21'(51(0,1*63/$1 ± $JHQWVFKDS YRRU ,QIUDVWUXFWXXU LQ KHW 2QGHUZLMV $*,21
Inhoud 1. INLEIDING......................................................................................................................................... 1 2. RELEVANT KADER......................................................................................................................... 2 2.1. Algemeen beleidskader ........................................................................................................... 2 2.2. Specifiek kader van AGION .................................................................................................... 3 3. INVULLING VAN DE STRATEGISCHE BELEIDS- EN ORGANISATIEDOELSTELLINGEN .................................................................................................. 4 3.1. Beleidsdoelstellingen ............................................................................................................ 5 Strategische beleidsdoelstelling 1: AGION werkt mee aan de conceptnota masterplan scholenbouw .................................................................................................................................. 5 3.2. Organisatiedoelstellingen: recurrente taken en beheersdoelstellingen ............................ 5 • Strategische organisatiedoelstelling 1 Een optimaal beheer verzekeren van de toevertrouwde financiële middelen om een kwaliteitsvolle schoolinfrastructuur te realiseren in het kader van de reguliere subsidiëring. ............................................................ 5 Operationele organisatiedoelstelling 1.1 Het agentschap handelt subsidieaanvragen correct af ........................................................................................................................................ 5 Operationele organisatiedoelstelling 1.2 Het agentschap behandelt subsidieaanvragen en dossiers tijdig. .......................................................................................................................... 6 Operationele organisatiedoelstelling 1.3 Het agentschap volgt de capaciteitsproblematiek op in opdracht van het kabinet. ........................................................ 7 • Strategische organisatiedoelstelling 2 Het stimuleren en mee ondersteunen van samenwerkingsverbanden (tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten)............................................................................................................................ 7 Operationele organisatiedoelstelling 2.1 Dossiers in samenwerking met andere instellingen en overheden (VIPA, VGC, Onroerend Erfgoed) worden door het agentschap behandeld overeenkomstig de van toepassing zijnde regelgevingen. 8 Operationele organisatiedoelstelling 2.2 Samenwerkingsverbanden onderhouden tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten met als doel, door onderzoek en constructieve medewerking, te komen tot een optimaal en efficiënt gebruik van gezonde, energiezuinige, multifunctionele en leefbare scholen. .................................. 8 • Strategische organisatiedoelstelling 3 Uitbouwen en permanent beheren van een kennispunt voor scholenbouw met als doel, door sensibilisering en adviesverlening aan alle betrokkenen bij scholenbouw, het plannings-, ontwerp- en bouwproces van duurzame en functionele schoolinfrastructuur te optimaliseren ........................................... 9 Operationele organisatiedoelstelling 3.1 Het ontwikkelen van een ondersteunende rol ten aanzien van scholen om het plannings-, ontwerp- en bouwproces te optimaliseren zodat een optimaal concept voor functionele en duurzame schoolinfrastructuur kan ontwikkeld worden. ....................................................................................................................... 9 Operationele organisatiedoelstelling 3.2 Het onderzoeken, ondersteunen en begeleiden van innoverende praktijken inzake scholenbouw om innovatieve concepten in de
scholenbouw in Vlaanderen te introduceren en in te spelen op maatschappelijke tendensen en problematieken. ................................................................................................... 9 • Strategische organisatiedoelstelling 4 Beheer van alternatieve financieringsvormen .. 10 Operationele organisatiedoelstelling 4.1 Controles inzake de fysische en financiële normen, de gemeenschapswaarborgen, de hypothecaire mandaten, de zakelijke rechten, de individuele DBFM-contracten, de beschikbaarheidsvergoedingen, de toekenning en de uitbetalingen van de toelagen op de beschikbaarheidsvergoedingen in het kader van het DBFM-programma 'Scholen van Morgen' worden zonder enige uitzondering behandeld volgens de van toepassing zijnde regelgeving. Bovendien zullen procedures, die het agentschap heeft ontwikkeld, correct worden toegepast, overeenkomstig de geldende beslissingen en administratieve afspraken......................... 10 Operationele organisatiedoelstelling 4.2 In het kader van het DBFM-programma 'Scholen van Morgen' brengt het agentschap advies uit op de voorstudie, het voorontwerp en de ontwerpen van het individueel DBFM-contract voor de verschillende projecten en keurt het agentschap de definitieve beschikbaarheidsvergoedingen en de definitieve individuele DBFM-contracten, zoals afgesloten tussen de inrichtende machten en de DBFM-vennootschap, goed. .......................................................................... 11 Operationele organisatiedoelstelling 4.3 Het agentschap staat in voor de uitbetaling van de toelagen op de periodieke en prestatiegebonden beschikbaarheidsvergoedingen voor de verschillende projecten gedurende de looptijd van het DBFM-programma . Het agentschap staat ook in voor de uitbetaling van een basistoelage en een recurrente toelage aan de onderwijskoepels en het Gemeenschapsonderwijs voor hun ondersteuning van het DBFM-programma. ............................................................................ 11 Operationele organisatiedoelstelling 4.4 Opvolging van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma. ..................................................................................................................... 11 Operationele organisatiedoelstelling 4.5 Instaan voor het toekennen van de huursubsidies. ............................................................................................................................. 12 Operationele organisatiedoelstelling 4.6 Instaan voor het toekennen van de energieleningen. ......................................................................................................................... 12 • Strategische organisatiedoelstelling 5 Het verder ontwikkelen en in stand houden van een beleidsadviserende, beleidsvoorbereidende en beleidsevaluerende rol. .................. 13 Operationele organisatiedoelstelling 5.1 Het agentschap levert op eigen initiatief én/of op vraag van de minister binnen de gestelde termijn haar input aan het beleidsondersteunend, beleidsvoorbereidend en beleidsevaluerend werk inzake scholenbouw................................................................................................................................ 13 • Strategische organisatiedoelstelling 6 Het uitbouwen en permanent beheren van een adequaat monitoring- en beleidsevaluatiesysteem om de onderwijsinfrastructuur en het infrastructuurbeleid op te volgen, te evalueren en bij te sturen. .......................................... 14 Operationele organisatiedoelstelling 6.1 Het agentschap voert een schoolgebouwenmonitor uit, met inbegrip van (1) informatie over de kwaliteit en het gebruik van de schoolgebouwen en (2) gegevens over de beschikbaarheid en de behoefte aan ruimte bij onderwijsinstellingen in Vlaanderen. .............................................. 14
Operationele organisatiedoelstelling 6.2 Ontwikkelen en beheren van een adequaat systeem van kennismanagement............................................................................................. 14 • Strategische organisatiedoelstelling 7 Het verder optimaliseren van de interne organisatie gericht op een optimale realisatie van de beleidsdoelstellingen..................... 14 Strategisch project 1 Het agentschap voert driejaarlijks een evaluatie uit naar de tevredenheid van haar klanten. Dit onderzoek richt zich op: (1) de tevredenheid met de wijze waarop de dossiers worden behandeld, (2) de tevredenheid over de informatieverstrekking, de processen en de procedures...................................................... 15 4. HORIZONTALE STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN ......................................................... 15 4.1. Verhogen van de maturiteit van de organisatie.................................................................. 15 4.1.1 AGION geeft gevolg aan de aanbevelingen van Audit Vlaanderen .......................... 16 4.1.2 AGION onderneemt acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen ...................................................................................................................................... 16 4. 2. AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen .......... 16 4.2.1 AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen op het aantal personeelsleden ....................................................................................................... 16 4.2.2 AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. budgettaire besparingen ................................................................................................................................. 16 5. PREVENTIEPLAN ......................................................................................................................... 17 5.1. AGION engageert zich om een welzijnsbeleid te voeren, conform de wettelijke bepalingen. ...................................................................................................................................... 17 5.1.1. AGION stelt prioritaire acties op o.b.v. de risicoanalyses en geeft uitvoering aan het Globaal Preventieplan (GPP), en dit in de vorm van actiepunten die worden opgenomen in een jaaractieplan. ............................................................................................. 17 5.1.2. AGION neemt verdere stappen en acties m.b.t. het voeren van het welzijnsbeleid, waaronder maatregelen om psychosociale belasting veroorzaakt door het werk te voorkomen. .................................................................................................................................. 17 6. DIVERSITEITSPLAN ..................................................................................................................... 18 7. MIDDELEN ...................................................................................................................................... 18 7.1. Personeel ................................................................................................................................. 18 7.2. Financiële middelen ................................................................................................................ 18
1. INLEIDING 1. Voorafgaande opmerking Het oprichtingsdecreet van AGION werd gewijzigd door het decreet van 16 november 2012. In essentie houdt dit in dat het agentschap wordt omgevormd tot een publiekrechtelijk extern verzelfstandigd agentschap (EVA-structuur). Er werden dan ook bepalingen opgenomen in het decreet m.b.t. een raad van bestuur binnen het agentschap en een regeling m.b.t. publiek-private projecten. Door het besluit van de Vlaamse Regering van 20 september 2013 betreffende de raad van bestuur van het extern verzelfstandigd agentschap "Agentschap voor Infrastructuur in het onderwijs", zoals gewijzigd, werden de leden van de raad van bestuur aangesteld.
2. Oprichting Het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs (AGION) werd opgericht per decreet van 7 mei 2004, en dit als een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid (hierna: het decreet). Zoals aangegeven in het vorige punt, werd het agentschap omgevormd tot een EVA.
3. Missie, visie en waarden van AGION a) De missie van agentschap luidt in artikel 4 van het vermelde decreet: “Het Agentschap heeft als missie: 1. bewerkstelligen dat elke onderwijsgebruiker onderwijs geniet in gebouwen en lokalen die aan de voorwaarden inzake hygiëne, veiligheid en bewoonbaarheid voldoen; 2. de aantrekkelijkheid van de schoolgebouwen bevorderen; 3. het onderwijspatrimonium verfraaien; 4. het gebruik van de beschikbare middelen optimaliseren.” Naast de decretale missie heeft AGION ook de volgende missieverklaring aangenomen: "In samenspraak met de gebruikers staat AGION voor het realiseren en ontwikkelen van een functionele en duurzame onderwijsinfrastructuur." b) De visie luidt als volgt: "AGION wordt algemeen erkend als dé partner voor de realisatie van kwaliteitsvolle onderwijsinfrastructuur."
