Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/143
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/143
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur
Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedures Op 3 maart 2022 diende xxx (verzoeker) een openbaarheidsverzoek in bij de gemeente Schelle om een afschrift te krijgen van:
“A) de naam en functie van de verantwoordelijke, die zorg en het beheer (mogelijk: vernietiging) van de archieven (bestuurde zijn overuren) effectief waarnam voor de gemeente Schelle. B) Het schriftelijke hetzij elektronische bewijs: de selectielijst, waarop minstens de specificatie voorkomt van verzoekers tussen 1999-2008 gepresteerde, maar vernietigde overuren. Betreffende selectielijst zal aangeven (vermelden) op welke datum en grond de vernietiging is uitgevoerd, door de zorgdrager. 2) Als verwerende partij had de gemeente Schelle, een laatste memorie (noot: de laatste memorie en dus niet de voorlaatste) ingediend bij de Raad van State in de zaak A. 209.656/X-15862 m.b.t. de rechtspleging over ondergetekende. Verzoeker wenst afschrift te bekomen van voormelde neergelegde laatste memorie, inclusief kopie van de samengestelde inventaris. Er wordt hierbij momenteel GEEN kopie van de daarop vermelde inventarisstukken gevraagd! 3) U gelieve een volledig afschrift inclusief alle verzendingsbewijzen, van de uitvoering en genomen beslissingen over mijn ambtshalve ontslag dd. 3.06.2013 per kerende te bezorgen - bij voorkeur electronisch.
www.vlaanderen.be
Hiermee wordt dus zéker bedoeld de beslissingen, de afschriften, de briefwisselingen en bijlagen, inclusief de uitvoering van alle wettelijke verplichtingen, élke kopie aan derden…M.a.w niets door u uit te sluiten, aanhorig aan de uitvoering en nevenkwesties van voormelde ontslag. Eveneens inclusief alle bewijzen van de verzending ervan. Indien per mail bepaalde zaken werden afgehandeld, ook afschrift van betreffende mail aub.” Per brief van 14 maart 2022 willigde de gemeente Schelle het openbaarheidsverzoek van verzoeker als volgt in: A) Sinds 2004 doet de gemeente Schelle beroep op een externe firma voor de archivering. Per dienst werd een verantwoordelijke aangeduid voor het archief B) Er werden geen bestuursdocumenten gevonden 2) De laatste ingediende memorie werd aan verzoeker bezorgd Voor wat betreft het laatste onderdeel (3) bezorgde de gemeente Schelle verzoeker: - Een kopie van haar aangetekend schrijven d.d. 03.06.2013 (met verzendingsbewijs) - Het proces-verbaal van de hoorzitting d.d. 03.06.2016 - Het collegebesluit d.d. 03.06.2013 houdende “Verlies van de hoedanigheid van statutair personeelslid – Ambtshalve ontslag” Voor het overige deelde de gemeente Schelle verzoeker mee dat zijn aanvraag kennelijk onredelijk was en te algemeen en vroeg verzoeker te specificeren van welke documenten hij een afschrift wenste. De gemeente Schelle wees verzoeker er ook op dat zij niet verplicht is om alle bestuursdocumenten te analyseren in het licht van zijn vraag. Als reactie hierop verduidelijkte verzoeker op 20 maart 2022 aan de gemeente Schelle datgene waarvan hij (nog) een afschrift wenste:
“a) Elektronische kopie van uw zending opgesteld 14 maart ll. b) Elektronische kopie van, élk bestuursdocument, die betrekking hebben op de uitvoering van alle verplichtingen, die voortvloeien uit de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse ((andere (zie collegebesluit dd. 3.06.2013, artikel 2)) bepalingen, en al de bewijzen van daadwerkelijke verzending c) Elektronische kopie van de briefwisselingen naar mijn advocaat mr. Hans RIEDER en bewijs verzending. d) Al de overige bestuursdocumenten, inclusief emails, notities op papiertjes of neergeschreven op een kaft, al het overige geconcretiseerd en niet geconcretiseerd in deze vraag — wat rechtstreeks de uitvoering van mijn ambtshalve ontslag dd. 3.06.2013 betreft. e) De naam en functie van de verantwoordelijke (zorgdrager) die mijn overuren beheerde in het archief aub (en graag het telefoonnummer ervan).” Op 27 april 2022 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie omwille van de ontstentenis van beslissing vanwege de gemeente Schelle voor wat betreft punt 3 van zijn oorspronkelijke verzoek. Dit beroep werd geregistreerd bij de beroepsinstantie op 27 april 2022. