21'(51(0,1*63/$1 $JHQWVFKDS YRRU ,QIUDVWUXFWXXU LQ KHW 2QGHUZLMV $*,21
Inhoud 1. INLEIDING......................................................................................................................................... 1 2. RELEVANT KADER......................................................................................................................... 2 2.1. Algemeen beleidskader ........................................................................................................... 2 2.2. Specifiek kader van AGION .................................................................................................... 3 3. INVULLING VAN DE STRATEGISCHE BELEIDS- EN ORGANISATIEDOELSTELLINGEN .................................................................................................. 4 3.1. Beleidsdoelstellingen ............................................................................................................ 4 Strategische beleidsdoelstelling 1: AGION werkt mee aan de uitvoering van de conceptnota masterplan scholenbouw ...................................................................................... 4 3.2. Organisatiedoelstellingen: recurrente taken en beheersdoelstellingen ............................ 5 • Strategische organisatiedoelstelling 1 Een optimaal beheer verzekeren van de toevertrouwde financiële middelen om een kwaliteitsvolle schoolinfrastructuur te realiseren in het kader van de reguliere subsidiëring. ............................................................ 5 Operationele organisatiedoelstelling 1.1 Het agentschap handelt subsidieaanvragen correct af ........................................................................................................................................ 5 Operationele organisatiedoelstelling 1.2 Het agentschap behandelt subsidieaanvragen en dossiers tijdig. .......................................................................................................................... 6 Operationele organisatiedoelstelling 1.3 Het agentschap volgt de capaciteitsproblematiek op in opdracht van het kabinet. ........................................................ 7 • Strategische organisatiedoelstelling 2 Het stimuleren en mee ondersteunen van samenwerkingsverbanden (tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten)............................................................................................................................ 7 Operationele organisatiedoelstelling 2.1 Dossiers in samenwerking met andere instellingen en overheden (VIPA, .................... VGC, Onroerend Erfgoed) worden door het agentschap behandeld overeenkomstig de van toepassing zijnde regelgevingen. ........... 8 Operationele organisatiedoelstelling 2.2 Samenwerkingsverbanden onderhouden tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten met als doel, door onderzoek en constructieve medewerking, te komen tot een optimaal en efficiënt gebruik van gezonde, energiezuinige, multifunctionele en leefbare scholen. .................................. 8 • Strategische organisatiedoelstelling 3 Uitbouwen en permanent beheren van een kennispunt voor scholenbouw met als doel, door sensibilisering en adviesverlening aan alle betrokkenen bij scholenbouw, het plannings-, ontwerp- en bouwproces van duurzame en functionele schoolinfrastructuur te optimaliseren ........................................... 9 Operationele organisatiedoelstelling 3.1 Het ontwikkelen van een ondersteunende rol ten aanzien van scholen om het plannings-, ontwerp- en bouwproces te optimaliseren zodat een optimaal concept voor functionele en duurzame schoolinfrastructuur kan ontwikkeld worden. ....................................................................................................................... 9 Operationele organisatiedoelstelling 3.2 Het onderzoeken, ondersteunen en begeleiden van innoverende praktijken inzake scholenbouw om innovatieve concepten in de
scholenbouw in Vlaanderen te introduceren en in te spelen op maatschappelijke tendensen en problematieken. ................................................................................................... 9 • Strategische organisatiedoelstelling 4 Beheer van alternatieve financieringsvormen .. 10 Operationele organisatiedoelstelling 4.1 Controles inzake de fysische en financiële normen, de gemeenschapswaarborgen, de hypothecaire mandaten, de zakelijke rechten, de individuele DBFM-contracten, de beschikbaarheidsvergoedingen, de toekenning en de uitbetalingen van de toelagen op de beschikbaarheidsvergoedingen in het kader van het DBFM-programma 'Scholen van Morgen' worden zonder enige uitzondering behandeld volgens de van toepassing zijnde regelgeving. Bovendien zullen procedures, die het agentschap heeft ontwikkeld, correct worden toegepast, overeenkomstig de geldende beslissingen en administratieve afspraken......................... 10 Operationele organisatiedoelstelling 4.2 In het kader van het DBFM-programma 'Scholen van Morgen' brengt het agentschap advies uit op de voorstudie, het voorontwerp en de ontwerpen van het individueel DBFM-contract voor de verschillende projecten en keurt het agentschap de definitieve beschikbaarheidsvergoedingen en de definitieve individuele DBFM-contracten, zoals afgesloten tussen de inrichtende machten en de DBFM-vennootschap, goed. .......................................................................... 11 Operationele organisatiedoelstelling 4.3 Het agentschap staat in voor de uitbetaling van de toelagen op de periodieke en prestatiegebonden beschikbaarheidsvergoedingen voor de verschillende projecten gedurende de looptijd van het DBFM-programma . Het agentschap staat ook in voor de uitbetaling van een basistoelage en een recurrente toelage aan de onderwijskoepels en het Gemeenschapsonderwijs voor hun ondersteuning van het DBFM-programma. ............................................................................ 11 Operationele organisatiedoelstelling 4.4 Opvolging van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma. ..................................................................................................................... 11 Operationele organisatiedoelstelling 4.5 Instaan voor het toekennen van de huursubsidies. ............................................................................................................................. 12 Operationele organisatiedoelstelling 4.6 Instaan voor het toekennen van de energieleningen. ......................................................................................................................... 12 • Strategische organisatiedoelstelling 5 Het verder ontwikkelen en in stand houden van een beleidsadviserende, beleidsvoorbereidende en beleidsevaluerende rol. .................. 13 Operationele organisatiedoelstelling 5.1 Het agentschap levert op eigen initiatief én/of op vraag van de minister binnen de gestelde termijn haar input aan het beleidsondersteunend, beleidsvoorbereidend en beleidsevaluerend werk inzake scholenbouw................................................................................................................................ 13 • Strategische organisatiedoelstelling 6 Het uitbouwen en permanent beheren van een adequaat monitoring- en beleidsevaluatiesysteem om de onderwijsinfrastructuur en het infrastructuurbeleid op te volgen, te evalueren en bij te sturen. .......................................... 14 Operationele organisatiedoelstelling 6.1 Het agentschap voert een schoolgebouwenmonitor uit, met inbegrip van (1) informatie over de kwaliteit en het gebruik van de schoolgebouwen en (2) gegevens over de beschikbaarheid en de behoefte aan ruimte bij onderwijsinstellingen in Vlaanderen. .............................................. 14
Operationele organisatiedoelstelling 6.2 Ontwikkelen en beheren van een adequaat systeem van kennismanagement............................................................................................. 14 • Strategische organisatiedoelstelling 7 Het verder optimaliseren van de interne organisatie gericht op een optimale realisatie van de beleidsdoelstellingen..................... 14 Strategisch project 1 Het agentschap voert driejaarlijks een evaluatie uit naar de tevredenheid van haar klanten. Dit onderzoek richt zich op: (1) de tevredenheid met de wijze waarop de dossiers worden behandeld, (2) de tevredenheid over de informatieverstrekking, de processen en de procedures...................................................... 15 4. HORIZONTALE STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN ......................................................... 16 4.1. Verhogen van de maturiteit van de organisatie.................................................................. 16 4.1.1 AGION geeft gevolg aan de aanbevelingen van Audit Vlaanderen .......................... 16 4.1.2 AGION onderneemt acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen ...................................................................................................................................... 16 4. 2. AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen .......... 17 4.2.1 AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen op het aantal personeelsleden ....................................................................................................... 17 4.2.2 AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. budgettaire besparingen ................................................................................................................................. 17 5. PREVENTIEPLAN ......................................................................................................................... 17 5.1. AGION engageert zich om een welzijnsbeleid te voeren, conform de wettelijke bepalingen. ...................................................................................................................................... 17 5.1.1. AGION stelt prioritaire acties op o.b.v. de risicoanalyses en geeft uitvoering aan het Globaal Preventieplan (GPP), en dit in de vorm van actiepunten die worden opgenomen in een jaaractieplan. ............................................................................................. 17 5.1.2. AGION neemt verdere stappen en acties m.b.t. het voeren van het welzijnsbeleid, waaronder maatregelen om psychosociale belasting veroorzaakt door het werk te voorkomen. .................................................................................................................................. 17 6. DIVERSITEITSPLAN ..................................................................................................................... 18 7. ENERGIEBESPARING ................................................................................................................. 18 7. MIDDELEN ...................................................................................................................................... 19 7.1. Personeel ................................................................................................................................. 19 7.2. Financiële middelen ................................................................................................................ 19
1. INLEIDING 1. Voorafgaande opmerking Het oprichtingsdecreet van AGION werd gewijzigd door het decreet van 16 november 2012. In essentie houdt dit in dat het agentschap wordt omgevormd tot een publiekrechtelijk extern verzelfstandigd agentschap (EVA-structuur). Er werden dan ook bepalingen opgenomen in het decreet m.b.t. een raad van bestuur binnen het agentschap en een regeling m.b.t. publiek-private projecten. Door het besluit van de Vlaamse Regering van 20 september 2013 betreffende de raad van bestuur van het extern verzelfstandigd agentschap "Agentschap voor Infrastructuur in het onderwijs", zoals gewijzigd, werden de leden van de raad van bestuur aangesteld.
2. Oprichting Het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs (AGION) werd opgericht per decreet van 7 mei 2004, en dit als een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (hierna: het decreet). Zoals aangegeven in het vorige punt, werd het agentschap omgevormd tot een EVA.
