Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/345
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/345
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 4 december 2020 diende xxx een verzoek in bij het kabinet van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare werken waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van alle documenten en correspondentie, in welke vorm ook, uitgewisseld tussen het kabinet van de Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare werken (de huidige en zijn voorgangers) tussen 01/01/2014 tot en met 04/12/2020, met : Ondernemingen waarvan duidelijk is of bekend is dat zij deel uitmaken van Exxon Mobil Petroleum & Chemical. Doch slechts voor zover deze documenten en correspondentie betrekking hebben op één of meer van de volgende onderwerpen : - De Voorstel van resolutie betreffende een sterk Vlaams klimaatbeleid - De Nationale Energie- en Klimaatplan - De uitfasering van de verbrandingsmotor - Diesel, benzine, biobrandstoffen, Compressed Natural Gas (CNG), Liquid Natural Gas (LNG) en andere alternatieve brandstoffen - De electrische voertuig - CO2 uitstoot gelinkt met transport - Belastingen met betrekking tot voertuigen - Autosolisme - Bedrijfswagens - Auto advertentie - Technologische neutraliteit
www.vlaanderen.be
-
De zones 30 De decarbonisatie De verkeersvrije zones De lichte voertuigen (autos) De bezoeken op de terreinen bezeten door Exxon Mobil Autokeuring en meetapparaten
Het kabinet van Vlaams minister van Mobiliteit en Openbare werken heeft het verzoek tot openbaarmaking bij mailbericht d.d. 18 december 2020 gedeeltelijk geweigerd. Op 21 december 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de voormelde weigeringsbeslissing. Dit beroep werd geregistreerd op 21 december 2020. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 4 december 2020. De gedeeltelijke weigeringsbeslissing van het kabinet van Vlaams minister Peeters dateert van 18 december 2020. Deze beslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het beroepschrift van verzoekster d.d. 21 december 2020 is tijdig ingediend en wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Bij mail d.d. 18 december 2020 heeft het kabinet van Vlaams Minister Peeters het openbaarheidsverzoek gedeeltelijk afgewezen, namelijk wat betreft dat deel van het verzoek dat betrekking heeft op documenten die dateren van vóór oktober 2019. Het kabinet verwijst daarbij naar het feit dat het kabinet pas een overheidsinstantie is sinds 02/10/2019 (moment van de eedaflegging). Gezien de vraag gericht is aan mevrouw Peeters in haar hoedanigheid van minister van Mobiliteit en Openbare Werken, is het zo dat mevrouw Peeters pas sinds 02/10/2019 minister van Mobiliteit en Openbare Werken is, wat maakt dat er geen correspondentie tussen mevrouw Peeters in die hoedanigheid, alsook van haar kabinet, en de diverse bestemmelingen bestaat van vóór 02/10/2019.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/345
pagina 2 van 5
Tevens werd in de weigeringsbeslissing nog aangegeven dat het kabinet van minister Peeters evenmin in het bezit is van documenten die van vóór 02/10/2019 dateren omdat er geen overdracht is geweest van het vorige kabinet. Het kabinet had ook nog aangegeven: “Er is vooralsnog geen wettelijk kader voor het archiveren van kabinetsarchieven. Kabinetsarchieven vallen niet onder het toepassingsgebied van TITEL III, Hoofdstuk 3, Afdeling 5 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, dat het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten regelt. Zie het toepassingsgebied in artikel III.79. Kabinetsarchieven worden als private archieven beschouwd. Wel hebben de ministeriële kabinetten de taak om aan het einde van de legislatuur alle originele administratieve stukken en dossiers (originele ministeriële besluiten, begrotingsakkoord, adviezen IF …) terug te bezorgen aan de bevoegde administraties, die verantwoordelijk zijn voor het archiveren van de bestuursdocumenten. De documenten die u vraagt, vallen echter niet onder deze omschrijving.”
