Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/096

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/096

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Bij aangetekend schrijven d.d. 20 maart 2020 diende xxx een verzoek in bij de stad Eeklo om inzage in en afschrift van een aantal documenten die verband houden met de exploitatie van de jachthaven en het mobilhomepark. Op 16 april 2020 diende xxx een beroepschrift in tegen de ontstentenis van beslissing van de stad. Het beroepschrift werd op 16 april 2020 geregistreerd. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek dateert van 20 maart 2020. Na het verzoek om toelichting van de beroepsinstantie bij mail d.d. 17 april 2020, geeft de stad bij mailbericht van dezelfde datum aan de beroepsinstantie aan dat de aanvraag van xxx werd ontvangen en geregistreerd op 30 maart 2020. Eveneens werd door de stad melding gemaakt van het mailbericht dat eveneens op 17 april 2020 aan xxx werd verzonden waarbij aan de verzoeker werd meegedeeld dat, gezien de omvang van het aantal bestuursdocumenten dat wordt gevraagd en gezien de toetsing en opzoeking van de gevraagde documenten moeilijk tijdig kan worden uitgevoerd â€“ mede door de maatregelen die nu gelden in het kader van de indijking van het Coronavirus â€“ de termijn van 20 kalenderdagen wordt verlengd tot een termijn van 40 kalenderdagen voor het ter beschikking stellen van de gevraagde bestuursdocumenten. Volgens de stad is deze verlenging van de antwoordtermijn binnen de wettelijke termijn van 20 kalenderdagen

www.vlaanderen.be

verstuurd. Conform artikel II.43, §3 Bestuursdecreet kan de overheidsinstantie, als ze oordeelt dat ze de aanvraag moeilijk tijdig kan toetsen aan de uitzonderingen, aan de aanvrager meedelen dat de termijn van twintig kalenderdagen verlengd wordt tot een termijn van veertig kalenderdagen, waarbij de verlengingsbeslissing de reden of de redenen voor het uitstel vermeldt. In de memorie van toelichting wordt bij dit artikel vermeld “Het is nogal logisch en het getuigt van behoorlijk bestuur dat de verlengingsbeslissing wordt kenbaar gemaakt binnen de oorspronkelijke termijn van 20 dagen”. (Parl.St. Vl.Parl 2017-18 nr. 1656/1, 75-76). Via de trackingscode bij het aangetekend schrijven van xxx d.d. 20 maart 2020 (als bijlage bij het beroepschrift meegedeeld) heeft de beroepsinstantie echter vastgesteld dat het aangetekend schrijven werd ‘geleverd’ op 23 maart 2020. Bij mailbericht van 20 april 2020 werd de stad hieromtrent bevraagd. Bij mailbericht van 27 april 2020 heeft de stad toegelicht dat de poststukken, gelet op de Coronamaatregelen, niet meer afgetekend worden voor ontvangst en gewoon op de balie worden gelegd door de postbedeler. De stad vervolgt dat zij bijgevolg geen bewijsstukken kan voorleggen die zouden kunnen uitklaren waarom het aangetekend schrijven van 20 maart 2020 pas op 30 maart 2020 werd ontvangen en geregistreerd. De beroepsinstantie is van oordeel dat het perfect aanvaardbaar is – gezien de Corona-maatregelen – dat het niet zo evident is om de informatie tijdig te verzamelen. Maar het aangetekend schrijven van 20 maart 2020 is aan de stad bezorgd (cfr. tracking) op maandag 23 maart 2020 en is pas op maandag 30 maart 2020, een week later, geregistreerd. De beroepsinstantie is van oordeel dat deze registratie op 30 maart 2020 laattijdig is waardoor de verlengingsbeslissing eveneens niet tijdig is genomen. Conform artikel II.30 Bestuursdecreet gaan de beslissings- en uitvoeringstermijnen immers in op de dag nadat de aanvraag geregistreerd is, of als de aanvraag niet geregistreerd is, op de dag nadat de aanvraag is ontvangen. De oorspronkelijke antwoordtermijn liep in casu vanaf 24 maart tot en met 12 april 2020. De verlengingsbeslissing van de antwoordtermijn bij mail van 17 april 2020 van de stad is dus buiten de oorspronkelijke termijn van 20 kalenderdagen kenbaar gemaakt. Aangezien de stad Eeklo bijgevolg niet gereageerd heeft op het openbaarheidsverzoek binnen de decretaal voorziene termijn, heeft de termijn om beroep in te dienen conform artikel II.48, §1, laatste lid van het Bestuursdecreet geen aanvang genomen. Het beroep d.d. 16 april 2020 van xxx tegen het uitblijven van een beslissing van de stad op zijn verzoek d.d. 20 maart 2020 is bijgevolg tijdig en ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Inhoud van het beroepschrift