3. Missie, visie en waarden van AGION a) De missie van agentschap luidt in artikel 4 van het vermelde decreet: “Het Agentschap heeft als missie: 1. bewerkstelligen dat elke onderwijsgebruiker onderwijs geniet in gebouwen en lokalen die aan de voorwaarden inzake hygiëne, veiligheid en bewoonbaarheid voldoen; 2. de aantrekkelijkheid van de schoolgebouwen bevorderen; 3. het onderwijspatrimonium verfraaien; 4. het gebruik van de beschikbare middelen optimaliseren.” Naast de decretale missie heeft AGION ook de volgende missieverklaring aangenomen: "In samenspraak met de gebruikers staat AGION voor het realiseren en ontwikkelen van een functionele en duurzame onderwijsinfrastructuur." b) De visie luidt als volgt: "AGION wordt algemeen erkend als dé partner voor de realisatie van kwaliteitsvolle onderwijsinfrastructuur."
AGION
Ondernemingsplan 2021
1
c) AGION sluit ook aan bij de waarden binnen de Vlaamse overheid: openheid, daadkracht, 360° vertrouwen en wendbaarheid en heeft een aanvullend integriteitscode voor de medewerkers. 4. Kerntaken De kerntaken zijn terug te vinden in artikel 5 van het decreet. Enkele essentiële taken zijn: - subsidiëren van de aankoop, de gehele of gedeeltelijke nieuwbouw of verbouwing, de voorafgaande afbraak- en omgevingswerken en de eerste uitrusting van gebouwen bestemd voor de gesubsidieerde onderwijsinstellingen, centra voor leerlingenbegeleiding of internaten, dit onverminderd het bepaalde in artikel 13, § 2, van de wet van 29 mei 1959 tot wijziging van sommige bepalingen van de onderwijswetgeving; - stimuleren en uitvoeren van net- en beleidsdomeinoverschrijdende samenwerking en coördinatie inzake onderwijsinfrastructuur; - coördinatie, sturing en regie van publiek-publieke en publiek-private samenwerking inzake onderwijsinfrastructuur; - informatieverstrekking, adviesverlening, ondersteuning en begeleiding van de inrichtende machten op het vlak van onderwijsinfrastructuur; - waarborgen van de terugbetaling van kapitaal, intresten en bijhorende onkosten van de leningen aangegaan met het oog op de financiering van het niet door toelage gedekte deel van het totale bedrag van de investering.
2. RELEVANT KADER
2.1. Algemeen beleidskader Het beleid van de Vlaamse Regering dat betrekking heeft op de activiteiten van het agentschap is in essentie omschreven in: -
het Vlaams Regeerakkoord 2019-2024
-
de beleidsnota 2019-2024 Onderwijs
-
de jaarlijkse decreten houdende de uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap
-
de Beleids- en Begrotingstoelichting (BBT)
-
de jaarlijkse decreten houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting.
Het agentschap houdt rekening met de beleidsvisies, zoals vastgelegd in alle door de Vlaamse Regering vastgelegde en van kracht zijnde nota’s, plannen en acties, zodra er een raakvlak is met het actieterrein van het agentschap.
AGION
Ondernemingsplan 2021
2
Het beleid van de Vlaamse Regering zal verder worden aangevuld en gespecificeerd door middel van de jaarlijkse Beleids- en Begrotingstoelichting van de Vlaamse minister van Onderwijs. Alle aanvullingen en aanpassingen aan het overheidsbeleid kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van het ondernemingsplan.
2.2. Specifiek kader van AGION
de conceptnota Masterplan Scholenbouw 2.0
het decreet van 7 mei 2004 tot omvorming van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid "Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs" naar een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap "Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs”, zoals gewijzigd
de wet van 29 mei 1959 tot wijziging van sommige bepalingen van de onderwijswetgeving, zoals herhaaldelijk gewijzigd
het decreet van 25 november 2016 betreffende de alternatieve financiering van schoolinfrastructuur via projectspecifieke DBFM-overeenkomsten
het besluit van de Vlaamse Regering van 16 december 2016 tot oprichting van het projectbureau betreffende de alternatieve financiering van schoolinfrastructuur via projectspecifieke DBFM-overeenkomsten
het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2018 houdende de instelling van de gemeenschapswaarborg in het kader van het projectspecifieke DBFM-programma
het decreet van 7 juli 2006 betreffende de inhaalbeweging voor schoolinfrastructuur
het besluit van de Vlaamse Regering van 5 oktober 2007 houdende vaststelling van de regels die de behoefte aan nieuwbouw of uitbreiding bepalen en van de fysische en financiële normen voor de schoolgebouwen, internaten en centra voor leerlingenbegeleiding
het besluit van de Vlaamse Regering van 26 oktober 2007 betreffende de voorwaarden om de waarborg te verkrijgen van het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs
het besluit van de Vlaamse Regering van 20 september 2013 houdende de regeling van beschikbaarheidstoelage in het kader van de capaciteitsproblematiek binnen het basisonderwijs
het besluit van de Vlaamse Regering van 2 april 2010 betreffende de waarborgen in het kader van de inhaalbeweging voor schoolinfrastructuur Vlaanderen
het besluit van de Vlaamse Regering van 4 mei 2016 houdende de regeling voor huursubsidie voor schoolinfrastructuur, zoals gewijzigd
het besluit van de Vlaamse Regering van 26 februari 2021 over de modaliteiten voor een kortere terugvorderingstermijn voor technische installaties bij gesubsidieerde onderwijsinfrastructuur
het decreet bestuursdecreet van 7 december 2018, zoals gewijzigd
het decreet van 29 maart 2019 houdende de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën (VCO)
het besluit van de Vlaamse Regering van 17 mei 2019 ter uitvoering van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019 (BVCO)
AGION
Ondernemingsplan 2021
3
het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid, zoals herhaaldelijk gewijzigd.
3. INVULLING VAN DE STRATEGISCHE BELEIDS- EN ORGANISATIEDOELSTELLINGEN Bij het opmaken van dit ondernemingsplan is rekening gehouden met de richtlijnen voor het opmaken van de ondernemingsplannen 2020-2024 zoals bekendgemaakt in februari 2020. De eerste ondernemingsplannen van een nieuwe regeerperiode hebben vooral een meerjarig perspectief. Ze bevatten de beleids- en beheersdoelstellingen en de operationele vertaling ervan in projecten en processen. De ondernemingsplannen van de volgende jaren zijn een jaarlijkse update en bijsturing hiervan. In het voorliggende ondernemingsplan 2021 wordt bij de doelstellingen ook een luik “Invulling in 2021” voorzien. De beleidsdoelstellingen bevatten een operationele vertaling van de beleidsdoelstellingen zoals gestipuleerd in de beleidsnota en de beleids- en begrotingstoelichting onderwijs. Het ondernemingsplan van AGION zal ook een invloed impliceren van en rekening houden met de Conceptnota Masterplan Scholenbouw 2.0. Naast de beleidsdoelstellingen, worden ook de recurrente taken en beheersdoelstellingen van de organisatie vermeld. Daarbij wordt zoveel mogelijk gestreefd om tevens indicatoren te voorzien en eventueel een inschatting van ingezette VTE. De vermelde deadlines kunnen geactualiseerd worden i.f.v. het masterplan. Rekening houdend met de richtlijnen voor het opmaken van het ondernemingsplan, wordt tegelijk zo veel mogelijk de structuur van het ondernemingsplan afgestemd op de structuur van de beleidsnota en de BBT (Beleids- en Begrotingstoelichting). Concreet impliceert dit dat zoveel mogelijk een koppeling gemaakt wordt met het relevante beleidsveld en inhoudelijk structuurelement waarbij ook zo veel als mogelijk verwezen wordt naar de relevante strategische doelstelling uit de beleidsnota onderwijs. Tot slot wordt ook een uitvoeringsrapportering van het ondernemingsplan 2020 toegevoegd.
3.1. Beleidsdoelstellingen Strategische beleidsdoelstelling 1: AGION werkt mee aan de uitvoering van de conceptnota masterplan scholenbouw Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement
AGION
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur
Ondernemingsplan 2021
4
Beleidsnota Onderwijs
Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Invulling in 2021 In 2021 zal de focus liggen op de investeringen in de vervanging van de bestaande schoolinfrastructuur; de investeringen in de uitbreiding om de capaciteitsuitbreidingen aan te pakken waarbij wordt afgestemd met het Departement Onderwijs en Vorming; het inzetten op de alternatieve financiering middels de uitvoering van het Scholen van Morgen, de projectspecifieke DBFM en het voorbereiden van een derde DBFMprogramma; de organisatie en opvolging van de oproepen i.k.v. de huursubsidie; en het inzetten op het evolueren naar multifunctionele infrastructuur en aandacht hebben voor klimaat, duurzaam bouwen en effectieve leeromgevingen. . Koppeling SBD 1: Voor de strategische beleidsdoelstelling 1 wordt een inzet geraamd van 2,3 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC01FGD2GY-IS.