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
1
c) AGION sluit ook aan bij de waarden binnen de Vlaamse overheid: openheid, daadkracht, 360° vertrouwen en wendbaarheid en heeft een aanvullend integriteitscode voor de medewerkers. 4. Kerntaken De kerntaken zijn terug te vinden in artikel 5 van het decreet. Enkele essentiële taken zijn: - subsidiëren van de aankoop, de gehele of gedeeltelijke nieuwbouw of verbouwing, de voorafgaande afbraak- en omgevingswerken en de eerste uitrusting van gebouwen bestemd voor de gesubsidieerde onderwijsinstellingen, centra voor leerlingenbegeleiding of internaten, dit onverminderd het bepaalde in artikel 13, § 2, van de wet van 29 mei 1959 tot wijziging van sommige bepalingen van de onderwijswetgeving; - stimuleren en uitvoeren van net- en beleidsdomeinoverschrijdende samenwerking en coördinatie inzake onderwijsinfrastructuur; - coördinatie, sturing en regie van publiek-publieke en publiek-private samenwerking inzake onderwijsinfrastructuur; - informatieverstrekking, adviesverlening, ondersteuning en begeleiding van de inrichtende machten op het vlak van onderwijsinfrastructuur; - waarborgen van de terugbetaling van kapitaal, intresten en bijhorende onkosten van de leningen aangegaan met het oog op de financiering van het niet door toelage gedekte deel van het totale bedrag van de investering.
2. RELEVANT KADER
2.1. Algemeen beleidskader Het beleid van de Vlaamse Regering dat betrekking heeft op de activiteiten van het agentschap is in essentie omschreven in: -
het Vlaams Regeerakkoord 2019-2024
-
de beleidsnota 2019-2024 Onderwijs
-
de jaarlijkse decreten houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting.
-
de jaarlijkse decreten houdende de uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap
Het agentschap houdt rekening met de beleidsvisies, zoals vastgelegd in alle door de Vlaamse Regering vastgelegde en van kracht zijnde nota’s, plannen en acties, zodra er een raakvlak is met het actieterrein van het agentschap. Het beleid van de Vlaamse Regering zal verder worden aangevuld en gespecificeerd door middel van de jaarlijkse beleidsbrieven van de Vlaamse minister van Onderwijs. AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
2
Alle aanvullingen en aanpassingen aan het overheidsbeleid kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van het ondernemingsplan.
2.2. Specifiek kader van AGION
het decreet van 18 december 2015 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting van de Vlaamse Gemeenschap 2016, hoofdstuk 9, afdeling 18 huursubsidies schoolinfrastructuur
het decreet van 21 december 2018 houdende de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 2019, artikel 25, met de machtiging i.k.v. het Vlaams Klimaatfonds en leningen voor investeringen in hernieuwbare energie in schoolinfrastructuur, zoals gewijzigd
het decreet van 7 mei 2004 tot omvorming van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid "Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs" naar een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap "Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs”, zoals gewijzigd
de wet van 29 mei 1959 tot wijziging van sommige bepalingen van de onderwijswetgeving, zoals herhaaldelijk gewijzigd
het decreet van 25 november 2016 betreffende de alternatieve financiering van schoolinfrastructuur via projectspecifieke DBFM-overeenkomsten
het besluit van de Vlaamse Regering van 16 december 2016 tot oprichting van het projectbureau betreffende de alternatieve financiering van schoolinfrastructuur via projectspecifieke DBFM-overeenkomsten
het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2018 houdende de instelling van de gemeenschapswaarborg in het kader van het projectspecifieke DBFM-programma
het decreet van 7 juli 2006 betreffende de inhaalbeweging voor schoolinfrastructuur
het besluit van de Vlaamse Regering van 5 oktober 2007 houdende vaststelling van de regels die de behoefte aan nieuwbouw of uitbreiding bepalen en van de fysische en financiële normen voor de schoolgebouwen, internaten en centra voor leerlingenbegeleiding
het besluit van de Vlaamse Regering van 26 oktober 2007 betreffende de voorwaarden om de waarborg te verkrijgen van het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs
het besluit van de Vlaamse Regering van 20 september 2013 houdende de regeling van beschikbaarheidstoelage in het kader van de capaciteitsproblematiek binnen het basisonderwijs
het besluit van de Vlaamse Regering van 2 april 2010 betreffende de waarborgen in het kader van de inhaalbeweging voor schoolinfrastructuur Vlaanderen
het besluit van de Vlaamse Regering van 4 mei 2016 houdende de regeling voor huursubsidie voor schoolinfrastructuur
het decreet bestuursdecreet van 7 december 2018
de beslissing van de Vlaamse Regering van 5 december 2014 betreffende de opvolging van doelstellingen in de regeerperiode 2014-2019
het decreet van 29 maart 2019 houdende de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën (VCO)
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
3
het besluit van de Vlaamse Regering van 17 mei 2019 ter uitvoering van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019 (BVCO)
het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid, zoals herhaaldelijk gewijzigd.
3. INVULLING VAN DE STRATEGISCHE BELEIDS- EN ORGANISATIEDOELSTELLINGEN Bij het opmaken van dit ondernemingsplan is rekening gehouden met de richtlijnen voor het opmaken van de ondernemingsplannen 2020-2024 zoals bekendgemaakt in februari 2020. De eerste ondernemingsplannen van een nieuwe regeerperiode hebben dus vooral een meerjarig perspectief. Ze bevatten de beleids- en beheersdoelstellingen en de operationele vertaling ervan in projecten en processen. Er moet ook een invulling van het ondernemingsplan 2020 worden toegevoegd. In het voorliggende ondernemingsplan wordt daarom bij de doelstellingen ook een luik “Invulling in 2020” voorzien. De beleidsdoelstellingen bevatten een operationele vertaling van de beleidsdoelstellingen zoals gestipuleerd in de beleidsnota en de beleidsbrieven onderwijs. De ondernemingsplannen van de volgende jaren zijn een jaarlijkse update en bijsturing hiervan, naar analogie met de beleidsbrieven van de ministers. Het ondernemingsplan van AGION zal ook een invloed impliceren van en rekening houden met het masterplan scholenbouw zoals verder aangegeven. Naast de beleidsdoelstellingen, worden ook de recurrente taken en beheersdoelstellingen van de organisatie vermeld. Daarbij wordt zoveel mogelijk gestreefd om tevens indicatoren te voorzien en eventueel een inschatting van ingezette VTE. De vermelde deadlines kunnen geactualiseerd worden i.f.v. het masterplan. Rekening houdend met de richtlijnen voor het opmaken van het ondernemingsplan, wordt tegelijk zo veel mogelijk de structuur van het ondernemingsplan afgestemd op de structuur van de beleidsnota en de BBT (Beleids- en Begrotingstoelichting). Concreet impliceert dit dat zoveel mogelijk een koppeling gemaakt wordt met het relevante beleidsveld en inhoudelijk structuurelement waarbij ook zo veel als mogelijk verwezen wordt naar de relevante strategische doelstelling uit de beleidsnota onderwijs. Tot slot wordt ook een uitvoeringsrapportering van het ondernemingsplan 2019 toegevoegd.
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
4
3.1. Beleidsdoelstellingen Strategische beleidsdoelstelling 1: AGION werkt mee aan de conceptnota masterplan scholenbouw Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Invulling in 2020 In 2020 wordt binnen het beleidsdomein OV een conceptnota masterplan scholenbouw uitgewerkt. AGION zal hier in opdracht van het kabinet een vooraanstaande en coördinerende rol opnemen. Koppeling SBD 1: Voor de strategische beleidsdoelstelling 1 wordt een inzet geraamd van 2,3 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC01FGD2GY-IS.
3.2. Organisatiedoelstellingen: recurrente taken en beheersdoelstellingen • Strategische organisatiedoelstelling 1 Een optimaal beheer verzekeren van de toevertrouwde financiële middelen om een kwaliteitsvolle schoolinfrastructuur te realiseren in het kader van de reguliere subsidiëring. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 1.1 Het agentschap handelt subsidieaanvragen correct af Indicator Jaarlijks gebeurt een steekproefsgewijze controle van een representatief staal aan dossiers, waarvan een verslag wordt opgemaakt. In dat verslag worden beheersmaatregelen opgenomen n.a.v. eventuele fouten die zouden gedetecteerd zijn en waarvoor verdere acties worden ondernomen. Invulling in 2020
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
5
Gezien de subsidieverlening een recurrente kernopdracht is, behandelt AGION in 2020 doorlopend de subsidieaanvragen voor schoolinfrastructuur. Operationele organisatiedoelstelling 1.2 Het agentschap behandelt subsidieaanvragen en dossiers tijdig. Indicator Minstens 95% van de dossiers worden behandeld binnen de na te streven gemiddelde doorlooptijden per fase. 1. De behandeling van principeakkoorden die ingediend werden met een ontwerp en/of een gunningsvoorstel Er zijn vier soorten dossiers waarvoor volgende normen gelden: - verkorte procedures: binnen vier maanden - gewone procedure: binnen vier maanden - afwijkingen chronologie: binnen vier maanden - spoedprocedure: binnen een maand 2. De behandeling van ontwerpen en gunningen voor dossiers met een principeakkoord: De norm: binnen 2 maanden na ontvangst. 3. De behandeling van betalingsaanvragen. De norm: binnen 1 maand na ontvangst 4. De behandeling betalingsaanvragen voor een eindafrekening: De norm: binnen 3 maanden na ontvangst 5. De behandeling van aanvragen tot goedkeuring van gewaarborgde leningovereenkomsten: De norm: binnen 1 maand na ontvangst 6. De behandeling van afsluitingsbijvoegsels van medeondertekende leningsovereenkomsten: De norm: binnen 1 maand na ontvangst
Invulling in 2020
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
6
Gezien de subsidieverlening een recurrente kernopdracht is, behandelt AGION in 2020 doorlopend de subsidieaanvragen voor schoolinfrastructuur. Operationele organisatiedoelstelling 1.3 Het agentschap volgt de capaciteitsproblematiek op in opdracht van het kabinet. Indicator Het agentschap volgt de capaciteitsproblematiek op, overlegt met het departement en het kabinet en behandelt de subsidiedossiers i.v.m. capaciteit. Invulling in 2020 AGION volgt in 2020 verder de capaciteitsproblematiek op vanuit een kerntaak gericht op onder meer de subsidiëring van schoolinfrastructuur en beleidsondersteuning. En dit vanuit de missie en visie van het agentschap.
