Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/118

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/118

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 11 mei 2020 diende xxx een verzoek in bij de Universiteit Gent tot het verkrijgen van een afschrift van de volgende documenten: (1) het antwoord dat door xxx via mail werd overgemaakt aan de stageaanbieder van verzoekster, waarnaar werd verwezen in de mail van 8 mei 2020; (2) het document waaruit blijkt dat de vrijwillige stages niet worden ondersteund door de vakgroep; (3) de volledige correspondentie tussen de vakgroep en de VRT in de periode 08/05 14u tot en met 11/05 10u; (4) de richtlijnen van onze academische overheid die de Universiteit Gent niet in vraagt stelt en die aan de basis liggen van de onmogelijkheid van de vakgroep om nog langer vrijwillige stages toe te staan, waarvan sprake in de toelichting in de mail van 11/05 12:03u. Op 11 mei 2020 werd voormeld openbaarheidsverzoek door de Universiteit Gent afgewezen. Met een mail d.d. 11 mei 2020 heeft verzoekster beroep ingesteld tegen de voormelde weigeringsbeslissing van de Universiteit Gent. Het beroepschrift werd op 11 mei 2020 geregistreerd.

www.vlaanderen.be

Ontvankelijkheid van het beroep De weigeringsbeslissing van de Universiteit Gent dateert van 11 mei 2020. Deze beslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het beroepschrift van verzoekster d.d. 11 mei 2020 is tijdig ingediend en wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Inhoud van het beroepschrift

Op 11 mei 2020 diende xxx een verzoek in bij de Universiteit Gent tot het verkrijgen van een afschrift van een aantal documenten die verband houden met het niet ondersteunen van vrijwillige stages binnen de faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen, vakgroep Communicatiewetenschappen en van de correspondentie tussen de voormelde vakgroep en de VRT in de periode van 08/05 tot en met 11/05. Bij mailbericht d.d. 11 mei 2020 werd het openbaarheidsverzoek afgewezen door de Universiteit Gent. Verzoekster neemt daarmee geen genoegen en stelt in haar beroepschrift dat de stageverantwoordelijke van de vakgroep Communicatiewetenschappen van de faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen – UGent in de weigeringsbeslissing niet betwist dat de gevraagde stukken wel degelijk bestuursdocumenten zijn. Voorts wordt volgens verzoekster door de stageverantwoordelijke nergens aangeven dat één of meerdere van de gevraagde stukken niet openbaar kunnen gemaakt worden. Verzoekster vraagt in haar beroepschrift om alsnog een afschrift te ontvangen van de gevraagde stukken.

2. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de Universiteit Gent, waarbij om nadere toelichting werd gevraagd aangaande de documenten die voorhanden zijn binnen de Universiteit en die betrekking hebben op het openbaarheidsverzoek van verzoekster.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/118