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/096

pagina 2 van 7

De beroeper heeft bij aangetekend schrijven d.d. 20 maart 2020 aan de stad Eeklo gevraagd om inzage en afschrift van: - “De volledige dossiers m.b.t. de beslissingen genomen door het College van Burgemeester en -

Schepenen die betrekking hebben op de activiteiten van mijn cliënte; Het volledige dossier m.b.t. de vraag van mijn cliënte dd. 14.03.2006 tot uitbreiding en verdere uitbouw van de jachthaven; Het volledige dossier m.b.t. de vervuiling van de grond, gelegen te xxx, waarop thans het gebouw van xxx is opgetrokken; Het volledige dossier aangaande de goedkeuring van de bouwplannen van de nieuwbouw door xxx; Het volledig dossier van de brandweer m.b.t. de bereikbaarheid rond de nieuwbouw van xxx, aanleg verharde weg met draaipunt tussen de xxx en xxx; Het volledig dossier m.b.t. de beslissing van het Schepencollege dd. 16.06.2009 met alle briefwisseling tussen het schepencollege en xxx, alsook tussen het Schepencollege en mijn cliënte; Het volledig dossier aangaande de uitbreiding van de parkeerplaatsen voor kampeerauto's, alsook de overeenkomst met xxx dienaangaande; Het resultaat van het onderzoek van het College van Burgemeester en Schepenen aangaande parkeerplaatsen in de groenstrook tussen de bomen.”

Bij gebrek aan tijdig antwoord tekent xxx op 16 april 2020 beroep aan bij de beroepsinstantie.

2. Toelichting door de stad Eeklo De beroepsinstantie nam op 17, 20 en 28 april en 8 mei 2020 contact op met de stad Eeklo om met kennis van zaken over het beroepschrift te kunnen oordelen. Bij mailberichten van 17 en 27 april en 8 mei 2020 heeft de beroepsinstantie bijkomende informatie ontvangen. De beroepsinstantie heeft daarbij, zoals reeds aangegeven, kennis genomen van de mailberichten van 17 en 27 april 2020 van de stad waarbij werd aangegeven dat de antwoordtermijn werd verlengd, alsook werd meegedeeld dat de documenten zullen worden opgevraagd bij de betrokken dienst(en) en aan de aanvrager ter beschikking worden gesteld tegen uiterlijk 9 mei 2020. De beroepsinstantie mocht, bij mailbericht van 8 mei 2020, eveneens kennis nemen van de mailwisseling van dezelfde datum van de stad met de beroeper. De stad Eeklo bezorgt bij voormeld mailbericht volgend antwoord aan de beroeper: 1.

“De volledige dossiers m.b.t. de beslissingen genomen door het College van Burgemeester en Schepenen die betrekking hebben op de activiteiten van mijn cliënte Het is voor ons, gezien de historiek van het dossier en de verschillende medewerkers die dit dossier hebben opgevolgd, moeilijk om op basis van deze vraag een zo compleet mogelijk antwoord te bieden. Kunt u bijgevolg deze vraag specifieker omschrijven (concrete projecten of vragen aan het college van burgemeester en schepenen, afbakening in de tijd, …)? Zo ja, dan zullen wij zo snel als mogelijk en binnen de daarvoor voorziene termijn de documenten in de mate van het mogelijke ter beschikking stellen. 2.