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 3 maart 2022. Op 14 maart 2022 verzocht de gemeente Schelle verzoeker om zijn oorspronkelijke verzoek te specificeren voor wat betreft punt 3, in toepassing van artikel II.43 §2 Bestuursdecreet. Per mail van 20 maart 2020 heeft verzoeker aan de gemeente Schelle verduidelijkt welke bestuursdocumenten hij wenste te bekomen, waarna
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/143
pagina 2 van 7
voor de gemeente Schelle conform voormeld artikel een nieuwe antwoordtermijn van 20 dagen begon te lopen. Op 27 april 2022, datum van het beroep, was deze termijn inmiddels verstreken zonder dat verzoeker een reactie mocht ontvangen van de gemeente Schelle. Bij ontstentenis van beslissing vanwege de gemeente Schelle over het openbaarheidsverzoek heeft de termijn om in beroep te gaan in toepassing van artikel II.48 Bestuursdecreet bijgevolg geen aanvang genomen. Het beroepschrift is dan ook tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Inhoud van het beroepschrift
Verzoeker dient beroep in aangezien hij de gevraagde documenten niet heeft ontvangen binnen de decretaal voorziene termijn.
2. Toelichting door de gemeente Schelle en bijkomende reacties van verzoeker Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie de gemeente Schelle om een reactie gevraagd. Per mail van 28 april 2022 bezorgde de gemeente Schelle verzoeker vervolgens een afschrift van een aantal documenten. De beroepsinstantie verzocht verzoeker daarop om haar te willen meedelen of deze reactie van de gemeente Schelle voor hem kon volstaan. Op 29 april 2022 stelde verzoeker het volgende:
“Verzoeker had juni 2016 te maken gehad met zware waterschade m.b.t. zijn klassement door overvloedige regenval. Voornamelijk stukken van een tuchtprocedure en ‘aanhorige vragen en wrakingen’ gingen (deels) verloren. Voor zover, al dan niet, niet eerder gedigitaliseerd geworden door verzoeker. Alle verkregen stukken over het ambtshalve ontslag werden veilig elders bijgehouden en de thans overgemaakte stukken stemmen overeen, met degene die Schelle eerder toezond (deze die Schelle aan mezelf gericht hadden). Maar dat kunnen niet alle bestuursdocumenten betreffen zoals opgevraagd! Schelle kan zich niet verschuilen achter ‘niet vinden’ (cf: “u vindt alle teruggevonden documenten in bijlage”) = voor vb. zélf opgestelde uitgaande brieven. Ofwel werden documenten (ook de elektronische versie) vernietigd (met conform legaal bewijs van vernietigen voor te leggen, ofwel bestaan documenten geheel niet én moet dat zo duidelijk kenbaar gemaakt worden.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/143
pagina 3 van 7
Een niet-teruggevonden document kan nog steeds in bezit zijn van de overheid en er kan mogelijk uitleg worden over gegeven, en teruggevonden worden. Over een niet-bestaand bestuursdocument kan zulks niet. Zoals andere gemeenten beschikt Schelle reeds vanaf de vroege jaren 2000 over een geïnformatiseerd briefwisseling systeem, van Remmicom. Als het document bestaat is er helemaal geen lange zoektocht, maar simpelweg toepassing van kennis over opzoekingen in het IT-systeem. Verzoeker zijn grondwettelijk recht van artikel 32 kan niet afhangen van ‘hoe goed (gemotiveerd) een personeelslid van Schelle zoekt en vindt. Als iets ‘niet teruggevonden’ is impliceert dat het normaal wél bestaat en tijdelijk onvindbaar is; of moest bestaan maar verwijderd/vervreemd werd; of onrechtmatig vernietigd werd. Kort gesteld. Niet teruggevonden is minstens een onwillige uitvoering. Na raadpleging vandaag de zending toegekomen gisterenmiddag, in elektronische vorm waarvoor dank. Opgemerkt wordt dat het onmogelijk een volledig ingewilligd verzoek kan zijn.” Per mail van 30 april 2022 voegde verzoeker hieraan toe:
