Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/415
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/415
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 26 oktober 2021 diende xxx (verder: verzoeker) een verzoek in bij de stad Oudenaarde om een afschrift te verlenen van de presentatie en documenten betreffende de commissie van burgemeester xxx waar intercommunale Gaselwest uitleg, toelichting en een presentatie is komen geven over hogere tarieven, waarnaar tijdens de gemeenteraad van 25 oktober 2021 werd verwezen. Op 16 november 2021 diende verzoeker een verzoek in bij de stad Oudenaarde om een kopie te verlenen van de opname van de gegeven toelichting van de intercommunale Gaselwest, waarnaar de burgemeester impliciet verwees tijdens de gemeenteraad van 25 oktober 2021. Op 16 november 2021 diende verzoeker bij de beroepsinstantie beroep in tegen de ontstentenis van beslissing vanwege de stad Oudenaarde betreffende zijn hierboven vermeld verzoek van 26 oktober 2021. Verzoeker verzocht de beroepsinstantie op 17 november 2021 evenwel om zijn beroepschrift te annuleren, aangezien hij de gevraagde presentatie op 16 november 2021 van de stad Oudenaarde had verkregen. Op 17 november 2021 diende verzoeker bij de beroepsinstantie beroep in tegen de beslissing van de stad Oudenaarde van 16 november 2021 betreffende zijn hierboven vermeld verzoek van 16 november 2021. De stad Oudenaarde stelde de gevraagde kopie niet te kunnen bezorgen, aangezien er geen opname werd gemaakt van de betreffende commissievergadering.
www.vlaanderen.be
Aangezien verzoeker in zijn beroepschrift van 16 november 2021 betreffende zijn verzoek van 26 oktober 2021 tot het verlenen van een afschrift van de presentatie en documenten inzake de toelichting van intercommunale Gaselwest, eveneens aandringt op het ter beschikking stellen van de opname waarvan hij om een kopie verzocht in zijn verzoek van 16 november 2021 – en waaromtrent hij bij de beroepsinstantie beroep indiende op 17 november 2021, oordeelt de beroepsinstantie dat beide beroepschriften kunnen worden samengevoegd in het voorliggende beroepsdossier. Het samengevoegde beroepschrift werd geregistreerd op 16 november 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek om een afschrift te verlenen van de presentatie en documenten inzake de toelichting van intercommunale Gaselwest, dateert van 26 oktober 2021. Bij ontstentenis van beslissing door de stad Oudenaarde over het openbaarheidsverzoek heeft de termijn om in beroep te gaan in toepassing van artikel II.48 Bestuursdecreet bijgevolg geen aanvang genomen. Het beroepschrift is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Het oorspronkelijke verzoek om een kopie te verlenen van de opname van de gegeven toelichting van de intercommunale Gaselwest, dateert van 16 november 2021. De in beroep aangevochten beslissing van de stad Oudenaarde van 16 november 2021 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 17 november 2021 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
A. Betreffende het beroepschrift van 16 november 2021 tegen de ontstentenis van beslissing vanwege de stad Oudenaarde omtrent het verzoek om een afschrift te verlenen van de presentatie en documenten inzake de toelichting van intercommunale Gaselwest De beroepsinstantie stelt vast dat verzoeker op 16 november 2021 van de stad Oudenaarde het gevraagde afschrift van de presentatie verkreeg en voor wat betreft zijn aanvraag van 26 oktober 2021, genoegen heeft genomen met de openbaarmaking vanwege de stad Oudenaarde. Het beroepschrift wordt bijgevolg als zonder voorwerp beschouwd.
B. Betreffende het beroepschrift van 17 november 2021 tegen de beslissing vanwege de stad Oudenaarde van 16 november 2021 om geen kopie te verlenen van de opname van de gegeven toelichting van de intercommunale Gaselwest
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/415
pagina 2 van 4
1.
