//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
EVALUATIE ONDERNEMINGSPLAN 2019 //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Inhoud 1 Managementsamenvatting ............................................................................................................... 5 2 Inleiding ............................................................................................................................................. 7 3 Beleidsdoelstellingen ........................................................................................................................ 8 3.1
Strategische beleidsdoelstellingen ........................................................................................ 8
3.1.1
Operationalisering gecombineerde vergunning (single permit) en nieuw economisch migratiebeleid gekoppeld aan een optimalisering van het dienstverleningsmodel ........... 10
3.1.2
Dienstencheques ................................................................................................................. 12
3.1.3
Hervorming opleidingsincentives ........................................................................................ 13
3.1.4
Het uitbouwen van kwaliteit op organisatie- en op trajectniveau met het oog op een kwaliteitsvolle dienstverlening en wendbare werknemers ................................................ 14
3.1.5
Inzetten op talent en werkbaar werk .................................................................................. 16
3.1.6
Arbeidsmarkt 4.0 ................................................................................................................. 16
3.1.7
Maatwerk ............................................................................................................................ 17
3.1.8
Uitgebreide monitoring van de maatwerkorganisaties ...................................................... 18
3.1.9
Evaluatie inspectie- en handhavingskader: de ontwikkeling van een coherent handhavingskader ............................................................................................................... 19
3.1.10 Van een bijdrage aan het regeerakkoord tot beleidsnota .................................................. 19 3.2
Kernprocessen ...................................................................................................................... 20
3.2.1
Inleiding ............................................................................................................................... 20
3.2.2
Afdeling Werk en Competenties ......................................................................................... 21
3.2.2.1
Dienst Tewerkstelling ................................................................................................ 21
3.2.2.2
Dienst Dienstencheques en erkenningen.................................................................. 24
3.2.2.3
Dienst Competenties ................................................................................................. 25
3.2.2.4
Dienst Migratie .......................................................................................................... 27
3.2.3
Afdeling Sociale Economie en Werkbaar Werk ................................................................... 29
3.2.3.1
Dienst Sociale Economie ........................................................................................... 29
3.2.3.2
Dienst Ondersteuning Sociale Economie .................................................................. 33
3.2.3.3
Dienst Werkbaar Werk .............................................................................................. 35
3.2.4
Afdeling Europees Sociaal Fonds......................................................................................... 37
3.2.4.1
Gelanceerde oproepen.............................................................................................. 37
3.2.4.2
Projectbeslissingen .................................................................................................... 37
3.2.4.3
FinanciĂŤle beoordelingen .......................................................................................... 37
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 1 van 51
3.2.4.4
Coaching- en consultingsacties ................................................................................. 37
3.2.5
Afdeling Vlaamse Sociale Inspectie ..................................................................................... 38
3.2.6
Proces- en risicomanagement ............................................................................................. 39
4 Organisatiedoelstellingen ............................................................................................................... 40 4.1
Strategische organisatiedoelstellingen ................................................................................ 40
4.1.1
Medewerkers erkennen de rol van organisatiebeheersing in het beheersen van hun materie ................................................................................................................................ 41
4.1.2
Strategische geĂŻntegreerde beleids- en organisatiemonitoring.......................................... 42
4.1.3
Een efficiĂŤnte risico- en informatiehuishouding ................................................................. 43
4.1.4
Strategisch datamanagement en -beheer........................................................................... 44
4.1.5
Het Departement WSE zet de klant centraal ...................................................................... 45
4.1.6
Naar een wendbaar leiderschap: een nieuwe leiderschapsidentiteit DWSE ...................... 46
4.1.7
Organisatorische uitbouw van de Vlaamse Sociale Inspectie ............................................. 46
4.2
Ondersteunende en beheersprocessen ............................................................................... 47
5 Doelstellingen opgelegd door regeringsafspraken ........................................................................ 48 Aanbevelingen audit Vlaanderen ...................................................................................................... 48 Opvolging personeelsbesparingen .................................................................................................... 48 6 Doelstellingen m.b.t. welzijn........................................................................................................... 49 7 Doelstellingen m.b.t. diversiteit en gelijke kansen ........................................................................ 49 8 Personeelsplan ................................................................................................................................ 50
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 2 van 51
Afkortingenlijst AAD ABK ACM AIV AWI BBT BKT BVR DIMONA
DSG DVZ DWSE ESF EVC EWI FOT GESCO’s GKK HR(M) IBP ICT IF IKW KMO KMO-P KSZ LDE LED MB M&O MOW MW(bis) NBB PTOW RSZ SBD SBP SINE SOD SOP STIA VDAB VIA
Afdeling Algemene Diensten Digitaal verwerkingssysteem voor de Arbeids- en Beroepskaarten Het digitaal toegangsbeheer van de Vlaamse Overheid Agentschap Informatie Vlaanderen Aanwervingsincentive voor langdurig werklozen Beleids- en Begrotingstoelichting Beroepskwalificerend traject Besluit van de Vlaamse Regering Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte, dit is het elektronische bericht waarmee de werkgever iedere indiensttreding en uitdiensttreding van een werknemer aangeeft bij de RSZ Diensten van de Secretaris-Generaal Dienst Vreemdelingenzaken Departement Werk en Sociale Economie Europees Sociaal Fonds Elders Verworven Competenties Economie, Wetenschap en Innovatie Focus op talent Gesubsidieerde Contractuelen Geïntegreerd kwaliteitskader voor beroepskwalificerende trajecten Human Resources (Management) Informatiebeheersplan Informatie- en communicatietechnologie Inspectie van Financiën Interkabinettaire Werkgroep Kleine en Middelgrote Ondernemingen KMO-Portefeuille Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Lokale diensteneconomie Leer- en Ervaringsbewijzendatabank Ministerieel Besluit Mens en Organisatie Mobiliteit en Openbare Werken Maatwerk(bis) Nationale Bank van België Plaats- en tijdsonafhankelijk werken Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Strategische beleidsdoelstelling Strategische beleidsproject Sociale Inschakelingseconomie Strategische organisatiedoelstelling Strategisch organisatieproject Stichting Innovatie & Arbeid Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding Vlaanderen in Actie
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 3 van 51
VO VOP VTO VVSG VZA WSE
Vlaamse overheid Vlaamse Ondersteuningspremie Vorming, training en opleiding Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten Vlaams Zorgkrediet applicatie Werk en Sociale Economie
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 4 van 51
1 Managementsamenvatting De inspanningen van het Departement Werk en Sociale Economie dragen bij aan een reeks strategische beleids- en organisatiedoelstellingen. Het departement organiseert deze werkzaamheden in de vorm van projecten daar waar het gaat om eenmalige interventies om welbepaalde producten op te leveren of veranderingen door te voeren en in de vorm van processen voor het uitvoeren van de operationele maatregelen. Jaarlijks schuift het departement in haar ondernemingsplan een aantal strategische projecten naar voor die voor dat jaar prioritair zijn. De meer reguliere werking zit vervat in de kernprocessen en ondersteunende processen. In dit document is de evaluatie van het ondernemingsplan 2019 terug te vinden. De hoofdbrok bestaat uit de beschrijving van de status van de projecten. De kernprocessen worden aan de hand van kerncijfers gepresenteerd. Evaluatie van het werkjaar 2019 Concreet werden in 2019 tien strategische beleidsprojecten uitgevoerd. Enkele projecten werden omwille van hun complexiteit opgedeeld in deelprojecten. Alle beleidsprojecten beogen de realisatie van een specifieke projectdoelstelling, maar dragen op hun beurt ook bij aan het realiseren van één van de tien strategische beleidsdoelstellingen. We noteren onder meer volgende realisaties:
Het operationaliseren van de gecombineerde vergunning (single permit) en van het nieuw economisch migratiebeleid gekoppeld aan interne procesverbeteringen van het dienstverleningsmodel.
De gunning van de opdracht voor het uitgeven van papieren en elektronische dienstencheques en het mee vormgeven van de operationalisering.
De hervorming van de opleidingsincentives en het operationaliseren daarvan (met o.a. opleidingsdatabank en de – nog lopende – ontwikkeling van IT-applicaties voor het Vlaams opleidingsverlof).
Het realiseren van een kwaliteits- en registratiemodel voor de registratie van dienstverleners en het opstellen van een gemeenschappelijk kwaliteitskader voor het behandelen van de erkenningsaanvraag van een beroepskwalificerend traject en toezicht ter plaatse.
De sensibilisering rond werkbaar werk en Focus op Talent (campagne, sectorale intervisiemomenten, event) en de lancering van de werkbaarheidscheque en verhoging KMOP.
ESF-initiatieven om innoverend in te zetten op het activeren van inactieven (68 ESFprojecten) en op de transitie Leven, leren en werken 2050 (9 ESF-projecten).
De operationalisering en implementatie van maatwerk bij collectieve inschakeling en de verdere voorbereiding van individueel maatwerk.
Het beschikbaar stellen van een rapporteringstool (bedrijfsmonitor) voor maatwerkorganisaties en een dashboard MWbis Beleid voor informatie op sectorniveau.
De analyse van bestaande sanctiekaders over verschillende materies met het oog op de ontwikkeling van een coherent inspectie- en sanctiekader (decretale aanpassing).
Ondersteuning van de nieuwe Vlaamse regering via de bijdrage regeerakkoord van de Vlaamse Overheid, de specifieke bijdrage vanuit beleidsdomein WSE, een infobundel, de opmaak van de beleidsnota en de opstart van een projectwerking.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 5 van 51
Daarnaast werden er zeven strategische organisatieprojecten uitgevoerd in lijn met de vijf strategische organisatiedoelstellingen. Deze projecten willen steeds bijdragen aan één of meer van de volgende thema’s: het organisatieklimaat, digitalisering en data, het leiderschap, het belanghebbendenmanagement en communicatie en organisatiebeheersing. Enkele resultaten die binnen dit kader in 2019 werden geboekt zijn: •
De implementatie van verschillende beheersinstrumenten om de organisatiematuriteit te versterken op het vlak van verschillende thema’s (o.a. assurance map, projectmatig werken, risico- en belanghebbendenbeheer).
•
Het consolideren en verfijnen van een geïntegreerde beleids- en organisatiemonitoring mede dankzij de trimestriële opmaak van boordtabellen en vooruitgangsrapportering van de projecten.
•
Het in kaart brengen van risico’s op strategisch en op operationeel niveau (kern- en sturende processen) en het formaliseren van het informatiebeheer.
•
De uitwerking van een strategisch datamanagement en -beheer (data-analyse, datagovernance, data-visualisatie, data-science, etc.).
•
De creatie van een draagvlak voor en een visie op klantgerichtheid en de eerste verbeteracties.
•
De organisatorische uitbouw van inspectie met onder andere een fraude-detectietool en slimme handhavingstool maar ook door verdere samenwerking met het federale, intergewestelijke en Benelux-niveau.
Regeringsafspraken en generieke bepalingen De aanbevelingen van Audit Vlaanderen worden nauwgezet opgevolgd. Voor wat betreft de voornemens van de Vlaamse regering inzake de personeelsbesparingen blijft het Departement WSE zijn verantwoordelijkheid opnemen. De engagementen hierover lopen grotendeels volgens planning. Binnen de globale M&O-strategie (mens en organisatie) vormt welzijn een belangrijk thema. In 2019 werd naar aanleiding van onder andere de personeelspeiling een participatieve oefening opgestart om werk te maken van werkbaar werk. Verschillende prioritaire acties werden geformuleerd en zullen in de nabije toekomst worden uitgewerkt. Het DWSE blijft ernaar streven om de “diversiteitsreflex” als rode draad door de organisatie, en dus ook door het M&O-beleid, te laten lopen. Verschillende acties worden voorbereid en uitgevoerd in samenspraak met het management en de medewerkers, en binnen de krijtlijnen van de regelgeving en richtlijnen van de Vlaamse Overheid. Deze “diversiteitsreflex” wordt verder ingebed in de organisatie.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 6 van 51
2 Inleiding In voorliggend document evalueren we het ondernemingsplan van het Departement Werk en Sociale Economie van het voorbije werkjaar 2019. Figuur 1 toont de verhouding tussen de strategische beleidsen organisatiedoelstellingen die het vertrekpunt en het kader vormen voor de werkzaamheden van het departement. ─
De tien strategische beleidsdoelstellingen vloeiden voort uit het regeerakkoord 2014-2019 en de beleidsnota’s.
─
De vijf strategische organisatiedoelstellingen kregen in 2017 concreet vorm als uitkomst van de strategische oefening binnen het departement naar aanleiding van de vele veranderingen van de voorbije jaren. Deze oefening leidde tot een gedragen visie (“strategische intentie”) en missie, vervat in de slagzin “Alle talenten aan de slag”. Hieraan werden vervolgens vijf strategische organisatiedoelstellingen gekoppeld. Figuur 1: Kader voor het ondernemingsplan
Om de beleidsdoelstellingen te realiseren schuift het departement jaarlijks een aantal strategische projecten naar voor. Deze projecten moeten een doorbraak realiseren in cruciale beleidsdossiers. De reguliere werking zit vervat in de zogenaamde kernprocessen. Dit zijn alle maatregelen in het beheer van het departement, die uitvoering geven aan het uitgetekende beleid. Eenzelfde logica komt terug in het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Ook hier worden strategische projecten uitgewerkt. De ondersteunende en beheersprocessen geven uitvoering aan de reguliere werking. In lijn met de bovenstaande structuur (fig.1) worden de verschillende elementen voor 2019 in de volgende hoofdstukken besproken in een evaluerend perspectief.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 7 van 51
3 Beleidsdoelstellingen 3.1 Strategische beleidsdoelstellingen Tien strategische beleidsdoelstellingen (SBD) – inclusief een doelstelling over inspectie – zetten de voorbije legislatuur de lijnen uit voor het WSE-beleid. De strategische doelstellingen 1 tot en met 6 vloeien voort uit het luik “Werk” van de beleidsnota 2014-2019 Werk, Economie, wetenschap en innovatie. De strategische doelstellingen 7 tot en met 9 komen uit de beleidsnota 2014-2019 Sociale Economie. De tiende doelstelling over inspectie werd intern geformuleerd.
10 strategische beleidsdoelstellingen Werk SBD 1:
Iedereen aan het werk: we activeren elk talent met het accent op maatwerk
SBD 2:
We investeren in wendbare leerlingen/jongeren d.m.v. een performant kader leren en werken
SBD 3:
We investeren in wendbare werknemers in sterke loopbanen
SBD 4:
We investeren in ondernemerschap en wendbare ondernemingen en organisaties
SBD 5:
We investeren in de randvoorwaarden voor een meer toekomstgericht arbeidsmarkt-, ondernemers- en vormingsbeleid
SBD 6:
We investeren in de Europese, internationale en interregionale netwerken in het kader van de realisatie van het eigen beleid
Sociale Economie SBD 7:
Iedereen aan het werk/Iedereen participeert
SBD 8:
Lokaal maatschappelijk surplus realiseren
SBD 9:
Investeren in een duurzame toekomst voor Vlaanderen
Toezicht en handhaving SBD 10: We oefenen toezicht uit op en handhaven de regelgeving Werk en Sociale Economie en verhinderen op die manier onregelmatigheden en fraude
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 8 van 51
3.2 Strategische Beleidsprojecten Om deze doelstellingen te realiseren stelden we in 2019 een aantal strategische projecten voorop die hieronder geĂŤvalueerd worden. Uiteraard draagt ook onze reguliere werking bij aan het realiseren van het WSE-beleid. Deze bijdrage brengen we in kaart aan de hand van onze kernprocessen. In 2019 werkten we tien strategische projecten verder uit, waarmee we bijdragen aan het realiseren van de strategische beleidsdoelstellingen. Strategisch project
Status
3.1.1. Operationalisering gecombineerde vergunning (single permit) en nieuw economisch migratiebeleid gekoppeld aan een optimalisering van het dienstverleningsmodel
Gerealiseerd zoals vooropgesteld
3.1.2. Dienstencheques
Gerealiseerd zoals vooropgesteld
3.1.3. Hervorming opleidingsincentives
Gerealiseerd zoals vooropgesteld
3.1.4. Het uitbouwen van kwaliteit op organisatie- en op trajectniveau met het oog op een kwaliteitsvolle dienstverlening en wendbare werknemers
Gerealiseerd zoals vooropgesteld
3.1.5. Inzetten op talent en werkbaar werk
Gerealiseerd zoals vooropgesteld
3.1.6. Arbeidsmarkt 4.0
Gerealiseerd zoals vooropgesteld Gerealiseerd zoals vooropgesteld
3.1.7. Maatwerk 3.1.8. Uitgebreide monitoring van de Maatwerkorganisaties
Gerealiseerd zoals vooropgesteld
3.1.9. Evaluatie inspectie- en handhavingskader: de ontwikkeling van een coherent handhavingskader
Gerealiseerd zoals vooropgesteld
3.1.10. Van een bijdrage aan het regeerakkoord tot beleidsnota
Gerealiseerd beter dan vooropgesteld
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 9 van 51
Operationalisering gecombineerde vergunning (single permit) en nieuw economisch migratiebeleid gekoppeld aan een optimalisering van het dienstverleningsmodel Gerealiseerd zoals vooropgesteld
Met dit strategisch beleidsproject zetten we in op het operationaliseren van de gecombineerde vergunning (single permit) en van het nieuwe economische migratiebeleid, en op het optimaliseren van het dienstverleningsmodel. De Dienst Economische Migratie heeft op deze doelstelling ingezet met een aantal initiatieven zowel op het vlak van ICT, als van interne processen, communicatie en HR. Deze acties lopen op schema een aantal werden (grotendeels) gerealiseerd, andere staan in een latere fase op stapel (o.m. in 2020).