3.2. Organisatiedoelstellingen: recurrente taken en beheersdoelstellingen • Strategische organisatiedoelstelling 1 Een optimaal beheer verzekeren van de toevertrouwde financiële middelen om een kwaliteitsvolle schoolinfrastructuur te realiseren in het kader van de reguliere subsidiëring. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 1.1 Het agentschap handelt subsidieaanvragen correct af Indicator Jaarlijks gebeurt een steekproefsgewijze controle van een representatief staal aan dossiers, waarvan een verslag wordt opgemaakt. In dat verslag worden beheersmaatregelen opgenomen n.a.v. eventuele fouten die zouden gedetecteerd zijn en waarvoor verdere acties worden ondernomen. Invulling in 2021
AGION
Ondernemingsplan 2021
5
Gezien de subsidieverlening een recurrente kernopdracht is, behandelt AGION in 2021 doorlopend de subsidieaanvragen voor schoolinfrastructuur. Operationele organisatiedoelstelling 1.2 Het agentschap behandelt subsidieaanvragen en dossiers tijdig. Indicator Minstens 95% van de dossiers worden behandeld binnen de na te streven gemiddelde doorlooptijden per fase. 1. De behandeling van principeakkoorden die ingediend werden met een ontwerp en/of een gunningsvoorstel Er zijn vier soorten dossiers waarvoor volgende normen gelden: - verkorte procedures: binnen vier maanden - gewone procedure: binnen vier maanden - afwijkingen chronologie: binnen vier maanden - spoedprocedure: binnen een maand 2. De behandeling van ontwerpen en gunningen voor dossiers met een principeakkoord: De norm: binnen 2 maanden na ontvangst. 3. De behandeling van betalingsaanvragen. De norm: binnen 1 maand na ontvangst 4. De behandeling betalingsaanvragen voor een eindafrekening: De norm: binnen 3 maanden na ontvangst 5. De behandeling van aanvragen tot goedkeuring van gewaarborgde leningovereenkomsten: De norm: binnen 1 maand na ontvangst 6. De behandeling van afsluitingsbijvoegsels van medeondertekende leningsovereenkomsten: De norm: binnen 1 maand na ontvangst
Invulling in 2021
AGION
Ondernemingsplan 2021
6
Gezien de subsidieverlening een recurrente kernopdracht is, behandelt AGION in 2021 doorlopend de subsidieaanvragen voor schoolinfrastructuur. Operationele organisatiedoelstelling 1.3 Het agentschap volgt de capaciteitsproblematiek op in opdracht van het kabinet. Indicator Het agentschap volgt de capaciteitsproblematiek op, overlegt met het departement en het kabinet en behandelt de subsidiedossiers i.v.m. capaciteit. Invulling in 2021 AGION volgt in 2021 verder de capaciteitsproblematiek op vanuit een kerntaak gericht op onder meer de subsidiëring van schoolinfrastructuur en beleidsondersteuning. En dit vanuit de missie en visie van het agentschap.
Koppeling SOD 1: Voor de strategische organisatiedoelstelling 1 wordt een inzet geraamd van 32,10 VTE gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. Begrotingslink bij de initiële begroting 2021: (In duizend euro) VAK
VEK
Omschrijving
Artikel
78.224
9.846
Capaciteitsprovisie (verdeling wordt later gemaakt dit jaar via herverdelingsbesluit)
FB0-1FGD5BA-IS
Infrastructuursubsidie gesubsidieerd onderwijs
FC0-1FGD5BY-IS
182.236 206.646
260.620 216.492 SOD 1
• Strategische organisatiedoelstelling 2 Het stimuleren en mee ondersteunen van samenwerkingsverbanden (tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten) Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
AGION
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Ondernemingsplan 2021
7
Operationele organisatiedoelstelling 2.1 Dossiers in samenwerking met andere instellingen en overheden (VIPA, VGC, Onroerend Erfgoed) worden door het agentschap behandeld overeenkomstig de van toepassing zijnde regelgevingen. Indicator Jaarlijks gebeurt een steekproefsgewijze controle van een representatief staal aan dossiers, waarvan een verslag wordt opgemaakt. In dat verslag worden beheersmaatregelen opgenomen n.a.v. eventuele fouten die zouden gedetecteerd zijn en waarvoor verdere acties worden ondernomen. Invulling in 2021 Gezien de subsidieverlening een recurrente kernopdracht is, behandelt AGION in 2021 doorlopend de subsidieaanvragen voor schoolinfrastructuur waarbij ook dossiers in samenwerking met andere instellingen voorkomen.
Operationele organisatiedoelstelling 2.2 Samenwerkingsverbanden onderhouden tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten met als doel, door onderzoek en constructieve medewerking, te komen tot een optimaal en efficiënt gebruik van gezonde, energiezuinige, multifunctionele en leefbare scholen. Indicator Jaarlijks wordt een evaluatierapport opgemaakt. Invulling in 2021 In 2021 kan gewezen worden op de samenwerking met volgende actoren: het departement O&V en de inspectie onderwijs en, de onderwijsnetten, het GO!, VGC, OVAM, de Vlaams Bouwmeester voor o.a. de website Scholenbouwen.be, Onroerend Erfgoed, Beleidsdomein Sport, Vipa en het departement Welzijn. In het kader van energiemaatregelen kan gewezen worden op contacten met VEKA, LNE, VEB en andere deskundigen. AGION participeert aan overleg over ventilatie van lokalen in schoolgebouwen. Koppeling SOD 2, 3, 5 en 6: Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 6,28 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS.
AGION
Ondernemingsplan 2021
8
• Strategische organisatiedoelstelling 3 Uitbouwen en permanent beheren van een kennispunt voor scholenbouw met als doel, door sensibilisering en adviesverlening aan alle betrokkenen bij scholenbouw, het plannings-, ontwerp- en bouwproces van duurzame en functionele schoolinfrastructuur te optimaliseren Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 3.1 Het ontwikkelen van een ondersteunende rol ten aanzien van scholen om het plannings-, ontwerp- en bouwproces te optimaliseren zodat een optimaal concept voor functionele en duurzame schoolinfrastructuur kan ontwikkeld worden. Indicator 1 Jaarlijks worden bouwheren tijdig geïnformeerd via één of meerdere kanalen. 2 Tegen 1 januari 2024 worden minstens 3 initiatieven genomen om de bouwheren te sensibiliseren door goede praktijken. 3 Tegen 1 januari 2024 wordt het Agentschap betrokken bij 5 belangrijke bouwprojecten. 4 Tegen 1 januari 2024 wordt een gestructureerde praktische gids voor scholenbouw opgemaakt die in de eerste plaats de scholen helpt om het bouwproces tot een goed einde te brengen. Invulling in 2021 In 2021 zet het agentschap in op het beantwoorden van vragen (zowel externe als interne) omtrent scholenbouw (zogenaamde Vraag en antwoordlijn). Daarnaast zal AGION het Kennispunt (informatie- en documentatiecentrum als fysieke eenheid) verder updaten en bekendmaken met het oog op vlotte consulteerbaarheid van het bronnenmateriaal. AGION sensibiliseert en informeert over het belang van ventilatie van lokalen. Operationele organisatiedoelstelling 3.2 Het onderzoeken, ondersteunen en begeleiden van innoverende praktijken inzake scholenbouw om innovatieve concepten in de scholenbouw in Vlaanderen te introduceren en in te spelen op maatschappelijke tendensen en problematieken. Indicator AGION
Ondernemingsplan 2021
9
Tegen 1 januari 2024 wordt het project van de passiefscholen uitgebreid met proefprojecten voor de realisatie van klimaatneutrale scholen. Tegen 1 januari 2024 wordt een bijdrage geleverd rond 3 innovatieve praktijken inzake scholenbouw. Invulling in 2021 In de loop van 2021 blijft AGION de vinger aan de pols houden van BIM-initiatieven, evoluties m.b.t. klimaatmaatregelen en duurzaamheid. Daarnaast wordt ook het ESCO-concept verder bekeken i.k.v. het lopende proefproject met het VEB. Koppeling SOD 2, 3, 5 en 6: Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 6,28 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. • Strategische organisatiedoelstelling 4 Beheer van alternatieve financieringsvormen Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 4.1 Controles inzake de fysische en financiële normen, de gemeenschapswaarborgen, de hypothecaire mandaten, de zakelijke rechten, de individuele DBFM-contracten, de beschikbaarheidsvergoedingen, de toekenning en de uitbetalingen van de toelagen op de beschikbaarheidsvergoedingen in het kader van het DBFMprogramma 'Scholen van Morgen' worden zonder enige uitzondering behandeld volgens de van toepassing zijnde regelgeving. Bovendien zullen procedures, die het agentschap heeft ontwikkeld, correct worden toegepast, overeenkomstig de geldende beslissingen en administratieve afspraken. Indicator Jaarlijks gebeurt een steekproefsgewijze controle van een representatief staal aan dossiers, waarvan een verslag wordt opgemaakt. In dat verslag worden beheersmaatregelen opgenomen n.a.v. eventuele fouten die zouden gedetecteerd zijn en waarvoor verdere acties worden ondernomen. Invulling in 2021 Gezien de behandeling en de betoelaging van de DBFM-dossiers een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2021 doorlopend hiervoor in.
AGION
Ondernemingsplan 2021
10
Operationele organisatiedoelstelling 4.2 In het kader van het DBFM-programma 'Scholen van Morgen' brengt het agentschap advies uit op de voorstudie, het voorontwerp en de ontwerpen van het individueel DBFM-contract voor de verschillende projecten en keurt het agentschap de definitieve beschikbaarheidsvergoedingen en de definitieve individuele DBFM-contracten, zoals afgesloten tussen de inrichtende machten en de DBFM-vennootschap, goed. Indicator De contractueel opgelegde doorlooptijden worden voor 100% gerespecteerd. Invulling in 2021 Gezien de behandeling en de betoelaging van de DBFM-dossiers een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2021 doorlopend hiervoor in. Operationele organisatiedoelstelling 4.3 Het agentschap staat in voor de uitbetaling van de toelagen op de periodieke en prestatiegebonden beschikbaarheidsvergoedingen voor de verschillende projecten gedurende de looptijd van het DBFM-programma . Het agentschap staat ook in voor de uitbetaling van een basistoelage en een recurrente toelage aan de onderwijskoepels en het Gemeenschapsonderwijs voor hun ondersteuning van het DBFM-programma. Indicator Jaarlijks gebeurt een steekproefsgewijze controle van een representatief staal aan dossiers, waarvan een verslag wordt opgemaakt. De contractueel opgelegde betalingstermijnen en de vigerende regelgeving worden 100% gerespecteerd. Invulling in 2021 Gezien de behandeling en de betoelaging van de DBFM-dossiers een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2021 doorlopend hiervoor in. Operationele organisatiedoelstelling 4.4 Opvolging van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma. Indicator De afgevaardigd bestuurder vervult zijn rol m.b.t. publiek-private samenwerking in opdracht van de Vlaamse Regering overeenkomstig het oprichtingsdecreet en AGION voert hierbij het decreet uit betreffende de
AGION
Ondernemingsplan 2021
11
alternatieve financiering van schoolinfrastructuur via projectspecifieke DBFMovereenkomsten. Invulling in 2021 In 2021 staat AGION verder in voor de opmaak van de opdrachtdocumenten, het voeren van de selectiefase indien hiervoor een mandaat werd gegeven door de inrichtende macht, de verdere opvolging van het verloop van de gunningsprocedure, het goedkeuren van finale opdrachtdocumenten en neemt deel aan het projectbureau. Koppeling OOD 4.1 tot 4.4: Voor de strategische organisatiedoelstelling 4 wordt een inzet geraamd van 12,69 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. Daarnaast is er een link met begrotingsartikel FC0-1FGD2BY-IS (DBFM, huursubsidie en rentetoelage) ten belope van 98.936.000 euro bij de initiële begroting 2021 voor wat het DBFM-programma Scholen van Morgen betreft.
