Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/149
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/149
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 31 maart 2022 diende xxx (hierna vermeld als: verzoekster), een verzoek in bij de stad Aalst om een afschrift te bekomen van de volledige bundel documenten met betrekking tot de vergunningsaanvraag van verzoekster die door de stad Aalst werd bezorgd aan xxx, alsook de verantwoording op welke basis deze stukken mochten worden afgeleverd. Op 5 april 2022 weigert de stad Aalst het verzoek in te willigen. Op 2 mei 2022 diende verzoekster beroep in bij de beroepsinstantie tegen de beslissing van de stad Aalst. Dit beroep werd geregistreerd op 3 mei 2022. Op 2 juni 2022 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 31 maart 2022.
www.vlaanderen.be
De beslissing van de stad Aalst dateert van 5 april 2022. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroepschrift van verzoekster d.d. 2 mei 2022 is tijdig ingediend en ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
De bestreden beslissing
De stad Aalst meldt in haar beslissing van 5 april 2022 geen weet te hebben van een document “gescand beroepschrift xxx” dat zou zijn overgemaakt aan xxx. Bij gebrek aan dit document kan de stad Aalst er evenmin een afschrift van bezorgen aan verzoekster.
2. Inhoud van het beroepschrift In haar beroepschrift licht xxx toe dat xxx een verzoekschrift tot vernietiging van haar omgevingsvergunning voor xxx hebben ingediend bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen. In bijlage van dit vernietigingsverzoek waren pagina’s gevoegd uit vertrouwelijke documenten zoals de aankoopakte van xxx. Aangezien de loketbediende van de balie Bouwen en Wonen van de stad Aalst mondeling aan xxx had meegedeeld dat een aanvraag tot afschrift van de documenten uit haar vergunningsdossier sowieso via de Juridische dienst zal gepasseerd zijn, was haar verbazing groot dat de stad Aalst in haar beslissing van 5 april 2022 meedeelt geen weet te hebben van documenten die zouden zijn meegedeeld aan xxx.
3. Toelichting door de stad Aalst Om met kennis van zaken het beroep te kunnen beoordelen contacteerde de beroepsinstantie de stad Aalst voor de nodige toelichting bij het ingestelde beroep. Op 25 mei en 1 en 17 juni 2022 bezorgde de stad de nodige toelichting en stukken aan de beroepsinstantie. De stad Aalst meldt geen kennis te hebben van een verzoek tot openbaarheid van bestuur van xxx, evenmin werd genoteerd wanneer xxx inzage nam in het vergunningsdossier van verzoekster. Er komen dagelijks mensen langs die een dossier willen inkijken en dus is het niet mogelijk hiervan een historiek bij te houden, aldus de toelichting van de stad Aalst.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/149
pagina 2 van 4
Hoewel de beroepsinstantie expliciet vroeg naar een pdf bestand waarin de naam xxx verkeerd als xxx geschreven staat, herhaalt de stad Aalst haar beslissing dat zij geen document “gescand beroepschrift xxx” heeft overgemaakt aan xxx.
4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft alle stukken van het beroepsdossier bestudeerd en stelt vast dat uit een door verzoekster bijgebrachte printscreen van het omgevingsloket blijkt dat de provincie Oost-Vlaanderen per mail dd. 5/7/2021 gericht aan omgevingsloket@aalst.be een pdf-bestand heeft overgemaakt getiteld : “2021010701 – gescand beroepschrift – xxx. pdf”. Hoewel de beroepsinstantie specifiek vroeg naar een document met de fout gespelde naam meldt de stad Aalst op 25 mei 2022 dat zij geen document “gescand beroepschrift xxx” heeft overgemaakt aan xxx. Pas nadat de beroepsinstantie de stad Aalst voormelde printscreen bezorgt, mag zij zonder verdere toelichting dan toch op 1 juni 2022 een pdf-bestand ontvangen getiteld “2021010701 – gescand beroepschrift – xxx. pdf”. Dit pdf-bestand omvat 71 pagina’s zijnde het begeleidend schrijven van xxx en het bij de deputatie van de provincie Oost-Vlaanderen ingediende beroepschrift samen met de geïnventariseerde stukkenbundel. Ook de aankoopakte van verzoekster maakt deel uit van deze stukkenbundel. De beroepsinstantie stelt vast dat de aankoopakte die xxx bij zijn beroepschrift tegen de vergunning van verzoekster voegt identiek is aan de gescande aankoopakte die deel uitmaakt van de stukkenbundel van xxx. Niet alleen stemt de in de hoofding vermelde nummer van de gescande pagina’s (bvb.2_20210701_090109_2_16) telkens overeen maar zelfs de ligging van de pagina’s op het kopieermachine is identiek. Het door xxx gebruikte afschrift van de aankoopakte van verzoekster is dan ook zonder twijfel afkomstig uit het pdf-bestand getiteld “2021010701 gescand beroepschrift – xxx. pdf”. Zelfs de verkeerd gespelde naam van verzoekster in de bestandsnaam werd door xxx overgenomen in zijn inventaris der overtuigingsstukken ingediend bij het beroep bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen tegen de aan verzoekster verleende vergunning. Nochtans bevestigt de stad Aalst op 17 juni 2022 nogmaals expliciet dat in het register van openbaarheid van bestuur op naam van xxx enkel het verzoek van 3 februari 2022 (afschrift van de beslissing van de deputatie in dossier OMV 2021010701) werd geregistreerd. Per mail van 7 februari 2022 werd dit verzoek ingewilligd. In bijlage is enkel de beslissing van de deputatie gevoegd. De beroepsinstantie heeft de vraag en het antwoord van de stad Aalst kunnen inkijken en kan bevestigen dat er naar aanleiding van dit openbaarheidsverzoek geen andere documenten werden bezorgd Wat de door verzoekster gevraagde verantwoording betreft, op welke basis vertrouwelijke documenten uit haar vergunningsdossier mochten worden afgeleverd aan xxx, blijkt uit het voorgaande dat er geen vertrouwelijke documenten door de stad Aalst werden overgemaakt. Een verantwoording kan dan ook niet worden gegeven. Volgens de in artikel I.4.3° van het Bestuursdecreet geformuleerde definitie van een bestuursdocument kan een vraag in het kader van openbaarheid van bestuur slechts betrekking hebben op bestaande documenten. Aangezien in casu de stad Aalst geen andere stukken heeft overgemaakt aan xxx dan de beslissing van de deputatie, bestaat er evenmin een verantwoording daaromtrent. Bij gebrek aan een vraag en dus ook een antwoord waarbij vertrouwelijke stukken zouden zijn overgemaakt, dient het beroep wat dit betreft ongegrond te worden verklaard.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/149
pagina 3 van 4
Nu verzoekster letterlijk een afschrift vroeg van alle documenten (de volledige bundel) die betrekking hebben op haar vergunningsaanvraag en die xxx van de stad Aalst heeft ontvangen, valt de beslissing van de deputatie over de vergunningsaanvraag dan ook strikt gezien onder het voorwerp van het verzoek. Aangezien dit een beslissing betreft in haar eigen vergunningsdossier, zijn er uiteraard geen gronden die het vrijgeven van het document kunnen verhinderen. Het beroep dient wat dit document betreft dan ook gegrond te worden verklaard. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 2 mei 2022 tegen de beslissing van de stad Aalst dd. 5 april 2022 wordt als ontvankelijk en deels gegrond en deels ongegrond beschouwd. Bijgevolg dient de stad Aalst een afschrift te bezorgen van de beslissing van de deputatie.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet). Brussel, 20 juni 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/149
pagina 4 van 4