Arbeidskaarten Het Departement WSE was op 1/1/2019 klaar voor de implementatie van de single permit en de nieuwe Vlaamse regelgeving voor economische migratie. Intern werd de applicatie aangepast, waren de personeelsleden eind 2018 opgeleid, was er eind 2018 een draaiboek gemaakt voor de dossierbehandelaars, en waren praktische afspraken gemaakt zodat de start in 2019 goed kon verlopen. Voor de buitenwereld was een goede communicatie van belang. Die werd ook reeds gestart in 2018 en verdergezet in 2019 met nog verschillende infosessies, waaronder twee grote voor werkgevers mandatarissen op 25 februari en 25 april, en een aantal kleinere voor inspectiediensten, arbeidsauditeurs, VLIR, ACV. Dit ging gepaard met het uitvoeren van het actieplan acties om de dienstverlening te optimaliseren. Er weden acties ondernemen op vlak van ICT, interne processen, communicatie en HR. - ICT-acties: - Begin 2019 werd gestart met de voorbereidingen die moeten leiden tot het digitaliseren van de procesflow. Doel is te komen tot een e-loket waarlangs alle aanvragen digitaal kunnen ingediend, geraadpleegd en aangevuld worden. In december 2019 werden de laatste testen gedaan en in januari volgt de ‘GO/NO GO’ vergadering. In eerste instantie (eerste fase) hebben we de toegankelijkheid van het e-loket voorbereid om hernieuwingen te kunnen aanvragen. Begin 2020 ronden we deze fase af, zodat hernieuwingen volgens de planning aangevraagd zullen kunnen worden vanaf februari 2020. Andere functionaliteiten zullen in 2021 worden gerealiseerd. Zo zullen de eerste aanvragen – die pas vanaf 2021 via het e-loket zullen kunnen worden ingediend, vanaf februari 2020 via mail zullen kunnen gebeuren. Zo verdwijnt de papieren administratie stilaan volledig. Eind 2019 werd met een opstartvergadering en een pre-analyse ook een start genomen met de tweede fase: een e-loket voorzien voor eerste aanvragen. Hiervoor zal in 2020 – samen met de federale overheid – gewerkt worden aan een overkoepelend loket, waaraan ook een rapporteringsluik is gekoppeld, dat door alle deelnemers aan het loket zal gebruikt kunnen worden.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 10 van 51
- Interne procesverbeteringen: - Omwille van de oplopende doorlooptijden voor de single permit (ook op federaal niveau) werd op ons initiatief, en na akkoord van de federale overheid (‘Dienst Vreemdelingenzaken’), voorzien in een tijdelijke toelating voor arbeid bij hernieuwingsaanvragen van maximaal 3 maanden voor personen die nog een geldig verblijf hadden in België. Dit leidde tot continuïteit van tewerkstelling in afwachting van de definitieve single permit. Voor de klanten maakte dit een wezenlijk verschil. - Communicatie-acties: Vooreerst werden er afspraken gemaakt met de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) om de dossiers digitaal uit te wisselen (wat daarvoor via stick met chauffeur verliep). Daartoe werd een Sharepoint-omgeving opgezet, waarlangs DVZ de dossiers zelf op een beveiligde wijze ‘digitaal’ kan ‘komen halen’ van onze Sharepoint-omgeving. Verder werd de Vlaamse Infolijn ingeschakeld om de telefonische dienstverlening voor de Dienst Economische Migratie voor haar rekening te nemen. In samenwerking met de Vlaamse Infolijn werd een nieuwe website gemaakt die sinds december online wordt gezet. Tegelijkertijd werd er ook een simulator/wizard ontwikkeld waardoor de klant via gerichte vragen doorverwezen wordt naar de juiste informatie en aanvraagformulieren op de website. Die werd eind 2019 getest en komt samen met de website in productie eind januari 2020. Tenslotte is er sinds begin 2019 ook werk gemaakt van de centralisatie van de dienst op communicatiegebied: dit resulteerde in één mailbox, één generiek e-mailadres en één escalatiepunt (backoffice waar vragen worden naar doorgestuurd die de Vlaamse Infolijn zelf niet kan beantwoorden). - HR-maatregelen: Tenslotte zijn er nog een aantal HR-maatregelen genomen om een optimalisering (en versnelling) van de dienstverlening te realiseren, zoals bijvoorbeeld de opsplitsing tussen dossierinvoerders en dossierbehandelaars en het maximaal invoeren van PTOW in combinatie met prestatiemanagement.
Beroepskaarten - Doorlooptijd Er werd een systeem ontwikkeld waardoor de doorlooptijden continue konden opgevolgd worden. De hiervoor vermelde acties leidden tot redelijke doorlooptijden. Met uitzondering van het eerste kwartaal van 2019 en de verlofperiode bedroef de doorlooptijd rond de 30 dagen. In december 2019 bedroeg die 23 dagen. - Visienota aantrekken van innovatieve zelfstandigen Er werd een visienota voor de beroepskaarten geschreven waarin een bijkomende focus wordt gelegd op het aantrekken van innovatieve buitenlandse zelfstandigen. Gelet op het einde van de legislatuur besliste het vorige kabinet om deze visie niet meer te vertalen naar regelgeving. De realisatie van deze nieuwe beleidsvisie werd opgenomen in het nieuwe regeerakkoord en de beleidsnota van onze Minister, en komt alvast in 2020 op de beleidsagenda.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 11 van 51
Monitoring De eerste stappen naar een ‘outcome monitoring’ werden gezet binnen de leerstoel migratie, integratie en arbeidsmarkt. In de schoot van deze leerstoel werden de contouren voor zo’n monitoring verkend en ook aanbevelingen gedaan voor een toekomstige data-infrastructuur. Doelstelling is te komen tot een permanente “outcome”monitoring” op basis van databanken die ontsloten worden over administraties en beleidsdomeinen heen.
Dienstencheques Gerealiseerd zoals vooropgesteld
Dit strategisch beleidsproject draaide rond de gunning van de nieuwe opdracht voor het uitgeven van papieren en elektronische dienstencheques en het voorbereiden voor een volledig operationele (nieuwe) uitgiftemaatschappij tegen begin januari 2020. Om de ondernemingen niet onnodig te belasten werd in samenspraak met Sodexo beslist tot een gefaseerde aanpak, die verder loopt in 2020. Op 6 januari wordt de nieuwe website gelanceerd en worden de nieuwe app en beveiligde zone voor gebruikers in gebruik genomen. Daarmee is de uitvoering van dit beleidsproject grotendeels gerealiseerd.
Gunning van de overheidsopdracht en voorbereidingen met de nieuwe uitgiftemaatschappij De tweede fase van de gunningsprocedure voor de uitgifte van de dienstencheques werd – zoals vooropgesteld – afgerond in april, waarna de opdracht werd gegund aan Sodexo Pass Belgium in de loop van de maand mei. In juni werden de voorbereidingen met de nieuwe uitgiftemaatschappij opgestart met het oog op de verdere uitvoering van de maatregel in 2020. Tijdens het tweede semester van 2019 werd tweewekelijks overlegd met Sodexo om de nieuwe opdracht voor te bereiden en er werden verschillende vergaderingen georganiseerd met technici van het Agentschap Informatie Vlaanderen (AIV) en het facilitair bedrijf met het oog op de integratie van ACM (het digitaal toegangsbeheer van de Vlaamse Overheid) en ‘mijn burgerprofiel’ in de beveiligde zone. Ook werden de eerste initiatieven genomen om brondata uit te wisselen tussen Sodexo en DWSE. Op 6 januari 2020 werd de nieuwe website voor de gebruikers, erkende ondernemingen en werknemers gelanceerd. Vanaf dan kan ook gebruik worden gemaakt van de nieuwe beveiligde zone en van de mobiele app voor de gebruikers. In de loop van 2020 worden de werkzaamheden verdergezet. In februari/maart 2020 volgt de nieuwe mobiele applicatie voor de werknemers. In de loop van maart/april 2020 wordt de nieuwe beveiligde zone voor erkende ondernemingen geïntegreerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 12 van 51
Voorbereiding van een innovatieve overheidsopdracht Met het oog op nieuwe operationele modellen voor het dienstencheque-systeem werd in samenwerking met de cel Innovatieve Overheidsopdrachten bij VLAIO de lancering van een innovatieve overheidsopdracht voorbereid. In nauwe samenwerking met het nieuwe kabinet werd de overheidsopdracht verder op punt gesteld en gelanceerd begin 2020. Een deel van het nieuwe model zal via de Sandbox worden onderzocht.
Spending review De spending review, een door Europese Commissie sterk gepromote begrotings- en financiële analysetechniek, werd voor het eerst toegepast in de Vlaamse overheid, met name op de dienstenchequeuitgaven. Dit in samenspraak tussen de Europese Commissie en de departementen Financiën en Begroting en Werk en Sociale Economie. Deze review werd met succes afgerond in het voorjaar na een intensieve samenwerking tussen het Departement Werk en Sociale Economie en het Departement Financiën in Begroting. In dit kader werden verschillende deelstudies uitbesteed. Vermeldenswaardige resultaten: een grondige kosten-batenanalyse met voor het eerst een vrij volledig zicht op de kosten en baten op de verschillende bevoegdheidsniveaus, en een model dat toelaat de impact te meten van vb. een gewijzigde fiscale aftrek en een gewijzigde prijs. De spending review was een belangrijke bron voor de regeringsonderhandelingen.
Hervorming opleidingsincentives Gerealiseerd zoals vooropgesteld
Met dit strategisch beleidsproject zetten we verder in op de hervorming van de opleidingsincentives, in het bijzonder op het operationaliseren van de maatregelen. Deze doelstelling werd grotendeels gerealiseerd, zij het dat de IT-applicaties voorlopig enkel met hun basisfunctionaliteiten gelanceerd werden.
2019 was een cruciaal jaar voor de hervorming van de opleidingsincentives. Alle inspanningen waren gericht op de oplevering van de opleidingsdatabank (in mei) en de start van de hervormde maatregelen op 1 september. De regelgeving werd helemaal afgerond: ─ Wat betreft het Vlaams Opleidingsverlof werden nog enkele belangrijke ministeriële besluiten opgesteld: het MB tot specificatie van competenties en vaststelling van een beoordelingssysteem dd. 8 februari 2019 en het MB administratieve verplichtingen dd. 8 juli 2019 ─ het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende opleidingscheques dd. 17 mei 2019 ─ het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende opleidingskrediet in de privésector dd. 5 april 2019 ─ het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende opleidingskrediet in de private social profitsector dd. 5 april 2019
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 13 van 51
Er werd veel aandacht besteed aan het tijdig verstrekken van goede informatie aan alle mogelijke actoren: zowel werkgevers, werknemers als opleidingsverstrekkers. Ondersteund door een bredere communicatiecampagne werden de opleidingsincentives ook bij een groter publiek onder de aandacht gebracht. Met het oog op de screening van de opleidingen op hun arbeidsgerichtheid wordt de opleidingsdatabank verder vervolledigd. Dit impliceert nog IT-programmering en verdere aanvulling met bijkomende info van de sectorale opleidingen. Vooral dit laatste is een taak met de nodige uitdagingen. Het eerste evaluatierapport m.b.t. de screening van de opleidingen wordt eind 2020 opgeleverd. Voor de IT-ontwikkeling voor het aanvragen en behandelen van het opleidingsverlof werd beslist om in fasen te werken. Sinds eind september 2019 kunnen terugbetalingsaanvragen voor het opleidingsverlof ingediend worden (enkel basisfunctionaliteit). Ook de aanwezigheidsattesten van cursisten kunnen sinds het laatste kwartaal van 2019 ingeladen worden. De behandeling van de aanvragen via de applicatie is voorzien ten vroegste vanaf april 2020. De betalingen zullen gebeuren in het najaar. Aanvragen voor opleidingskrediet zijn sinds september 2019 mogelijk. Ter voorbereiding van de inkanteling van de opleidingscheques vanuit VDAB in het DWSE (gepland voor september 2020), werd een bestek voor de uitbesteding van een deel van de taken aan een uitgiftemaatschappij gelanceerd in het najaar van 2019. De offertes werden geopend op 12 december 2019. Het doel is om de volledige opdracht te sluiten op 24 februari 2020.
Het uitbouwen van kwaliteit op organisatie- en op trajectniveau met het oog op een kwaliteitsvolle dienstverlening en wendbare werknemers Gerealiseerd zoals vooropgesteld
Met dit strategisch beleidsproject beoogden we een dubbele doelstelling: (1) a.h.v. een kwaliteits- en registratiemodel zicht krijgen op de dienstverleners en de kwaliteit van de dienstverlening (2) een gemeenschappelijk kwaliteitskader (GKK) dat kwaliteitstoezicht toelaat op beroepskwalificerende opleidings- en EVC-trajecten Beide doelstellingen werden gerealiseerd.
(1) Organisatiedecreet (kwaliteitsdecreet dienstverleners binnen het beleidsdomein WSE) De betrokken dienstverleners registreren zich sinds 2 september 2019 in het kwaliteits- en registratiemodel vooraleer zij een aanvraag kunnen indienen voor een nieuwe maatregeluitvoering. De huidige dienstverleners die reeds actief waren voor een maatregel vóór 2 september 2019, hebben conform de overgangsbepaling van het decreet nog de tijd tot 2 september 2021 om zich in regel te stellen met het kwaliteitsdecreet en zich te laten registreren.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 14 van 51
De vooropgestelde operationele doelstellingen van het project zijn eveneens gerealiseerd: ─ Alle regelgevingen (decreet (19/03/2019), BVR (29/05/2019) en 3 MB’s) zijn uitgeschreven, goedgekeurd en van toepassing zoals vastgelegd in de projectplanning. ─ Alle voorziene communicaties naar de dienstverleners en sectoren zijn uitgevoerd, waaronder algemene infosessies, sectorale infosessies, de website. ─ Alle betrokken partners (DWSE, VDAB, SYNTRA Vlaanderen, EWI e.a.) werden betrokken bij de ontwikkeling van het kwaliteitsregistratiemodel. De sociale partners werden geïnformeerd en er werd maximaal rekening gehouden met hun adviezen. ─ Fase 1 van de applicatieontwikkeling is afgerond (aanvraag en behandeling). Fase 2 (schorsing en intrekking en monitoring) werd reeds opgestart en loopt door in 2020. ─ Marktlabels zijn via een MB aanvaard evenals publieke kwaliteitssystemen (2e MB). De markt begint zich al te positioneren naar het kwaliteitsdecreet door nieuwe labels te ontwikkelen en te laten goedkeuren en nieuwe publieke kwaliteitssystemen zitten in de pipeline tot aanvaarding. ─ De WSE-standaard is ontwikkeld en gepubliceerd. De dienstverleners maken er gebruik van. ─ De operationele diensten van het departement, VDAB en SYNTRA Vlaanderen brengen de dienstverleners op de hoogte bij nieuwe maatregelaanvragen en behandelen hun dossiers rekening houdende met de vereisten van het kwaliteitsdecreet. (2) Beroepskwalificerende trajecten (GKK en EVC) Er werd een kwaliteitstoezicht ontwikkeld binnen het beleidsdomein Werk voor het behandelen van de erkenningsaanvraag van een beroepskwalificerend traject en het kwaliteitstoezicht ter plaatse. De regelgeving is in voege getreden op 2 september 2019. Vanaf dan kunnen publieke en private aanbieders een erkenningsaanvraag voor een beroepskwalificerend opleidings- of EVCtraject bij DWSE indienen. Na een (positieve) erkenning wordt ook een kwaliteitstoezicht ter plaatse georganiseerd. De vooropgestelde operationele doelstellingen van het project zijn eveneens gerealiseerd: ─ Alle regelgevingen (2 decreten, 3 BVR en 2 MB’s) zijn uitgeschreven, goedgekeurd en van toepassing zoals vastgelegd in de projectplanning. ─ De samenwerkingsovereenkomst tussen Werk en de Onderwijsinspectie werd uitgeschreven en goedgekeurd. ─ Het afsprakenkader binnen Werk (tussen de verschillende operationele diensten van het Departement, VDAB en Syntra Vlaanderen) werd uitgeschreven en goedgekeurd. ─ De verschillende rollen in het kwaliteitstoezicht (bij het Departement, VDAB en SYNTRA Vlaanderen) werden uitgewerkt en hiervoor werden personeelsleden aangesteld. ─ De beoordelingskaders van het gemeenschappelijk kwaliteitskader werden samen met Onderwijs bepaald en uitgewerkt. Het finaliseren van het toezichtskader voor EVC-trajecten staat gepland begin 2020. ─ De rubrieken voor het register van erkende beroepskwalificaties werden bepaald. Het opstellen van het MB (o.l.v. AHOVOKS) staat gepland begin 2020. ─ Alle voorziene communicaties zijn uitgevoerd: (generieke/specifieke) infosessies, toelichting op vraag, website e.a. ─ Er werd een vormingsaanbod en (generieke/specifieke) informatiesessie voor de operationele diensten uitgewerkt en uitgevoerd. ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 15 van 51
Inzetten op talent en werkbaar werk Gerealiseerd zoals vooropgesteld
Met dit strategisch beleidsproject hebben we ingezet op werkbaar werk, door meer in het bijzonder uitvoering te geven aan het Actieplan Werkbaar Werk. Deze acties zijn gerealiseerd. De benutting van de werkbaarheidscheque en verhoging KMO-P wordt verder opgevolgd.