Operationele organisatiedoelstelling 4.5 Instaan voor het toekennen van de huursubsidies. Indicator AGION zorgt voor het lanceren van de oproep voor huursubsidies, de selectie en rangschikking van de aanvragen en de betaling van de huursubsidies overeenkomstig het reglementair kader voor de huursubsidies. De streeftermijn tussen de uiterste datum voor de inrichtende machten om zich kandidaat te stellen naar aanleiding van een oproep en het agenderen op de raad van bestuur bedraagt 6 maanden. Invulling in 2021 In 2021 zorgt AGION voor het voorbereiden, lanceren en opvolgen van twee oproepen in 2021. Koppeling OOD 4.5: Voor de strategische organisatiedoelstelling 5 wordt een inzet geraamd van 0,50 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. Daarnaast is er een link met begrotingsartikel FC0-1FGD2BY-IS (DBFM, huursubsidie en rentetoelage) ten belope van 10.174.000 euro bij de initiële begroting 2021. Operationele organisatiedoelstelling 4.6 Instaan voor het toekennen van de energieleningen. Indicator AGION zorgt voor het behandelen van de aanvragen en de toekenning van de energieleningen overeenkomstig het reglementair kader voor de AGION
Ondernemingsplan 2021
12
energieleningen. De streeftermijn tussen de ontvangst van een volledig en correct ingediend dossier en de formele goedkeuring van de ontwerpcontracten, bedraagt 3 weken. Invulling in 2021 Gezien de behandeling en de betoelaging van de energieleningen een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2021 doorlopend hiervoor in. Koppeling OOD 4.6: Voor de operationele organisatiedoelstelling 4.6 wordt een inzet geraamd van 0,4 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. Daarnaast is er een link met begrotingsartikel FC0-1FGD5BY-IS (DBFM, huursubsidie en rentetoelage) ten belope van 3.938.000 euro bij de initiële begroting 2021. • Strategische organisatiedoelstelling 5 Het verder ontwikkelen en in stand houden van een beleidsadviserende, beleidsvoorbereidende en beleidsevaluerende rol. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 5.1 Het agentschap levert op eigen initiatief én/of op vraag van de minister binnen de gestelde termijn haar input aan het beleidsondersteunend, beleidsvoorbereidend en beleidsevaluerend werk inzake scholenbouw. Indicator Opgemaakte en ingediende beleidsadviezen ten behoeve van de minister. Op vraag van de minister wordt er binnen de gestelde termijn een relevante en goed onderbouwde input geleverd. Invulling in 2021 AGION levert in 2021 de nodige input ten behoeve van de minister op het vlak van beleidsondersteuning, beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie inzake scholenbouw. Koppeling SOD 2, 3, 5 en 6: Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 6,28 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS.
AGION
Ondernemingsplan 2021
13
• Strategische organisatiedoelstelling 6 Het uitbouwen en permanent beheren van een adequaat monitoring- en beleidsevaluatiesysteem om de onderwijsinfrastructuur en het infrastructuurbeleid op te volgen, te evalueren en bij te sturen. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 6.1 Het agentschap voert een schoolgebouwenmonitor uit, met inbegrip van (1) informatie over de kwaliteit en het gebruik van de schoolgebouwen en (2) gegevens over de beschikbaarheid en de behoefte aan ruimte bij onderwijsinstellingen in Vlaanderen. Indicator Tegen 31 december 2024 is de voorbereiding van een nieuwe bevraging gebeurd i.k.v. de schoolgebouwenmonitor. Operationele organisatiedoelstelling 6.2 Ontwikkelen en beheren van een adequaat systeem van kennismanagement Indicator Er wordt blijvend ingezet op het halen van beleidsrelevante kennis uit subsidiedossiers. Invulling in 2021 Gezien de behandeling en de betoelaging van de subsidiedossiers een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2021 doorlopend in voor deze doelstelling. AGION volgt daarbij ontwikkelingen op binnen de Vlaamse Overheid die opportuniteiten inhouden voor de dataontsluiting in verband met schoolinfrastructuur rekening houdend met de kernopdrachten van het agentschap en de beleidsdoelstellingen. Hieronder vallen het onderhouden van contacten met bijvoorbeeld VEKA, VLABEL, AAPD, Agentschap Digitaal Vlaanderen in het kader van o.a. de gebouwenpas, het project vastgoedinformatie, Terra, … Koppeling SOD 2, 3, 5 en 6: Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 6,28 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. • Strategische organisatiedoelstelling 7 Het verder optimaliseren van de interne organisatie gericht op een optimale realisatie van de beleidsdoelstellingen. Beleidsveld
AGION
Ondersteuning van het onderwijsveld
Ondernemingsplan 2021
14
Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Indicator De raad van bestuur ondersteunen en de vergaderingen voorbereiden. Er worden acties ondernomen voor de verdere optimalisatie van de interne organisatie. Invulling in 2021 De raad van bestuur wordt in 2021 ondersteund en de vergaderingen worden voorbereid. Verder wordt rekening gehouden met relevante evoluties binnen de Vlaamse overheid en de mogelijke impact of opportuniteiten die deze bieden. Koppeling SOD 7 : Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 3,80 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS.
Strategisch project 1 Het agentschap voert driejaarlijks een evaluatie uit naar de tevredenheid van haar klanten. Dit onderzoek richt zich op: (1) de tevredenheid met de wijze waarop de dossiers worden behandeld, (2) de tevredenheid over de informatieverstrekking, de processen en de procedures. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Indicator Tegen 31 december 2023 is een nieuwe bevraging gebeurd over de tevredenheid van de klanten van AGION.
Koppeling SP1 : Voor het vernoemde strategische project wordt een inzet geraamd van 0,2 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC01FGD2GY-IS.
AGION
Ondernemingsplan 2021
15
4. HORIZONTALE STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN
4.1. Verhogen van de maturiteit van de organisatie 4.1.1 AGION geeft gevolg aan de aanbevelingen van Audit Vlaanderen 4.1.2 AGION onderneemt acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen Invulling in 2021 In 2021 ligt de focus op de volgende aspecten. - actieve participatie en opvolging van de activiteiten binnen het beleidsdomeinoverschrijdende netwerk Organisatiebeheersing. - afstemming met de collega stafleden binnen het Beleidsdomein O&V. - intern overleg en verdere opvolging van de organisatiebeheersing en risicomanagement. - uitbouwen van het risicomanagement rekening houdend met de informatie en ervaringen binnen het netwerk Organisatiebeheersing, binnen en buiten de Vlaamse Overheid - het opvolgen en uitvoeren van aanbevelingen door Audit Vlaanderen - werken aan een geïntegreerd en gecoördineerd integriteitsbeleid - evalueren van de tweejaarlijkse personeelspeiling binnen de Vlaamse overheid om actiepunten te detecteren - opvolgen van IT-evoluties binnen de Vlaams overheid - bekijken van mogelijkheid tot hergebruik reeds elders beschikbare gegevens/data voor de kerntaken van het agentschap - het voorzien van voldoende vormingsmogelijkheid voor de medewerkers - verdere invulling geven aan de campagne Heerlijk Helder van de Vlaamse overheid - aandacht hebben voor het ondersteunen van de medewerkers in tijd van Coronacontext met het verplicht telewerk
AGION
Ondernemingsplan 2021
16
4. 2. AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen 4.2.1 AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen op het aantal personeelsleden 4.2.2 AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. budgettaire besparingen Invulling in 2021 AGION volgt de verdere evoluties op m.b.t. beslissingen in verband met de besparingen. Op basis van de informatie beschikbaar op moment van het opmaken van het voorliggende ondernemingsplan, houdt de personeelsbesparing in dat AGION op het einde van de legislatuur 2 koppen dient te besparen wat dus een vermindering inhoudt van 72 koppen naar 70 koppen. Deze besparingen kunnen in principe gerealiseerd worden door een natuurlijke uitstroom.
5. PREVENTIEPLAN
5.1. AGION engageert zich om een welzijnsbeleid te voeren, conform de wettelijke bepalingen. 5.1.1. AGION stelt prioritaire acties op o.b.v. de risicoanalyses en geeft uitvoering aan het Globaal Preventieplan (GPP), en dit in de vorm van actiepunten die worden opgenomen in een jaaractieplan. 5.1.2. AGION neemt verdere stappen en acties m.b.t. het voeren van het welzijnsbeleid, waaronder maatregelen om psychosociale belasting veroorzaakt door het werk te voorkomen. Invulling in 2021 Volgende elementen kunnen vernoemd worden i.k.v. het welzijnsbeleid AGION neemt de aanbevelingen mee van de arbeidsgeneesheer / externe preventieadviseur geformuleerd in het verslag naar aanleiding van de jaarlijkse bedrijfsrondgang. AGION voert de wettelijk voorziene bepalingen uit in het kader van Welzijn en Preventie op het Werk: Jaarlijkse bedrijfsrondgang door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk
AGION
Ondernemingsplan 2021
17
Jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk indienen bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. PTOW (plaats- en tijdsonafhankelijk werken) verder implementeren. Intern verspreiden van communicatie en informatie met betrekking tot welzijn. Verdere uitrol van acties in kader van de Risicoanalyse Beeldschermwerk. Verdere uitrol van acties in kader van de Risicoanalyse Psychosociaal welzijn.