Koppeling SOD 1: Voor de strategische organisatiedoelstelling 1 wordt een inzet geraamd van 33,10 VTE gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. Begrotingslink bij de initiële begroting 2020: (In duizend euro) VAK
VEK
Omschrijving
Artikel
75.850
7.984
Capaciteitsprovisie (verdeling wordt later gemaakt dit jaar via herverdelingsbesluit)
FB0-1FGD5BA-IS
Infrastructuursubsidie gesubsidieerd onderwijs
FC0-1FGD5BY-IS
173.445 219.564
249.295 227.548 SOD 1
• Strategische organisatiedoelstelling 2 Het stimuleren en mee ondersteunen van samenwerkingsverbanden (tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten) Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
AGION
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Ondernemingsplan 2020 -2024
7
Operationele organisatiedoelstelling 2.1 Dossiers in samenwerking met andere instellingen en overheden (VIPA, VGC, Onroerend Erfgoed) worden door het agentschap behandeld overeenkomstig de van toepassing zijnde regelgevingen. Indicator Jaarlijks gebeurt een steekproefsgewijze controle van een representatief staal aan dossiers, waarvan een verslag wordt opgemaakt. In dat verslag worden beheersmaatregelen opgenomen n.a.v. eventuele fouten die zouden gedetecteerd zijn en waarvoor verdere acties worden ondernomen. Invulling in 2020 Gezien de subsidieverlening een recurrente kernopdracht is, behandelt AGION in 2020 doorlopend de subsidieaanvragen voor schoolinfrastructuur waarbij ook dossiers in samenwerking met andere instellingen voorkomen.
Operationele organisatiedoelstelling 2.2 Samenwerkingsverbanden onderhouden tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten met als doel, door onderzoek en constructieve medewerking, te komen tot een optimaal en efficiënt gebruik van gezonde, energiezuinige, multifunctionele en leefbare scholen. Indicator Jaarlijks wordt een evaluatierapport opgemaakt. Invulling in 2020 In 2020 kan gewezen worden op de samenwerking met volgende actoren: het departement O&V en de inspectie onderwijs en, de onderwijsnetten, het GO!, VGC, OVAM, de Vlaams Bouwmeester voor o.a. de website Scholenbouwen.be, Onroerend Erfgoed, Beleidsdomein Sport, Vipa en het departement Welzijn. In het kader van energiemaatregelen kan gewezen worden op contacten met VEA, LNE, VEB en andere deskundigen. Koppeling SOD 2, 3, 5 en 6: Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 6,28 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS.
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
8
• Strategische organisatiedoelstelling 3 Uitbouwen en permanent beheren van een kennispunt voor scholenbouw met als doel, door sensibilisering en adviesverlening aan alle betrokkenen bij scholenbouw, het plannings-, ontwerp- en bouwproces van duurzame en functionele schoolinfrastructuur te optimaliseren Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 3.1 Het ontwikkelen van een ondersteunende rol ten aanzien van scholen om het plannings-, ontwerp- en bouwproces te optimaliseren zodat een optimaal concept voor functionele en duurzame schoolinfrastructuur kan ontwikkeld worden. Indicator 1 Jaarlijks worden bouwheren tijdig geïnformeerd via één of meerdere kanalen. 2 Tegen 1 januari 2024 worden minstens 3 initiatieven genomen om de bouwheren te sensibiliseren door goede praktijken. 3 Tegen 1 januari 2024 wordt het Agentschap betrokken bij 5 belangrijke bouwprojecten. 4 Tegen 1 januari 2024 wordt een gestructureerde praktische gids voor scholenbouw opgemaakt die in de eerste plaats de scholen helpt om het bouwproces tot een goed einde te brengen. Invulling in 2020 In 2020 zet het agentschap in op het beantwoorden van vragen (zowel externe als interne) omtrent scholenbouw (zogenaamde Vraag en antwoordlijn). Daarnaast zal AGION het Kennispunt (informatie- en documentatiecentrum als fysieke eenheid) verder updaten en bekendmaken met het oog op vlotte consulteerbaarheid van het bronnenmateriaal. Operationele organisatiedoelstelling 3.2 Het onderzoeken, ondersteunen en begeleiden van innoverende praktijken inzake scholenbouw om innovatieve concepten in de scholenbouw in Vlaanderen te introduceren en in te spelen op maatschappelijke tendensen en problematieken. Indicator
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
9
Tegen 1 januari 2024 wordt het project van de passiefscholen uitgebreid met proefprojecten voor de realisatie van klimaatneutrale scholen. Tegen 1 januari 2024 wordt een bijdrage geleverd rond 3 innovatieve praktijken inzake scholenbouw. Invulling in 2020 In de loop van 2020 blijft AGION de vinger aan de pols houden van BIM-initiatieven door middel van het opvolgen van een BIM-project m.b.t. een school, en door participatie aan de werkgroep BIM binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast wordt ook het ESCO-concept verder bekeken i.k.v. het lopende proefproject met het VEB. Koppeling SOD 2, 3, 5 en 6: Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 6,28 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. • Strategische organisatiedoelstelling 4 Beheer van alternatieve financieringsvormen Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 4.1 Controles inzake de fysische en financiële normen, de gemeenschapswaarborgen, de hypothecaire mandaten, de zakelijke rechten, de individuele DBFM-contracten, de beschikbaarheidsvergoedingen, de toekenning en de uitbetalingen van de toelagen op de beschikbaarheidsvergoedingen in het kader van het DBFMprogramma 'Scholen van Morgen' worden zonder enige uitzondering behandeld volgens de van toepassing zijnde regelgeving. Bovendien zullen procedures, die het agentschap heeft ontwikkeld, correct worden toegepast, overeenkomstig de geldende beslissingen en administratieve afspraken. Indicator Jaarlijks gebeurt een steekproefsgewijze controle van een representatief staal aan dossiers, waarvan een verslag wordt opgemaakt. In dat verslag worden beheersmaatregelen opgenomen n.a.v. eventuele fouten die zouden gedetecteerd zijn en waarvoor verdere acties worden ondernomen. Invulling in 2020 Gezien de behandeling en de betoelaging van de DBFM-dossiers een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2020 doorlopend hiervoor in.
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
10
Operationele organisatiedoelstelling 4.2 In het kader van het DBFM-programma 'Scholen van Morgen' brengt het agentschap advies uit op de voorstudie, het voorontwerp en de ontwerpen van het individueel DBFM-contract voor de verschillende projecten en keurt het agentschap de definitieve beschikbaarheidsvergoedingen en de definitieve individuele DBFM-contracten, zoals afgesloten tussen de inrichtende machten en de DBFM-vennootschap, goed. Indicator De contractueel opgelegde doorlooptijden worden voor 100% gerespecteerd. Invulling in 2020 Gezien de behandeling en de betoelaging van de DBFM-dossiers een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2020 doorlopend hiervoor in. Operationele organisatiedoelstelling 4.3 Het agentschap staat in voor de uitbetaling van de toelagen op de periodieke en prestatiegebonden beschikbaarheidsvergoedingen voor de verschillende projecten gedurende de looptijd van het DBFM-programma . Het agentschap staat ook in voor de uitbetaling van een basistoelage en een recurrente toelage aan de onderwijskoepels en het Gemeenschapsonderwijs voor hun ondersteuning van het DBFM-programma. Indicator Jaarlijks gebeurt een steekproefsgewijze controle van een representatief staal aan dossiers, waarvan een verslag wordt opgemaakt. De contractueel opgelegde betalingstermijnen en de vigerende regelgeving worden 100% gerespecteerd. Invulling in 2020 Gezien de behandeling en de betoelaging van de DBFM-dossiers een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2020 doorlopend hiervoor in. Operationele organisatiedoelstelling 4.4 Opvolging van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma. Indicator De afgevaardigd bestuurder vervult zijn rol m.b.t. publiek-private samenwerking in opdracht van de Vlaamse Regering overeenkomstig het oprichtingsdecreet en AGION voert hierbij het decreet uit betreffende de
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
11
alternatieve financiering van schoolinfrastructuur via projectspecifieke DBFMovereenkomsten. Invulling in 2020 In 2020 staat AGION verder in voor de opmaak van de opdrachtdocumenten, het voeren van de selectiefase indien hiervoor een mandaat werd gegeven door de inrichtende macht, het goedkeuren van finale opdrachtdocumenten en neemt deel aan het projectbureau. Koppeling OOD 4.1 tot 4.4: Voor de strategische organisatiedoelstelling 4 wordt een inzet geraamd van 12,69 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. Daarnaast is er een link met begrotingsartikel FC0-1FGD2BY-IS (DBFM, huursubsidie en rentetoelage) ten belope van 88.740.000 euro bij de initiële begroting 2020 voor wat het DBFM-programma Scholen van Morgen betreft.
