8 Nr.*
Output Naam*
Indicatoren of Kengetallen*
Nummer 1. Formuleer telkens doelstellingen met onderliggende acties (projecten/processen)/programma's) Indicatoren (met streefwaarden) en kengetallen (zonder streefwaarden) doelstellingen 2. Structureer onder 'Nr'; vb. doelstelling = 1, operationele doelstelling = 1.1 verwijzen naar het uiteindelijke effect of streven aan het einde van de legislatuur, of naar de tussentijdse effecten of streven in het jaar X van het OP.
1. Uitvoering van diverse soorten auditopdrachten bij de entiteiten van de Vlaamse administratie over de periode 2014-2019 en dit gebaseerd op een risico-analyse, afgestemd op de werkzaamheden van de andere audit- en controleactoren.
Uitvoeringsrapportering Streefwaarden en mijlpalen*
Kwantitatieve evaluatie*
Kwalitatieve evaluatie*
Neem bij een indicator ook een streefwaarde op. Voorzie ook mijlpalen voor projecten.
Voeg in jaar X+1 hier de rapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan in jaar X toe. Wat werd gerealiseerd, afgezet t.o.v. streefwaarden en deadlines?
Omschrijving, motivering, opmerkingen, ‌ m.b.t. het resultaat en de kwaliteit ervan, en de geleverde inspanningen.
> evolutie maturiteitsniveau risicomanagement > implementatie vernieuwde aanpak risicomanagement > realisatiegraad auditplanning > evolutie realisatiegraad aanbevelingen
> verwachte stijging (nulmeting 2017: 2,5 risicoidentficatie en -evaluatie, 2,1 risicobeheer) > afdekkingsgraad vernieuwde aanpak mbt. RM: 100% tegen 2019 mbt OA: 100% tegen 2020 > realisatiegraad: planning: 100% > evolutie realisatiegraad aanbevelingen: stijgend
> Goedgekeurde planning
> ja
1.1.1.1. Thema-audits: optimalisatie van vernieuwde methodiek van risicoanalyse en planning: Focus 2019: risico-analyse facilityprocessen binnen de VA
> realisatie actie
>100%
1.1.1.2. Proces-audits: identificatie van de meest risicovolle kernprocessen bij 10-tal entiteiten
> realisatie actie
> 100%
1.1.2.1. Verdere optimalisatie van het concept in overleg met controle-actoren en verdere implementatie > realisatie actie afhankelijk van de medewerking van de andere controle-actoren
> 100%
1.1. Optimalisering van planning en risico-analyse in de Vlaamse administratie, afgestemd op het risicoprofiel van de organisatie, de werkzaamheden van andere controle-actoren (single audit), politieke prioriteiten en input van het management. 1.1.1. Actie: uitrol vernieuwde methodiek van risicoanalyse en planning
1.1.2. Actie: Assurance Mapping
1.2. Uitvoering van auditopdrachten bij de Vlaamse administratie 1.2.1. Uitvoering van 4 evaluaties risicomanagement
> realisatie actie
> 100%
1.2.2. Jaarlijkse actualisatie maturiteit van het risicomanagement bij alle entiteiten van het werkterrein > realisatie actie
> 100%
1.2.3. Uitvoering van 6 organisatie-audits
> realisatie actie
> 100%
1.2.4. Uitvoering thema-audit ICT-organisatie bij een 7 entiteiten en opmaak globaal rapport
> realisatie actie
> 100%
1.2.5. Uitvoering thema-audit Boekhoudkantoor bij 7 entiteiten en opmaak globaal rapport
> realisatie actie
> 100%
1.2.6. Uitvoering van een 8-tal procesaudits
> realisatie actie
> 100%
1.3.1. Uitvoering van forensische opdrachten en adhocopdrachten
> # opgeleverde rapporten
> 100%
1.3.2. Vooronderzoek van klachten/meldingen
> # onderzochte klachten/meldingen
> 100%
> realisatie actie
> 100%
> realisatie actie
> 100%
1.6.1. Opmaak van entiteitsgerichte beleidsgerichte rapporten van het ganse werkterrein in functie van > realisatie actie de uitgevoeerde auditwerkzaamheden in 2019
> 100%
1.3. Forensische opdrachten
1.4. Single audit 1.4.1. Optimalisatie holdingmodel - Implementatie resultaat studieproject Guberna "Begeleiding, rol en verantwoording van het ACVA versus de decentrale auditcomitĂŠs" - Uitwerken prioritaire samenwerkingsdomeinen voortvloeiend uit de QAR van Audit Vlaanderen t.o.v. de decentrale auditdiensten - opstellen handreiking en werkafspraken voor EVA's met een auditcomitĂŠ 1.5. Opvolging van aanbevelingen 1.5.1. Opvolging van de aanbevelingen waarvan streefdatum vervalt in 2019
AUG/19/21.02/DOC.005
1.6. Beleidsgerichte rapporten
1.6.2. Opmaak van VO-breed beleidsgericht rapport 2. Uitvoeren van een audit in elke gemeente en in elke provincie over de periode 20142019 via een combinatie van diverse soorten audits, gebaseerd op een risicobenadering en afgestemd op de werkzaamheden van andere audit- en controleactoren. 2.1. Optimalisering van planning en risicoanalyse in de lokale besturen, afgestemd op het risicoprofiel van de organisatie, de werkzaamheden van andere controle-actoren (single audit), politieke prioriteiten en input van het management.
