Issuu

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/049

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/049

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande feiten Op 19 februari 2020 dienden xxx bij de Afdeling Naric-Vlaanderen (National Academic and professional Recognition and Information Centre) en de Examencommissie van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (verder de â€˜Examencommissieâ€™) een verzoek in tot het verkrijgen van een kopie van: - het examen chemie (3de graad ASO, Wetenschappen-Wiskunde) van 17 januari 2020 van xxx en - van het kladblad waarop xxx de berekeningen uitvoerde. Op 20 februari 2020 antwoordde de Examencommissie aan verzoekers dat het onmogelijk is een kopie te geven van een digitaal examen. Ook een kopie van het kladblad is onmogelijk, aldus de Examencommissie, omdat dit in het proces geen waarde heeft. Op 20 februari 2020 dienden verzoekers hiertegen beroep in bij de beroepsinstantie. Het beroepsschrift werd geregistreerd op 24 februari 2020. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van xxx dateert van 19 februari 2020. Het antwoord d.d. 20 februari 2020 hierop van de Examencommissie maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid bij de beroepsinstantie

www.vlaanderen.be

openbaarheid van bestuur en van de modaliteiten, noch van de beroepstermijn, zoals vermeld in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Daarom start de termijn om een beroep in te dienen conform artikel II.48 §1, 4de lid van het Bestuursdecreet pas vier maanden na de kennisgeving. Het beroepschrift d.d. 20 februari 2020 is bijgevolg tijdig ingediend. Dit beroepschrift werd geregistreerd op 24 februari 2020. De beroepsinstantie gaat er verder vanuit dat het betrokken examen ook informatie van persoonlijke aard betreffende de examinandus bevat (een beoordeling), waarvoor de aanvragers ingevolge artikel II.40, §3, eerste lid, van het Bestuursdecreet een belang dienen aan te tonen. Aangezien het verzoek uitgaat van de ouders van de examinandus, en van de examinandus zelf, is deze belangenvereiste evenwel niet van toepassing, in toepassing van artikel II.40, §3, derde lid, van het Bestuursdecreet. Het beroep wordt bijgevolg als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Bestreden beslissing

De bestreden beslissing d.d. 19 februari 2020 stelt enerzijds dat het onmogelijk is om een kopie te geven van een digitaal examen en dat deze examens alleen bekeken kunnen worden in de computerklassen van de Examencommissie, waar anderhalf uur voor voorzien is. Anderzijds stelt de examencommissie dat kladbladen geen waarde hebben in het proces. De computer bepaalt de score en houdt geen rekening met wat op kladbladen geschreven staat. Eventuele vragen die door een corrector verbeterd worden, worden ook digitaal ter beschikking gesteld. Ook hier wordt een kladblad niet verder gebruikt.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoekers nemen hiermee geen genoegen en stellen in hun beroepschrift het volgende : “ Volgens de informatie verstrekt door de Vlaamse scholieren koepel en andere instanties zou er een kopierecht zijn, maar de examencommissie weigert op onze vraag in te gaan.”

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/049

pagina 2 van 6

3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft, om met kennis van zaken over het ingestelde beroep te kunnen oordelen, de Examencommissie om nadere toelichting verzocht betreffende dit beroep. Op 2 en 6 maart 2020 werd de gevraagde informatie bezorgd aan de beroepsinstantie.