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoekster dient een beroep in tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing vanwege het kabinet van Vlaams minister Peeters, namelijk tegen de afwijzing van haar verzoek voor wat betreft de gevraagde documenten die dateren van vóór oktober 2019. Volgens verzoekster had in casu toepassing gemaakt moeten worden van artikel. II.40. §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, waarin wordt bepaald dat als de aanvraag wordt ingediend bij een overheidsinstantie die het bestuursdocument niet bezit, de overheidsinstantie de aanvraag zo snel mogelijk doorstuurt naar de overheidsinstantie die het document vermoedelijk bezit. Dit is in casu niet gebeurd. Verzoekster stelt nog dat het niet denkbaar is dat de documenten en correspondentie uit de periode van de vorige ambtsdrager simpelweg verdwenen zijn, wat een ernstige overtreding van de archiefwetgeving zou zijn volgens haar. Ze verwijst daarbij naar artikel III.83, §1 van het Bestuursdecreet, waarin wordt bepaald dat “de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bestuursdocumenten van opgeheven, ontbonden of samengevoegde overheidsinstanties wordt overgedragen aan de rechtsopvolger. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuursdocumenten van overheidsinstanties die opgeheven of ontbonden worden zonder rechtsopvolger, wordt overgedragen aan de overheidsinstantie die is aangewezen bij de ontbinding. Overheidsinstanties die gesplitst worden dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor hun bestuursdocumenten over aan de overheidsinstantie die verantwoordelijk wordt voor de taken waaruit de desbetreffende bestuursdocumenten voortvloeien. […] §2. Als een overheidsinstantie opgeheven of ontbonden is zonder dat een rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie aangewezen is, of als een van haar taken is stopgezet, worden de bestuursdocumenten en de bestuurlijke verantwoordelijkheid daarvoor overgedragen aan het depot, vermeld in artikel III.84.”
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat met het openbaarheidsverzoek d.d. 4 december 2020 een aantal documenten worden opgevraagd (correspondentie uit de periode van 1 januari 2014 tot oktober 2019) die dateren van vóór 2 oktober 2019, dit is de datum waarop de huidige Vlaamse Regering is aangetreden. Uit de door de beroepsinstantie ingewonnen informatie is inderdaad gebleken dat het hierbij gaat om documenten die het kabinet van Vlaams minister Peeters niet in het bezit heeft. Bijgevolg heeft het verzoek,
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/345
pagina 3 van 5
in de mate dat het betrekking heeft op correspondentie van 1 januari 2014 tot 2 oktober 2019, betrekking op documenten die geen bestuursdocumenten zijn in de zin van het Bestuursdecreet. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” immers gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. De beroepsinstantie is van oordeel dat het kabinet van Vlaams minister Peeters in de onmogelijkheid was om dat deel van het openbaarheidsverzoek door te sturen naar de overheidsinstantie waarvan het zou vermoeden dat die wel de gevraagde documenten in haar bezit zou hebben. Het gaat hier immers om documenten die behoren tot ministeriële kabinetten uit een eerdere regeringsperiode van de Vlaamse Regering (ambtsperiode 2014-2019) en een ministerieel kabinet is maar te beschouwen als een overheidsinstantie in de zin van artikel II.28, §1 van het Bestuursdecreet voor de periode dat de betrokken Vlaamse ministers deel uitmaken van de termijn van de desbetreffende Vlaamse Regering. Het is immers zo dat de Vlaamse Regering gebonden is aan de verkiezing van het Vlaams Parlement en dit gebeurt telkens voor een periode van 5 jaar. Het huidige openbaarheidsverzoek kon onmogelijk worden doorgestuurd naar de desbetreffende Vlaamse minister uit de vorige Vlaamse Regering, daar dat kabinet op dat ogenblik al ontbonden was en dus niet meer bestond. De beroepsinstantie geeft nog mee dat het niet naleven van de bepaling van artikel II.40, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet (de doorverwijzingsplicht) ook geen sanctie met zich meebrengt, daar het Bestuursdecreet dit niet voorziet. Maar zoals hiervoor uiteengezet, kon het kabinet van Vlaams minister Peeters in dit dossier onmogelijk het openbaarheidsverzoek doorverwijzen naar een andere instantie. De beroepsinstantie wijst er ter verduidelijking op dat er geen wettelijke of decretale verplichting bestaat in hoofde van de Vlaamse ministers of hun kabinetten om bestuursdocumenten waarover deze beschikken, te archiveren of over te dragen aan een Vlaamse minister die hem/haar opvolgt in een nieuwe Vlaamse Regering of diens kabinet. In Titel III, hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet zijn de bepalingen opgenomen voor wat betreft het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (bepalingen die ook in het opgeheven archiefdecreet van 9 juli 2010 voorkwamen): voormelde bepalingen zijn evenwel niet van toepassing op de ministeriële kabinetten van de Vlaamse Regering. Verzoekster verwijst dan ook onterecht naar de bepaling van artikel III.83 van het Bestuursdecreet, daar die decreetbepaling precies deel uitmaakt van Titel III, hoofdstuk 3, afdeling 5 van het Bestuursdecreet, dat dus niet van toepassing is op de ministeriële kabinetten van de Vlaamse Regering. Het beroep is bijgevolg, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, als ongegrond te beschouwen. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 21 december 2020 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing vanwege het kabinet van Vlaams minister Peeters wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 22 december 2020
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/345
pagina 4 van 5
Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/345
pagina 5 van 5