pagina 2 van 5

Op 25 en 29 mei 2020 werd de gevraagde toelichting verstrekt vanuit de Universiteit Gent. Tevens werd aangegeven dat vanuit de Universiteit Gent een aantal documenten zouden worden bezorgd aan verzoekster. De beroepsinstantie werd daarop effectief in kennis gesteld van de mail die vanuit de Universiteit Gent werd gestuurd aan verzoekster op 29 mei 2020, waarbij de volgende twee documenten werden meegestuurd : - Een PDF-document met daarin de informatie/documenten vermeld onder (1) en (3) van het openbaarheidsverzoek: de gevraagde mail van xxx d.d. 8 mei 2020 en de gevraagde correspondentie tussen de vakgroep en de VRT. Dit mailverkeer bevat evenwel ook de vermelding van de naam en gsm-nummer van een andere student en in toepassing van artikel II.34, 2° Bestuursdecreet (bescherming van de persoonlijke levenssfeer) werden die gegevens geschrapt. - Een PDF-document met een uittreksel uit het verslag van een vergadering van de Onderwijsraad van 23 april 2020, als antwoord op deel (4) van het openbaarheidsverzoek. Dit is het basisdocument omtrent het beleid rond het uitvoeren van stages in het kader van de coronaproblematiek. Daarnaast wordt in de mail ook nog de volgende bijkomende toelichting gegeven aan verzoekster: “Een specifieke aanvulling over de vrijwillige stages is later op de website van de UGent gekomen ter verduidelijking omdat er studenten waren die hier specifieke vragen over hadden. Het (logische) beleid is altijd geweest dat als stages voorzien in het curriculum niet meer kunnen, ook vrijwillige stages (a fortiori) niet meer kunnen, maar aangezien faculteiten zelf mogen beslissen over het al of niet afsluiten van overeenkomsten voor vrijwillige stages (wat een discretionaire bevoegdheid is van de faculteiten, een vrijwillige stage is dus steeds een gunst) werd er geen ‘hard’ verbod gesteld vanuit het centrale beleid, maar werd op de corona-informatiepagina toegelicht dat vrijwillige stages in het academiejaar 2019-2020 ten stelligste worden afgeraden en enkel in uitzonderlijke gevallen (vb. in de zorgsector) en na expliciet akkoord van de faculteit/opleiding kunnen doorgaan.” Voorts stelt de Universiteit Gent in de mail d.d. 29 mei 2020 aan verzoekster dat wat betreft onderdeel (2) van het openbaarheidsverzoek er geen document bestaat bij de Universiteit Gent. Vanuit de universiteit wordt gesteld dat de stageverantwoordelijke van de faculteit het centrale beleid heeft uitgevoerd en gecommuniceerd naar alle studenten, met inbegrip van verzoekster, nl. dat vrijwillige stages niet kunnen doorgaan onder auspiciën van de UGent (dus via stagecontract van de UGent en onder verzekeringsdekking van de UGent) en er geen uitzonderingen worden toegekend. De beroepsinstantie kon zelf vaststellen dat, via de toegezonden mail op 29 mei 2020 vanuit de Universiteit Gent aan verzoekster, de gevraagde informatie en documenten, zoals gevraagd in de onderdelen (1) en (3) van het openbaarheidsverzoek werden toegestuurd aan verzoekster en dat voor die onderdelen het ingestelde beroep dan ook als zonder voorwerp moet worden beschouwd. Verzoekster drong daarop bij de beroepsinstantie (via een bijkomende mail d.d. 29 mei 2020) nog aan om voor de zekerheid na te gaan of er effectief geen document ‘Stagepolicy’, waarvan sprake in de aan haar bezorgde mail van 8 mei 2020, bestaat dat toelicht dat de vrijwillige stages binnen de vakgroep niet zijn toegestaan. Voorts stelt verzoekster in haar mail d.d. 29 mei 2020 dat ze niet akkoord gaat met het feit dat er enkel een uittreksel uit het verslag van vergadering van de Onderwijsraad van 23 april 2020 aan haar

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/118

pagina 3 van 5

werd bezorgd vanuit de Universiteit Gent en vraagt ze aan de beroepsinstantie of de overige info uit het verslag terecht niet werd meegedeeld. Wat betreft de onderdelen (2) en (4) van het openbaarheidsverzoek heeft de beroepsinstantie daarom, na ontvangst van de voormelde mail d.d. 29 mei 2020 vanuit de Universiteit Gent en de reactie daarop van verzoekster, de Universiteit Gent nogmaals gecontacteerd voor meer duiding. Uit de bijkomende toelichting van de Universiteit Gent, ontvangen via mails d.d. 2 en 3 juni 2020, kan de beroepsinstantie het volgende concluderen : Wat betreft onderdeel (2) van het openbaarheidsverzoek, kan de beroepsinstantie enkel maar vaststellen dat er geen document â€œstagepolicyâ€? bestaat binnen de vakgroep/opleiding, op geen enkele drager. Het gaat dus om een niet-bestaand document. In artikel I.4, 3Â° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de Universiteit Gent niet in het bezit is van het gevraagde document, zoals gesteld in deel (2) van het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek. Er kan dan ook onmogelijk een afschrift daarvan worden verleend. Het ingestelde beroep wordt voor dit onderdeel bijgevolg als ongegrond beschouwd. Wat onderdeel (4) van het openbaarheidsverzoek betreft, werd vanuit de Universiteit Gent op 29 mei 2020 een uittreksel uit het verslag van een vergadering van de Onderwijsraad van 23 april 2020 aan verzoekster bezorgd. Het uittreksel van die vergadering is te beschouwen als het document met de richtlijnen van de academische overheid inzake de onmogelijkheid om nog langer vrijwillige stages toe te laten. Het ingestelde beroep dient voor dit onderdeel bijgevolg als zonder voorwerp beschouwd te worden. De beroepsinstantie kon kennis nemen van het volledige verslag en stelt vast dat alle informatie aangaande de vrijwillige stages wel degelijk aan verzoekster werd meegedeeld. De informatie uit het desbetreffende verslag van de vergadering van de Onderwijsraad die niet werd meegedeeld aan verzoekster heeft betrekking op totaal andere agendapunten die werden besproken binnen de bewuste vergadering en die geenszins het voorwerp uitmaken van huidig openbaarheidsverzoek. Het beroep van verzoekster op dit punt (de niet meegedeelde informatie uit het verslag) wordt dan ook als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 11 mei 2020 tegen de weigeringsbeslissing van de Universiteit Gent wordt als ontvankelijk en deels zonder voorwerp en deels ongegrond beschouwd.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/118

pagina 4 van 5

Brussel, 9 juni 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/118

pagina 5 van 5