Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/206
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/206
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 19 april 2021 diende xxx (hierna vermeld als: verzoeker), een nieuw verzoek in bij de provinciegriffier met volgende vragen over het op 18 april 2021 ontvangen verslag van de hoorzitting van de deputatie van 13 oktober 2020: “1. Waarom werd aan xxx alleen een tweede keer toegang verleend op de hoorzitting in het kader
van het dossier waarvoor hij aangemeld was, dossier xxx? 2. Waarom staat die tweede interventie niet apart vermeld in het verslag over het dossier xxx? 3. Waarom werden wij niet uitgenodigd op deze tweede verschijning op de hoorzitting? 4.Waarom maakt het verslag alleen melding van de foto die xxx op het einde van de vergadering bovenhaalde? Foto die wij op de zitting niet te zien kregen. Waarom is de melding dat ons een bijkomende recht op antwoord toegekend werd niet aanwezig in het verslag, alsook het besluit om de beslissing over het dossier te verdagen tot 22 oktober 2020? Dit diende in onze aanwezigheid genotuleerd te worden door de ambtenaar. Waar kan ik deze vermelding terugvinden? 5. Kan u verklaren hoe de foto van xxx uit 1981 rijmt met het vermoeden van geacht vergund te zijn vanwege Mortsel ook al wordt dit laatste door geen enkel document gestaafd, integendeel zelfs. De foto van 1981 bewijst nogmaals heel duidelijk de onvergundheid. Dit geacht vergund te zijn werd plots opgenomen in het nieuwe verslag na de hoorzitting. 6. Kan u mij bevestigen dat de foto uit 1981 deel uitmaakt van en aanwezig is in het dossier aanwezig bij de deputatie?
www.vlaanderen.be
7. xxx heeft een brief gedateerd op 13 oktober 2020, dag van de hoorzitting, gericht aan het emailadres omgevingsberoepen@provincieantwerpen.be + waarschijnlijk opgeladen in het omgevingsloket. Graag vernam ik wanneer xxx deze mail verstuurde en wanneer deze mail met brief in bijlage door de provincie ontvangen werd (datum en tijdstip). Alsook wanneer (datum+tijdstip deze documenten in het omgevingsloket opgeladen werden. 8. Kan u mij ook melden van wie de handtekening onder het bijgevoegde verslag is? 9. Wij werden pas op 26 oktober 2020 (een week na de beslissing) op de hoogte gebracht van de beslissing van de deputatie. Wanneer en hoe werd de tegenpartij van de beslissing op de hoogte gebracht van de deputatie? ” Op 23 april 2021 wijst de provinciegriffier het verzoek af op grond van artikel II 35, 4° van het Bestuursdecreet nu duidelijk blijkt uit een passage in het verzoekschrift gericht aan de Raad voor Vergunningsbetwistingen dat de bijkomende vragen rechtstreeks in functie van deze rechtspleging staan. Op 17 mei 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de beslissing van de provinciegriffier. Dit beroep werd geregistreerd op 18 mei 2021 Op 17 juni 2021 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 19 april 2021. De beslissing van de provinciegriffier dateert van 23 april 2021. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroepschrift van verzoeker d.d. 17 mei 2021 is tijdig ingediend. Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet. De beroepsinstantie stelt evenwel vast dat verzoeker in de vragen 1, 2, 3 en 5 geen uitleg vraagt over concrete bestuursdocumenten, maar wel enkele informatieve vragen stelde aan de provinciegriffier naar aanleiding van de hoorzitting van 13 oktober 2020 en het daarbij horend verslag. Volgens het oordeel van de beroepsinstantie zijn deze vragen van het verzoek van 19 april 2021 bijgevolg geen vragen om uitleg over bestuursdocumenten, doch louter informatieve vragen, waarvoor de beroepsinstantie geen bevoegdheid heeft om daarover een uitspraak te doen. Het beroepschrift is met betrekking tot de vragen 1, 2, 3 en 5 bijgevolg onontvankelijk en met betrekking tot de overige vragen ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/206
pagina 2 van 6
Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
De bestreden beslissing
Met de bestreden beslissing van 23 april 2021 wees de provinciegriffier het verzoek af op grond van artikel II.35, 4° van het Bestuursdecreet aangezien er een vernietigingsprocedure hangende is voor de Raad voor Vergunningsbetwistingen (hierna: Rvvb) tegen de beslissing van de deputatie van de provincie Antwerpen betreffende het bevraagde vergunningsdossier. Deze procedure werd ingediend door xxx en samen met xxx mede-eigenares van een woning grenzend aan het perceel waarop de bestreden vergunningsbeslissing betrekking heeft.