> realisatie actie
> 100%
> % opgeleverde rapporten in gemeenten vs totaal gemeenten > % opgeleverde rapporten in provincies vs totaal provincies
> stijgend tot 100% in 2019 > stijgend tot 100% in 2019
> Opstellen risico-analyse m.o.o. audits FIM > Opstellen planningsdocumenten ter goedkeuring door auditcomitĂŠ > Goedgekeurde planning lokale besturen > Aantal gemeenten/provincies waarin audits werden uitgevoerd
> ja > ja > ja > 100% bij afwerking auditplan 2019
2.1.1. - Opmaak auditplan 2019 > realisatie acties - Zicht krijgen op de situatie, zodat kan ingeschat worden welke audit het meest zinvol is in een lokaal bestuur 2.2 Uitvoering van risicogebaseerde auditopdrachten in de lokale besturen. 2.2.1. Thema-audits
> 100%
> # opgeleverde rapporten > % opgeleverde rapporten vs geplande rapporten
> streefcijfer : % opgeleverde rapporten = 100
2.2.1.1. Afwerken thema-audit Gemeentelijke premies, subsidies en toelagen en sensibiliseringsacties, opmaak en publicatie globaal rapport en sensibiliseringsacties
> realisatie actie
> 100%
2.2.1.2. Uitvoering van een nader te bepalen aantal audits Beheer sportinfrastructuur, opmaak globaal rapport en uitwerking visie rond sensibilisering
> realisatie actie
> 100%
2.2.1.3. Opmaak risicoanalyse + uitvoeren piloten thema-audit met werktitel Financieel proces
> realisatie actie
> 100%
2.2.1.4. Publicatie globaal rapport thema-audit Budgetbeheer en sensibiliseringsacties
> realisatie actie
> 100%
2.2.1.5. Uitvoering thema-audit Systeem I bij 15-tal lokale besturen
> realisatie acties
> 100%
2.2.1.6. Detectie-oefening op basis van de leerpunten van de thema-audit budgetbeheer
> realisatie acties
> 100%
2.2.2.1. 25 organisatie-audits, met deels zelfstandige uitvoering door externen. - 15 organisatie-audits bij kleine lokale besturen aan de hand van een aangepaste aanpak die hiervoor wordt uitgewerkt. - 10 organisatie-audits volgens de reguliere aanpak
> realisatie acties
> 100%
2.2.2.2. Beslissing over de uitvoering van organisatie-audits met begeleide zelfevaluatie en eventuele verdere uitrol.
> realisatie actie
> 100%
2.2.2.3. Publicatie globaal rapport 2e reeks organisatie-audits
> realisatie actie
> 100%
2.3.1. Uitvoering van niet-geplande opdrachten: incidentgedreven (forensische audit)opdrachten in de lokale besturen.
> # opgeleverde rapporten
> streefcijfer : % opgeleverde rapporten = 100
2.3.2. Vooronderzoek van klachten/meldingen
> # opgeleverde rapporten
> streefcijfer : % onderzochte klachten/meldingen = 100
2.2.2. Organisatie-audits
2.3. Forensische opdrachten
2.4. Single audit 2.4.1. Verdere realisatie van het Single Auditconcept in de lokale besturen door actief bij te dragen aan > opmaak van samenwerkingsovereenkomst(en) de optimale afstemming van het werk van de verschillende controleactoren. > onderhoud van formele en informele contacten met de verschillende controleactoren
> ja
2.5. Opvolging aanbevelingen 2.5.1. Opvolging van de realisatiegraad van de aanbevelingen, uitgebracht naar aanleiding van auditopdrachten in de lokale besturen.