“Mijn grieven zijn, dat ik vaststel dat het ambt van algemeen directeur van Schelle in bijlage ‘deel 2 brief aan xxx TWEE aparte te verstrekken bestuursdocumenten heeft samengevoegd tot één (zie eerste blad) . En dat is tevens afwijkend uitgevoerd dan wat Schelle in haar eerdere openbaarmaking deed. In casu moet het document brief en het document verzendingsbewijs apart! Ander kan ik niet kennisnemen over de volledige brief/bestuursdocument. Zelfde opmerking voor ‘kopie stukken ontslag’ waar het eerste en het 7de document hetzelfde euvel kent. Ik kan bijv. niet kennisnemen over een vermeldde inventaris of een opmerking in ‘PS’. Ik beschouw voormelde ongeoorloofde samenvoegingen als een onwillige uitvoering en wens apart de bestuursdocumenten. Het zijn ook aparte documenten in werkelijkheid.” Naar aanleiding van deze berichten van verzoeker heeft de beroepsinstantie de gemeente Schelle om een bijkomende reactie gevraagd. Op 5 mei 2022 gaf de gemeente Schelle volgende toelichting:
“Volgens verzoeker werden niet alle bestuursdocumenten bezorgd zoals gevraagd. Verzoeker blijft echter in gebreke om specifiek te vermelden welke bestuursdocumenten hem niet zouden zijn bezorgd. Mocht er al een bestuursdocument over het hoofd gezien zijn – wij menen van niet – dan is dit het gevolg van de zeer vage en algemene wijze waarop verzoeker bepaalde onderdelen van zijn vraag tot openbaarheid van bestuursdocumenten heeft geformuleerd. Zo vraagt hij bv. naar “elk” bestuursdocument dat betrekking heeft op bepaalde verplichtingen of een bepaald dossier, zoals zijn ontslag d.d. 3 juni 2013. Naar de mening van het bestuur werden, behoudens het ene document waarnaar hierna nog wordt verwezen, alle bestuursdocumenten betreffende die verplichtingen en dat dossier bezorgd. Gelet op de vage omschrijving van het verzoek werd in het antwoord ook vermeld dat alle “teruggevonden documenten” werden bezorgd. Er is immers geen lijstje om af te vinken: het bestuur heeft gezocht naar alles wat er onder de vraag tot openbaarmaking zou kunnen vallen en die documenten werden bezorgd. Het is in die zin dat het begrip “teruggevonden” moet worden geïnterpreteerd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/143
pagina 4 van 7
De beschuldiging van verzoeker dat de gebruikte bewoordingen van de bestreden beslissing zouden impliceren dat bestuursdocumenten werden vernietigd, is dan ook volkomen onterecht. Op de vraag van verzoeker om aan te geven welke bestuursdocumenten niet bestaan, kan niet worden ingegaan, precies omdat verzoeker geen gedetailleerd overzicht van gevraagde bestuursdocumenten heeft bezorgd, doch enkel een vaag en algemeen omschreven verzoek heeft ingediend. Het bestuur kan niet weten welke bestuursdocumenten er naar de mening van verzoeker nog zouden moeten bestaan, indien hij deze niet benoemt in zijn aanvraag (en niet pas in het kader van een beroep bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur). Verzoeker klaagt in essentie aan dat hij niet alle bestaande bestuursdocumenten zou hebben ontvangen die betrekking hebben op zijn ontslag d.d. 3 juni 2013, de correspondentie daarover met de advocaat die hem in die procedure bijstond, xxx, alsook de afwikkeling van zijn ontslag op sociaalrechtelijk vlak. Zoals blijkt uit de bestreden beslissing en de bijlagen die aan verzoeker werden bezorgd, werden alle gevraagde bestuursdocumenten bezorgd die volgens het bestuur vallen