Operationele organisatiedoelstelling 4.5 Instaan voor het toekennen van de huursubsidies. Indicator AGION zorgt voor het lanceren van de oproep voor huursubsidies, de selectie en rangschikking van de aanvragen en de betaling van de huursubsidies overeenkomstig het reglementair kader voor de huursubsidies. De streeftermijn tussen de uiterste datum voor de inrichtende machten om zich kandidaat te stellen naar aanleiding van een oproep en het agenderen op de raad van bestuur bedraagt 6 maanden. Invulling in 2020 In 2020 zorgt AGION voor een evaluatie van de huursubsidie in opdracht van de minister, en bereidt een volgende oproep voor. Koppeling OOD 4.5: Voor de strategische organisatiedoelstelling 5 wordt een inzet geraamd van 0,50 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. Daarnaast is er een link met begrotingsartikel FC0-1FGD2BY-IS (DBFM, huursubsidie en rentetoelage) ten belope van 9.584.000 euro bij de initiële begroting 2020. Operationele organisatiedoelstelling 4.6 Instaan voor het toekennen van de energieleningen. Indicator AGION zorgt voor het behandelen van de aanvragen en de toekenning van de energieleningen overeenkomstig het reglementair kader voor de AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
12
energieleningen. De streeftermijn tussen de ontvangst van een volledig en correct ingediend dossier en de formele goedkeuring van de ontwerpcontracten, bedraagt 3 weken. Invulling in 2020 Gezien de behandeling en de betoelaging van de energieleningen een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2020 doorlopend hiervoor in. Koppeling OOD 4.6: Voor de operationele organisatiedoelstelling 4.6 wordt een inzet geraamd van 0,4 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. Daarnaast is er een link met begrotingsartikel FC0-1FGD5BY-IS (DBFM, huursubsidie en rentetoelage) ten belope van 3.938.000 euro bij de initiële begroting 2020. • Strategische organisatiedoelstelling 5 Het verder ontwikkelen en in stand houden van een beleidsadviserende, beleidsvoorbereidende en beleidsevaluerende rol. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 5.1 Het agentschap levert op eigen initiatief én/of op vraag van de minister binnen de gestelde termijn haar input aan het beleidsondersteunend, beleidsvoorbereidend en beleidsevaluerend werk inzake scholenbouw. Indicator Opgemaakte en ingediende beleidsadviezen ten behoeve van de minister. Op vraag van de minister wordt er binnen de gestelde termijn een relevante en goed onderbouwde input geleverd. Invulling in 2020 AGION levert in 2020 de nodige input ten behoeve van de minister op het vlak van beleidsondersteuning, beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie inzake scholenbouw. Koppeling SOD 2, 3, 5 en 6: Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 6,28 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS.
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
13
• Strategische organisatiedoelstelling 6 Het uitbouwen en permanent beheren van een adequaat monitoring- en beleidsevaluatiesysteem om de onderwijsinfrastructuur en het infrastructuurbeleid op te volgen, te evalueren en bij te sturen. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Operationele organisatiedoelstelling 6.1 Het agentschap voert een schoolgebouwenmonitor uit, met inbegrip van (1) informatie over de kwaliteit en het gebruik van de schoolgebouwen en (2) gegevens over de beschikbaarheid en de behoefte aan ruimte bij onderwijsinstellingen in Vlaanderen. Indicator Tegen 31 december 2024 is de voorbereiding van een nieuwe bevraging gebeurd i.k.v. de schoolgebouwenmonitor. Operationele organisatiedoelstelling 6.2 Ontwikkelen en beheren van een adequaat systeem van kennismanagement Indicator Er wordt blijvend ingezet op het halen van beleidsrelevante kennis uit subsidiedossiers. Invulling in 2020 Gezien de behandeling en de betoelaging van de subsidiedossiers een recurrente kernopdracht is, staat AGION in 2020 doorlopend in voor deze doelstelling. Koppeling SOD 2, 3, 5 en 6: Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 6,28 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS. • Strategische organisatiedoelstelling 7 Het verder optimaliseren van de interne organisatie gericht op een optimale realisatie van de beleidsdoelstellingen. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Indicator
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
14
De raad van bestuur ondersteunen en de vergaderingen voorbereiden. Er worden acties ondernomen voor de verdere optimalisatie van de interne organisatie. Invulling in 2020 De raad van bestuur wordt in 2020 ondersteund en de vergaderingen worden voorbereid. Verder wordt rekening gehouden met relevante evoluties binnen de Vlaamse overheid en de mogelijke impact of opportuniteiten die deze bieden. Koppeling SOD 7 : Voor de vernoemde strategische organisatiedoelstellingen wordt een inzet geraamd van 3,80 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC0-1FGD2GY-IS.
Strategisch project 1 Het agentschap voert driejaarlijks een evaluatie uit naar de tevredenheid van haar klanten. Dit onderzoek richt zich op: (1) de tevredenheid met de wijze waarop de dossiers worden behandeld, (2) de tevredenheid over de informatieverstrekking, de processen en de procedures. Beleidsveld Inhoudelijk structuurelement Beleidsnota Onderwijs
Ondersteuning van het onderwijsveld Onderwijsinfrastructuur Overkoepelende Strategische Doelstelling 4 Het capaciteitstekort aanpakken en investeren in schoolinfrastructuur
Indicator Tegen 31 december 2023 is een nieuwe bevraging gebeurd over de tevredenheid van de klanten van AGION.
Koppeling SP1 : Voor het vernoemde strategische project wordt een inzet geraamd van 0,2 VTE, gelinkt aan een pro rata verdeling van het begrotingsartikel FC01FGD2GY-IS.
4. HORIZONTALE STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN
4.1. Verhogen van de maturiteit van de organisatie
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
15
4.1.1 AGION geeft gevolg aan de aanbevelingen van Audit Vlaanderen 4.1.2 AGION onderneemt acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen Invulling in 2020 In 2020 ligt de focus op de volgende aspecten. - actieve participatie en opvolging van de activiteiten binnen het beleidsdomeinoverschrijdende netwerk Organisatiebeheersing. - afstemming met de collega stafleden binnen het Beleidsdomein O&V. - intern overleg en verdere opvolging van de organisatiebeheersing en risicomanagement. - uitbouwen van het risicomanagement rekening houdend met de informatie en ervaringen binnen het netwerk Organisatiebeheersing, binnen en buiten de Vlaamse Overheid - het opvolgen en uitvoeren van aanbevelingen door Audit Vlaanderen - werken aan een geïntegreerd en gecoördineerd integriteitsbeleid - evalueren van de tweejaarlijkse personeelspeiling binnen de Vlaamse overheid om actiepunten te detecteren - opvolgen van IT-evoluties binnen de Vlaams overheid - bekijken van mogelijkheid tot hergebruik reeds elders beschikbare gegevens/data voor de kerntaken van het agentschap - het voorzien van voldoende vormingsmogelijkheid voor de medewerkers - verdere invulling geven aan de campagne Heerlijk Helder van de Vlaamse overheid
4. 2. AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen 4.2.1 AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen op het aantal personeelsleden 4.2.2 AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. budgettaire besparingen Invulling in 2020
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
16
AGION volgt de verdere evoluties op m.b.t. beslissingen in verband met de besparingen. Op basis van de informatie beschikbaar op moment van het opmaken van het voorliggende ondernemingsplan, houdt de personeelsbesparing in dat AGION op het einde van de legislatuur 2 koppen dient te besparen wat dus een vermindering inhoudt van 70 koppen naar 68 koppen. Deze besparingen kunnen in principe gerealiseerd worden door een natuurlijke uitstroom.
5. PREVENTIEPLAN
5.1. AGION engageert zich om een welzijnsbeleid te voeren, conform de wettelijke bepalingen. 5.1.1. AGION stelt prioritaire acties op o.b.v. de risicoanalyses en geeft uitvoering aan het Globaal Preventieplan (GPP), en dit in de vorm van actiepunten die worden opgenomen in een jaaractieplan. 5.1.2. AGION neemt verdere stappen en acties m.b.t. het voeren van het welzijnsbeleid, waaronder maatregelen om psychosociale belasting veroorzaakt door het werk te voorkomen. Invulling in 220 Volgende elementen kunnen vernoemd worden i.k.v. het welzijnsbeleid AGION neemt de aanbevelingen mee van de arbeidsgeneesheer / externe preventieadviseur geformuleerd in het verslag naar aanleiding van de jaarlijkse bedrijfsrondgang. AGION voert de wettelijk voorziene bepalingen uit in het kader van Welzijn en Preventie op het Werk: Jaarlijkse bedrijfsrondgang door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk Jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk indienen bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. PTOW (plaats- en tijdsonafhankelijk werken) verder implementeren. Intern verspreiden van communicatie en informatie met betrekking tot welzijn. Verdere uitrol van acties in kader van de Risicoanalyse Beeldschermwerk. Verdere uitrol van acties in kader van de Risicoanalyse Psychosociaal welzijn.
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
17
6. DIVERSITEITSPLAN AGION heeft als doelstelling om diversiteit te verankeren in de organisatie en heeft aandacht voor gelijke kansen bij instroom en doorstroom. Invulling in 2020 AGION hecht in 2020 doorlopend aandacht aan dit punt zowel bij de instroom als via inspanningen gericht op de personeelsleden op de werkvloer. Concreet impliceert dit het verspreiden van communicatie en informatie aangereikt door de dienst Diversiteitsbeleid, rapportering van de gelijke kansen en diversiteitsacties. Er wordt uitvoering gegeven aan het diversiteitsplan 2018-2020 met aandacht voor elementen zoals het verankeren van de diversiteit in de organisatie, talentgericht HR-beleid, gelijke kansen, anti-discriminatie. Bij dit alles houdt AGION rekening met de ontwikkeling binnen de Vlaams overheid m.b.t. diversiteit en gelijke kansen.
