Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/083
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/083
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 17 december 2020 diende xxx een verzoek in bij de stad Zoutleeuw om een afschrift te verlenen van de volgende documenten : 1. Alle verslagen van alle vergaderingen van het managementteam vanaf 1/08/2018 tot op heden, met de aanduiding welke verslagen zijn goedgekeurd en in voorkomend geval de opmerkingen die door een individueel lid of leden werden gemaakt naar aanleiding van het verloop van een vergadering en/of de redactie van het verslag of welke opmerking ook; 2. alle beslissingen, nota’s, verslagen en andere stukken welke ook waarbij uitvoering wordt gegeven aan de opdracht van het Vast Bureau d.d. 9 juli 2020 aan de algemeen directeur tot implementatie van de maatregelen opgenomen in het rapport van Probis d.d. 20.02.2020 ('organisatiestudie wzc De Vesten'); 3. een overzicht van de herplaatste personeelsleden van het wzc De Vesten, vanaf 01/01/2020 tot op heden, met aanduiding van hun dienst , functie en weddeschaal in het wzc en vermelding van hun huidige dienstfunctie en weddeschaal; 4. een overzicht van het aantal personeelshoofden van het wzc De Vesten die uit dienst zijn getreden, om welke reden ook, vanaf 01/01/2020 tot op heden, met aanduiding van hun dienst en functie; 5. een overzicht van het aantal personeelshoofden van het wzc De Vesten die in dienst zijn getreden vanaf 01/01/2020 tot op heden, met aanduiding van hun dienst en functie; 6. een overzicht van de afwezigheden wegens ziekte van de personeelsleden van het wzc De Vesten, in de vorm zoals die voorheen per kwartaal werd geagendeerd voor het Vast Bureau (per dienst,
www.vlaanderen.be
7.
kortstondige afwezigheden, langdurige afwezigheden, grafische weergave, vergelijking kwartalen en jaren....) en dit per kwartaal voor de jaren 2017, 2018, 2019 en 2020; alle beslissingen, nota’s, verslagen en andere stukken welke ook, waarbij uitvoering wordt gegeven aan de “integratie stad OCMW” in de meest ruime betekenis.
Op 26 januari 2021 werd het openbaarheidsverzoek gedeeltelijk afgewezen door de stad Zoutleeuw. Voor het zevende punt van het verzoek, ‘alle beslissingen, nota’s, verslagen en andere stukken welke ook, waarbij uitvoering wordt gegeven aan de “integratie stad OCMW” in de meest ruime betekenis’, werd om verduidelijking gevraagd omdat dit zou neerkomen op het doorzoeken en screenen van honderden documenten. Verzoekster is nooit ingegaan op deze vraag tot verduidelijking, en stelt dat deze weigeringsgrond niet pertinent is. Op 15 februari 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de voormelde gedeeltelijke weigeringsbeslissing d.d. 26 januari 2021, meer specifiek tegen de niet-openbaarmaking van punten 3 tot en met 7 van het verzoek. Het beroep werd geregistreerd bij de beroepsinstantie op 17 februari 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 17 december 2020. De bestreden beslissing van 26 januari 2021 van de stad Zoutleeuw maakt geen melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Conform artikel II.48 vierde lid Bestuursdecreet start de termijn om beroep in te dienen pas vier maanden na de kennisgeving. De beroepsinstantie merkt echter op dat de stad geen weigeringsbeslissing nam m.b.t. het zevende punt van het verzoek, maar wel conform artikel II. 42 Bestuursdecreet vroeg om de aanvraag te specificeren. Artikel II.43 §2 Bestuursdecreet bepaalt dat als de aanvraag overeenkomstig artikel II.42 kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is, er een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen begint te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft. Verzoekster heeft dit echter nooit gedaan, bijgevolg is de nieuwe antwoordtermijn voor de stad Zoutleeuw nog niet beginnen lopen, en is er a fortiori nog geen beroepstermijn beginnen lopen. Het beroepschrift van 15 februari 2021 is voor de punten 3 tot en met 6 dan ook tijdig en ontvankelijk. Voor punt 7 van het oorspronkelijk verzoek is het beroepschrift onontvankelijk, aangezien de decretale termijn om dit te beantwoorden nog niet verstreken is voor de stad Zoutleeuw. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/083
pagina 2 van 6
van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
