Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/264
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/264
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 26 augustus 2020 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoek in bij de Vlaamse overheid, departement Mobiliteit en Openbare Werken, afdeling Maritieme Toegang (hierna: departement MOW) om een afschrift te verkrijgen van de notulen van de Raad van Bestuur van LOM Antwerpen sinds 2 april 2019 tot op heden. Op 8 september 2020 werd het openbaarheidsverzoek beantwoord door het departement MOW. Verzoeker tekende op 7 oktober 2020 beroep aan tegen de voormelde beslissing van het departement MOW. Het beroep werd op 8 oktober 2020 door de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur geregistreerd. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek werd ingediend op 26 augustus 2020. De bestreden beslissing dateert van 8 september 2020 en vermeldt de beroepstermijn en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroepschrift d.d. 7 oktober 2020 is tijdig ingediend. Het beroep wordt als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep
www.vlaanderen.be
Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Met een mail d.d. 8 september 2020 werden vanuit het departement MOW, in antwoord op het openbaarheidsverzoek van verzoeker, zes verslagen van de Raad van Bestuur LOM Antwerpen voor de periode van april 2019 tot augustus 2020 aan verzoeker bezorgd: - verslag d.d. 04-06-2019 - verslag d.d. 03-09-2019 - verslag d.d. 12-11-2019 - verslag d.d. 04-02-2020 - verslag d.d. 25-03-2020 - verslag d.d. 20-05-2020 Het departement MOW geeft in zijn beslissing nog aan dat de verslagen d.d. 04/02/2020 en 25/03/2020 nog niet ondertekend zijn, maar bevestigt uitdrukkelijk dat deze wel degelijk zijn goedgekeurd.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker neemt geen genoegen met de door het departement MOW toegestuurde verslagen van de Raad van Bestuur LOM Antwerpen, omwille van de volgende redenen: 1) De notulen bevatten niet de bijhorende documenten (presentaties, nota’s, …) waarover de vergadering gaat en die volgens verzoeker integraal deel uitmaken van de vergadering. Zonder deze brondocumenten lijkt het onmogelijk de notulen te ontcijferen, zeker gezien de kortheid van de beschrijvingen van de documenten. 2) Deze notulen zijn onvolledig, of zijn in extremis geen notulen te noemen. In het verleden waren de notulen wel veel uitgebreider, en toonden ze de discussie die aan de gang was tussen de leden. Verzoeker vraagt aan de beroepsinstantie om één en ander te onderzoeken.
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met het departement MOW voor wat meer toelichting bij de opmaak van de notulen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur LOM Antwerpen. Uit de ingewonnen informatie is duidelijk geworden dat de notulen van de Raad van Bestuur LOM Antwerpen integraal werden bezorgd aan de heer Meeussen. Het departement MOW bevestigde heel uitdrukkelijk dat de notulen die bezorgd werden aan verzoeker, de feitelijke en enige notulen zijn die werden opgemaakt van de vergaderingen van de Raad van Bestuur bij LOM Antwerpen. Het departement MOW verduidelijkt dat de notulen inderdaad eerder beknopt zijn, maar ze bevatten wel degelijk alle beslissingen die door de Raad van Bestuur LOM Antwerpen worden genomen. Het is wel zo dat
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/264
pagina 2 van 3
op de vergaderingen van de Raad van Bestuur telkens een uitgebreide mondelinge toelichting wordt gegeven bij elk agendapunt, doch deze toelichting wordt evenwel niet weergegeven in de uitgeschreven notulen. Voorts werd vanuit het departement MOW ook uitdrukkelijk bevestigd dat er bij de opgemaakte notulen geen enkele bijlage gevoegd wordt. De beroepsinstantie kan dus enkel maar vaststellen dat de door verzoeker gevraagde notulen van de verschillende Raden van Bestuur LOM Antwerpen wel degelijk integraal werden toegestuurd aan hem op 8 september 2020. Er bestaan daarnaast geen ander notulen van die vergaderingen. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocument” immers gedefinieerd als “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Het beroep inzake eventuele andere notulen van vergaderingen van de Raad van Bestuur LOM Antwerpen dient dan ook ongegrond te worden verklaard aangezien in het kader van openbaarheid van bestuur enkel bestaande documenten kunnen worden opgevraagd. Er wordt hier door de beroepsinstantie vastgesteld dat verzoeker de enige bestaande notulen heeft ontvangen op 8 september 2020. Ook wat betreft de bijhorende documenten (presentaties, nota’s, …) bij de opgestelde notulen, kan de beroepsinstantie enkel maar vaststellen dat er geen bijlagen bestaan bij de opgemaakte en aan verzoeker toegestuurde notulen. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat er geen bijlagen voorkomen bij de opgemaakte notulen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur LOM Antwerpen, zodat er uiteraard geen afschrift van kan verleend worden. Het ingestelde beroep is bijgevolg ongegrond. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroep van xxx d.d. 7 oktober 2020, gericht tegen de beslissing van het departement MOW van 8 september 2020, wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 5 november 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/264
pagina 3 van 3