7. MIDDELEN 7.1. Personeel Het personeelskader voor 2020 ziet er als volgt uit:
Totaal 2019
Totaal 2019
A 24
B 18
A 3
B 0
Statutair
Contractueel
C 21
D 2
Totaal 65
C 2
D 0
Totaal 5
7.2. Financiële middelen AGION beschikt in 2020 over de volgende financiële middelen om de opdrachten uit te voeren: VAK
VEK
285.267 380.340
AGION
Ondernemingsplan 2020 -2024
18
BIJLAGE 1 Rapportering uitvoering ondernemingsplan 2019 Zie apart document BIJLAGE 2 Personeelsplan AGION Hierna wordt het PEP op 01/01/2020 weergegeven, alsook de status van het PEP op 31/12/2020. Wat 2020 betreft dient immers opgemerkt te worden dat het kader wel degelijk 70 koppen bedraagt maar door het overlijden van een collega en het vrijwillig ontslag van een andere collega bedraagt het aantal op 01/01/2020 68 koppen. Deze twee koppen (van niveau A) worden in de loop van 2020 echter binnen het toegelaten kader van 70 koppen vervangen.
Afgevaardigd bestuurder Afdelingshoofd Hoofdadviseur Adviseur/directe ur Adjunct van de directeur
PEP 01//01/2020 Statutair Contractueel 1 0
A3 A2A A2 M A2
2 1
0 0
2 1
0 0
4
0
4
0
A1
14
3
16
3
Hoofddeskundige Deskundige
B2 B1
5 13
Hoofdmedewerk er Medewerker
C2
4
C1
17
Assistent
D1
2
25
18
23 2
Totaal 2019
A 24
B 18
Totaal 2019
A 3
B 0
AGION
PEP 31/12/2020 Statutair Contractueel 1 0
0 0
5 13
0
4
2
17
0
2
Statutair
Contractueel
27
18
23 2
0 0 0 2 0
C 21
D 2
Totaal 65
C 2
D 0
Totaal 5
Ondernemingsplan 2020 -2024
19
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
ONDERNEMINGSPLAN DOELSTELLINGEN
KERNELEMENTEN EN GEPLANDE ACTIE IN WERKJAAR 2019
RAPPORTERING
SBD 1 Uitwerking Masterplan Scholenbouw OBD 1.1 Bestaande onderwijspatrimonium vernieuwen
Focus op de verdere uitwerking van acties gericht op het op een duurzame wijze aanpakken van de achterstand in scholenbouw en de efficiënte behandeling van bouwdossiers.
Status: gerealiseerd In 2019 werden de voorziene begrotingskredieten aangewend waardoor verschillende investeringen gebeurden i.k.v. reguliere subsidiëring, capaciteit, klimaat, huur en DBFM. In 2019 werd een prefinancieringsprocedure beschikbaar gesteld en trad een vereenvoudiging van de de behandeling van de eindafrekeningen in werking zodat de werkwijze minder complex werd voor zowel de schoolbesturen als de administratie.
OBD 1.2 Uitbreiden schoolcapaciteit
Focus op opvolging van de capaciteitsproblematiek.
Status: gerealiseerd. Er is afstemming gebeurd met het departement O&V i.v.m. de capaciteitsproblematiek en een actieve betrokkenheid. Ook in 2019 heeft dit geleid tot het verwerken van subsidiedossiers m.b.t. capaciteit. De afstemming i.k.v. de capaciteitsproblematiek wordt verdergezet in 2020.
OBD 1.3 Nieuwe paden bewandelen op vlak van financiering
focus op de opvolging en verdere uitwerking van acties gericht op de integrale uitvoering van de DBFM-operatie; het opzetten van projectspecifieke DBFM-operaties.
Status: lopende. AGION behandelt de dossiers i.k.v. het lopende DBFM-programma. AGION bereidde in 2019 de verdere uitvoering van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma voor en concrete acties werden ondernomen. AGION participeerde actief aan de vergaderingen van het projectbureau en organiseerde ook werkvergaderingen in het verlengde ervan over verschillende thema’s zoals outputspecificaties, mogelijkheden tot bijkomende maatregelen voor energie-efficiëntie, verzekeringen… . De verdere voorbereiding van de aanbestedingen van de projecten vergt een intensief overleg met de verschillende adviseurs voor het opstellen van de type-documenten die dienen gebruikt te worden. In 2019 bereidden AGION en het projectbureau de aanbestedingsfase van de projecten binnen het nieuw DBFM-programma voor. AGION lanceerde in de loop van 2019 als aankoopcentrale de selectieprocedure van 5 clusters. De opening van de deelnemingsaanvragen gebeurde van mei tot november 2019 waarna AGION het nazicht uitvoerde. Tegelijk gebeurde de voorbereiding van de selectiefase voor 2 clusters alsook de voorbereiding van de guningsfase voor de overige clusters.
Huursubsidies
Status: gerealiseerd. In 2019 werd verder ingezet op de huursubsidies. Na het succes van de eerste twee oproepen kregen in 2019 bij een derde en vierde oproep, respectievelijk 54 en 77 scholen een huursubsidie voor projecten die telkens ca. 16.000 leerlingen te goede komen.
Energielening
Status: gerealiseerd. In 2019 zorgde AGION voor de voorbereiding en opmaak van het voorstel om de modaliteiten van de energieleningen aan te passen en gunstiger te maken voor klimaatinvesteringen. Hiermee zullen met name ook klimaatleningen voor energie-efficiëntie kunnen gebeuren en draagt AGION bij tot het faciliteren van klimaatinvesteringen. In totaal werden tot eind december 2019, 85 leningen voor zonnepanelen toegekend. Er worden voor 19.189 m² zonnepanelen gelegd, die in totaal 2.732,91 kWpiek kunnen opwekken. In totaal werd door AGION al 2.852.283,63 euro geleend aan scholen. Hiermee worden de eerste stappen gezet in het behalen van de economische én ecologische winst van de scholen. Deze investeringsdossiers zorgen samen voor een gecumuleerde CO2-Emissiereductie van 15,84 kiloton in 2025, 32,59kiloton in 2033 en 68,18 kiloton in 2050.
OBD 1.4 Kennisdeling bevorderen
Focus op de verdere uitwerking van acties gericht op het stimuleren van de langetermijnplanning bij scholen en informeren van energiemaatregelen in het licht van het Vlaams Klimaatfonds
Status: gerealiseerd. Ontwikkelen en implementeren van een langetermijnplanning stimuleren door middel van: o.a. nieuwsbrief, studiedag / workshop van Scholenbouwformule (waarvan AGION ook partner is), met praktijkgetuigenissen, participatie aan Edubuild, nieuwsluik op de website van AGION, communicatie en sensibilisering voor voordelige energieleningen...
1
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
de verdere verspreiding van kennis over scholenbouw via bv. promoten van best practices
Status: gerealiseerd. Informering via AGION-website, nieuwsbrief, scholenbouwen.be, Schoolbouwformule, Edubuild. Er werd advies op maat gegeven rond concrete cases, onderzoeksprojecten, … Advies werd gegeven voor capaciteitsproblematiek, het openstellen van schoolsportinfrastructuur, energiemaatregelen i.k.v. het Klimaatfonds, sensibilisering voor openstelling van schoolgebouwen, dossiers ‘ in samenwerking met', dossiers systeembouw waar het aspect duurzaamheid, leefbaarheid, e-peil Zorgen voor verdere update, uitbreiding en het kenbaar maken van het Kennispunt Scholenbouw, beantwoorden van vragen, deelname aan studiedagen. Dit wordt vervolgd in 2020
OBD 1.5 Sensibiliseren rond multifunctioneel bouwen, medegebruik en openstellen Focus op de verdere uitwerking van acties m.b.t. het sensibiliseren rond multifunctioneel van kwalitatieve schoolinfrastructuur bouwen, medegebruik en openstellen van schoolinfrastructuur
Status: gerealiseerd Participatie aan de oproep van Sport en Onderwijs i.k.v. het openstellen van schoolsportinfrastructuur. In 2019 screende AGION als lid van de beoordelingscommissie samen met Sport Vlaanderen de ingediende projectaanvragen. In 2019 kregen 22 scholen projectsubsidies toegekend, voor 3 miljoen euro. Uiteraard wordt hiervoor samengewerkt met de collega’s van Sport. AGION maakt terug deel uit van de beoordelingscommissie en heeft hieromtrent ook gecommuniceerd en gesensibiliseerd. In het kader van multifunctionaliteit volgde AGION verschillende multifunctionele scholenbouwprojecten op, geselecteerd door de raad van bestuur zodat lessen kunnen getrokken worden uit mogelijke concrete aandachtspunten. Dit onderzoek werd in 2019 toegelicht op de raad van bestuur en gepubliceerd op de website. AGION formuleerde 16 praktische aanbevelingen met het oog op het informeren en sensibiliseren. Verder werd een samenwerkingsprotocol afgesloten tussen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, het beleidsdomein Onderwijs en Vorming en GO! Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, over het faciliteren van de realisatie van multifunctionele infrastructuur Zorg-Onderwijs.
2
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
SOD 1 Een optimaal beheer verzekeren van de toevertrouwde financiële middelen om een kwaliteitsvolle schoolinfrastructuur te realiseren OOD 1.1 Subsidieaanvragen correct afhandelen
Jaarlijkse steekproefcontrole
Status: gerealiseerd. Gedurende het jaar gebeuren er controles op de aanwending van de machtigingskredieten. Enerzijds is er een opvolging door de afdeling die de dossiers beheert, daarnaast is er een opvolging door de boekhouding die het beheer van de machtigingen op zicht neemt. De boekhouding wordt op zijn beurt gecontroleerd door de revisor, het Rekenhof en de administratie van Financiën en Begroting. De berekening van de vast te leggen bedragen gebeuren via een dossieropvolgingssysteem waarin een normcontrole is geïntegreerd. De te hanteren leerlingencijfers worden overgenomen vanuit de gegevens van AgODi. Er wordt een controle verricht op willekeurig gekozen behandelde dossiers in de verschillende fases dat ze zich bevinden. Op basis van een willekeurig geselecteerd staal van 50 betalingen in 2019 werd een manuele ex post controle doorgevoerd betreffende de uitbetaling van subsidies in het stelsel van de reguliere financiering. Hierbij werd nagekeken of het zakelijk recht voor deze dossiers in orde was en of de onderliggende factuur kon gekoppeld worden aan de aannemer die in het gunningsdossier de werken kreeg toegewezen. Voor alle onderzochte dossiers en betalingen bleek dat effectief en correct te worden uitgevoerd. Hiernaast werden alle betalingen inzake dossiers binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aan dezelfde controle onderworpen. Alle onderzochte dossiers en betalingen bleek correct te zijn uitgevoerd.