In antwoord op het openbaarheidsverzoek van xxx, besliste de stad Zoutleeuw op 26 januari 2021 om de aanvraag gedeeltelijk in te willigen. Alle gevraagde verslagen van het managementteam (punt 1 van het verzoek) werden bezorgd. Ook de stukken onder punt 2 werden bezorgd, met uitzondering van twee beslissingen over acties die ten aanzien van twee personeelsleden genomen werden. Voor punt 6 (een overzicht van de afwezigheden) van het verzoek werden documenten met betrekking tot de jaren 2017, 2018 en 2019 bezorgd. Voor het jaar 2020 werd geen document bezorgd. Voor de overige documenten werd het openbaarheidsverzoek afgewezen. Voor de punten 3 tot en met 5 stelde de stad dat het meedelen van deze personeelsleden met vermelding van dienst, functie en weddeschaal afbreuk zou doen aan de persoonlijke levenssfeer van de personen in kwestie. Voor punt 6 werden de documenten m.b.t. de jaren 2017, 2018 en 2019 bezorgd, maar verklaarde de stad dat voor het jaar 2020 zo’n document niet werd samengesteld. Voor punt 7 van het verzoek (alle documenten ter uitvoering van de integratie stad-OCMW) werd gevraagd om dit nader te specifiëren, omdat de vraag te algemeen geformuleerd was en dit zou neerkomen op het doorzoeken en screenen van honderden documenten. 2. Inhoud van het beroepschrift Verzoekster voert aan dat er geen afdoende motieven zijn om de weigeringen te schragen. Ze stelt ook dat de bestuursdocumenten waarvan een afschrift wordt gevraagd essentieel zijn ter verdediging van de belangen van haar cliënt in vijf lopende procedures: vier beroepen tot nietigverklaring bij de Raad van State en één bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) omwille van een schending van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In het beroep wordt verder ingegaan op de vragen 3 tot en met 7 van het openbaarheidsverzoek, maar wordt niet verwezen naar de niet-ontvangen beslissingen m.b.t. punt 2 van het openbaarheidsverzoek, zodat er mag vanuit gegaan worden dat deze niet het voorwerp uitmaken van het beroep. Voor de derde, vierde en vijfde vraag, stelde verzoekster dat er gevraagd werd naar overzichten. In het kader van dergelijke overzichten kunnen de eventuele gegevens waarvan de openbaarmaking een schending van de persoonlijke levenssfeer zouden kunnen inhouden, worden geanonimiseerd, zodat er geen reden is om de openbaarheid te weigeren, aldus verzoekster. Dat geldt volgens haar ook voor eventueel bij te brengen beslissingen. Artikel II.45 van het Bestuursdecreet verplicht immers tot gedeeltelijke openbaarmaking als informatie waarop een uitzonderingsgrond van toepassing is samen met andere informatie in het bestuursdocument is opgenomen. Verzoekster stelt dat de gevraagde. overzichten voor haar cliënt van belang zijn omdat het bestuur in de periode januari-februari 2020 een 'audit' heeft laten uitvoeren door een consultingbureau, waarin haar cliënt - overigens wél identificeerbaar - wordt vernoemd. Als motivering tot bestelling van deze audit heeft
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/083
pagina 3 van 6
het bestuur onder andere verwezen naar een vermeend abnormaal personeelsverloop en -beheer. Voor een afdoende verweer hiertegen dient haar cliënt dus over de gevraagde overzichten te kunnen beschikken. Wat betreft het zesde gevraagde document, stelt verzoekster dat de gevraagde overzichten van de afwezigheden wegens ziekte worden gegenereerd op basis van beschikbare data aanwezig in de software, gebruikt door de personeelsdienst Er is volgens haar dan ook geen reden om deze gegevens niet te genereren en te bezorgen voor het jaar 2020. Wat de motivering betreft om over deze gegevens te kunnen beschikken wordt verwezen naar het punt hierboven: deze gegevens werden ook opgevraagd door het consulting bureau dat de audit voor het wzc De Vesten heeft uitgevoerd, waarin verzoeksters cliënt identificeerbaar wordt vernoemd en waartegen verweer moet worden gevoerd. Met betrekking tot de gevraagde documenten onder punt 7, stelt verzoekster dat de weigeringsgrond van de stad niet pertinent is. Daar onder de rubriek 'bekendmakingen' op de website van het stadsbestuur van Zoutleeuw op het eerste gezicht geen enkele beslissing te vinden is die verband houdt met de integratie stad-OCMW, gaat het in weerwil van wat in de bestreden beslissing wordt aangevoerd slechts over een beperkt aantal documenten. Het is precies omdat op de website geen besluitvorming desbetreffend wordt vermeld dat de informatie noodgedwongen in meer algemene bewoordingen moet worden opgevraagd. De screening van 'honderden documenten' is bijgevolg niet geloofwaardig, ook al omdat in redelijkheid moet worden aangenomen dat (l) een zorgvuldige werkende overheid van een dergelijk belangrijk project een afzonderlijk gebundelde informatiehouder ('dossier') bijhoudt en (2) deze aangelegenheid in Zoutleeuw pas aan de orde is vanaf 1.06.2020, zijnde de aanvangsdatum van de aanstelling van xxx als algemeen directeur voor beide besturen, gemeente en OCMW. Tot daarvoor was verzoeksters cliënt zelf xxx en hij weet dat er tot op die datum geen omvangrijke beslissingen over de integratie stad-OCMW zijn genomen. Het is overigens in het kader van het beroep bij de Raad van State tegen de aanstelling van de algemeen directeur, dat verzoeksters cliënt over deze informatie moet beschikken.