Er werd een campagne rond werkbaar werk en Focus op Talent (FOT) gelanceerd, waarbij (in de eerste ‘golf’) gesensibiliseerd werd rond werkbaar werk en waarbij de werkbaarheidscheque en de verhoging KMO-P werden gepromoot. Deze twee maatregelen werden gelanceerd in mei 2019. Omwille van het beperkte gebruik ervan volgde een eerste beknopte evaluatie. Die leidde tot een aantal voorstellen tot bijsturing, die inmiddels verwerkt zijn in de modaliteiten voor 2020. In het kader van het actieplan werd ook een goede samenwerking opgezet tussen het Departement WSE en de Stichting Innovatie & Arbeid (STIA), wat niet alleen leidde tot sectorale intervisiemomenten rond werkbaar werk, maar ook tot een event ‘Werkbaar werkt!’ op 5 december 2019 voor meer dan 250 deelnemers.
Arbeidsmarkt 4.0 Gerealiseerd zoals vooropgesteld
Doelstelling van dit strategisch beleidsproject was om via ESF-initiatieven ‘de jobs en de talenten van morgen en overmorgen’ mee vorm te geven, meer specifiek door het voorzien van (1) experimenteerruimte voor het activeren van inactieven in functie van de krapte op de arbeidsmarkt, met daarin een centrale plaats voor outreachend werk en integrale begeleidingen (2) ruimte voor bottom-up ideeën rond talent, competenties en diversiteit, als vervolgaanpak op de mobiliserende strategie binnen Focus op Talent (3) experimenteerruimte voor projecten rond de transitie ‘Leven, leren en werken in 2050’ De doelstellingen van dit project werden voor wat betreft de inbreng van DWSE bereikt. Deze drie zaken lopen ook verder door in 2020.
(1) Voor de oproep “Outreach & Activering” ─ Binnen deze oproep werden 68 projecten goedgekeurd. Informatieve startsessies vonden plaats in elke regio, in samenwerking met de lokale diensten van VDAB. De projecten zijn intussen in opstartfase en worden verder ondersteund in het projectverloop door de ESFprojectbeheerders. ─ Via een overheidsopdracht werd een Lerend Netwerk in de markt gezet en gegund aan Hefboom VZW. Dit kende een kick-off op 10 oktober en heeft als doelstelling de versterking van de 68 goedgekeurde projecten in dit kader.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 16 van 51
(2) Voor Focus Op Talent In het voorjaar van 2019 werd een overheidsopdracht voorbereid met het oog op een nieuwe en open benadering rond Focus Op Talent. Deze aanpak kreeg een negatief advies van IF. Daardoor kon tijdens de vorige legislatuur geen nieuw beleid meer uitgewerkt worden. Ook een verlenging van de structurele samenwerkingsovereenkomsten voor zes maanden werd door de Inspectie van Financiën negatief onthaald. De hertekening van het beleid inzake FOT wordt verder opgenomen in 2020. Een nieuw voorstel tot verlenging voor de structurele samenwerkingsovereenkomsten – voor een periode van 9 maanden – werd op de Vlaamse Regering van 20 december 2019 goedgekeurd. Die verlengingsperiode kan dan worden benut voor het uittekenen van het nieuwe beleid en het faciliteren van de overgang ernaartoe. (3) Voor Transitie Binnen deze oproep (Transitie Leven, Leren en Werken 2050) zijn 9 ESF-projecten gestart tussen mei en september 2019. Ter ondersteuning werd in augustus 2019 ook externe begeleiding voorzien om het transitiemanagement en de reflexieve monitoring van de projecten mee in goede banen te leiden. De externe begeleiding wordt in 2020 verder opgevolgd.
Maatwerk Gerealiseerd zoals vooropgesteld
Met dit project beoogden we maatwerk bij collectieve inschakeling volledig te operationaliseren (inclusief de afspraken uit het VIA 5-akkoord), een gelijkschakeling tussen BW en SW te faciliteren a.h.v. een berekenings’motor’, en daarnaast het individuele luik vorm te geven, door middel van individueel maatwerk. Voor collectief maatwerk en de gelijkschakeling werden de doelstellingen beter dan vooropgesteld gerealiseerd. Op basis van de beschikbare gegevens werd voor het individuele luik heel wat werk verzet, maar liepen we vertraging op door technische problemen bij de Kruispuntbank en keuzes door het vorige kabinet.
De maatwerkregelgeving bij collectieve inschakeling werd in al zijn facetten geïmplementeerd. De afgesproken doelstellingen naar de maatwerkbedrijven (subsidies, informatie, ondersteuning), de samenwerking met partners – in het bijzonder VDAB –, de monitoring, de Europese afstemmingen, de interne herstructurering en noodzakelijke groei en ontwikkeling van personeel werden allemaal gerealiseerd. In overleg met de koepels werden de afspraken uit het VIA 5-akkoord voor 2019 uitgevoerd. In het zog van de start van maatwerk werd beslist een bijkomend contingent doelgroepwerknemers toe te kennen aan de maatwerkbedrijven en de maatwerkafdelingen, voor een totaal van 485 VTE of 10 miljoen euro. 400 VTE werden met ingang van 1 april 2019 toegekend aan 85 maatwerkbedrijven, vooral daar waar de nood aan groei het hoogst was. Met ingang van 1 juli werden nog eens 85 VTE toegekend aan 15 maatwerkafdelingen: voor het eerst zijn ook maatwerkers aan de slag bij reguliere ondernemers in Vlaanderen. ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 17 van 51
Om de gelijkschakeling tussen de voormalige sociale en beschutte werkplaatsen te faciliteren, werden in samenwerking met de sector berekeningen gemaakt en op punt gesteld. Die werden samen met de inhoudelijke studie toegelicht aan het politieke niveau. Ter voorbereiding van de impactanalyse voor individueel maatwerk vroegen we in november 2018 de benodigde gegevens aan bij de Kruispuntbank. Maar door technische problemen kon de Kruispuntbank deze gegevens pas in december 2019 aanleveren. Bij gebrek aan de gevraagde actuele en accurate gegevens vielen we voor onze simulaties terug op de gegevens vanuit een eerdere aanvraag bij de Kruispuntbank (gegevens ontvangen begin 2017). Daarmee maakten we een inschatting van de impact van verschillende scenario’s tot hervorming van de SINE-maatregel en de integratie van de LDE- en werkten we toe naar een toekomstscenario met de verschillende stakeholders (IKW, VVSG, Steden Antwerpen en Gent, Koepel LDE, Groep Maatwerk, Herwin, sociale partners,…). Dit alles steeds in afwachting van de uitblijvende accurate en actuele gegevens van de Kruispuntbank. In 2019 besloot het vorige kabinet om het regelgevingstraject on hold te zetten. Men koos ervoor om politiek de regeringswissel en de intenties van het nieuwe Vlaamse Regeerakkoord af te wachten alvorens hiermee verder aan te slag te gaan.
Uitgebreide monitoring van de maatwerkorganisaties
Gerealiseerd zoals vooropgesteld
Het opzet van dit project was te komen tot een rapporteringstool: een dashboard waarin alle beschikbare informatie over onze maatwerkorganisaties kan geraadpleegd en geanalyseerd worden. Een eerste versie van de tool is beschikbaar, en wordt nog verder aangevuld en verfijnd.
De beoogde rapporteringstool kreeg vorm in de Bedrijfsmonitor Maatwerkbedrijven, waarvan een eerste versie in december in productie werd geplaatst. Hierin worden op niveau van de onderneming de meest relevante kernindicatoren (informatie erkenning, beschikbaar contingent, voorschotten, afrekeningen, …) weergegeven. De kernindicatoren werden geselecteerd op basis van de nota “Financiële analyse Maatwerkbedrijven” opgesteld door inspectie in maart 2019. Ze worden voornamelijk gehaald uit de data beschikbaar binnen de Dienst Sociale Economie, aangevuld met data van de Dienst Tewerkstelling (VOP) (als proof of concept). In het eerste kwartaal van 2020 zal hier nog bijkomende informatie aan toegevoegd worden van andere relevante maatregelen binnen DWSE, waarvan de maatwerkbedrijven gebruik maken, zoals de mentorkorting, betaald educatief verlof en arbeidszorg. Naast de Bedrijfsmonitor Maatwerkbedrijven werd een dashboard “MWbis Beleid” ontwikkeld waarop bovenstaande informatie op geaggregeerd niveau beschikbaar gesteld wordt. Hierin is ook een “expert”-tabblad voorzien waarop medewerkers van het departement zelf aan de slag kunnen met de data en op een veilige manier de data kunnen analyseren.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 18 van 51
Evaluatie inspectie- en handhavingskader: de ontwikkeling van een coherent handhavingskader Gerealiseerd zoals vooropgesteld
In dit project werd ingezet op het ontwikkelen van een coherent inspectie- en sanctiekader. Daarbij werden al grote stappen gezet. De doelstellingen van het project werden gerealiseerd, en worden waar nodig verder opgenomen in 2020.
De bestaande sanctiekaders werden over de verschillende materies heen geanalyseerd. De analyse werd opgeleverd en biedt een degelijke basis voor een decretale aanpassing. In afwachting van het fiat van het kabinet Werk om de regelgeving aan te passen, werd al voorbereidend werk gedaan. Dit wordt in de nieuwe legislatuur verdergezet. De mogelijkheid tot regularisatie n.a.v. vaststellingen bij dienstencheque-ondernemingen is ontwikkeld en wordt geĂŻmplementeerd. Na inhoudelijk debat binnen de afdeling is er gekozen voor een gefaseerde implementatie. Een kerngroep is hiermee gestart. De eerste resultaten worden afgewacht alvorens breed te implementeren in de afdeling. Een vervolg is voorzien in 2020. De opmaak van een handhavingsplan krijgt vorm in de nieuwe legislatuurboordtabel die de weg wijst voor de komende regeerperiode. Hierin werd een horizontaal en verticaal traject voorgelegd, ondersteund door een jaarlijkse boordtabel.
Van een bijdrage aan het regeerakkoord tot beleidsnota Gerealiseerd beter dan vooropgestel d
Met dit project wilden we de nieuwe Vlaamse Regering inspireren en de nieuwe Vlaamse minister bevoegd voor Werk en Sociale Economie ondersteunen bij het formuleren en opvolgen van hun beleidsambities. De doelstelling van dit project werd volledig gerealiseerd. Het kabinet heeft zijn tevredenheid over de afgeleverde producten expliciet geuit.
We hebben een inspiratiemenu voor de onderhandelaars van de nieuwe Vlaamse Regering geschreven en verzilverd via zowel de bijdrage regeerakkoord van de Vlaamse Overheid, als via een specifieke bijdrage vanuit het beleidsdomein WSE. Het kabinet kreeg bij haar aantreden de infobundel van het DWSE als naslagwerk over onze organisatie en de maatregelen die we beheren. Het nieuwe format biedt een betere basis om deze informatie op langere termijn te beheren en te borgen. De latere start van de nieuwe Vlaamse Regering noopte tot een aangepaste aanpak voor de opmaak van de beleidsnota, die achteraf bekeken bijzonder efficiĂŤnt was. Bijkomend werd een presentatie opgemaakt ter ondersteuning van de minister bij haar toelichting in het Vlaams Parlement en ook de coĂśrdinatie voor het beantwoorden van de parlementaire vragen naar aanleiding van de beleidsnota werd door DWSE opgenomen. Om een goede opvolging van de beleidsdoelstellingen voor deze legislatuur te garanderen, werd binnen DWSE een projectwerking opgestart om de beleidsprojecten van de minister te realiseren. Op basis van de mijlpalen uit die projecten wordt een opvolgingstool ontwikkeld, die we zowel aan de Beleids- en Begrotingstoelichting (BBT) als aan het DWSE-ondernemingsplan koppelen. Zo zorgen we voor een betere stroomlijning van de verschillende rapporteringen en verlagen we de administratieve last die daarbij komt kijken. ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 19 van 51
3.3 Kernprocessen Inleiding In dit onderdeel wordt ingegaan op enkele relevante beheersindicatoren betreffende de kernprocessen van de organisatie. In 2019 telde het Departement WSE 48 kernprocessen, waarvan 42 in eigen beheer en 6 in operationeel beheer van derden1. Van deze 42 kernprocessen in eigen beheer zijn er 9 in uitdoof of stopgezet2. Daarnaast zijn ook de kernprocessen opgenomen waarvoor de Vlaams Sociale Inspectie bevoegd is om controles uit te voeren (maar die al dan niet buiten de bevoegdheid van de organisatie vallen). Voor de 42 kernprocessen in eigen beheer zijn 72 wettelijke bepalingen en/of streefnormen van toepassing, waarvan 60% wordt gerealiseerd zoals vooropgesteld (43 normen). Voor 68% van de kernprocessen wordt zelfs een score hoger dan 90% bereikt (49 normen). Sommige streefnormen/wettelijke bepalingen konden niet berekend worden omwille van de onbeschikbaarheid van de gegevens of de onvoldoende kwaliteit van de gegevens (7%, 5 normen). In wat volgt komen uitsluitend de kernprocessen in eigen beheer aan bod. In de overzichtstabel wordt voor alle kernprocessen op een gestandaardiseerde wijze de volgende informatie mee gegeven: 1. 2. 3. 4.
5.
6. 7.
Wettelijke bepaling of streefnorm Volume = het aantal afgehandelde dossiers in 2018 en in 2019, ongeacht het jaar van ontvangst en ongeacht ze goedgekeurd of verworpen (= het volume) zijn; Wettelijke bepaling/Norm = het behaald resultaat in 2018 en in 2019 en in welke mate ze aan de geldende doorlooptijd voldoen; Totale doorlooptijd = de behandelingstermijn van een dossier, vanaf het moment van ontvangst van de aanvraag tot het moment van de afhandeling van het dossier dat aansluit op het moment dat de aanvrager of een bericht krijgt over de afloop van zijn dossier en/of de aanvrager een betaling ontvangt; Externe doorlooptijd = de termijn dat het dossier stil ligt bij de betrokken diensten omdat men wacht op een actie van de aanvrager zelf of advies vraagt aan een derde partner. De externe doorlooptijd vormt een onderdeel van de totale doorlooptijd. De totale doorlooptijd min de externe doorlooptijd is de behandelingstermijn die de betrokken diensten nodig hebben om het dossier af te ronden en/of te betalen; Controles = aantal controles die de Vlaamse Sociale Inspectie heeft uitgevoerd. Waarschuwingen/processen verbalen = het aantal processen verbalen en/of waarschuwingen die zijn voortgevloeid uit de controles (t.e.m. het 3de kwartaal 2019)
Verder wordt bij sommige kernprocessen een opsplitsing gemaakt naargelang het dossiertype (eerste aanvraag, verlenging,..) of de wijze van indiening (online/papier). De doorlooptijden worden uitgedrukt in kalenderdagen. In wat volgt komen uitsluitend de kernprocessen aan bod die in operationeel beheer van de organisatie zijn. De kernprocessen worden per afdeling, dienst en kernproces in kaart gebracht en kort besproken.
1 Maatregelen
in operationeel beheer van derden = doelgroepkorting, sectorale korting, loopbaanonderbreking openbare sector, werkhervattingstoeslag, activa, Maatregelen in uitdoof of stopgezet = sociale en beschutte werkplaatsen, gesco veralgemeend stelsel, jongerenbonus, globale projecten, derde arbeidscircuit, regularisatie gesco, invoegbedrijven, ervaringsfonds 2
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 20 van 51
Afdeling Werk en Competenties 3.3.2.1 Dienst Tewerkstelling
NORM OF WETTELIJKE BEPALING
2018
2019
2018
2019
ontvankelijkheid <= 7 dagen ontvankelijkheid ONLINE <= 7 dagen ontvankelijkheid PAPIER <= 7 dagen behandeling WSE <= 30 dagen betaling 1 kwartaal na afrekening
WB = 100% NORM = 85% NORM = 75% WB = 100% NORM = 100%
7 369 5 833 1 535 8 133 49 615
6 903 6 860 43 7 234 34 086*
88% 95% 84% 79% 97%
96% 97% 58% 91% 97%
behandeling WSE <= 30 dagen behandeling WSE <= 1,5 dag betaling 1ste schijf <= 4,5 maand betaling 2de schijf <= 13,5 maand
WB = 100% NORM = 100% NORM = 100% NORM = 100%
2 429 2 429 882 626
2 799 2 799 810 705
100% 96% 62% 59%
WB = 100%
166 442
393 3 601
NORM = 100%
627
WB = 100%
94
VOLUMES
DOORLOOPTIJD TOTAAL in kalenderdagen
RESULTAAT 19-'20
2018 119,2
2019 96,2
100% 98% 74% 74%
1,3
97%
99%
772
100,0%
38
100%
19-'20
DOORLOOPTIJD EXTERN in kalenderdagen 2018 77,4
2019 69,1
1,2
0,5
0,4
10,2
11,8
1,9
6,1
100,0%
9,8
12,5
0,0
0,0
100%
19,2
11,7
0,0
0,0
VOP
AWI
Transitiepremie behandeling WSE <= 30 dagen betaling Mentorkorting behandeling WSE <= 14 dagen betaling Globale projecten (in uitdoof) betaling <= 30 dagen Jongerenbonus (in uitdoof) betaling <= 15 dagen Gesco veralgemenend stelsel (in uitdoof) betaling DAC (in uitdoof) betaling
NORM = 100%
19-'20
CONTROLES
PROCES VERBAAL/ WAARSCHUWING
2018 0
2019 0
2018 0
2019 0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
28
11
1 506
1 062
0
0
0
0
4 645
3 673
37
29
0
0
100%
100%
11,3
10,4
0,0
0,0
*t.e.m. 3de kwartaal 2019
3.3.2.1.1
Vlaamse ondersteuningspremie
In 2019 werden 6 903 aanvraagdossiers voor de VOP ontvankelijk verklaard, dit zijn 466 dossiers minder dan in 2018 (-6,3%). De overgrote meerderheid van de dossiers werd online ingediend (99,4%). Sinds 2019 kan een VOP-aanvraag immers alleen online ingediend worden (ook voor zelfstandigen werd een digitale aanvraag mogelijk gemaakt), slechts in uitzonderlijke gevallen wordt een papieren aanvraagdossier toegelaten. Verder zijn 7 234 dossiers afgehandeld, 899 dossiers minder dan in 2018 (-11,1%). Op kwartaalbasis worden tussen 12.300 en 12.500 dossiers uitbetaald. Voor de VOP zijn twee wettelijke bepalingen van toepassing en zijn er drie interne streefnormen vooropgesteld. De eerste wettelijke bepaling stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers ontvankelijk wordt verklaard binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag. Deze wettelijke ontvankelijkheidsbepaling wordt net niet behaald: 96% van de aanvraagdossiers zijn binnen de wettelijke termijn gerealiseerd. Gezien de mindere prestaties van 2018 is er in 2019 een groeipad ingesteld dat op termijn moet leiden tot het behalen van die wettelijke termijn. Die bestond uit 2 normen, met name dat 85% van de online dossiers en 75% van de papieren dossiers binnen de 7 dagen ontvankelijk worden verklaard. De streefnorm voor online dossiers wordt ruimschoots behaald (97%) en dit dankzij de inzet van een BOT (een computerprogramma) dat hiervoor specifiek werd ontwikkeld en meteen geleid heeft tot resultaten. Voor de papieren dossiers wordt de streefnorm niet gerealiseerd (58%). Het aantal papieren dossiers is echter marginaal: slechts 43 van 6 903 dossiers wordt op papier ingediend. De tweede wettelijke bepaling stelt dat 100% van de volledige VOP-dossiers binnen de 30 dagen afgerond wordt. Deze wettelijke bepaling wordt niet behaald (91%) maar ook hier is grote vooruitgang geboekt in vergelijking met het jaar voordien (79%). Het niet behalen van de wettelijke ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 21 van 51
bepaling heeft onder meer te maken met het niet altijd beschikbaar zijn van het MAGDA-platform voor de nodige data-uitwisseling. De laatste streefnorm bepaalt dat 100% van de betalingen ĂŠĂŠn kwartaal na afrekening uitgevoerd wordt. Met een resultaat van 97% wordt de streefnorm bijna gehaald. Dit is onder meer te wijten aan de retroactieve betalingen van dossiers waarvan de gegevens over het VOP-recht met vertraging zijn overgemaakt door de VDAB. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte controles op de VOP-maatregel uitgevoerd.
