Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/041
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/041
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 6 december 2020 diende xxx een verzoek in bij de gemeente Kapellen om een afschrift te verlenen van de volgende documenten i.v.m. een klacht die door verzoeker werd ingediend tegen een ambtenaar van de gemeente Kapellen op 15 oktober 2020: - de enveloppe waarop de postdiensten met een sticker officieel de mededeling “onbestelbaar” hebben aangebracht - de oorspronkelijke brief en enveloppe met de poststempel, de datum van de eerste verzending en de vermeende “administratieve fout” in het adres. Op 28 december 2020 werd op het openbaarheidsverzoek niet ingegaan door de gemeente Kapellen. Op 15 januari 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de voormelde beslissing van de gemeente Kapellen. Dit beroep werd geregistreerd op 18 januari 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van verzoeker dateert van 6 december 2020.
www.vlaanderen.be
De beslissing van de gemeente Kapellen dateert van 28 december 2020. Deze beslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het beroepschrift van verzoeker d.d. 15 januari 2021 is tijdig ingediend en wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek
Verzoeker vroeg op 6 december 2020 aan de gemeente Kapellen om een afschrift van de volgende documenten i.v.m. een klacht die door verzoeker werd ingediend tegen een ambtenaar van de gemeente Kapellen op 15 oktober 2020: - de enveloppe waarop de postdiensten met een sticker officieel de mededeling “onbestelbaar” hebben aangebracht - de oorspronkelijke brief en enveloppe met de poststempel, de datum van de eerste verzending en de vermeende “administratieve fout” in het adres.
2. Bestreden beslissing Bij brief van 28 december 2020 liet de gemeente Kapellen aan verzoeker weten dat de oorspronkelijke brief vanuit de gemeente Kapellen wel degelijk tijdig werd verstuurd aan verzoeker. Ingevolge een jammerlijke administratieve fout, kwam deze brief als onbesteld terug bij de gemeente, waarna de ontvangstmelding omtrent de klacht op 13 november 2020 opnieuw (een tweede keer) werd toegestuurd aan verzoeker via een brief.
3. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker stelt in zijn beroepschrift: “T.g.v. een klacht die door mij werd ingediend tegen een ambtenaar van de gemeente Kapellen op 15 oktober 2020 en door haar blijkbaar ontvangen werd op 19 oktober 2020, werd ons pas een ontvangstmelding toegezonden met als datum 13 november 2020, waarbij de opgelegde termijn in artikel 6 van het klachtenreglement van de gemeente Kapellen niet werd gerespecteerd.” Op de uitdrukkelijke vraag van 3 december 2020 waarom de voormelde termijn werd overschreden, ontving verzoeker van de gemeente Kapellen hieromtrent een volgens hem zeer vreemde uitleg, via een e-mail van 4 december 2020, waaruit letterlijk wordt geciteerd:: “Geachte xxx,
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/041
pagina 2 van 4
Het secretariaat staat in voor de administratieve afhandeling van klachten. De ontvangstmelding werd binnen de wettelijke termijn verstuurd, echter door een administratieve fout in het adres kwam deze brief onbesteld terug. Daarop hebben wij onmiddellijk een nieuwe brief verstuurd. Uiteraard onze verontschuldigingen hiervoor. “ Daarom werd op 6 december 2020 uitdrukkelijk gevraagd naar een afschrift van de enveloppe en de oorspronkelijke brief (ontvangstmelding) vanuit de gemeente Kapellen aan verzoeker. Verzoeker neemt geen genoegen met de uitleg die werd verstrekt vanuit de gemeente Kapellen daaromtrent.
4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de gemeente Kapellen, waarbij werd gevraagd om wat toelichting te geven bij dit openbaarheidsverzoek. De algemeen directeur van de gemeente Kapellen heeft aan de beroepsinstantie uitdrukkelijk bevestigd dat de enveloppe en de oorspronkelijke brief vanuit de gemeente Kapellen (de eerste ontvangstmelding in verband met een klacht die door verzoeker werd ingediend tegen een ambtenaar van de gemeente Kapellen op 15 oktober 2020) niet werden bewaard en daarom onmogelijk konden worden bezorgd aan verzoeker. Het gaat volgens de algemeen directeur van de gemeente dus in feite niet om een strikte “‘weigeringsbeslissing” van hun kant. De eerste ontvangstmelding van de gemeente werd volgens de gemeente binnen de wettelijke termijn verstuurd, maar door een administratieve fout in het adres kwam deze brief onbesteld terug naar de gemeente. Dit stuit blijkbaar blijvend op onbegrip bij verzoeker en het is voor de gemeente nog steeds niet duidelijk wat de achterliggende beweegreden is van verzoeker, zodat de gemeente ook niet kan bekijken of en hoe er met verzoeker tot een vergelijk kan gekomen worden. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de gemeente Kapellen niet (meer) in het bezit is van de door verzoeker gevraagde documenten (de teruggestuurde enveloppe en de oorspronkelijke ontvangstmelding vanuit de gemeente Kapellen), daar de gemeente die stukken niet heeft bijgehouden. Daardoor kan er uiteraard ook geen afschrift van verleend worden. Het ingestelde beroep wordt om voormelde redenen dan ook als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/041
pagina 3 van 4
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 15 januari 2021 tegen de beslissing van de gemeente Kapellen wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 15 februari 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/041
pagina 4 van 4