Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/373
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/373
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 31 augustus 2021 diende xxx (hierna: verzoekster), een verzoek in bij de Artesis Plantijn Hogeschool te Antwerpen (hierna: AP Hogeschool) om een afschrift te verlenen van haar volledig studentendossier, met inbegrip van de verslagen van de toelatingscommissie die volgens het OER (Onderwijs- en Examenreglement) aan haar studentendossier toegevoegd moeten worden: twee aanvragen tot wijzigingen in het studiecontract voor het academiejaar 2018/2019 en een aanvraag voor vrijstelling voor het academiejaar 2021/2022. Op 14 september 2021 stelt verzoekster vast dat een aantal documenten uit haar studentendossier intussen online raadpleegbaar werden gesteld via het studentenplatform bij de Hogeschool. De verslagen van de toelatingscommissie (voor twee aanvragen uit academiejaar 20218/2019 en één aanvraag voor academiejaar 2021/2022) ontbraken evenwel en daarom herhaalt ze nogmaals op 14 september 2021 haar verzoek om een digitaal afschrift te verlenen van de voormelde verslagen van de toelatingscommissie. Op 25 september 2021 diende verzoekster beroep in bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur tegen de ontstentenis van beslissing vanwege de AP Hogeschool om de verslagen van de toelatingscommissie openbaar te maken. Op 27 september 2021 werd dit beroep door de beroepsinstantie geregistreerd.
www.vlaanderen.be
Ontvankelijkheid van het beroep Op 31 augustus 2021 werd het oorspronkelijke verzoekschrift ingediend. Op 25 september 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur, tegen het uitblijven van een antwoord van de AP Hogeschool. Aangezien de AP Hogeschool niet tijdig gereageerd heeft op het oorspronkelijke openbaarheidsverzoek, heeft de termijn om beroep in te dienen conform artikel II.48 van het Bestuursdecreet geen aanvang genomen. Het beroepschrift van verzoeker d.d. 25 september 2021 is bijgevolg tijdig ingediend en wordt als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Aangevochten beslissing
Het beroepschrift van 25 september 2021 is specifiek gericht tegen het uitblijven van een antwoord van de AP Hogeschool op de oorspronkelijke vraag d.d. 31 augustus 2021 om een afschrift te verlenen aan verzoekster van de verslagen van de toelatingscommissie (voor twee aanvragen van verzoekster uit academiejaar 20218/2019 en één aanvraag voor academiejaar 2021/2022).
2. Inhoud van het beroepschrift Via het indienen van het beroepschrift wenst verzoeker alsnog de gevraagde documenten (de verslagen van de toelatingscommissie) te verkrijgen.
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de AP Hogeschool om meer informatie en duiding te krijgen betreffende dit beroepsdossier. Vanuit de AP Hogeschool werd aan de beroepsinstantie op 4 oktober 2021 het volgende meegedeeld: “ Momenteel zit alles voor de studenten in het digitaal archief van de Hogeschool, maar tijdens de overgang (van papieren documenten naar digitale informatie) werd nog niet alles gedigitaliseerd. De Hogeschool heeft een hele zware cyberaanval te verduren gehad eind 2020 en we ervaren hier tot op heden de gevolgen van. Er is inderdaad ook nog een archief op papier voor deze periode, en omdat deze stukken wat opzoektijd vragen konden deze nog niet worden bezorgd aan de student.” De AP Hogeschool heeft vervolgens op 5 oktober 2021 een mail gestuurd aan verzoekster, waarbij als bijlage de gevraagde documenten werden bezorgd aan verzoekster:
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/373
pagina 2 van 3
-
Voor 2018-2019: twee aanvragen wijziging contract, met de bijhorende verslagen van de toelatingscommissie Voor 2021-2022: Een pdf met de schermafdrukken van de digitale aanvraagprocedure (de aanvraag vrijstelling verloopt volledig via Bamaflex (digitaal studentenplatform). De beslissing werd digitaal ingevoerd op Bamaflex op 13 juli 2021. Er worden geen verslagen op papier gemaakt)
De beroepsinstantie kreeg een afschrift van de voormelde mail d.d. 5 oktober 2021 en de bijhorende bijlagen. Daaruit kan de beroepsinstantie opmaken dat de gevraagde documenten inmiddels, op 5 oktober 2021, alsnog aan verzoekster werden overgemaakt, zodat het beroep thans zonder voorwerp is geworden. Verzoekster heeft daarop bij de beroepsinstantie nog aangedrongen om alsnog een kopie te ontvangen op papier van het verslag van de toelatingscommissie d.d. 13/07/21, ondertekend door de voorzitter. De beroepsinstantie deed nogmaals uitdrukkelijk navraag bij de AP Hogeschool naar een afschrift op papier van de beslissing van de toelatingscommissie d.d. 13/07/21. Hierop antwoordde de AP Hogeschool dat de procedure (in verband met aanvragen en beslissingen van de toelatingscommissie) volledig geautomatiseerd verloopt via Bamaflex. Er vindt dus voortaan geen notulering op papier meer plaats van de vergaderingen van de toelatingscommissie. De beslissing wordt voortaan meegedeeld via Bamaflex aan de studenten. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de AP Hogeschool niet in het bezit is van de door verzoekster opgevraagde beslissing op papier van de toelatingscommissie d.d. 13/07/21, daar het een onbestaand document betreft. Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden. Het beroepschrift dient, wat dit specifiek onderdeel betreft, bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 25 september 2021 van xxx gericht tegen het uitblijven van een beslissing van de AP Hogeschool te Antwerpen op haar oorspronkelijk verzoek van 31 augustus 2021 wordt als ontvankelijk doch deels zonder voorwerp en deels ongegrond beschouwd. Brussel, 13 oktober 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/373
pagina 3 van 3