3.3.2.1.2
Transitiepremie
In 2019 werden er 393 aanvraagdossiers voor de transitiepremie afgehandeld. Het jaar voordien ging het nog om 166 aanvraagdossiers (+227 dossiers, +136,7%). In 2019 zijn in totaal 3 601 betalingen uitgevoerd, 3 159 betalingen meer dan in 2018 (+714,7%). In de wetgeving is vastgelegd dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 30 kalenderdagen afgehandeld wordt. In 2019 zijn 99% van de dossiers binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Een verbetering tegenover het al hoge cijfer van het jaar voordien (97%). De gemiddelde interne behandelingstermijn voor de afhandeling van aanvraagdossiers is afgenomen van 8,3 kalenderdagen in 2018 tot 5,7 kalenderdagen in 2019, terwijl de externe doorlooptijd is toegenomen van 1,9 in 2018 tot 6,1 in 2019. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte controles op de transitiepremie uitgevoerd.
3.3.2.1.3
Aanwervingsincentive voor langdurig werkzoekenden
In 2019 werden 2 799 aanvraagdossiers voor de aanwervingsincentive afgehandeld. Dit zijn 370 dossiers meer dan in 2018 (+15,2%). Daarnaast werden er 810 betalingen van de eerste schijf en 705 betalingen van de tweede schijf uitgevoerd. Het aantal eerste schijf betalingen is gedaald van 882 in 2018 tot 810 in 2019 (-8,2%) terwijl het aantal tweede schijf betalingen is toegenomen van 626 in 2018 tot 705 in 2019. Wettelijk is vastgesteld dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst afgehandeld wordt. Deze wettelijke bepaling wordt volledig gerealiseerd. De afhandeling van AWI-dossiers verloopt immers grotendeels geautomatiseerd. Daarnaast is er ook een interne streefnorm van anderhalve dag vastgelegd die evenwel nipt niet behaald wordt: 98% van de volledige aanvraagdossiers worden binnen een anderhalve kalenderdag afgerond. Voor de uitbetaling van de AWI-dossiers zijn twee interne streefnormen geformuleerd, met name dat voor 100% van de betalingsdossiers de eerste schijf na 4,5 maand uitbetaald wordt en de tweede schijf na 13,5 maand. Beide streefnormen worden niet behaald, doch er is vooruitgang geboekt. In 2019 zijn 74% van de eerste schijf en tweede schijf betalingen tijdig uitgevoerd. In 2018 ging het om 62% van de eerste schijf betalingen en 60% van de tweede schijf betalingen. Ondanks de geleverde inspanningen liggen het ontbreken van bijkomende info door de werkgever en boekhoudkundige/ITproblemen buiten de wil om van de dienst aan de basis van het niet behalen van deze eerder strakke wettelijke norm. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de AWI-maatregel uitgevoerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 22 van 51
3.3.2.1.4
Mentorkorting aanvragen
In 2019 werden 772 aanvraagdossiers voor de mentorkorting afgehandeld. Dit zijn 145 dossiers meer dan in 2018 (+23,1%). De uitbetaling van de mentorkorting is in beheer van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. De interne streefnorm om 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen 14 kalenderdagen na ontvangst ervan af te handelen, wordt gerealiseerd. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 12,5 kalenderdagen, een lichte stijging in vergelijking met de gemiddelde doorlooptijd van 9,8 kalenderdagen in 2018. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de uitgevoerd.
3.3.2.1.5
mentorkorting aanvragen
Globale projecten (uitdoof in 2019)
In 2019 werden er nog 38 betalingen in het kader van globale projecten uitgevoerd. Dit zijn er 56 minder dan in 2018 (-59,6%). De maatregel is dan ook quasi volledig uitgedoofd. 100% van de volledige schuldvorderingsdossiers zijn binnen de wettelijke termijn van 90 dagen na ontvangst ervan uitbetaald. Ook de strakkere interne streefnorm van 30 kalenderdagen wordt volledig behaald. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 11,7 kalenderdagen, een forse verbetering in vergelijking met 2018 (19,2 kalenderdagen). De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de globale projecten uitgevoerd.
3.3.2.1.6
Jongerenbonus (uitdoof in 2019)
In 2019 gebeurden er 11 betalingen in het kader van jongerenbonus, oftewel 17 minder dan in 2018 (60,7%). De jongerenbonus is ondertussen volledig uitgedoofd, met uitzondering van het project Deeltijds Leren, Deeltijds Werken (DLDW) dat blijft bestaan. De interne streefnorm om 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen 15 kalenderdagen na ontvangst ervan uit te betalen, wordt behaald. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 10,4 kalenderdagen, een lichte verbetering in vergelijking met het jaar 2018 (11,3 kalenderdagen). De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de jongerenbonus uitgevoerd.
3.3.2.1.7
DAC (in uitdoof)
In 2019 werden 3 673 betalingsdossiers in het kader van het derde arbeidscircuit (DAC) afgehandeld. Dit zijn er 972 minder dan in 2018 (-20,5%). De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 29 inspecties uitgevoerd, waaruit geen processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
3.3.2.1.8
GESCO veralgemeend stelsel (in uitdoof)
In 2019 zijn 1 062 betalingsdossiers in het kader van Gesco veralgemeend stelsel afgehandeld. Dit zijn 444 dossiers minder dan in 2018 (-29,5%).
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 23 van 51
3.3.2.2 Dienst Dienstencheques en erkenningen
NORM OF WETTELIJKE BEPALING Dienstencheques erkenningen aanvragen <= 120 dagen aanvragen <= 10 dagen intern vrijwillige intrekkingen inbreukdossiers ambtshalve intrekking Dienstencheques opleidingsfonds behandeling WSE <= 120 dagen betaling <= 60 dagen Uitzend erkenningen nieuwe aanvragen <= 30 dagen nieuwe aanvragen <= 15 dagen behandelling advies <= 70 dagen bijkomende aanvragen weigering intrekking schrappng overdracht
3.3.2.2.1
RESULTAAT WETTELIJKE BEPALING - NORM
VOLUMES 2018
2019
2018
2019
43 43 65 67 510
44 44 32 58 359
100% 88%
100% 67%
WB = 100% NORM = 100%
167 2 151
140 2 372
100% 75%
WB = 100% NORM = 100% WB = 100%
22 22 22 6 0 2 12 1
33 33 33 7 2 1 11 2
100% 100% 100%
WB = 100% NORM = 100%
19-'20
DOORLOOPTIJD TOTAAL in kalenderdagen
DOORLOOPTIJD EXTERN in kalenderdagen
2018
2019
2018
2019
44,5
56,3
28,9
40,3
154,0 105,9
154,0 107,2
72,5 94,9
91,4 57,2
100% 68%
66,9 93,7
78,1 69,0
49,5 0,8
26,4 3,0
100% 88% 100%
52,3
66,2
88,3 6,6 51,0
68,9 18,0 3,7 55,5
19-'20
19-'20
CONTROLES
PROCES VERBAAL/ WAARSCHUWING
2018 258
2019 238
2018 148
2019 101
0
0
0
0
229
285
122
150
Erkenning dienstencheques
In 2019 werden 44 aanvragen voor erkenning dienstencheques afgehandeld. Dit is één dossier meer dan in 2018. Verder werden 32 erkenningen vrijwillig ingetrokken, 58 inbreukdossiers afgehandeld en 359 erkenningen ambtshalve ingetrokken. Dit zijn er opvallend minder dan in 2018 (65 vrijwillige intrekkingen, 67 inbreukdossiers en 510 ambtshalve intrekkingen). In 2018 werd gestart met de ambtshalve intrekking van inactieve ondernemingen (vooral ondernemingen uit Wallonië en Brussel). Dit gebeurt gefaseerd, op basis van erkenningsdatum. De verwachting is dat dit aantal in de toekomst nog zal afnemen. De wettelijke bepaling, die stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt afgehandeld, wordt volledig behaald. De ambitieuze interne streefnorm van 10 kalenderdagen (een halvering van de norm van 20 dagen in 2018) wordt niet gerealiseerd. 67% van de aanvraagdossiers is binnen de termijn van 10 kalenderdagen afgehandeld. Die termijn blijkt in realiteit te krap te zijn voor een goede uitvoering. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 238 inspecties uitgevoerd, waaruit 101 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
3.3.2.2.2
Opleidingsfonds dienstencheques
In 2019 werden 140 aanvraagdossiers voor het opleidingsfonds dienstencheques afgerond en zijn 2 372 betalingen uitgevoerd. In vergelijking met het jaar voordien werden er enerzijds 27 aanvraagdossiers minder afgehandeld doch anderzijds 221 betalingen meer uitgevoerd (respectievelijk -16,2% en +10,3%). Voor de dossierafhandeling is wettelijk vastgelegd dat 100% van de volledige aanvragen binnen de 120 kalenderdagen wordt afgehandeld. Een wettelijke bepaling die volledig wordt behaald. De interne streefnorm om de uitbetaling binnen de 60 kalenderdagen (vorig jaar lag de norm op 90 dagen) uit te voeren wordt niet behaald: 68% wordt binnen de vooropgestelde termijn uitbetaald. Het niet behalen van de interne streefnormen heeft evenzeer te maken met een tijdelijke verschuiving van de personeelsleden naar andere diensten om achterstand weg te werken. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de opleidingsfonds dienstencheques uitgevoerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 24 van 51
3.3.2.2.3
Erkenning uitzendkantoren
In 2019 werden 33 nieuwe aanvragen en 7 uitbreidingsaanvragen voor erkenning van uitzendkantoor afgehandeld. Dit zijn 10 nieuwe aanvragen en 1 bijkomende aanvraag meer dan in 2018. Verder zijn 2 erkenningen geweigerd, 11 erkenningen geschrapt, 2 erkenningen overgedragen en 1 erkenning ingetrokken. Een eerste wettelijke bepaling stelt dat 100% van de volledige nieuwe aanvraagdossiers binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst wordt afgehandeld. De interne streefnorm is strikter en stelt een dossierafhandeling binnen de 15 kalenderdagen voorop. De wettelijke bepaling wordt voor 100% gerealiseerd, de streefnorm voor 88%. Een tweede wettelijke bepaling stelt dat de commissie binnen de 70 kalenderdagen haar advies verleent. Deze wettelijke bepaling wordt voor 100% gerealiseerd. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 285 inspecties uitgevoerd, waaruit 150 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
3.3.2.3 Dienst Competenties De dienst Competenties werd in 2019 geconfronteerd met het feit dat de 2 meest tijdsintensieve maatregelen aan hervorming onderhevig waren, met name betaald educatief verlof en de start- en stagebonus. Voor de start- en stagebonus gaat het om nieuwe regelgeving die sinds 01 september 2018 van toepassing is op leerlingen, en hun werkgevers, die een duale of alternerende opleiding volgen en nog geen 18 jaar waren op 01/09/2018. De oude regelgeving is uitdovend. Het betaald educatief verlof werd hervormd tot het Vlaams opleidingsverlof en is in voege sinds 1 september 2019. Het wetgevend werk was op 21 december 2018 afgewerkt met de definitieve goedkeuring van het uitvoeringsbesluit door de Vlaamse Regering. Dit wetgevend werk werd nog aangevuld met 2 Ministeriële besluiten: één om de criteria arbeidsmarktgerichtheid voor de opleidingen die in aanmerking komen voor de Vlaamse Opleidingsincentives te bepalen (8 februari 2019) en één om de administratieve verplichtingen van de werkgevers en de opleidingsverstrekkers (8 juli 2019) vast te leggen. Een eerste stap in de operationalisering was het ter beschikking stellen van de opleidingsdatabank die alle opleidingen bevat die recht geven op Vlaamse opleidingsincentives. Deze databank moest vanaf 1 mei 2019 nieuwe aanvragen kunnen verwerken en zo snel mogelijk alle opleidingen weergeven die recht geven op betaald educatief verlof, want deze genieten van een overgangsmaatregel tot eind 2020. Daarnaast heeft de Vlaamse Regering op 17 mei 2019 het uitvoeringsbesluit voor opleidingscheques goedgekeurd dat in de operationele overheveling voorziet van de maatregel van de VDAB naar het DWSE vanaf 1 september 2020. Dit betekende de start van de zoektocht naar een uitgiftemaatschappij en het ontwikkelen van een applicatie voor de verwerking van de aanvragen voor de digitale opleidingscheques. Al deze hervormingen zijn uitgewerkt door de dienst met dezelfde capaciteit als voorheen, samen met het beheer van de lopende maatregelen. Deadlines zijn daarom bewust bijgestuurd, rekening houdend met de impact op de klant. Uit het onderstaande overzicht blijkt dat dit duidelijk effect heeft gehad op de prestaties, maar dat desalniettemin alle opdrachten toch tijdig zijn uitgevoerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 25 van 51
NORM OF WETTELIJKE BEPALING
RESULTAAT WETTELIJKE BEPALING - NORM
VOLUMES 2018
2019
7 000
7 210
2018
2019
19-'20
DOORLOOPTIJD TOTAAL in kalenderdagen 2018
2019
230,0
19-'20
DOORLOOPTIJD EXTERN in kalenderdagen 2018
2019
219,0
20,6
19,8
19-'20
CONTROLES
PROCES VERBAAL/ WAARSCHUWING
2018
2019
2018
2019
26
32
0
5
-
60
-
20
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Betaald educatief verlof behandeling inschrijving afgerond op 31/3* behandeling <= 30/09 (contact of beslissing afgerond)* betaling: betaald voor 31/12* Vlaams Opleidingsverlof aanvragen betaling Opleidingsdatabank behandeling Regionale toetsing behandeling <= 14 dagen Start- en stagebonus behandeling betaling <= 120 dagen
NORM = 100% NORM = 100%
97% 93%
99% 84%
NORM = 95%
100%
99,5%
WB = 100%
NORM = 100%
-
27 986 0
-
-
-
-
-
-
-
643
-
-
-
51,6
-
-
43 4 732 4 109
46 5 141 4 453
100%
100%
9,1 49,7
100%
8,5 62,2
3,7 24,1
3,6 25,5
100%
* per schooljaar
3.3.2.3.1
Betaald educatief verlof (in uitdoof)
In 2019 werden 7 210 aanvraagdossiers voor betaald educatief verlof afgehandeld, oftewel 210 dossiers meer dan in 2018 (+3,0%). Voor BEV-dossiers zijn 3 streefnormen geformuleerd. De eerste interne streefnorm stelt dat 100% van de dossiers voor 31 maart volgend op het schooljaar ingeschreven moet zijn. Deze streefnorm wordt met 99% net niet behaald, maar is toch een beter resultaat dan het jaar voordien (97,1%). De tweede interne streefnorm stelt dat 100% van de dossiers moet behandeld zijn tegen 30 september. Concreet wil dit zeggen dat er een contactname was met het bedrijf voor extra informatie of een beslissing. Deze oorspronkelijke streefnorm wordt voor 83% gerealiseerd. De dienst had in 2019 een maand extra nodig om alle dossiers te behandelen; dit was een op voorhand afgesproken verlenging van de behandeltermijn die werd behaald. De derde en relevantste streefnorm is dat 95% van de dossiers betaald wordt voor 31 december 2019. De dienst heeft zich op deze doelstelling gefocust en deze werd dan ook met 97% behaald. De meeste onbetaalde dossiers zijn deze van bedrijven uit de autobussector, die hun dossier opnieuw hebben ingediend omdat er naar aanleiding van een 5-tal inspecties afspraken op hun maat werden gemaakt. De gemiddelde totale doorlooptijd van de dossiers is gedaald van 230 kalenderdagen in 2018 tot 219 kalenderdagen in 2019, een daling met 11 kalenderdagen. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 32 inspecties uitgevoerd, waaruit 5 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
3.3.2.3.2
Vlaams Opleidingsverlof
Sinds de lancering van het Vlaams Opleidingsverlof in september 2019 hebben werkgevers 27.896 terugbetalingsdossiers ingediend. Dat is ongeveer de helft van het verwachte aantal dossiers voor het schooljaar 2019-2020. Door de vertraging in de ontwikkeling van de betaalapplicatie werden er in 2019 nog geen dossiers behandeld. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 60 preventieve inspecties uitgevoerd om na te gaan in welke mate opleidingsverstrekkers hun werkwijze al hadden aangepast aan de nieuwe reglementering opleidingsverlof, waaruit 20 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 26 van 51
3.3.2.3.3
Opleidingsdatabank
In 2019 werden 643 aanvragen afgehandeld: 89% van de opleidingen werd geregistreerd in de opleidingsdatabank omdat ze voldoen aan de nieuwe criteria arbeidsmarktgerichtheid. 11% van de aanvragen werd geweigerd. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 51 dagen. 4 opleidingsverstrekkers zijn in beroep gegaan tegen de beslissing: 2 van hen verkregen alsnog een registratie in de opleidingsdatabank. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de opleidingsdatabank uitgevoerd.