Recurrente kernopdracht behandelen subsidieaanvragen.
Status: gerealiseerd AGION heeft ook in 2019 de toegekende machtigingskredieten volledig aangewend. De berekening van de vast te leggen bedragen gebeurt via een dossieropvolgingssysteem waarin een normcontrole is geïntegreerd. De te hanteren leerlingencijfers worden overgenomen vanuit de gegevens van het departement van Onderwijs en Vorming.
OOD 1.2 Subsidieaanvragen en dossiers tijdig behandelen
Recurrente kernopdracht. Minstens 95% van de dossiers worden behandeld binnen de na te streven gemiddelde doorlooptijden per fase.
Status: gerealiseerd. In 2019 werden 96,70% van de dossiers werd tijdig behandeld. Hetgeen dus een zeer goed resultaat is. AGION heeft ook in 2019 de toegekende machtigingskredieten voor de reguliere subsidiëring volledig aangewend. Een belangrijke opmerking is dat dit voor AGION als subsidiërend agentschap niet vanzelfsprekend is gezien AGION zelf geen bouwheer is of initiatiefnemer. Het zijn de inrichtende machten van het gesubsidieerd vrij en gesubsidieerd officieel onderwijs die dossiers indienen. AGION heeft dus geen volledige controle over de instroom, maar slaagt er desondanks in om de vermelde kredieten te besteden.
3
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
SOD 2 Stimuleren en mee ondersteunen van samenwerkingsverbanden (tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen en onderwijsnetten) OOD 2.1 Dossiers in samenwerking met andere instellingen en overheden (VIPA, VGC, Onroerend Erfgoed) worden behandeld volgens de van toepassing zijnde regelgevingen
OOD 2.2 Samenwerkingsverbanden onderhouden tussen bestuursniveaus, sectoren, beleidsdomeinen, onderwijsnetten, om door onderzoek en constructieve samenwerking te komen tot een optimaal en efficiënt gebruik van gezonde, energiezuinige, multifunctionele en leefbare scholen
Jaarlijkse steekproefsgewijze controle.
Status: gerealiseerd Zie ook OOD 1.1 .Uit het nazicht bleek dat alle dossiers correct zijn afgehandeld.
Behandeling subsidieaanvragen voor schoolinfrastructuur waarbij ook dossiers in samenwerking met andere instellingen voorkomen.
Status: gerealiseerd.
Jaarlijks evaluatierapport overzicht samenwerkingsverbanden
Status: gerealiseerd
AGION heeft ook in 2019 "dossiers in samenwerking" behandeld gezien recurrente kernopdracht m.b.t. subsidieverlening.
Er is verder invulling gegeven aan het masterplan, samenwerking met het departement onderwijs, het GO!, onderwijskoepels, VEB, VEA, OVAM, beleidsdomein Welzijn, Werk, Sport, Cultuur, Omgeving ...
Focus op samenwerking met o.a. departement O&V, onderwijsnetten, GO!, Vlaamse Bouwmeester, OVAM, VEA en Welzijn, VEB.
Status gerealiseerd. In 2019 werden volgende samenwerkingen met andere entiteiten en instellingen onderhouden, verder uitgebouwd of kwamen er nieuwe tot stand: de samenwerking met het departement O&V (capaciteitsmiddelen, Klimaatacties i.k.v. het Klimaatfonds, ad-hoc werkgroep brandpreventie), samenwerking met VEA, de structurele samenwerking met de koepels (zgn. koepeloverleg en bilaterale vergaderingen met de afdeling reguliere financiering, samenwerking met VGC, Welzijn, samenwerking met kennisinstellingen, samenwerking met VEB i.k.v. energiemaatregelen en acties,samenwerking met OVAM… AGION werd in 2019 opnieuw betrokken bij het initiatief van de beleidsdomeinen Sport en Onderwijs met het oog op het stimuleren van openstellen van sportinfrastructuur. In 2019 werden de nodige communicatie-acties ondernomen m.b.t. de energieleningen en is er een samenwerkingsovereenkomst met het Vlaams Participatiefonds voor de opvolging van de leningen. Verder werd een samenwerkingsprotocol afgesloten tussen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, het beleidsdomein Onderwijs en Vorming en GO! Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, over het faciliteren van de realisatie van multifunctionele infrastructuur Zorg-Onderwijs AGION participeerde daarnaast bijvoorbeeld ook aan werkgroepen/overleg rond bepaalde thema’s als multifunctionaliteit, brandnormering, klimaat. De piste van energieprestatiecontracten werd verder verkend in samenwerking met het Vlaams Energiebedrijf om over te gaan tot het stimuleren en meer ingang doen vinden van ESCO’s gezien de meerwaarde voor het scholenpatrimonium. Het is de bedoeling dat 5 volwaardige ESCO’s zouden gerealiseerd worden die dan als voorbeeldfunctie zouden kunnen dienen.
SOD 3 Uitbouw en permanent beheer kennispunt voor scholenbouw met als doel, door sensibilisering en adviesverlening aan alle betrokkenen bij scholenbouw, het plannings-, ontwerp- en bouwproces te optimaliseren OOD 3.1 Ontwikkelen van een ondersteunende rol t.a.v. scholen om het plannings-, Jaarlijks tijdig informeren van bouwheren via 1 of meerdere kanalen. ontwerp- en bouwproces te optimaliseren
Beantwoorden van vragen (externe/interne) omtrent scholenbouw en Kennispunt updaten, uitbreiden en vermelden met het oog op een vlotte consulteerbaarheid;
Status: gerealiseerd. Permanente actie via beantwoorden ad-hoc vragen, website, nieuwsbrief, … In 2019 informeerde AGION over en nam AGION deel aan verschillende studiedagen m.b.t. scholenbouw en was AGION aanwezig op de workshops van Scholenbouwformule. Via de website van AGION en de nieuwsbrief Focus informeert AGION over schoolinfrastructuur. AGION informeerde bv ook over de klimaatacties i.k.v. het Klimaatfonds, over de leningen voor zonnepanelen, over de investeringen en over het initiatief van de beleidsdomeinen Onderwijs en Sport over het delen van sportinfrastructuur. Bij het vormgeven van het jaarverslag, heeft AGION verder ingezet op het digitaliseren en visueel illustreren van de activiteiten van AGION. Vier scholen werden in de kijker gezet d.m.v. korte videoreportages en getuigen over hun schoolbouwproject.
Status: gerealiseerd. Permanente actie. In 2019 kreeg AGIOn ruim 100 vragen met betrekking tot verschillende inhoudelijke thema’s. De vragen werden voornamelijk via e-mail gesteld. De meest populaire thema’s zijn: binnenmilieu, energie, ontwerprichtlijnen, sanitair, speelplaats, toegankelijkheid. AGION streeft ernaar zo snel mogelijk een antwoord te geven op elke vraag. De duurtijd voor een antwoord varieert afhankelijk van de vraag. Waar mogelijk wordt er op de dag van ontvangst een antwoord geformuleerd. Het updaten van het Kennispunt is een permanente actie. Het onderzoek multifunctioneleonderwijsinfrastructuur werd in 2019 toegelicht op de raad van bestuur en gepubliceerd op de website.
4
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
OOD 3.2 Onderzoeken, ondersteunen en begeleiden van innoverende praktijken in Blijven opvolgen Pilootproject passiefscholen en de verdere uitwerking van acties gericht op scholenbouw om innovatieve concepten in de scholenbouw in Vlaanderen te duurzaamheid/energiezuinig bouwen. introduceren en in te spelen op maatschappelijke tendensen en problematieken
Status: gerealiseerd. Permanente actie. De ondersteuning en opvolging van de passiefscholen werd verdergezet in 2019. Scholen werden geïnformeerd over energiebesparende projecten. Middelen werden toegekend voor de klimaatacties i.k.v. het Klimaatfonds. Hierover werd geïnformeerd en gesensibiliseerd. In 2019 zorgde AGION voor de voorbereiding en opmaak van het voorstel om de modaliteiten van de energieleningen aan te passen en gunstiger te maken voor klimaatinvesteringen. Hiermee zullen met name ook klimaatleningen voor energie-efficiëntie kunnen gebeuren en draagt AGION bij tot het faciliteren van klimaatinvesteringen.
Stimuleren van het openstellen van schoolsportinfrastructuur in samenwerking met Sport Vlaanderen
Status: gerealiseerd. Participatie aan de oproep van Sport en Onderwijs i.k.v. het openstellen van schoolsportinfrastructuur. In 2019 screende AGION als lid van de beoordelingscommissie samen met Sport Vlaanderen de ingediende projectaanvragen en kregen 22 scholen projectsubsidies toegekend, voor 3 miljoen euro. Uiteraard wordt hiervoor samengewerkt met de collega’s van Sport.
SOD 4 Beheer van alternatieve financieringsvormen OOD 4.1 Controles inzake de fysische en financiële normen, Recurrente kernopdracht met jaarlijkse steekproefcontrole. gemeenschapswaarborgen, hypothecaire mandaten, zakelijke rechten, … i.k.v. ‘Scholen van Morgen’, worden zonder uitzondering behandeld volgens de regelgeving. Bovendien worden de procedures die het agentschap heeft ontwikkeld, correct toegepast
Status: gerealiseerd
OOD 4.2 In het kader van het DBFM-programma, advies uitbrengen op voorstudie, Recurrente kernopdracht waarbij de contractueel opgelegde doorlooptijden voor 100% worden het voorontwerp, en de ontwerpen van het individueel DBFM-contract voor de gerespecteerd. verschillende projecten én de definitieve beschikbaarheidsvergoedingen en individuele DBFM-contracten goedkeuren
Status: gerealiseerd
DBFM-dossiers werden behandeld volgens de regelgeving en de procedures werden correct toegepast.