2. Inhoud van het beroepschrift Huidig beroepschrift is haast identiek aan het in dossier OVB/2021/205 ingediende beroepschrift tegen de beslissing van 18 april 2021 van de provinciegriffier betreffende het eerste verzoek in het kader van vergunningsdossier xxx. Beroeper voegt er in het huidig beroepschrift enkel nog aan toe dat in het kader van het verkrijgen van een eerlijk proces voor de Rvvb het noodzakelijk is om te beschikken over de gevraagde informatie. Het beschikken over deze informatie schendt, volgens beroeper, het recht op een eerlijk proces in hoofde van de deputatie niet aangezien deze als verwerende partij optreedt in de Rvvbprocedure en aldus daar de mogelijkheid krijgt om haar rechten te doen gelden.
3. Toelichting door de provinciegriffier Om met kennis van zaken het beroep te kunnen beoordelen contacteerde de beroepsinstantie de provinciegriffier voor de nodige toelichting bij het ingestelde beroep. Op 5 juni 2021 bezorgde de provinciegriffier de nodige toelichting aan de beroepsinstantie. De provinciegriffier bezorgde ook de nodige informatie betreffende de momenteel nog voor de Rvvb hangende vernietigingsprocedure in het bevraagde dossier xxx. Het verzoek in het kader van openbaarheid van bestuur is duidelijk gelinkt aan de vernietigingsprocedure, wat beroeper ook zelf bevestigde in zijn beroepschrift.
4. Standpunt van de beroepsinstantie De provinciegriffier steunt de weigering dd. 23 april 2021 op artikel II. 35, 4° van het Bestuursdecreet, aangezien momenteel een procedure voor de Rvvb aanhangig is betreffende het bevraagde dossier. Op basis van artikel II.35, 4° van het Bestuursdecreet moet een aanvraag tot openbaarmaking worden afgewezen als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de rechtspleging
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/206
pagina 3 van 6
in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen. Deze uitzonderingsgrond beoogt het eerlijk verloop van de rechtspleging te vrijwaren. Een essentieel onderdeel van het recht op een eerlijk proces is het beginsel van de “gelijkheid der wapens in een proces”. Dit beginsel van de wapengelijkheid houdt in dat elke partij het recht heeft haar argumenten te doen gelden in omstandigheden die haar niet benadelen ten opzichte van de tegenpartij. De bestaansreden van voormelde uitzonderingsgrond ligt vooral bij het verhinderen dat de openbaarheid van bestuur waaraan één partij onderworpen is, afbreuk zou doen aan de wapengelijkheid. Zonder deze uitzonderingsgrond zou één partij op grond van de openbaarheid van bestuur kunnen worden verplicht stukken in het gerechtelijk debat te brengen die tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) zouden kunnen pleiten, daar waar de andere partij enkel die elementen die haar eis ondersteunen, kenbaar mag maken om het oordeel van de rechter te beïnvloeden. Deze uitzonderingsgrond is een correctief op de openbaarheid om te beletten dat een instantie zou worden verplicht in een rechtsgeding de tegenpartij informatie ter beschikking te stellen die vervolgens tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) wordt uitgespeeld. De bedoelde uitzonderingsgrond mag evenwel niet op een abstracte manier worden ingeroepen zodat concreet moet worden aangetoond dat het gevraagde bestuursdocument verband houdt met een bestaand rechtsgeding en tegen een bestuursinstantie kan worden aangewend. In casu blijkt duidelijk dat de vragen in het kader van openbaarheid van bestuur gesteld zijn met op oog op het voeren van de vernietigingsprocedure voor de Rvvb wat ook met zoveel woorden uitdrukkelijk wordt gesteld in het beroepschrift. Aangezien het een relatieve uitzonderingsgrond betreft dient ook een afweging te worden gemaakt tussen het belang van de openbaarheid en het beschermde belang van het recht op een eerlijk proces. Daarbij moet concreet worden aangetoond dat de opgevraagde informatie tegen de overheidsinstantie zal worden gebruikt en deze zal schaden in haar recht op een eerlijk proces. Met betrekking tot vraag 4: Waarom is de melding dat ons een bijkomende recht op antwoord toegekend
werd niet aanwezig in het verslag, alsook het besluit om de beslissing over het dossier te verdagen tot 22 oktober 2020? Dit diende in onze aanwezigheid genotuleerd te worden door de ambtenaar. Waar kan ik deze vermelding terugvinden? Uit de toelichting van de provinciegriffier blijkt dat er geen bestuursdocument bestaat die deze vraag beantwoordt. Ter informatie deelt de griffier mee dat het verslag de elementen die door de partijen tijdens de hoorzitting mondeling werden toegelicht beknopt aanstipt. Het is niet vereist dat alle mededelingen of toelichtingen ten behoeve van de aanwezige partijen ook in het verslag worden opgenomen. Dit verslag wordt nadien immers niet meer ter kennis gegeven aan de partijen, doch strekt tot verder gebruik binnen het administratief dossier. De datum waarop de deputatie over het administratief beroep beslist is een interne, administratieve aangelegenheid die niet het voorwerp van het hoorrecht uitmaakt. De deputatie heeft een beslissing genomen op 15 oktober 2020 en heeft daarbij ook rekening gehouden met de in het kader van het administratief beroep ingebrachte standpunten en informatie, aldus de provinciegriffier. De beroepsinstantie merkt op dat een vraag in het kader van openbaarheid van bestuur steeds betrekking moet hebben op bestaande bestuursdocumenten in het bezit van de overheid en dat bij een vraag om uitleg niet mag verondersteld worden dat de bevraagde overheidsinstantie nieuwe documenten opmaakt. De definitie van bestuursdocument zoals omschreven in artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet is immers duidelijk op dat vlak. In zoverre het beroep betrekking heeft op de onder punt 4 gestelde vragen dient het dan ook als ongegrond te worden beschouwd. Met betrekking tot vraag 6; Kan u mij bevestigen dat de foto uit 1981 deel uitmaakt van en aanwezig is in
het dossier aanwezig bij de deputatie?