onder de algemene en vage omschrijving in de aanvraag. Indien verzoeker meent dat welbepaalde stukken ontbreken, dan moet hij aangeven om welke bestuursdocumenten het gaat. Het Bestuursdecreet omvat echter niet de verplichting om alle bestuursdocumenten waarvan verzoeker meent dat ze moeten bestaan ook effectief aan te maken (laat staan met terugwerkende kracht van bijna tien jaar tot in 2013). In dat verband kan worden verwezen naar het verwijt van verzoeker dat het bestuur ten tijde van zijn ontslag d.d. 3 juni 2013 naliet alle verplichtingen na te leven die voortvloeien uit artikel 169 van de rechtspositieregeling van de gemeente Schelle, alsook uit de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse andere bepalingen. De regelgeving inzake de openbaarheid van bestuursdocumenten en het beroep bij de beroepsinstantie dienen echter niet tot een oneigenlijk beroep tegen het gemeentebestuur omdat dit nalatig zou zijn geweest in 2013. Op die bemerkingen van verzoeker hoeft dus in principe niet te worden ingegaan. Louter volledigheidshalve wordt opgemerkt dat wel degelijk aan alle verplichtingen werd voldaan. Wat de kennisgeving van het ontslag betreft: aan alle voorschriften (datum van inwerkingtreding, motivering, kennisgeving, …) werd voldaan, zoals blijkt uit de brief d.d. 3 juni 2013 en de beslissing van het college van burgemeester en schepenen d.d. 3 juni 2013 tot ambtshalve ontslag van verzoeker, beide bezorgd aan verzoeker. Uit dezelfde stukken blijkt dat verzoeker werd geïnformeerd over zijn rechten ingevolge de wet van 20 juli 1991 en dat het bestuur aan al die verplichtingen zal voldoen. Het “bestuursdocument dat behoorde te informeren over de verplichtingen ingevolge de wet van 20 juli 1991” werd dus wel degelijk bezorgd. Indien verzoeker meent dat dit een andere vorm of inhoud diende aan te nemen, dan had hij zich ten tijde van die mededeling – in juni 2013 - tot het bestuur, of desnoods tot de bevoegde rechter moeten wenden. Verzoeker kan thans niet aan de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur vragen om het bestuur “te veroordelen” om alsnog een dergelijke kennisgeving te versturen, zoals verzoeker meent dat die er moet uitzien. Waar verzoeker meent dat de “storting” van de bijdragen aan de RRSPPO niet openbaar werd gemaakt, moet worden opgemerkt dat een storting geen bestuursdocument is, maar een materiële verrichting, en dat verzoeker nooit aan het bestuur om een bewijs van betaling heeft gevraagd. Voor alle duidelijkheid: alle te betalen bijdragen werden betaald aan de RSZPPO; dit is overigens geen beleidskeuze, maar een wettelijke verplichting voor het bestuur. Wat de verplichtingen betreft die voortvloeien uit de wet van 20 juli 1991: de documenten die aan verzoeker moesten worden bezorgd, zijn ook aan hem bezorgd, zoals blijkt uit de bestreden beslissing en de bijlagen. Ook ten aanzien van de RSZPPO werden destijds alle verplichtingen vervuld. In aanvulling op de documenten reeds bezorgd aan verzoeker vindt u in bijlage nog de brief van de RSZPPO d.d. 10 juni 2013 met de
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/143
pagina 5 van 7
berekening van de sociale bijdragen die destijds verschuldigd waren en ook werden betaald. De in deze brief vermelde e-mail van de gemeente van 6 juni 2013 werd niet meer teruggevonden; niet alle verstuurde e-mails worden immers op lange termijn bewaard. Deze brief wordt tegelijk aan de verzoeker bezorgd per afzonderlijk bericht, waarvan u eveneens een kopie in bijlage vindt. Van de “uitvoering” van die verplichting bestaan er echter geen bestuursdocumenten, daar die uitvoering gebeurt door de weddecentrale van de gemeente. Verzoeker werpt nog op – opnieuw voor het eerst in zijn beroep bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur – dat de gemeente niet de bestuursdocumenten