Ondernemingsplan 2020 Agentschap Overheidspersoneel
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ////////////// pagina 1 van 19
Ondernemingsplan 2020
31.03.2020
INHOUD 1 2 3 4 5 6
Inleiding................................................................................................................................................................................... 3 Ondernemingsplan 2020 .............................................................................................................................................. 4 Jaaractieplan welzijn .................................................................................................................................................... 12 Jaaractieplan diversiteit ............................................................................................................................................. 15 Personeelsplan 2020 ......................................................................................................................................................17 Organogram ....................................................................................................................................................................... 19
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 2 van 19
1 INLEIDING De Vlaamse overheid staat voor grote uitdagingen. Het doel is een slagkrachtige overheid te zijn waarbij we meer willen en moeten doen met minder administratieve lasten en meer klantvriendelijkheid. Een resultaat- en klantgerichte overheid: daar willen we naartoe. Ook op vlak van HR hebben we als overheid met stevige uitdagingen te maken. Zo is er de war for talent, de veroudering en verkleuring van het personeelsbestand, …. waardoor de Vlaamse overheid volop moet inzetten op het aantrekken, duurzaam inzetten en blijvend motiveren van competente en resultaatgerichte medewerkers. Een sterk beleid en ondersteuning op vlak van zowel personeel als organisatie is daarom cruciaal. Om dit mogelijk te maken, besliste de Vlaamse Regering in 2015 om HR-beleid en -ondersteuning te bundelen in één agentschap, het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). Het oprichtingsbesluit van 13 mei 2015 omschrijft de opdracht van AgO als volgt: Het agentschap heeft als missie het beleid inzake overheidspersoneel en organisatieontwikkeling voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren. Het zorgt voor ondersteuning aan de lijnmanagers van de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid, zodat die een beleid inzake personeel en organisatie kunnen voeren, in overeenstemming met het gemeenschappelijk overkoepelend P&O-beleid van de Vlaamse overheid, dat bijdraagt tot de realisatie van de strategische doelstellingen van hun eigen beleidsdomein.
Het directieteam van AgO heeft deze missie verder vertaald als: Het Agentschap Overheidspersoneel, uw HR-partner voor personeel en organisatieontwikkeling. Als gangmaker van de HR-groep van de Vlaamse overheid werken wij aan state of the art mensen en organisaties zodat u kan bouwen aan de maatschappij van morgen.
De visie van AgO luidt verder: We luisteren naar de uitdagingen van onze klanten en zoeken samen naar HR-oplossingen. We werken in openheid aan kwaliteit en vertrouwen door talenten en competenties te ontwikkelen en flexibel in te zetten. We geloven in de kracht van diversiteit. We tonen initiatief en durf en laten ons leiden door evidence en innovatie.
AgO heeft een duidelijke ambitie om zowel op vlak van HR-beleid als HR-dienstverlening de gangmaker te zijn voor de HR-groep van de Vlaamse overheid. Tegelijk wil AgO als gewaardeerde partner samen met de HR-business partners, -specialisten en -generalisten in de entiteiten bouwen aan HR zodat alle entiteiten een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening kunnen leveren aan hun klanten.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 3 van 19
2 ONDERNEMINGSPLAN 2020 Het Agentschap Overheidspersoneel wil als HR-agentschap een gewaardeerde partner zijn van de Vlaamse overheid en haar entiteiten zodanig dat zij een goede dienstverlening kunnen leveren aan hun klanten en zich volop en zorgeloos kunnen focussen op hun kerntaken. Een partner die entiteiten ondersteunt op vlak van personeel ĂŠn organisatie met dienstverlening en advies, met respect voor de eigen autonomie van de entiteiten. Een wendbare organisatie die maximaal kan inspelen op de wijzigende behoeften van haar klanten en op de aanwezige uitdagingen, met evidence-based oplossingen en kwaliteitsvolle HR-producten en -diensten. Verder ligt de klemtoon uiteraard ook op het verder voorbereiden, uitvoeren en monitoren van het beleid van de minister bevoegd voor Bestuurszaken. Het ondernemingsplan bevat de beleids- en beheersdoelstellingen en de operationele vertaling ervan in projecten en processen. Het ondernemingsplan is opgebouwd rond 3 clusters: HR-beleid, HR-dienstverlening en interne werking van het Agentschap Overheidspersoneel. Het ondernemingsplan 2020 bevat een meerjarig perspectief in de vorm van 9 strategische organisatiedoelstellingen en 29 onderliggende operationele organisatiedoelstellingen. Bij elke doelstelling wordt aangegeven wat de focus is voor 2020 en wat het ambitieniveau voor 2024 is. Ook wordt telkens vermeld met welke beleidsdoelstelling uit de beleidsnota HR en Audit Vlaamse overheid de doelstellingen overeenstemmen, zodat de opvolging ervan transparant gebeurt.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 4 van 19
Doelstellingen
Beleidsnota
Indicator 2020
Ambitieniveau 1/1/2024 (einde regeerperiode)
CLUSTER HR-BELEID OP strategische doelstelling 1: De Vlaamse overheid als een aantrekkelijke werkgever voor talent OP operationele doelstelling 1.1 Uniforme arbeidsvoorwaarden voor alle personeelsleden * We ondersteunen de onderhandelingen en bereiden de (principiële) We creëren uniforme arbeidsvoorwaarden op verschillende sporen (statuut, ziekte,
OD 2.3 OD 3.1
goedkeuring(en) van de Vlaamse Regering voor over uniforme arbeidsvoorwaarden
loopbaan en beloning, ontslag en pensioen)
OD 3.2
* Ter ondersteuning van het kabinet Bestuurszaken maken we simulaties en inschattingen van diverse pistes
* Contractuele werving is het uitgangspunt * De arbeidsvoorwaarden voor statutairen en contractuelen zijn maximaal uniform op vlak van ziekte, loopbaan en beloning, ontslag en pensioen
OP Operationele doelstelling 1.2: Sterke en diverse werkgever
We positioneren de Vlaamse overheid ten volle als een sterke en diverse werkgever
OD 1.3
voor talent
* Er is een duidelijk beeld op de werkgeverspositionering van de Vlaamse overheid.