6. DIVERSITEITSPLAN AGION heeft als doelstelling om diversiteit te verankeren in de organisatie en heeft aandacht voor gelijke kansen bij instroom en doorstroom. Invulling in 2021 AGION hecht in 2021 doorlopend aandacht aan dit punt zowel bij de instroom als via inspanningen gericht op de personeelsleden op de werkvloer. Concreet impliceert dit het verspreiden van communicatie en informatie aangereikt door de dienst Diversiteitsbeleid, rapportering van de gelijke kansen en diversiteitsacties. Er wordt uitvoering gegeven aan het diversiteitsplan met aandacht voor elementen zoals het verankeren van de diversiteit in de organisatie, talentgericht HR-beleid, gelijke kansen, anti-discriminatie. Bij dit alles houdt AGION rekening met de ontwikkeling binnen de Vlaams overheid m.b.t. diversiteit en gelijke kansen.
7. ENERGIEBESPARING De Vlaamse Regering heeft op 29 mei 2020 (VR PV 2020/34 – punt 0022) haar goedkeuring gegeven aan de Vlaamse langetermijnrenovatiestrategie gebouwen 2050. “Dit houdt in dat alle entiteiten van de Vlaamse overheid moeten streven naar een klimaatneutraal patrimonium tegen 2045, 5 jaar eerder dan andere sectoren omwille van de voorbeeldfunctie. Daarbij moet de CO2-uitstoot van uw gebouwen tot nul gereduceerd zijn. Alle Vlaamse entiteiten moeten vanaf 2021 een meerjarenstrategie met het oog op het realiseren van 2,5% primaire energiebesparing per jaar opnemen in hun ondernemingsplan. Voor het deel van de gebouwen dat een entiteit via het Agentschap Facilitair Bedrijf betrekt, inclusief de in te kantelen gebouwen, kan men verwijzen naar hun ondernemingsplan.”
AGION
Ondernemingsplan 2021
18
AGION beschikt niet over eigen gebouwen maar betrekt een deel van het Consciencegebouw via het Agentschap Facilitair Bedrijf. Daarom wordt bij dit punt dan ook verwezen naar het ondernemingsplan van het Agentschap Facilitair Bedrijf.
7. MIDDELEN 7.1. Personeel Het personeelskader voor 2021 ziet er als volgt uit: A 23
Totaal 2021
B 19
A 3
Totaal 2021
B 0
Statutair
Contractueel
C 21
D 2
Totaal 65
C 2
D 0
Totaal 5
7.2. Financiële middelen AGION beschikt in 2021 over de volgende financiële middelen om de opdrachten uit te voeren: VAK
VEK
311.323 366.682
BIJLAGE 1 Rapportering uitvoering ondernemingsplan 2020 Zie apart document BIJLAGE 2 Personeelsplan AGION Hierna wordt het PEP op 01/01/2021 weergegeven, alsook de status van het PEP op 31/12/2021.
Afgevaardigd
AGION
A3
PEP 01/01/2021 Statutair Contractueel 1 0
Ondernemingsplan 2021
PEP 31/12/2021 Statutair Contractueel 1 0
19
bestuurder Afdelingshoofd Hoofdadviseur
A2A A2 M A2
2 1
0 0
2 1
0 0
4
0
4
0
A1
15
3
15
3
Hoofddeskundige Deskundige
B2 B1
5 14
0 0
7 12
Hoofdmedewerk er Medewerker
C2
4
0
5
C1
18
2
16
Assistent
D1
2
0
2
Adviseur/directe ur Adjunct van de directeur
Totaal 2021
Totaal 2021
AGION
A 23
A 3
26
19
24 2
B 19
B 0
Statutair
Contractueel
26
19
23 2
0 0 0 2 0
C 21
D 2
Totaal 65
C 2
D 0
Totaal 5
Ondernemingsplan 2021
20
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2020
ONDERNEMINGSPLAN DOELSTELLINGEN
KERNELEMENTEN EN GEPLANDE ACTIE IN WERKJAAR 2020
RAPPORTERING
SBD 1 AGION werkt mee aan de conceptnota Masterplan Scholenbouw AGION werkt mee aan de conceptnota Masterplan Scholenbouw.
Status: gerealiseerd AGION heeft meegewerkt aan de Conceptnota Masterplan Scholenbouw 2.0. Deze Conceptnota werd geagendeerd op de Vlaamse Regering van 10 juli 2020.
SOD 1 Een optimaal beheer verzekeren van de toevertrouwde financiële middelen om een kwaliteitsvolle schoolinfrastructuur te realiseren OOD 1.1 Subsidieaanvragen correct afhandelen
Jaarlijkse steekproefcontrole
Status: gerealiseerd. Gedurende het jaar gebeuren er controles op de aanwending van de machtigingskredieten. Enerzijds is er een opvolging door de afdeling die de dossiers beheert, daarnaast is er een opvolging door de boekhouding die het beheer van de machtigingen op zicht neemt. De boekhouding wordt op zijn beurt gecontroleerd door de revisor, het Rekenhof en de administratie van Financiën en Begroting. De berekening van de vast te leggen bedragen gebeuren via een dossieropvolgingssysteem waarin een normcontrole is geïntegreerd. De te hanteren leerlingencijfers worden overgenomen vanuit de gegevens van AgODi. Er wordt een controle verricht op willekeurig gekozen behandelde dossiers in de verschillende fases dat ze zich bevinden. Op basis van een willekeurig geselecteerd staal van 50 betalingen in 2020 werd een controle doorgevoerd betreffende de uitbetaling van subsidies in het stelsel van de reguliere financiering. Hierbij werd nagekeken of het zakelijk recht voor deze dossiers in orde was en of de onderliggende factuur kon gekoppeld worden aan de aannemer die in het gunningsdossier de werken kreeg toegewezen. Voor alle onderzochte dossiers en betalingen bleek dat effectief en correct te worden uitgevoerd.
Recurrente kernopdracht behandelen subsidieaanvragen.
Status: gerealiseerd AGION heeft ook in 2020 de toegekende machtigingskredieten volledig aangewend. De berekening van de vast te leggen bedragen gebeurt via een dossieropvolgingssysteem waarin een normcontrole is geïntegreerd. De te hanteren leerlingencijfers worden overgenomen vanuit de gegevens van het departement van Onderwijs en Vorming.
OOD 1.2 Subsidieaanvragen en dossiers tijdig behandelen
Recurrente kernopdracht. Minstens 95% van de dossiers worden behandeld binnen de na te streven gemiddelde doorlooptijden per fase.
Status: gerealiseerd. In 2020 werden 99,44% van de dossiers werd tijdig behandeld. Hetgeen dus een zeer goed resultaat is. AGION heeft ook in 2020 de toegekende machtigingskredieten voor de reguliere subsidiëring volledig aangewend. Een belangrijke opmerking is dat dit voor AGION als subsidiërend agentschap niet vanzelfsprekend is gezien AGION zelf geen bouwheer is of initiatiefnemer. Het zijn de inrichtende machten van het gesubsidieerd vrij en gesubsidieerd officieel onderwijs die dossiers indienen. AGION heeft dus geen volledige controle over de instroom, maar slaagt er desondanks in om de vermelde kredieten te besteden. Ondanks de Corona-context en het verplicht thuiswerk, werd de continuïteit van de dienstverlening van het agentschap gewaarborgd en is dus de goede dossieropvolging en -verwerking nooit in het gedrang gekomen. Hierbij kon AGION de vruchten plukken van het reeds lange tijd inzetten op de digitalisering van interne werking.
1
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2020
SOD 2 Stimuleren en mee ondersteunen van samenwerkingsverbanden (tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten) OOD 2.1 Dossiers in samenwerking met andere instellingen en overheden (VIPA, VGC, Onroerend Erfgoed) worden behandeld volgens de van toepassing zijnde regelgevingen
OOD 2.2 Samenwerkingsverbanden onderhouden tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen, onderwijsnetten, om door onderzoek en constructieve samenwerking te komen tot een optimaal en efficiënt gebruik van gezonde, energiezuinige, multifunctionele en leefbare scholen
Jaarlijkse steekproefsgewijze controle.
Status: gerealiseerd Zie ook OOD 1.1 .Uit het nazicht bleek dat alle dossiers correct zijn afgehandeld.
Behandeling subsidieaanvragen voor schoolinfrastructuur waarbij ook dossiers in samenwerking met andere instellingen voorkomen.
Status: gerealiseerd.
Jaarlijks evaluatierapport overzicht samenwerkingsverbanden
Status: gerealiseerd
AGION heeft ook in 2020 "dossiers in samenwerking" behandeld gezien recurrente kernopdracht m.b.t. subsidieverlening.
Er is verder invulling gegeven aan OOD 2.2 door samenwerking met het departement onderwijs, het GO!, onderwijskoepels, VEB, VEA, OVAM, beleidsdomein Welzijn, Werk, Sport, Cultuur, Omgeving ...
Focus op samenwerking met o.a. departement O&V, onderwijsnetten, GO!, Vlaamse Bouwmeester, OVAM, VEA en Welzijn, VEB.