> realisatie actie
> 100%
2.5.2 Opvolging ‘gewone’ aanbevelingen: aanpak optimaliseren
> minimaal 75 opgevolgde besturen
> 100%
2.5.3. Proces voor de opvolging van structurele aanbevelingen optimaliseren
> realisatie actie
> 100%
3. Sensibilisering van de administratie en het politieke niveau en ondersteuning van het > uitvoeren klantenbevragingen na auditopdracht management m.b.t. de versterking van organisatiebeheersing zodat er in het audituniversum > # hits op de sites van Audit Vlaanderen een dynamiek aanwezig is om continu/systematisch te streven naar een effectieve, efficiënte, integere en kwaliteitsvolle overheid. 3.1 Opbouw van een positief imago via diverse communicatie-initiatieven.
> # rapporteringen gebruik digitaal platform > uitvoeren klantenbevragingen na auditopdracht > # hits op de sites van Audit Vlaanderen 3.1.1. Organisatie van een studiedag over 5 jaar Audit Vlaanderen, met een terugblik over de realisaties > realisatie actie in deze 5 jaar en een vooruitblik naar de plannen voor de volgende 5 jaar
> minstens 3 maal per jaar > minstens score 3 op 5 > stijgende tendens > 100%
3.1.2. Presentatie van de auditplanning 2019 op elk managementcomité i.s.m. het Rekenhof
> realisatie actie
> 100%
3.1.3. Communicatie-acties in samenwerking met VVSG (en ABB) voor de nieuw aangestelde lokale bestuursploegen.
> realisatie actie
> 100%
3.1.4. Geven van toelichting aan politiek verantwoordelijken
> overleg auditcomité met kernministers
> 1 maal per jaar
3.1.5. Publicatie van de jaarverslagen
> publicatie jaarverslag
> 1 maal per jaar
3.1.6. Publicatie van nieuwsbrieven aan Vlaamse administratie en lokale besturen
> # gepubliceerde nieuwsbrieven voor Vlaamse administratie > # gepubliceerde nieuwsbrieven voor lokale besturen
> minstens 2 per jaar > minstens 2 per jaar
3.1.7. Onderhoud van de website
> continu onderhoud
> continu
3.1.8. Publicatie van artikels in sectorale tijdschriften
> # publicaties
> minstens 1 per jaar
> # controleprogramma's > # maal coördinerende rol opgenomen
> min. 1 per jaar > minstens 1 x per jaar
3.2. Ondersteuning van het management van het audituniversum bij de systematische uitbouw van effectieve, efficiënte, integere en kwaliteitsvolle organisaties door het aanreiken van diverse instrumenten en medewerking aan trainingen en opleidingen. 3.2.1 Aanreiken van zelfevaluatie-instrumenten en controleprogramma's (of een coördinerende rol opnemen bij de ontwikkeling van materiaal)
3.2.2. Organisatie van studienamiddagen i.s.m. gouverneurs en ABB onder meer over globale rapporten, > realisatie actie voor algemeen directeurs, stafmedewerkers, … van de lokale besturen
> 100%
3.2.3. Ondersteuning van de entiteiten van de Vlaamse administratie m.b.t. risicomanagement, door: - de organisatie van een studiedag - ter beschikking stelling van: * risicotypologie en een risicoregister * goede voorbeelden en lessons learned
> 100%
> realisatie acties
3.2.4. Ter beschikking stellen van goede praktijken die de entiteiten inspiratie geven om te werken aan > # aangeboden goede praktijken voor lokale besturen de organisatiebeheersing 4. Verdere uitbouw van de interne organisatie met het oog op een efficiënte en kwaliteitsvolle > realisatie actie audituitvoering ten behoeve van het uitgebreide en diverse werkveld, waarbij doorgedreven competentie en flexibiliteit, naast de gepaste communicatie- en sensibiliseringsinitiatieven, centraal staan. 4.1. Uitbouw van een hedendaags HR-beleid waarin competentie-/talentmanagement, personeelstevredenheid en diversiteit centrale peilers zijn 4.1.1. Bij nieuwe aanwervingen aandacht schenken aan persoonsgebonden competenties in functie van auditnoodzakelijkheden en binnen het kader van het gelijke kansen- en diversiteitsbeleid