Het volledige dossier m.b.t. de vraag van mijn cliënte dd. 14.03.2006 tot uitbreiding en verdere uitbouw van de jachthaven

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/096

pagina 3 van 7

Onderstaande beslissingen werden genotuleerd in de verslagen van het college van burgemeester en schepenen van 9 juni 2006 en 10 februari 2003: (….) 3. Het volledige dossier m.b.t. de vervuiling van de grond, gelegen te xxx, waarop thans het gebouw van xxx is opgetrokken; 4. Het volledige dossier aangaande de goedkeuring van de bouwplannen van de nieuwbouw door xxx; 5. Het volledig dossier van de brandweer m.b.t. de bereikbaarheid rond de nieuwbouw van xxx, aanleg verharde weg met draaipunt tussen de xxx en xxx; De documenten die u opvraagt in bovenstaande vragen maken deel uit van stedenbouwkundige dossiers. Het vraagt een hele verwerking om deze documenten (die op verschillende formaten – denk maar aan grote bouwplannen e.d. - zijn afgedrukt, gebundeld, …) digitaal ter beschikking te stellen. De dienst Omgeving is echter zeker bereid om u inzage te verlenen in alle documenten, waar u desgewenst een kopie van kan nemen. U kan hiervoor een afspraak maken, zij zullen u dan graag verder helpen. Dit kan op korte termijn. 6. Het volledig dossier m.b.t. de beslissing van het Schepencollege dd. 16.06.2009 met alle briefwisseling tussen het schepencollege en xxx, alsook tussen het Schepencollege en mijn cliënte; Onderstaande beslissing werd genotuleerd in het verslag van het college van burgemeester en schepenen van 16 juni 2009: (….) Kunt u de gevraagde briefwisseling eveneens specifieker omschrijven aub, zo kunnen wij gerichter de door u gevraagde informatie verzamelen. De briefwisseling aan uw cliënt is normalerwijze in het bezit van uw cliënt. 7. Het volledig dossier aangaande de uitbreiding van de parkeerplaatsen voor kampeerauto's, alsook de overeenkomst met xxx dienaangaande; Kunt u dit ook specifieker omschrijven aub? Gaat het over dossiers van het college van burgemeester en schepenen of eerder overlegmomenten met bepaalden diensten? 8. Het resultaat van het onderzoek van het College van Burgemeester en Schepenen aangaande parkeerplaatsen in de groenstrook tussen de bomen. Als bijlage bezorgen wij u de briefwisseling betreffende de verschillende vragen van xxx, waarna een overleg is gevolgd op 27 februari 2020. Als bijlage vindt u ook het verslag van dit overleg. Indien u verdere informatie wenst, gelieve ook verder te specifiëren aub. Indien u ons specifieker kan laten weten welke documenten u precies wenst in te kijken, dan zullen wij deze documenten zo snel als mogelijk en binnen de daarvoor voorziene termijn ter beschikking stellen. Gezien de mogelijke omvang van de gevraagde documenten, kunnen wij deze eventueel ook ter beschikking stellen om digitaal in te kijken in het stadskantoor, na afspraak (gezien de maatregelen inzake COVID-19).”

3. Standpunt van de beroepsinstantie Vooreerst stelt de beroepsinstantie vast dat bij mailbericht van 8 mei 2020 aan de beroeper volgende documenten werden bezorgd: brief van de stad aan de cliënte van beroeper d.d. 22/1/2020, alsook het verslag van het overleg d.d. 27/02/2020. Voor wat deze documenten betreft is het beroep bijgevolg zonder voorwerp geworden.

