Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/097
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/097
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 8 februari 2022 diende xxx bij mailbericht een verzoek in bij de stad Leuven om een elektronisch afschrift te verlenen van het door de stad Leuven & Leuven 2030 ingediende dossier om tot één van de 100 climateneutral cities van Europa te horen, alsook van eventueel bijhorende documenten. Bij mailbericht d.d. 7 maart 2022 werd dit door de stad Leuven geweigerd. Op 23 maart 2022 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze weigeringsbeslissing. Dit beroep werd geregistreerd op 24 maart 2022. Op 21 april 2022 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 8 februari 2022. De bestreden beslissing dateert van 7 maart 2022. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.
www.vlaanderen.be
Het beroep werd ingediend bij mailbericht d.d. 23 maart 2022 en is bijgevolg tijdig ingesteld. Het beroepschrift is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Het verzoek tot openbaarmaking werd door de stad Leuven initieel geweigerd als volgt:
“Er kan geen kopie van het gevraagde document bezorgd worden. Overeenkomstig artikel II.35, 1° van het bestuursdecreet dient de aanvraag tot openbaarmaking afgewezen te worden als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van het economisch, financieel of commercieel belang van de overheidsinstantie. Bovendien heeft de aanvraag betrekking op interne communicatie (artikel II.33, 3° van het bestuursdecreet). Het gevraagde document betreft een 'expression of interest'. Momenteel evalueert de Europese Commissie de ingediende voorstellen. Zolang deze evaluatie niet afgerond is, kan het voorstel van de stad Leuven niet openbaar gemaakt worden.” 2. Inhoud van het beroepschrift De beroeper geeft aan dat hem “een uittreksel [werd] bezorgd van de beslissing van het College van
Burgemeester en Schepenen om deel te nemen, maar dit is slechts een sterk ingekorte en beknopte samenvatting van het ingediende document, zonder bijlagen of verdere verduidelijking”
Tevens argumenteert de beroeper: “Vermits de indientermijn bij de Europese Commissie voor alle kandiderende steden en gemeenten reeds geruime tijd verstreken is en het doorgestuurde dossier voor elke indiener sindsdien ongewijzigd vastligt, het ingediende dossier een samenvoeging is van alle door de stad Leuven genomen initiatieven die stuk voor stuk voldoen aan de criteria van openbaarheid van bestuur en de openbaarmaking van het ingediende document op dit ogenblik dan ook geen economisch, financieel of commercieel nadeel met zich meebrengt voor de stad Leuven, zou ik dan ook willen vragen om alle aan de Europese instellingen bezorgde informatie - het volledige dossier dus - te bezorgen. Indien er toch geoordeeld zou worden dat er bepaalde onderdelen niet voor vrijgave in aanmerking zouden komen, vraag ik om de overige documenten per kerende te bezorgen.”
3. Toelichting door de stad Leuven Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie de stad Leuven om nadere toelichting gevraagd. Bij mail d.d. 31 maart 2022 verduidelijkte de stad Leuven aan de beroepsinstantie het volgende. Het indienen van de kandidatuur gebeurde via een online formulier op de website van de Europese Unie, waarbij het ingediende formulier zowel milieu-informatie als niet-milieu-informatie bevat. Het handelt immers niet alleen over de ambitie om tegen 2030 een klimaatneutrale stad te zijn, maar er wordt ook
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/097
pagina 2 van 4
informatie gegeven over andere projecten van de stad om op die manier bepaalde ervaringen en kennis te duiden. Het gevraagde document betreft een expression of interest om tot één van de 100 climate-neutral cities van Europa te horen. Het document bevat onder meer informatie inzake de huidige situatie, de lopende projecten en de ambitie van de stad. Momenteel evalueert de Europese Commissie de ingediende voorstellen. De Europese Commissie zal de geselecteerde deelnemers bekendmaken in april 2022. Vervolgens zullen de geselecteerde steden een climate city contract moeten opstellen. De geselecteerde steden zullen onder meer financieel en door experten ondersteund worden. Deze steden zullen dienst doen als experimenteer- en innovatiehub voor de andere steden. De Europese Commissie dient nog een beslissing te nemen over de ingediende voorstellen. Vervolgens dienen de voorstellen nog concreet uitgewerkt te worden. De stad Leuven vervolgt:
