Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/038
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/038
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 27 december 2020 diende xxx (hierna vermeld als: verzoeker), een verzoek in bij de provincie VlaamsBrabant om een afschrift te verlenen van de registers inzake openbaarheid van bestuur van de vorige en huidige legislatuur. Op 14 en 15 januari 2021 werd het openbaarheidsverzoek gedeeltelijk ingewilligd door de provincie VlaamsBrabant. Op 15 januari 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de voormelde gedeeltelijke weigeringsbeslissing vanwege de provincie Vlaams-Brabant. Dit beroep werd geregistreerd op 18 januari 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van verzoeker dateert van 27 december 2020. De gedeeltelijke weigeringsbeslissingen vanwege de provincie Vlaams-Brabant dateren van 14 en 15 januari 2021. De beslissing d.d. 15 januari 2021 maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroepschrift van verzoeker d.d. 15 januari 2021 is tijdig ingediend en wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd.
www.vlaanderen.be
Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
De bestreden beslissingen
Met een brief d.d. 14 januari 2021 werden de gevraagde registers inzake openbaarheid van bestuur aan verzoeker bezorgd vanuit de provincie Vlaams-Brabant. Daarbij werd meegedeeld aan verzoeker dat, rekening houdende met de privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming, bepaalde persoonsgegevens niet voor derden beschikbaar zijn en deze werden dan ook in de meegestuurde registers onleesbaar gemaakt, in toepassing van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet. Daarop repliceerde verzoeker naar de provincie Vlaams-Brabant toe dat er volgens hem te veel informatie verwijderd geweest is in de openbaarheidsregisters, namelijk, en op zijn minst, de informatie over welke beslissing de provincie genomen heeft bij iedere aanvraag (bvb "niet ontvankelijk", "ingewilligd", "deel ingewilligd", enz.), alsook informatie over de uitzonderingsgronden die gebruikt geweest zijn wanneer geen volledige inwilliging toepasselijk was. Met een mail d.d. 15 januari laat de provincie Vlaams-Brabant aan verzoeker weten dat het onmogelijk is om zijn vraag in te willigen omdat de informatie niet beschikbaar is in de door hem gevraagde vorm.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker laat in zijn mailbericht aan de beroepsinstantie weten dat hij geen genoegen neemt met de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de provincie Vlaams-Brabant. Hij stelt daarbij het volgende : “De griffier van de provincie schrijft "Het is onmogelijk om uw vraag in te willigen omdat de informatie niet beschikbaar is in de door u gevraagde vorm." Indien de provincie haar openbaarheid van bestuur
register zou bijhouden in een databank (dus met één of andere toepassing als front-end) en niet, zoals de meeste instellingen, in een gewone spreadsheet, dan aanvaard ik dat het mogelijk is dat zo'n toepassing niet flexibel genoeg is om al de gegevens uit de databank te halen en alleen de persoonlijke gegevens er uit weg te filteren. Echter, wanneer ik de meta data van de geleverde PDF register files bekijk (dit kan iedereen doen via Acrobat Reader), dan is het duidelijk (zie screenshot) dat de toepassing die de PDFs gemaakt heeft niets meer of minder is dan Microsoft Excel. M.a.w. de bron data zijn alledaagse spreadsheets. In dit licht wordt het moeilijk om de bewering van de griffier te aanvaarden. Ik word dus spijtig genoeg verplicht om de beroepsinstantie te belasten met het nagaan of de stelling van de provincie correct is, door de originele register files te toetsen aan de ingeroepen uitzonderingsgrond.” 3. Standpunt van de beroepsinstantie
De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de provincie Vlaams-Brabant, waarbij werd gevraagd om wat uitleg te geven bij de registers inzake openbaarheid van bestuur die door hen worden bijgehouden.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/038
pagina 2 van 4
De beroepsinstantie ontving van de provincie Vlaams-Brabant de originele registers, zoals die sinds 2012 werden bijgehouden, zodat ze zelf kennis kon nemen van de inhoud ervan. De beroepsinstantie stelt daarbij vast dat doorheen de jaren met verschillende systemen werd gewerkt. Omwille hiervan zijn er voor de periode van 2012 tot op heden drie Excellijsten beschikbaar bij de provincie. In geen van die Excelbestanden komt de door verzoeker gevraagde informatie voor: nergens in die registers wordt vermeld wat de inhoud is van de beslissing van de provincie Vlaams-Brabant met betrekking tot de behandelde openbaarheidsverzoeken. Ook wordt nergens een verwijzing opgenomen in die registers naar de eventuele toepassing van een uitzonderingsgrond voor de afhandeling van een openbaarheidsverzoek. Verzoeker heeft op 14 januari 2021 de openbaarheidsregisters ontvangen van de provincie Vlaams-Brabant, zoals die voorhanden zijn bij de provincie, behoudens de terechte weglating van de persoonsgegevens uit het register. Het is zo dat openbaarheidsverzoeken steeds dienen betrekking te hebben op bestaande documenten. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de provincie Vlaams-Brabant niet in het bezit is van de door verzoeker gevraagde informatie, zodat daar uiteraard geen afschrift van verleend kan worden. Het document waarnaar verzoeker heeft gevraagd is een document waarover het provinciebestuur niet beschikt. Van de ingediende openbaarheidsverzoeken wordt wel degelijk een register bijgehouden door de provincie Vlaams-Brabant in een Excelbestand. Een kolom met beslissingen (inwilligen, gedeeltelijk inwilligen, niet inwilligen) en de verwijzing naar eventuele uitzonderingsgronden maakt evenwel geen deel uit van de bijgehouden registers. Dit werd zo vastgesteld door de beroepsinstantie. De provincie Vlaams-Brabant is dus niet in de mogelijkheid om de gevraagde informatie aan verzoeker te bezorgen, daar deze niet voorkomt in de bijgehouden openbaarheidsregisters. De beroepsinstantie wijst er in dat verband op dat in het Bestuursdecreet nergens wordt bepaald welke informatie verplichtend moet worden opgenomen in zo een openbaarheidsregister. Wel wordt er door de Vlaamse overheid op zijn website rond openbaarheid van bestuur een modelregister aangeboden aan alle geïnteresseerde instanties (https://overheid.vlaanderen.be/modelregister-openbaarheid-van-bestuur). Er is evenwel geen verplichting voor de overheidsinstanties in Vlaanderen om het voormelde aangeboden modelregister ook effectief te gebruiken. Gelet op het voorgaande, wordt het ingestelde beroep dan ook als ongegrond beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 15 januari 2021 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de provincie Vlaams-Brabant wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/038
pagina 3 van 4
Brussel, 11 februari 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/038
pagina 4 van 4