* Er is een korte en middellange termijn strategie voor employer
* Het aantal volgers op Linkedin Vlaamse overheid en het aantal abonnees op de vacaturenieuwsbrief stijgt met 10%
branding * AgO ondersteunt entiteiten bij de vertaling van het
* Een stijgende trend in unieke bezoeken aan werkenvoorvlaanderen.be is zichtbaar
overkoepelend employer brand naar de eigen entiteit * De Vlaamse overheid trekt geschikte kandidaten aan - ook voor
* Videogetuigenissen worden structureel ingezet in kader van employer branding (en in de kijker zetten van bepaalde functies/vacatures)
knelpuntfuncties
OP strategische doelstelling 2: De Vlaamse overheid investeert in het welzijn en de groei van onze medewerkers OP operationele doelstelling 2.1: Begeleide heroriëntering * Begeleide heroriëntering wordt ingezet om de inzetbaarheid van We zetten begeleide heroriëntering in om kwetsbare personeelsleden inzetbaar te houden en om potentiële talenten toe te leiden naar knelpuntfuncties
OD 2.1
* Een piloot 'heroriëntering naar knelpuntfuncties' is doorlopen en geëvalueerd met oog op de vormgeving van toekomstige dienstverlening.
kwetsbare personeelsleden binnen de VO te versterken * Begeleide heroriëntering wordt ingezet om potentiële talenten toe te leiden naar knelpuntfuncties * Minstens 1 piloot voor begeleide heroriëntering buiten de Vlaamse overheid is opgezet en geëvalueerd
OP operationele doelstelling 2.2: Beleidskader welzijn en re-integratie
We voorzien een beleidskader voor welzijn,
OD 4.1
inclusief kader voor re-integratie
OD 4.2
* De Vlaamse overheid voldoet aan de wettelijke verplichting voor reintegratie * Een toolbox geïntegreerd welzijnsbeleid is opgeleverd en ontsloten naar klanten
* Er is een methodiek beschikbaar om welzijnsbeleid te integreren in HR-beleid, ondersteund vanuit data * Het VO-brede beleidskader voor re-integratie biedt handvaten aan entiteiten om hun eigen re-integratiebeleid op te enten * Er is een professionaliserings- en ondersteuningsaanbod welzijn voor belangrijke actoren (HR en leidinggevenden), zodat zij met deze methodiek en handvaten aan de slag kunnen gaan
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 5 van 19
Ondernemingsplan 2020
31.03.2020
* Het VO-beleidskader welzijn is geĂŤvalueerd en waar nodig bijgestuurd OP operationele doelstelling 2.3: Globale opleidingsinspanningen verhogen * Er is een kader voor toekomstgerichte leerstrategie * Het gemeenschappelijk opleidingsaanbod is in lijn met de We verhogen de globale
OD 2.2 OD 5.2
opleidingsinspanningen voor leidinggevenden en medewerkers
* De masterclass netwerkleiderschap heeft plaatsgevonden
toekomstgerichte leerstrategie uitgebreid en gediversifieerd, met oog voor zowel inzetbaarheid van huidige personeelsleden als voor
* Proefprojecten rond digitaal leren zijn uitgevoerd en geĂŤvalueerd. * AgO heeft een duidelijke dienstverlening rond digitaal leren.
