Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/197
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/197
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 1 mei 2022 diende xxx (verder verzoeker) een verzoek in bij de stad Zoutleeuw tot afschrift van de overzichtstabellen waaruit het jaarlijks verloop blijkt van het aantal ziektekredietdagen en van het aantal niet-opgenomen verlofdagen samen met het algemeen totaal van deze beide soorten kredietdagen die voor verzoeker vanaf 1993 tot en met 2021 werden opgesteld. Verzoeker verwees hierbij naar deze tabellen die hem voor de jaren 2016 t.e.m. 2019 werden bezorgd, en stelde dat de overzichtstabel die hem op 14 april 2022 door de stad Zoutleeuw werd bezorgd niet beantwoordde aan het door hem gevraagde format. Ze zou ook niet volledig zijn en onjuiste gegevens bevatten. De stad Zoutleeuw heeft dit openbaarheidsverzoek niet beantwoord binnen de decretaal voorziene termijn. Op 16 juni 2022 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de ontstentenis van beslissing. Het beroepschrift werd op 20 juni 2022 geregistreerd door de beroepsinstantie. Op 18 juli 2022 werd de behandelingstermijn van dit beroep in toepassing van II.50, §1, tweede lid, van het Bestuursdecreet verlengd tot een termijn van 45 kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 1 mei 2022.
www.vlaanderen.be
De stad Zoutleeuw reageerde niet tijdig op dit openbaarheidsverzoek. De termijn om beroep in te dienen heeft bijgevolg geen aanvang genomen. Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 16 juni 2022 is bijgevolg tijdig ingediend en wordt als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Ontstentenis van beslissing
De stad Zoutleeuw nam geen beslissing binnen de decretaal bepaalde termijn.
2. Inhoud van het beroepschrift Daarom ziet verzoeker zich genoodzaakt om beroep in te dienen.
3. Toelichting door de stad Zoutleeuw Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie de stad Zoutleeuw op 20 juni 2022 om een reactie gevraagd. Op 30 juni 2022 bezorgde de stad Zoutleeuw de beroepsinstantie de volgende toelichting: ‘Het overzicht zoals bedoeld door xxx werd vóór 2016 en sedert 2020 niet meer opgemaakt. De personeelsdienst gebruikte zelf dit overzicht niet, maar dit werd sedert 2016 gemaakt op verzoek van xxx, teneinde deze te laten bekrachtigen door het VB. Het overzicht van 2016 tot en met 2019 is in het bezit van de aanvrager. Wel bestaan er individuele overzichten (per personeelslid per jaar) bij van de aan-en afwezigheden. Deze kunnen dan resulteren in een overzicht zoals bezorgd aan de aanvrager per mail van 14/04/2022. Aangezien xxx geen genoegen neemt met het bezorgde overzicht, kunnen we zijn individuele overzichten van 1993 tot en met 2021 overmaken. Van 1993 tot en met 2015 werd dit document afgedrukt en bijgehouden in het personeelsdossiers. Deze zullen we inscannen en digitaal overmaken. Sedert 2016 is dit een digitaal document dat niet meer afgedrukt wordt in het personeelsdossier. Dit kunnen we digitaal overmaken.’
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/197
pagina 2 van 4
Dezelfde dag bezorgde de stad de genoemde individuele overzichten aan verzoeker. Op 1 juli 2022 antwoordde verzoeker aan de beroepsinstantie dat deze documenten niet beantwoordden aan zijn openbaarheidsverzoek, en dat hij bijgevolg geen genoegen nam met dit antwoord van de stad. De beroepsinstantie vroeg daarop bijkomende toelichting aan de stad, welke ze op 23 juli 2022 mocht ontvangen. De stad herhaalt daarin dat het overzicht zoals door xxx wordt gevraagd, vóór 2016 en sedert 2020 niet (meer) werd/wordt opgemaakt, dat de overzichten van 2016-2019 werden overgemaakt, en dat de beschikbare documenten (individuele overzichten) betreffende de ziektekredietdagen en nietopgenomen verlofdagen betreffende de periode 1993 tot en met 2021 eveneens werden overgemaakt. De stad stelt aanvullend dat een bestuursdocument volgens art. I.4, 3° van het Bestuursdecreet is : ‘alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie’. Het moet dus gaan om informatie die beschikbaar is op een drager. Informatie die potentieel zou kunnen worden verworven na verwerking van gegevens, maar die op dit ogenblik niet als dusdanig beschikbaar is op een drager, is geen bestuursdocument. Art. II.31 van het Bestuursdecreet bepaalt bovendien uitdrukkelijk dat de verplichting om inzage, afschrift of uitleg te verschaffen de overheidsinstantie niet verplicht tot analyse of verwerking van het bestuursdocument.
4. Beoordeling door de beroepsinstantie Verzoeker vraagt expliciet naar de overzichtstabellen die voor hem werden opgemaakt van 1993 tot op heden. De tabellen voor de jaren 2016 tot en met 2019 werden hem al bezorgd; dit blijkt uit het oorspronkelijk openbaarheidsverzoek en uit het beroepschrift waarbij verzoeker deze tabellen toevoegde. Voor wat betreft deze tabellen 2016-2019 wordt het beroepschrift bijgevolg als ongegrond beschouwd. Voor wat betreft de gevraagde tabellen van vóór 2016 en van na 2019, blijkt uit de toelichting door de stad dat deze, in de door verzoeker gewenste vorm, niet werden opgemaakt Zoals de stad terecht zegt, bestaan er dus geen dergelijke bestuursdocumenten die beantwoorden aan de definitie van art. I.4, 3° van het Bestuursdecreet: ‘alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie’. Van onbestaande documenten kan uiteraard ook geen afschrift worden verleend. De beroepsinstantie is bijgevolg van oordeel dat ook voor de overige gevraagde overzichtstabellen het openbaarheidsverzoek ongegrond is. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 16 juni 2022 tegen de ontstentenis van beslissing van de stad Zoutleeuw is ontvankelijk doch ongegrond.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/197
pagina 3 van 4
Brussel, 26 juli 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/197
pagina 4 van 4