3.3.2.3.4
Start- en stagebonus
In 2019 werden 5 141 aanvraagdossiers voor de start- en stagebonus afgehandeld. Het jaar voordien ging het om 4 732 aanvraagdossiers (+409 dossiers, +8,6%). In 2019 zijn in totaal 4 453 betalingen uitgevoerd, 344 betalingen meer dan in 2018 (+8,4%). De streefnorm, die stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt betaald, wordt gerealiseerd. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de start- en stagebonus uitgevoerd.
3.3.2.3.5
Regionale Toetsing
In 2019 werden 46 aanvraagdossiers in het kader van regionale toetsing afgehandeld. Dit zijn 3 dossiers meer dan in 2018 (+7,0%). Alle dossiers zijn binnen de wettelijke termijn van 14 kalenderdagen afgerond. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 8,5 kalenderdagen, circa een halve kalenderdag sneller dan in 2018. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de regionale toetsing uitgevoerd.
3.3.2.4 Dienst Migratie
NORM OF WETTELIJKE BEPALING
3.3.2.4.1
RESULTAAT WETTELIJKE BEPALING - NORM
2019 15 293 10 052 9 841 10 052 nb
2018
2019
WB = 100% NORM = 100% WB = 100%
2018 26 710 -
-
8% 70% nb
NORM = 100%
444
912
-
17%
Arbeidskaarten Arbeidskaarten - single permits ontvankelijkheid <= 10 dagen behandeling WSE <= 30 dagen bevoegdheid ander gewest <= 4 dagen Beroepskaarten behandeling WSE <= 30 dagen
VOLUMES
19-'20
DOORLOOPTIJD TOTAAL in kalenderdagen 2018 37,5 -
2019 46,7 37,9
92,5
133,4
19-'20
DOORLOOPTIJD EXTERN in kalenderdagen 2018 2,3 -
2019 10,0 7,6
14,7
43,1
19-'20
CONTROLES
PROCES VERBAAL/ WAARSCHUWING
2018 808
2019 797
2018 179
2019 186
92
85
27
20
Arbeidskaarten
In 2019 werden 10 052 aanvraagdossiers voor single permits en 5 241 oude aanvragen (uit 2018 ) of andere types van arbeidskaarten afgehandeld. In totaal gaat het om 15 293 aanvraagdossiers. Dit zijn 11 426 dossiers minder dan in 2018 (-34,4%). Beide jaarcijfers kunnen evenwel vanuit het oogpunt van werkbelasting niet met elkaar vergeleken worden. De behandeling van de gecombineerde vergunning of single permit is namelijk omwille van meer te controleren documenten (verblijfsdocumenten voor Dienst Vreemdelingenzaken), alsook de aanpassing van wijzigingen voortvloeiend uit het Besluit van de Vlaamse Regering van eind 2018 veel complexer en tijdrovender dan de behandeling van de arbeidskaart B en de oude arbeidskaart C.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 27 van 51
Voor de single permits zijn twee wettelijke bepalingen van toepassing en is ĂŠĂŠn interne streefnorm vastgelegd. Een eerste wettelijke bepaling stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers ontvankelijk wordt verklaard binnen de 10 kalenderdagen na ontvangst ervan. Deze wettelijke bepaling wordt voor 7,5% van de aanvraagdossiers gerealiseerd. De oorzaak hiervan ligt in de wijze van dossierbehandeling. Eenmaal gestart met een dossier wordt dit meteen volledig behandeld met het oog op een snellere globale doorlooptijd. Anders gesteld: een taaksplitsing in de tijd (eerst ontvankelijkheid, dan op een later tijdstip behandeling ten gronde) werkt vertragend. Dit is een praktijk die ook in de andere gewesten gehanteerd wordt. De facto wordt dus niet toegewerkt naar het behalen van deze wettelijke bepaling. Voor de dossierafhandeling van single permits is een ambitieuze interne streefnorm van 30 kalenderdagen geformuleerd, die voor 70% van de aanvraagdossiers wordt gerealiseerd. De gemiddeld hogere doorlooptijd heeft onder meer te maken met een grote achterstand van in te halen dossiers van 2018, een verhoogde doorlooptijd tijdens de verlofperiode juli-augustus en het feit dat de single permit dossiers complexer zijn (zie hoger). Tijdens het najaar is een sterke vooruitgang geboekt: de totale gemiddelde doorlooptijd bedroeg minder dan 23 dagen in december (waarvan 7 dagen te wijten aan externe factoren). De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 797 inspecties uitgevoerd, waaruit 186 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
3.3.2.4.2
Beroepskaarten
In 2019 zijn 912 aanvraagdossiers voor beroepskaarten afgehandeld. Dit is meer dan een verdubbeling in vergelijking met het jaar voordien (412 aanvraagdossiers). De interne streefnorm stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen 30 kalenderdagen wordt afgehandeld. Deze streefnorm wordt niet behaald. Slechts 17% van de dossiers wordt binnen de 30 kalenderdagen afgehandeld. Dit is te wijten aan het feit dat er tijdens de vorige jaren stelselmatig een achterstand is opgebouwd door de beperkte capaciteit van de dienst beroepskaarten. Om de verminderde capaciteit van de dienst beroepskaarten op te vangen is er tijdelijk ingezet op enerzijds dossierbehandelaars uit andere diensten en jobstudenten. De inzet op de kwaliteit samen met de inhaaloperatie om oude dossiers weg te werken, terwijl er continu nieuwe aanvragen bleven binnenkomen, hebben bijgedragen tot een aanvankelijke stijging van de doorlooptijd, die evenwel fors is afgenomen tegen eind 2019. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 85 inspecties uitgevoerd, waaruit 20 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 28 van 51
Afdeling Sociale Economie en Werkbaar Werk 3.3.3.1 Dienst Sociale Economie NORM OF WETTELIJKE BEPALING
RESULTAAT WETTELIJKE BEPALING - NORM
VOLUMES 2018
2019
2018
2019
68
0
0%
-
802
227
19-'20
DOORLOOPTIJD TOTAAL in kalenderdagen 2018
2019
81,0
-
19-'20
DOORLOOPTIJD EXTERN in kalenderdagen 2018
2019
nvt
nvt
Sociale werkplaatsen (stopgezet in 2018) behandeling WSE <= 51 dagen afrekeningen Beschutte werkplaatsen (stopgezet in 2018) behandeling WSE <= 51 dagen afrekeningen
33
0
307
184
Maatwerk (sinds 2019) aanmelding - behandeling WSE <= 52 dagen
NORM = 100%
-
20
-
80%
-
45,0
contingent - behandeling WSE <= 21 dagen
NORM = 100%
-
115
-
100%
-
16,0
betaling voorschotten < 28ste van de maand
NORM = 100%
-
1.799
-
100%
-
nvt
betaling saldo's <= 10de van de maand
NORM = 100%
-
293
-
100%
-
nvt
tewerkgestelde personen (unieke koppen)
-
20.951
aantal betalingsdossiers
-
47.900
6
5
nb
100%
nb
6,0
Lokale diensteneconomie ontvankelijk <= 7 dagen behandeling WSE <= 45 dagen betaling voorschotten < 7de van de maand
WB = 100% WB = 100%
64
4
nb
75%
nb
47,0
NORM = 100%
2.434
2.201
nb
100%
nvt
nvt
888
1.156
2.140
2.189
8.599
13.257
606
612
100%
100%
nvt
nvt
202
204
0%
100%
121,0
67,0
betaling saldo's tewerkgestelde personen (unieke koppen) aantal betalingsdossiers Arbeidszorg structurele projecten betaling voorschotten < 10de van de maand
WB = 100%
afrekeningen goedgekeurde fiches
4.106
972
prestatiestaten
13.505
10.043
nvt
NORM = 100%
29
29
betaling <= 90 dagen
NORM = 100%
29
28
0%
0%
125,0
107,0
behandeling WSE <= 120 dagen
NORM = 100%
35
22
100%
100%
28,0
39,0
betaling <= 90 dagen
NORM = 100%
48
4
100%
100%
22,0
35,0
PROCES VERBAAL/ WAARSCHUWING
2018
2019
2018
2019
0
0
0
0
0
0
0
0
78
197
31
11
28
76
14
26
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
nvt
Arbeidszorg experimentele projecten behandeling WSE <= 120 dagen
19-'20
CONTROLES
19,0
Arbeidszorg activerende projecten 7,0
Sine erkenning attest
93
27
nb
nb
nb
nb
426
103
nb
nb
nb
nb
39
48
nvt
nvt
nvt
nvt
Invoegbedrijven (in uitdoof) betaling voorschotten < 10de van de maand
NORM = 100%
afrekeningen
43
goedgekeurde fiches prestatiestaten
100%
100%
23
46
1
nvt
nvt
714
175
nvt
nvt
100%
nvt
147,7
Vormingsfonds LDE, BW, SW behandeling WSE <= 120 dagen
NORM = 100%
0
3
nvt
betaling <= 90 dagen
NORM = 100%
0
3
nvt
67%
nvt
63,0
6
nb
100%
nb
150,0
35,0
Regularisatie gesco (in uitdoof) behandeling WSE <= 120 dagen
NORM = 100%
nb
55,0
betaling <= 90 dagen
NORM = 100%
11
nb
nb
nb
nb
nb
nb
behandeling WSE <= 120 dagen
NORM = 100%
76
77
100%
100%
22,0
39,0
8,0
7,0
0
0
0
0
behandeling WSE <= 120 dagen
NORM = 100%
0
2
nvt
100%
nvt
105,0
nvt
25,0
0
0
0
0
VIA LDE VIA5
3.3.3.1.1
Sociale werkplaatsen (maatregel gestopt eind 2018, ingekanteld in maatwerk)
Eind 2018 werd de maatregel sociale werkplaatsen ingekanteld in de nieuwe maatregel Collectief Maatwerk. In 2019 werden naast een laatste kwartaalafrekening nog een aantal achterstallen behandeld. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de sociale werkplaatsen uitgevoerd.
3.3.3.1.2
Beschutte werkplaatsen (maatregel gestopt eind 2018, ingekanteld in maatwerk)
Eind 2018 werd de maatregel beschutte werkplaatsen ingekanteld in de nieuwe maatregel Collectief Maatwerk. In 2019 werden nog 2 kwartaalafrekening behandeld evenals een aantal achterstallen.
3.3.3.1.3
Maatwerk
Onmiddellijk na de opstart van de maatwerkregelgeving werd een uitbreidingsronde georganiseerd om een bijkomend contingent werkondersteunende maatregelen te kunnen aanbieden aan de maatwerkbedrijven en de maatwerkafdelingen. En dit voor een totaal contingent van 485 VTE ofte 10 miljoen euro.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 29 van 51
20 aanmeldingsdossiers voor maatwerkafdelingen en 115 aanvraagdossiers voor contingent maatwerk werden afgehandeld. Daarnaast werden er over de 4 betaalkwartalen heen 1 799 voorschotten uitbetaald en 293 berekeningen van saldo’s uitgevoerd. Op jaarbasis werden hiermee 20 951 werknemers bereikt. Voor maatwerk zijn 4 streefnormen van toepassing die in samenspraak met de sector zijn opgemaakt. De eerste streefnorm, die betrekking heeft op de aanmelding van dossiers, stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 52 kalenderdagen3 wordt afgehandeld. Deze streefnorm wordt voor 80% van de aanmeldingsdossiers gerealiseerd. De gemiddelde behandeltermijn bedraagt 45 kalenderdagen. De tweede streefnorm die gericht is op het contingent, stelt voorop dat 100% volledige aanvraagdossiers binnen de 21 kalenderdagen4 wordt afgerond. Deze norm wordt voor alle dossiers gerealiseerd (100%). De gemiddelde doorlooptijd bedraagt slechts 16 kalenderdagen. De derde streefnorm, die aangeeft dat goedgekeurde voorschotten voor de 28ste van de maand uitbetaald moeten worden, wordt tevens over de hele lijn behaald (100%). De vierde en laatste streefnorm stelt dat de betaling van saldo's voor de 10de werkdag van de maand volgend op het kwartaal na het afgerekende kwartaal uitgevoerd wordt. Ook deze wettelijke bepaling wordt voor 100% gerealiseerd. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 197 inspecties uitgevoerd, waaruit 11 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
3.3.3.1.4
Lokale diensteneconomie
In 2019 was er geen groeipad beschikbaar voor lokale diensteneconomie. Naar aanleiding van fusies werden 5 nieuwe aanmeldingsdossiers afgehandeld waarbij telkens een verschuiving van contingent werd gerealiseerd. 1 organisatie ontving een label. Verder zijn over de 4 betaalkwartalen heen 2 201 voorschotten en 1 156 saldo’s uitbetaald. Voor de labelaanvraag lokale diensteneconomie gelden twee wettelijke bepalingen, die beiden gerealiseerd zijn. De eerste wettelijke bepaling, die stelt dat 100% van de aanvragen ontvankelijk wordt verklaard binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst, wordt voor alle dossiers gerealiseerd. De tweede wettelijke bepaling, die bepaalt dat 100% van de volledige aanvragen afgerond wordt binnen de 45 kalenderdagen na ontvangst, wordt voor 75% gerealiseerd. Naast de wettelijke bepalingen is er tevens een interne streefnorm vastgelegd, met name dat goedgekeurde voorschotten voor de 7de van de maand volgend op het kwartaal van afrekening wordt uitgevoerd. Deze streefnorm wordt wederom voor 100% gerealiseerd. Voor de realisatie van de kwartaalafrekening is geen norm bepaald, de kwartaalafrekeningen zijn gestart nadat organisaties zijn aangesproken over de officiële melding aan VDAB van de door inspectie van WSE vastgestelde interne doorstroom van LDE werknemers. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 76 inspecties uitgevoerd, waaruit 26 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen.
3.3.3.1.5
Arbeidszorg structurele projecten
In 2019 werden 612 voorschotten en 204 afrekeningen uitgevoerd voor de arbeidszorg structurele projecten, bijna evenveel als in 2018 (606 voorschotten en 202 afrekeningen). 972 nieuw ingestroomde en geattesteerde arbeidszorgmedewerkers zijn ingevoerd in de applicatie, voor het
3 4
52 kalenderdagen = onderzoek ontvankelijk (7 kalenderdagen) + onderzoek inhoudelijk (45 kalenderdagen) 21 kalenderdagen = onderzoek ontvankelijk (7 kalenderdagen) + onderzoek inhoudelijk (14 kalenderdagen)
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 30 van 51
geheel van de maatregel zijn 10 043 prestatiestaten verwerkt. Hiermee komt de verwerking opnieuw op het peil van de vorige jaren. De interne streefnorm, die voorschrijft dat 100% van de voorschotten voor de 10de van de maand wordt uitgevoerd, wordt behaald. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de arbeidszorg structurele projecten uitgevoerd.
3.3.3.1.6
Arbeidszorg experimentele projecten
In 2019 werden 29 aanvraagdossiers afgerond en 28 betalingen uitgevoerd voor de arbeidszorg experimentele projecten (1 dossier werd door de initiatiefnemer zelf ingetrokken). De eerste interne streefnorm, die stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt afgerond, wordt ruimschoots behaald. De gemiddelde doorlooptijd is tevens aanzienlijk verbeterd. In 2018 bedroeg de behandelingstermijn 121 kalenderdagen, in 2019 ging het om 67 kalenderdagen. De tweede interne streefnorm, die voorschrijft dat de saldo afrekening binnen de 90 kalenderdagen wordt uitgevoerd, wordt niet behaald (0%). De behandelingstermijn van het saldo dossier bedraagt 107 kalenderdagen, oftewel 17 kalenderdagen langer dan de vooropgestelde streefnorm van 90 kalenderdagen. Het is evenwel een verbetering in vergelijking met het jaar voordien (125 kalenderdagen). De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de arbeidszorg experimentele projecten uitgevoerd.