toekomstige noden van de organisatie * Er is een adequaat leer- en ontwikkelaanbod voor leidinggevenden van alle niveaus * Opleidingsinspanningen worden gemonitord via vormingsindicatoren
OP strategische doelstelling 3: De Vlaamse overheid als een efficiĂŤnte organisatie OP operationele doelstelling 3.1: Toekomstgerichte overkoepelende personeelsbehoefteplanning We realiseren een toekomstgerichte overkoepelende
* Er is een door lijnmanagement en HRBP gedragen visie op
personeelsbehoefteplanning die de noden van vandaag, morgen en op de lange
OD 1.1
toekomstgericht overkoepelende personeelsbehoefteplanning * Er is een projectplan voor de komende 4 jaar
* Overkoepelende personeelsbehoefteplanning wordt gebruikt als strategisch managementinstrument binnen de Vlaamse overheid
termijn weergeeft OP operationele doelstelling 3.2 Ontwikkelen kader diverse tewerkstellingsvormen en arbeidsrelaties * Er is een eerste versie van beslissingsboom over hoe om te gaan met We ontwikkelen een kader met handvaten voor entiteiten om te gaan met verschillende tewerkstellingsvormen en arbeidsrelaties
OD 1.2
diverse tewerkstellingsvormen en hybride arbeidsrelaties. * We werken een aantal tewerkstellingsvormen al concreet uit, ook met oog voor kansengroepen * We evalueren het raamcontract uitzendarbeid en het inzetten van uitzendarbeid binnen de Vlaamse overheid
* Een actuele beslissingsboom en duidelijk kader voor entiteiten over hoe om te gaan met diverse tewerkstellingsvormen en hybride arbeidsrelaties is beschikbaar * AgO biedt dienstverlening rond de verschillende tewerkstellingsvormen in lijn met het business model van AgO
OP operationele doelstelling 3.3 Ontwikkeling van een modern in- en doorstroombeleid * Een rapport in-, door- en uitstroom, incl. kansengroepen, is
We ontwikkelen een modern in- en doorstroombeleid en werken de bestaande drempels voor in- en doorstroom weg
OD 1.4 OD 1.5 OD 5.3 OD 6.3
beschikbaar en dient als nulmeting * De dienstverlening rond talentpools wordt uitgebouwd. * Het modulaire selectieproces wordt gebruikt binnen het Selectiecentrum. * Het MB knelpuntfuncties is gekwalificeerd en de beroepskwalificatie is toegevoegd aan de algemene aanwervingsvoorwaarden * Verschillende pistes om verplichte mobiliteit bij top- en middenkader mogelijk te maken zijn verkend en onderbouwd
* De Vlaamse overheid trekt geschikte kandidaten aan - ook voor knelpuntfuncties * De toegangsmogelijkheden tot Vlaamse overheid zijn verruimd, met inbegrip van een versoepeling van de diplomavoorwaarden * De drempels voor in- en doorstroom zijn weggewerkt, met specifieke aandacht voor kansengroepen * Talentpools zijn bestuurslaagoverschrijdend en uitgebreid voor kansengroepen * De interne arbeidsmarkt speelt maximaal * Er is verplichte mobiliteit bij top- en middenkader
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 6 van 19
OP operationele doelstelling 3.4 Ontwikkeling van een geïntegreerd raamwerk rond leiderschap We ontwikkelen een geïntegreerd raamwerk rond leiderschap
OD 5.1
* Evidence-based onderzoek naar leiderschap is opgeleverd * De scope en richting van het raamwerk rond leiderschap zijn bepaald
* Er is een helder en bruikbaar raamwerk rond leiderschap * De dienstverlening rond leiderschap vanuit AgO is bepaald en aangeboden
OP operationele doelstelling 3.5 Actualisering deontologische code We actualiseren de deontologische code van de Vlaamse overheid
SD 7
* De deontologische code wordt geactualiseerd en goedgekeurd door de Vlaamse Regering * Een sensibiliseringscampagne om de deontologische code beter gekend te maken, is uitgewerkt
* Vlaamse personeelsleden kennen de deontologische code en passen deze toe
OP operationele doelstelling 3.6 Optimalisering van het risicomanagement We ontwikkelen een strategische visie op global risk management
OD 9.3
* Overleg met Audit Vlaanderen over de invulling van deze doelstelling is opgestart
* Binnen het HR-netwerk wordt kennis rond risicomanagement gedeeld
OP strategische doelstelling 4: De Vlaamse overheid als weerspiegeling van een diverse samenleving OP operationele doelstelling 4.1: Uitbouwen van een sterk en inclusief diversiteitsbeleid OD 6.1 We bouwen een sterk en inclusief diversiteitsbeleid uit
OD 6.2 OD 6.3 OD 6.5
* Het gelijkekansen- en diversiteitsplan 2021-2025 werd goedgekeurd * De streefcijfers 2021-2025 zijn bepaald * De visie op neutraliteit is bepaald
* De uitvoering van het gelijkekansen- en diversiteitsplan 20212025 loopt op schema * Specifieke drempels voor in- en doorstroom van kansengroepen zijn weggewerkt
OP operationele doelstelling 4.2: Extra inzetten op tewerkstelling van personen met een handicap of chronische ziekte * Er is extra dienstverlening voor personen met handicap en chronische ziekte ontwikkeld We zetten extra in op tewerkstelling van personen met een handicap of chronische
OD 6.4
ziekte
* We definiëren een heldere definitie van personen met handicap en chronische ziekte
* Het concept ‘indicatie handicap’ is geïmplementeerd * Er is een nieuw kader voor gerichte wervingsacties naar personen met handicap en chronische ziekte * Het Vlaams Personeelsstatuut is gescreend op tegenstrijdigheden met VN-verdrag
CLUSTER HR-DIENSTVERLENING OP strategische doelstelling 5: Uitvoeren van een performante HR-dienstverlening OP operationele doelstelling 5.1: Uitvoeren van personeels- en loonsadministratie Procesgroep instroom