Eerste onderdeel: een kopie van het digitaal examen Verzoekers vroegen naar een kopie van het examen chemie (3e graad ASO, Wetenschappen-Wiskunde) d.d. 17 januari 2020 van xxx. Ze hadden gedurende anderhalf uur inzage van het examen gekregen op 18 februari 2020 in de lokalen van de Examencommissie. De hun toegekende tijd volstond niet om de uitkomsten te verifiëren en om de hiaten in kunnen en kennis van xxx te vinden, met het oog op remediëring. Hiernaar gevraagd door de beroepsinstantie, antwoordt de Examencommissie dat elke kandidaat bij de Examencommissie recht op inzage heeft in de afgelegde examens. Ze vervolgt: “De Examencommissie organiseert een heel groot aantal examens . Er zijn op dit moment meer dan 5000 mensen actief bezig met het afleggen van examens. Jaarlijks worden er 50.000+ examens ingepland. De Examencommissie wil zoveel mogelijk kandidaten de kans geven om een examen in te kijken. Omdat de Examencommissie op organisatorisch vlak moet rekening houden met de beschikbare infrastructuur, mensen en middelen, moeten er noodgedwongen een aantal beperkingen worden ingebouwd: Inzage is enkel mogelijk op de momenten die hiervoor worden ingepland. Deze inzagemomenten worden maximaal voorzien volgens de capaciteit van de infrastructuur: de inzage gebeurt via het eigen computersysteem en op dezelfde computers waarop ook de examens worden afgelegd. De mogelijkheid tot inzage hangt samen met de beschikbaarheid van de lokalen. Een inzage is voor één kandidaat beperkt in de tijd. Een sessie waarop een examen kan worden ingekeken, duurt maximaal anderhalf uur. Op die manier probeert de Examencommissie zoveel mogelijk kandidaten aan bod te laten komen. Inzage voor een examen is maar één keer mogelijk. Dit met dezelfde reden als hierboven werd vermeld. Tijdens een inzage mogen kandidaten opmerkingen noteren. Het systeem van gebruikte computers laat echter niet toe om bv. screenshots te nemen en gegevens op te slaan. De inzage gebeurt ook volgens de technische mogelijkheden van het systeem. De meeste examens worden grotendeels of volledig digitaal afgenomen. Dit is de meest aangewezen manier om aan de enorme vraag naar examens te voldoen. Zowel om organisatorische redenen als om veiligheidsredenen gebeurt dit via de IT-systemen en de servers van de Examencommissie. Dit systeem houdt evenwel ook bepaalde beperkingen in. Zo is het niet mogelijk om van een digitaal examen een kopie te maken. Afdrukken maken op papier is technisch niet mogelijk. Een examen thuis bekijken is ook niet mogelijk. Daarom heeft de Examencommissie de mogelijkheid tot inzage in haar lokalen in Brussel. De Examencommissie moet er binnen heel haar werking voor zorgen om alle kandidaten te allen tijde op dezelfde manier te behandelen. Uitzonderingen op haar reglement en werkwijze zijn niet mogelijk, precies omdat iedereen op dezelfde manier dezelfde kansen moet krijgen. In principe kan de Examencommissie een kandidaat toelaten om gedurende onbeperkte tijd en met speciale voorzieningen een examen in te kijken. Er moet dan gewerkt worden met ad hoc regelingen in planning en infrastructuur. Het is dermate tijdrovend dat het onmogelijk is om dit voor iedereen te voorzien.”