Status gerealiseerd. In 2020 werden volgende samenwerkingen met andere entiteiten en instellingen onderhouden, verder uitgebouwd of kwamen er nieuwe tot stand: de samenwerking met het departement O&V (capaciteitsmiddelen, Klimaatacties i.k.v. het Klimaatfonds, werkgroep ventilatie), samenwerking met VEKA, de structurele samenwerking met de koepels (zgn. koepeloverleg en bilaterale vergaderingen met de afdeling reguliere financiering, samenwerking met VGC, Welzijn, samenwerking met kennisinstellingen, samenwerking met VEB i.k.v. energiemaatregelen en acties,samenwerking met OVAM… AGION bereidde in 2020 ook een nieuwe projectoproep voor de openstelling van schoolsportinfrastructuur voor initiatief van de beleidsdomeinen Sport en Onderwijs met het oog op het stimuleren van openstellen van sportinfrastructuur. In 2020 werden de nodige communicatie-acties ondernomen m.b.t. de energieleningen en is er een samenwerkingsovereenkomst met het Vlaams Participatiefonds voor de opvolging van de leningen. AGION participeerde daarnaast bijvoorbeeld ook aan werkgroepen/overleg rond bepaalde thema’s als multifunctionaliteit, brandnormering, klimaat, ... In het bijzonder participeerde AGION in 2020 aan de werkgroep ventilatie binnen het beleidsdomein Onderwijs en Vorming. Deze werkgroep is samengesteld uit vertegenwoordigers van de administratie Onderwijs, Agentschap Zorg en Gezondheid, VITO, de onderwijskoepels, het GO! en medische en technische experts. AGION informeert de scholen over ventilatie en gezonde binnenlucht op haar eigen website en via de nieuwsbrieven van AGION De piste van energieprestatiecontracten werd verder verkend in samenwerking met het Vlaams Energiebedrijf om over te gaan tot het stimuleren en meer ingang doen vinden van ESCO’s gezien de meerwaarde voor het scholenpatrimonium. Het is de bedoeling dat enkele ESCO’s zouden gerealiseerd worden die dan als voorbeeldfunctie zouden kunnen dienen. Er is afstemming gebeurd met het departement O&V i.v.m. de capaciteitsproblematiek en een actieve betrokkenheid. Ook in 2020 heeft dit geleid tot het verwerken van subsidiedossiers m.b.t. capaciteit.
SOD 3 Uitbouw en permanent beheer kennispunt voor scholenbouw met als doel, door sensibilisering en adviesverlening aan alle betrokkenen bij scholenbouw, het plannings-, ontwerp- en bouwproces te optimaliseren OOD 3.1 Ontwikkelen van een ondersteunende rol t.a.v. scholen om het plannings- Jaarlijks tijdig informeren van bouwheren via 1 of meerdere kanalen. , ontwerp- en bouwproces te optimaliseren
Beantwoorden van vragen (externe/interne) omtrent scholenbouw en Kennispunt updaten, uitbreiden en vermelden met het oog op een vlotte consulteerbaarheid;
Status: gerealiseerd. Permanente actie via beantwoorden ad-hoc vragen, website, nieuwsbrief, … Via de website van AGION en de nieuwsbrief Focus informeert AGION over schoolinfrastructuur. AGION informeerde bv ook over de energieleningen, over de investeringen, ventilatie. Bij het vormgeven van het jaarverslag, blijft AGION inzetten op het digitaliseren en visueel illustreren van de activiteiten van AGION.
Status: gerealiseerd. Permanente actie. In 2020 kreeg AGIOn ruim 100 vragen met betrekking tot verschillende inhoudelijke thema’s. De vragen werden voornamelijk via e-mail gesteld. De meest populaire thema’s zijn: binnenmilieu, energie, ontwerprichtlijnen, sanitair, speelplaats, toegankelijkheid. AGION streeft ernaar zo snel mogelijk een antwoord te geven op elke vraag. De duurtijd voor een antwoord varieert afhankelijk van de vraag. Waar mogelijk wordt er op de dag van ontvangst een antwoord geformuleerd. Het updaten van het Kennispunt is een permanente actie.
2
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2020
OOD 3.2 Onderzoeken, ondersteunen en begeleiden van innoverende praktijken in Blijven opvolgen BIM-initiatieven door middel van het opvolgen van een BIM-project m.b.t. een scholenbouw om innovatieve concepten in de scholenbouw in Vlaanderen te school. introduceren en in te spelen op maatschappelijke tendensen en problematieken
Status: gerealiseerd. AGION volgde een concreet BIM-project in schoolinfrastructuur op bij wijze van case-study, om de gevolgen, aandachtspunten en opportuniteiten concreter te kunnen capteren en de scholen te kunnen informeren. BIM staat voor Building Information Modeling/Model/Management en is een nieuwe manier van werken in de bouwwereld. Het combineert een 3D-model met allerlei informatie dat er aan gekoppeld zit. Zo zet AGION, vanuit een interesse in innovatieve en nieuwe ontwikkelingen, verder in op kennisverwerving. Hierover zal gecommuniceerd wordennaar de scholen in de loop van 2021. AGION houdt verder de vinger aan de pols bij BIM-ontwikkelingen.
In 2020 startte AGION ook met het verkennen van het begrip van klimaatneutrale scholen gezien de vermelding van een proefproject in dat verband, in de beleidnota onderwijs, de BBT en de conceptnota Masterplan Scholenbouw 2.0. Dit wordt verdergezet in 2021.
Verder bekijken van ESCO-concept i.k.v. het lopende proefproject met het VEB
Status: gerealiseerd. De piste van energieprestatiecontracten werd verder verkend in samenwerking met het Vlaams Energiebedrijf om over te gaan tot het stimuleren en meer ingang doen vinden van ESCO’s gezien de meerwaarde voor het scholenpatrimonium. Het is de bedoeling dat enkele ESCO’s zouden gerealiseerd worden die dan als voorbeeldfunctie zouden kunnen dienen. In de loop van 2020 werd gekeken naar mogelijkheden om verder te faciliteren in het ESCO-concept door ook gemengde financiering te bestuderen. Dit wordt verdergezet in 2021.
SOD 4 Beheer van alternatieve financieringsvormen OOD 4.1 Controles inzake de fysische en financiële normen, gemeenschapswaarborgen, hypothecaire mandaten, zakelijke rechten, … i.k.v. ‘Scholen van Morgen’, worden zonder uitzondering behandeld volgens de regelgeving. Bovendien worden de procedures die het agentschap heeft ontwikkeld, correct toegepast
Recurrente kernopdracht met jaarlijkse steekproefcontrole.
OOD 4.2 In het kader van het DBFM-programma Scholen van Morgen, advies uitbrengen op voorstudie, het voorontwerp, en de ontwerpen van het individueel DBFM-contract voor de verschillende projecten én de definitieve beschikbaarheidsvergoedingen en individuele DBFM-contracten goedkeuren
Recurrente kernopdracht waarbij de contractueel opgelegde doorlooptijden voor 100% worden gerespecteerd.
Status: gerealiseerd DBFM-dossiers werden behandeld volgens de regelgeving en de procedures werden correct toegepast.
Status: gerealiseerd Recurrente opdracht en dit binnen de contractueel opgelegde doorlooptijden. Eind 2020 is de status van de 182 projecten als volgt: 164 projecten zijn volledig opgeleverd/in gebruik, 17 projecten in bouwfase en 1 project in de aanbestedingsfase. Zoals contractueel voorzien, keurt AGION na aanbesteding de definitieve Individuele DBFM-contracten en de definitieve beschikbaarheidsvergoedingen goed voor ieder project. AGION controleert voor de opgeleverde projecten tijdens de 30-jarige onderhoudsfase steeds de verschuldigde, periodieke en prestatiegebonden beschikbaarheidsvergoeding en betaalt de DBFM-toelagen uit binnen de contractuele betalingstermijnen; betaalt de koepelsubsidiëring uit.
OOD 4.3 Uitbetaling toelagen op de periodieke en prestatiegebonden beschikbaarheidsvergoedingen voor de projecten gedurende de looptijd van het DBFM-programma Scholen van Morgen. Ook uitbetaling van basis- en recurrente toelage aan de onderwijskoepels en GO! voor hun ondersteuning van het DBFMprogramma
Recurrente kernopdracht met jaarlijkse steekproefcontrole m.b.t. betalingstermijnen en respecteren vigerende regelgeving.
Status: gerealiseerd.
OOD 4.4 Opvolging van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma
Instaan voor de opmaak van de opdrachtdocumenten, het voeren van de selectiefase indien hiervoor een mandaat werd gegeven door de inrichtende macht, het goedkeuren van finale opdrachtdocumenten en deelnemen aan het projectbureau.
Status: gerealiseerd.
Recurrente opdracht. De uitbetalingen gebeuren binnen de contractueel opgelegde betalingstermijnen en de vigerende regelgeving wordt gerespecteerd.
Recurrente opdracht. AGION bereidde in 2020 de verdere uitvoering van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma voor en concrete acties werden ondernomen. AGION participeerde actief aan de vergaderingen van het projectbureau en organiseerde ook werkvergaderingen in het verlengde ervan over verschillende thema’s zoals outputspecificaties, mogelijkheden tot bijkomende maatregelen voor energie-efficiëntie, verzekeringen… . De verdere voorbereiding van de aanbestedingen van de projecten vergt een intensief overleg met de verschillende actoren voor het opstellen van de type-documenten die dienen gebruikt te worden. Met uitzondering van het GO! hebben haast alle inrichtende machten uit het gesubsidieerd onderwijs (inclusief de stad Antwerpen en de stad Gent) een mandaat gegeven aan AGION om als aankoopcentrale op te treden tijdens de selectiefase. Eind 2020 is de status dat 11 van de 13 clusters zijn gepubliceerd. In 6 clusters werd reeds een selectiebeslissing genomen en 5 clusters bevinden zich in fase publicatie of nazicht deelnemingsaanvragen.