* De vooropgestelde normen binnen de SLA voor de
Procesgroep doorstroom en loopbaanwijzigingen
* De doelstellingen vanuit kwaliteit, efficiëntie en klantgerichtheid
Procesgroep uitstroom Procesgroep loonverwerking
SD 8
worden structureel gemonitord, wat leidt tot verbeterinitiatieven die de dienstverlening naar een hoger niveau tillen
Procesgroep afwezigheden Procesgroep financieel
dienstverlening personeels- en loonadministratie voldoen aan de verwachtingen van de klant * De indicatoren rond kwaliteit, efficiëntie en klantgerichtheid van de dienstverlening personeels- en loonadministratie worden conform de normen uit de SLA behaald
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 7 van 19
OP operationele doelstelling 5.2: Zorgen voor applicatiebeheer en rapportering
Procesgroep setup en toegangsbeheer Procesgroep rapportering en datahygiëne Procesgroep applicatiebeheer
SD 8
* De doelstellingen vanuit kwaliteit, efficiëntie en klantgerichtheid
* De vooropgestelde normen binnen de SLA voor de dienstverlening applicatiebeheer en rapportering voldoen aan de
worden structureel gemonitord, wat leidt tot verbeterinitiatieven die de dienstverlening naar een hoger niveau tillen
verwachtingen van de klant * De indicatoren rond kwaliteit, efficiëntie en klantgerichtheid van
* AgO heeft het attest ISAE 3402 behaald
de dienstverlening applicatiebeheer en rapportering worden conform de normen uit de SLA behaald
OP operationele doelstelling 5.3: Uitvoeren van de talentprocessen van de VO Procesgroep instroom Procesgroep doorstroom en loopbaanwijzigingen
* De vooropgestelde normen binnen de SLA voor de
Procesgroep uitstroom Procesgroep evaluatie en vorming
SD 8
Procesgroep welzijn Procesgroep individuele sociale
* Indicatoren voor de monitoring van de kwaliteit, efficiëntie en klantgerichtheid van de dienstverlening talent en welzijn zijn uitgewerkt en opgenomen in de maandelijkse KPI-rapportering
dienstverlening talent en welzijn voldoen aan de verwachtingen van de klant * De indicatoren rond kwaliteit, efficiëntie en klantgerichtheid van de dienstverlening talent en welzijn worden conform de normen uit de SLA behaald
dienstverlening Procesgroep coachen en faciliteren OP operationele doelstelling 5.4: Uitvoeren van de dienstverlening organisatieontwikkeling * AgO biedt minimaal één dienstverlening (bv. raamcontract) aan rond elk van de thema's organisatieontwikkeling (leiderschap, structuur, cultuur, mensen, strategie) * Een duidelijk proces voor adviesvragen organisatieontwikkeling, met
Procesgroep adviesverlening Procesgroep (raam)contractbeheer
OD 9.2
rollen en verantwoordelijkheden, is uitgewerkt en geïmplementeerd. * Indicatoren voor de monitoring van de kwaliteit, efficiëntie en
* Een volwaardige dienstverlening organisatieontwikkeling is opgenomen in het business model van AgO en gekend bij de klant
klantgerichtheid van de dienstverlening adviesverlening en raamcontractbeheer zijn uitgewerkt en opgenomen in de maandelijkse KPI-rapportering OP strategische doelstelling 6: Optimaliseren van HR-dienstverlening OP operationele doelstelling 6.1: Professionaliseren dienstverleningsprocessen * Verschillende procesverbeteringstrajecten werden opgezet en uitgevoerd (vb. vergoedingen en toelagen, arbeidsgeneeskunde, We professionaliseren de HR dienstverleningsprocessen.
OD 8.2.
welzijnsprocessen) * Het aantal kwaliteitsvol beschreven processen is toegenomen
* I.s.m. de klant hebben we het ambitieniveau van een aantal indicatoren uit het Service Level Agreement verhoogd
* Training over de processen wordt structureel aangeboden, met een differentiatie naar nieuwe en meer gevorderde medewerkers
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 8 van 19
OP operationele doelstelling 6.2: Verbetering en vernieuwing van de HR-toepassingen en ondersteunende systemen
We verbeteren en vernieuwen onze HRtoepassingen en ondersteunende systemen
OD 8.2.
* Een meerjarenplanning voor de verbetering en vernieuwing van de
* Aan de hand van de digitale roadmap & in functie van de budgettaire mogelijkheden werden toekomstgerichte keuzes voor
HR-toepassingen en ondersteunende systemen is uitgewerkt * Het project voor de vernieuwing van de loonmotor is opgestart
de verbetering en vernieuwing van de HR-toepassingen en ondersteunende systemen gerealiseerd
* Op basis van een geactualiseerde behoefteanalyse werd een nieuwe CMS/CRM voorbereid
* Indicatoren worden jaarlijks geconcretiseerd in een afzonderlijke planning die door de Strategische Stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen wordt gevalideerd
OP strategische doelstelling 7: We verbreden HR-dienstverlening OP operationele doelstelling 7.1: Ontsluiting voor nieuwe klanten * De aansluiting van personeelsadministratie voor de kabinetten is uiterlijk op 1/1/2021 gerealiseerd. Een transitieplan voor verdere alignering in de werking en dienstverlening van het DCPA is
We ontsluiten bestaande dienstverlening voor nieuwe klanten
OD 8.1. OD 3.3
goedgekeurd. * Een conceptnota voor de uitbreiding van de gemeenschappelijke
* De entiteiten binnen de Diensten van de Vlaamse overheid zijn
dienstverlening 'talent' (rekrutering en selectie en leren en ontwikkelen) is goedgekeurd door de Vlaamse Regering
aangesloten op de gemeenschappelijke dienstverlening talent * Een business case voor de uitbreiding van het toepassingsgebied
* Een programma voor de aansluitingen op de gemeenschappelijke dienstverlening 'talent' is uitgewerkt en gestart