4.1.2. Verdere uitbouw van competentie-/talentmanagement op maat van Audit Vlaanderen.
4.1.3. Onderzoeken welke voorzieningen kunnen getroffen worden om enerzijds het personeel uit te dagen en te motiveren en anderzijds stress te reduceren
> stijgende tendens in vgl met 2014 > stijgende tendens in vgl met 2014 > 100%
> Bepalen van de pijlers waarop het competentie-/talentmanagement geënt wordt
> ja
> functiebeschrijvingen conform functieclassificatie > selectiereglement met conforme functiebeschrijving > werven via doelgroepkanalen > # vrouwen in top-/of middenkader > # personeelsleden met migratieachtergronde > # perrsoneelsleden met arbeidshandicap > realisatie actie
> ja > ja > ja > 33% > 4% > 3% > 100%
> door MAT goedgekeurd HR-plan
> ja
> # rapporteringen aan directieraad (auditplan en tijd) en deelrapporteringen aan teams > # rapporteringen uitvoering ondernemingsplan > # rapporteringen aan auditcomité van de Vlaamse administratie (id) > # rapporteringen aan auditcomité van de lokale besturen (id)
> minstens 10 per jaar > minstens 4 per jaar > minstens 5 per jaar > minstens 5 per jaar
4.2. Verdere uitbouw van een monitoringsysteem waarbij aan de hand van indicatoren en effecten het gevoerde beleid systematisch opgevolgd, geëvalueerd en bijgestuurd wordt, inzonderheid voor wat de risico's betreft die de realisatie van de strategische doelstellingen bedreigen 4.2.1. Het systematisch opvolgen van de auditplanning en gebudgetteerde middelen voor de Vlaamse administratie enerzijds en de lokale besturen anderzijds.
4.2.2. Het systematisch opvolgen van de kredieten en tijdsregistratie voor de Vlaamse administratie enerzijds en de lokale besturen anderzijds.
> # rapporteringen aan directieraad > # rapporteringen aan auditcomité van de Vlaamse administratie > # rapporteringen aan auditcomité van de lokale besturen
> minstens 4 per jaar > minstens 5 per jaar > minstens 5 per jaar
4.2.3. Het systematisch opvolgen van indicatoren m.b.t. sensibilisering en communicatie
> # rapporteringen gebruik digitaal platform
> minstens 3 maal per jaar
4.2.4. Evaluatie van de maturiteit van het risicomanagement van Audit Vlaanderen en inzetten op het > realisatie actie versterken van de organisatiebeheersing/interne controle.
> 100%
4.2.5. Verdere opvolging en uitvoering van de QAR-aanbevelingen en voorbereiding van de QAR die in 2020 wordt uitgevoerd
> 100% > 100%
> Semesteriële opvolging van QAR-aanbevelingen > Opmaak voorbereiding
4.3. Audit Vlaanderen zet ook in 2019 een externe taalcoach in om de auditrapporten en > aantal taalcorrecties, vastgesteld door taalcoach aanverwante communicaties nog helderder te maken. Deze taalcoach heeft als opdracht het taalgebruik in de auditrapporten te helpen optimaliseren via concrete tekstcorrecties én via coaching/advisering van zowel individuele medewerkers als in groep
> dalend aantal correcties in de loop van het jaar
4.4. Optimalisatie van ICT binnen het agentschap 4.4.1. Uitwerking van visie rond het auditeren van en met ICT en plan van aanpak voor de implementatie> hiervan realisatie in actie het agentschap
> 100%
4.4.2. Verdere optimalisatie van de ICT in het agentschap.
> realisatie actie
> 100%
4.4.3. Opbouw ICT-kennis
> realisatie actie
> 100%
4.4.4. Implementatie van het informatiebeheersplan
> realisatie actie
> 100%
4.5.1. Opvolging nieuwe auditmethodieken, technieken en evoluties
> realisatie actie
> 100%
4.5.2. Onderzoeken van datatechnieken ter ondersteuning van audits
> realisatie actie
> 100%
4.5.3. Voorbereiding van interbestuurlijke audits, zodat deze in 2020 worden opgestart.
> realisatie actie
> 100%
4.6. Voorbereiding van het raamcontract voor de uitbesteding van audits
> realisatie actie
> 100%
4.7. Positieve communicatie over de mogelijkheden die de medewerkers hebben om bij te dragen tot CO2-reductie voor de dienstverplaatsingen
> realisatie actie
> 100%
4.5. Verdere uitbouw van instrumenten m.o.o. een efficiënte en kwaliteitsvolle audituitvoering