Recurrente opdracht en dit binnen de contractueel opgelegde doorlooptijden. Eind 2019 is de status van de 182 projecten als volgt: 163 projecten zijn volledig opgeleverd/in gebruik, 8 projecten in bouwfase, 11 projecten in de vergunnings- of aanbestedingsfase/ Zoals contractueel voorzien, keurt AGION na aanbesteding de definitieve Individuele DBFM-contracten en de definitieve beschikbaarheidsvergoedingen goed voor ieder project. AGION controleert voor de opgeleverde projecten tijdens de 30-jarige onderhoudsfase steeds de verschuldigde, periodieke en prestatiegebonden beschikbaarheidsvergoeding en betaalt de DBFMtoelagen uit binnen de contractuele betalingstermijnen; betaalt de koepelsubsidiëring uit.
OOD 4.3 Uitbetaling toelagen op de periodieke en prestatiegebonden beschikbaarheidsvergoedingen voor de projecten gedurende de looptijd van het DBFM-programma. Ook uitbetaling van basis- en recurrente toelage aan de onderwijskoepels en GO! voor hun ondersteuning van het DBFM-programma
Recurrente kernopdracht met jaarlijkse steekproefcontrole m.b.t. betalingstermijnen en respecteren vigerende regelgeving.
Status: gerealiseerd.
SP 1 Het houden van een evaluatie van de eerste inhaalbeweging voor schoolinfrastructuur "Scholen van Morgen"
De evaluatie wordt gehouden wanneer er voldoende DBFM-scholen zijn opgeleverd en ook de eerste ervaringen met betrekking tot het onderhoud kunnen worden opgelijst. Een eerste evaluatieverslag is beschikbaar tegen eind 2019.
Status: gerealiseerd AGION werkte in 2019 aan een zeer grondige evaluatie van het DBFM-programma Scholen van Morgen. Er werd onder meer een objectieve bevraging gehouden bij de stakeholders door een onafhankeljk onderzoeksbureau. Hieruit bleek een zéér grote tevredenheid bij de deelnemende scholen. Het geheel is de eerste evaluatie van een Vlaams PPS-programma tot nog toe. Het bevat onder meer een onderbouwde en genuanceerde analyse van het programma zoals een geobjectiveerde vergelijking van DBFM met de reguliere financiering. Zo werd een wetenschappelijke methode ontwikkeld om de kostprijs van beide uitvoeringsvarianten met elkaar te vegelijken. Het evaluatierapport bevat tevens gefundeerde beleidsaanbevelingen terzake.
Recurrente opdracht. De uitbetalingen gebeuren binnen de contractueel opgelegde betalingstermijnen en de vigerende regelgeving wordt gerespecteerd.
SOD 5 Verder ontwikkelen en in stand houden van een beleidsadviserende, beleidsvoorbereidende en beleidsevaluerende rol
5
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
OOD 5.1 Op eigen initiatief én/of op vraag van de minister binnen de gestelde termijn input leveren aan het beleidsondersteunend, beleidsvoorbereidend en beleidsevaluerend werk inzake scholenbouw.
Opgemaakte en ingediende beleidsadviezen ten behoeve van de minister. Status: gerealiseerd. Op vraag van de minister wordt er binnen de gestelde termijn een relevante goed onderbouwde input geleverd. In 2019 kreeg AGION 12 schriftelijke vragen en 2 vragen om uitleg. AGION bezorgde ook doorlopend input aan het kabinet i.f.v. ad-hoc vragen. AGION werkte mee aan de oproepen voor de huursubsidie, de projectspecifieke DBFM-operatie, energiemaatregelen i.k.v. het Klimaatfonds, het zonneplan schoolgebouwen en de verruiming van de energieleningen, ad-hoc input i.k.v. de inhaalbeweging schoolinfrastructuur. AGION was in 2019 ook betrokken bij en heeft advies geleverd i.k.v. thema’s als de capaciteitsproblematiek; het sensibiliseren voor het openstellen van sportinfrastructuur. In 2019 werd het onderzoek rond multifunctionele onderwijsinfrastructuur ter beschikking gesteld. AGION formuleerde 16 praktische aanbevelingen met het oog op het informeren en sensibiliseren. Daarnaast beantwoordt AGION de verschillende ad-hoc vragen van het kabinet onderwijs en zorgt AGION voor de nodige insteek i.k.v. begrotingsgesprekken, toespraken door de minister, de beleidsbrief, …
In 2019 werd de bevraging in het kader van de derde editie van de schoolgebouwenmonitor opgevolgd. Zoals ook meer uitgebreid vermeld bij OBD 1.3 bereidde AGION in 2019 de verdere uitvoering van het nieuwe projectspecifieke DBFM-programma voor en concrete acties werden ondernomen. In 2019 stelde AGION ook het evaluatierapport Scholen van Morgen ter beschikking .
6
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
SOD 6 Uitbouwen en permanent beheren van een monitoring- en beleidsevaluatiesysteem om de onderwijsinfrastructuur en het -beleid op te volgen, te evalueren en bij te sturen OOD 6.1 Uitvoeren van de schoolgebouwenmonitor
In de loop van 2019 wordt de schoolgebouwenmonitor uitgevoerd
Status: lopende De bevraging werd uitgevoerd en beëindigd in 2019. In overleg met verschillende belanghebbenden werden sensibiliseringsacties ondernomen om een voldoende respons te hebben van de schoolbesturen. De resultaten worden nu geanalyseerd en verwerkt.
OOD 6.2 Pilootproject Passiefscholen opvolgen en monitoren
In de loop van 2019 worden de passiefscholen opgevolgd.
Status: gerealiseerd. Permanente actie. De opvolging van de passiefscholen werd verdergezet in 2019. In het kader van klimaatmaatregelen en energie-investeringen werd gewerkt aan het verder sensibiliseren van de scholen en wordt ook gewerkt aan een proefproject ism het VEB om 5 ESCO-projecten in schoolinfrastructuur te realiseren
OOD 6.3 Ontwikkelen en beheren van een adequaat systeem van kennismanagement
Recurrente kernopdracht, het halen van beleidsrelevante kennis uit subsidiedossiers.
Status: gerealiseerd. Permanente actie. Kennis wordt aangewend voor het leveren van advies aan de scholen, beantwoorden van vragen, input leveren voor parlementaire vragen en i.k.v. beleidsondersteuning van minister. Naast het halen van kennis uit subsidiedossiers haalt AGION ook kennis uit andere initiatieven zoals het up-to-date houden van het Kennispunt, deelname aan studiedagen en infosessies, relevante beurzen, contacten binnen en buiten het beleidsdomein onderwijs, ... AGION volgde verder een BIM-project op in het kader van schoolinfrastructuur. BIM staat voor Building Information Modeling/Model/Management en is een nieuwe manier van werken in de bouwwereld. Het combineert een 3D-model met allerlei informatie dat er aan gekoppeld zit. Om de gevolgen van BIM te kunnen inschatten, zowel voor de scholen, alsook wat BIM zou kunnen betekenen voor de interne werking van AGION werd een verkenningsstudie opgestart en dus verder opgevolgd. Zo zet AGION, vanuit een interesse in innovatieve en nieuwe ontwikkelingen, verder in op kennisverwerving.
SOD 7 Verder optimaliseren van de interne organisatie gericht op een optimale realisatie van de beleidsdoelstellingen OOD 7.1 Optimaliseren van de interne organisatie
Ondersteunen RvB en voorbereiden van de vergaderingen. Acties ondernemen voor de verdere optimalisatie van de interne organisatie.
Status: gerealiseerd. Permanente actie. De administratie bereidt de vergaderingen voor van de raden van bestuur en verschaft de vereiste stukken en informatie. De administratie blijft daarbij zoeken naar optimalisering van de voorbereiding en de duiding zowel uit eigen initiatief alsook rekening houdend met de feedback en wensen van de leden van de raad. Alles is daarbij gericht op een zo goed mogelijke output en efficiënte en effectieve werking van de administratie en de dossierbehandeling. Hierbij dient evenwel rekening te worden gehouden met de realiteit van de personeelsbesparingen. In 2019 werd verder aandacht geschonken aan de externe communicatie en interne communicatie (berichten m.b.t. schoolinfrastructuur, personeelsmateries en welzijn). AGION neemt ook deel aan overleg, werkgroepen en stuurgroepen binnen het beleidsdomein en volgt zo goed mogelijk diverse initiatieven en infosessies op binnen de Vlaamse overheid. Het agentschap wil ook in budgettair moeilijke tijden blijven investeren in het volgen van opleidingen. Mede omwille van een focus op interne optimalisering van de inzet van personeel gezien de personeelsbesparingen en de bijkomende taken en opdrachten is AGION al enige tijd bezig met het pogen toegang te krijgen tot de kadastergegevens i.k.v. de kernvoorwaarde van zakelijk rechten om een subsidie te krijgen. Door bijvoorbeeld via het MAGDA-platform (MAximale GegevensDeling tussen Administraties) gebruik maken van de gegevens die AIV zelf (ontvangen) heeft, zou verschillende voordelen met zich meebrengen: vermindering planlast, digitalisering en hergebruik van beschikbare gegevens en optimalisering van interne organisatieprocessen. Dit wordt verdergezet in 2020.