3
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2020
OOD 4.5 Instaan voor het toekennen van de huursubsidies
Evalueren van de huursubsidie en voorbereiden van een volgende oproep.
Status: gerealiseerd. In 2020 werd de huursubsidie besproken op de raad van bestuur en werd de volgende oproep voorbereid.
OOD 4.6 Instaan voor de toekenning van de energieleningen
Recurrente opdracht
Status: gerealiseerd In 2020 konden de scholen genieten van ruimere modaliteiten van de energieleningen. Hiermee konden met name ook klimaatleningen voor energie-efficiëntie gebeuren en draagt AGION bij tot het faciliteren van klimaatinvesteringen. In totaal werden tot eind december 2020, 155 leningen voor zonnepanelen toegekend. Er worden voor 30.418 m² zonnepanelen gelegd, die in totaal 5.296,33 kWpiek kunnen opwekken. In totaal werd door AGION al 5.191.537,74 euro geleend aan scholen. Hiermee worden de eerste stappen gezet in het behalen van de economische én ecologische winst van de scholen. Deze investeringsdossiers zorgen samen voor een gecumuleerde CO2-Emissiereductie van 28,23 kiloton in 2025, 60,69 kiloton in 2033 en 129,65 kiloton in 2050.
SOD 5 Verder ontwikkelen en in stand houden van een beleidsadviserende, beleidsvoorbereidende en beleidsevaluerende rol OOD 5.1 Op eigen initiatief én/of op vraag van de minister binnen de gestelde termijn input leveren aan het beleidsondersteunend, beleidsvoorbereidend en beleidsevaluerend werk inzake scholenbouw.
Opgemaakte en ingediende beleidsadviezen ten behoeve van de minister. Op vraag van de minister wordt er binnen de gestelde termijn een relevante goed onderbouwde input geleverd.
Status: gerealiseerd. In 2020 kreeg AGION 50 schriftelijke vragen en 7 vragen om uitleg. AGION bezorgde ook doorlopend input aan het kabinet i.f.v. ad-hoc vragen. AGION werkte mee aan de projectspecifieke DBFM-operatie, energiemaatregelen , de energieleningen, ad-hoc input i.k.v. de inhaalbeweging schoolinfrastructuur, de voorbereiding van de volgende huuroproepen. AGION was in 2020 ook betrokken bij en heeft advies geleverd i.k.v. thema’s als de capaciteitsproblematiek; het sensibiliseren voor het openstellen van sportinfrastructuur, ventilatie. Daarnaast beantwoordt AGION de verschillende ad-hoc vragen van het kabinet onderwijs en zorgt AGION voor de nodige insteek i.k.v. begrotingsgesprekken, toespraken door de minister, de Beleids-en Begrotingstoelichting (BBT), …
In 2020 werd de derde editie van de schoolgebouwenmonitor toegelicht aan de klankbordgroep, gefinaliseerd en gepubliceerd op de website van AGION. Zoals ook vermeld bij OOD 4.4 bereidde AGION in 2020 de verdere uitvoering van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma voor en concrete acties werden ondernomen.
4
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2020
SOD 6 Uitbouwen en permanent beheren van een monitoring- en beleidsevaluatiesysteem om de onderwijsinfrastructuur en het -beleid op te volgen, te evalueren en bij te sturen OOD 6.2 Ontwikkelen en beheren van een adequaat systeem van kennismanagement
Recurrente kernopdracht, het halen van beleidsrelevante kennis uit subsidiedossiers.
Status: gerealiseerd. Permanente actie. Kennis wordt aangewend voor het leveren van advies aan de scholen, beantwoorden van vragen, input leveren voor parlementaire vragen en i.k.v. beleidsondersteuning van minister. Naast het halen van kennis uit subsidiedossiers haalt AGION ook kennis uit andere initiatieven zoals het up-to-date houden van het Kennispunt, contacten binnen en buiten het beleidsdomein onderwijs, ... AGION volgde verder een BIM-project op in het kader van schoolinfrastructuur. BIM staat voor Building Information Modeling/Model/Management en is een nieuwe manier van werken in de bouwwereld. Het combineert een 3D-model met allerlei informatie dat er aan gekoppeld zit. Om de gevolgen van BIM te kunnen inschatten, zowel voor de scholen, alsook wat BIM zou kunnen betekenen voor de interne werking van AGION werd een verkenningsstudie opgestart en dus verder opgevolgd. Zo zet AGION, vanuit een interesse in innovatieve en nieuwe ontwikkelingen, verder in op kennisverwerving. AGION hield ook beleidsdomeinoverschrijdende contacten met andere entiteiten zoals VEKA, AIV en AAPD om de mogelijkheden te verkennen voor het ontsluiten van data en informatie over schoolgebouwen n.a.v. bijvoorbeeld het vormgeven van de gebouwenpas, TERRA, Vastgoeddatabank... Dit wordt verdergezet in 2021 gezien de decretale taken van AGION en de wens om het onderwijspatrimonium verder in kaart te brengen.
SOD 7 Verder optimaliseren van de interne organisatie gericht op een optimale realisatie van de beleidsdoelstellingen OOD 7.1 Optimaliseren van de interne organisatie
Ondersteunen RvB en voorbereiden van de vergaderingen. Acties ondernemen voor de verdere optimalisatie van de interne organisatie.
Status: gerealiseerd. Permanente actie. De administratie bereidt de vergaderingen voor van de raden van bestuur en verschaft de vereiste stukken en informatie. De administratie blijft daarbij zoeken naar optimalisering van de voorbereiding en de duiding zowel uit eigen initiatief alsook rekening houdend met de feedback en wensen van de leden van de raad. Alles is daarbij gericht op een zo goed mogelijke output en efficiënte en effectieve werking van de administratie en de dossierbehandeling. Hierbij dient evenwel rekening te worden gehouden met de realiteit van de personeelsbesparingen. In 2020 konden de vergaderingen van de raad van bestuur ondanks de Corona-context ongehinderd digitaal doorgaan waardoor de continuïteit van de werking van het agentschap kon gegarandeerd worden. In 2020 werd verder aandacht geschonken aan de externe communicatie en interne communicatie (berichten m.b.t. schoolinfrastructuur, personeelsmateries en welzijn). AGION neemt ook deel aan overleg, werkgroepen en stuurgroepen binnen het beleidsdomein en volgt zo goed mogelijk diverse initiatieven en infosessies op binnen de Vlaamse overheid. Het agentschap wil ook in budgettair moeilijke tijden blijven investeren in het volgen van opleidingen. Mede omwille van een focus op interne optimalisering van de inzet van personeel gezien de personeelsbesparingen en de bijkomende taken en opdrachten is AGION al enige tijd bezig met het pogen toegang te krijgen tot de kadastergegevens i.k.v. de kernvoorwaarde van zakelijk rechten om een subsidie te krijgen. Door bijvoorbeeld via het MAGDA-platform (MAximale GegevensDeling tussen Administraties) gebruik maken van de gegevens die AIV zelf (ontvangen) heeft, zou verschillende voordelen met zich meebrengen: vermindering planlast, digitalisering en hergebruik van beschikbare gegevens en optimalisering van interne organisatieprocessen. Daarnaast worden ook de ontwikkelingen binnen de Vlaamse Overheid opgevolgd die opportuniteiten kunnen inhouden voor data-ontsluiting en -hergebruik zoals de gebouwenpas, gebouwenregister, Terra enz. en onderhoudt AGION dan ook contacten met bv. VEKA, VEB en AIV. Dit is belangrijk gezien de evidente link van gebouwgegevens met de kerntaak van AGION en het wordt verdergezet in 2021.
Verder zorgde AGION voor o.a. de rapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan 2019, de voorbereiding, de opmaak en de goedkeuring van het ondernemingsplan 2020, het voorbrengen en toelichten van de jaarrekening, het opmaken van het jaarverslag, het informeren over de activiteiten van de revisor. In kader van de verdere optimalisatie van de interne organisatie kan gewezen worden op: het werken aan een diversiteitsbeleid, welzijn, integriteitsbeleid, inzetten op vormingsactiviteiten, in samenwerking met de revisor verder verbeteren van de financiële administratie, actualisering van het arbeidsreglement, ...
Rekening houden met relevante evoluties binnen de Vlaamse Overheid en hun mogelijke impact of opportuniteiten.
Status: gerealiseerd Permanente actie. De evoluties binnen de Vlaamse overheid worden gevolgd door de info op te volgen via nieuwsbrieven, nota's, berichten van/binnen de Vlaamse overheid en de participatie aan de beleidsraad, feedback over het voorzitterscollege en de deelname aan infosessies en werkgroepen binnen en buiten het beleidsdomein.
DOELSTELLINGEN OPGELEGD DOOR REGERINGSAFSPRAKEN
5
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2020
4.1. Verhogen van de maturiteit van de organisatie
4.1.1. AGION geeft gevolg aan de aanbevelingen van Audit Vlaanderen
Status: gerealiseerd. AGION heeft in 2020 blijvende aandacht geschonken aan de interne organisatie en het optimaliseren van de organisatiebeheersing. In 2020 heeft AGION gewerkt aan de aanbevelingen en Audit Vlaanderen beschouwde de aanbevelingen die binnen de scope van de opvolging vielen, als gerealiseerd. Audit Vlaanderen gaf 100% op respectievelijk acceptatiegraad, realisatiegraad en tijdigheid. Deze uitstekende eerdere resultaten betekenden een bevestiging van de inspanningen die het agentschap geleverd had en werden verdergezet in 2020. AGION heeft in de loop van 2020 verder ingezet op risicomanagement rekening houdend met de decretale opdracht, de kernprocessen en de organisatiedoelstellingenvan het agentschap.