3.3.3.1.7
Arbeidszorg activerende projecten
In 2019 zijn 22 aanvraagdossiers afgerond en 22 betalingen uitgevoerd voor de arbeidszorg activerende projecten. Dit zijn er minder dan in 2018 (35 aanvraagdossiers en 48 betalingen). De arbeidszorg activerende projecten kent dezelfde streefnormen als de arbeidszorg activerende projecten, met name dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt afgerond en dat de betaling binnen de 90 kalenderdagen wordt uitgevoerd. Beide streefnormen worden gerealiseerd. De doorlooptijd voor zowel de behandeling als de betaling van dossiers is wel wat toegenomen in 2019, terwijl er minder dossiers behandeld en betaald werden dan in 2018. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de arbeidszorg activerende projecten uitgevoerd.
3.3.3.1.8
Sine
In 2019 werden in het kader van Sine 27 erkenningen toegekend en 103 attesten uitgereikt. Dit zijn er gevoelig minder dan in 2018 (93 erkenningen en 426 attesten), wat te wijten is aan het feit dat de toekenning van erkenningen vraaggestuurd werkt; de behandeling van attesten van DCB en OCMW’s liggen tijdelijk stil omwille van de onduidelijkheid over de SINE-dienstencheque. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de Sine uitgevoerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 31 van 51
3.3.3.1.9
Invoegbedrijven (in uitdoof)
In 2019 werden 48 voorschotten en 23 afrekeningen uitbetaald voor de invoegbedrijven. Dit zijn er minder dan in 2018 (39 voorschotten en 43 afrekeningen). Daarnaast is 1 fiche goedgekeurd en zijn 175 prestatiestaten opgesteld. Dit zijn er fors minder dan in 2018 (resp. 46 fiches en 714 prestatiestaten). De wettelijke bepaling, die voorschrijft dat 100% van de voorschotten voor de 10de van de maand wordt uitgevoerd, wordt behaald. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de invoegbedrijven uitgevoerd.
3.3.3.1.10 Vormingsfonds In 2019 zijn in het kader van het vormingsfonds voor de lokale diensteneconomie en de beschutte en sociale werkplaatsen 3 aanvraagdossiers behandeld en 3 betalingen uitgevoerd. Dit zijn er evenveel als in 2018. Twee interne streefnormen zijn van toepassing op het vormingsfonds, namelijk dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt afgehandeld en dat 100% van de betalingen binnen de 90 kalenderdagen wordt uitgevoerd. De eerste streefnorm wordt gerealiseerd, terwijl de tweede streefnorm niet behaald wordt. 100% van de aanvraagdossiers is intern behandeld binnen de streeftermijn van 120 kalenderdagen. De gemiddelde behandelingstermijn bedraagt 113 kalenderdagen. Verder zijn 67,7% van de betalingen tijdig betaald. De gemiddelde betalingstermijn bedraagt 63 kalenderdagen. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op het vormingsfonds uitgevoerd.
3.3.3.1.11
Regularisatie gesco’s
In 2019 werden in het kader van regularisatie van gesco’s 6 aanvraagdossiers afgerond en 11 betalingen uitgevoerd. De interne streefnorm, die bepaalt dat 100% van aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt afgerond, wordt gerealiseerd. De gemiddelde interne behandeltermijn bedraagt 95 kalenderdagen. Voor de betaling is de streefnorm vastgelegd dat die binnen de 90 kalenderdagen wordt uitgevoerd, doch er zijn geen gegevens beschikbaar. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de regularisatie gesco’s uitgevoerd.
3.3.3.1.12 VIA 4 LDE In 2019 zijn in het kader van VIA-4 lokale diensteneconomie 77 aanvraagdossiers afgerond. De interne streefnorm om 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen 120 kalenderdagen af te handelen, wordt gerealiseerd. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 39,0 kalenderdagen. De Vlaamse Sociale Inspectie is niet bevoegd om controles uit te voeren op de VIA4 lokale diensteneconomie.
3.3.3.1.13 VIA 5 In 2019 zijn in het kader van VIA-5 2 aanvraagdossiers afgerond. De interne streefnorm om 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen 120 kalenderdagen af te handelen, wordt gerealiseerd. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 105,0 kalenderdagen. ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 32 van 51
De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de VIA5-dossiers uitgevoerd.
3.3.3.2 Dienst Ondersteuning Sociale Economie
3.3.3.2.1
Activiteitencoöperaties
In 2019 zijn voor de activiteitencoöperaties 5 aanvraagdossiers afgerond en 5 betalingen uitgevoerd. Twee streefnormen zijn van toepassing op de activiteitencoöperaties, met name dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen afgerond wordt en dat 100% van de betalingsdossiers binnen de 90 kalenderdagen wordt uitgevoerd. De eerste streefnorm wordt niet gerealiseerd: 0% van de aanvraagdossiers wordt binnen de 120 kalenderdagen afgerond. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 177 kalenderdagen. Dit is een verbetering in vergelijking met het jaar voordien (210 kalenderdagen). Afstemming tussen sector, kabinet en administratie over de subsidieberekening en de regelgeving zorgde de voorbije twee jaar voor een hoge doorlooptijd tussen de indiening van het aanvraagdossier en de toekenning van de ministeriële besluiten. De tweede streefnorm wordt gerealiseerd: 100% van de betalingen is binnen een termijn van 90 kalenderdagen uitgevoerd. De gemiddelde betalingstermijn bedraagt 15 kalenderdagen. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de activiteitencoöperaties uitgevoerd.
3.3.3.2.2
Managementadvies
In 2019 zijn 15 aanvraagdossiers voor managementadvies afgehandeld, oftewel 1 aanvraagdossier minder dan in 2018. Verder zijn 24 betalingen uitgevoerd, 13 betalingen meer dan het jaar voordien (+118,2%). Twee interne streefnormen zijn vastgelegd voor het managementadvies. De eerste streefnorm stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 45 kalenderdagen wordt afgehandeld, terwijl de tweede streefnorm bepaalt dat betalingsdossiers binnen de 60 kalenderdagen worden uitgevoerd. Beide streefnormen worden ruimschoots gerealiseerd en zijn gevoelig verbeterd tussen 2018 en 2019. De gemiddelde doorlooptijden voor behandeling en betaling bedragen respectievelijk 12 en 25 kalenderdagen, oftewel 13 en 12 kalenderdagen sneller dan in 2018. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op het managementadvies uitgevoerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 33 van 51
3.3.3.2.3
Subsidie aanvragen ondersteuning sociale economie
In 2019 werden 293 subsidie aanvragen ondersteuning sociale economie afgehandeld. Dit zijn 175 dossiers meer dan in 2018. Daarnaast zijn in totaal 127 betalingen uitgevoerd, 12 betalingen meer dan in 2018 (+10,4%). Voor de subsidie aanvragen ondersteuning sociale economie zijn twee streefnormen geformuleerd. De eerste streefnorm bepaalt dat volledige aanvraagdossiers binnen 120 kalenderdagen afgerond worden. Deze streefnorm wordt ruimschoots behaald. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 51 kalenderdagen. De tweede streefnorm stelt dat betalingsdossiers binnen de 90 kalenderdagen uitgevoerd worden. Deze streefnorm wordt voor 100% gerealiseerd. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt 32 kalenderdagen. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de subsidie aanvragen ondersteuning sociale economie uitgevoerd.
3.3.3.2.4
Overheidsopdrachten ondersteuning Sociale Economie
In 2019 zijn 3 overheidsopdrachten ondersteuning Sociale Economie afgehandeld. Het jaar voordien ging het nog om 24 overheidsopdrachten (-21 dossiers, -85,7%). In totaal zijn 24 betalingen uitgevoerd, oftewel 13 betalingen minder dan in 2018 (-35,1%). Voor de afhandeling van dossiers is de streefnorm vastgelegd dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt afgehandeld. Voor de berekening van deze streefnorm zijn evenwel geen gegevens beschikbaar. Het betreft 2 beleidsonderzoeksopdrachten en één vastlegging voor beheersvergoeding sociaal investeringsfonds. Voor de uitbetaling van dossiers is de streefnorm bepaald dat 100% van de dossiers binnen de 60 kalenderdagen wordt uitgevoerd. Deze streefnorm wordt voor alle dossiers gerealiseerd (100%). De gemiddelde betalingstermijn is afgenomen van 30 kalenderdagen in 2018 tot 14 kalenderdagen in 2019. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de overheidsopdrachten ondersteuning sociale economie uitgevoerd.
3.3.3.2.5
Regierol
In 2019 werden 32 aanvraagdossiers in het kader van de regierol afgerond en zijn 64 voorschotten en 32 afrekeningen uitgevoerd. Dit zijn er evenveel als in 2018. Voor de regierol zijn twee streefnormen en één wettelijke bepaling van toepassing. De eerste streefnorm stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt afgehandeld. Deze streefnorm wordt gerealiseerd. De gemiddelde doorlooptijd voor deze streefnorm bedraagt 70 kalenderdagen. De wettelijke bepaling, die aangeeft dat het eerste voorschot voor 30 juni en het tweede voorschot voor 30 december uitbetaald moet worden, wordt tevens behaald (100%). De tweede streefnorm, die stelt dat betalingsdossiers binnen de 90 kalenderdagen intern behandeld worden, wordt 100% behaald. De interne betalingstermijn bedraagt 72 kalenderdagen. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de overheidsopdrachten ondersteuning sociale economie uitgevoerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 34 van 51
3.3.3.2.6
Trividend
In 2019 werd één aanvraagdossier afgehandeld en één betaling uitgevoerd. Net als in 2018. Twee interne streefnormen zijn geformuleerd voor het Trividend dossier. De eerste streefnorm stelt dat 100% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 120 kalenderdagen wordt afgehandeld, terwijl de tweede streefnorm bepaalt dat betalingsdossiers binnen de 90 kalenderdagen wordt uitgevoerd. Beide streefnormen worden gerealiseerd. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op het Trividend dossier uitgevoerd.
3.3.3.2.7
Ervaringsfonds (in uitdoof)
In 2019 zijn 11 betalingsdossiers in het kader van het ervaringsfonds afgehandeld. Dit zijn 51 dossiers minder dan in 2018 (-82,3%). In de wetgeving is vastgelegd dat 100% van de betalingen uitgevoerd wordt binnen de 60 kalenderdagen na ontvangst van ontvankelijke betalingsaanvraag. De gegevens zijn van onvoldoende kwaliteit om de wettelijke termijn te berekenen. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op het ervaringsfonds uitgevoerd
3.3.3.3 Dienst Werkbaar Werk
3.3.3.3.1
Vlaams zorgkrediet
In 2019 zijn 31 078 aanvraagdossiers voor Vlaams zorgkrediet afgehandeld. Dit zijn 2 556 aanvraagdossiers meer dan in 2018 (+8,9%). Het aandeel online aanvraagdossiers is gestegen van 47,1% in 2018 tot 93,3% in 2019. Sinds 1 januari 2019 geldt immers de verplichting om online een aanvraag in te dienen. Slechts in uitzonderlijke gevallen wordt een papieren aanvraagdossier toegelaten. Dit geldt in het bijzonder voor dossiers met onderwijsmotief (verwerking van papieren aanwezigheidsattesten). Ook zijn een aantal papieren aanvraagdossiers meegeteld die in de kerstperiode van 2018 zijn ingediend en in 2019 zijn afgehandeld. Als we enkel de aanvragen ingediend in 2019 in beschouwing nemen, dan is het aandeel online dossiers toegenomen tot 96%. Verder zijn in totaal 209 050 uitbetalingen uitgevoerd. Op maandbasis is het aantal betalingen toegenomen van 16 840 in december 2018 tot 19 972 in december 2019. Voor het Vlaams zorgkrediet zijn drie streefnormen geformuleerd. De eerste streefnorm heeft betrekking op online dossiers, met name dat 90% van de volledige online aanvraagdossiers binnen de 10 kalenderdagen wordt afgehandeld. Deze norm is nieuw sinds 1 januari 2019. Deze streefnorm wordt ruimschoots gerealiseerd (95,4%). Dit is mede het gevolg van de verplichting om online een aanvraag in te dienen, gecombineerd met de ondersteuning door de bots. De tweede streefnorm stelt dat 90% van de volledige papieren aanvraagdossiers binnen de 40 kalenderdagen wordt afgerond. Vooruitgang is geboekt, doch de streefnorm wordt niet gerealiseerd. In 2018 was 43,3% van de papieren dossiers binnen de 40 kalenderdagen afgehandeld, in 2019 is dit gestegen tot 80% van de ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 35 van 51
papieren dossiers. De derde streefnorm bepaalt dat 100% van de uitbetalingen voor de vijfde van de daaropvolgende maand wordt uitgevoerd. Deze streefnorm wordt behaald in 2019. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op het Vlaams zorgkrediet uitgevoerd.
3.3.3.3.2
Aanmoedigingspremies
In 2019 zijn 47 619 aanvraagdossiers voor aanmoedigingspremies afgehandeld. Dit zijn 2 001 aanvraagdossiers meer dan in 2018 (+4,4%). Het aandeel online dossiers is gestaag toegenomen van 43,9% in 2018 tot 50,1% in 2019. Als we enkel de aanvragen ingediend in 2019 in beschouwing nemen, dan is het aandeel online dossiers toegenomen van 52% naar 60% in 2019. Verder zijn in totaal 189 959 betalingen uitgevoerd, oftewel 23.966 betalingen minder dan in 2018 (-11,2%). Dit komt omdat er sinds 2019 geen betalingen meer voor de uitdovende aanmoedigingspremie openbare sector zijn. Voor de aanmoedigingspremies zijn 3 streefnormen vastgelegd. Voor de afhandeling van aanvraagdossiers wordt een onderscheid gemaakt tussen online dossiers en papieren dossiers. Voor online dossiers is bepaald dat 95% van de volledige online aanvraagdossiers binnen de 14 kalenderdagen afgehandeld wordt, terwijl voor papieren dossiers vooropgesteld is dat 85% van de volledige aanvraagdossiers binnen de 42 kalenderdagen afgerond wordt. Voor de online aanvraagdossiers wordt de streefnorm nipt gerealiseerd (94,5%), terwijl voor de papieren aanvraagdossiers de streefnorm net niet behaald wordt (84,0%). De derde streefnorm bepaalt dat 100% van de uitbetalingen voor de 15de van de daaropvolgende maand wordt uitgevoerd. Deze streefnorm wordt voor 100% gerealiseerd in 2019. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft geen gerichte inspecties op de aanmoedigingspremies uitgevoerd.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 36 van 51
Afdeling Europees Sociaal Fonds In wat volgt komen de voornaamste processen m.b.t. de Europese programma’s komen aan bod (Europees Sociaal Fonds (ESF), Youth Employment Initiative (YEI), Europees Globalisatie Fonds (EGF), Asiel- en Migratiefonds (AMIF)). NORM OF WETTELIJKE BEPALING
VOLUMES
RESULTAAT WETTELIJKE BEPALING - NORM 19-'20
DOORLOOPTIJD TOTAAL in kalenderdagen
2018
2019
2018
2019
2018
34 438 739 2
13 346 850 718 810
91% 99%
100% 72%
106,0 83,0
90%
80%
90,0
2019
19-'20
DOORLOOPTIJD EXTERN in kalenderdagen 2018
ESF gelanceerde oproepen beslissingen over projecten financiële beoordelingen eerste beroordeling Coaching- en consultingacties
NORM = 100% NORM = 100% NORM = 100%
2019
19-'20
CONTROLES 2018 35
2019 40
PROCES VERBAAL/ WAARSCHUWING 2018 0
2019 0
32,0
3.3.4.1 Gelanceerde oproepen In 2019 werden 13 nieuwe oproepen gelanceerd. Dit zijn er 21 minder dan in 2018 (-69,8%). De streefnorm schrijft voor dat een oproep minstens 8 weken openstaat om de promotoren de gelegenheid te bieden om een goed projectvoorstel in te dienen. Het betreft de termijn tussen de datum van openstelling van een oproep en de datum van sluiting van een oproep. Deze norm is gerealiseerd voor 91% van de gelanceerde oproepen, net als het jaar voordien.
3.3.4.2 Projectbeslissingen In 2019 werden 346 beslissingen over ESF- projecten afgehandeld. Dit zijn er 92 minder dan in 2018 (26,5%). De streefnorm stelt dat een projectbeslissing niet langer dan 96 kalenderdagen mag duren. Het betreft de termijn tussen de datum van sluiting van de oproep enerzijds en de datum van communicatie van de projectbeslissing. Voor 72% van projectbeslissingen is de vastgelegde termijn gerespecteerd in 2019.
3.3.4.3 Financiële beoordelingen In 2019 zijn 850 financiële beoordelingen uitgevoerd, waarvan 718 eerste financiële beoordelingen. Dit zijn er 111 meer dan in 2018 (+15,0%). Financiële beoordelingen betreffen controles on desk, de controles ter plaatse, de controles AA (Audit Autoriteit), de bezwaren, de beroepen, de behandelde voorschotten, de systeemaudits van intermediaire instanties, de intrekkingen, de stopzettingen. Volgens de EU-verordeningen mag de interne doorlooptijd van de eerste financiële beoordeling de 90 kalenderdagen niet overschrijden. Het betreft de termijn tussen de datum van indiening van het rapport door de promotor en de datum van de eerste beoordeling van het rapport door de projectbeheerder. Dit is voor 80% het geval in 2019.