van het Vlaams Pensioenfonds naar onder meer de eigen vermogens en de lokale besturen is opgeleverd
* Het business model van AgO maakt duidelijk welke dienstverlening AgO aanbiedt voor welke klanten en tegen welke voorwaarden * De mogelijkheden om voor coaching samen te werken met lokale besturen is verkend OP operationele doestelling 7.2: Ontwikkeling nieuwe dienstverlening
* Het business model van AgO maakt duidelijk welke dienstverlening AgO aanbiedt voor welke klanten en tegen welke voorwaarden * Er is een plan van aanpak voor de verdere uitbreiding van We ontwikkelen nieuwe dienstverlening in functie van de behoeften van de klant
OD 8.1 OD 9.1
dienstverlening organisatieontwikkeling (o.a. opvolgen en ondersteunen van fusies)
* Klanten erkennen AgO als dĂŠ partner voor HR-dienstverlening * Een proces voor het uitwerken van nieuwe dienstverlening is
OD 9.2
* Er is een plan van aanpak voor de verdere uitbreiding van dienstverlening rond HR-analytics
uitgewerkt en in de praktijk gebracht
* Het dienstverlenings- en ondersteuningsaanbod 'Loopbaan in eigen handen' is uitgewerkt en ontsloten voor de klant
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 9 van 19
CLUSTER INTERNE WERKING OP strategische doelstelling 8: We verhogen de maturiteit van ons agentschap OP operationele doelstelling 8.1: We bewaken dat doelstellingen uit het ondernemingsplan gerealiseerd worden * Er is een methodiek ontwikkeld om het ondernemingsplan op te volgen * Het proces portfoliomanagement wordt toegepast om beslissingen te nemen over de activatie, bijsturing of stopzetting van projecten
* De opvolging van het ondernemingsplan, met inbegrip van het projectportfolio, is structureel ingebed in de organisatie
OP operationele doelstelling 8.2: We verhogen de maturiteit van het risicomanagement binnen AgO * Het kader voor risico-identificatie en risicobeheer wordt * Er is een kader voor risico-identificatie en risicobeheer uitgewerkt * De functie van verantwoordelijke risicomanagement is ingevuld
toegepast * Risico's en bijhorende beheersmaatregelen worden consequent opgevolgd * Audit Vlaanderen heeft de maturiteit van AgO op vlak van risicobeheer en -identificatie verhoogd
OP operationele doelstelling 8.3: We voeren een financieel beleid op basis van een meerjarenplanning en een financieringsmodel * Een aangepaste en verbeterde financiële opvolging is in praktijk gebracht * Interne financiële processen zijn geoptimaliseerd en leiden tot betrouwbare en actuele informatie
* Er is een financieringsmodel voor AgO, dat afgestemd is met de andere dienstencentra
* De begrotings- en beleidstoelichting is op elkaar afgestemd OP operationele doelstelling 8.4: We zetten in op de juiste persoon op de juiste plaats
* Het strategisch meerjarenpersoneelsplan is opgemaakt * Er is een vormingsplan opgemaakt voor AgO * Het overkoepelend welzijnsplan is geïntegreerd in de HR-visie van AgO * Er is een leiderschapstraject voor operationeel leidinggevenden opgestart
* Het strategisch personeelsplan van AgO is optimaal ingevuld, met de juiste persoon op de juiste plaats * De besparingen op vlak van koppen en weddebudget zijn gerealiseerd * AgO is een voorbeeldorganisatie op vlak van HR, en werkt maximaal mee aan piloten vanuit HR-beleid en dienstverlening (jaarlijks te concretiseren)
OPOD8.5: We professionaliseren onze communicatie vanuit een volwaardige marketing en communicatiestrategie * Het bestaande communicatieplan is geëvalueerd en geoptimaliseerd * De belangrijkste processen en kanalen voor interne communicatie zijn uitgewerkt en geïmplementeerd
* De interne en externe communicatie verloopt vanuit een uitgewerkte marketing- en communicatiestrategie * De effectiviteit van communicatieacties wordt gemonitord met oog op eventuele bijsturing
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 10 van 19
OP operationele doelstelling 8.6: We zorgen voor een vlotte toegankelijkheid van informatie voor de interne medewerkers om de interne dienstverlening te kunnen verzekeren
* De nieuwe manier van werken met Office 365 is geĂŻmplementeerd * De nieuwe informatie-architectuur is voorbereid * Het informatiebeheersplan van AgO is opgemaakt
* AgO-medewerkers beschikken over de digitale vaardigheden om vlot met digitale toepassingen te kunnen werken en hun weg naar informatie te vinden * Het informatiebeheersplan en bijhorende architectuur vormen een gekend kader en hulpmiddel voor informatiebeheer, inclusief informatieveiligheid, voor AgO-medewerkers
OP operationele doelstelling 8.7: We verhogen de betrokkenheid van de klant in de voorbereiding, evaluatie en monitoring van beleid en in aanpassingen in onze dienstverlening * Het Strategisch HR-platform is opgericht * We hanteren een structurele aanpak voor het betrekken en consulteren van belanghebbenden in onze projecten
* Belanghebbendenmanagement is structureel ingebed bij beleidswerking, dienstverlening en projectwerking
* We zetten in op een sterk centraal accountmanagement. Er hebben minstens 3 HRBP-gesprekken plaats
* AgO bouwt duurzame relaties op met haar belanghebbenden: we versterken en onderhouden onze partnerschappen in functie van
* We zetten in op de verbinding en betrokkenheid van de HR profielen binnen de Vlaamse overheid door het organiseren van 7 HR-infonetwerken en 5 HRBP-netwerken
zowel HR-dienstverlening als HR-beleidsontwikkeling