4.1.2. AGION onderneemt acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen. Status: gerealiseerd. Permanente actie. Er was overleg met de collega's ankerpunt voor organisatiebeheersing binnen en buiten het beleidsdomein, er gebeurde intern overleg i.k.v. organisatiebeheersing. Externe infosessies werden gevolgd. Het arbeidsreglement werd geactualiseerd. Verschillende actoren zoals de bedrijfsrevisor, het Rekenhof en Audit Vlaanderen, appreciëren de constructieve open houding en inzet van de administratie. AGION zocht ook naar optimaliseringsmogelijkheden in haar eigen werking en administratieve lastenverlaging voor de klant. In 2020 werd blijvend geïnvesteerd in de communicatie naar belanghebbenden door het inzetten op de nieuwsbrieven van AGION en het actualiseren van de website waarbij ook aandacht ging naar het aanreiken van mooie en inspirerende voorbeelden. Ook de interne communicatie is belangrijk voor de betrokkenheid van de medewerkers en het informeren rond de werking van het agentschap. Zo worden relevante persmededelingen onder de aandacht gebracht, beleidsbeslissingen rond scholenbouw, beslissingen van de raad van bestuur van AGION, berichten i.v.m. personeelsmateries en welzijn. AGION heeft verder ingezet op het versterken van het integriteitsbeleid met communicatieacties naar de medewerkers waaronder ook dilemmatrainingen. Dit traject werd afgesloten met een integriteitsquiz waarbij op een positieve manier gericht op verhogen van betrokkenheid en participatie, een belangrijk thema als integriteit bevattelijk, concreet en motiverend werd behandeld en geduid. De uitrol van de Vlimpers module Leren, werd voorbereid en gerealiseerd. De nieuwe module Vlimpers LEREN integreert het volledige vormingsproces: inschrijvingen, goedkeuringen, aanbieden van verschillende types leermateriaal (cursussen, presentaties, draaiboeken, handleidingen, filmpjes,…) evaluaties en rapportering. In 2020 gebeurde de voorbereiding en opstart van de FIO (feedbackinstrument voor de ontwikkeling van leiderschap) voor de leidinggevenden en de ontwikkeling van coaching en intervisies. Verschillende acties worden dan ook ondernomen om leiderschap binnen AGION te versterken en te ondersteunen. Dit wordt verdergezet in 2021. Het doel en de uitrol van een uitstroom- of eindeloopbaangids werd voorbereid. Concreet wordt een instroom-, doorstroom- en uitstroomgids gemaakt ter ondersteuning van personeelsleden, HR en leidinggevenden in de verschillende leeftijds- en loopbaanfasen. Vormings-en ontwikkelingspaden worden gekoppeld aan deze loopbaanfasen en aan specifieke functies binnen de organisatie. Er werden digitale workshops georganiseerd "Hoe zorg ik als medewerker voor inclusie in mijn team?". Het ging over inclusie in teams en onbewuste vooroordelen op de werkvloer. Tijdens de workshops werden praktische tools en technieken aangereikt d.m.v. interactieve kennistransfer, praktische oefeningen en cases. De migratie naar een TEAMS omgeving werd grondig voorbereid, besproken en zelfs versneld ingevoerd n.a.v. de Corona-context. Door deze voorbereiding kon het agentschap op bijzonder korte termijn overschakelen zonder enig probleem. Dit toont het adaptatievermogen en flexibiliteit van het agentschap waarbij de medewerkers ook goed werden ondersteund door eigen collega’s. Ondanks de Corona-context en het verplicht thuiswerk, werd de continuïteit van de dienstverlening van het agentschap dus gewaarborgd en is dus de goede dossieropvolging en -verwerking nooit in het gedrang gekomen. Hierbij kon AGION de vruchten plukken van het reeds lange tijd inzetten op de digitalisering van interne werking. De ontwikkelingen binnen de Vlaamse Overheid worden opgevolgd die opportuniteiten kunnen inhouden voor data-ontsluiting en -hergebruik zoals de gebouwenpas, gebouwenregister, Terra enz. en onderhoudt AGION dan ook contacten met bv. VEKA, VEB en AIV. Dit is belangrijk gezien de evidente link van gebouwgegevens met de kerntaak van AGION en het wordt verdergezet in 2021.
4.2. AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen
4.2.1. AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen op het aantal personeelsleden.
Status: op schema. Dit wordt intern verder gemonitord.
4.2.2. AGION voert de beslissingen uit m.b.t. budgettaire besparingen
Status: gerealiseerd De opgelegde budgettaire besparingen voor 2020 werden gerealiseerd. De besparingsmaatregelen werden verwerkt.
AGION volgt de verdere evoluties op m.b.t. beslissingen in verband met de besparingen.
Status: gerealiseerd Verdere evoluties worden opgevolgd.
WELZIJN 5.1. AGION engageert zich om een welzijnsbeleid te voeren, conform de wettelijke bepalingen
5.1.1. AGION stelt prioritaire acties op o.b.v. de risicoanalyses en geeft uitvoering aan het Status: doorlopend. Globaal Preventieplan (GPP), en dit in de vorm van actiepunten die worden opgenomen in een jaaractieplan. AGION heeft in uitvoering van het globaal preventieplan 2019-2022 ter bevordering van het welzijn op het werk, het Jaaractieplan Welzijn 2020 voorgelegd op het EOC en definitief goedgekeurd alsook aanpassingen aan het arbeidsreglement wegens het kader van tijdsonafhankelijk werken. Verder werd een diversiteitsfiche met concrete acties opgemaakt.
6
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2020
5.1.2. AGION neemt verdere stappen en acties m.b.t. het voeren van het welzijnsbeleid, waaronder maatregelen om psychosociale belasting veroorzaakt door het werk te voorkomen.
Status: doorlopend. Bij vervangingen van personeelsleden wordt stilgestaan bij de korte en langetermijnbehoeften van het agentschap gezien de talrijke uitdagingen van de organisatie. AGION beschikt over 2 interne vertrouwenspersonen aan die hiervoor de nodige opleiding volgden. Zo wordt de drempel laag gehouden als collega’s met vragen zitten rond welzijn. Inzake PTOW werd de laatste fase uitgerold die betrekking heeft op tijdsonafhankelijk werken. Daarbij zijn o.a. agendadeling, zelfroostering en nog groter flexibiliteit in de stam- en glijtijden kernelementen met uiteraard bewaken van de continuïteit van de dienstverlening. Verder kan gewezen worden op het melden en blijven opvolgen van aandachtspunten m.b.t. facilitair beheer aan Het Facilitair Bedrijf, meenemen van aanbevelingen van de arbeidsgeneesheer, de bedrijfsrondgang door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming, overleg met de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherminghet (GDPB), communicatie en informatie binnen het agentschap m.b.t. welzijn, faciliteren van thuiswerk, afdelingsoverschrijdend overleg om kennisdeling en betrokkenheid te vergroten. Specifiek in het kader van de Corona-context werden in 2020 verschillende acties ontwikkeld door de HR-werkgroep om aandacht te hebben voor de verbinding met en tussen de medewerkers en het welzijn en betrokkenheid te ondersteunen. Gedurende 2020 werd ook actief geparticipeerd aan de voorbereiding, uitvoering en opvolging van maatregelen om in een Corona-veilige context te kunnen werken in het Consciencegebouw. Hiervoor werd afgestemd binnen het beleidsdomein Onderwijs en met alle relevante actoren zoals Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming, Het Facilitair Bedrijf en de vakbonden. Er werden digitale workshops georganiseerd "Hoe zorg ik als medewerker voor inclusie in mijn team?". Het ging over inclusie in teams en onbewuste vooroordelen op de werkvloer. Tijdens de workshops werden praktische tools en technieken aangereikt d.m.v. interactieve kennistransfer, praktische oefeningen en cases.
Om de professionaliteit en maturiteit op het vlak van integriteit van de organisatie en haar medewerkers te vergroten, streven we naar een geïntegreerd en gecoördineerd integriteitsbeleid. Om dit te verwezenlijken stapte AGION in 2017 mee in als pionier in het nieuwe professionaliseringstraject voor contactpersonen integriteit van de Vlaamse overheid. AGION heeft in 2020 verder ingezet op het versterken van het integriteitsbeleid met communicatieacties naar de medewerkers waaronder ook dilemmatrainingen. Dit traject werd afgesloten met een integriteitsquiz waarbij op een positieve manier gericht op verhogen van betrokkenheid en participatie, een belangrijk thema als integriteit bevattelijk, concreet en motiverend werd behandeld en geduid. DIVERSITEIT EN GELIJKE KANSEN 6.1. AGION streeft ernaar om het aantal personeelsleden met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap te verhogen.
Doorlopend aandacht hechten aan diversiteit en gelijke kansen
Status: doorlopend. AGION streeft ernaar om het aantal personeelsleden met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap te verhogen. Wervingen zijn echter uitzonderlijk. In 2020 heeft AGION ook de volgende acties ondernomen: het verspreiden van communicatie en informatie aangereikt door de Dienst Diversiteitsbeleid via de interne informatiekanalen (interne e-mail, koffiehoek, AGION-intranet,…), rapportering, toestaan van telewerk waarbij aan alle personeelsleden de mogelijkheid werd geboden om een aanvraag in te dienen. Verder werd een diversiteitsfiche met concrete acties opgemaakt. De medewerkers van AGION werden gesensibiliseerd om deel te nemen aan een online-opleiding antidiscriminatiewetgeving.
6.2. AGION doet inspanningen om het aantal vrouwelijke personeelskader in het middenkader te verhogen
Doorlopend aandacht hechten aan diversiteit en gelijke kansen
Status: doorlopend. AGION moedigt de vrouwelijke personeelsleden aan om deel te nemen aan initiatieven die bijdragen tot diversiteit en gelijke kansen.
7