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/206
pagina 4 van 6
En vraag 7 : xxx heeft een brief gedateerd op 13 oktober 2020, dag van de hoorzitting, gericht aan het
emailadres omgevingsberoepen@provincieantwerpen.be + waarschijnlijk opgeladen in het omgevingsloket. Graag vernam ik wanneer xxx deze mail verstuurde en wanneer deze mail met brief in bijlage door de provincie ontvangen werd (datum en tijdstip). Alsook wanneer (datum+tijdstip deze documenten in het omgevingsloket opgeladen werden. De beroepsinstantie zal beide vragen samen bespreken. De provinciegriffier bezorgde immers een printscreen uit het omgevingsloket waaruit blijkt dat xxx inderdaad op 13 oktober 2020 een brief met bijlagen heeft opgeladen op het omgevingsloket zoals beroeper ook zelf aangeeft. Deze printscreen vemeldt de dag en het uur waarop xxx zijn brief met in bijlage onder andere “stuk3_luchtfoto_1981_met aanduiding.PDF” heeft opgeladen. Deze printscreen beantwoordt aan de in artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet vermelde definitie van bestuursdocument en komt dan ook in principe in aanmerking voor openbaarmaking. De beroepsinstantie zit niet in in hoeverre de kennis van deze informatie (die reeds grotendeels door beroeper werd verschaft) de provincie kan schaden in haar recht op een eerlijk proces en acht de uitzonderingsgrond van artikel II.35, 4° van het Bestuursdecreet op dit punt dan ook onterecht door de provinciegriffier ingeroepen. Het beroep is met betrekking tot de in punt 6 en 7 gestelde vragen dan ook gegrond. Met betrekking tot vraag 8: Kan u mij ook melden van wie de handtekening onder het bijgevoegde verslag
is?
De beroepsinstantie stelt vast dat deze vraag een herhaling is van het in dossier OVB/2021/205 behandelde beroep inzake de door beroeper gestelde vragen over het verslag van de hoorzitting. xxx, een medewerker van de provinciale administratie die aanwezig was op de hoorzitting, verzorgde het verslag en plaatste er zijn handtekening onder. Het beroep met betrekking tot vraag 8 kan als zonder voorwerp worden beschouwd. Met betrekking tot vraag 9: Wanneer en hoe werd de tegenpartij van de beslissing op de hoogte gebracht
van de deputatie?
De provinciegriffier licht toe dat de kennisgevingen van de beslissingen aan de aanvragers geautomatiseerd verlopen via het omgevingsloket. Daaromtrent bestaan derhalve geen bestuursdocumenten en evenmin printscreens om dit aan te tonen. Aangezien een verzoek in het kader van openbaarheid van bestuur enkel betrekking kan hebben op bestaande bestuursdocumenten in het bezit van een overheidsinstantie, conform de bepaling van artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet, dient dit beroep met betrekking tot de onder punt 9 gestelde vraag als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT:
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/206
pagina 5 van 6
Het beroepschrift van xxx d.d. 17 mei 2021 tegen de beslissing van de provinciegriffier dd. 23 april 2021 wordt als deels onontvankelijk, deels ontvankelijk en deels ongegrond, deels gegrond en deels zonder voorwerp beschouwd. Bijgevolg dient de provinciegriffier een afschrift te bezorgen van de printscreen uit het omgevingsloket, waarop dag en uur is af te lezen waarop xxx zijn brief met foto van 1981 in het omgevingsloket oplaadde..
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet).
Brussel, 2 juli 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/206
pagina 6 van 6