OP operationele doelstelling 8.8: We voorzien gestructureerd kwaliteitsmanagement binnen AgO * Een visie op kwaliteitsmanagement, en bijhorend implementatieplan is goedgekeurd door de directie * Een aantal kwaliteitsinstrumenten zijn beschreven en worden toegepast
* Kwaliteitsmanagement is structureel ingebed in de werking van AgO
OP strategische doelstelling 9: AgO is een sterk merk * AgO is een aantrekkelijke werkgever voor HR-talenten
We maken van AgO een sterk merk, zowel
* We brengen de positionering en identiteit van AgO participatief in kaart
voor onze huidige als toekomstige medewerkers, en onze klanten
* Er is een duidelijk verhaal over AgO en haar dienstverlening gecommuniceerd bij medewerkers en klanten
* Medewerkers van AgO zijn trotse ambassadeurs * AgO wordt door klanten gezien als dĂŠ partner voor HR en organisatieontwikkeling * De bezoekerscijfers aan AgO-vacatures stijgen en we zien een stijgende trend in # sollicitaties bij AgO. * Medewerkers van AgO zijn trotse ambassadeurs; we zien dan ook een stijgende score op dit vlak in de 2-jaarlijkse Personeelspeiling
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 11 van 19
3 JAARACTIEPLAN WELZIJN AgO wil in 2020 verder blijven inzetten op duurzame inzetbaarheid door preventief te werken aan het welzijnsbeleid, daarnaast blijven we inzetten op het re-integreren van medewerkers na een afwezigheid wegens ziekte. We willen zorgen voor tevreden en veerkrachtige medewerkers. Hiervoor stelt AgO diverse acties voor die zich richten op verschillende domeinen. De basis hiervoor zijn de 7 welzijnsdomeinen betreffende het beleid inzake welzijn van de werknemers bij het uitvoeren van hun werk. Het jaaractieplan welzijn 2020 maakt deel uit van het globaal preventieplan 2017-2021. In het HR beleidskader is inzetten op duurzame inzetbaarheid een rode draad doorheen de diverse initiatieven die ondernomen wordt op vlak HR. AgO tracht steeds een link te liggen tussen acties die ondernomen worden en welke impact dit kan hebben op de realisatie van de organisatiedoelstellingen én op die van de individuele medewerker. Zo zijn er linken met onder meer de volgende thema’s: •
werk-privé balans
•
diversiteit
•
inzetbaarheid verhogen van de medewerkers.
•
zingeving (zinvol aan de slag)
•
leiderschap
•
innovatief & flexibel werken
•
integriteit
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 12 van 19
Ondernemingsplan 2020
31.03.2020
Actiepunt
Trekker
Timing
Verderzetten risicoanalyse functie maatschappelijk assistent.
GDPB – Sociale dienst
Najaar 2020
Interne AgO werkgroep welzijn wordt werkgroep welzijn, diversiteit en integriteit.
HR AgO
April 2020
De rol en het mandaat van de werkgroep worden verduidelijkt.
Werkgroep welzijn
April 2020
Proces ‘volg zieke medewerker op’ wordt verder in kaart gebracht.
HR AgO
Juni 2020
Op basis van de analyse van de onthaal gesprekken wordt het beleid geoptimaliseerd. We communiceren hierover AgO breed.
HR AgO
Juni 2020
Team Facility
Mei 2020
HFB en EHBO-verantwoordelijken
Mei 2020
EHBO-verantwoordelijken volgen de verplichte jaarlijkse bijscholing
Team Facility
Mei 2020
Opvolgen register lichte ongevallen
EHBO-verantwoordelijken
doorlopend
HR AgO
3x / jaar
Op het nieuwe intranet wordt duidelijk gecommuniceerd welke welzijnsactoren er allemaal zijn en op wie de personeelsleden waarvoor beroep kunnen doen. We bekijken de mogelijkheden om dit intern in verschillende teams ook mondeling toe te lichten.
HR AgO/werkgroep welzijn
December 2020
Opmaken van Integratieprotocollen van personen met een arbeidshandicap.
HR AgO
Doorlopend
Communiceren over hoe zelf zorg dragen voor een gezonde geest/goede fysieke gezondheid/gezond lichaam. Tips worden opgenomen in de Zeker Weten of op het intranet. Kijken hoe deze tips te vertalen in de eigen organisatie.
Werkgroep welzijn
Start april 2020
Re-integratiebeleid: • Verduidelijken/communiceren over het proces van hoe omgaan met langdurig afwezigen • Verduidelijken rol van de diverse actoren/aanpassing intranetsite • Opleiden en intervisie voor leidinggevenden • Persoonlijke contacten met langdurig afwezigen • Monitoring van re-integratietrajecten
HR AgO
Doorlopend
Communicatie voorzien voor deelname griepvaccinaties
HR AgO
Najaar 2020
Communicatie en organisatie medische check-up voor 50 plussers
HR AgO
Juni 2020
Deelname aan één van de sportdagen wordt gestimuleerd
HR AgO
September 2020
Ondersteuning wordt geboden bij het jaarlijks teambuildingsactiviteit die teams / afdelingen kunnen organiseren
HR AgO
Doorlopend
Welzijnsdomeinen
Arbeidsveiligheid Communicatie over Wie zijn de EHBO- en zone-verantwoordelijken Wat is hun rol EHBO-koffers aanleveren, en inhoudelijk toezicht houden op de volledigheid van de koffers en de houdbaarheid van de inhoud van de EHBO koffers
Bescherming van de gezondheid van de werknemers De ziektecijfers worden opgevolgd. Aan leidinggevenden worden periodiek de namen doorgegeven van hun medewerkers met een hoge verzuimindex.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 13 van 19
Ondernemingsplan 2020
31.03.2020
Om beweging te stimuleren organiseren we een “week van de beweging” voor AgO medewerkers.
Werkgroep welzijn/evenemententeam
Juni 2020
We onderzoeken de mogelijkheid om mindfulness/meditatie te integreren als preventief instrument tegen stress en burn-out.
HR AgO/werkgroep welzijn
Najaar 2020
We bekijken het alcohol en drugsbeleid en hoe dit terug onder de aandacht te brengen.