Betreffende de vraag tot specifiëring m.b.t. het verzoek tot openbaarmaking bij de (hierbovenvermelde) punten 1, 6, 7 en 8 (deels) Artikel II.42, eerste lid Bestuursdecreet bepaalt dat, als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, de overheidsinstantie, zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen twintig

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/096

pagina 4 van 7

kalenderdagen, de aanvrager verzoekt om zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen. De beroepsinstantie stelt vast dat in casu ook de vraag tot specifiëring laattijdig is, want geenszins binnen de decretaal bepaalde termijn van twintig kalenderdagen. Na, zoals hierboven reeds aangegeven, in eerste instantie, laattijdig, een verlengingsbeslissing te nemen, verzoekt de stad thans, op de laatste dag van de (laattijdig) verlengde antwoordtermijn, aan xxx om zijn verzoek tot openbaarmaking te specifiëren. Een dergelijke handelswijze is helemaal niet conform de geciteerde bepalingen uit het Bestuursdecreet. Bovendien, ten overvloede, is de beroepsinstantie van oordeel dat de omschrijving van het voorwerp van de aanvraag m.b.t. de hierboven vermelde punten (o.a. “volledige” dossier) voldoende duidelijk en concreet is. Het feit dat het moeilijk zou zijn om een zo compleet mogelijk antwoord te bieden, of dat de verzameling van de gegevens gerichter zou kunnen gebeuren, doet afbreuk aan dit oordeel. De beroepsinstantie wenst ook nog aan te geven dat het feit dat briefwisseling aan de cliënte van beroeper in principe in het bezit is van die cliënte, er niet aan in de weg staat dat een verzoek tot inzage en afschrift van deze documenten wordt gericht aan de overheidsinstantie die over deze bestuursdocumenten beschikt De beroepsinstantie stelt trouwens ook vast dat de stad in haar mailbericht d.d. 17 april 2020 aan de beroeper had aangegeven dat alle gevraagde documenten zullen worden bezorgd, waarvan de beroeper akte heeft genomen bij antwoordmail d.d. 17 april 2020. Gelet op het voorgaande en bij gebrek aan documenten ter beoordeling, is de beroepsinstantie in de onmogelijkheid om ten gronde te oordelen. Om deze redenen wordt het beroep, voor wat dit onderdeel betreft, als gegrond beschouwd onder voorbehoud van de toepassing van eventuele uitzonderingsgronden.

Betreffende het verzoek tot openbaarmaking van de documenten zoals vermeld bij het punt 2 (het volledige dossier m.b.t. de vraag van mijn cliënte dd. 14.03.2006 tot uitbreiding en verdere uitbouw van de jachthaven) en punt 6 (het volledig dossier m.b.t. de beslissing van het Schepencollege dd. 16.06.2009 met alle briefwisseling tussen het schepencollege en xxx, alsook tussen het Schepencollege en mijn cliënte) De beroepsinstantie dient vast te stellen dat de stad als antwoord op dit verzoek louter verwijst naar bepaalde beslissingen (“1. VZW Jachtclub Nieuwendorpe – aanmeerplaats voor boten”; “1. Aanvraag vergunning voor het inrichten van een tweede jachthaven”; “Voorstel samenwerking kampeerautoterrein – bespreking”) die werden genotuleerd in de verslagen van het college van burgemeester en schepenen van 9 juni 2006, 10 februari 2003 en 16 juni 2009, waarbij door de stad geciteerd wordt uit deze notulen. Vooreerst is de beroepsinstantie van oordeel dat het citeren uit de verslagen van het college van burgemeester en schepenen niet gelijk staat met het verlenen van een afschrift - m.a.w. een (digitale) kopie - van de bedoelde beslissingen uit de betrokken verslagen. Bijgevolg dient effectief een (digitaal) afschrift te worden verleend van de vermelde beslissingen die werden genotuleerd in de verslagen van het college van burgemeester en schepenen van 9 juni 2006, 10 februari 2003 en 16 juni 2009. In die zin is het beroep – voor wat het verlenen van een effectief afschrift betreft – gegrond. Bovendien kan de beroepsinstantie uit het geciteerde afleiden dat er nog andere documenten behoren tot het gevraagde “volledig dossier”. Evenwel is ook hier de beroepsinstantie in de onmogelijkheid om ten

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/096

pagina 5 van 7

gronde te oordelen. Om deze redenen wordt het beroep voor deze andere documenten als gegrond beschouwd, onder voorbehoud van de toepassing van eventuele uitzonderingsgronden.