7
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
Verder zorgde AGION voor o.a. de rapportering over de uitvoering van het ondernemingsplan 2018, de voorbereiding, de opmaak en de goedkeuring van het ondernemingsplan 2019, het voorbrengen en toelichten van de jaarrekening, het opmaken van het jaarverslag, het informeren over de activiteiten van de revisor. In kader van de verdere optimalisatie van de interne organisatie kan gewezen worden op: het werken aan een diversiteitsbeleid, welzijn, integriteitsbeleid, inzetten op vormingsactiviteiten, in samenwerking met de revisor verder verbeteren van de financiële administratie, actualisering van het arbeidsreglement, ... De raad van bestuur besprak ook de behandeling van de subsidieaanvragen voor de standaardprocedure zodat men over extra informatie zou kunnen beschikken waarbij men tegelijk aandacht heeft voor het vermijden van grote planlast voor de scholen. In 2019 werd een prefinancieringsprocedure ter beschikking gesteld en gebeurde een vereenvoudiging van de de behandeling van de eindafrekeningen zodat de werkwijze minder complex werd voor zowel de schoolbesturen als de administratie en de behandeling sneller zou kunnen verlopen In 2019 heeft AGION verdere stappen gezet in de opname van de rest van de IT-omgeving van AGION binnen het VO-netwerk, met name door te opteren voor AMAAS (Application Management As A Service).
Aansluiting Orafin
Status: gerealiseerd Vanaf 1 januari 2019 is AGION effectief ingestapt in het boekhoudkantoor en Orafin. Dit werd intensief voorbereid door de administratie van AGION en overlegd met Financiën en Begroting.
Rekening houden met relevante evoluties binnen de Vlaamse Overheid en hun mogelijke impact of opportuniteiten.
Status: gerealiseerd
4.1.1. AGION geeft gevolg aan de aanbevelingen van Audit Vlaanderen
Status: gerealiseerd.
Permanente actie. De evoluties binnen de Vlaamse overheid worden gevolgd door de info op te volgen via nieuwsbrieven, nota's, berichten van/binnen de Vlaamse overheid en de participatie aan de beleidsraad, feedback over het voorzitterscollege en de deelname aan infosessies en werkgroepen binnen en buiten het beleidsdomein.
DOELSTELLINGEN OPGELEGD DOOR REGERINGSAFSPRAKEN 4.1. Verhogen van de maturiteit van de organisatie
AGION heeft in 2019 blijvende aandacht geschonken aan de interne organisatie en het optimaliseren van de organisatiebeheersing. In 2019 heeft AGION gewerkt aan de aanbevelingen en Audit Vlaanderen beschouwde de aanbevelingen die binnen de scope van de opvolging vielen, als gerealiseerd. Audit Vlaanderen gaf 100% op respectievelijk acceptatiegraad, realisatiegraad, tijdigheid en aanvaardbaarheid van streefdata. Deze uitstekende eerdere resultaten betekenden een bevestiging van de inspanningen die het agentschap geleverd had en werden verdergezet in 2019. Zie ook hierna. AGION heeft in de loop van 2019 verder ingezet op risicomanagement rekening houdend met de decretale opdracht, de kernprocessen en de organisatiedoelstellingenvan het agentschap.
4.1.2. AGION onderneemt acties om de maturiteit van de eigen organisatie verder te verhogen. Status: gerealiseerd. Permanente actie. Er was overleg met de collega's ankerpunt voor organisatiebeheersing binnen en buiten het beleidsdomein, er gebeurde intern overleg i.k.v. organisatiebeheersing. Er werden interne infosessies georganiseerd. Externe infosessies werden gevolgd. Het arbeidsreglement werd geactualiseerd. Verschillende actoren zoals de bedrijfsrevisor, het Rekenhof en Audit Vlaanderen, appreciëren de constructieve open houding en inzet van de administratie. AGION zocht ook naar optimaliseringsmogelijkheden in haar eigen werking en administratieve lastenverlaging voor de klant. In 2019 werd blijvend geïnvesteerd in de communicatie naar belanghebbenden door het inzetten op de nieuwsbrieven van AGION en het actualiseren van de website waarbij ook aandacht ging naar het aanreiken van mooie en inspirerende voorbeelden. Ook de interne communicatie is belangrijk voor de betrokkenheid van de medewerkers en het informeren rond de werking van het agentschap. Zo worden relevante persmededelingen onder de aandacht gebracht, beleidsbeslissingen rond scholenbouw, beslissingen van de raad van bestuur van AGION, berichten i.v.m. personeelsmateries en welzijn. AGION heeft verder ingezet op het versterken van het integriteitsbeleid. In 2019 heeft AGION verdere stappen gezet in de opname van de rest van de IT-omgeving van AGION binnen het VO-netwerk, met name door te opteren voor AMAAS (Application Management As A Service).
4.2. AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen
4.2.1. AGION voert de beslissingen van de Vlaamse regering uit m.b.t. besparingen op het aantal personeelsleden.
Status: op schema. Dit wordt intern verder gemonitord.
8
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
4.2.2. AGION voert de beslissingen uit m.b.t. budgettaire besparingen
Status: gerealiseerd De opgelegde budgettaire besparingen voor 2019 werden gerealiseerd. De besparingsmaatregelen werden verwerkt.
AGION volgt de verdere evoluties op m.b.t. beslissingen in verband met de besparingen.
Status: gerealiseerd Verdere evoluties worden opgevolgd.
WELZIJN 5.1. AGION engageert zich om een welzijnsbeleid te voeren, conform de wettelijke bepalingen
5.1.1. AGION stelt prioritaire acties op o.b.v. de risicoanalyses en geeft uitvoering aan het Status: doorlopend. Globaal Preventieplan (GPP), en dit in de vorm van actiepunten die worden opgenomen in een jaaractieplan. AGION heeft in uitvoering van het globaal preventieplan 2019-2022 ter bevordering van het welzijn op het werk, het Jaaractieplan Welzijn 2019 voorgelegd op het EOC en definitief goedgekeurd alsook een nota tijdsonafhankelijk werken en aanpassingen hiervoor aan het arbeidsreglement. Verder werd een diversiteitsfiche met concrete acties opgemaakt.
9
RAPPORTERING ONDERNEMINGSPLAN 2019
5.1.2. AGION neemt verdere stappen en acties m.b.t. het voeren van het welzijnsbeleid, waaronder maatregelen om psychosociale belasting veroorzaakt door het werk te voorkomen.
Status: doorlopend. Bij vervangingen van personeelsleden wordt stilgestaan bij de korte en langetermijnbehoeften van het agentschap gezien de talrijke uitdagingen van de organisatie. AGION beschikt over 2 interne vertrouwenspersonen aan die hiervoor de nodige opleiding volgden. Zo wordt de drempel laag gehouden als collega’s met vragen zitten rond welzijn. Om risico’s verbonden aan plaats- en tijdsonafhankelijk werken te identificeren, werd eind 2018 de Risico Analyse PTOW uitgevoerd en geanalyseerd door de contactpersoon welzijn en de HR verantwoordelijke. Er was een responsgraad van 91%. De analyse (risico-inschatting) werd gemaakt op basis van een sjabloon van de GDPB en is gebaseerd op een online enquête, individuele gesprekken met de leidinggevenden en de vertrouwenspersonen. De input dient als evaluatie van het huidige thuiswerkkader en verdere implementatie van tijdsonafhankelijk werken. Om risico’s verbonden aan het uitvoeren van beeldschermwerk te identificeren, werd in het najaar van 2018 de RA BSW door de GDBP uitgevoerd en geanalyseerd. Er was een responsgraad van 88%. Er werd een actieplan opgesteld en toegelicht aan het personeel. Dit actieplan zal concreet uitgevoerd worden door de HR-werkgroep. In de loop van 2019 organiseerde AGION een Risico Analyse Psychosociaal welzijn (RAPSY), waarbij in verschillende kleinere groepjes de medewerkers van AGION werden bevraagd. De resultaten werden in december 2019 voorgesteld aan het personeel en in de loop van 2020 worden verdere actiepunten opgesteld. Verder kan gewezen worden op het melden en blijven opvolgen van aandachtspunten m.b.t. facilitair beheer aan Het Facilitair Bedrijf, meenemen van aanbevelingen van de arbeidsgeneesheer, de bedrijfsrondgang door de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming, overleg met het GDPB, communicatie en informatie binnen het agentschap m.b.t. welzijn, faciliteren van thuiswerk, afdelingsoverschrijdend overleg om kennisdeling en betrokkenheid te vergroten. Om de professionaliteit en maturiteit op het vlak van integriteit van de organisatie en haar medewerkers te vergroten, streven we naar een geïntegreerd en gecoördineerd integriteitsbeleid. Om dit te verwezenlijken stapte AGION in 2017 mee in als pionier in het nieuwe professionaliseringstraject voor contactpersonen integriteit van de Vlaamse overheid. In 2019 werd hierop verder gebouwd en worden verschillende acties ontwikkeld met betrokkenheid van de leidinggevenden, de werkgroep HR en gesprekken per afdeling/team.
DIVERSITEIT EN GELIJKE KANSEN 6.1. AGION streeft ernaar om het aantal personeelsleden met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap te verhogen.
Doorlopend aandacht hechten aan diversiteit en gelijke kansen
Status: doorlopend. AGION streeft ernaar om het aantal personeelsleden met een migratieachtergrond of met een arbeidshandicap te verhogen. Wervingen zijn echter uitzonderlijk. In 2019 heeft AGION ook de volgende acties ondernomen: het verspreiden van communicatie en informatie aangereikt door de Dienst Diversiteitsbeleid via de interne informatiekanalen (interne e-mail, koffiehoek, AGION-intranet,…), rapportering, toestaan van telewerk waarbij aan alle personeelsleden de mogelijkheid werd geboden om een aanvraag in te dienen. Verder werd een diversiteitsfiche met concrete acties opgemaakt.
6.2. AGION doet inspanningen om het aantal vrouwelijke personeelskader in het middenkader te verhogen
Doorlopend aandacht hechten aan diversiteit en gelijke kansen
Status: doorlopend. AGION moedigt de vrouwelijke personeelsleden aan om deel te nemen aan initiatieven die bijdragen tot diversiteit en gelijke kansen.
10