cijfers 2019 als basis voor een voorzichtig wervingsbeleid 2020

De PEP-cijfers 2019 zijn conform de aanbevelingen van het Rekenhof uitgedrukt in voltijdse equivalenten (VTE) en zijn gekoppeld aan de processen en projecten van het agentschap gedurende de periode 20152019. Een belangrijke factor in de implementatie van het PEP2015-2019 vormden de uitdovende functies (gewestelijke ontvangers en niveau D – zie verder). De omgang met deze uitdovende functies maakteen voortdurende afweging van de mogelijke instroom van gewenste profielen noodzakelijk binnen de budgettaire contouren én binnen de koppenbesparing.

Cijfers PEP2019 in VTE versus effectieve bezetting in actueel VTE op 31/12/2019 en 06/02/2020 A3

A2L

A2 M

1

A2 A 7

PEP2019

1

Bezetting 2019

1

0

7

2

A2 38, 1 31, 8

A2 GO

A1

B 3

171,9 16,9

169,25

0

B B1 2 30,4 8

17,4

C 3

C2

C1

D 2

66,7 2

14,9

D1 1

53,4

1,8

11,1

TOTAA L VTE 317,1 336,55

www.vlaanderen.be

Bezetting 2020

1

0

7

2

31, 8

16,4

168,35

0

8

19, 9

2

14,4 4

53,2

1,8

10, 4

336,29

Toelichting: - Om de opdrachten uit het ondernemingsplan 2019 te realiseren, had ABB in 2019 317, 1 VTE nodig cf. het personeelsbehoeftenluik 2019 uit het meerjarige PEP2015-2019. Deze VTE werden in functie van de processen en projecten bepaald en vertaald naar het vereiste niveau/de vereiste graad; - De facto beschikte ABB op 31/12/2019 over slechts 307,75 VTE om zijn kernopdrachten te realiseren cf. het vereiste niveau/de vereiste graad. Het reĂŤle VTE bedroeg 336, 55 omwille van het aandeel uitdovende functies (cf. overtal van 28,8 VTE aan A2 gewestelijke ontvangers en niveau D). ABB is afhankelijk van de natuurlijke uitstroom van deze uitdovende functies; - De facto beschikte ABB op 06/02/2020 over slechts 308,69 VTE om zijn kernopdrachten te realiseren cf. het vereiste niveau/de vereiste graad. Het reĂŤle VTE bedroeg 336, 29 omwille van het aandeel uitdovende functies (cf. overtal van 27,6 VTE aan A2 gewestelijke ontvangers en niveau D). ABB is afhankelijk van de natuurlijke uitstroom van deze uitdovende functies: in 2020 zullen minstens 4 VTE A2 gewestelijke ontvangers en 2,8 VTE aan D1 op natuurlijke wijze uitstromen. 2. Koppenbesparing als basis voor een voorzichtig wervingsbeleid 2020 ABB realiseerde steeds de koppenbesparingen die vanuit voorgaande legislaturen werden opgelegd. Op het einde van de huidige legislatuur (31/12/2024) mag ABB nog 370 koppen tellen; d.i. een extra besparing van 21 koppen ten aanzien van de besparingsdoelstelling tot maximum 391 koppen vanuit de vorige legislatuur. Op 6/2/2020 telt ABB 386 koppen. Gezien de leeftijdspiramide van het personeelsbestand kan ABB een voorzichtig wervingsbeleid voeren rekening houdende met de natuurlijke uitstroom van personeelsleden. 3. Budgettaire besparing als basis voor een voorzichtig wervingsbeleid 2020 Het vast weddenbudget voor het begrotingsjaar 2019 bedroeg 24.660 keur aangevuld met 17 keur voor de vergrijzingskost van het personeelsbestand. Het vast weddenbudget van ABB zal gedurende de huidige regeerperiode afnemen met 1.092 keur gespreid over de 5 begrotingsjaren. Het vast weddenbudget voor begrotingsjaar 2020 bedraagt 24..636 keur. Bij BA2020 werd 424 keur gecompenseerd bovenop het vast weddenkrediet in functie van de aan te werven personeelsleden voor de oprichting van de informatiedienst erediensten. Gedurende de huidige regeerperiode zal het vast weddenkrediet tot en met 2023 jaarlijks 208 keur dalen. In het begrotingsjaar 2024 is de besparing 260 keur.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // pagina 45 van 45

Opgemaakt te Brussel, Voor de Vlaamse Regering,

Bart Somers Viceminister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams minister van Binnenlands Bestuur, Bestuurszaken, Inburgering, en Gelijke Kansen

Ben Weyts Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Onderwijs, Sport, Dierenwelzijn en Vlaamse Rand

Benjamin Dalle Vlaams minister van Brussel, Jeugd en Media

Voor het Agentschap Binnenlands Bestuur,

Jeroen Windey Administrateur-generaal

Agentschap Binnenlands Bestuur Herman Teirlinckgebouw Havenlaan 88 1000 Brussel BelgiĂŤ

binnenland.vlaanderen.be