“De aanvraag van xxx heeft dan ook betrekking op interne communicatie en werd geweigerd op grond van artikel II.33, 3° van het bestuursdecreet. Deze uitzonderingsgrond is zowel van toepassing op milieuinformatie als andere informatie. Een effectieve besluitvorming veronderstelt immers dat voorstellen, ideeën of opvattingen over inhoudelijk, procesmatige, organisatorische of politieke aangelegenheden vrij uitgewisseld kunnen worden zonder dat deze voorstellen, ideeën of opvattingen op verzoek publiek moeten gemaakt worden. Het begrip ‘intern’ wordt ruim geïnterpreteerd. Het betekent niet dat het louter mag gaan om informatie die uitsluitend binnen eenzelfde dienst, afdeling, instantie, … van de overheid circuleert. Ook de uitwisseling van informatie tussen overheidsinstanties onderling kan onder deze uitzonderingsgrond vallen. Ook wat betreft de inhoud van de communicatie zijn er geen beperkingen. Het kan zowel gaan om persoonlijke beleidsopvattingen of argumenten als om feitelijke informatie of loutere data. (Ontwerp van decreet tot wijziging van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, Parl.St. Vl.Parl. 2020-21, nr. 780/1, 90-93) Bovendien moet er gewezen worden op artikel 4.3° van de Verordening 1049/2001 van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. Dat artikel bepaalt: ‘De toegang tot een document dat door een instelling is opgesteld voor intern gebruik of door een instelling is ontvangen, en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover de instelling nog geen besluit heeft genomen (eigen onderlijning), wordt geweigerd, indien de openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt’. Zoals hierboven vermeld, heeft de Europese Commissie nog geen beslissing genomen in dit dossier. Het zou niet correct zijn dat de Europese Commissie de openbaarmaking van de documenten op grond van deze Verordening moet weigeren, als de overheid die de documenten heeft opgesteld en overgemaakt verplicht is om ze wel openbaar te maken. Het ingediende formulier kan tevens niet openbaar gemaakt worden om de economische, financiële of commerciële belangen van de stad te beschermen. Het formulier bevat immers ook informatie over andere projecten van de stad. Daarnaast wordt er onder andere in het deel ‘capital needs and investment strategies’ gevraagd naar ‘your city’s current capability to estimate the capital requirements for investment and the funding and financing needed for the transition toward climate neutrality’. De antwoorden op de verschillende deelvragen bevatten belangrijke financiële informatie en (mogelijke) investeringsstrategieën die bij openbaarmaking de financiële en economische belangen van de stad in het gedrang zouden brengen. De kandidatuur van de stad is van strategisch belang in het Europese subsidielandschap. Er dient dan ook met de strategische en financiële ambities van Leuven vertrouwelijk omgegaan te worden zolang de kandidatuur niet daadwerkelijk geselecteerd wordt.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/097
pagina 3 van 4
Hoewel de door Europa geformuleerde ambitie op zeer hoog niveau ligt, is ook de concurrentie in het kader van subsidieprojecten zeer groot. Indien Leuven geselecteerd zou worden, kan ze in pole position deelnemen aan de grote Europese subsidieprogramma’s, wat een grote impact zal hebben voor de stad en haar partners. Tot slot, Leuven zelf heeft op dit moment ook geen zicht op de inhoud van de kandidaturen van de overige steden. Er is enkel zicht op de namen van de steden die hun kandidatuur indienden; hiervoor diende expliciet toestemming te worden gegeven. Er kunnen m.a.w. ook nog andere steden gekandideerd hebben, waarvan zelfs de naam bij het publiek niet geweten is.” Aan de beroepsinstantie werd een kopie van het door de stad Leuven ingediende voorstel bezorgd.
4. Standpunt van de beroepsinstantie In de beslissing van het College van burgemeester en schepenen van de stad Leuven in de zitting van 28/02/2022 waarbij de goedkeuring voor de deelname aan de “'EU Mission 100 Climate-neutral and Smart Cities” werd verleend en opdracht werd gegeven om de kandidatuur van de stad Leuven in te dienen, wordt een beschrijving gegeven van de context, alsook van het voorwerp van huidig verzoek tot openbaarmaking. De beroeper heeft een uittreksel van deze beslissing ontvangen, maar hij wenst de informatie zoals ingediend bij de Europese instellingen te ontvangen. Bij mail van 3 mei 2022 wordt de beroepsinstantie in kennis gesteld via carbon copy van het mailbericht van de stad Leuven van dezelfde datum aan de beroeper met als bijlage het besluit van de algemeen directeur van 2 mei 2022, alsook de bijhorende bijlage. Uit deze beslissing van de algemeen directeur van 2 mei 2022 blijkt dat alsnog werd beslist om een kopie te bezorgen van het gevraagde document, om reden dat “op 28 april 2022 werd het EU-moratorium op
communicatie omtrent dit dossier echter opgeheven, zodat de openbaarmaking van het gevraagde document nu mogelijk is.”
Een kopie van het bij de EU ingediende formulier werd als bijlage bij het mailbericht van 3 mei 2022 toegevoegd. De beroepsinstantie moet dan ook vaststellen dat met de mail d.d. 3 mei 2022 vanuit de stad Leuven, waarvan de beroepsinstantie een kopie heeft ontvangen, alsnog aan de verzuchtingen van de beroeper is tegemoet gekomen en dat bijgevolg het beroep dan ook als zonder voorwerp moet worden verklaard. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 23 maart 2022 tegen de weigeringsbeslissing van de stad Leuven d.d. 7 maart 2022 wordt als ontvankelijk doch zonder voorwerp beschouwd. Brussel, 3 mei 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/097
pagina 4 van 4