openbaar maakt hoe zij artikel 9, b) van de wet van 20 juli 1991 toepaste. De gemeente is er op grond van de regelgeving inzake openbaarheid van bestuursdocumenten echter niet toe gehouden uiteen te zetten hoe zij bepaalde wetgeving naleefde. Verzoeker verwijst overigens naar bepalingen die betrekking hebben op zijn sociale rechten nadat hij uit dienst is getreden van het bestuur en die geenszins verplichtingen in hoofde van de gemeente inhouden. De laatste grief van verzoeker – geformuleerd in zijn aanvullende e-mail van 30 april 2022 – toont aan dat verzoeker spijkers op laag water zoekt. Volgens verzoeker heeft de gemeente “ongeoorloofd” twee bestuursdocumenten samengevoegd in één. Het betreft het bewijs van aangetekende verzending dat mee is gekopieerd onderaan de brief die aangetekend werd verzonden. De brief zelf is volledig leesbaar, zodat aan de inzagerechten van verzoeker is voldaan. Het feit dat verzoeker twee nieuwe bestuursdocumenten vraagt, één apart met de brief en één apart met het bewijs van aangetekende zending, is tergend. Wij menen dan ook dat wij als bestuur hebben voldaan aan alle verplichtingen die voortvloeien uit het Bestuursdecreet.” 3. Beoordeling door de beroepsinstantie Naar aanleiding van de door de gemeente Schelle bezorgde reacties in het kader van het voorliggende beroepschrift, kan de beroepsinstantie enkel maar vaststellen dat de gemeente Schelle alles in het werk heeft gesteld om tegemoet te komen aan de verzuchtingen van verzoeker. Zij heeft verzoeker gevraagd van welke documenten hij concreet een afschrift wenste te bekomen, ging vervolgens na welke van die documenten zich bij het bestuur bevonden en bezorgde verzoeker alle gevraagde stukken in het bezit van het bestuur. De beroepsinstantie sluit zich aan bij de gemeente Schelle dat, indien verzoeker hiermee geen genoegen neemt, hij dan ook dient aan te geven van welke bestuursdocumenten hij nog concreet een afschrift wenst. De gemeente Schelle kan volgens de beroepsinstantie bijgevolg niet verweten worden het oorspronkelijke openbaarheidsverzoek onvolledig of onwillig te hebben uitgevoerd. Het beroep dient op dit punt dan ook als ongegrond te worden beschouwd Wat betreft het samenvoegen van gevraagde bestuursdocumenten in één scan (inzake de op 28 april 2022 aan verzoeker bezorgde bijlagen ‘deel 2 brief aan xxx’ en ‘kopie stukken ontslag’, heeft de beroepsinstantie niet kunnen vaststellen of hierbij een volledig afschrift van de gevraagde bestuursdocumenten door de gemeente Schelle werd bezorgd. Het beroep dient op dit punt bijgevolg als gegrond te worden beschouwd, in zoverre niet een volledig afschrift aan verzoeker werd bezorgd van de betreffende documenten, onder voorbehoud van de eventuele toepassing van decretaal bepaalde uitzonderingsgronden.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/143
pagina 6 van 7
Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 27 april 2022 tegen de ontstentenis van beslissing van de gemeente Schelle op zijn openbaarheidsverzoek d.d. 3 maart 2022 is ontvankelijk, deels ongegrond en deels gegrond, in zoverre niet een volledig afschrift aan verzoeker werd bezorgd van de betreffende documenten (bijlagen ‘deel 2 brief aan xxx’ en ‘kopie stukken ontslag’), onder voorbehoud van de eventuele toepassing van decretaal bepaalde uitzonderingsgronden. Bijgevolg dient de gemeente Schelle de op 28 april 2022 aan verzoeker bezorgde documenten in bijlagen ‘deel 2 brief aan xxx’ en ‘kopie stukken ontslag’ volledig te bezorgen, in zoverre niet een volledig afschrift aan verzoeker werd bezorgd van de betreffende documenten en onder voorbehoud van de eventuele toepassing van decretaal bepaalde uitzonderingsgronden.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 6 mei 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/143
pagina 7 van 7