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/049

pagina 3 van 6

Naar aanleiding van de verwijzing in dit antwoord naar een reglement, contacteerde de beroepsinstantie de Examencommissie opnieuw met de vraag om dit reglement door te sturen. Onder de hoofding ‘Inzagerecht’ stelt artikel 60 van dat examenreglement dat een kandidaat slechts één inzage kan krijgen per afgelegd examen. Artikel 61 geeft geen exacte tijdspanne maar stelt wel dat het inzagemoment eindigt op het voorziene tijdstip. Artikel 64 bepaalt dat niets uit het examen op welke manier ook gekopieerd mag worden of meegenomen mag worden uit het inzagelokaal. Een examenreglement staat niet boven het grondwettelijk verankerde recht inzake openbaarheid van bestuur en het huidige openbaarheidsverzoek dient bijgevolg alsnog getoetst te worden aan de artikelen II.33 tot en met II.39 van het Bestuursdecreet. Nu is gebleken dat de inzage in het afgelegde examen gedurende anderhalf uur niet volstond, vragen de verzoekers immers een afschrift van het examen. De Examencommissie stelt dat dit technisch onmogelijk is omdat digitale examens om organisatorische redenen en veiligheidsredenen gebeuren via de IT-systemen en servers van de Examencommissie en het gebruik van deze systemen met zich meebrengt dat het technisch onmogelijk is om kopieën te maken. De beroepsinstantie neemt akte van deze technische onmogelijkheid, maar stelt ook vast dat artikel 64 van het examenreglement zelfs het kopiëren op welke manier dan ook van het examen verbiedt. Het lijkt de beroepsinstantie technisch niet onmogelijk om foto’s te maken van het computerscherm waarop het examen ingezien wordt. De enige hindernis is artikel 64 van het examenreglement, dat het recht op kopie, zoals voorzien in artikel II.31 van het Bestuursdecreet, onterecht beperkt door ook de enige technisch mogelijke kopie te verbieden. De beroepsinstantie stelt vast dat de verzoekers in hun aanvraag duidelijk hebben meegedeeld dat zij een afschrift wensen te bekomen van het afgelegde examen. In overeenstemming met artikel II.26 van het Bestuursdecreet houdt het recht op toegang tot bestuursdocumenten een recht op inzage, een recht op uitleg of een recht op afschrift in. Deze drie wijzen waarop het grondwettelijk recht, zoals gegarandeerd door art. 32 G.W. kan uitgeoefend worden, zijn volkomen gelijkwaardig. Het is de aanvrager die zelf vrij kiest hoe hij van zijn recht op openbaarheid gebruik zal maken. Het volstaat dus niet dat een overheidsinstantie inzage verleent in een document als daarvan een afschrift wordt gevraagd door de aanvrager. De beroepsinstantie is daarom van oordeel dat in casu aan de verzoekers de mogelijkheid moet geboden worden door de examencommissie om een afschrift te bekomen van het afgelegde examen, bij voorbeeld door het nemen van een foto van het afgelegde examen dat op een computerscherm wordt getoond. De Examencommissie wijst tot slot nog op de gelijke behandeling van kandidaten, maar stelt ook dat in principe de Examencommissie een kandidaat kan toelaten om gedurende onbeperkte tijd en met speciale voorzieningen een examen in te kijken. Ze besluit hierbij dat het dermate tijdrovend is, waardoor het onmogelijk is dit voor iedereen te voorzien. Gevraagd naar de manier waarop bepaald wordt wie wel recht heeft op deze onbeperkte tijd en speciale voorzieningen, antwoordt de Examencommissie dat deze ruimere inzage maar één maal werd toegekend, en dit naar aanleiding van een eerdere zaak voor de beroepsinstantie. De beroepsinstantie vermoedt dat niet iedereen nood heeft aan meer dan de voorziene

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/049

pagina 4 van 6

tijd en meent dus dat het gevaar van een stortvloed aan vragen om extra tijd, naar aanleiding van dit ‘precedent’ dan ook louter hypothetisch is. Mocht het toch niet mogelijk zijn om via het fotograferen (wat ook een vorm inhoudt van het geven van een afschrift) van het computerscherm tegemoet te komen aan het recht op het verlenen van een afschrift, wijst de beroepsinstantie nog op artikel II.45, §1 van het Bestuursdecreet, dat stelt dat ‘als het bestuursdocument niet in de gevraagde vorm beschikbaar is of redelijkerwijze ter beschikking kan gesteld worden’, de overheidsinstantie de aanvrager moet meedelen in welke andere vorm het bestuursdocument beschikbaar is of redelijkerwijze ter beschikking gesteld kan worden. De beroepsinstantie is van oordeel dat verzoekers in dat geval ruimschoots de mogelijkheid moeten krijgen om het afgelegde examen nogmaals in te kijken. Het ingestelde beroep is, wat dit onderdeel betreft, dan ook als gegrond te beschouwen.

Tweede onderdeel: een kopie van het kladblad waarop xxx haar berekeningen heeft uitgevoerd De verzoekers vragen ook naar het kladblad waarop xxx haar berekeningen uitvoerde. De Examencommissie antwoordt hierop dat ze dit kladblad niet meer heeft, daar dit niet bijgehouden of bewaard wordt. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de Examencommissie niet langer in het bezit is van het gevraagde document (het kladblad), omdat kladbladen niet bijgehouden worden door hen. Er kan bijgevolg dan ook geen afschrift ervan worden verleend. Het ingestelde beroep is, wat dit onderdeel betreft, dan ook als ongegrond te beschouwen. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 20 februari 2020 tegen de weigeringsbeslissing van de Examencommissie d.d. 19 februari 2020 wordt als ontvankelijk en deels gegrond en deels ongegrond beschouwd. Bijgevolg dient de examencommissie toe te laten dat verzoeker een kopie neemt of op een andere manier kennis neemt van het volgende document:

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/049

pagina 5 van 6

Het examen chemie van xxx van 17 januari 2020.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 10 maart 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur,

Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/049

pagina 6 van 6