3.3.4.4 Coaching- en consultingsacties In 2019 zijn circa 810 coaching- en consultingsacties uitgevoerd. Coaching- en consultingsacties zijn de effectieve coaching-bezoeken (40-tal), de bijeenkomsten van infosessies (30-tal) en thematische werkingen (20-tal), de vragen aan ESF-support (570-tal), de consulting gesprekken (150-tal). ESF volgt naast dit alles ook nauwgezet de voortgang van de ESF-subsidies op binnen het comité van toezicht. De Vlaamse Sociale Inspectie heeft 797 inspecties uitgevoerd, waaruit 186 processen verbalen of waarschuwingen zijn voortgekomen. ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 37 van 51
Afdeling Vlaamse Sociale Inspectie Maatregel/kernproces Totaal Arbeidskaarten Beroepskaarten DAC Uitzendkantoren Dienstencheques Betaald educatief verlof Vlaams Opleidingsverlof Lokale diensteneconomie (incl. VIA) Maatwerk bestrijding antidiscriminatie ESF Opleidingscheques Private arbeidsbemiddeling anders dan uitzend Taaldecreet Sociale interventie
TOTAAL
# processen-verbaal / waarschuwingen
voorgestelde terugvorderingen
1999 797 85 29 285 238 32 60 76 197 98 40
572 186 20
1 441 763
19 35 8
3 27
150 101 5 20 26 11 23
1 441 763
0
0
Tot slot wordt in het overzicht (de boordtabel) ook aangegeven waar de Vlaamse Sociale Inspectie bevoegd is voor de kernprocessen. Er wordt gerapporteerd hoeveel controles er zijn uitgevoerd en hoeveel PV’s / waarschuwingen zijn toegekend in de loop van 2019. Naast de PV-en waarover hier gerapporteerd wordt creëert de VSI nog impact door middel van administratieve sancties (zoals intrekkingen van vergunningen en voorgestelde terugvorderingen) en PV-en van inlichtingen. De Vlaamse Sociale Inspectie is bevoegd voor 46 van de 49 kernprocessen van het departement WSE. Uitzonderingen zijn regionale toetsing en het VIA. Daarnaast is ze ook bevoegd voor 15 kernprocessen die hoofdzakelijk vallen onder het zeggenschap van het agentschap VDAB. In het afgelopen jaar heeft de Vlaamse Sociale Inspectie in totaal 1.999 controles uitgevoerd binnen 15 kernprocessen. Het aantal uitgevoerde controles is evenwel geen weergave van de dekkingsgraad gezien verschillende projecten immers vaak in één controle worden gebundeld. De meeste controles werden uitgevoerd binnen de kernprocessen arbeidskaarten en beroepskaarten (882 controles of 44% van alle controles), gevolgd door controles op de erkenningen van uitzendkantoren (285 controles) en controles van de erkenningen van de dienstenchequeondernemingen (238 controles). Deze laatste twee kernprocessen maken elk 12% uit van de totale controles uitgevoerd door de Vlaamse Sociale Inspectie. De hierboven genoemde kernprocessen maken dus samen 68% van de controles uit. Het grootste deel van de controles bij arbeidskaarten en uitzendkantoren betreft niet zozeer controles van de erkende kantoren of de afgeleverde kaarten maar zijn eerder opsporingsgericht naar nieterkende uitzend en illegale tewerkstelling.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 38 van 51
Proces- en risicomanagement De nodige inspanningen om het proces- en risicomanagement verder uit te bouwen werden genomen. Zo werd de capaciteit uitgebreid en werd overgegaan tot de werving van een extra business analist om in versneld tempo de kernprocessen, maar ook de ondersteunende processen in kaart te brengen. Het opmaken van de procestekeningen en de risicoanalyse van het takenpakket van de dienst ondersteuning van de Afdeling Sociale Economie en Werkbaar Werk werd uitbesteed aan EY. Op basis van het risicoregister werden verschillende initiatieven geformuleerd om de beheersbaarheid op te krikken. Wat betreft het strategisch risicobeheer werd in 2019 een methodiek ontwikkeld die de organisatie toelaat de risico’s op niveau van de strategische organisatiedoelstellingen te identificeren. Op basis van de thema’s ICT en Monitoring uit de Leidraad Organisatiebeheersing werd een inschatting gemaakt van de mate waarin het departement zich blootstelt aan eventuele risico’s die het behalen van de strategische doelstelling omtrent data en digitaliseren zouden belemmeren, welke beheersmaatregelen ze binnen deze context heeft geïnstalleerd en waar er nog ruimte is voor verbetering. Vanuit het oogpunt risicomanagement kan nog aangegeven worden dat het projectmatig werken stilaan ingeburgerd raakt. Ook bij deze werkvorm is risicomanagement een interessant instrument om de uitvoer beheersbaar te houden.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 39 van 51
4 Organisatiedoelstellingen 4.1 Strategische organisatiedoelstellingen Als resultaat van de strategische oefening en de strategische intentie die daaruit voortvloeide, werden er in 2017 vijf strategische organisatiedoelstellingen geformuleerd rond volgende thema’s: organisatieklimaat, digitalisering en data, leiderschap, belanghebbendenmanagement en communicatie en organisatiebeheersing. Deze doelstellingen hebben (net als de strategische beleidsdoelstellingen) een horizon van 5 jaar.
5 strategische organisatiedoelstellingen SOD 1: In 2023 heeft het DWSE een organisatieklimaat met aandacht voor motivatie en welzijn, waar medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en kwaliteitsvolle interne communicatie het verbinden van talenten ondersteunt. SOD 2: In 2023 beschikt het DWSE over een gedigitaliseerde en data gedreven omgeving die de efficiëntie en toegevoegde waarde van de dienstverlening verhoogt. SOD 3: De managementstijl (leiderschap) garandeert ruimte voor initiatief, ondernemer- en eigenaarschap en is zorgzaam dat people management, organisatiebeheer en kwalitatief hoogstaande dienstverlening elkaar versterken. SOD 4: In 2023 worden relevante (nieuwe en vernieuwende) actoren systematisch betrokken (strategisch relatiebeheer). Het extern communicatiebeleid ondersteunt de dialoog met de verschillende klantengroepen. SOD 5: Een ondersteunend instrumentarium stimuleert en garandeert organisatiematuriteit. Een aantal organisatieprojecten uit 2018 kregen een doorwerking in 2019. Daarnaast werden ook enkele nieuwe accenten gelegd. In totaal werden 7 strategische organisatieprojecten in 2019 uitgewerkt: Titel
Status
4.1.1. Medewerkers erkennen de rol van organisatiebeheersing in het beheersen van hun materie.
Gerealiseerd
4.1.2. Strategische geïntegreerde beleids- en organisatiemonitoring
Gerealiseerd
4.1.3. Een efficiënte risico- en informatiehuishouding
Gerealiseerd
4.1.4. Strategisch datamanagement en databeheer
Gerealiseerd
4.1.5. Het departement WSE zet de klant centraal
Gerealiseerd
4.1.6. Naar een wendbaar leiderschap: een nieuwe leiderschapsidentiteit DWSE
Gewijzigd
4.1.7. Organisatorische uitbouw van de Vlaamse Sociale Inspectie
Gerealiseerd
4.1.8. Transitieproces Syntra Vlaanderen
Gerealiseerd
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 40 van 51
Medewerkers erkennen de rol van organisatiebeheersing in het beheersen van hun materie Gerealiseerd
De inzet van dit project waren een aantal instrumenten ter versterking van organisatiematuriteit en organisatiebeheersing. (1) Met de vooropgestelde instrumenten werd een start genomen: die gestructureerde aanzet draagt bij aan een coherent geheel van verbeterinitiatieven ter versterking van de organisatiematuriteit/-beheersing (2) Een ruimere bekendheid/gedragenheid van de initiatieven rond organisatiematuriteit/-beheersing De doelstellingen van het eerste luik van dit project werden daarmee gerealiseerd. Om het belang van organisatiebeheersing te onderstrepen, zetten we verder in op duidelijke communicatie rond de verschillende thema’s.
(1) Organisatiematuriteit/-beheersing In 2019 werd werk gemaakt van verschillende instrumenten die de organisatiematuriteit van het departement kunnen versterken: de assurance map, het projectmatig werken, risicobeheer op strategisch niveau, een richtinggevend kader voor het belanghebbendenbeheer. Voor het gros van deze instrumenten geldt evenwel dat het vooral een gestructureerde aanzet betreft. Om de beheersinstrumenten aan de man (lees: medewerker) te brengen werd zoveel mogelijk in dialoog gewerkt om de initiatieven in te bedden in de praktijk van de organisatie. Op het niveau van de kernprocessen werden verschillende tevredenheidsmetingen uitgerold. Daarnaast werd geïnvesteerd in het in kaart brengen van de processen van de dienst Ondersteuning Sociale Economie. De door verschillende controleorganen geformuleerde aanbevelingen en de uitvoering van de actieplannen werd trimestrieel opgevolgd. (2) Bredere bekendmaking van de werking rond organisatiematuriteit/-organisatiebeheersing Binnen het deelproject “In de praktijk” werd de doelgroep ‘alle medewerkers’ niet bereikt zoals gepland. Het uitrollen van instrumenten gelinkt aan organisatiebeheersing gebeurde in 2019 vooral langs de geijkte kanalen: de ankerpunten voor organisatiebeheersing, klachten en/of tevredenheidsmetingen; de afdelingshoofden via het directiecomité; diensthoofden voor specifieke interventies en medewerkers van de AAD. Het is een blijvend aandachtspunt voor de DSG om haar werking heerlijk helder te communiceren naar het brede publiek. Door de kerngetallen gelinkt aan de thema’s van organisatiebeheersing in kaart te brengen (tevredenheid, klachten, informatieveiligheid, aanbevelingen uit audits) wordt bijgedragen aan het verrijken van de boordtabel van de kernprocessen.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 41 van 51
Strategische geïntegreerde beleids- en organisatiemonitoring Gerealiseerd
Met dit project werken we toe naar een systeem/kader dat een strategische en geïntegreerde beleids- en organisatiemonitoring mogelijk maakt. M.a.w. een model/systeem voor de integrale opvolging van de strategie van de organisatie, de doelstellingen en onderliggende projecten en processen die ze moet verwezenlijken (zowel beleid als organisatie, en met de beschikbare resources) en de relaties tussen deze elementen, aan de hand van informatie, kengetallen en relevante indicatoren. De fundamenten en contouren van het systeem voor een geïntegreerde beleids- en organisatiemonitoring zijn gerealiseerd. De invulling en operationalisering wordt in 2020 verder uitgewerkt.
Ook in 2019 heeft het departement verder gesleuteld aan het beoogde systeem (kader) voor strategische en geïntegreerde beleids- en organisatiemonitoring. De strategie van de organisatie wordt vanuit de relatie tussen doelstellingen, projecten en processen integraal opgevolgd aan de hand van informatie, kengetallen en relevante indicatoren. Vanuit het oogpunt Organisatiebeheersing werd gewerkt op beheersmaatregelen inzake monitoring, doelstellingenbeheer; proces-, project- en risicomanagement; personeelsbeleid en financieel management. Hoewel er geen finale conceptnota Strategische geïntegreerde beleids-en organisatiemonitoring werd voorgelegd, is de opvolging van de kernprocessen via de boordtabel en de projecten via het projectmatig werken verder geoptimaliseerd via deelmodellen van het meet- en opvolgingssysteem. Deze elementen vormen ook de basis voor het departementaal ondernemingsplan (jaarverslag). Aan de boordtabel beheersmonitoring werden enkele kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren toegevoegd zoals budget en klantentevredenheid. Het onderzoek naar klantentevredenheid heeft een belangrijke link met het belanghebbendenmanagement, maar vooral met het strategisch project “Het Departement WSE zet de klant centraal”. Op basis van de nieuwe structuur van beleidsnota’s en beleids- en begrotingstoelichtingen werd een koppeling voorzien tussen beleidsdoelstellingen en de kernprocessen. Ook de personeels- en opleidingsmonitoring werd ontsloten via HR-dashboards en gelinkt aan de concrete werking van het departement via de boordtabel. Het gros van de gegevens kan via het BI-systeem gerapporteerd worden. Ook het projectmatig werken werd in 2019 verder gekaderd. De begin 2019 opgemaakte projectfiche werd verder uitgewerkt en dient als basis voor de beschrijving van de strategische beleidsprojecten die momenteel in de steigers worden gezet. Voor het beheer van de projecten en het monitoren van de vooruitgang wordt de software Teams uitgerold.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 42 van 51
Een efficiënte risico- en informatiehuishouding Gerealiseerd
Met dit project zetten we in op (1) proces- en risicobeheer, met als concrete gevalideerde uitkomsten: een methodiek, een lijst van prioritaire ondersteunende en sturende processen, een procesbeschrijving en risicoregister per (prioritair) proces en een risicoregister per (strategische) doelstelling. (2) informatiebeheer, met als concrete uitkomsten: een gevalideerd beleid, een gevalideerd informatiebeheersplan, en geoptimaliseerde procedures, processen en tools.
Deze doelstelling werd gerealiseerd. Er werden heel wat producten opgeleverd (methodiek proces- en risicobeheer, lijst van prioritaire processen, procesbeschrijving + risicoregister voor o.m. gebruikersbeheer en materiaalbeheer, risicoregister voor de strategische organisatiedoelstelling 2, het IBP (informatiebeheersplan), sociale economie en werkbaar werk, visie informatiebeheer, archiefprocedures). Voor andere zijn de werkzaamheden lopend of gepland voor 2020 (o.a. risicoregister voor alle strategische organisatiedoelstellingen). (1) Proces en risicobeheer In overleg met de diensten Secretaris- generaal werd een methodiek ontwikkeld die toelaat de risico’s op niveau van de strategische organisatiedoelstellingen te identificeren. Deze methodiek bestond uit een participatieve oefening met diverse sleutelfiguren binnen de organisatie. Op basis van de thema’s ICT en Monitoring uit Leidraad Organisatiebeheersing werden de risico’s in kaart gebracht en werd geëvalueerd of de beheersmaatregelen volstaan. Naar aanleiding van deze oefening werd een overzicht opgesteld van de inherente en de residuele risico’s en een bijhorend actieplan om de risico’s te vermijden. Daarnaast werd ook de organisatiematuriteit ingeschat van de thema’s ICT en Monitoring. Opzet is om in 2020 concrete verbeteracties uit rollen met het oog op het bereiken van de gewenste maturiteit. In 2019 werd een extra business analist aangeworven om in versneld tempo de ondersteunende en sturende processen in kaart te brengen. In 2019 werden alle processen beheerd door de dienst communicatie en de cluster Werkplekdiensten gevalideerd door het directiecomité. (2) Informatiebeheer: In 2019 werd een informatiebeheerder aangeworven. In samenspraak met de diensten werd een planning opgesteld voor de opmaak van een informatiebeheersplan (IBP) voor de volledige organisatie. In 2019 werd een IBP opgemaakt voor de afdeling Sociale Economie en Werkbaar Werk. De validatie van dit plan is voorzien in Q1 2020. Daarnaast werd ingezet op het versneld leegmaken van het archief te Grimbergen, conform de wetgeving. Dit moet immers volledig leeg zijn tegen eind 2020. Focus lag hierbij op de maatregelen GESCO, arbeidskaarten, aanmoedigingspremies en ESF-dossiers. De conform de wetgeving geselecteerde GESCO- en ESF-dossiers werden vernietigd. Momenteel worden de nodige voorbereidingen getroffen om de dossiers aanmoedigingspremies te vernietigen of over te brengen naar het depot in Vilvoorde. In 2020 wordt werk gemaakt van de maatregel arbeidskaarten. In afwachting werd het archief in het Ellipsgebouw opgeschoond. Een laatste punt bestond uit de uitwerking van een integrale visie rond informatiebeheer. Een visietekst werd uitgewerkt en is klaar om door het directiecomité te worden gevalideerd. ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 43 van 51
Strategisch datamanagement en -beheer Gerealiseerd
Dit project beoogt ─ een goede ontsluiting, doorstroming, uitwisseling en koppeling van kwaliteitsvolle data tussen diensten en de afdelingen, en daarbuiten, via een organisatiebreed BI-systeem ─ analyse en visualisatie van onze data, zowel voor intern gebruik als voor (data)gebruikers. Hiermee stellen we enerzijds onze medewerkers maximaal in staat om snellere, meer gedragen of efficiëntere beslissingen te nemen en komen we anderzijds tegemoet aan de informatiebehoeften van onze klanten (berekeningsnota’s, fiscale fiches, open data,…). ─ aandacht te hebben voor innovatieve datatechnieken en technologieën ─ gedeelde open en transparante data(-toepassingen) De jaarlijks gestelde doelen op het vlak van producten en diensten werden ruimschoots gehaald. De komende jaren zal het Departement WSE inspanningen leveren om de data-omgeving te vernieuwen.