HR AgO
Najaar 2020
HR AgO
Mei – juni 2020
Communicatie over de resultaten van de Personeelspeiling.
HR AgO
Najaar 2020
Communicatie over Wie zijn onze vertrouwenspersonen Wat is hun rol, waarvoor kunnen medewerkers bij hen terecht
HR AgO
Juni 2020
Vertrouwenspersonen volgen de verplichte bijscholing.
HR AgO
Juni 2020
Project geïntegreerd welzijnsbeleid wordt verder gezet
HR AgO/beleidstrekker welzijn
Februari – juni 2020
Leidinggevenden worden gesensibiliseerd en gecoacht: Organiseren van intervisies met leidinggevenden over concrete ervaringen rond welzijn In het project rond leiderschap wordt vorming rond het thema psychosociale belasting opgenomen in het toekomstig opleidingstraject voor leidinggevenden.
HR AgO/werkgroep welzijn
Juni 2020
HR AgO
Oktober 2020
Afspraken uitwerken en implementeren over emailetiquette binnen AgO
Werkgroep welzijn
Zomer 2020
Welzijnsrondgang wordt georganiseerd met specifieke aandacht op ergonomie.
GDPB
Juni 2020
Sensibilisering van werknemers in het kader van beeldschermwerk, zowel voor kantoorwerk als thuiswerk.
HR AgO
Maart 2020
Ergonomie sessies worden georganiseerd.
HR AgO
Juni – oktober 2020
Opvolging van de (ergonomische) adviezen van de arbeidsgeneesheer/deskundige ergonomie
HR AgO/Team Facility
doorlopend
Mogelijkheden voor AgO Ergocoachen onderzoeken
HR AgO
Najaar 2020
HR AgO
doorlopend
HR AgO / werkgroep welzijn
Najaar 2020
Visualiseren van de afspraken
HR AgO / communicatie
Najaar 2020
Communiceren over het proefproject ‘prefered/activity based werken’ binnen de afdeling DC Talent & Welzijn
Werkgroep Welzijn
Najaar 2020
HR AgO
September 2020
Psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk AgO neemt opnieuw deel aan de VO-brede Personeelspeiling. Medewerkers worden gestimuleerd om deel te nemen aan deze Personeelspeiling.
Ergonomie
Arbeidshygiëne Affiches / campagnes rond meer handen wassen tegen griep PTOW-afsprakenkader Onderzoeken van de mogelijkheid om het werkplekspel in de verschillende teams te organiseren om zo de nodige aandacht voor orde en netheid van de werkplekken en lawaai op de werkvloer bespreekbaar te maken.
Omkaderende maatregelen Bij uitwerking van acties steeds aandacht hebben voor de diverse actoren die mee impact hebben op welzijn, of mee een rol kunnen spelen bij de uitvoering. Bijvoorbeeld ook bespreken op EOC, GDPB steeds betrekken, …. 1 uitgebreide werkgroep welzijn (werkgroep welzijn + afgevaardigden EOC + GDPB) organiseren. Het jaaractieplan aanpassen indien nodig door veranderingen in de arbeidscontext en/of door nieuwe inzichten door het project geïntegreerd welzijnsbeleid
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 14 van 19
4 JAARACTIEPLAN DIVERSITEIT Het diversiteitsplan 2020 van AgO heeft de ambitie om bij te dragen aan het realiseren van het strategisch gelijke kansen – en diversiteitsplan. Ook in 2020 willen we hier verder op in zetten. Het diversiteitsplan geeft de streefcijfers voor de kansengroepen binnen AgO weer en nieuwe doelstellingen voor 2020. Kansengroep
Personeelsleden met een buitenlandse herkomst Personeelsleden met een handicap of chronische ziekte Vrouwen in managementfuncties Stagiairs met een buitenlandse herkomst Stagiairs met handicap of chronische ziekte Jobstudenten met een buitenlandse herkomst Jobstudenten met een handicap of chronische ziekte Ervaren werknemers (55+) Voorbehouden betrekking GIBO/K-IBO Werkstage/Beroepsinlevingsstage (BIS) Personeelsleden van niveau D
VO-breed streefcijfe r 10% 3% 40% 20% 6% 20% 6% -
2017
2018
2019
7,64% 7,30% 7,55% 4,6% 4,4% 4,5% 60% 66,67% 60% 23,3% 16% 21,4% 3% 0% 0% 0% 25% 19% 0% 63,6% 47,6% 14% 16,3% 19,1% 0 0 4 3 1 2 6 10 5 7% 7,5% 7,1%
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 15 van 19
Ondernemingsplan 2020
31.03.2020
Actiepunt Geïntegreerd HR-beleid: diversiteit in HR-processen werving, loopbaan, stage en jobstudenten HR AgO is aanwezig bij selectiegesprekken met kandidaten die behoren tot een kansengroep HR AgO besteedt extra aandacht aan het onthaal van nieuwe personeelsleden uit een kansengroep HR AgO organiseert een taalbad voor personeelsleden die de Nederlandse taal niet 100% machtig zijn DCPA zet het traject gebarentaal verder AgO schakelt jobstudenten met een handicap of chronische ziekte in AgO maakt voor vacatures gebruik van publicatiekanalen die personen met een buitenlandse herkomst bereiken HR AgO en de Dienst Diversiteitsbeleid werken een pilootproject uit om de VO-brede streefcijfers te halen AgO schakelt minstens één stagiair met een arbeidshandicap in HR AgO sensibiliseert leidinggevenden rond leeftijdsbewust personeelsbeleid HR AgO zet in op interne ervaringsstages Ondersteuning personen met een handicap of chronische ziekte De diversiteitsambtenaar engageert