Betreffende het verzoek tot openbaarmaking van de documenten zoals vermeld bij de punten 3, 4 en 5 De stad geeft hierbij aan dat de gevraagde documenten deel uitmaken van stedenbouwkundige dossiers en dat het een hele verwerking vraagt om deze documenten digitaal ter beschikking te stellen, maar dat de beroeper, mits afspraak, inzage kan nemen in deze documenten en desgewenst een kopie kan nemen. De beroepsinstantie stelt in eerste instantie vast dat de stad geen enkele uitzonderingsgrond inroept en bijgevolg in principe bereid is om de gevraagde documenten openbaar te maken. De beroepsinstantie dient wel op te merken dat ook de federale regelgeving moet geëerbiedigd worden bij het nemen van beslissingen over aanvragen tot openbaarmaking (zoals de regels omtrent de intellectuele eigendom). In overeenstemming met artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet houdt het recht op toegang tot bestuursdocumenten een recht op inzage, een recht op uitleg of een recht op een afschrift in. Deze drie concrete wijzen waarop het grondwettelijk recht inzake openbaarheid van bestuursdocumenten, zoals gegarandeerd door artikel 32 van de Grondwet, kan uitgeoefend worden, zijn evenwaardig en de keuze van de wijze van uitoefening van het recht op openbaarheid ligt uitsluitend bij de aanvrager. Hieruit blijkt dus ook duidelijk dat openbaarmaking niet bestaat in de mogelijkheid tot het nemen van een afschrift, maar een recht toekent op de openbaarmaking van de gewenste documenten door het verkrijgen van een afschrift, hetgeen voortvloeit uit artikel 32 van de Grondwet. De aanvrager kan ook de vorm aangeven waarin hij een bestuursdocument wenst te ontvangen (artikel II.40, §2, 2de lid Bestuursdecreet). Daarmee wordt niet alleen de vorm van de drager bedoeld (geschreven document, elektronisch bestand) maar ook eventueel het formaat waarin de elektronische informatie dient ter beschikking gesteld te worden (bij voorbeeld een welbepaald bestandsformaat). De gevraagde vorm of formaat dient in principe gerespecteerd te worden en van de instantie wordt een minimum aan goodwill gevraagd om zo goed mogelijk tegemoet te komen aan de door de aanvrager gevraagde vorm en als het bestuursdocument niet in de gevraagde vorm of formaat kan ter beschikking worden gesteld, dient de instantie aan de aanvrager mee te delen in welke andere vorm of formaat het bestuursdocument wel beschikbaar is of redelijkerwijze ter beschikking gesteld kan worden (artikel II.45, §1 Bestuursdecreet). Dit werd reeds bevestigd in een arrest van de Raad van State nr. 209.086 van 23 november 2010. De stad geeft aan dat het een hele verwerking vraagt om de gevraagde documenten digitaal ter beschikking te stellen. De beroepsinstantie dient evenwel vast te stellen dat de beroeper in het oorspronkelijk verzoekschrift alsook in het beroepschrift niet heeft gevraagd om de betrokken documenten digitaal ter beschikking te stellen. Het antwoord van de stad dat impliciet lijkt aan te gegeven dat het digitaal ter beschikking stellen van de gevraagde documenten redelijkerwijze niet kon, is bijgevolg in casu niet dienend. Evenwel is ook hier de beroepsinstantie, bij gebrek aan documenten, in de onmogelijkheid om ten gronde te oordelen. Om deze redenen wordt het beroep voor dit onderdeel als gegrond beschouwd onder voorbehoud van de toepassing van eventuele uitzonderingsgronden.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/096

pagina 6 van 7

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 16 april 2020 tegen het uitblijven van een beslissing van de stad Eeklo wordt als ontvankelijk doch deels zonder voorwerp, deels gegrond en deels gegrond, onder voorbehoud van de toepassing van eventuele uitzonderingsgronden, beschouwd. Bijgevolg dient de stad Eeklo alvast een afschrift aan de beroeper te bezorgen van de beslissingen die werden genotuleerd in de verslagen van het college van burgemeester en schepenen van 9 juni 2006, 10 februari 2003 en 16 juni 2009.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 13 mei 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/096

pagina 7 van 7