Bestreden beslissing
In haar beslissing van 16 november 2021 stelt de stad Oudenaarde het gevraagde bestuursdocument (opname) niet te kunnen bezorgen, aangezien er van de commissievergaderingen geen opnames worden gemaakt en het bijgevolg gaat om een onbestaand bestuursdocument.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker kan niet akkoord gaan met die beslissing van de stad Oudenaarde, omwille van het volgende:
“In het kader van onze aanvraag openbaarheid van bestuur ingediend via het online formulier op de website van de Stad Oudenaarde op datum van 16/11/2021 met referentie 2021/138, kregen wij een weigering van de stad, omdat de opname niet zou bestaan (zie aanvraag en antwoord hieronder). Nochtans op de website van de stad is te lezen dat de betrokken commissievergadering minstens digitaal met zoom doorgegaan is, wat minstens een opname technisch mogelijk maakt. Voor zover wij van raadsleden begrepen hebben, zouden de commissies ook opgenomen worden. Bovendien kwam de toelichting van Gaselwest in de betrokken commissie, ook ter sprake op de GR van 25/10/2021 . Totaal fragment start op 03:26 tot 10:00 https://www.oudenaarde.be/nl/bestuur/bestuursorganen/gemeenteraad-en-ocmwraad/vergaderingen/livestream-gemeenteraad In fragment van 05:20 tot 06:25 verwijst de partij Groen naar een verslag en slides van Gaselwest In fragment van 06:50 tot 09:00 verwijst de Burgemeester expliciet naar de omvangrijke toelichting / uiteenzetting door Gaselwest op de betrokken commissievergadering In fragment van 08:00 tot 08:10 verwijst de Burgemeester impliciet naar een opname, welke elk raadslid opnieuw kan bekijken en beluisteren. Burgemeester Letterlijk: "...ik denk dat iedereen dat nog een keer moet bekijken of beluisteren wat die uitleg was...". Uit het letterlijk citaat kan men toch enkel logisch besluiten dat er van die uitleg/toelichting in die commissie, een opname zou moeten bestaan, waarbij de Burgemeester de raadsleden aanspoort ze nog eens te bekijken en te beluisteren, niet? Indien niet, is het compleet onduidelijk wat de burgemeester dan wel bedoeld. Wij dringen aan op het ter beschikking stellen van de opname van de commissievergadering/toelichting gaselwest van 15/09/2021, dienaangaande door de Stad.” 3. Toelichting door de stad Oudenaarde Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen heeft de beroepsinstantie de stad Oudenaarde om een reactie gevraagd. In haar reactie van 18 november 2021 herhaalde de stad Oudenaarde dat het hier een onbestaand bestuursdocument betreft. Verwijzend naar de uiteenzetting van verzoeker in zijn beroepschrift, heeft de beroepsinstantie de stad Oudenaarde vervolgens gevraagd om hieromtrent nog een duiding te willen geven.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/415
pagina 3 van 4
De stad Oudenaarde antwoordde hierop op 19 november 2021 dat de commissies in principe niet worden opgenomen, tenzij op expliciet verzoek van een raadslid. Af en toe is het inderdaad zo dat de burgemeester vraagt om deze commissie op te nemen. Intern heeft de stad Oudenaarde nogmaals nagekeken of de commissievergadering van 15 september 2021 werd opgenomen. De stad Oudenaarde bevestigt dat de vergadering via Zoom is gestart en verlopen, maar niet werd opgenomen.
4. Beoordeling door de beroepsinstantie De beroepsinstantie kan enkel vaststellen dat er geen opnames werden gemaakt van de commissievergadering waarnaar verzoeker verwijst. Bijgevolg zijn er ook geen opnames van die vergadering beschikbaar. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Aangezien de stad Oudenaarde niet in het bezit is van de gevraagde opname, daar er geen opnames werden gemaakt van de betreffende commissievergadering, kan er dan ook geen kopie van worden bezorgd. Het beroepschrift wordt bijgevolg als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 16 november 2021 tegen de ontstentenis van beslissing vanwege de stad Oudenaarde wordt als ontvankelijk en als zonder voorwerp beschouwd. Het beroepschrift van xxx d.d. 17 november 2021 tegen de beslissing van de stad Oudenaarde d.d. 16 november 2021 wordt als ontvankelijk en als ongegrond beschouwd.
Brussel, 23 november 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/415
pagina 4 van 4