In 2019 werd met verschillende initiatieven naar de doelstelling toegewerkt. Hiermee stellen we enerzijds onze medewerkers in staat om snellere, meer gedragen of efficiëntere beslissingen te nemen en komen we anderzijds tegemoet aan de informatiebehoeften van onze klanten: ─ Er werd geïnvesteerd in de stabiliteit en continuïteit van onze huidige data-omgeving. ─ Heel wat data-analyse- en visualisatie-initiatieven inzake de organisatie- en beleidsvoering zijn uitgevoerd, zowel organisatiebreed als per maatregel. ─ Er is succesvol geëxperimenteerd met data-governance-modellen die de beschikbaarheid, bruikbaarheid, integriteit en de veiligheid van de data binnen een organisatie moeten waarborgen. ─ Datascience-technieken werden toegepast en geoptimaliseerd om fraudegevoelige bedrijven op te sporen om gerichtere inspectiecontroles uit te voeren, maar ook om betere budgettaire prognoses te maken voor dienstencheques. ─ In samenwerking met het Departement MOW werd een experimentele toepassing ontwikkeld die via ‘natural language processing’ toelaat om informatie te puren uit parlementaire vragen en deze doorzoekbaar te maken. ─ Verder is veel aandacht gegaan naar het promoten van een datacultuur binnen de organisatie waardoor steeds meer WSE-medewerkers gebruikmaken van de Business Intelligence tool. Het aantal gebruikers is meer dan verdubbeld sinds begin 2018 (van 58 naar 125). Ook het aantal datarapporten/query’s dat men uitvoert binnen de tool is significant gestegen in het afgelopen jaar (+42% t.o.v. 2018). ─ Ten slotte zijn in 2019 de nodige voorbereidingen getroffen voor de modernisering van onze dataomgeving. In de afgelopen jaren is immers naar voren gekomen dat de ICT-componenten van ons huidig dataplatform (Oracle BI) geleidelijk hun grenzen hebben bereikt, en dit dataplaform best zou worden vernieuwd omdat er steeds meer onverenigbaarheden ontstaan met nieuwe technologieën. Daartoe is een nieuwe, toekomstbestendige data-architectuur uitgewerkt en zijn voorbereidingen getroffen om het huidige dataplatform over te zetten naar een nieuwe cloudtechnologie. Dit zal onze data-omgeving wendbaarder maken, beter beveiligen en beter in staat stellen de toenemende groei aan data te ondersteunen en te beheren.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 44 van 51
Het Departement WSE zet de klant centraal Gerealiseerd
Doel van dit project was in te zetten op de klantgerichtheid van het Departement WSE, met name door zicht te krijgen op de verschillende aspecten ervan, er bewustwording en draagvlak rond te creëren, er een geïntegreerde en strategische visie rond te formuleren, en er verbeteracties rond op te zetten. Dit project is grotendeels gerealiseerd: de huidige aandacht voor klantgerichtheid werd in kaart gebracht, er werd draagvlak gecreëerd en een visie uitgewerkt. Verbeteracties staan in de steigers, waarmee het project op schema loopt.
Het project kwam als volgt tegemoet aan de vooropgestelde doelstellingen. ─ Op basis van bilaterale gesprekken met alle operatoneel leidinggevenden formuleerden we twintig stellingen rond klantgerichtheid vanuit het standpunt van de klant. We vroegen vervolgens alle leidinggevenden een prioritering hierin aan te brengen. Zo kregen we aan de hand van de twintig geprioriteerde stellingen een gedetailleerd zicht op de verschillende aspecten van klantgerichtheid binnen het Departement WSE. ─ Doorheen het project – en in het bijzonder in de loop van de workshops – groeide de bewustwording en gedragenheid binnen het departement rond klantgerichtheid. In een eerste workshop kwamen we tot een open dialoog tussen alle operationeel leidinggevenden over verschillende aspecten van klantgerichtheid: wat verstaan we hieronder, hoe belangrijk vinden we welk aspect en hoe ver staan we (in de verschillende diensten) in de toepassing hiervan? In een tweede workshop bouwden we hierop verder en verbreedden we zo het draagvlak naar de algemene diensten, inspectie en beleid. ─ Op basis van een vergelijk tussen de interne visie op een klantgerichte benadering en de verwachtingen van de klant – die telefonisch werd bevraagd –, werd in de workshops toegewerkt naar een geïntegreerde visie op klantgerichtheid. Daaruit kwamen vier kernwaarden naar voor, die het uitgangspunt en houvast zullen worden voor onze dienstverlening naar de klant. Vanuit deze strategische toekomstvisie en kernwaarden wordt in 2020 een plan van aanpak met verbeteracties uitgewerkt. Dit wil onze cultuur rond klantgerichtheid en de waarden ervan sterker laten leven in de organisatie en in ons dagelijks handelen. Daarnaast omvat dit plan ook verbeteracties specifiek op maat en op het ritme van de verschillende diensten en maatregelen.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 45 van 51
Naar een wendbaar leiderschap: een nieuwe leiderschapsidentiteit DWSE Gewijzigd
Doel van dit strategisch project was te komen tot een nieuwe leiderschapsidentiteit binnen het Departement WSE, door na te denken over de accenten, de waarden en de rollen daarvan. Dit strategisch project werd gewijzigd naar aanleiding van een aantal duidelijke signalen uit de personeelspeiling en de risicoanalyse psychosociaal welzijn.
Binnen de dienst Mens en Organisatie werd een strategisch project opgestart rond werkbaar werk dat inzet op zowel welzijnsaspecten, aspecten van werkdruk en werkorganisatie en een cultuur van samenwerking, vertrouwen en duidelijke verwachtingen. Meer informatie hierover is te vinden in hoofdstuk 6 en 7 over doelstellingen m.b.t. welzijn, diversiteit en gelijke kansen.
Organisatorische uitbouw van de Vlaamse Sociale Inspectie Gerealiseerd
Met dit project zetten we in op de verdere organisatorische uitbouw van inspectie, door het uitbouwen van een fraudedetectietool, het onderzoeken van de samenwerkingsmogelijkheden met andere sociaalrechtelijke inspectiediensten en het komen tot een ondersteunende ‘slimme’ handhavingstool. De doelstellingen met betrekking tot de structurele samenwerking werden grotendeels gerealiseerd, evenals die rond de fraudedetectietool en de handhavingstool. Deze laatste twee projecten worden wel verdergezet in de komende jaren.
Het interne proces waarbij meer en meer wordt ingezet op data-gedreven onderzoek en risicoanalyse is prioritair voor de Vlaamse Sociale Inspectie. In 2019 werd de fraudedetectietool voor dienstencheques verder uitgebreid. We beschikken nu onder meer continu over real-time gegevens, en de gegevens werden voor een eerste maal verrijkt met gegevens uit Dimona. Binnen de materie bemiddeling werden de eerste stappen gezet op het gebied van risicoanalyse en er werden zowel administratieve onderzoeken als onderzoeken in het veld geïnitieerd met een methodiek die bedrijfsgegevens kruist met Limosa-gegevens. Daarnaast leidden verschillende gesprekken met de dienst datamining van de RSZ tot de selectie en goedkeuring op de stuurgroep datamining van RSZ van twee concrete fenomenen die aan een gezamenlijke risicoanalyse onderworpen zullen worden. De verdere uitwerking is echter afhankelijk van het multi-tenant platform dat momenteel binnen de analytics-omgeving van de RSZ wordt opgezet. Dit project wordt deze legislatuur verdergezet. In de samenwerking met het federale, intergewestelijke en Benelux-niveau werden in 2019 weer grote stappen gezet: ─ Er is een structurele samenwerking met de federale partners wat betreft risicoanalyse en datamining. ─ Binnen de samenwerking in Benelux-verband werden verschillende initiatieven genomen. ─ Intergewestelijk wordt bekeken of de samenwerkingsovereenkomst die in de vorige legislatuur niet ondertekend geraakte, opnieuw op tafel kan worden gelegd. De ontwikkeling van de slimme handhavingstool nam een grote vlucht in 2019. In het tweede kwartaal van 2019 werd het user experience traject afgerond. Op basis van de resultaten hiervan werd ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 46 van 51
een taskforce samengesteld die een buy&build oplossing moest evalueren. Op basis van verschillende workshops werd één aanbieder weerhouden met een pakket dat het best de noden van de VSI weerspiegelde. Er wordt verwacht dat vanaf januari 2020 kan gestart worden met de nodige ontwikkelingen voor de effectieve implementatie.
Transitieproces Syntra Vlaanderen Gerealiseerd
Na het regeerakkoord, herbevestigd in de beleidsnota, besliste de Vlaamse Regering op 25 oktober om: - Het proces tot afschaffing van Syntra Vlaanderen op te starten met het oog op een mogelijke definitieve afschaffing in 2020; - Het oprichten van een transitiecomité die het proces zou begeleiden; - De secretaris-generaal van het DWSE aan te stellen als waarnemend gedelegeerd bestuurder én transitie manager vanaf 1 november 2019.
Zeer snel werd het transitieproces opgestart, zowel het legistieke, het organisatorische als het personeelsmatige. In goede samenwerking met Syntra Vlaanderen, VDAB en VLAIO werden de eerste belangrijke stappen gezet: - Ontwerpdecreet aanpassing decreten SVL, VDAB, VLAIO – ontwerp overgemaakt aan het kabinet en positief advies IF. Een eerste agendering voorzien op 14 januari 2020; - Alle personeelsleden van Syntra Vlaanderen kregen op 13 december een voorstel van toewijzing aan de ontvangende entiteiten, beslist op het transitiecomité. De definitieve toewijzing gebeurt ten laatste op 31 januari 2020; - Tegelijkertijd werden er werkgroepen opgestart rond Toezicht en Handhaving, Financiën en ICT. Ondertussen werd ook een permanente dialoog opgestart met de Raad van Bestuur van Syntra Vlaanderen, de strategische werkgroepen, het personeel en vakorganisaties en het Vlaams Platform Duaal Leren. Op korte tijd werden reeds verschillende resultaten geboekt.
4.2 Ondersteunende en beheersprocessen Naar aanleiding van de aanbeveling van Audit Vlaanderen in de organisatieaudit om werk te maken van het in kaart brengen van de ondersteunende processen en de hierbij horende risicoregisters is het departement gestart met het uitwerken van de procestekeningen voor de belangrijkste ondersteunende processen, met inbegrip van de risicoregisters. Hierbij wordt zo goed mogelijk rekening gehouden met de noden van de medewerkers van de Afdeling Algemene Diensten, verantwoordelijk voor het correct organiseren van deze processen. Gezien de inspanningen van het departement rond digitalisering en in het bijzonder informatieveiligheid, het personeelsbeleid en het financieel beheer werden ondersteunende processen uit deze hoek prioritair aangepakt.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 47 van 51
5 Doelstellingen opgelegd door regeringsafspraken Aanbevelingen Audit Vlaanderen In 2019 heeft het Departement Werk en Sociale Economie werk gemaakt van verschillende aanbevelingen. Zowel wat betreft de procesaudit Dienstencheques als in het kader van de organisatieaudit waarbij de focus lag op risicobeheer en het thema belanghebbenden. Twee van de in totaal zeven openstaande aanbevelingen hadden een streefdatum voor 30 september 2019. EÊn van de twee aanbevelingen werd zoals gepland gerealiseerd, met name de laatste aanbeveling uit de procesaudit Dienstencheques omtrent de opvolging van de dossierbehandeling ikv inbreukdossiers. Wat betreft het risicobeheer op het niveau van de strategische beleidsdoelstellingen werd de nieuwe doelstellingencascade afgewacht die voortvloeit uit het Regeerakkoord van oktober 2019 en de beleidskeuzes. Deze cascade moet de organisatie in staat stellen om de risicocascade conform uit te tekenen. Om de risico’s van de strategische organisatiedoelstellingen in kaart te brengen is een methodiek ontwikkeld op basis van de beheersdoelstellingen van de leidraad Organisatiebeheersing. De opgebouwde ervaring met risicobeheer op het niveau van de kernprocessen blijft hier de basis. Daarnaast worden de bestaande methodiek en instrumenten verder toegepast op ondersteunende processen en strategische projecten. Wat betreft de mate van risicobeheer met betrekking tot het thema Belanghebbendenmanagement heeft het departement in 2019 verschillende inspanningen geleverd. Voor de vier aanbevelingen werd vooruitgang geboekt: een richtinggevend kader om met belanghebbenden te interageren werd uitgewerkt, om beter te capteren wat leeft bij belanghebbenden zal een vademecum worden gemaakt op basis van de dynamische stakeholderanalyses, om kennis en expertise te borgen wordt gewerkt in clusters en wordt projectwerking versterkt en tevredenheidsmetingen worden sinds eind 2018 gestaag uitgerold.
Opvolging personeelsbesparingen Het departement heeft de afgelopen jaren naast het halen van budgettaire besparing ook actief ingezet op het halen van de personeelsbesparing. Via een regelmatige monitoring en rapportering o.a. aan de beleidsraad werd dit van nabij opgevolgd zodat kritieke posities toch blijvend ingevuld werden en tegelijkertijd het einddoel kon gerealiseerd worden. Eind 2019 werd de volledige personeelsbesparing gerealiseerd. Voor DWSE gold een verdere afbouw van het personeel met 22 personeelsleden (koppen). Op 31 december 2019 bedroeg het aantal personeelsleden 306, wat al een extra besparing betekent van 4 personeelsleden / koppen (deze kunnen in mindering gebracht worden van de nieuwe besparingsoefening deze legislatuur). Door natuurlijke uitstroom en het niet verlengen van tijdelijke contracten, zal het effectief aantal nog verder ///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 48 van 51
afgebouwd worden met de opgelegde 18 personeelsleden (koppen). Met de huidige uitstroomprognoses en reeds aangekondigde pensioneringen zal dit aantal gehaald worden.
6 Doelstellingen m.b.t. welzijn Binnen de organisatie werd vanuit het bredere kader rond het thema ‘Werkbaarheid’ ingezet op het welzijn van de medewerkers. Op basis van de resultaten van de RAPS-i (Risicoanalyse psychosociale aspecten IDEWE) en de PP18 (Personeelspeiling 2018) vond in 2019 een participatief traject plaats binnen het departement om pijnpunten en kansen in kaart te brengen en (verbeter)acties op het vlak van welzijn en werkbaar werk op te zetten. DWSE wil immers zorg dragen voor haar personeelsleden en inzetten op zowel welzijnsaspecten, aspecten van werkdruk en werkorganisatie en een cultuur van samenwerking, vertrouwen en duidelijke verwachtingen. Na een ronde in elke afdeling waarin de secretaris-generaal in alle openheid en respect in dialoog ging met het personeel kwamen medewerkers met diverse profielen uit alle afdelingen samen in een projectgroep en zetten binnen de eigen afdelingen een dialoog op. Via intervisie, dialoog zowel met personeel, vakorganisaties en management definieerde de projectgroep samen met het directiecomité uiteindelijk acht prioritaire actiethema’s die in 2020 en de volgende jaren projectmatig zullen worden uitgewerkt. Deze actiethema’s zijn: werkplek, zorgzame omvang met ziekte, onthaal, leiderschap, werkdruk, waardering, samenwerking en communicatie. In het uitgebreide analysedocument werden de overige actiethema’s uitgeschreven, die niet meteen als prioriteit werden gekozen. Om het onthaalbeleid te verbeteren, bracht de dienst Mens en Organisatie (M&O) al een aantal acties in kaart die meteen in de eerste helft van 2020 verder uitgewerkt worden. Ook werden al initiatieven rond omgaan met zieke collega’s, vertrouwenspersonen en inrichting van de werkplek gestart. Allemaal met als doel om naast een wendbaar en efficiënt departement ook een zorgzaam departement voor de medewerkers te zijn.
7 Doelstellingen m.b.t. diversiteit en gelijke kansen DWSE werkt verder aan het inbedden van een diversiteitsreflex binnen de organisatie, verweven doorheen dienstverlening en werking. In 2019 werden enkele concrete opstartacties ondernomen om deze diversiteitsreflex onder meer te verankeren in het onthaalbeleid. Alle nieuwe medewerkers worden onthaald op eenzelfde waardige en waardevolle manier, met de nodige aandacht voor werkbaarheid. Er zijn ook specifieke bijkomende acties en/of middelen voorzien bij het onthaal van nieuwe personeelsleden uit doelgroepen (bijvoorbeeld specifiek onthaalmateriaal bij personen met een arbeidshandicap, voorzien van een starterstraject met aandacht voor specifieke noden, ...). Dit onthaalbeleid zal in 2020 vertaald en geactualiseerd worden naar een zo sterk mogelijke onthaalpraktijk, niet enkel voor nieuwe medewerkers, maar ook voor studenten (jobstudenten en stagiairs), tijdelijke medewerkers, …
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 49 van 51
Daarnaast wordt sinds 2019 sterk ingezet op personeelsparticipatie. Aan de hand van onder andere bevragingen en het organiseren van werkgroepen wordt aan de personeelsleden gevraagd om actief mee te denken en te werken aan een inclusief M&O-beleid en -praktijk. Een eerste mooi voorbeeld hiervan is het bovengenoemde project Werkbaar Werk, waar met verschillende medewerkers en leidinggevenden via verschillende werkgroepen werd nagedacht over een optimalisatie van de werkorganisatie, -structuur en -cultuur. Het actieplan dat hieruit is ontstaan, zal met de actieve medewerking van onze personeelsleden uitgerold worden in 2020, met oog voor de diversiteit aan medewerkersprofielen en -talenten. Tot slot geven we mee dat de reeds geĂŻntroduceerde acties rond diversiteit en gelijke kansen, zoals de verhoogde aandacht hiervoor bij werving en selectie, stage, (interne) mobiliteit (inclusief reintegratietrajecten), specifiek materiaal bij VTO, enz. gewaarborgd blijven binnen ons M&O-gebeuren. We durven stellen dat de reflex in deze M&O-domeinen reeds goed verankerd is binnen onze organisatie. DWSE blijft ernaar streven om de diversiteitsreflex als rode draad door de organisatie, en dus door het inclusieve M&O-beleid en -praktijk, te laten lopen. Acties worden steeds voorbereid en uitgevoerd op maat van de organisatie en haar personeelsleden, in samenspraak met het management en de medewerkers, en dit binnen de krijtlijnen van de regelgeving en richtlijnen van de Vlaamse overheid.
8 Personeelsplan Het personeelsplan 2016-2017 werd verder uitgevoerd in 2018 en 2019, met bijkomende acties in functie van de continuĂŻteit van de werking en dienstverlening van DWSE. Het personeelsplan schetst een overzicht van de personeelsbehoeften voor een kwalitatieve uitvoering van de (kern)taken van het departement. Deze behoeften worden door de leidend ambtenaar bepaald binnen de marges van het regeerakkoord en de begroting zoals goedgekeurd door het Vlaams Parlement.
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 12/02/2020
Evaluatie ondernemingsplan 2019 Departement WSE
pagina 50 van 51