zich om de integratieprotocollen op te volgen en om medewerkers te begeleiden bij de aanvraag van een erkenning (arbeids)handicap of chronische ziekte We stimuleren medewerkers met een erkenning (arbeids)handicap of chronische ziekte om zich vrijwillig te registreren in Vlimpers. Dit door minstens één keer een oproep te plaatsen in de interne nieuwsbrief Medewerkers met een erkenning (arbeids)handicap of chronische ziekte hebben een integratieprotocol Overkoepelend Nieuwe HR-medewerkers volgen de eDiv-module - Diversiteitsbeleid van Unia We verspreiden en maken reclame voor VO-brede diversiteitsacties via de interne nieuwsbrief De diversiteitsambtenaar van AgO engageert zich om de doelstellingen uit het diversiteitsplan op te volgen en waar nodig bij te sturen De diversiteitsambtenaar neemt deel aan de Commissies Diversiteit en waar mogelijk aan andere netwerken of workshops, georganiseerd door de Dienst Diversiteitsbeleid. Dit jaar vindt de Personeelspeiling plaats. De diversiteitsambtenaar brengt alle medewerkers met een arbeidshandicap in kaart om ervoor te zorgen dat zij die dit wensen, een aangepaste bevraging krijgen (telefonisch, bevraging onder begeleiding,…)
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 16 van 19
Ondernemingsplan 2020
31.03.2020
5 PERSONEELSPLAN 2020 Hieronder vindt u een overzicht van de dienstverleningen die door elke afdeling worden verzorgd. Tevens vindt u per afdeling het reële aantal personeelsleden die op deze dienstverlening worden ingezet per 1/1/2020. Ook vindt u van deze aantallen een opsplitsing hoeveel op recurrente taken hetzij projecten worden ingezet (personeelsinzet inclusief langdurig afwezigen). Voor het Agentschap Overheidspersoneel werd de realiseren personeelsbesparing tijdens de regeerperiode 2019-2024 als volgt bepaald. Aan de hand van de besparingsdoelstelling in koppen werd ook de budgettaire besparingsbedragen bepaald op basis van een gemiddelde loonkost van €52.000. Dit jaar zal de koppenbesparing van 2 koppen gerealiseerd worden door een selectief vervangingsbeleid. Te besparen # koppen Bedrag
2020 2 €104.000
2021 3 €156.000
2022 3 €156.000
Dienstencentrum Personeelsadministratie Dienstverlening Totaal aantal personeelsleden Team 1 20 Team 2 13 Team 3 16 Team 4 12 Team 5 11 Team 6 – overheidsbreed 20 Team 7 – e-dossier 15 Team 8 21 Team 9 25 Team 10 34 Ondersteunend 3 Leiding 1 HR Technologie & Data Dienstverlening Team HR data Team dienstverlening Team applicaties Ondersteunend Leiding Dienst diversiteitsbeleid Dienstverlening Diversiteitsbeleid Ondersteunend Leiding
2023 3 €156.000
Aantal personeelsleden ingezet op recurrente taken
184
Totaal aantal personeelsleden 14 17 17 4 1
Aantal personeelsleden ingezet op recurrente taken
Totaal aantal personeelsleden 11 1 1
Aantal personeelsleden ingezet op recurrente taken
44
2
2024 3 €156.000
Totaal 14 €728.000
Aantal personeelsleden ingezet op projecten
7
Aantal personeelsleden ingezet op projecten
9
Aantal personeelsleden ingezet op projecten 11
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 17 van 19
Ondernemingsplan 2020
31.03.2020
Dienstencentrum Talent Dienstverlening Team rekrutering en selectie 1 Team rekrutering en selectie 2 Dienstverleningsprojectteam Loopbaancentrum Team re-integratie en personeelsmobiliteit Team vormingsbeheer Team managementjobs Ondersteunend Leiding Dienstencentrum Welzijn Dienstverlening Sociale Dienst Team welzijn Team integriteit Ondersteunend Leiding Juridisch Kenniscentrum Dienstverlening Team geldelijk statuut Team administratief statuut Ondersteunend Leiding
Totaal aantal personeelsleden 11 11 6 10 7
Aantal personeelsleden ingezet op recurrente taken
51
Aantal personeelsleden ingezet op projecten
12
12 3 1 2
Totaal aantal personeelsleden 28 3 1 2 1
Aantal personeelsleden ingezet op recurrente taken
Totaal aantal personeelsleden 5 8 5 1
Aantal personeelsleden ingezet op recurrente taken
Overkoepelende en ondersteunende diensten Dienstverlening Totaal aantal personeelsleden Team communicatie en 7 informatie Team financiën en facility 12 Pensioenfondsbeheer 1 Team HR AgO 4 Team ondersteuning topkader 2 Team coördinatie HR-klant 4 Team HR programma’s 7 dienstverlening Team HR programma’s beleid 5 Team Coördinatie en strategie 6 Team verandermanagement 2 Team informatiebeheer en ICT 2 Toe te wijzen 2 Ondersteunend 3 Leiding 1
33
16
Aantal personeelsleden ingezet op recurrente taken
43
Aantal personeelsleden ingezet op projecten
2
Aantal personeelsleden ingezet op projecten 3
Aantal personeelsleden ingezet op projecten
15
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 18 van 19
6 ORGANOGRAM
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 31.03.2020
Ondernemingsplan 2020
pagina 19 van 19