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de stad Zoutleeuw om wat meer toelichting te vragen. Die gevraagde informatie werd ontvangen op 1, 3, 11 en 16 maart 2021. Met betrekking tot de punten 3 tot en met 6 van het openbaarheidsverzoek, deelde de stad mee dat de gevraagde overzichten als zodanig niet bestaan maar zouden moeten worden gegenereerd. De stad gaf daarbij de volgende gedetailleerde toelichting: 1.
een overzicht van de herplaatste personeelsleden van het wzc De Vesten, vanaf 01/01/2020 tot op heden, met aanduiding van hun dienst, functie en weddeschaal in het wzc en vermelding van hun huidige dienstfunctie en weddeschaal: ‘Er is hiervan geen database voorhanden. De personeelsdienst dient in de individuele personeelsdossiers de betreffende beslissingen van het Vast Bureau te verzamelen en daarvan een lijst te maken met de gevraagde gegevens.’
2. een overzicht van het aantal personeelshoofden van het wzc De Vesten die uit dienst zijn getreden, om welke reden ook, vanaf 01/01/2020 tot op heden, met aanduiding van hun dienst en functie: ‘Een rapport 00094 ‘uit dienst’ in een bepaalde periode kan worden getrokken uit de database xxx. De gegevens vermeld in dit rapport kunnen dan worden getransporteerd naar een excel-document en daarop kan de personeelsdienst bepaalde filters toepassen om bvb. al de mandatarissen eruit te halen. Vervolgens moeten er in dit excel-document nog controlehandelingen worden uitgevoerd om een lijst met de gevraagde gegevens te kunnen bekomen, omdat de gegevens in hoger vermeld
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/083
pagina 4 van 6
rapport geen vermelding van de dienst bevatten (moet manueel worden toegevoegd) en omdat het niet mogelijk is om specifiek op de parameter WZC De Vesten te selecteren.’ 3. een overzicht van het aantal personeelshoofden van het wzc De Vesten die in dienst zijn getreden vanaf 01/01/2020 tot op heden, met aanduiding van hun dienst en functie: ‘Een rapport 00093 ‘in dienst’ in een bepaalde periode kan worden getrokken uit de database xxx. De gegevens vermeld in dit rapport kunnen dan worden getransporteerd naar een excel-document en daarop kan de personeelsdienst bepaalde filters toepassen om bvb. al de mandatarissen eruit te halen. Vervolgens moeten er in dit excel-document nog controlehandelingen worden uitgevoerd om een lijst met de gevraagde gegevens te kunnen bekomen, omdat de gegevens in hoger vermeld rapport geen vermelding van de dienst bevatten (moet manueel worden toegevoegd) en omdat het niet mogelijk is om specifiek op de parameter WZC De Vesten te selecteren.’ 4. een overzicht van de afwezigheden wegens ziekte van de personeelsleden van het wzc De Vesten, in de vorm zoals die voorheen per kwartaal werd geagendeerd voor het Vast Bureau (per dienst, kortstondige afwezigheden, langdurige afwezigheden, grafische weergave, vergelijking kwartalen en jaren....) en dit per kwartaal voor het jaar 2020: ‘Voor het jaar 2020 werd dit niet meer in de gevraagde vorm opgemaakt. De informatie moest tot 2019 worden gehaald uit de CERUSSA-database. De verkregen gegevens werden na interpretatie door een medewerker van de personeelsdienst (bvb. voltijds of deeltijds, re-integratieplannen, deeltijdse werkhervattingen, …) manueel ingevoerd in een excel-sjabloon. Na berekening van de totalen kon ook een grafische weergave met gekleurde balken worden gecreëerd. De opmaak van dergelijke overzichten per kwartaal vergt meerdere uren werk.’ Hieruit blijkt volgens de beroepsinstantie duidelijk dat de gevraagde bestuursdocumenten inderdaad niet bestaan: er bestaat immers geen drager dat de informatie in de gevraagde vorm bevat (overzichten van diverse categorieën personeelsleden). Er bestaan weliswaar personeelsdossiers en databases, maar zoals uiteengezet door de stad zou het diverse complexe bewerkingen en acties vereisen om de gevraagde informatie hieruit te verzamelen. Artikel II.31, derde lid van het Bestuursdecreet bepaalt echter dat de verplichting tot openbaarmaking van een bestuursdocument niet de verplichting meebrengt om het gevraagde bestuursdocument te verwerken of te analyseren. De Memorie van Toelichting bij het Bestuursdecreet stelt ook duidelijk dat een instantie niet verplicht is tot het creëren van een nieuw document op basis van bestaande gegevens. De beroepsinstantie is van oordeel dat het filteren van de gevraagde informatie uit de beschikbare dragers duidelijk een verwerking is, en dat de stad hier bijgevolg niet toe verplicht is. Voor wat betreft deze gevraagde overzichten wordt het beroep dan ook als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 15 februari 2021 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de stad Zoutleeuw wordt als deels onontvankelijk, deels ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 18 maart 2021
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/083
pagina 5 van 6
Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/083
pagina 6 van 6